Tabla dinamica
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Tablas Dinámicas
Índice
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Tablas Dinámicas
Tabla Dinámica
Definición:
Una Tabla Dinámica, definida de forma muy sencilla, es una tabla que ordena los datos contenidos en una o varias tablas que ya tenemos a priori, de forma que podemos decidir (y cambiar posteriormente con facilidad) qué campos o datos deben aparecer como filas y cuáles deben aparecer como columnas.
A esta sencilla definición, sería justo añadirle más características, puesto que además de la configuración de las filas y las columnas, también pueden realizar otras acciones interesantes con los datos, como ordenar, filtrar, resumir y agrupar, etc.
¿Para qué sirve una Tabla Dinámica?
La anterior definición no aclara al lector qué utilidad tiene la principal característica de las Tablas Dinámicas o Pivot Tables. Es decir, ¿para qué? y ¿por qué? hacer una tabla dinámica
Pensemos en una tabla de datos como esta:
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Con una Tabla Dinámica seremos capaces de que esta tabla de datos nos ofrezca información(es decir, datos combinados entre sí o resumidos de forma que proporcionan un nivel superior de utilidad).
Ejemplo 1: podríamos conocer las ventas de cada uno de los vendedores en cada una de las rutas:
Vemos cómo ahora la información se muestra en función de las rutas y los vendedores. Además, la cantidad de euros se resume en forma de "suma". Lo que ha ocurrido es que esta nueva tabla (Tabla Dinámica) nos ofrece más utilidad, pues ahora sabemos (de un vistazo), cosas como:
Que las rutas menos rentables son las de "El Bonillo" y "Casas Ibáñez" Que las rutas más rentables son las del "Jueves" y la de "Almansa" Que el vendedor "José Luis" debe aumentar las ventas de las rutas del "Lunes" y el
"Martes".
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Que el vendedor "Pedro" debe aumentar las ventas de las rutas del "Miércoles" y de "El Bonillo"
Que el vendedor con más ventas en general es "Pedro"
Cuestiones todas ellas que, con la tabla original, sería muy laborioso averiguar.
Ejemplo 2: podríamos saber las ventas que ha realizado cada vendedor en cada uno de los trimestres del año (o en cada uno de los meses o en cada una de las semanas....)
En definitiva y cómo podemos ver, las necesidades particulares de cada usuario y la imaginación son los que marcan las posibilidades de combinar los datos de una simple tabla.
¿Cuándo utilizar una Tabla Dinámica?
Las tablas dinámicas no sólo tienen "pros", sino que también tienen alguna que otra "contraindicación". Por lo tanto, es necesario utilizarlas cuando es debido:
Una Tabla Dinámica será útil...
Cuando tenemos una tabla de registros que tienen fechas distintas y necesitamos resumir la información en períodos de tiempo distintos al día (por semanas, meses, trimestres, años).
Cuando necesitamos cambiar la disposición de los campos en filas o columnas para mostrar distintos puntos de vista de una misma tabla-origen.
Probablemente NO deberíamos crear una Tabla Dinámica...
Cuando en los registros no existe ni un campo "Fecha", ni un campo "Valor" Cuando necesitamos modificar las celdas de la Tabla Dinámica, ya sea el valor o el
formato. Ello es debido a que las Tablas Dinámicas se plasman sobre una zona de celdas en la que NO es posible realizar cambios editándolas libremente. Es posible hacer cambios en algunos valores y en el diseño de una Tabla Dinámica, pero de forma muy restringida y controlada por el propio Excel y mediante opciones bastante rígidas.
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Funcionamiento de las tablas dinámicas
Las tablas dinámicas en Excel permiten agrupar datos en una gran cantidad de maneras diferentes para poder obtener la información que necesitamos. En esta ocasión explicaré el funcionamiento básico de una tabla dinámica.
Supongamos que tienes una tabla de datos que contiene mucha información sobre las ventas de la compañía entre las cuales se encuentra una columna con los productos de la empresa, también la ciudad donde se vende y las ventas correspondientes para cada ciudad.
Te han solicitado un reporte con el total de ventas por ciudad y el total de ventas por producto. Así que lo que necesitas hacer es sumar las ventas para cada ciudad y sumar las ventas de cada producto para obtener el reporte. En lugar de utilizar fórmulas podemos utilizar una tabla dinámica para obtener el resultado deseado. Una tabla dinámica nos permite hacer una comparación entre diferentes columnas de una tabla. Puedes imaginarte una tabla dinámica de la siguiente manera:
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Lo primero que debemos hacer es especificar los campos de nuestra tabla de datos que vamos a comparar. Elegimos las ciudades como las filas de nuestra tabla dinámica:
Excel tomará todos los valores de ciudades de nuestra tabla de datos y los agrupará en la tabla dinámica, es decir, colocará los valores únicos de la columna de datos eliminando las repeticiones. Ahora hacemos lo mismo para especificar las columnas de la tabla dinámica.
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Finalmente elegimos una columna de valores numéricos que serán calculados y resumidos en
la tabla dinámica:
Así tendrás un reporte que compara las ciudades y los productos y para cada combinación obtendrás el total de ventas. Lo más importante que quiero transmitir con este artículo es que las tablas dinámicas te permiten elegir entre todas las columnas de una tabla de datos y hacer comparaciones entre ellas para poder realizar un buen análisis de la información.
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PASO 1 ¿Cómo crear una Tabla Dinámica?
En realidad, crear una Tabla Dinámica es un proceso sencillo (sin embargo, para conseguir que tenga un aspecto adecuado y que muestre los datos exactamente en la disposición que necesitamos, hay que dar varios pasos). Comezaremos por explicar cómo crearla desde una sóla tabla que tenemos previamente.
Una Tabla Dinámica se crea a partir una tabla normal de datos. Es indistinto que nuestra tabla-origen sea una tabla normal de datos creada de forma espontánea, o que sea una tabla a la que se ha aplicado "oficialmente" (por decirlo de alguna forma) un formato de tabla mediante la opción "Dar formato como tabla" del grupo "Estilos" de la "Ficha Inicio".
Puede descargar el siguiente archivo, donde tendrá una tabla-origen para poder practicar con las siguientes explicaciones de este artículo:
Creación de la Tabla Dinámica:
1) No situamos en una zona libre de la hoja de cálculo donde podamos situar la Tabla Dinámica. En este ejemplo, vamos a situarla en la misma hoja, en la celda I6.
2) Seleccionamos la "Ficha Insertar" y después el botón "Tabla Dinámica" que hay dentro del grupo "Tablas":
3) Nos aparecerá un cuadro de diálogo como este:
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...donde debemos desplegar el botón para seleccionar el rango donde esté situada nuestra tabla-origen. Debemos seleccionar TODA LA TABLA, INCLUYENDO LA PRIMERA FILA DE TÍTULOS (que debe existir, claro está):
Sí nuestros datos tenían "formato de tabla", esta tendría un nombre y será el que aparezca en el campo de selección:
Si, por el contrario, nuestros datos no tenían formato de tabla, en el campo de selección de rango aparecerá la referencia al rango:
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.... y hacemos click en el botón "Aceptar" del cuadro de diálogo.
4) En la ubicación elegida de nuestra hoja de cálculo, obtendremos algo similar a esto:
....hasta aquí, lo que hemos hecho ha sido crear la zona provisional donde se situará nuestra tabla dinámica.
Mientras que haya seleccionada una celda cualquiera dentro de la zona de Tabla Dinámica, tendremos a nuestra derecha la lista de campos y los 4 paneles anteriores, a no ser que desactivemos el botón "Lista de campo":
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Ahora debemos decidir:
1. Qué campo o dato de nuestra tabla-origen deseamos que esté situado en filas. Bastará hacer click en la casilla que hay a la izquierda de cada uno de los campos de la lista que vemos en la imagen de la derecha y veremos cómo el campo se sitúa en el cuadro "Etiquetas de fila" que hay abajo (no debemos empezar haciendo click en campos que contengan valores numéricos, pues se situarían en otro cuadro).
2. Qué campo o dato de nuestra tabla-origen deseamos que esté situado en columnas. Debemos hacer click en la casilla que hay a la izquierda de cada uno de los campos de la lista que vemos en la imagen anterior y veremos cómo el campo se sitúa de nuevo en el cuadro "Etiqueta de fila". Sólo nos queda arrastrarlo al cuadro de más arriba y a la derecha "Etiquetas de columna".
3. Qué campo o dato de nuestra tabla-origen deseamos que sea el valor que se sumará, que se contará, se realizará el promedio, etc. Para ello, elegimos dicho campo (debe ser un campo con valores numéricos) marcando la casilla de la izquierda y nos debe aparecer el campo en el cuadro "Valores".
... y ahora debemos ver el cuadro de forma similar a la imagen de la derecha.
... y nuestra tabla dinámica "recién nacida":
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...que podemos descargar tal cual está en la imagen anterior:
Algo importante que debe saber el lector es, que si cambian los datos de la tabla-origen, la Tabla Dinámica NO reflejará dichos cambios a menos que se actualice. A tal efecto, existen dos posibilidades:
1. Actualizar manualmente: mediante el botón "Actualizar"que hay dentro del grupo "Datos" de la ficha "Opciones" de las "Herramientas de Tabla Dinámica" (sólo estarán disponibles las Herrameintas de Tabla Dinámica si tenemos seleccionada cualquier celda de nuestra TD) .
2. Actualizar automáticamente al abrir el archivo: activando la casilla de verificación que hay en el cuadro de diálogo "Opciones" que obtenemos cuando hacemos click en el botón "Opciones" que hay dentro del grupo "Tabla Dinámica" de la ficha "Opciones" de las "Herramientas de Tabla Dinámica" (sólo estarán disponibles las Herrameintas de Tabla Dinámica si tenemos seleccionada cualquier celda de nuestra TD) .
Pues ya hemos hecho nuestra Tabla Dinámica. Lo que ocurre es, que como podemos apreciar en la anterior imagen, la TD está "en bruto" y con algunas características que no debemos dejar tal cual, puesto que no ayudan nada a interpretar la información de forma fácil e intuitiva. Entre otras, las características inadecuadas, son:
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Tanto las columnas de los comerciales 01-PEDRO y 02-JOSÉ LUIS, como del "Total general" tienen anchos distintos.
El título de la tabla que Excel asigna por defecto, es poco "atractivo" (Suma de € VENTA). Podría ser algo similar a "Ventas por ruta y comercial"
Los valores de la TD tienen un formato de número (a veces sin decimales, a veces con un decimal y otras con dos decimales), pero no de moneda, que sería más adecuado.
Como se puede observar, Excel crea por defecto dos listas desplegables: "Etiquetas de fila" y "Etiquetas de columna". Estos desplegables sirven para filtrar la información, o bien por rutas, o bien por vendedores (por ejemplo, si hubiesen muchos vendedores, podríamos desear no tener demasiadas columnas). Pues bien, estas listas desplegables pueden eliminarse (se verá posteriormente en otro artículo) o bien cambiar el nombre que Excel aplica por defecto.
El diseño de la TD pudiera no ajustarse a nuestras necesidades o gustos. En tal caso, Excel dispone de opciones para configurar el formato y colores de forma bastante automatizada (aunque algo rígida).
Todas estas posibilidades serán objeto de estudio en próximos artículos.
Por último, comentar que las utilidades de las Tablas Dinámicas no se acaban aquí. Por ejemplo, también pueden mostrar la información de forma jerarquizada:
Esta forma de mostrar la información de forma jerarquizada o en esquema, será la segunda parte de este post ( Tablas Dinámicas (III) ¿Cómo crear una Tabla Dinámica (2ª parte )? dedicado a la creación de Tablas Dinámicas (el primero de los 3 pasos vistos al principio).
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