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ESTRUCTURA No. II

TIEMPO

RETENCIÓN

ARCHIVO

CENTRALS C.T. M/D E

013CERTIFICACIONES,

CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS

013-062CERTIFICACIONES

ENTRAGADAS3 X

E. Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA.

Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central

se realiza el respectivo inventario para la aprobación

del Comité Institucional de Gestión y Desempeño para

su eliminación mediante método de picado. Documento

informativo al cual se le atribuye una valoración primaria

de tipo legal administrativo. Estos documentos

contienen información que solo concierne a la Entidad y

a los Funcionarios, se deben eliminar porque pierden

sus valores primarios

022 COMUNICACIONES OFICIALES

TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL - TVD

CODIGO: FOR-GD-006

VIGENTE DESDE: 2019/06/12

Versión: 02

INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"

GERENCIA

GERENCIA

Marzo 22 de 2002 al 30 de Marzo de 2003.

CÓDIGO

DISPOSICIÓN

FINALPROCEDIMIENTOSASUNTO O SERIE

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GERENCIA

GERENCIA


CÓDIGO

DISPOSICIÓN


022-071COMUNICACIONES OFICIALES

EXTERNAS10 X X

D - E. Serie de carácter MISIONAL. Documento

VITAL o ESENCIAL. Nivel de acesso PUBLICA

CLASIFICADA. El responsable de la Ventanilla Unica

de Correspondencia deberá conservar estos

documentos en soporte electrónico en un SGDEA en el

momento de su recepción como COPIA DE

SEGURIDAD y como evidencia del cumplimiento de las

funciones propias de la Entidad. Una vez cumplido el

tiempo de retención en el archivo central se realiza

selección de las comunicaciones oficiales externas de

las dependencias misionales y de dirección, se

digitalizan con sus respectivos soportes y se elimina el

resto, previa presentación del inventario al Comité

Institucional de Gestión y Desempeño mediante la

metodología de picado.

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GERENCIA

GERENCIA


CÓDIGO

DISPOSICIÓN



INTERNAS10 X

E. Serie de carácter Administrativo. Transcurrido el

tiempo de retención en el archivo central se realiza el

respectivo inventario para la aprobación del Comité

Institucional de Gestión y Desempeño para su

eliminación mediante método de picado. Documento

informativo al cual se le atribuye una valoración primaria

de tipo legal administrativo. Estos documentos

contienen información que solo concierne a la Entidad y

a los Funcionarios, se deben eliminar porque pierden


044 INFORMES INSTITUCIONALES

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GERENCIA

GERENCIA


CÓDIGO

DISPOSICIÓN


044-118 INFORMES DE GERENCIA 10 X

S. Criterio Cualitativo Intrínseco. Nivel de acceso

PUBLICA. Documento VITAL O ESENCIAL. Cumplido

el tiempo de retención en el archivo central se realiza la

selección cualitativa intrínseca de aquellos documentos

que por su cualidad y carácteristica especial incidieron

en el cumplimiento de la actividad misional y generan

valor secundario para la Entidad como fuente histórica

de consulta. El resto de expedientes se realiza el

inventario documental y se elimina tanto en soporte

electrónico como soporte papel, con la aprobación del

Comité Institucional de Gestión y Desempeño mediante

método de picado para el soporte papel. Soporte

Normativo: Ley 951 de 2005, Resolución Contraloría

Nal. 5674 de 2005, Circular Contraloría Nal. N° 11 de

2006, Directiva N° 06 de 2007 Procuraduría, Ley 1551

de 2012.

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GERENCIA

GERENCIA


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070 RESOLUCIONES 10 X X

CT. Nivel de acceso PUBLICA. Serie de carácter

DISPOSITIVO O IMPERATIVO. Documento VITAL O

ESENCIAL. Su disposición final es la Conservación

Total (CT). Conservar estos documentos en soporte

electrónico en un SGDEA como COPIA DE


funciones propias de la dependencia porque generan

valor secundario. Una vez cumplido el tiempo de

retención en el archivo central se realiza el respectivo

inventario tanto físico como electrónico y se efectuará la

transferencia secundaria al Archivo Histórico con sus

respectivos soportes. Estando en el Archivo Historico se

procederá a Digitalizar estos documentos.Soporte

Normativo: Circular 003 de 2015 emitida por el AGN.

S:

C.T.:

SELECCIÓN

CONSERVACION TOTAL

CONVENCIONES:

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GERENCIA

GERENCIA


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M/D: MICROFILMACION O DIGITALIZACION

E:

ELABORO: REVISO Y AVALO:

Equipo de Trabajo del Proceso Comité Institucional de Gestión y Desempeño

FIRMA RESPONSABLE: FIRMA RESPONSABLE:

CARGO: DIRECTORA ADMINISTRATIVA Y COMERCIAL CARGO: PROFESIONAL GRUPO GESTION HUMANA Y DOCUMENTAL

ELIMINACION

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01 ACCIONES CONSTITUCIONALES

01-001 ACCIONES POPULARES 18 X

E.- Nivel de Acceso PUBLICA. Documentos de carácter legal

cuyo original reposa en los juzgados. Son el testimonio de un

mecanismo que tiene por objeto la protección de los derechos

fundamentales de los ciudadanos, por haber perdido sus valores

primarios y poseer cualidades para la investigación, se

seleccionara una muestra cualitativa intrínseca de aquellas tutelas

que hayan invocado el derecho fundamental a la vida y se

conserva como parte de la memoria institucional. Se digitaliza la

serie documental para garantizar la preservación de los originales.

Normatividad asociada a la producción documental Ley 142 de

1994, Decreto 548 de 1995, Resolución 2112 de 1996 Decreto

2591 de 1991, Decreto 306 de 1992.


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01-004 ACCIONES DE TUTELA 18 X

E.- Nivel de Acceso PUBLICA. Documentos de carácter legal

cuyo original reposa en los juzgados. Son el testimonio de un

mecanismo que tiene por objeto la protección de los derechos

fundamentales de los ciudadanos, por haber perdido sus valores

primarios y poseer cualidades para la investigación, se

seleccionara una muestra cualitativa intrínseca de aquellas tutelas

que hayan invocado el derecho fundamental a la vida y se

conserva como parte de la memoria institucional. Se digitaliza la

serie documental para garantizar la preservación de los originales.

Normatividad asociada a la producción documental COLOMBIA.

ASAMBLEA NACIONAL CONSTITUYENTE. Constitución Política

de la República de Colombia. Bogotá: 1991. Artículo 86.

COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Decreto 2591 (19,

noviembre, 1991) Por el cual se reglamenta la acción de tutela

consagrada en el artículo 86 de la Constitución Política. Bogotá:

1991.

COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Decreto 306 (19,

febrero, 1992) Por el cual se reglamenta el Decreto 2591 de 1991.

Bogotá: 1992.

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03 ACTAS

03-021 ACTAS CONSEJO DIRECTIVO 10 X X

D - CT. Serie de carácter MISIONAL. Con base en la Circular

003 de 2015 emitida por el AGN su disposición final es la

Conservacion Total (CT). Documento VITAL o ESENCIAL. Nivel

de acesso PUBLICA CLASIFICADA. El responsable del archivo

CENTRAL deberá conservar estos documentos en soporte

electrónico en un SGDEA en el momento de su recepción como

COPIA DE SEGURIDAD y como evidencia del cumplimiento de

las funciones propias de la dependencia porque generan valor

secundario. Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo

central se realiza el respectivo inventario tanto físico como

electrónico y se efectuará la transferencia secundaria al Archivo

Histórico con sus respectivos soportes.

04 ACUERDOS

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DISPOSICIÓN


04-047ACUERDOS CONSEJO

DIRECTIVO10 X X



Conservacion Total (CT). Documento VITAL o ESENCIAL. Nivel

de acesso PUBLICA CLASIFICADA. El responsable del archivo

CENTRAL deberá conservar estos documentos en soporte

electrónico en un SGDEA en el momento de su recepción como

COPIA DE SEGURIDAD y como evidencia del cumplimiento de

las funciones propias de la dependencia porque generan valor

secundario. Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo

central se realiza el respectivo inventario tanto físico como

electrónico y se efectuará la transferencia secundaria al Archivo

Histórico con sus respectivos soportes.


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DISPOSICIÓN



EXTERNAS10 X X

D - E. Serie de carácter MISIONAL. Documento VITAL o

ESENCIAL. Nivel de acesso PUBLICA CLASIFICADA. El

responsable de la Ventanilla Unica de Correspondencia deberá

conservar estos documentos en soporte electrónico en un SGDEA

en el momento de su recepción como COPIA DE SEGURIDAD y

como evidencia del cumplimiento de las funciones propias de la

Entidad. Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo

central se realiza selección de las comunicaciones oficiales

externas de las dependencias misionales y de dirección, se

digitalizan con sus respectivos soportes y se elimina el resto,

previa presentación del inventario al Comité Institucional de

Gestión y Desempeño mediante la metodología de picado.

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INTERNAS10 X

E. Serie de carácter Administrativo. Transcurrido el tiempo de

retención en el archivo central se realiza el respectivo inventario

para la aprobación del Comité Institucional de Gestión y

Desempeño para su eliminación mediante método de picado.

Documento informativo al cual se le atribuye una valoración

primaria de tipo legal administrativo. Estos documentos contienen

información que solo concierne a la Entidad y a los Funcionarios,

se deben eliminar porque pierden sus valores primarios

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026 CONTRATOS ESTATALES 20 X X

D - S. Criterio Cualitativo Intrínseco. Nivel de acceso PUBLICA.

Documento VITAL O ESENCIAL. Son contratos estatales todos los

actos jurídicos generadores de obligaciones que celebren las entidades

a las que se refiere la Ley 80 de 1993, previstos en el derecho privado o

en disposiciones especiales, o derivados del ejercicio de la autonomía

de la voluntad. Art. 32 de la Ley 80 de 1993. Cumplido el tiempo de

retención en el archivo central se realiza la selección cualitativa

intrínseca de aquellos documentos que por su cualidad y carácteristica

especial incidieron en el cumplimiento de la actividad misional y

generan valor secundario para la Entidad como fuente histórica de

consulta , el resto de expedientes se realiza el inventario documental y

se elimina tanto en soporte electrónico como soporte papel, con la

aprobación del Comité Interno de Archivos mediante método de picado

para el soporte papel.

Soporte Normativo: - Ley 80 de 1993 "Estatuto General de

Contratación de la Administración Pública"

- Decreto 2170 de 2002 "Reglamenta la Ley 80 de 1993"

- Ley 1150 de 2007 "Introduce medidas para la eficiencia y

transparencia en la Ley 80 de 1993"

- Decreto 0734 de 2012 "Regalmenta el Estatuto General de

Contratación de la Administración Pública".

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027 CONVENIOS

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027-075CONVENIOS

INTERADMINISTRATIVOS20 X X

D - S*. Criterio Cualitativo Intrínseco. Nivel de acceso PUBLICA.

Documento VITAL O ESENCIAL. El encargado del Archivo de Central

deberá preservar estos documentos en soporte electrónico en un

SGDEA en el momento de su recepción como COPIA DE

SEGURIDAD, con el mismo tiempo asignado al soporte papel.

Cumplido el tiempo de retención en el archivo central se realiza la

selección cualitativa intrínseca de aquellos documentos que por su

cualidad y carácteristica especial incidieron en el cumplimiento de la

actividad misional y generan valor secundario para la Entidad como

fuente histórica de consulta. El resto de expedientes se realiza el

inventario documental y se elimina tanto en soporte electrónico como

soporte papel, con la aprobación del Comité Institucional de Gestión y

Desempeño mediante método de picado para el soporte papel

Soporte Normativo: - Ley 80 de 1993 "Estatuto General de Contratación

de la Administración Pública"






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027-076CONVENIOS

INTERINSTITUCIONALES20 X X


Documento VITAL O ESENCIAL. Serie documental en la que se agrupa los

documentos sobre las vinculaciones jurídicas que se realizan entre personas

jurídicas públicas o privadas mediante los cuales las partes establecen

compromisos e intenciones generales o específicas de cooperación mutua,

para desarrollar en forma planificada actividades de interés y beneficio común.

Cumplido el tiempo de retención en el archivo central se realiza la selección

cualitativa intrínseca de aquellos documentos que por su cualidad y

carácteristica especial incidieron en el cumplimiento de la actividad misional y

generan valor secundario para la Entidad como fuente histórica de consulta. El

resto de expedientes se realiza el inventario documental y se elimina tanto en

soporte electrónico como soporte papel, con la aprobación del Comité

Institucional de Gestión y Desempeño mediante método de picado para el

soporte papel

Soporte Normativo: - Ley 80 de 1993 "Estatuto General de Contratación de la

Administración Pública"


- Ley 1150 de 2007 "Introduce medidas para la eficiencia y transparencia en la

Ley 80 de 1993"

- Decreto 0734 de 2012 "Regalmenta el Estatuto General de Contratación de la

Administración Pública"

057 ORDENES

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057-202ORDENES DE PRESTACION DE

SERVICIOS20 X X


Documento VITAL O ESENCIAL. El encargado del Archivo de Central

deberá preservar estos documentos en soporte electrónico en un

SGDEA en el momento de su recepción como COPIA DE

SEGURIDAD, con el mismo tiempo asignado al soporte papel.

Cumplido el tiempo de retención en el archivo central se realiza la

selección cualitativa intrínseca de aquellos documentos que por su

cualidad y carácteristica especial incidieron en el cumplimiento de la

actividad misional y generan valor secundario para la Entidad como

fuente histórica de consulta y se Digitaliza . El resto de expedientes se

realiza el inventario documental y se elimina tanto en soporte electrónico

como soporte papel, con la aprobación del Comité Institucional de

Gestión y Desempeño mediante método de picado para el soporte papel

Soporte Normativo: - Ley 80 de 1993 "Estatuto General de Contratación

de la Administración Pública"






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DISPOSICIÓN


063 PROCESOS

063-220 PROCESOS ADMINISTRATIVOS 20 X

S. - Criterio Cualitativo Intrínseco. La serie documental

contiene valores legales y administrativos, mas no históricos, por

lo que una vez cumplidos los tiempos de retención, se debe

seleccionar el 1% de la misma, junto con sus soportes; los demas

documentos seran eliminados una vez cumpla con los respectivos

tiempos.

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063-222 PROCESOS DE LANZAMIENTO 20 X






tiempos.

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063-227PROCESOS ORDINARIOS

LABORALES20 X






tiempos.

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063-228PROCESOS RECURSOS DE

REPOSICION20 X






tiempos.

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066PROPUESTAS CONTRACTUALES

NO SELECCIONADAS20 X

E.- Eliminaciòn. Son documentos que evidencian el proceso

precontractual, en especial las propuestas de las licitaciones no

seleccionadas. En algunos casos presentan la resolución por

medio de la cual se declara desierta o no adjudicada la licitación.

La subserie goza de valores administrativos legales y

económicos. Se establece un tiempo de retención mínimo de 20

años, haciendo uso de la prescripción dada a los procesos de

contratación (Ley 80 de 1993, artículo 55). Este tiempo es

suficiente para responder a las autoridades administrativas

legales y judiciales. Esta documentación no cuenta con valores

secundarios que ameriten su conservación total, ya que la serie

solo goza de valores administrativos y jurídicos. Su tramité no

genera implicaciones futuras por lo cual cumplido el tiempo de

retención se debe eliminar siguiendo los procedimientos

establecidos para tal fin. El tiempo de retención se debe indicar a

contabilizar una vez cerrado o finalizado el trámite licitatorio.

S:

C.T.:

SELECCIÓN

CONSERVACION TOTAL

CONVENCIONES:

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CÓDIGO

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E: ELIMINACION




ELABORO: REVISO Y APROBO:

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03 ACTAS

03-011

ACTAS COMITÉ DE

COORDINACION DEL SISTEMA

DE CONTROL INTERNO

10 X

D - CT. Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA.

Conservar estos documentos en soporte electrónico en

un SGDEA como COPIA DE SEGURIDAD y como

evidencia del cumplimiento de las funciones propias de

la dependencia porque generan valor secundario. Una

vez cumplido el tiempo de retención en el archivo

central se realiza el respectivo inventario tanto físico

como electrónico y se efectuará la transferencia

secundaria al Archivo Histórico con sus respectivos

soportes.

Soporte normativo: Decreto 1716 de 2009 de la

Presidencia de la Republica. Ley 87 de 1993 Normas

para el ejercicio del control interno, Art. 13; Decreto

Reglamentario 1826 de 1994

07 AUDITORIAS INTERNAS

CÓDIGO

DISPOSICIÓN



GERENCIA

OFICINA DE CONTROL INTERNO



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GERENCIA




CODIGO: FOR-GD-006


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07-055AUDITORÌAS INTERNAS DEL

SISTEMA DE CONTROL INTERNO8 X

Subserie de carácter MISIONAL. Documento VITAL

o ESENCIAL. Nivel de acesso PUBLICA

CLASIFICADA. Cumplido ocho (8) años en el Archivo

Central, se Digitaliza para la conservación

permanente de ambos soportes como evidencia de

los procesos de rendición de cuentas a la ciudadanía.

Soporte Normativo: NTC ISO 9000: Norma Técnica

Colombiana que estructura estándares internacionales

enfocados a la gestión por procesos


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GERENCIA




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EXTERNAS10 X X

D - CT. Serie de carácter MISIONAL. Con base en la

Circular 003 de 2015 emitida por el AGN su disposición

final es la Conservacion Total (CT). Documento VITAL

o ESENCIAL. Nivel de acesso PUBLICA

CLASIFICADA. El responsable del archivo de central

deberá conservar estos documentos en soporte

electrónico en un SGDEA en el momento de su

recepción como COPIA DE SEGURIDAD y como

evidencia del cumplimiento de las funciones propias de

la dependencia porque generan valor secundario. Una


central se realiza el respectivo inventario tanto físico

como electrónico y se efectuará la transferencia

secundaria al Archivo Histórico con sus respectivos

soportes.

Soporte Normativo: Acuerdo 060 de 2001 AGN

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GERENCIA




CODIGO: FOR-GD-006


Versión: 02


INTERNAS10 X

E. Serie de carácter Administrativo. Transcurrido el



Institucional de Gestión y Desempeño para su

eliminación mediante método de picado. Documento

informativo al cual se le atribuye una valoración

primaria de tipo legal administrativo. Estos documentos

contienen información que solo concierne a la Entidad

y a los Funcionarios, se deben eliminar porque pierden



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CÓDIGO

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GERENCIA




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044-106INFORMES DE AUDITORIAS

INTERNAS 10 X x

S. D.- Criterio Cualitativo Intrínseco. Nivel de

acceso PUBLICA. Documento VITAL O ESENCIAL.

Cumplido el tiempo de retención en el archivo central

se realiza la selección cualitativa intrínseca de aquellos

documentos que por su cualidad y carácteristica

especial incidieron en el cumplimiento de la actividad

misional y generan valor secundario para la Entidad

como fuente histórica de consulta y se Digitaliza. El

resto de expedientes se realiza el inventario

documental y se elimina tanto en soporte electrónico

como soporte papel, con la aprobación del Comité

Institucional de Gestión y Desempeño mediante

método de picado para el soporte papel.

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TIEMPO

RETENCIÓNARCHIVO

CENTRALS C.T. M/D E

CÓDIGO

DISPOSICIÓN



GERENCIA




CODIGO: FOR-GD-006


Versión: 02

044-108INFORMES DE AUSTERIDAD EN

EL GASTO PUBLICO10 X X


PUBLICA. Documento VITAL O ESENCIAL.












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ENTIDAD

PRODUCTORA:

UNIDAD

ADMINISTRATIVA:

OFICINA

PRODUCTORA:

ESTRUCTURA No. II

TIEMPO

RETENCIÓNARCHIVO

CENTRALS C.T. M/D E

CÓDIGO

DISPOSICIÓN



GERENCIA




CODIGO: FOR-GD-006


Versión: 02

044-119 INFORMES DE GESTION 10 X X



El informe comprende datos e información de la

gestión adelantada por INFIBAGUE en sus diferentes

dependencias para las vigencias. Se pretende dar

cuenta de los diferentes resultados adelantados a fin

de determinar el nivel de cumplimiento alcanzado entre

lo planeado y lo ejecutado en línea con el cumplimiento

de la plataforma estratégica, que incorporó un nuevo

termino llamado Gran Apuesta. Cumplido el tiempo de

retención en el archivo central se realiza la selección

cualitativa intrínseca de aquellos informes de gestiòn

que por su cualidad y carácteristica especial incidieron

en el cumplimiento de la actividad misional y generan

valor secundario para la Entidad como fuente histórica

de consulta. El resto de expedientes se realiza el

inventario documental y se elimina tanto en soporte

electrónico como soporte papel, con la aprobación del

Comité Institucional de Gestión y Desempeño

mediante método de picado para el soporte papel.

Página 30 de 74

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ENTIDAD

PRODUCTORA:

UNIDAD

ADMINISTRATIVA:

OFICINA

PRODUCTORA:

ESTRUCTURA No. II

TIEMPO

RETENCIÓNARCHIVO

CENTRALS C.T. M/D E

CÓDIGO

DISPOSICIÓN



GERENCIA




CODIGO: FOR-GD-006


Versión: 02

044-129

INFORMES EJECUTIVOS

ANUALES EVALUACION DEL

SISTEMA DE CONTROL INTERNO

10 x x














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UNIDAD

ADMINISTRATIVA:

OFICINA

PRODUCTORA:

ESTRUCTURA No. II

TIEMPO

RETENCIÓNARCHIVO

CENTRALS C.T. M/D E

CÓDIGO

DISPOSICIÓN



GERENCIA




CODIGO: FOR-GD-006


Versión: 02

044-131INFORMES ENTES DE CONTROL

Y VIGILANCIA10 X

CT.- Nivel de acceso PUBLICA. Documento VITAL

O ESENCIAL. Informes excepcionales que son

requeridos por entidades como la Contraloría o la

Procuraduría en ejercicio de sus funciones. Serie de

carácter MISIONAL.Con base en la Circular 003 de

2015 emitida por el AGN su disposición final es la

Conservacion Total (CT). Una vez cumplido el tiempo

de retención en el archivocentral se realiza el

respectivo inventario y se efectúa la transferencia

secundaria al Archivo Histórico.

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ENTIDAD

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UNIDAD

ADMINISTRATIVA:

OFICINA

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ESTRUCTURA No. II

TIEMPO

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CENTRALS C.T. M/D E

CÓDIGO

DISPOSICIÓN



GERENCIA




CODIGO: FOR-GD-006


Versión: 02

044-137INFORMES FINALES AUDITORIA

DE CONTROL EXCEPCIONAL10 X








como fuente histórica de consulta , el resto de

expedientes se realiza el inventario documental y se

elimina tanto en soporte electrónico como soporte

papel, con la aprobación del Comité Institucional de

Gestión y Desempeño mediante método de picado


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ENTIDAD

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UNIDAD

ADMINISTRATIVA:

OFICINA

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ESTRUCTURA No. II

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CENTRALS C.T. M/D E

CÓDIGO

DISPOSICIÓN



GERENCIA




CODIGO: FOR-GD-006


Versión: 02

044-140INFORMES INTERMEDIOS DE

CONTROL INTERNO CONTABLE10 X








como fuente histórica de consulta , el resto de

expedientes se realiza el inventario documental y se

elimina tanto en soporte electrónico como soporte

papel, con la aprobación del Comité Institucional de

Gestión y Desempeño mediante método de picado


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OFICINA

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ESTRUCTURA No. II

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CÓDIGO

DISPOSICIÓN



GERENCIA




CODIGO: FOR-GD-006


Versión: 02

044-155INFORMES RENDICIÓN DE

CUENTAS 10 X X














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CÓDIGO

DISPOSICIÓN



GERENCIA




CODIGO: FOR-GD-006


Versión: 02

044-158INFORMES SANEAMIENTO

CONTABLE10 X X














048 INVENTARIOS

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CÓDIGO

DISPOSICIÓN



GERENCIA




CODIGO: FOR-GD-006


Versión: 02

048-185

INVENTARIOS DE

TRANSFERENCIAS

DOCUMENTALES

3 X


Transcurrido el tiempo de retención en el archivo

central se realiza el respectivo inventario para la

aprobación del Comité Institucional de Gestión y

Desempeñopara su eliminación mediante método de

picado. Documento informativo al cual se le atribuye

una valoración primaria de tipo legal administrativo.

Estos documentos contienen información que solo

concierne a la Entidad y a los Funcionarios, se deben

eliminar porque pierden sus valores primarios

059 PLANES INSTITUCIONALES

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DISPOSICIÓN



GERENCIA




CODIGO: FOR-GD-006


Versión: 02

059-206 PLANES DE ACCION 10 X

CT. Serie de carácter MISIONAL. Con base en la

Circular 003 de 2015 emitida por el AGN su disposición

final es la Conservacion Total (CT) Una vez cumplido

el tiempo de retención en el archivo central se realiza

el respectivo inventario y se efectúa la transferencia


Soporte Normativo: Ley 152 de 1994 se establece la

Ley Orgánica del Plan de Desarrollo - Ley 1474 de

2011 Art. 74 Publicacion Plan de Accion

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CÓDIGO

DISPOSICIÓN



GERENCIA




CODIGO: FOR-GD-006


Versión: 02

059-213 PLANES DE MEJORAMIENTO 10 X

CT. Serie de carácter MISIONAL. Documento en el

que se registran las acciones y estrategias

encaminadas a subsanar oportunidades de mejora que

se identifican en la auditoria interna y las

observaciones realizadas por los organismo de control.

Guía de Auditoría para Entidades Públicas. Con base

en la Circular 003 de 2015 emitida por el AGN su

disposición final es la Conservacion Total (CT). Una


central se realiza el respectivo inventario y se efectúa

la transferencia secundaria al Archivo Histórico.

S:

C.T.:


E:

CONVENCIONES:

SELECCIÓN

CONSERVACION TOTAL

ELIMINACION



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CÓDIGO

DISPOSICIÓN



GERENCIA




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Versión: 02



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TIEMPO

RETENCIÓNARCHIVO

CENTRALS C.T. M/D E

03 ACTAS

03-031ACTAS DE ENTREGA DE

BANCAS 10 X

E. Nivel de acceso PUBLICA

CLASIFICADA.Transcurrido el tiempo de retención

en el archivo central se realiza el respectivo

inventario para la aprobación del Comité Institucional

de Gestión y Desempeño para su eliminación

mediante método de picado.


MATERIAL VEGETAL 10 X








GERENCIA

DIRECCION OPERATIVA



CODIGO: FOR-GD-006


Versión: 02

CÓDIGO ASUNTO O SERIE

DISPOSICIÓN

FINALPROCEDIMIENTOS

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GERENCIA

DIRECCION OPERATIVA



CODIGO: FOR-GD-006


Versión: 02


DISPOSICIÓN

FINALPROCEDIMIENTOS


PARQUES RECUPERADOS 10 X







03-034ACTAS DE ENTREGA PARQUES

INFANTILES11 X







022 COMUICACIONES OFICIALES

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GERENCIA

DIRECCION OPERATIVA



CODIGO: FOR-GD-006


Versión: 02


DISPOSICIÓN

FINALPROCEDIMIENTOS


EXTERNAS10 X X



CLASIFICADA. El responsable de la Ventanilla

Unica de Correspondencia deberá conservar estos

documentos en soporte electrónico en un SGDEA en

el momento de su recepción como COPIA DE

SEGURIDAD y como evidencia del cumplimiento de

las funciones propias de la Entidad. Una vez

cumplido el tiempo de retención en el archivo central

se realiza selección de las comunicaciones oficiales

externas de las dependencias misionales y de

dirección, se digitalizan con sus respectivos soportes

y se elimina el resto, previa presentación del

inventario al Comité Institucional de Gestión y

Desempeño mediante la metodología de picado.

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GERENCIA

DIRECCION OPERATIVA



CODIGO: FOR-GD-006


Versión: 02


DISPOSICIÓN

FINALPROCEDIMIENTOS


INTERNAS10 X

E. Serie de carácter Administrativo. Transcurrido

el tiempo de retención en el archivo central se

realiza el respectivo inventario para la aprobación

del Comité Institucional de Gestión y Desempeño

para su eliminación mediante método de picado.

Documento informativo al cual se le atribuye una

valoración primaria de tipo legal administrativo.


concierne a la Entidad y a los Funcionarios, se

deben eliminar porque pierden sus valores primarios

023 CONCEPTOS

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Versión: 02


DISPOSICIÓN

FINALPROCEDIMIENTOS

023-074 CONCEPTOS TECNICOS 8 X


Circular 003 de 2015 emitida por el AGN su

disposición final es la Conservacion Total (CT) Una


central se realiza el respectivo inventario y se

efectúa la transferencia secundaria al Archivo

Histórico.

028 CORRESPONDENCIA

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GERENCIA

DIRECCION OPERATIVA



CODIGO: FOR-GD-006


Versión: 02


DISPOSICIÓN

FINALPROCEDIMIENTOS

028-077CORRESPONDENCIA

DESPACHADA10 X X
















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GERENCIA

DIRECCION OPERATIVA



CODIGO: FOR-GD-006


Versión: 02


DISPOSICIÓN

FINALPROCEDIMIENTOS

028-078 CORRESPONDENCIA RECIBIDA 10 X X
















Página 47 de 74

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GERENCIA

DIRECCION OPERATIVA



CODIGO: FOR-GD-006


Versión: 02


DISPOSICIÓN

FINALPROCEDIMIENTOS

031 DERECHOS DE PETICION 10 X


el tiempo de retención en el archivo central se

realiza el respectivo inventario para la aprobación

del Comité Institucional de Gestión y Desempeño

para su eliminación mediante método de picado.






034 ESTUDIOS E INVESTIGACIONES

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DIRECCION OPERATIVA



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Versión: 02


DISPOSICIÓN

FINALPROCEDIMIENTOS

034-088

ESTUDIOS PARA LA

FORMULACION Y VIABILIDAD DE

PROYECTOS

10 X


MISIONAL. Documentos que reflejan las

actuaciones de la dependencia con relación a:

Estudios Especiales sobre proyectos. Luego del

período de retención en el Archivo Central, todo se

digitalizará, y se conservará en papel una muestra

del 30% de la cantidad encontrada, de acuerdo a los

estudios especiales relacionados con temas

técnicos de la Entidad. Los demás se eliminarán.

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Versión: 02


DISPOSICIÓN

FINALPROCEDIMIENTOS

042HISTORIAS PUESTOS PLAZAS

DE MERCADO8 X

CT.- Nivel de acceso PUBLICA. Serie de carácter

MISIONAL. Con base en la Circular 003 de 2015

emitida por el AGN su disposición final es la

Conservacion Total (CT). Documento VITAL o

ESENCIAL. Una vez cumplido el tiempo de retención


inventario tanto físico como electrónico y se

efectuará la transferencia secundaria al Archivo

Histórico con sus respectivos soportes. Constituyen

parte del patrimonio documental de la

administración, se conservan totalmente para

evidenciar los distintos requerimientos de los

organismos de control. En el momento que el

Concejo Municipal decida trasladar esta funciòn

delegada a la administraciòn municipal, se harà

entrega mediante inventario documental.


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DIRECCION OPERATIVA



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Versión: 02


DISPOSICIÓN

FINALPROCEDIMIENTOS

044-098INFORMES ADMINISTRADORES

PLAZAS DE MERCADO5 x




se realiza la selección cualitativa intrínseca de

aquellos infoemes que por su cualidad y

carácteristica especial incidieron en el cumplimiento

de la actividad misional y generan valor secundario

para la Entidad como fuente histórica de consulta. El






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GERENCIA

DIRECCION OPERATIVA



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Versión: 02


DISPOSICIÓN

FINALPROCEDIMIENTOS



acceso PUBLICA. Documento VITAL O

ESENCIAL. El informe comprende datos e

información de la gestión adelantada por

INFIBAGUE en sus diferentes dependencias para

las vigencias. Se pretende dar cuenta de los

diferentes resultados adelantados a fin de

determinar el nivel de cumplimiento alcanzado entre

lo planeado y lo ejecutado en línea con el

cumplimiento de la plataforma estratégica, que

incorporó un nuevo termino llamado Gran Apuesta.



aquellos informes de gestiòn que por su cualidad y









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TIEMPO

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GERENCIA

DIRECCION OPERATIVA



CODIGO: FOR-GD-006


Versión: 02


DISPOSICIÓN

FINALPROCEDIMIENTOS

044-122INFORMES DE VISITAS

TECNICAS DE OBRAS CIVILES2 X






mediante método de picado. Pierde su valor

primario, ya que el contenido de los mismos

informes hacen parte del expediente contractual.

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GERENCIA

DIRECCION OPERATIVA



CODIGO: FOR-GD-006


Versión: 02


DISPOSICIÓN

FINALPROCEDIMIENTOS

044-160

INFORMES SEMANALES DE

NOVEDADES PLAZAS DE

MERCADO

5 X





aquellos informes que por su cualidad y









047INSTRUMENTOS DE CONTROL Y

REGISTRO

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GERENCIA

DIRECCION OPERATIVA



CODIGO: FOR-GD-006


Versión: 02


DISPOSICIÓN

FINALPROCEDIMIENTOS

047-179 REPORTES INDIVIDUALES PQR 5 X











058PETICIONES, QUEJAS Y

RECLAMOS7 X X

S. - CT.- Criterio Cualitativo Intrínseco. Estos

documentos reflejan la atención a peticiones de

acceso a la información pública, excepto la de

carácter reservado o clasificado (Ley 1712 de 2014).

Se conservan 7 años en Archivo Central. Al cabo de

los 8 años se seleccionan los primeros 3

expedientes por mes, iniciando desde enero y sin

superar el 5% de su produccion anual.

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GERENCIA

DIRECCION OPERATIVA



CODIGO: FOR-GD-006


Versión: 02


DISPOSICIÓN

FINALPROCEDIMIENTOS




Circular 003 de 2015 emitida por el AGN su

disposición final es la Conservacion Total (CT) Una


central se realiza el respectivo inventario y se

efectúa la transferencia secundaria al Archivo

Histórico.

Soporte Normativo: Ley 152 de 1994 se establece

la Ley Orgánica del Plan de Desarrollo - Ley 1474 de

2011 Art. 74 Publicacion Plan de Accion

067 PROYECTOS INSTITUCIONALES

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GERENCIA

DIRECCION OPERATIVA



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Versión: 02


DISPOSICIÓN

FINALPROCEDIMIENTOS

067-250

PROYECTOS MANTENIMIENTO,

PRESERVACION,

ARBORIZACION Y

CONSTRUCCION DE LOS

PARQUES Y ZONAS VERDES

10 X


MISIONAL.Con base en la Circular 003 de 2015


Conservacion Total (CT). Una vez cumplido el

tiempo de retención en el archivocentral se realiza el



073 SOLICITUDES

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ENTIDAD

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GERENCIA

DIRECCION OPERATIVA



CODIGO: FOR-GD-006


Versión: 02


DISPOSICIÓN

FINALPROCEDIMIENTOS

073-262SOLICITUDES DE PERMISOS

PODAS5 X





Desempeño para su eliminación mediante método

de picado. Se elimina, puesto que ha perdido sus

valores primarios.


ROCERIAS6 X







valores primarios.

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GERENCIA

DIRECCION OPERATIVA



CODIGO: FOR-GD-006


Versión: 02


DISPOSICIÓN

FINALPROCEDIMIENTOS


TALAS7 X







valores primarios.

S:

C.T.:


E:


CONVENCIONES:

SELECCIÓN

CONSERVACION TOTAL

ELIMINACION




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TIEMPO

RETENCIÓNARCHIVO

CENTRALS C.T. M/D E



EXTERNAS10 X X

















INTERNAS10 X



el respectivo inventario para la aprobación del

Comité Institucional de Gestión y Desempeño para

su eliminación mediante método de picado.






028 CORRESPONDENCIA

028-077CORRESPONDENCIA

DESPACHADA10 X X

D - CT. Serie de carácter MISIONAL. Con base en

la Circular 003 de 2015 emitida por el AGN su

disposición final es la Conservacion Total (CT).

Documento VITAL o ESENCIAL. Nivel de acesso

PUBLICA CLASIFICADA. El responsable del archivo

de central deberá conservar estos documentos en

soporte electrónico en un SGDEA en el momento de

su recepción como COPIA DE SEGURIDAD y como

evidencia del cumplimiento de las funciones propias

de la dependencia porque generan valor secundario.

Una vez cumplido el tiempo de retención en el

archivo central se realiza el respectivo inventario

tanto físico como electrónico y se efectuará la


respectivos soportes.



GERENCIA

DIRECCION TECNICA DE PROYECTO Y PROMOCION EMPRESARIAL



CODIGO: FOR-GD-006


Versión: 02


DISPOSICIÓN

FINALPROCEDIMIENTOS

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GERENCIA




CODIGO: FOR-GD-006


Versión: 02


DISPOSICIÓN

FINALPROCEDIMIENTOS

028-078 CORRESPONDENCIA RECIBIDA 10 X X

D - CT. Serie de carácter MISIONAL. Con base en

la Circular 003 de 2015 emitida por el AGN su

disposición final es la Conservacion Total (CT).

Documento VITAL o ESENCIAL. Nivel de acesso

PUBLICA CLASIFICADA. El responsable del archivo

de central deberá conservar estos documentos en

soporte electrónico en un SGDEA en el momento de

su recepción como COPIA DE SEGURIDAD y como









034 ESTUDIOS E INVESTIGACIONES

034-090ESTUDIOS Y DISEÑOS DE LAS

REDES ELECTRICAS11 X


MISIONAL. Documentos que reflejan las actuaciones

de la dependencia con relación a: Estudios

Especiales sobre proyectos. Luego del período de

retención en el Archivo Central, todo se digitalizará, y

se conservará en papel una muestra del 30% de la

cantidad encontrada, de acuerdo a los estudios

especiales relacionados con temas técnicos de la

Entidad. Los demás se eliminarán.




acceso PUBLICA. Documento VITAL O

ESENCIAL. El informe comprende datos e

información de la gestión adelantada por

INFIBAGUE en sus diferentes dependencias para las

vigencias. Se pretende dar cuenta de los diferentes

resultados adelantados a fin de determinar el nivel

de cumplimiento alcanzado entre lo planeado y lo

ejecutado en línea con el cumplimiento de la

plataforma estratégica, que incorporó un nuevo

termino llamado Gran Apuesta. Cumplido el tiempo

de retención en el archivo central se realiza la

selección cualitativa intrínseca de aquellos informes

044-122

INFORMES DE VISITAS

TECNICAS PARQUES Y ZONAS

VERDES

2 X






mediante método de picado. Pierde su valor

primario, ya que el contenido de los mismos informes

hacen parte del expediente contractual.

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GERENCIA




CODIGO: FOR-GD-006


Versión: 02


DISPOSICIÓN

FINALPROCEDIMIENTOS

058PETICIONES, QUEJAS Y

RECLAMOS5 X

S.- Selecciòn Cuantitativa Intrìnsica. Nivel de

acceso PUBLICA CLASIFICADA. La

documentación que conforma la serie, corresponde a

aquellas quejas y solicitudes allegadas por la

ciudadania. Una vez se cumplan los tiempos

establecidos para su retención, se selecciona el 5%

del total de la documentación en un año. Lo restante

sera eliminado. No posee valores secundarios que

permita el desarrollo de investigaciones históricas

posteriores.



CT. Serie de carácter MISIONAL. “Instrumento de

programación anual de las metas del plan de

desarrollo que permite a cada dependencia de la

administración orientar su quehacer para cumplir con

los compromisos establecidos en el plan de

desarrollo. Con base en la Circular 003 de 2015


Conservacion Total (CT) Una vez cumplido el tiempo

de retención en el archivo central se realiza el



Soporte Normativo: COLOMBIA. CONGRESO DE

067 PROYECTOS INSTITUCIONALES

067-240 PROYECTOS ADULTO MAYOR 10 X








067-245

PROYECTOS DE

MEJORAMIENTO CONDICION DE

VIDA

10 X








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GERENCIA




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Versión: 02


DISPOSICIÓN

FINALPROCEDIMIENTOS

067-249

PROYECTOS MANTENIMIENTO,

CONSTRUCCION Y

REMODELACION DE INMUEBLES

PUBLICOS

10 X








067-252

PROYECTOS MODERNIZACION

ADMINISTRATIVA PLAZAS DE

MERCADO

10 X








S:

C.T.:


E:


CONVENCIONES:

SELECCIÓN

CONSERVACION TOTAL

ELIMINACION




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ESTRUCTURA No. II

TIEMPO

RETENCIÓNARCHIVO

CENTRALS C.T. M/D E

03 ACTAS

03-027 ACTAS CONCILIACION LABORAL 5 X

CT.- Nivel de acesso PUBLICA CLASIFICADA. Con base

en la Circular 003 de 2015 emitida por el AGN su disposición

final es la Conservacion Total (CT). El responsable del

archivo de gestión deberá conservar estos documentos en

soporte electrónico en un SGDEA en el momento de su

producción o recepción como COPIA DE SEGURIDAD y

como evidencia del cumplimiento de las funciones propias de

la dependencia porque generan valor secundario. Una vez

08AUTOLIQUIDACIONES DE

APORTES80 X

E. Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA. Transcurrido el



Institucional de Gestión y Desempeño para su eliminación

mediante método de picado. Se elimina ya que no tiene

valores secundarios.

013CERTIFICACIONES,

CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS

013-070 CONSTANCIAS LABORALES 4 X

Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA. Transcurrido el



Institucional de Gestión y Desempeños para su eliminación


valores secundarios

014 CIRCULARES 6 X

Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA. La serie

Circulares evidencia el desarrollo de las actividades

misionales y administrativas del Instituto. No constituyen el

patrimonio histórico de la Entidad y no desarrolla valores

secundarios. Una vez cumpla su tiempo de retención de 6

años en el archivo central y teniendo en cuenta que el tiempo

máximo dispuesto por la Ley 1474 de 2011 para la

prescripción de la acción disciplinaria que es de 5 años, se

procederá a su eliminación utilizando el protocolo establecido

por el archivo de INFIBAGUE. Soporte Normativo: Acuerdo

07 de 1994 en sus artículos 25, 26 y 27, Decreto 2609 de

2012 en su artículo 9, literal f) y h), 16 Literal b) y c), Acuerdo

033 de 1999.


CODIGO: FOR-GD-006


Versión: 02


GERENCIA

DIVISION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA


CÓDIGO

DISPOSICIÓN


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Hoja 1 de 1

ENTIDAD

PRODUCTORA:

UNIDAD

ADMINISTRATIVA:

OFICINA

PRODUCTORA:

ESTRUCTURA No. II

TIEMPO

RETENCIÓNARCHIVO

CENTRALS C.T. M/D E


CODIGO: FOR-GD-006


Versión: 02


GERENCIA



CÓDIGO

DISPOSICIÓN




EXTERNAS10 X X



responsable de la Ventanilla Unica de Correspondencia

deberá conservar estos documentos en soporte electrónico en

un SGDEA en el momento de su recepción como COPIA DE


funciones propias de la Entidad. Una vez cumplido el tiempo

de retención en el archivo central se realiza selección de las

comunicaciones oficiales externas de las dependencias

misionales y de dirección, se digitalizan con sus respectivos

soportes y se elimina el resto, previa presentación del

inventario al Comité Institucional de Gestión y Desempeño

mediante la metodología de picado.


INTERNAS10 X

E. Serie de carácter Administrativo. Transcurrido el tiempo

de retención en el archivo central se realiza el respectivo

inventario para la aprobación del Comité Institucional de

Gestión y Desempeño para su eliminación mediante método

de picado. Documento informativo al cual se le atribuye una

valoración primaria de tipo legal administrativo. Estos

documentos contienen información que solo concierne a la

Entidad y a los Funcionarios, se deben eliminar porque pierden


041 HISTORIAS LABORALES 80 X

Criterio Cualitativo Intrínseco. Nivel de acceso PUBLICA RESERVADA.

Documento VITAL O ESENCIAL. Es una serie documental de manejo y acceso

reservado por parte de los funcionarios del Grupo de Gestión Humana y

Documental en donde se conservan cronológicamente todos los documentos de

carácter administrativo relacionados con el vínculo laboral que se establece

entre el funcionario y la entidad.” Una vez la serie cumpla los tiempos de

retención contados a partir del cierre del expediente o trámite que le dio inicio, la

entidad determinara el proceso de selección teniendo en cuenta que este

puede realizarse cuantitativa y cualitativamente. La selección cuantitativa se

relaciona con la definición de un porcentaje de muestra el cual debe considerar

el volumen de producción documental anual; la selección cualitativa se

fundamenta en la definición de criterios descriptivos que den cuenta de

características o finalidades del trámite que sean susceptibles de conservar

permanentemente, determinantes para la cultura y la historia del Instituto. El

proceso de selección será realizado por el Comité Institucional de Gestión y

Desempeño, el jefe de la dependencia productora y los interesados.

La documentación seleccionada, se debe transferir al Archivo Histórico para su

conservación total, de acuerdo con lo establecido en el Decreto 1080 de 2015

del Ministerio de Cultura, en su Capítulo IX, Artículo 2.8.2.9.1 Transferencias

secundarias.

La Ley 594 de 2000, artículo 19, parágrafo 2. "Los documentos originales que

posean valores históricos no podrán ser destruidos, aun cuando hayan sido

reproducidos y/o almacenados mediante cualquier medio". Soporte Normativo:

Circular No. 004 (6, junio, 2003). Organización de las Historias Laborales.

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ENTIDAD

PRODUCTORA:

UNIDAD

ADMINISTRATIVA:

OFICINA

PRODUCTORA:

ESTRUCTURA No. II

TIEMPO

RETENCIÓNARCHIVO

CENTRALS C.T. M/D E


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GERENCIA



CÓDIGO

DISPOSICIÓN


044 INFORMES INTITUCIONALES

044-119 INFORMES DE GESTION 10 X


PUBLICA. Documento VITAL O ESENCIAL. Cumplido el

tiempo de retención en el archivo central se realiza la

selección cualitativa intrínseca de aquellos documentos que

por su cualidad y carácteristica especial incidieron en el

cumplimiento de la actividad misional y generan valor

secundario para la Entidad como fuente histórica de consulta ,

el resto de expedientes se realiza el inventario documental y

se elimina tanto en soporte electrónico como soporte papel,

con la aprobación del Comité Institucional de Gestión y

Desempeño mediante método de picado para el soporte

papel.

044-131INFORMES ENTES DE CONTROL

Y VIGILANCIA20 X

CT - D.- Documentos de carácter administrativo, que dan

testimonio de la información requerida por los entes externos

de control y vigilancia a la Superintendencia, por su contenido

informativo que da fe de los informes presentados a los

diversos entes de control se conserva como parte de la

memoria institucional, se microfilma la serie documental para

garantizar la preservación de los originales. Soporte

Normativo asociado a la producción documental Ley 142 de

1994, Decreto 548 de 1995 y la resolución 2112 de 1996,

Decreto 485 de 1995.

052 MEMORANDOS 10 X

S - CT.- Documentos de carácter administrativo, que

soportan el cruce de información entre dependencias internas

de la Entidad. Se selecciona una muestra cualitativa intrínseca

seleccionando los memorando originales correspondientes la

División Administrativa y Financiera y Oficinas, ya que en ellos

se entran consolidados los datos de las dependencias a su

cargo. Se conserva como parte de la memoria institucional y

se digitaliza la serie documental para garantizar la

preservación de los originales.

Soporte Normativo asociado a la producción documental Ley

142 de 1994, Decreto 548 de 1995, Resolución 2112 de 1996.

054 NOMINA 80 X

Subserie de carácter MISIONAL. Documento VITAL O

ESENCIAL Nivel de acceso PUBLICA RESERVADA.

Relación de pago en la cual se registran los salarios, las

bonificaciones y las deducciones de un periodo determinado,

que realiza una entidad a sus funcionarios en cumplimiento de

las obligaciones contractuales. Preservar estos documentos

en soporte electrónico en un SGDEA en el momento de su

producción o recepción como COPIA DE SEGURIDAD, con el

mismo tiempo asignado al soporte papel. Una vez cumplido el


respectivo inventario tanto físico como electrónico y se

efectuará la transferencia secundaria al Archivo Histórico con

sus respectivos soportes. Soporte Normativo: Ley 100 (23,

diciembre, 1993). Por la cual se crea el sistema de seguridad

social integral y se dictan otras disposiciones. Bogotá: 1993.

Artículos 206 y 207. Decreto 780 (6, mayo, 2016). Por medio

del cual se expide el Decreto único Reglamentario del Sector

Salud y Protección Social. Bogotá: 2016.

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ENTIDAD

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UNIDAD

ADMINISTRATIVA:

OFICINA

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ESTRUCTURA No. II

TIEMPO

RETENCIÓNARCHIVO

CENTRALS C.T. M/D E


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GERENCIA



CÓDIGO

DISPOSICIÓN


065 PROGRAMAS INSTITUCIONALES

065-232PROGRAMAS SALUD

OCUPACIONAL10 X

Nivel de acceso PUBLICA. Subserie MISIONAL. La

subserie consiste en la planeación y ejecución de actividades

de medicina, seguridad e higiene industrial , que tienen como

objetivo mantener y mejorar la salud de los trabajadores en

las empresas. Una vez cumpla su tiempo de retención de 10

años en el central, se procederá a su eliminación siguiendo el

procedimiento establecido por el AGN. Soporte Normativo:

Ley 9 de 1979, establece la obligación de contar con un

Programa de Salud Ocupacional en los lugares de trabajo.

Resolución 2400 de 1979, por la cual se establecen

disposiciones sobre vivienda, higiene y seguridad en los

establecimientos de trabajo. Ley 1562 d e 2012 y Ley 1016 de

2013.

S:

C.T.:


E:


SELECCIÓN

CONSERVACION TOTAL

ELIMINACION




CONVENCIONES:

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ENTIDAD

PRODUCTORA:

UNIDAD

ADMINISTRATIVA:

OFICINA

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ESTRUCTURA No. II

TIEMPO

RETENCIÓNARCHIVO

CENTRALS C.T. M/D E

19COMPROBANTES DE

CONTABILIDAD10 X




aprobación del Comité Interno de Archivos para su

eliminación mediante método de picado. Se elimina

ya que no tiene valores secundarios.

Soporte Normativo: Ley 962 de 2005. Artículo 28;

Régimen de Contabilidad Pública, Marco conceptual

9.2.1. Soportes de Contabilidad y Decreto 2674 de

2012

032EJECUCIONES

PRESUPUESTALES10 X





Desempeño para su eliminación mediante método de

picado. Se elimina ya que no tiene valores

secundarios.

033 ESTADOS FINANCIEROS 10 X







secundarios.

049 LIBROS CONTABLES

049-191 LIBROS AUXILIARES







secundarios.

Soporte Contable: DECRETO 2649 DE 1993 Por el

cual se reglamenta la Contabilidad en general Ley

962 de 2005. Artículo 28; Régimen de Contabilidad

Pública, Marco conceptual 9.2.1. Soportes de

Contabilidad y Decreto 2674 de 2012

049-192 LIBROS DIARIOS OFICIALES







secundarios.

Soporte Contable: DECRETO 2649 DE 1993 Por el

cual se reglamenta la Contabilidad en general Ley

962 de 2005. Artículo 28; Régimen de Contabilidad

Pública, Marco conceptual 9.2.1. Soportes de

Contabilidad y Decreto 2674 de 2012


CODIGO: FOR-GD-006


Versión: 02


DISPOSICIÓN

FINALPROCEDIMIENTOS



PRESUPUESTO Y CONTABILIDAD


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CENTRALS C.T. M/D E


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DISPOSICIÓN

FINALPROCEDIMIENTOS



PRESUPUESTO Y CONTABILIDAD


049-193 LIBROS MAYOR Y BALANCES 8 X

CT.- Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA. El Libro

Mayor y Balances es fuente de información para la

investigación en estudios económicos de la administración

municipal sobre el manejo, distribución y ejecución de los

recursos. Sirve para hacer comparativos de la administración

de cada Gerente. Por estas razones, son de conservación

permanente, "los documentos originales que posean valores

históricos no podrán ser destruidos, aun cuando hayan sido

reproducidos y/o almacenados mediante cualquier medio"

(Ley 594 de 2000, artículo 19, parágrafo 2).

Por lo anterior, una vez la Subserie cumpla los tiempos de

retención contados a partir del cierre del expediente o trámite

que le dio inicio, se deben transferir al Archivo Histórico para

su conservación total debido a que posee valores de carácter

funcional, sumarial y de importancia colectiva.. Soporte

Normativo: Artículo 28, Ley 962 de 2005. Decreto 1080 de

2015 del Ministerio de Cultura, en su Capítulo IX, Artículo

2.8.2.9.1 Transferencias secundarias. Además, la Ley 594 de

2000, artículo 19, parágrafo 2. "Los documentos originales

que posean valores históricos no podrán ser destruidos, aun

cuando hayan sido reproducidos y/o almacenados mediante

cualquier medio".

062 PRESUPUESTO 20 X

D - CT. Nivel de acceso PUBLICA. Serie de

carácter MISIONAL. Con base en la Circular 003 de

2015 emitida por el AGN su disposición final es la

Conservacion Total (CT). Documento VITAL o

ESENCIAL. El responsable del archivo CENTRAL

deberá conservar estos documentos en soporte

electrónico en un SGDEA en el momento de su

recepción como COPIA DE SEGURIDAD y como








S:

C.T.:


E:

SELECCIÓN

CONSERVACION TOTAL

ELIMINACION

CONVENCIONES:





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UNIDAD

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TIEMPO

RETENCIÓNARCHIVO

CENTRALS C.T. M/D E

011 AVANCES LEGALIZADOS 5 X











012 BOLETINES

012-061BOLETINES DIARIOS DE

TESORERIA10 X

E.- Nivel de acceso PUBLICA. Transcurrido el

tiempo de retención en el archivo central se realiza



su eliminación mediante método de picado. Una vez

cumplidos los tiempos de retención y superados los

valores contables y fiscales, esta serie no desarrolla

valores secundarios. Se elimina mediante método de

picado. Soporte Normativo: Ley 962 de 2005

ARTÍCULO 28. RACIONALIZACIÓN DE LA

CONSERVACIÓN DE LIBROS Y PAPELES DE

COMERCIO. Los libros y papeles del comerciante

deberán ser conservados por un período de diez (10)

años contados a partir de la fecha del último asiento,

documento o comprobante, pudiendo utilizar para el

efecto, a elección del comerciante, su conservación

en papel o en cualquier medio técnico, magnético o

electrónico que garantice su reproducción exacta..



EXTERNAS10 X X



Conservacion Total (CT). Documento VITAL o ESENCIAL.

Nivel de acesso PUBLICA CLASIFICADA. El responsable del

archivo de central deberá conservar estos documentos en

soporte electrónico en un SGDEA en el momento de su

recepción como COPIA DE SEGURIDAD y como evidencia

del cumplimiento de las funciones propias de la dependencia

porque generan valor secundario. Una vez cumplido el tiempo


inventario tanto físico como electrónico y se efectuará la





INTERNAS10 X





su eliminación mediante método de picado.







CÓDIGO

DISPOSICIÓN




TESORERIA


CODIGO: FOR-GD-006


Versión: 02

Página 70 de 74

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CENTRALS C.T. M/D E


CÓDIGO

DISPOSICIÓN




TESORERIA


CODIGO: FOR-GD-006


Versión: 02

024 CONCILIACIONES BANCARIAS 10 X







secundarios

Soporte Normativo: Ley 962 de 2005. Artículo 28;

Régimen de Contabilidad Pública, Marco conceptual

S:

C.T.:


E:

SELECCIÓN

CONSERVACION TOTAL

ELIMINACION


CONVENCIONES:




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ESTRUCTURA No. II

TIEMPO

RETENCIÓNARCHIVO

CENTRALS C.T. M/D E

020COMPROBANTES DE ENTRADA

A ALMACEN 10 X

E. Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA. Documento

oficial que acredita el ingreso material y real de un bien o

elemento al almacén de la entidad, constituyéndose así en el

soporte para legalizar los registros en inventario y efectuar

los asientos de contabilidad. El tiempo de retención para los

comprobantes de baja de bienes es de 10 años, en los

cuales se contemplan tres (3) años de la prescripción

021COMPROBANTES DE SALIDA A

ALMACEN 10 X

E. Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA. El

comprobante de egreso acredita la salida material y real de

un bien o elemento del almacén, de tal forma que se cuenta

con un soporte para legalizar los registros en almacén y

efectuar los asientos de contabilidad. El tiempo de retención

para los comprobantes de baja de bienes es de 10 años, en

los cuales se contemplan tres (3) años de la prescripción

ordinaria para los muebles según el artículo 4 de la Ley 791

029 CUENTAS

029-080 CUENTAS DE ALMACEN 10 X

E. Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA. Transcurrido

el tiempo de retención en el archivo central se realiza el


Institucional de Gestión y Desempeño para su eliminación


valores secundarios.

Soporte Normativo: Ley 962 de 2005. Artículo 28; Régimen

de Contabilidad Pública, Marco conceptual 9.2.1. Soportes

de Contabilidad y Decreto 2674 de 2012.

037 EXPEDIENTES INMUEBLES 20 x

S.- Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA. El tiempo

mínimo de conservación del Historial de Bienes Inmuebles

se establece en 20 años, en los cuales se contemplan cinco

(5) años que es el tiempo necesario a la prescripción

ordinaria para los bienes raíces, según el artículo 4 de la Ley

791 de 2002 y veinte (20) para responder a posibles

acciones de responsabilidad civil contractual, por las

diferentes intervenciones que se hayan realizado en el bien a

043 HISTORIAS VEHICULARES 10 X

S.- Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA. Los

historiales de vehículos son documento que evidencian la

gestión del parque automotor que posee una entidad, por lo

cual su contenido informativo permite el estudio de la historia

institucional. Sin embargo, en algunos casos esta serie se

produce en grandes cantidades, por lo cual se recomienda

una selección cualitativa intrínseca, así:

Selección de historiales de vehículos especializados, toda

vez que pueden ser una fuente de información en temas


044-120 INFORMES DE INVENTARIOS 4 X

D.- Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA. Subserie

documental que refleja la salida definitiva de materiales o

equipos que no se encuentren en condiciones de uso o que

la entidad ya no requiera para el normal desarrollo de sus

actividades, al cumplir el tiempo de retención en el archivo

central se digitaliza para posteriores consultas y el soporte

papel se elimina ya que pierde sus valores primarios y no

posee valores secundarios.



Almacen General


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CÓDIGO

DISPOSICIÓN


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Almacen General


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CÓDIGO

DISPOSICIÓN


048 INVENTARIOS

048-183INVENTARIOS DE BIENES

INMUEBLES5 X

D.- Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA. Subserie

documental que refleja la salida definitiva de materiales o

equipos que no se encuentren en condiciones de uso o que

la entidad ya no requiera para el normal desarrollo de sus

actividades, al cumplir el tiempo de retención en el archivo

central se digitaliza para posteriores consultas y el soporte

papel se elimina ya que pierde sus valores primarios y no

posee valores secundarios.

71 RESPONSABILIDADES

071-260RESPONSABILIDADES

ALUMBRADO NAVIDEÑO2 X

E.- Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA. Transcurrido

el tiempo de retención en el archivo central se realiza el


Institucional de Gestión y Desempeños para su eliminación


valores secundarios y el original reposa en la Historia

Laboral.

S:

C.T.:


E:

CONVENCIONES:


SELECCIÓN

CONSERVACION TOTAL

ELIMINACION




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ENTIDAD

PRODUCTORA:

UNIDAD

ADMINISTRATIVA:

OFICINA

PRODUCTORA:

ESTRUCTURA No. II

TIEMPO

RETENCIÓNARCHIVO

CENTRALS C.T. M/D E



EXTERNAS10 X X



responsable de la Ventanilla Unica de Correspondencia

deberá conservar estos documentos en soporte electrónico

en un SGDEA en el momento de su recepción como COPIA

DE SEGURIDAD y como evidencia del cumplimiento de las

funciones propias de la Entidad. Una vez cumplido el tiempo

de retención en el archivo central se realiza selección de las

comunicaciones oficiales externas de las dependencias

misionales y de dirección, se digitalizan con sus respectivos

soportes y se elimina el resto, previa presentación del

inventario al Comité Institucional de Gestión y Desempeño

mediante la metodología de picado.


INTERNAS10 X

E. Serie de carácter Administrativo. Transcurrido el tiempo


inventario para la aprobación del Comité Institucional de

Gestión y Desempeño para su eliminación mediante método

de picado. Documento informativo al cual se le atribuye una

valoración primaria de tipo legal administrativo. Estos

documentos contienen información que solo concierne a la

Entidad y a los Funcionarios, se deben eliminar porque

pierden sus valores primarios

052 MEMORANDOS 10 X X

S.- Selecciòn Cualitativa Intrìnseca. Documentos de

carácter administrativo, que soportan el cruce de información

entre dependencias internas de la Entidad. Se selecciona

una muestra cualitativa intrínseca seleccionando los

memorando originales correspondientes a la Gerencia,

Secretaría General y demás oficinas, ya que en ellos se

entran consolidados los datos de las unidades

administrativas a su cargo. Se conserva como parte de la

memoria institucional, la muestra selectiva de la serie

documental para garantizar la preservación de los originales

y se digitaliza.

S:

C.T.:


E:

SELECCIÓN

CONSERVACION TOTAL

ELIMINACION


CODIGO: FOR-GD-006


Versión: 02


DISPOSICIÓN

FINALPROCEDIMIENTOS

CONVENCIONES:



Sistemas






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