Tätigkeitsbericht 2004

TÄTIGKEITSBERICHT 2004

04sbericht 20

2004T Ä T I G K E I T S B E R I C H T 2 0 0 4

Inhalt

EDITORIAL 4

GESPRÄCH MIT DEM AUFSICHTSRAT 6

ERGEBNISSE 2004 10

THEMENSCHWERPUNKTE 2004 14

ERFOLGREICHE BBG PROJEKTE 18

INTERNATIONALE ZUSAMMENARBEIT 26

VERÄNDERUNGEN IN DER ORGANISATIONSSTRUKTUR 28

AUSBLICK 2005 32

AKTUELLE BBG VERTRÄGE 34

BBG 2004 3

BBG 2004 4

Editorial

Wir haben unsere Aufbauphase abgeschlossen und mit ei-nem Abrufvolumen von EUR 537 Mio. jenes Niveau er-reicht, dass im Konzept aus dem Jahr 2001 – abzüglich derbereits erzielten Preisreduktionen – vorgesehen war. Erfreulich ist die überraschend große Akzeptanz der BBG-Verträge bei den öffentlichen Auftraggebern, die nicht demBund angehören. Basis für die Nutzung der BBG Verträgedurch "Nicht" Bundeskunden sind Grundsatzvereinbarun-gen, die das Zusammenwirken BBG und Lieferant auf dereinen Seite und Nutzungsrechte des öffentlichen Auftrag-gebers auf der anderen Seite regeln.

Das letzte Wirtschaftsjahr der BBG war geprägt von zweiThemen. Zum einen vom Finale des Aufbaues der Gesell-schaft und dem Erreichen der vollen Leistungsfähigkeitüber die uns übertragenen 32 Beschaffungsgruppen undzum anderen vom Spannungsfeld zwischen dem betriebs-wirtschaftlichen Ziel effizient einzukaufen und dem volks-wirtschaftlichen Ziel der Politik auf die Rahmenbedingungder klein- und mittelbetrieblichen Struktur der österreichi-schen Wirtschaft Rücksicht zu nehmen.

Die BBG hat dem gesetzlichen Auftrag entsprechendund in Abstimmung mit dem Eigentümer auf Basis desVergaberechtes ausreichend unsere Ausschreibungen sogestaltet, dass auch KMU’s an den Vergabeverfahren teil-nehmen können. So wurde z.B. im Bereich von Lebens-mittelausschreibungen und Reinigungsausschreibungendie Bildung von Teillosen so gestaltet, dass ein hoher An-teil an Auftragnehmern als KMU gesehen werden kann.Über alle Verträge der BBG betrachtet sind 73 % der Ge-schäftspartner der Republik klassische Klein- und Mittelbe-triebe. Die Novelle des Bundesvergabegesetzes bringt dieChance, gemäß den EU Richtlinien weitere vergaberechtli-che Möglichkeiten zu schaffen, die zum Vorteil der KMU´ssein werden.

WIR HABEN UNSERE

BBG 2004 5

2005 wird für uns ein spannendes Jahr. Einerseits wollenwir den Weg fortschreiten, ergänzend zu unserer Haupt-aufgabe für den Bund "der Einkäufer" zu sein, auch für an-dere Dienststellen der Länder, der Städte und Gemeinden,aber auch der ausgegliederten Gesellschaften der Hoheits-verwaltung die Nutzung der Verträge noch einfacher zumachen. Andererseits sind wir aufgrund der Beauftragungdes Ministerrates aufgefordert "das Vergabekompetenz-Center des Bundes" zu werden.

Ziel ist hier, jene Ausschreibungen der Bundesverwaltung,die nicht im Auftrag des BB-GmbH Gesetzes im engerenSinn sind, also eines besonderen Auftrages bedürfen, pro-fessionell durchzuführen. Hier soll unsere Kernkompetenzvoll zur Wirkung kommen.

Die BBG vereint im öffentlichen Bereich drei Know-how-Säulen zu einem Gesamtwissen, das für die Durchführungvon Ausschreibungen entscheidend ist. Wir haben Wissenüber die Anforderungen des Auftraggebers, wir habenWissen über die Leistungsfähigkeit der Auftragnehmerund wir sind in der Lage beides auf der Basis des Verga-berechtes zum Erfolg im Einkauf der öffentlichen Hand zuvereinen.

Die Herausforderung des E-Procurement, das ist die Um-setzung des Beschaffungsprozesses auf elektronischemWorkflow, ist von der EU in ihren Richtlinien und Umset-zungsplänen für 2005 mit hoher Priorität versehen. DieBBG konnte hier dazu beitragen, dass im Rahmen des E-Government Benchmark, Österreich an die 2. Stelle inder EU gelandet ist.

Primäres Ziel der BBG ist es den Kundennutzen zu er-höhen. E-Tendering (elektronische Abwicklung von Aus-schreibungen) und E-Shop (elektronischer Bestellkatalogaus Verträgen) werden dazu wesentlich beitragen die Beschaffungsprozesse effizienter zu gestalten und Trans-parenz sowie Revisionssicherheit auszubauen.

Wir haben schon vieles in der Reform des Beschaffungs-wesens der öffentlichen Hand erreicht und werden mitdiesen Projekten unseren Weg mit Ihrer Unterstützung er-folgreich fortsetzen.

Andreas Nemec, Michael RamprechtGeschäftsführung

AUFBAUPHASE ABGESCHLOSSEN

Editorial

BBG 2004 6

Gesprächmit dem

Vorsitzenden des Aufsichtsrats

A U F S I C H T S R A T

Im Gespräch mit dem Vorsitzenden des Aufsichtsrats

Herr Aufsichtsratsvorsitzender Dkfm. Gröller im Ge-

spräch zur Gründung und Entwicklung der BBG:

Warum haben Sie, Herr Gröller, die Funktion des AR-Vorsitzenden der BBG angenommen? Was hat Sie dar-an interessiert?

Herr Gröller: Zwei Gründe: Einerseits glaube ich, dass je-der Staatsbürger verpflichtet ist, auch für den Staat etwaszu tun und hier habe ich den Ruf seitens des Herrn Fi-nanzministers Karl-Heinz Grasser bekommen etwas zutun, was für die Allgemeinheit von Wichtigkeit ist – näm-lich, dass man Geld spart. Andererseits habe ich die Ideefaszinierend gefunden, im Einkauf Verbilligungen zu erwirt-schaften, die direkt budgetwirksam sind. Diese zwei Punk-te haben mich bewogen, die Funktion des Aufsichtsrats-vorsitzenden anzunehmen.

Jeder Staatsbürger ist verpflichtet für den Staat

etwas zu tun

Was ist Ihre Meinung zur österreichischen Verwaltungs-reform? In welchem Kontext sehen Sie dabei die Grün-dung der BBG?

Herr Gröller: Eine sehr wichtige Sache ist, zu rationalisie-ren, sodass nicht in jedem Ministerium, sondern von einerzentralen Stelle, eingekauft wird. Es ist augenscheinlich,dass nicht nur durch die bessere Verhandlungsposition einbesserer Preis erreicht wird, sondern auch eine Verwal-tungsreform insofern eintritt, dass wesentlich wenigerPersonen für den Einkauf benötigt werden und daherKosten gespart werden.

Zentrale Position ermöglicht bessere Einkaufspreise

Was sind für Sie die zentralen Aufgaben bzw. das Kern-geschäft der BBG?

Herr Gröller: Zwei Dinge – erstens, durch die Bündelungdes Volumens bessere Preise zu erzielen und zweitens,durch die Bündelung der Ausschreibungen Rationalisierun-gen zu erreichen. Denn es ist klar, wenn jedes Ministeriumseine eigene Ausschreibung durchführt, ist dies im Ver-gleich zu einer zentralen Beschaffung natürlich bedeutendaufwendiger. Wenn eine vollständige Umsetzung erfolgt,wäre dies eine fantastische Einsparung.

Durch Volumensbündelung bessere Preise und Ratio-

nalisierungen erzielen

Die BBG hat sich in den letzten beiden Jahren zusätzli-che Geschäftsfelder aufgebaut. Ich spreche hier vonAusschreibungen im besonderen Auftrag, Akquisitionund Partnerschaften mit Drittkunden wie Länder, Städ-te, Gemeinden sowie der Aufbau eines Vergaberechts-komeptenz-Centers. Wie stehen Sie zu diesen neuenGeschäftsfeldern der BBG?

Herr Gröller: Ich finde die Entwicklung dieser neuen Ge-schäftsfelder sehr positiv. Die bereits vorhandenenRessourcen in der BBG können einfach und zu fast glei-chen Kosten genützt werden und so auch Dritten zur Ver-fügung gestellt werden. Es geht hier indirekt ebenso umStaatsgelder, ob es die Gemeinden oder die Länder undUniversitäten sind. Es gilt einfach, die optimale Verwaltungund die günstige Einkaufssituation zu nutzen.

Vorhandene Ressourcen werden auch Dritten zur Ver-

fügung gestellt

BBG 2004 7

BBG 2004 8

Im Gespräch mit dem Vorsitzenden des Aufsichtsrats

Brisante Themen wie die Berücksichtigung der regiona-len Wirtschaft sowie die verstärkte Berücksichtigungder Klein- und Mittelbetriebe (KMU’s ), Bedachtnahmeauf ökologische Faktoren - worauf muss man Ihrer Mei-nung in der BBG zukünftig achten?

Gemäß Controllingbericht 2004 können von 384 Ver-tragspartner 280 bzw. 73 Prozent den Klein- und Mittel-betrieben zugeordnet werden, was eine Steigerung vonneun Prozent ausmacht.

Herr Gröller: Ich glaube eine gesunde Mischung ist derrichtige Weg. Die BBG muss sich bemühen, dort wo KMU’sleistungsfähig sind, diese zu unterstützen bzw. wo sie nochnicht leistungsfähig sind, sie leistungsfähig zu machen.Das bedeutet Information und Anregung durch die BBGhinsichtlich Partnerschaften der KMU’s. Dadurch ist es fürden Klein- und Mittelbetrieb möglich, auch ein größeresLos übernehmen zu können. Ich glaube in diesem Bereichliegen sehr viele Möglichkeiten und die BBG kann hier sicher wirken. Ausgewogen und vernünftig sein lautet dieDevise. Ich bin überzeugt, dass sich alle Mitarbeiter in derBBG der Problematik bewusst sind und den richtigen Weggehen, was sich in den Controllingzahlen des vergangenJahres – eine Steigerung des KMU-Anteils auf 73 Prozent- deutlich zeigt.

BBG unterstützt KMU’s und macht sie leistungsfähig

Glauben Sie, dass die BBG in ihrer jetzigen Größe undStruktur für diese Entwicklungen (KMU, Ökologie, Part-nerschaften) geeignet ist?

Herr Gröller: Wir haben bis jetzt genügend Mittel vom Auf-traggeber dem Finanzministerium erhalten, dass wir die er-forderlichen Ressourcen hatten, um alle Aufgaben zu er-füllen. Man wird sich dies deshalb von Jahr zu Jahr neu an-schauen müssen. Wir haben jetzt z. B. das Projekt E-Shopins Laufen gebracht und dabei gibt es auch personelle Ver-stärkungen. Deswegen sage ich, wenn von staatlicher Sei-te eine Ökologisierung des Einkaufes gewünscht wird, soist es ganz leicht dies über die BBG zentral zu machen.

Hier hat man eine Stelle, wo kontrolliert wird und Anwei-sungen gegeben werden können. Aber man soll auch auf-passen, dass dieses Thema nicht überladen wird. Ökologieist ein großes Schlagwort und hört sich wunderbar an, aberman soll wirklich ganz genau überprüfen, was ist denn öko-logisch. Ich kenne die Frage z. B. aus der Papierindustrie:Im Bürobetrieb recyceltes Büropapier aus Altpapier ver-wenden, ist wirklich nicht sinnvoll, da es zu wenig Altpa-pier gibt und wir das frische Papier brauchen, um Altpapierzu machen. Das Altpapier wird man dort einsetzen, wo eswirklich gut zu verwenden ist, nämlich für Zeitungsdruck-oder Hygienepapier. D. h. man muss Ökologie auch öko-nomisch überprüfen und Aufklärungsarbeit machen.

Themen wie "E-Shop" und "Ökologie"

Serviceaktivitäten des Bundes: Die per Ministerratsvor-trag bestehende Präsidialarbeitsgruppe unter der Lei-tung von Herrn Staatssekretär Finz befasst sich mit derZentralisierung von internen Verwaltungsaufgaben. DieBBG bekommt dabei die Chance Serviceaktivitäten wieIT-Supportdienstleistungen, Fuhrpark, einheitliche Lö-sung der Telefonie, Vergaberechtskompetenzcenter desBundes, Bundesreiseservice im Bund zu übernehmen.

Wie stehen Sie zu diesen geplanten Service-Aktivitätender BBG? Ist es Ihrer Meinung nach sinnvoll sowiestrukturell und personell vertretbar, dass die BBG zu-sätzliche Aufgaben zum Kerngeschäft wahrnimmt?

Herr Gröller: Die Idee finde ich grundsätzlich hervorragend.Die BBG damit zu beauftragen, finde ich auch hervorra-gend, aber ob dies mit denselben Personalressourcen zumachen sein wird, das glaube ich sicher nicht, da die heu-tigen Mitarbeiter bereits voll ausgelastet sind. Die Idee istjedoch phänomenal und ich hoffe, dass das der zukünftigeWeg sein wird. Wir müssen in der öffentlichen VerwaltungGeld sparen und das können wir machen, indem wir zu-sammenlegen und rationalisieren. Das Einzige, was mansicher einmal tun müssen wird, ist die Frage, ob die jetzi-gen Beschaffungsgruppen in dieser Form sinnvoll sind,wie z. B. die Versorgung mit Frischmilch. Die Einrichtung

Z U R G R Ü N D U N G

BBG 2004 9

des Bundesreiseservice ist dagegen sehr klug, da die Ver-handlungen mit den Fluglinien sich oft schwierig gestalten.Eine starke Position hier zu haben, zahlt sich aus. Manmuss immer die Kosten-Nutzenrechnung anstellen.

Zukünftige Serviceaktivitäten im Bund - eine phäno-

menale Idee

Was sagen Sie generell zu der Entwicklung der BBG?Begonnen im Jahr 2001 mit rund 10 Personen, heuteein Unternehmen mit 44 Mitarbeitern, das sich in deröffentlichen Verwaltung positioniert hat. Hat diese Ent-wicklung Ihren Vorstellungen bzw. die des Aufsichtsra-tes entsprochen?

Herr Gröller: Die Entwicklung hat absolut entsprochen. DieEinrichtung der BBG als zentrale Einkaufsorganisation hatsicher ein Vielfaches an Prozesskosteneinsparungen inden Ministerien gebracht. Wichtig ist, dass die Bundesmi-nisterien die BBG anerkennen, als Partnerorganisation zumeigenen Vorteil nutzen, sei es durch die Nutzung des billi-geren Einkaufspreises oder der Prozesskosteneinsparung.

Kunden nutzen die Vorteile der BBG

Wo wurden aus Ihrer Sicht Fortschritte erzielt? Was sindfür Sie die Kriterien dieses Erfolgs?

Herr Gröller: Die Fortschritte sind ganz klar: Das Volumen,das heute eingekauft wird, hat sich gut entwickelt. Wir ha-ben 2004 den stattlichen Abrufwert von über EUR 500 Mio.verbucht. Hinzu kommt der Startschuss für den E-Shop,der unendliche Möglichkeiten eröffnet, Vereinfachungenund in den Ministerien eine enorme Servicehöhe bringenwird.

Stattlicher Abrufwert von über EUR 500 Mio. im Jahr

2004

Entspricht das bisherige Umsatz- und Einsparungsvolu-men den Anforderungen des Aufsichtsrates? (Abruf-werte 2004 gesamt von EUR 537,5 Mio. ein Einspa-

rungspotenzial von EUR 68,6 Mio. oder 11,3 % - bezogenauf die Bund-Abrufwerte 2004 von EUR 424,2 Mio. einEinsparungspotenzial von EUR 50,6 Mio. oder 10,7 %)

Herr Gröller: Der Aufsichtsrat war zufrieden, weil man be-denken muss, dass die Ministerien bisher schon eine rela-tiv starke Einkaufsmacht waren und sich auch bemüht ha-ben günstig einzukaufen - das noch zu übertreffen, in demFall rechnerisch nun 11 %, finde ich eine hervorragendeLeistung. Zusätzlich zu den Einsparungen bei den Ein-kaufspreisen, darf man nicht vergessen, dass die Zentrali-sierung des Einkaufes auch mittelfristig hohe Personalein-sparungen in den Ministerien bringen müsste.

Hervorragende Kosteneinsparungen von 11 Prozent

Welche zukünftige Entwicklung sehen Sie im Bereichder öffentlichen Beschaffung? Wo soll die BBG in 5 Jah-ren stehen?

Herr Gröller: Ich glaube, dass die BBG den bisherigen Wegweitergehen wird und eigentlich in 5 Jahren unabkömm-lich geworden ist, wenn man nicht mutwillig eine Strukturverändern will. Die BBG als Servicegesellschaft wird dieMinisterien davon überzeugen, dass dieser Einkaufswegder Richtige ist. Es wäre sehr schade um den vielenSchweiß der Mitarbeiter, die jahrelang und in vielen Über-stunden für die BBG gekämpft haben. Auch für Österreichwäre ein "Zurückdrehen" auf eine dezentrale Beschaffungeine schlechte ökonomische Entwicklung.

BBG wird bisherigen Weg erfolgreich weitergehen

Abschließende Worte von Herrn Gröller:

Ich möchte der Geschäftsführung und den Mitarbeitern fürihre hervorragende Arbeit, die sicherlich nicht immer ganzleicht ist, danken. Mein Dank gilt weiters dem Aufsichts-rat, da die heiklen Materien wie die Gratwanderung zwi-schen Beschaffungsgesetz und vernünftiger Beschaffungsowie KMU hier und politischer Verantwortung dort, vielGeduld und Zeit erfordern.

U N D E N T W I C K L U N G D E R B B G

Aufsichtsrat

BBG 2004 10

Ergebnisse2004E R G E B N I S S E

Abrufvolumen 2004

Die nachstehende Abbildung zeigt die Abrufe gegliedert nach Beschaffungs-gruppen sowie "Abrufwerte gesamt", "Abrufwerte Bund" und "Abrufwerte Dritt-kunden".

BBG 2004 11

Beschaffungsgruppe

Bekleidung, FlachwäscheBriefpostBüro- u. EDV-Verbrauchsm.Büromaschinenchem. MittelElektrogeräte / -komponentenErdgasEssensbonsFachzeitschriftenFacility ManagementFuhrparkGebäudebewachungHardwareHeizölLaborverbrauchsmaterialLebensmittel f. GroßabnehmerMetallprodukte u. MaschinenMöbelPaketpostPapierPharmaReinigungSoftwareStromTelefonanl. + Sicherheitst.TelefonieTransporteTreibstoffe inkl. SchmiermittelWärmeWäscherei, Miettextilien

Summe

Abrufwerteper 31.12.2004kumuliertEUR/i.T.

1.12053.383

4.5601.936

413.022

21.0388.711

7306.741

33.4875.690

67.5654.6805.1977.7906.737

13.3851.1073.5224.119

33.66233.63487.025

1.67835.36723.69831.45231.444

4.988

537.509

"BUND"per 31.12.2004kumuliertEUR/i.T.

1.11453.383

3.9321.717

412.795

17.9228.711

7306.305

18.5365.647

37.3834.6552.6077.7906.680

11.5321.1073.2954.119

29.32823.49950.195

1.42732.06920.68530.56831.444

4.986

424.200

PK, VA, RH, VFGH, VWGH 0,1%

P 0,7%

BKA 1,9%

BMAA 1,5%

BMGF 0,8%

BMWA 3,1%

BMSGK 1,7%

BMF 12,6%

BMI 20,1%

BMVIT 1,9%

BMJ 14,1%

BMLV 21,4%

BMLFUW 3,5%

BMBWK 16,7%

"Drittkunden"per 31.12.2004kumuliertEUR/i.T.

60

627219

0227

3.11600

43514.951

4330.182

252.591

057

1.8540

2270

4.33410.13536.830

2513.2983.013

88502

113.309

Die Aufteilung der Abrufe nach haus-haltsleitenden Organen

Steigerung der Abrufwerte von 2002 bis 2004

Anteile der Abrufwerte nach Bund und Dritte

BBG 2004 12

Entwicklung der Abrufwerte von 2002 bis 2004

E R G E

600.000

500.000

400.000

300.000

200.000

100.000

02002

Steigerung der Abrufwerte von 2002 bis 2004 in Tsd Euro

2003 2004

600.000

500.000

400.000

300.000

200.000

100.000

02002

Anteile der Abrufwerte nach Bund und Dritte in Tsd Euro

2003 2004

BUND

"3"

27,91%

42,30%

BBG 2004 13

KMU-freundliche BBG

Klein- und Mittelbetriebe sind auf Erfolgskurs in der BBG. Der Anteil der Klein-und Mittelunternehmen konnte im Geschäftsjahr 2004 weiter ausgebaut werden.

Das Geschäftsjahr 2004 war für die Bundesbeschaffung ein sehr erfolgreiches,was sich auch in dem gestiegenen Anteil der Klein- und Mittelbetriebe als Ver-tragspartner der BBG widerspiegelt. Zudem ermöglichten die abgeschlossenenBBG Verträge 2004 den Kunden der BBG (Ministerien und andere öffentlicheAuftraggeber wie auch Länder, Gemeinden und Universitäten) einen Einkaufvon EUR 537,5 Mio.

Gemäß Controllingbericht 2004 können von 384 Vertragspartner 280 bzw. 73Prozent den Klein- und Mittelbetrieben zugeordnet werden, was eine Steige-rung von neun Prozent ausmacht.

Im KMU trächtigen Lebensmittelbereich wurden im Jahr 2004 vier Ausschrei-bungen durchgeführt, wobei mehr als drei Viertel der Zuschläge an Klein- undMittelbetrieben erfolgte.

Die BBG ist somit ihrem gesetzlichen Auftrag, Klein- und Mittelbetriebe zu be-rücksichtigen, voll und ganz nachgekommen. Im Sinne des Bundesvergabege-setzes bemühen wir uns um einen fairen Wettbewerb, wo sowohl Klein- undMittelunternehmen als auch Großunternehmen eine transparente, faire Chancebekommen.

B N I S S E 2 0 0 4

2004

BBG 2004 14

2004Schwerpunkte

2004T H E M E N S C H W E R P U N K T E 2 0 0 4

Partnerschaften mit öffentlichen Auftraggebern

Länder, Städte, Gemeinden und ausgegliederte Rechtsträger haben eines ge-meinsam. Viele dieser Organisationen haben sich von der Leistungsfähigkeitder BBG überzeugt, die Zusammenarbeit mit dem Abschluss einer Grundsatz-vereinbarung geregelt und auf eine neue Basis gestellt.

Die Kunden der BBG haben zur eindeutigen Identifikation als Partner der BBGeine unverwechselbare Kundenummer erhalten. Diese Kundenummer weistdie Partnerschaft mit der BBG aus und berechtigt zum Abruf aus Verträgen derRepublik Österreich, abgeschlossen durch die BBG.

Partner der BBG

Bundesländer, Städte und Gemeinden als Partner der BBG – eine erfolg-reiche Zusammenarbeit!

Die Offensive der BBG, die Tätigkeit auch öffentlichen Auftraggebern gemäß § 7 Abs 1 Z2 und 3 des BVergG 2002 anzubieten, ist erfolgreich. Seit Erweite-rung des Wirkungsbereichs konnten wir bis zum Stichtag 05.01.2005 175 Grundsatzvereinbarungen mit diesen Kundengruppen abschließen.

Zu den Kunden zählen große Organisationseinheiten, darunter die Bundes-hauptstadt Wien und zahlreiche Landeshauptstädte, Bundesländer z. B. Kärn-ten, Niederösterreich und Vorarlberg aber auch Universitäten und ausgeglieder-te Rechtsträger.

Die Beteiligten, Kunden und BBG, sind vom Nutzen der Zusammenarbeit über-zeugt, der sich in den meisten Fällen bereits bei der ersten Bestellung aus ei-nem BBG Vertrag einstellt. Die stattliche Zahl der Abschlüsse ist der Beweis fürdie Notwendigkeit und Richtigkeit der Zusammenarbeit.

Danke für Ihr Vertrauen!

Die aktuellen Kundenlisten finden Sie unter: www.bbg.gv.at

BBG 2004 15

BBG 2004 16

Vergabeunterstützung und Rechtsberatung

Das BBG Gesetz sieht neben der Durchführung von ge-bündelten, standardisierten Beschaffungen von Waren undDienstleistungen durch die BBG, auch die Unterstützungund Durchführung von Vergabeverfahren im besonderenAuftrag von Bundesdienststellen, Ländern, Gemeindenund Gemeindeverbänden sowie von im Vollziehungsbe-reich des Bundes stehenden sonstigen öffentliche AG /Einrichtungen vor.

Ausgangslage 2004

Diese Möglichkeit der Inanspruchnahme der BBG zurDurchführung individueller Ausschreibungen wurde 2004zunehmend genutzt - von einigen Ressorts für besondereBedarfe aus dem Bereich der BBG Beschaffungsgruppenwie auch für Ausschreibungen im besonderen Auftrag vonBundesdienstsstellen, Ländern, Gemeinden und anderenBundeseinrichtungen für spezielle Bedarfe an Dienstleis-tungen und Waren.

Dabei erwies sich die aus der hohen Anzahl der von derBBG durchgeführten Ausschreibungen resultierende Er-fahrung und Kompetenz bei der Abwicklung von Vergabe-verfahren in fachlicher und rechtlicher Hinsicht als Haupt-argument für die Nutzer, um zu einer raschen, fachlichhochwertigen, rechtssicheren und letztlich auch sparsa-men Abwicklung ihrer individuellen Vergabeverfahren zukommen. So hat beispielsweise auch die stark gestiegeneAnzahl von Vergabeverfahren zu keinem höheren Anteil anEinsprüchen bzw. Rechtschutzverfahren geführt.

Ausblick 2005

Durch die Änderung der Beschaffungsstruktur erfolgt nunin den Ressorts, Dienststellen und anderen Bundesein-richtungen die Ausschreibung der Hauptbedarfe durch dieBBG. In vielen Dienststellen reduziert dies die Arbeit dervergaberechtlichen Fachjuristen sowie tatsächlich verge-bender Praktiker und führt zunehmend zur geringerer Be-schäftigung mit Vergaberecht und Vergabepraxis, was esin der komplexen Materie erschwert am Ball bleiben zukönnen (insbesonders bei den kleineren Einheiten und aus-gelagerten Dienststellen).

Da die BBG schon jetzt einen sehr großen Teil der Bedarfedes Bundes beschafft, ist es naheliegend, diese Kernkom-petenzen auch weiter und umfassender zu nutzen unddurch Erweiterung des Service- und Supportangebotes derBBG den betroffenen Dienststellen zugänglich zu machen.Es empfiehlt sich daher, entsprechend der Konzentrationder Beschaffungen und des daraus resultierenden Know-hows in den Bereichen Beschaffung und Vergaberecht,diese erhöhte und auch erforderliche Fachkompetenz undErfahrung einem breiten Nutzerkreis zugänglich zu ma-chen. Die Zusammenführung der Kernkompetenzen derRessorts und jener der BBG führt zu einem effizientenMittel- und Ressourceneinsatz.

Für diese Unterstützung beim operativen und vergabe-rechtlichen Beschaffungsteil hat die BBG einen Minister-ratsvortrag eingebracht, der das Angebot an Support-leistungen bei Individualvergaben der Dienststellen erwei-tern und berechtigten öffentlichen Auftraggeber besserund leichter zugänglich machen soll:

Inhaltlich kommen für diese Nutzer folgende Leistungenbeim BBG-Vergabekompetenzcenter in Frage:

> BBG schreibt als vergebende Stelle für ein Ressort, eine Dienststelle deren Einzelbedarf aus

> Begleitung eines einzelnen externen Verfahrens bspw. Ressortverfahrens durch die BBG mit bedarfsgerechter Erarbeitung von Vorschlägen (organisatorisch, zeitlich, inhaltlich) bis hin zur Erstellung der gesamten Unterla-gen, wobei der Auftraggeber vergebende Stelle bleibt

> Beratung zu einzelnen Fragen der Vergabedurchführung (rechtliche, organisatorische Einzelfragen, bspw.Bewertung)

> Allgemeine Unterstützung, Beratung und Begleitung bei der Vergabedurchführung und Entwicklung des Be-schaffungsprojektes

T H E M E N S C H W E R

BBG 2004 17

Folgende Ziele sollen u.a. durch die Entlastung der Res-sorts erreicht werden:

> Zusammenführung, Bündelung von vorhandenen Ressourcen

> Kostenreduktion bei vergabebezogenem externen Sach-/Berateraufwand und internen Personalaufwand bei erhöhter Leistungsqualität

> Effizienzsteigerung durch Kapazitäts- und Spitzenaus-gleich unter den Dienststellen

> Beschleunigung bei der Durchführung von Vergabevor-gängen

> Qualitätsverbesserung durch erforderliche Spezialisie-rung und Vergabesupport

> Erhöhung inhaltlicher Flexibilität durch vergaberecht-liche Entlastung und bedarfsgerechten Support

> Ressortunabhängiger / dienststellenunabhängiger Abruf und breiterer Zugriff auf spezialisierte Vergabeleistun-gen auf hohem Niveau

Modernisierung durch neue Vergaberichtlinien

Ende April wurden die neuen EU Vergaberichtlinlinien (RL2004/17 und RL 2004/18) im Amtsblatt der EG veröffent-licht (ABl. (Amtsblatt) L 134). Mit Erlass der neuen RL wur-de der bisherige Rechtsrahmen der zum Teil aus den 70erJahren stammt, vereinfacht bzw. konsolidiert (bisherigeBau, Liefer- und DienstleistungsRL wurden zu einer RL zu-sammengefasst) und sowohl den Entwicklungen im Be-reich der elektronischen Medien (inkl. der Möglichkeit derbetragsmäßig unbeschränkten Abhaltung elektronischerAuktionen) als der Forderung der Praxis nach flexiblerenBeschaffungsmodellen Rechnung getragen. So wird nun-mehr – anders als im BVergG – der Abschluss von Rah-menvereinbarungen auch im klassischen Bereich generell– somit auch im Oberschwellenbereich - für zulässig er-klärt. Weiters steht den Auftraggebern nunmehr zusätzlichzu den bekannten Vergabeverfahren (offenes und nicht of-fenes Verfahren sowie Verhandlungsverfahren mit undohne vorheriger Bekanntmachung) der sogenannte "wett-

bewerbliche Dialog" bei objektiv besonders komplexenVorhaben zur Verfügung. Mit dieser neuen Ausschrei-bungstechnik ist es möglich, in komplexen Situationen, fürdie keine altbewährten Lösungen zur Verfügung stehen,zunächst eine Art Ideenwettbewerb unter den interessier-ten Unternehmen durchzuführen, auf dessen Ergebniskonkrete Modelle verhandelt werden können. Ebenfallsneu ist die Möglichkeit für den Auftraggeber, dynamischeBeschaffungssysteme unter Verwendung ausschließlichelektronischer Mittel einzusetzen. Die neue Richtlinie an-erkennt weiters die Möglichkeit der Einrichtung zentralerBeschaffungsstellen und stellt damit klar, dass die Be-schaffung über zentrale Beschaffungsstellen, wie etwa dieBBG, vergaberechtlich zulässig ist. Der RLtext ist über dieHomepage der BBG downloadbar. Die neuen Bestimmun-gen sind bis spätestens 31. Jänner 2006 im BVergG um-zusetzen.

Hilfestellung für das Vertragsmanagement

Auf Wunsch des Nutzerbeirates wurde einer Anregung derBBG folgend eine Arbeitsgruppe aus Vertretern des BMI,BMLV, BMBWK, BMJ, BMF, BMSG und Mitarbeitern derBBG eingerichtet, die sich zum Ziel setzte, einheitliche Vor-gangsweisen bei Abrufen aus BBG Verträgen zu definie-ren. Diese wurden in Form eines Handbuches für Dienst-stellen des Bundes aufgearbeitet. Ein wesentlicher Teildes Handbuches, nämlich das Ablaufprozedere im Zu-sammenhang mit der Leistungs- und Störungsabwicklungwurde bereits fertig gestellt, vom Nutzerbeirat zur Kennt-nis genommen und den einzelnen Ressorts zur Verbindli-cherklärung empfohlen. Ausständig sind noch die Teile –Katalogausschreibungen und RahmenvereinbarungenNach dem Roll-Out des BBG E-Shop wird ein weiterer Teilzu den Abrufen aus dem E-Shop folgen.

Die BBG dankt allen Mitgliedern der Arbeitsgruppe für diekonstruktive Zusammenarbeit!Das Handbuch ist auf der Homepage der BBG unterwww.bbg.gv.at abrufbar.

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Themenschwerpunkte 2004

BBG 2004 18

ProjekteErfolgreiche

BBG Projekte E R F O L G R E I C H E B B G P R O J E K T E

Unser Kundenservice

Zu Verbesserung der Dienstleistung wurde mit Anfang Februar eine Kunden-hotline – Tel. Nr. 0810 - 222 224 – eingerichtet, die von 7:30 h bis 18:00 h (Freitag bis 16:00 h) als Ansprechpartner zur Verfügung steht. Von durch-schnittlich rund 150 Anrufen täglich, können derzeit rund 50 Prozent von unserem Customer Competence Center beantwortet werden. Für spezielle Fragen stehen Ihnen natürlich wie gehabt die BereichsleiterInnen und Einkäu-ferInnen gerne zur Verfügung.

BBG Website – steigende Zugriffe

Mit der neuen Struktur unserer Website konnten wir einen weiteren SchrittRichtung verbesserter Userfreundlichkeit und Kundenzufriedenheit gehen. DasE-Learning Tool soll Ihnen zusätzlich helfen sich schnell zurechtzufinden und dieverschiedenen Menüs sowie Angebote kennen zu lernen. Zur Wissensüber-prüfung finden Sie am Ende der einzelnen Abschnitte einen Multiple ChoiceTest.

Im Monat September konnten die höchsten Zugriffe (rund 246.900) aufwww.bbg.gv.at verzeichnet werden:

BBG Website: Die Entwicklung der Zugriffe im Jahr 2004

BBG 2004 19

300.000

250.000

200.000

150.000

100.000

50.000

0

Erfolgreiche Zugriffe von April 2004 bis April 2005

04/04 05/04 06/04 07/04 08/04 08/04 10/04 11/04 12/04 01/05 02/05 03/05 04/05

BBG 2004 20

Die elektronische Beschaffung

"e-shop.gv.at"

das elektronische Katalogeinkaufssystem der BBG

Dieses Projekt beschäftigt sich mit der Bereitstellung vonelektronischen Verzeichnissen (Katalogen) über Produkteund Dienstleistungen aus gültigen BBG Rahmenverträgen.Autorisierte Bedarfsträger erhalten die Möglichkeit, direktüber Internet aus den Katalogen Produkte und Dienstleis-tungen zu bestellen. Sie erzeugen dabei elektronische Wa-renkörbe, die nach Freigabe und Abfertigung automatischan den zuständigen Lieferanten weitergeleitet werden.

Derzeit betreibt die BBG noch einen Feldversuch zu die-sem Projekt. Für den Feldversuch registrierte Benutzerkönnen einfach per Mausklick über das Internet Produkteaus dem Beschaffungsbereich IT-Hardware, Büromaschi-nen und Büro- und EDV-Verbrauchsmaterial bestellen.

Parallel wird an der Umsetzung eines Regelbetriebes gear-beitet. Das Verhandlungsverfahren für den Regelbetriebkonnte Anfang 2005 erfolgreich beendet werden. Der Be-ginn des Regelbetriebes ist im 4. Quartal 2005 geplant.

Für den Regelbetrieb wird das elektronisch verfügbare Ar-tikelsortiment sukzessive erweitert. Neben den Beschaf-fungsbereichen IT-Hardware, Büromaschinen, Büro- undEDV-Verbrauchsmaterial werden BBG-Verträge aus denBeschaffungsbereichen IT-Software, Elektronik, FacilityManagement, Werkzeuge und Möbel folgen.

Die BBG möchte für seine Kunden optimale Voraussetzun-gen schaffen, damit aus vorhandenen Rahmenverträgeneinfach, schnell und effizient abgerufen werden kann. Da-bei werden seitens der BBG an mehreren Stellen Einspa-rungspotenzial und Qualitätsverbesserungen im Beschaf-fungsprozess erwartet.

E-tendering

elektronische Abwicklung von Vergabeverfahren

E-tendering ist ein Teil von E-Procurement und deckt jenenProzess vor Vertragsgestaltung ab, der dazu dient, wäh-rend der Durchführung eines Vergabeverfahrens die Zu-sammenarbeit zwischen den Akteuren auf Seiten des Auf-traggebers und der Bieter durch die Verwendung vonelektronischen Diensten und Medien – unter Einhaltungrechtlicher und technischer Normen – zu standardisieren,zu unterstützen und zu vereinfachen. Dieser Prozess endetmit dem rechtsgültigen Zuschlag oder mit der Aufhebungdes Vergabeverfahrens.

In Publikationen werden oftmals anstatt E-Tendering dieBegriffe E-Vergabe oder E-Beschaffung oder der wesent-lich weitere Begriff E-Procurement verwendet.

Die Bundesbeschaffung GmbH ist per Ministerratsbe-schluss von der Bundesregierung beauftragt das Thema E-Procurement (hier E-Tendering, d. h. die elektronischeAngebotsabgabe) für Bundesdienststellen voranzutreiben.In diesem Sinne wurde mit dem Tochterunternehmen derWiener Zeitung der auftrag.at AusschreibungsserviceGmbH & Co KG ein Kooperationsabkommen geschlossen,um gemeinsam eine Plattform zu entwickeln, die dieelektronische Abwicklung von Vergabeverfahren ermög-licht. Seitens der BBG wurde gefordert, dass diese Platt-form auch von anderen öffentlichen Auftraggebern genutztwerden kann. Wichtig war daher, dass die Lösung auf denFunktionalitäten der breit eingesetzten Applikationen lie-feranzeiger.at und auftrag.at aufsetzt. Mittlerweile wurdedas Vorhaben abgeschlossen und zwei Pilotauschreibun-gen konnten problemlos vollelektronisch abgewickelt wer-den. Die elektronische Vergabe kann nun auch von ande-ren öffentlichen Auftraggebern genutzt werden.

E R F O L G

BBG 2004 21

Projektmanagement

Im Jahr 2003 hat die BBG erste Aktivitäten im Projektma-nagement gesetzt. Im vergangenen Jahr konnte die Er-folgsstory fortgesetzt werden.

Dass die BBG eine Spitzenposition innehat, wenn es umdas Vergaberecht geht, konnte in der Vergangenheit be-reits gezeigt werden. In zahlreichen kundenspezifischenVergabeverfahren hat die BBG eindrucksvoll bewiesen,dass sie eine Wissensgesellschaft mit hervorragendenMitarbeitern ist und über weitgehende Kompetenzen imProjektmanagement verfügt. Ergänzt mit ausgezeichne-tem Expertenwissen in den Beschaffungsgruppen ergibtsich ein deutliches Alleinstellungsmerkmal und macht dieBBG zu einem geschätzten Partner für alle öffentlichenAuftraggeber in komplexen Vergabeprojekten.

Die nachfolgend angeführten Beispiele zeigen, dass dieBBG mehr ist, als eine Ausschreibungsstelle, sondern einwichtiger Partner für die Wirtschaft.

> Elektronisches Archivsystem

> IT-Service Outsourcing

Elektronisches ArchivsystemE-Government, Einführung elektronischer Aktensystemund ERP-Applikationen (Enterprise Resource Planning) füh-ren zu hohem Datenvolumen. Nicht alle Daten müssendauerhaft auf schnellen Speichermedien zur Verfügungstehen, dürfen aber aufgrund gesetzlicher Aufbewah-rungsfristen nicht gelöscht werden.

Die kostengünstige Aufbewahrung erfolgt in elektroni-schen Archiven in revisionsicherer Form. Eine besondereHerausforderung stellen dabei die unterschiedlichen Quell-systeme und die Sicherstellung der Lesbarkeit nach mehre-ren Versionswechsel der ursprünglichen Applikationen dar.

Moderne Archivsysteme bieten ausreichende Schnittstellenzu gängigen Anwendungen und Kommunikationssystemen.

Kritischer Erfolgsfaktoren in diesem Projekt waren die Ein-bindung der anzuschaffenden Applikation in die bestehen-de Infrastruktur und die Anbindung der erforderlichen An-wendungen an das Archivsystem. Eine zusätzliche Her-ausforderung stellte die Einbindung einer Scanninglösungdar.

IT-Service Outsourcing

Die Konzentration auf die Kernkompetenzen ist für vieleOrganisationen ein Geschäftsziel.

Die Ausgliederung des IT-Services soll einerseits zu einerSenkung der IT-Betriebskosten, zu einem geringeren Per-sonalstand und andererseits zu einer Erhöhung der Fexibi-lität führen. Eine Verbesserung des Servicegrades geht mitdem Outsourcing meist einher.

In einem Verhandlungsverfahren nach voriger Bekanntma-chung konnte für unseren Kunden – zeitgerecht und ein-spruchsfrei – ein professioneller Dienstleister bei optimier-ten Kosten ermittelt werden, der für die nächsten Jahreden IT-Betrieb abwickeln wird.

Durch straffe Projektabwicklung war es möglich, einen an-spruchsvollen Terminplan einzuhalten sowie eine termin-getreue und vergaberechtskonforme Abwicklung sicher-stellen.

Diese komplexen und erfolgreichen Kundenprojekte bestä-tigen unsere Kompetenz im Vergaberecht und Projektma-nagement von Vergabeverfahren.

R E I C H E B B G P R O J E K T E

Erfolgreiche Projekte

Umwelt - Sicherheit

BBG 2004 22

Umeltfreundliche BBG

Im Bereich der Reinigung

Unter dem primären Ziel der Kosteneinsparung wurden imBereich der Reinigungsdienstleistungen bisherige Be-schaffungsvorgänge für rund 1500 Bundesdienststellenmit einem Auftragsvolumen von ca. 33 Mio. Euro durchge-führt. Im Sommer 2004 wurde ein Vergabeverfahren abge-wickelt, das verstärkt die Qualitätssicherung und vor allemdie Umweltaspekte berücksichtigt hat.

Von den ca. 40 beauftragten Firmen besteht ein hoher An-teil an KMU´s. Ausgangspunkt für diese Initiative warendie Anliegen unserer Kunden wie z.B. ÖKOLOG (Umwelt-zeichenschulen), ein Auftrag der Kärntner Landesregierungund die Leitlinien des Bundes für eine Ökologisierung desBeschaffungswesens in der Bundesverwaltung.

Um die Ziele einer "ökologisch orientierten Reinigung" pra-xisnah umsetzen zu können und gezielt am Markt abzufra-gen, wurde das Verhandlungsverfahren gewählt. Die Re-sonanz und Mitarbeit der Bieter war überraschend gut, so-dass es zu einem breiten Wissensaustausch über die tat-sächliche Marktsituation kam.

Das Ergebnis des Verhandlungsverfahrens und die Be-schaffung einer "ökologisch orientierten Reinigung" hat zueiner umfassenden, ganzheitlichen Betrachtungsweise ge-führt, sodass künftig bei der Vergabe von Reinigungs-dienstleistungen im Bund besonderes Augenmerk gewid-met wird auf:

> die Reduktion des Chemikalieneinsatzes > die Verwendung von gesundheits- und umweltverträg-

lichen Reinigungsmitteln> die Schulung für eine sachgerechte Anwendung> den Verzicht auf routinemäßige Desinfektion> die Schmutzschleusen und > die Weiterbildung

Nachdem umweltfreundliche Reinigung im Bereich derUnterhaltsreinigung keine Mehrkosten verursacht, wurdeein Projekt mit dem Ziel gestartet, nachträglich, bei laufen-den Verträgen zumindest schrittweise bei 50% allerBundesobjekte auf die umweltfreundliche Reinigung um-zustellen. Unsere wichtigsten Vertragspartner haben be-reits ihre Bereitschaft bekundet, mitzumachen.

Im Bereich der Reinigungsmittel

Im Rahmen der Ausschreibung Reinigungsmittel wurdeeine enorme Standardisierung von mehr als 200 in An-wendung befindlichen Reinigungsmittel auf ca. 1/10, d.h.20 Produkte erreicht. Dadurch wird eine Einsparung vonca. 40% ermöglicht. Zusätzlich enthält ein Los ausschließ-lich ökologische Reinigungsmittel, das allen ökologischenAnforderungen (besser als EU-Öko-Standard) gerecht wird.

Im Bereich der IT-Hardware

werden seitens der BBG bewusst umweltrelevante Krite-rien in den Vergabeverfahren berücksichtigt. Von der Rück-nahme des Verpackungsmaterials über vorgeschriebeneinternationale Normen (Energy Star, TCO, ..), die ökologi-sche Kriterien beinhalten, bis hin zum Energiverbrauch eines Gerätes, sind fixer Bestandteil der Ausschreibungen.So sind z.B. bei Notebook-, Bildschirm- oder Drucker-Aus-schreibungen diverse Energiespartechnologien zwingendvorgeschrieben. Der Stromverbrauch bzw. die Leistungs-aufnahme wird bei PCs und Druckern im Zuge der bewer-tungsrelevanten Tests ebenfalls berücksichtigt.

Die BBG steht im Zusammenhang mit Energieverbrauch inKontakt mit dem Institut für Elektrische Anlagen der TU-Graz. Sobald vergaberechtlich zulässige Testmethoden fürden Stromverbrauch entwickelt wurden ist geplant, die Ge-wichtung des Stromverbrauchs innerhalb der Bewertungnoch wesentlich zu erhöhen und so zukünftig nicht nur ge-ringere Gesamtkosten über die Produktlebensdauer (TCO)zu realisieren sondern auch umweltbelastende Kriterien zusenken.

E R F O L G

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Sicherheitsdienstleistungen

Flughafen Wien

Das Bundesministerium für Inneres hat im Juli 2003 die BundesbeschaffungGmbH nach einem bereits erfolgreich abgewickelten Vergabeverfahren überdie Durchführung der Sicherheitsdienstleistungen an den Flughäfen Innsbruckund Klagenfurt, auch mit der Ausschreibung der Sicherheitskontrollen am Flug-hafen Wien beauftragt.

Am Flughafen Wien führt die VIAS, eine Tochtergesellschaft des FlughafenWien (VIA), mit 350 Mitarbeiter im Auftrag des Bundesministerium für Inne-res die Sicherheitskontrollen mit einem Jahresumsatz von ca. 16 Mio. Euro proJahr durch.

Dieser Auftrag war damit hinsichtlich der Sicherheitserfordernisse und bezüg-lich des Auftragsvolumens nicht nur das bedeutendste Vergabeverfahren überSicherheitsdienstleistungen, das je in Österreich durchgeführt wurde, sondernauch ein Verfahren mit hohem Öffentlichkeitsinteresse. Die ständig steigendenSicherheitserfordernisse und die damit verbundenen hohen Kosten waren diewichtigsten Themen, die in der Öffentlichkeit diskutiert wurden.

Trotz Schwierigkeiten konnte bereits nach 15 Monaten, am 28.September2004, der endgültige Zuschlag an die Firma VIAS erteilt werden. Einsparungenvon 37% und eine wesentliche Verbesserung der Kontrollen des Auftraggebersin der Abwicklung konnte auch vertraglich fixiert werden.


Erfolgreiche Projekte

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IT-Hardware - Raumausstattung

Beschaffung im Bereich IT-Hardware

Diese umfangreiche Beschaffungsgruppe umfasst PCs,Bildschirme, Notebooks, Drucker, Server sowie Netzwerk-komponenten und Zubehör (Produkte und/oder Dienst-leistungen).

Aufgrund der Heterogenität dieser Beschaffungsgruppe sindverschiedene Strategien erforderlich: Im Client-Bereich führen die klare Standardisierung der Gerä-te und die Mengenbündelung zu hervorragenden Preisen.Eine Fokussierung auf Markengeräte steigert zusätzlich dieAkzeptanz der Verträge.

Im Netzwerk- und Serverbereich werden vermehrt kompletteHerstellerkataloge zugeschlagen. Dadurch können unsereKunden ihre Projekte flexibel und zu günstigen Konditionenumsetzen.

Zusätzlich werden die BBG-Verträge laufend um standardi-sierbare Dienstleistungen ergänzt.

Durch die umfassende Bedarfsbündelung sind heute Marken-PC´s zu Preisen erhältlich, die bis vor kurzem nur sog. As-semblierer anbieten konnten. "Markengeräte zu No-Name-Preisen" ist das neue Schlagwort.

Zu unseren Verträgen zählen:

> laufende Verträge für Arbeitsplatzgeräte> im Bereich Server – Verträge mit FSC, HP, IBM und

Maxdata> im Bereich Netzwerk – Verträge mit 3Com, CISCO,

Enterasys und Nortel

E R F O L G

Produktgruppe Raumausstattung und Büro- bzw.

Schulmöbel

Standardisierung und Modularisierung unter Berük-ksichtigung ergonomischer und anthropometrischer Erfordernisse.

Durch das Modularkonzept wird gewährleistet, dass jedesnoch so spezielle Anforderungsprofil (z.B. besondereRaumsituation, besondere Arbeitsablauferfordernisse) ent-sprechend berücksichtigt wird und eine optimale Bedarfs-deckung erfahren kann.

In einem weiteren Schritt erfolgt nun auch die Ausweitungder Modularität durch Implementierung diverser büromö-belspezifischer Variantenausprägungen (z.B. verschiedeneTischfuß-Ausführungen, noch mehr Wahl-Oberflächen).Damit sollen in Zukunft auch allfälligen projektspezifischenArchitektenfestlegungen entsprochen werden können.

Das veraltete Pflichtenheft betreffend Schulmöbel wird ge-meinsam mit dem Bundesministerium für Bildung, Wis-senschaft und Kultur überarbeitet. Nach Fertigstellungwerden die einzelnen Leistungsgruppen projektunabhän-gig ausgeschrieben.

Im Bereich der arbeitsplatzbezogenen Büromöbel konnteaufgrund der Standardisierung (Eliminierung von Kosten-treibern) und Modularisierung (Festlegung auf lediglich 25Tisch-, Schrank-, Container- und Pinwandmodule) eine Ein-sparung von ca. 45% je Arbeitsplatz erzielt werden. Eindurchschnittlich ausgestatteter Arbeitsplatz ist somit fürweniger als EUR 1.000,-- erhältlich!

Sämtliche erforderlichen Vor-, Neben- und Nachleistungensind in den Lieferverträgen inkludiert (Beratung, Planung,Service…), womit maximale Kostentransparenz gegeben ist.

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Events 2004

BBGinfoday Büromöbel am 28.04.2004

Sämtliche Produkte und Verträge unseren Kunden im Rah-men einer Veranstaltung zu präsentieren, zählt zu unsererUnternehmensphilosophie.

So fand auch am 28.04.2004 im Schauhaus der FirmaBene, der BBGinfoday "Büromöbel" unter der Leitung vonHerrn Jürgen Jonke (BBG) statt. Der BBG-Vertrag über ar-beitsplatzbezogene Büromöbel (den Zuschlag erhielt dieBene GmbH) inklusive Produktpräsentation wurde zahlrei-chen Kunden aus dem Bundesbereich vorgestellt.

Vergaberecht einmal anders am 07.07.2004

…so lautet der Titel der regelmäßigen Treffen der Juristenaus dem öffentlichen Bereich. Prominente Vortragendeaus dem öffentlichen Vergaberechtsbereich und anschlies-sende "Round Table Gespräche" sollen zur Weiterent-wicklung des Vergaberechts beitragen.

Die Veranstaltung "Am Himmel" (Wien, 19. Bezirk, Grin-zing) am 07.07.2004 war eine davon. Herr Univ.-Prof. Dr.Wolfgang Pesendorfer, Vizepräsident des Verwaltungsge-richtshofes, fand in analoger Weise treffende Worte in Bezug auf die Stärken und Schwächen des österreichi-schen Vergaberechtsschutzes. Mit Blick in die Zukunftsprach sich Pesendorfer auch für eine deutliche Beschleu-nigung der Erledigungsfristen des VwGH in Vergabe-rechtssachen aus.

BBGinfoday im Congress Center am Messegelände

Wien

Zum BBGinfoday am 17.11.2004 konnte die BBG weit über100 Kunden und Lieferanten im neuen Congress Centeram Messegelände Wien empfangen.

Nach den begrüßenden Worten von Geschäftsführer Andreas Nemec, der diesen Infoday als Kick-off zu einerfolgenden Veranstaltungsserie bezeichnete, stellten dieBereichsleiter Günther Rescheneder und Andreas Eder dieVerträge "Telefonanlagen" und "Server" für den öffentlichenBereich vor. Zwölf Unternehmen aus der Informations- undTelekommunikationsbranche – ausschließlich Lieferantender BBG – präsentierten ihr Portfolio im Rahmen einer Ausstellung.

Der Erfolg dieser Veranstaltung bestätigt uns darin, imHerbst 2005 mit einer weiteren Veranstaltung in diesemRahmen fortzufahren.


Events2004

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EU ProjekteInternationale

Zusammenarbeit INTERNATIONALE ZUSAMMENARBEIT

Die EU hat eine Arbeitsgruppe geschaffen, die im soge-nannten "EU Learning Lab" Erfahrungsaustausch für Be-schaffungsorganisationen der öffentlichen Hand ermöglicht.Es sind 15 Mitglieder von alten und neuen Beitrittskandi-daten vertreten.

Große Beschaffungseinheiten und zentrale Einkaufsorgani-sationen sind operativ im Vergabewesen tätig. Sie reprä-sentieren 46 % der erhobenen "zentralen" Vergabeorganisa-tionen. Für sie ist vor allem das Vergaberecht Basis des ope-rativen Handelns und somit die EU Richtlinien entscheidendfür ihre Existenzberechtigung.

Bedeutung des Einkaufsvolumens der zentralen Beschaf-fung in Prozent des Beschaffungsvolumens: Die wirtschaft-liche Bedeutung der zentralen Beschaffungsorganisationenim internationalen Vergleich ist sehr unterschiedlich. Ge-messen an einer Studie des Public Procurement Lab ist bisauf jene der Länder Ungarn und Malta der Gesamtanteil ander Nachfrage der öffentlichen Verwaltung zwischen 1% bis2% auf Basis des Jahres 2003 gemessen.

Auch neue Mitgliedstaaten suchen den

Erfahrungsaustausch

Im Rahmen eines von der BBG in enger Kooperation mitdem BVA durchgeführten Twinning Projektes konnten sichVertreter des Estnischen Finanzministeriums anlässlich ei-nes Besuches in Wien von den Vorteilen einer zentralenBeschaffung anhand der bisherigen Erfahrungen der BBGüberzeugen. Mit den in Wien gesammelten Informationenwill man in Talinn einen entsprechenden Gesetzesentwurfvorbereiten.

EU Learning Lab

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Gliederung der Beschaffungsorganisationen nach Umfang der Tätigkeit

absolut in %Große Beschaffungseinheiten 2 13%Zentrale Einkaufsorganisation 5 33%Beschaffungsbehörden 7 47%sonstige 1 7%Summe 15 100%

Einteilung der Beschaffung in Europa nach Größe und Zweck

Einkaufsvolumen der zentralen Beschaffung in Prozent

1,02% BBG0,04% ABA

1,56% SKI A/S0,12% BESCHA

10,3% Directorate for PP Hungary1,27% Consip1,12% Min. of Development Greece1,83% Statskontoret

0,85% OGBbuy.solution65,71% Dep. of Contracts Malta

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StrukturVeränderungen

in der Organisations-

struktur

V E R Ä N D E R U N G E N I N D E R O R G A N I S A T I O N S S T R U K T U R

BBG Organigramm

BBG 2004 29

BBG

Andreas NemecGeschäftsführer

Michael RamprechtGeschäftsführer

Winfried EnderStefan Baethge

Projektmanagement i b. Auftrag

Günther ReschenederTransporte; Projektmanagement

Einkauf für EU-Vorsitz 2006

Hubert KuzdasEveline Pfneiszl

Vertrieb & Marketing

Adi Leitner, Margot Kraft-Kinz, Paul Reischauer, Robert Silberbauer

Recht

Anton StoschkaAngelika Poppinger

Controlling

Paul HumannJohannes Wimmer

Operationsmanagement

Andreas KeckBrief- und Paketpost;

Elektrogeräte; Facility Management

Franz DeningerReinigung;

Gebäudebewachung

Gerald PodlouckaProjektmanagement i. b. Auftrag

Inge-Petra DaviesTreibstoffe, Tankkarten;

Lebensmittel für Großabnehmer;Schmiermittel

Astrid SteinerEnergie (Strom, Erdgas,

Fernwärme, Heizöl) Labor; Maschinen & Werkzeuge

Jürgen JonkeKraftfahrzeuge; Vesicherung;

Möbel; Reinigungsmittel, Chemische Mittel;

Pharma, med. Ausrüstung;Essensbons; Bekleidg.; Wäscherei;

(Fach)Zeitschriften

Andreas EderIT-Hardware und Software; Telefonie; Sicherheits- und

Überwachungsanlagen; Büro

BBG 2004 30

Veränderungen in der Organisationsstruktur

> Mit Wirkung vom 07. Oktober 2004 hat Herr Dr. ArnoldPregernig sein Aufsichtsratsmandat zurückgelegt. Neu inden Aufsichtsrat gewählt wurde Herr Mag. Herbert Pre-glau. Unter dem Vorsitz von Herrn Dkfm. Michael Gröllerbesteht der Aufsichtsrat nun aus den Mitgliedern Herr Generaldirektor DI. Johann Marihart, Herr Mag. Martin Sailerund Herr Mag. Herbert Preglau.

> Frau Dr. Kathrin Hornbanger, die bisher sehr erfolgreichdie Leitung unserer Rechtsabteilung innehatte und als Ge-samtprokuristin das Unternehmen nach außen vertrat, hatzu unserem Bedauern auf eigenen Wunsch unser Unter-nehmen mit 15.02.2005 verlassen. Ihre Nachfolge trat HerrMag. Adi Leitner an, welcher nun für die Leitung desRechtsbereichs verantwortlich ist und die Prokura über-nommen hat. Frau Mag. Margot Kraft-Kinz und die HerrenDr. Paul Reischauer sowie Mag. Robert Silberbauer ver-vollständigen das Team unserer Juristen.

> Für das "Projektmanagement Einkauf EU-Vorsitz 2006" istHerr Günther Rescheneder federführend. Dazu zählt dieOrganisation sämtlicher Produkte bzw. Dienstleistungenaus den Beschaffungsbereichen wie z.B. Hotels, Bustrans-fer, Bahnreisen, Dolmetsch, Catering etc. Das gesamteVertragsportfolio zur EU-Präsidentschaft ist zu finden unterwww.bbg.gv.at.

> Hubert Kuzdas hat die Leitung "Vertrieb & Marketing"übernommen. Er konzentriert sich nunmehr auf die Akqui-sition in den beiden Geschäftsfeldern "Ausschreibungenim besonderen Auftrag" und Nutzung der "BBG Verträge füröffentliche Auftraggeber außerhalb des Bundes". BeideGeschäftsfelder sind durch das BBG Gesetz ermöglicht,wurden 2004 begonnen und sollen nun systematisch erweitert werden. Die BBG will damit zahlenden Kundender öffentlichen Hand, die aufgebaute Einkaufs- und Pro-jektabwicklungskompetenz anbieten.

Mit Jahresbeginn 2005 sind in der BBG einige organisatorische Änderungen in Kraft getreten.

V E R Ä N D E R U N G E N

BBG 2004 31

> "Projekte im besonderen Auftrag": Aufträge zur Durch-führung von Ausschreibungen im besonderen Auftrag wer-den, sofern sie in den Kompetenzbereich einer BBG Stan-dardbeschaffungsgruppe fallen, vom zuständigen Be-reichsleiter durchgeführt – für alle übrigen Projekte betreutSie unser Projektmanagement-Team.

> Zu den bisherigen Bereichen werden nun auch die Be-schaffungsgruppen "IT-Software, Telefonie und Datenkom-munikation, Telefonanlagen, Sicherheits- und Überwa-chungsanlagen" von Andreas Eder & Team abgewickelt.

> Die Beschaffungsgruppen chemische Mittel, Reini-gungsmittel u. -material, Lacke, Pharma, medizintechni-sche Standardausrüstung und -geräte, medizinische Behel-fe, Essensbons, Bekleidung, Flachwäsche Wäscherei,Miettextilien (sowie fakultativ: Beratung und Media –Schaltung) wurden von Jürgen Jonke und seinen Mitarbei-tern übernommen.

> Die "Reinigung" fällt nun vollständig in den Bereich vonFranz Deninger, Christoph Guserl und Natalie Touray.

> Änderung der Beschaffungsgruppe Fachbücher: DasParlament hat am 01.12.2004 in einem Entschließungsan-trag den Bundesminister für Finanzen aufgefordert, Fach-bücher nicht mehr zentral durch die BBG zu beschaffen,um auf die nunmehr unbefristete Verlängerung der Buch-preisbindung und die besondere Struktur des BuchhandelsRücksicht zu nehmen.Da die Firma Morawa bereit ist denpolitischen Willen, Fachbücher nicht zentral zu beschaffen,sofort umzusetzen, wurde die BBG beauftragt, dem Ersu-chen, den Vertrag einvernehmlich aufzulösen, nachzukom-men. Damit ist die Abwicklung der Beschaffung von(Fach)büchern, ab 01.01.05 eigenverantwortlich abzu-wickeln.

Bei Fragen oder Unterstützung stehen Ihnen gerne die Mit-arbeiter der BBG unter Tel. 0810 - 222 224 zur Verfügung.

I N D E R O R G A N I S AT I O N S S T R U K T U R

Organisationsstruktur

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2005Ausblick 2005A U S B L I C K 2 0 0 5

Service im Bund und die Rolle der BBG

Die BBG bekommt die Chance Serviceaktivitäten wie Tele-fonie, IT-Supportdienstleistungen, Fuhrpark, Vergabe-rechtskompetenzcenter des Bundes, Bundesreiseserviceetc. im Bund zu übernehmen.

Die BBG in ihrer Servicerolle wurde am 09. März 2005 perMinisterratsbeschluss mit der Projektleitung für folgendeBereiche beauftragt:

1. Telefonie: technische und organisatorische Neugestaltung der Fest-netz- und Mobiltelefonie im Bund

2. Dienstreisen: Koordination und Organisation der Dienstreisen (zu best-möglichen Preiskonditionen) im Bund

3. Vergabewesen: Aufbau eines Vergaberechtskompetenzcenters des Bun-des für die juristische Unterstützung aller Ausschreibun-gen im Bund

Projektmanagement Einkauf für EU Vorsitz 2006

Die BBG hat für einen Großteil von Beschaffungen, die fürdie EU Präsidentschaft von Österreich im 1. Halbjahr 2006benötigt werden, den Einkauf übernommen. Die diesbe-zügliche Koordination wird vom Bereichsleiter Herrn Günt-her Rescheneder durchgeführt.

Begonnen mit der Bedarfserhebung für die Hotels im Sep-tember 2004 und dem Ergebnis der Bedarfserhebung,konnte ein Potenzial von ca. 25.000 Nächtigungen für denZeitraum der EU Präsidentschaft von Österreich im 1. Halbjahr 2006 eruiert werden. Mittlerweile sind auchweitere Beschaffungsaktivitäten wie z. B. Catering, Bus-transporte, Flugreisen, Bedarfsflüge, etc. bereits ab-geschlossen, in Ausschreibung oder in Vorbereitung.Sämtliche Infos zu den Verträgen finden Sie auf unsererHomepage www.bbg.gv.at.

Weitere bedeutende Projekte der BBG

Das Jahr 2005 wird stark durch das Implementierungspro-jekt e-shop.gv.at geprägt sein. Die Einführung e-shop.gv.atwird sowohl innerhalb der BBG als auch bei Kunden undLieferanten zu einer veränderten optimierten Ablauforgani-sation führen.

Ein weiterer Schwerpunkt in diesem Jahr stellt die Opti-mierung des Beschaffungscontrollings dar. Hier stellt sichvor allem die Herausforderung, die Durchlaufzeiten der Da-tenverarbeitung der Beschaffungsmeldungen bei steigen-dem Beschaffungsvolumen, im Bestfall konstant und aufjeden Fall unterproportional im relativen Anstieg zu halten.Darüber hinaus soll auch analysiert werden, ob die Berichtsqualität optimiert werden kann.

Auch das Thema Vergabeworkflow bleibt weiterhin beste-hen und die Sicherstellung des internen IT-Betriebes mussauch im Jahr 2005 durchgehend gewährleistet werden.

BBG 2004 33

BBG 2004 34

BBG Verträge (aktuelle Verträge unter: www.bbg.gv.at)

Bekleidung

Briefpost

Büro- u. EDV-Material

Büromaschinen

Chem. Mittel

Datenkommunikation

DrucksachenElektrogeräte

Energie

Fachzeitschrift

Facility Management

persönliche Schutzausrüstung [PSA] Berufsbekleidung (Sicherheits)- SchuheFlachwäscheMatratzen + Kopfpölster (Verhandlungsv.)KochbekleidungBriefpostRahmenvertrag BriefpostFrankiermaschinenFeldpostBüromaterial IT-ZubehörKopierer (S/W + Farb)DiktiergeräteKopierer NRG/Gestetner (Rahmenvereinbarung)Kopierer OCE (Rahmenvereinbarung)Kopierer Kyocera (Rahmenvereinbarung)Kopierer Minolta (Rahmenvereinbarung)FaxgeräteReinigungsmittel Foto- & Filmmaterialchemische Mittel - Baumarkt StrahlenfrühwarnsystemDatenkommunikationDrucksachenDefibrillatorenHF-MessgeräteElektronikkomponentenBatterienBatterien LR20 MonoElektrische Energie (OÖ teilweise) Elektrische Energie (Wien, NÖ, Bgld)Elektrische Energie (OÖ tw., Stmk, V)Elektrische Energie (Ktn)Elektrische Energie (Slbg)Elektrische Energie (T)Elektrische Energie (OÖ tw.)Gas (Niederösterriech)Gas (Stmk, Bereich Leoben)Gas (OÖ: Linz, OÖ Ferngas, Wels, Ried)Gas (Burgenland)Gas (Wien)Gas Kärnten (ohne Klagenfurt)Erdgas SteyrGas SalzburgGas Vorarlberg + BregenzErdgas SteiermarkFernwärme ÖFWGErdgas WienFernwärme Wien(Fach)bücher, (Fach)zeitschriften, elektr. Medien, andere Periodika (Tages)zeitungenAbfallentsorgung MILKO OÖSchließanlagenElektr. Maschinen, Geräte, Ausstattg und VerbrachsartikelKüchenmüllentsorgungKüchenmaschinenLieferg, Aufstellg u. Inbetriebn. V. CombidämpfernBrandmeldeanlage StaatsarchivArbeitsmed. + Sicherheitstechn. BetreuungWäschereimaschinen

Beschaffungsgruppe Vertrag

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Errichtg. und Lieferg. von Betriebs- und LehrkücheSicherheitsfachkraft KärntenSicherheitsfachkraft SteiermarkReifenTransporter - Kategorie "B"Transporter - Kategorie "C"KurzreisebusseKlein-LKWRegierungsfahrzeugMotorräderDienstfahrzeuge der Ober- und ObermittelklasseBewachungSicherheitsk.Flughafen Innsbruck+KlagenfurtSicherheitskontrollen in LG f. StrafsachenSchließdienst am Militärfriedhof InnsbruckSicherheitskontrollen in LG f. StrafsachenRevierdienst - Agrarmarkt AustriaPortierdienst . Agramarkt AustriaSicherheitsdienstltg. Bundessozialamt WienSicherheitsdienstltg. Energie Controll WienPortier- u. Revierdienst BEVSicherheitsdienstleistung RechnungshofSicherheitskontrolle Flughafen Wien/SchwechatHeizöl (gesamter Bund)SUN-KomponentenScannerNetzwerkkomponenten "Enterasys"Farbtintenstrahldrucker DIN A0+DruckerDaten- und ReinigungskassettenPrintserverFarbtintenstrahldrucker A3Komponenten der Hersteller "NORTEL Networks"Komponenten der Hesteller "3Com"PCs und Bildschirme 2004_01Beamer / ProjektorenIT_Hardware_Burgenland 2004_02Notebooks 2004_01Netzwerkkomponenten "CISCO 2004"Server 2004Apple 2004ScannerNetzwerkkomponenten "Enterasys"TFT-Bildschirme 2004-09KartenleserMicrografX RahmenvertragAutodesk RahmenvertragAdobe RahmenvertragMicrosoft Lizenzen Select VertragDruckerverbrauchsmaterialEuropean Computer Drivers Licence (ECDL)Händlerausschreibung Standard-SWRahmenvertrag NovellRahmenvertag CitrixRahmenvertrag SophosRahmenvertrag NAIRahmenvertrag SymantecSW f. SchulbibliothekELAKimBund Oracle Rahmenvertrag Standard-SW (Viren-SW)

Facility Management

Fuhrpark

Geb.-Bewachung

HeizölIT-Hardware

IT-Software


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IT-Software

Labormaterial

Lebensmittel

Metallprodukte

Möbel

Paketpost

Papier

PharmaProjektunterstützungReinigung

TelefonanlagenTelefonie

Transporte

Microsoft School AgreementIBM RahmenvertragSelect Rahmenvertrag Microsoft (neu)CA-RahmenvertragMS Enterprise AgreementRahmenvertrag VeritasRahmenvertrag "SurfControl"Händlerausschreibung MS RVF-Secure Anti Virus LizenzLabor GaseLaborverbrauchsmaterial inkl. GC-Materialien, Laborkleingeräte, LaborreagenzienLehrmittel für Physik, Chemie u. BiologieLebensmittel Trockenwaren/HaltbarkeitsprodukteLebensmittel, Suppen, Soßen, BindemittelFleisch/WurstwarenBack- und KonditorwarenMetall (Teillose)Prüf- und Messmittele-tendering FräsmaschineDreh- + FräsmaschinenSchulmöbel TamswegSchulmöbel AHS BludenzSchulmöbel WörglArbeitsplatzbezogene BüromöbelLieferung + Montage Schulmöbel u. SchulbuffeteinrichtungenKarniesenKurierdienst (BMaA)Transportdienst (BMJ)Rahmenvertrag Paketpost (Österr. Post AG)Paketpost - ExpressdienstPapier RB 01 2004 Hygienepapier 01 2004Papier Q4_04Papier Q1/05ArzneimittelArchiv für BMJ (Verhandlungsverfahren)ReinigungReinigung 2/01 WienReinigung KärntenReinigung SteiermarkReinigung EK CobraReinigung IFA TullnReinigung NÖ / BurgenlandReinigung OÖReinigung Tirol u. VorarlbergReinigung SalzburgReinigung Wien IIIReinigung Kärnten Schulen / Uni InnsbruckReinigung Wien IV (Schulen + Verw. Gebäude)Reinigung (Wien V + Bundesländer)Reinigung Land KärntenFensterreinigung in Bundesdienststellen und Schulen der Stadt GrazReinigung Wien VITelefonanlagenProvider Telefonie (Festnetz/ Mobilfunk)Bereitstellung von WAN-DienstenStrahlenfrühwarnsystem Lösung TUSBahn-Kontrakt /BusinesscardBedarfsflügeBahn KontraktverhandlungBundeskreditkarte


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Bustransportleistungen (Region Tirol/Vorarlberg)Hotels / NächtigungTankkartensystem des Bundes (öffentliche Tankstellen)Treibstoff / frei-Haus-Lieferung (Eurosuper/Diesel)Treibstoffe (Eurosuper+Diesel+Winter-D.) Selbstabholer 2005Bereitstellung von Flugtreibstoff Jet A 1 Schmierstoffe (gesamter Bund)Reinigung von Wäsche und FlachwäscheReinigung von Wäsche und Flachwäsche S4Reinigung von Wäsche und Flachwäsche T3Reinigung von Wäsche und Flachwäsche V1WerkstätteneinrichtungWerkstättenausstattungWerkzeuge handgeführtelektr. Werkzeuge + Geräte

Transporte

Treibstoffe

Wäscherei

Werkstattausrüstung


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BBG 2004 39

Impressum

Herausgeber: Bundesbeschaffung GmbH

Geschäftsführung:Andreas Nemec, Michael Ramprecht

Aufsichtsrat:Vorsitz: Dkfm. Michael GröllerGen. Dir. DI Johann MarihartMag. Herbert PreglauMag. Martin Sailer

Redaktion:Eveline Pfneiszl

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Tätigkeitsbericht 2004

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