TABELA DE TEMPORALIDADE DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS.
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• TABELA DE TEMPORALIDADE
• DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS
• GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE
DOCUMENTOS
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RESOLUÇÕES CFC Nº 1248/09 E CFC Nº 1.342/11
APROVA A TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS
DO SISTEMA CFC/CRCs E DÁ OUTRAS PROVIDÊNCIAS
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1. ADMINISTRAÇÃO
2. ATIVIDADE-FIM
3. CONSULTORIA JURÍDICA
4. ASSESSORIA PARLAMENTAR
5. COMUNICAÇÃO SOCIAL
6. EVENTOS
7. SISTEMA DE QUALIDADE ISO
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• DELIBERAÇÕES, ATAS, RESOLUÇÕES, PORTARIAS - PERMANENTE
• DELIBERAÇÕES DAS CÂMARAS - PELO TEMPO DO PROCESSO
• DECLARAÇÕES DE BENS E DE RENDA - 10 ANOS
• LIVROS CONTÁBEIS - PERMANENTE
• PEDIDOS DE REDUÇÃO, ISENÇÃO, PARCELAMENTOS - 10 ANOS
• CONCURSO PÚBLICO (PROCESSO) - PERMANENTE
• CONCURSO PÚBLICO (PROVAS, EXAMES, MATERIAL APOIO - 5 ANOS
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• RECURSOS HUMANOS - PRAZOS VARIÁVEIS
• CONVÊNIOS, PROCESSOS DE LICITAÇÃO, CONTRATOS - 10
ANOS APÓS VIGÊNCIA
• PROCESSOS DE FISCALIZAÇÃO E DE ÉTICA - 5 ANOS DO
TRANSITO JULGADO
• ASSENTAMENTOS DE REGISTRO E CADASTRO -PERMANENTE
• DESENVOLVIMENTO PROFISSIONAL - 5 ANOS
• PROCESSOS JUDICIAIS - 5 ANOS
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GERENCIAMENTO DE DOCUMENTOS NA FORMA DIGITAL
O SISTEMA DE GED USA A TECNOLOGIA PARA CAPTAR, ARMAZENAR, LOCALIZAR E GERENCIAR INFORMAÇÕES.
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CERCA DE 20% DE UM DIA DE TRABALHO EM UMA EMPRESA É UTILIZADO EM CONSULTA DE INFORMAÇÕES E BUSCA DO MATERIAL ONDE ESSES DADOS SE ENCONTRAM. SENDO ASSIM:
20 % / DIA 5 DIAS ÚTEIS 1 DIA ÚTIL
COM UM SISTEMA GED, ESSE PROBLEMA ACABA, JÁ QUE, POSSUINDO DOCUMENTOS EM FORMATO DIGITAL, A BUSCA AO MATERIAL FÍSICO É DESNECESSÁRIA, PODENDO SER TAMBÉM ACESSADO POR MAIS DE UM FUNCIONÁRIO AO MESMO TEMPO SEM LIMITES GEOGRÁFICOS, PRESERVANDO-SE AINDA, AS QUESTÕES DE SEGURANÇA DE ACESSO DE CADA USUÁRIO.
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Como funciona o processo de digitalização?
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EM ACERVOS TRATADOS:
• CLASSIFICADOS;
• AVALIADOS;
• HIGIENIZADOS;
• IDENTIFICADOS;
• ORGANIZADOS.
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ETAPAS DA DIGITALIZAÇÃO:
PreparaçãoRETIRADA DE CLIPES E GRAMPOS.
DESDOBRAR.
ORDENAR.
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ETAPAS DA DIGITALIZAÇÃO:
Preparação
Digitalização TRANSFERÊNCIA DO DOCUMENTO PARA O MEIO ELETRÔNICO.
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ETAPAS DA DIGITALIZAÇÃO:
Preparação
Digitalização
Indexação
INTRODUÇÃO DOS ÍNDICES QUE VÃO IDENTIFICAR E ORGANIZAR A BUSCA DO DOCUMENTO.
NESTA ETAPA TAMBÉM É REALIZADO O CONTROLE DE QUALIDADE.
A INDEXAÇÃO PERMITE A INTEGRAÇÃO COM OUTROS BANCOS DE DADOS.
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PROJETO DE DIGITALIZAÇÃO:
PLANEJAMENTO, COM PREVISÃO DOS RECURSOS PARA:
• AQUISIÇÃO;
• ATUALIZAÇÃO;
• MANUTENÇÃO DE SOFTWARES E HARDWARES;
• ADOÇÃO DE FORMATOS DE ARQUIVOS DIGITAIS.
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• DOCUMENTOS QUE CUMPRIRAM SEU TEMPO DE GUARDA
• PODEM SER ELIMINADOS COM ATENDIMENTO DAS
FORMALIDADES
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GUARDA PERMANENTE:
• ELIMINADOS APÓS DIGITALIZAÇÃO E SUBMETIDOS
À CERTIFICAÇÃO DIGITAL.
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VALOR HISTÓRICO:
• PODEM SER DIGITALIZADOS;
• PAPEL NÃO SERÁ ELIMINADO.
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• CRIAÇÃO DE EQUIPES MULTIDISCIPLINARES (PRESERVAÇÃO
DE DOCUMENTOS DIGITALIZADOS);
• ORGANIZADA POR PROCESSO DE GED;
• OBSERVAR POLÍTICA DE SEGURANÇA.
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• COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS
(DESCARTE E DIGITALIZAÇÃO);
• DOCUMENTOS QUE CUMPRIREM PRAZOS PODEM SER ELIMINADOS,
SEM DIGITALIZAÇÃO;
• RELAÇÃO DOS DOCUMENTOS ELIMINADOS;
• PUBLICAÇÃO DE EDITAL PARA INTERESSADOS REQUEREREM
CÓPIA;
• CUMPRIDOS OS PRAZOS – DOCUMENTOS SERÃO FRAGMENTADOS;
• TERMO DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS PELA COMISSÃO;
• EQUIPAMENTOS DE PROTEÇÃO INDIVIDUAL.
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• REDUÇÃO DO TEMPO DAS ATIVIDADES QUE REQUEREM A
ANÁLISE DE DOCUMENTOS.
• REDUÇÃO DE CUSTO COM ARQUIVOS, RECUPERAÇÃO E
DUPLICAÇÃO.
• FACILIDADE, RAPIDEZ, PRECISÃO E CONTROLE DE ACESSO E DE
DISTRIBUIÇÃO.
• SEGURANÇA, GANHO DE ESPAÇO, TEMPO E DINHEIRO.
• BUSCA INDEXADA.
• INTEGRAÇÃO DE DADOS ATIVOS E HISTÓRICOS.
• CONSULTA EM CD, VIA INTRANET E/OU INTERNET.
SEGUE...
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• A ECONOMIA VEM COM NÃO-GASTO COM INSTALAÇÕES E
PESSOAL DE BUSCA
• O LUCRO ESTARÁ TAMBÉM NA MELHOR QUALIDADE DE
ATENDIMENTO
DOS PÚBLICOS INTERNO E EXTERNO
• A EFICIÊNCIA, COM CERTEZA DE ESTAR TRABALHANDO COM
INFORMAÇÃO EXATA E NUM MOMENTO QUE O USUÁRIO PRECISA
DA INFORMAÇÃO
• A PAPELADA E A PROCURA DE DOCUMENTOS NÃO MAIS ATRASA
O TRABALHO
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ADEUS ÀS PILHAS DE PAPEL
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