T11 1 Pemprosesan Perkataan

28
MUA/JTP T11-1-PEMPROSESAN PERKATAAN 1 TAJUK 11-1 PEMPROSESAN PERKATAAN 2.0 Pengenalan Kepada Pemprosesan Perkataan (Microsoft Word) Pemprosesan Perkataan digunakan untuk membina, menyimpan dan mencetak dokumen. Tujuan utama Pemprosesan Perkataan ialah untuk menyediakan dokumen seperti memo, surat, sampul, laporan, manual dan lain-lain. Pengguna mestilah mempunyai kemahiran dalam menggunakan program ini. Microsoft Word Perisian ini membolehkan anda menyedia dan mencetak dokumen untuk kegunaan peribadi, perniagaan atau kerja-kerja surat menyurat. Antara kemudahan yang terdapat di dalam program ini ialah; Membina Header dan footer Membina Jadual dan Indeks Memeriksa ejaan dan grammar Menggunakan "thesaurus" Menyelit grafik dan objek Membina surat yang boleh digabungkan dengan senarai alamat Memotong, menyalin dan memindahkan teks Mencari teks untuk disunting Memformat dokumen secara automatik daripada galeri format Prebiu dokumen sebelum dicetak Objektif Selepas mengikuti aktiviti ini, anda akan dapat: Membina dokumen baru Memasukkan teks Membatalkan perubahan Membetulkan kesalahan Menyimpan dokumen Prebiu dokumen Mencetak dokumen Menutup fail

description

edu

Transcript of T11 1 Pemprosesan Perkataan

Page 1: T11 1 Pemprosesan Perkataan

MUA/JTP T11-1-PEMPROSESAN PERKATAAN

1

TAJUK 11-1 PEMPROSESAN PERKATAAN

2.0 Pengenalan Kepada Pemprosesan Perkataan (Microsoft Word) Pemprosesan Perkataan digunakan untuk membina, menyimpan dan mencetak dokumen. Tujuan utama Pemprosesan Perkataan ialah untuk menyediakan dokumen seperti memo, surat, sampul, laporan, manual dan lain-lain. Pengguna mestilah mempunyai kemahiran dalam menggunakan program ini. Microsoft Word

Perisian ini membolehkan anda menyedia dan mencetak dokumen untuk kegunaan peribadi, perniagaan atau kerja-kerja surat menyurat. Antara kemudahan yang terdapat di dalam program ini ialah; Membina Header dan footer Membina Jadual dan Indeks Memeriksa ejaan dan grammar Menggunakan "thesaurus" Menyelit grafik dan objek Membina surat yang boleh digabungkan dengan senarai alamat Memotong, menyalin dan memindahkan teks Mencari teks untuk disunting Memformat dokumen secara automatik daripada galeri format Prebiu dokumen sebelum dicetak Objektif Selepas mengikuti aktiviti ini, anda akan dapat: Membina dokumen baru Memasukkan teks Membatalkan perubahan Membetulkan kesalahan Menyimpan dokumen Prebiu dokumen Mencetak dokumen Menutup fail

Page 2: T11 1 Pemprosesan Perkataan

MUA/JTP T11-1-PEMPROSESAN PERKATAAN

2

Nota: Skrin menayangkan dua butang tutup. Butang pada title bar menutup Word; butang pada Menu Bar menutup dokumen yang sedang dibina

Rajah 2.2 : Skrin Microsoft Word

Rajah 2.1 : Memilih Aplikasi Micsrosoft Word

2.1 Memulakan MS Word

Operasi pertama yang perlu dilakukan bila anda hendak memulakan perisian Word; Log on kepada sistem rangkaian atau Membuka Windows a. Klik butang start dan pilih Programs

b. Pilih Program Microsoft Word dan klik. Program akan terbuka dalam Windows dan membentuk Document 1.

2.2 Mengenali elemen di dalam skrin .

Skrin Microsoft Word terdiri daripada beberapa elemen: Application title bar Documen title bar Menu bar Standard tool bar Formatting bar Ruler Insertion point Vertical and horizontal scroll bars Satus bar

Page 3: T11 1 Pemprosesan Perkataan

MUA/JTP T11-1-PEMPROSESAN PERKATAAN

3

2.3 Mencipta Fail Dokumen Baru Dengan Cepat

1. Melalui kaedah ini, pengguna tidak perlu untuk membuka program berkenaan terlebih dahulu.

2. Pengguna hanya tentukan bentuk fail yang bakal dicipta, sama

ada pemproses kata, helaiankerja, pangkalan data, atau, persembahan, pakej MS Office 2000 akan memilih dan memapar failnya terus kepada anda !

3. Untuk tujuan ini, anda perlu gunakan toolbar Shortcut MS Office

yang secara default, akan dipamerkan pada bahagian atas sudut kanan monitor anda.

2.4 Membuka Fail Dokumen Sedia Ada Dengan Cepat

Klik pada butang Open Office Document. MS Office 2000 akan pamerkan senarai nama-nama fail dokumen (*.doc), atau helaiankerja (*.xls), ataupersembahan (*.ppt, *.pps), atau pangkalan data *.mdb).

Perhatian – ToolBar ShortCut MSOffice 2000 hanya akan terpamer sekiranya pakej MSOffice 2000 telah diinstal secara Custom sahaja!

Rajah 2.3 : StartUp Menu Office

Rajah 2.4 : Kekotak Dialog “New Office Document”

Page 4: T11 1 Pemprosesan Perkataan

MUA/JTP T11-1-PEMPROSESAN PERKATAAN

4

1.4.1

2.5 Membuka Fail Dokumen Sedia Ada Dengan Cepat

Membina, menyimpan dan mencetak adalah merupakan tugas-tugas asas Word. Tiap-tiap pengguna mestilah mempunyai kemahiran dalam menggunakan program ini.

Objektif : Selepas melaksanakan projek ini, pelajar akan dapat:

Membina dokumen baru Memasukan teks Membatalkan perubahan Membetulkan kesalahan Menyimpan dokumen Prebiu dokumen Mencetak dokumen Menutup fail

Rajah 2.5 : Sebahagian dari jenis-jenis fail.

Rajah 2.6 : Kotak Dialog Open Office Document.

Page 5: T11 1 Pemprosesan Perkataan

MUA/JTP T11-1-PEMPROSESAN PERKATAAN

5

2.6 Membina Dokumen Baru

Apabila anda memulakan Word. dokumen baru yang kosong yang di namakan Document 1 akan muncul secara automatik untuk anda. Sekarang anda boleh mula menaip.

a Klik butang start

Halakan kursor kepada program dan pilih program Microsoft Word. Program akan terbuka dan membina dokumen yang dipanggil Document 1.

2.7 Mengedit Dokumen

Membina dokumen hanyalah permulaan kerja dalam Pemprosesan Perkataan. Selepas membina dokumen, anda biasanya menyemak beberapa kali. Dalam projek ini anda akan menjelajah sebahagian daripada teknik-teknik menyemak yang biasa digunakan.

Objektif : Selepas melaksanakan projek ini, pelajar akan dapat:

Membuka dokumen Menjelajah dokumen Memilih teks untuk menukar bentuk Bekerja dengan teks Memeriksa ejaan dan grammar Menukar view

Rajah 2.7 : Memilih aplikasi Microsoft Word

Page 6: T11 1 Pemprosesan Perkataan

MUA/JTP T11-1-PEMPROSESAN PERKATAAN

6

2.8 Membuka dokumen

Apabila anda hendak melihat atau menyemak dokumen yang sudah disimpan, anda mestilah membuka dokumen terlebih dahulu.

a. Klik butang open b. Klik dua kali (Dwiklik) tajuk fail Ucapan Terima Kasih. Fail tersebut

akan terbuka. 2.9 Menjelajah dokumen

Jika dokumen yang telah siap ditaip tidak muncul pada skrin, anda boleh gunakan skrol bar untuk mencari teks atau menggerakkan kursor ke atas atau ke bawah satu baris pada satu masa dengan menekan anak panah ke atas atau ke bawah

Skrol dokumen

a. Tekan untuk skrol dokumen sehingga sampai ke bahagian paling bawah dokumen tersebut.

b. Skrol ke bahagian paling atas dokumen menggunakan anak

panah di dalam skrol bar menegak. Anda tidak dapat melihat kursor kerana ia masih berada di bahagian bawah dokumen. Skrol tidak mengubah pergerakan kursor.

c. Tekan Page Down. Sekarang anda boleh lihat kursor semula.

2.10 Memilih teks untuk menukar bentuk

a. Pilih teks terlebih dahulu sebelum melakukan penyemakan seperti menyalin teks atau menukar saiz teks.

b. Teks yang dipilih ditandakan dalam gambarajah 2. Kebiasaannya cara yang paling mudah untuk memilih teks ialah dengan mengheret kursor tetikus kepada teks

Rajah 2.8 : Skrin Microsoft Word

Page 7: T11 1 Pemprosesan Perkataan

MUA/JTP T11-1-PEMPROSESAN PERKATAAN

7

2.11 Menukar bentuk teks

a. Pilih dan highlight perkataan "hormat" dalam perenggan pertama surat Ucapan Terima Kasih.

b. Klik butang Bold dan tekan anak panah kekiri untuk membatal

pilihan pada teks. c. Pilih perkataan "hormat" sekali lagi dan klik butang underline

Perkataan "hormat" menjadi Bold dan Underline. d. Klik butang underline sekali lagi. Underline akan hilang. e. Klik butang italic dan tekan anak panah kekiri untuk

membatalkan pilihan teks. Perkataan "hormat" menjadi Bold dan Italic.

f. Pilih perkataan "hormat" dan tekan butang Ctrl + I. Perkataan

tersebut akan menjadi Bold sahaja. g. Highlight seluruh dokumen. h. Klik anak panah ke bawah pada font size.

i. Pilih 12. j. Klik anak panah ke bawah pada Font. Pilih Arial

Rajah 2.9 : Pemilihan Saiz Font

Page 8: T11 1 Pemprosesan Perkataan

MUA/JTP T11-1-PEMPROSESAN PERKATAAN

8

2.12 Bekerja dengan teks

Selain daripada menukar rupa bentuk teks, ia juga perlu dipadam, disusun semula, dan disalin bila membuat penyemakan. Bila anda menggunakan sebahagian daripada teks berkali-kali, anda boleh mengarahkan Word membuat kerja untuk anda dengan membina AutoTeks.

Memadamkan Teks.

1. Pilih Teks "Sukacita saya merujuk perkara di atas."

b. Tekan Delete

Rajah 2.10 : Pemilihan Bentuk Font

Rajah 2.11 : Memadamkan Teks

Page 9: T11 1 Pemprosesan Perkataan

MUA/JTP T11-1-PEMPROSESAN PERKATAAN

9

2.13 Memindahkan Teks

a. Pilih teks " Sekian dimaklumkan, terima kasih." b. Klik butang Cut c. Klik kursor selepas " BERKHIDMAT UNTUK NEGARA" d. Klik butang Paste

Nota : Klik butang Cut, akan memadamkan teks dan meyimpannya di dalam memori yang dipanggil Clipboard. Apabila anda memadamkan teks dengan menggunakankekunci Delete, teks tidak akan disimpan di dalam Clipboard dan anda tidak boleh menampalnya ditempat lain.

Anda boleh menjajarkan (align) perenggan dalam dokumen supaya ia kekiri, kekanan, ketengah atau dijustifikasikan (justified). Untuk menjajarkan teks, anda hanya meletakkan kursor dalam perenggan dan klik butang kanan, kiri, tengah atau justifikasi pada toolbar format.

2.14 Menyalin Teks.

a. Pilih Teks "Sukacita saya merujuk perkara di atas." b. Klik butang Copy . Teks akan disalin ke dalam Clipboard. c. Letakkan kursor selepas "Salam hormat". d. Klik butang tampal (paste)

2.14 Menukar View kepada Page Layout View.

a. Klik butang Page Layout View dalam skrol bar melintang. b. Skrol ke bawah untuk melihat page break

Rajah 2.12 : Page Layout

View

Page 10: T11 1 Pemprosesan Perkataan

MUA/JTP T11-1-PEMPROSESAN PERKATAAN

10

Nota: Word menyediakan beberapa views ketika bekerja dengan dokumen. View Normal tidak menunjukkan ruang putih untuk margin atau kawasan

pada muka surat yang tidak digunakan. Gunakan View Normal bila anda ingin melihat bilangan teks yang maksimum.

Page Layout View menunjukkan margin dan ruang yang digunakan beserta

dengan page break di antara muka surat. Gunakan page layout view bila anda ingin melihat muka surat sebenar ketika mencetak.

2.15 Menyimpan Dokumen

Jika anda ingin menyimpan dokumen untuk beberapa waktu. Anda boleh menyimpannya di dalam disket. Bila menyimpan dokumen, anda hendaklah tentukan nama dan lokasi di mana ianya akan disimpan

Menyimpan fail baru.

Klik butang Save

Taip "Ucapan Terima Kasih" dalam kotak teks File Name. Klik anak panah ke bawah di dalam kotak Save In dan pilih pemacu A ( atau pemacu dan folder yang ingin di simpan dokumen )

Menyimpan fail sedia ada.

a. Tekan enter dua kali dan taipkan nama ringkas anda, menunjukkan anda sebagai jurutaip kepada dokumen tersebut.

b. Klik Save. Kotak dialog Save As tidak akan muncul.

Fail akan disimpan dengan nama dan lokasi yang sama.

Rajah 2.13 : Kotak Dialog

Save As

Page 11: T11 1 Pemprosesan Perkataan

MUA/JTP T11-1-PEMPROSESAN PERKATAAN

11

2.16 Mencetak Dokumen

Anda boleh mencetak dokumen daripada tetingkap Print Preview atau Tetingkap Document.

Menekan butang print, akan mencetak satu salinan lengkap dokumen.

Jika anda ingin mencetak hanya sebahagian daripada dokumen atau lebih daripada satu salinan, anda boleh gunakan arahan Print daripada Menu File.

Mencetak Surat Ucapan Terima Kasih.

a. Pilih File daripada bar menu. b. Pilih Print, atau

c. Klik OK 2.17 Menformat Dokumen

Dalam projek ini anda akan menggunakan teknik-teknik format untuk menghasilkan dokumen yang lebih menarik seperti;

Grafik Perenggan yang diinden Stail Border dan Shading Column

Rajah 2.14 : Kekotak

Dialog “Print”

Page 12: T11 1 Pemprosesan Perkataan

MUA/JTP T11-1-PEMPROSESAN PERKATAAN

12

Objektif

Selepas melaksanakan projek ini, pelajar akan dapat:

Membina Column Memformat perenggan Mengaplikasi dan mengubah stail Mengaplikasi border dan shading Menyelit dan memanipulasi grafik

2.18 Cara Membina Tiga Column

Word boleh membina beberapa column yang mempunyai lebar yang sama atau pun tidak. Teks di dalam column berikut akan diisi apabila column sebelumnya dipenuhi.

a. Pilih Format pada Bar Menu

b. Pilih Columns dan klik ikon preset “Three”

c. Kilk OK . Kotak dialog tertutup.

d. Klik butang Print Preview . Lihat layout yang baru dan klik butang Close

Rajah 2.16 : Kekotak Dialog

Column

Page 13: T11 1 Pemprosesan Perkataan

MUA/JTP T11-1-PEMPROSESAN PERKATAAN

13

2.19 Memasukkan dan Memanipulasikan Grafik

Perisian Word lebih menarik dengan adanya grafik Word menyediakan grafik dalam Clip Gallery yang dipanggil ClipArt

a. Pilih Insert, Picture .

b. Pilih Clip Art, pilih OK . Jika Clips tambahan ada di dalam CD-ROM, mesej akan wujud dan klik Tab pada muka Clip Art jika perlu

c. Klik Academic

d. Pilih grafik guru sedang mengajar dan klik Insert.

Rajah 2.16 : Submenu

Insert

Rajah 2.17 : Kekotak

Dialog “Clip Gallery”

Page 14: T11 1 Pemprosesan Perkataan

MUA/JTP T11-1-PEMPROSESAN PERKATAAN

14

2.20 Memformat Perenggan

Semua baris disusun mengikut margin kiri, single space dan tidak ada spacing sebelum atau selepasnya. Dengan memformat perenggan, anda boleh inden baris pertama, inden semua baris di dalam perenggan pada sebelah kiri atau kanan, menukar line spacing dan menambah spacing sebelum atau selepas perenggan.

2.21 Inden Baris Pertama dalam Perenggan dan Menambah Spacing.

Klik mana-mana tempat di dalam perenggan yang bermula dengan "Salam hormat". Pilih Format.

Pilih perenggan dan klik Indents dan Spacing Tab jika perlu. Klik OK . . Kotak dailog tertutup.

2.22 Mengaplikasi Border dan Shading

Border dan shading boleh menarik perhatian teks yang penting. Border mengandungi baris atas, bawah, kiri, kanan yang mana kesemuanya boleh ditayang atau disembunyikan. Shading disediakan dengan pelbagai warna.

d. Tekan Enter, taipkan "Hantarkan Brosur Seminar Hari Ini" dan tekan Enter.

d. Klik butang Show/Hide dalam Standard Toolbar supaya

anda boleh lihat simbol perenggan.

Rajah 2.18 : Menunjukkan butang Hide pada dokumen.

Page 15: T11 1 Pemprosesan Perkataan

MUA/JTP T11-1-PEMPROSESAN PERKATAAN

15

c. Pilih simbol perenggan di atas teks, teks dan simbol perenggan di

bawah teks.

d. Pilih Format, Borders dan Shading. Klik tab border jika perlu.

e. Klik ikon pada Box.

f. Klik Tab Shading dan klik kotak ke empat pada baris pertama.

g. Klik OK

h. Klik . Word menyembunyikan perenggan dan simbol.

i. Klik butang Center

Rajah 2.19 : Simbol Perenggan

Rajah 2.20 : Sebahagian daripada dokumen.

Page 16: T11 1 Pemprosesan Perkataan

MUA/JTP T11-1-PEMPROSESAN PERKATAAN

16

Membina Jadual Jadual merupakan alat serba guna untuk mempersembahkan data dengan format yang mudah dibaca. Selalunya jadual digunakan menggantikan tab yang juga boleh mempersembahkan maklumat dalam bentuk column. Objektif : Selepas melaksanakan projek ini, pelajar akan dapat:

Membina Jadual Menjelajah jadual dan memasukkan data Menyelit dan memadamkan baris dan lajur dalam jadual Memformat jadual Menukar saiz lajur

Jadual Jadual mengandungi lajur dan baris. Tempat pertemuan antara lajur dan baris dipanggil sel. Word 2000 misalnya, menyediakan tiga kaedah membina jadual.

Anda boleh menyelitkan jadual kosong menukarkan teks yang sedia ada kepada jadual atau melukis jadual secara

bebas 4.1 Menyelit Jadual dalam Dokumen

a. Pilih Table b. Pilih Insert Table c. Taipkan 4 untuk bilangan lajur (column); taip 10 untuk bilangan baris (rows);

dan klik OK.

Rajah 2.21 : Kekotak Dialog Insert Table

Page 17: T11 1 Pemprosesan Perkataan

MUA/JTP T11-1-PEMPROSESAN PERKATAAN

17

Menjelajah Jadual dan Memasukkan Data Jalan yang paling mudah untuk menuju ke sel yang dikehendakki ialah dengan mengklik dalam sel berkenaan. Tetapi bila memasukkan data ke dalam sel kosong ia lebih berkesan jika menggunakan papan kekunci. 4.2 Cara Memasukkan Data

a. Klik sel pertama di dalam jadual kosong. Kursor akan berkelip di dalam sel pertama.

b. Taipkan “Bilangan” dan tekan tab. Teks akan wujud di dalam sel dan

kursor akan berpindah ke sel berikutnya.

c. Taipkan “Nama” dan tekan tab. Teks akan wujud di dalam sel dan kursor akan berpindah ke sel berikutnya.

d. Taipkan “No. Kad Pengenalan” dan tekan tab. Teks akan wujud di dalam

sel dan kursor akan berpindah ke sel berikutnya.

e. Taipkan “Negeri Asal” dan tekan tab. Teks akan wujud di dalam sel dan kursor akan berpindah ke sel berikutnya.

f. Masukkan data rakan-rakan anda ke dalam jadual yang telah dibina.

Maklumat Pelajar

Page 18: T11 1 Pemprosesan Perkataan

MUA/JTP T11-1-PEMPROSESAN PERKATAAN

18

4.3 Memasukkan dan memadam baris dan lajur dalam jadual

Selepas membina jadual, anda mungkin ingin menambah lajur atau baris untuk memasukkan data tambahan. Anda juga mungkin ingin memadamkan baris dan lajur yang tidak digunakan. Bila anda memadamkan baris atau lajur, semua data dalam sel akan turut terpadam.

Untuk memadam atau memasukkan baris atau lajur, anda mestilah

memilihnya terlebih dahulu.

Baris yang ingin ditambah akan muncul di atas baris yang dipilih.

Lajur yang ingin ditambah akan muncul disebelah kiri lajur yang dipilih. 4.4 Menyelit dan memadam baris atau lajur

a. Klik di dalam mana-mana sel di bawah tajuk-tajuk dalam jadual Maklumat Pelajar. Kursor berkelip di dalam sel.

b. Pilih Table, Insert Row. Baris baru akan muncul. c. Klik di dalam sel akhir pada baris akhir jadual. Kursor berkelip di dalam sel. d. Tekan kekunci Tab . Baris baru akan ditambah pada hujung jadual. e. Pilih lajur kedua pada jadual Maklumat Pelajar.

f. Pilih Table, Insert Columns. Lajur baru akan muncul pada sebelah kiri lajur yang dipilih.

g. Masukkan tajuk "Jantina" pada lajur baru. h. Pilih baris terakhir dalam jadual Maklumat Pelajar.

Page 19: T11 1 Pemprosesan Perkataan

MUA/JTP T11-1-PEMPROSESAN PERKATAAN

19

i. Pilih Table, Delete Row. Baris akan terpadam. j. Pilih lajur kedua pada jadual Maklumat Pelajar (lihat No.5) k. Pilih Table, Delete Columns. Lajur kedua akan terpadam.

4.5 Memformat jadual

Selain menggunakan AutoFormat, anda boleh mengaplikasikan teknik-teknik lain seperti bold dan center pada teks dalam jadual.

Anda cuma perlu memilih teks berkenaan kemudian format. Mengenengahkan (center) teks di dalam lajur

a. Pilih lajur pertama dan kedua dalam jadual Maklumat Pelajar.

b. Klik butang Center

c. Teks dan nombor dalam tiap-tiap sel akan berada di tengahkan 4.6 Mengubah Saiz Lajur

Jika teks dalam lajur turun ke baris yang lain, anda boleh luaskan lajur untuk membolehkan teks berada pada baris yang sama.

Jika lajur terlalu luas, anda boleh kecilkannya.

a. Tunjukkan pada sempadan sel antara "Bilangan" dan "Nama" pada baris pertama jadual Maklumat Pelajar sehingga anda terlihat panah dua-hala.

b. Gerakkan kekanan untuk meluaskan lajur "Bilangan".

Page 20: T11 1 Pemprosesan Perkataan

MUA/JTP T11-1-PEMPROSESAN PERKATAAN

20

Mail Merge Mail merge merupakan fungsi yang memudahkan pengguna menyediakan satu surat atau format sijil untuk mencetak lebih dari satu nama pada surat atau sijil tersebut. Objektif : Selepas melaksanakan projek ini, pelajar akan dapat: 2.8.1.1 Menyediakan surat untuk mail merge 2.8.1.2 Menyediakan fail data 2.8.1.3 Menggabungkan surat 5.1 Menyediakan surat untuk mail merge 1. Sediakan satu surat seperti dibawah,

a. Tutup semua fail yang sedang anda gunakan

b. Buka satu fail baru, pilih Save As…, taipkan nama Surat1.

2. Pastikan form letter Mail Merge masih dibuka

Maktab Perguruan Besut 22000 Kota Putera Besut Terengganu

13 August 2012 Sdr/i, Pemberitahuan tarikh Melaporkan Diri Sukacita dimaklumkan bahawa tarikh melaporkan diri semester 2 adalah seperti berikut:

Tarikh : 05/01/2002 Tempat : Dewan Besar

2. Sekiranya sdr/i mempunyai kemusykilan berkaitan dengan tarikh ini harap hubungi pihak MPB

Sekian, terima kasih.

Yang menjalankan tugas,

(Tn. Hj. Abdullah @ Zawawi b. Daud) Pengetua

Page 21: T11 1 Pemprosesan Perkataan

MUA/JTP T11-1-PEMPROSESAN PERKATAAN

21

Rajah 2.22 : Kekotak Dialog Mail Merge Helper

Rajah 2.23 : Sebahagian dari Create Form Letters

3. Klik menu TOOLS I Mail Merge 4. Kotak dialog berikut akan terpapar:

5. Untuk menyediakan surat tersebut bagi tujuan mail merge

a) Klik butang CREATE, dan pilih Form Letters

b) Apabila anda klik option Form Letters, panel berikut terpapar. Klik

butang ACTIVE WINDOWS

Page 22: T11 1 Pemprosesan Perkataan

MUA/JTP T11-1-PEMPROSESAN PERKATAAN

22

Rajah 2.24 : Sebahagian dari Create Data Source

Rajah 2.25 : Kekotak Dialog Create data Source

5.2 Menyediakan Fail Data 1 Jika Kotak dialog Mail Merge sudah sedia dipaparkan

a) Klik butang GET DATA b) Pilih option, seperti dalam paparan berikut:

Kotak dialog berikut akan terpapar.

Hapuskan semua nama medan yang sedia ada

a. Klik pada butang Remove Field Name b. Klik butang ini beberapa kali sehingga semua nama medan yang ada

dihapuskan (tiada lagi pada kotak field Name )

Taipkan nama medan yang akan digunakan iaitu : a. taipkan Nama, tekan Enter b. taipkan Alamat, tekan Enter a. taipkan poskod, tekan Enter b. taipkan daerah, tekan Enter c. taipkan negeri, tekan Enter d. dan klik butang OK

Page 23: T11 1 Pemprosesan Perkataan

MUA/JTP T11-1-PEMPROSESAN PERKATAAN

23

Rajah 2.26 : Memasukkan Medan

Rajah 2.27 : Kekotak Dialog Save As

4. Simpan fail data dengan nama Data

Perhatian: Pastikan anda buka folder di mana anda simpan fail Pangkalan data anda. (Jika anda telah menutup fail data)

Page 24: T11 1 Pemprosesan Perkataan

MUA/JTP T11-1-PEMPROSESAN PERKATAAN

24

Rajah 2.28 : Kekotak Dialog Edit Data Source

Rajah 2.29 : Kekotak Dialog Data Form

5. Seterusnya kotak dialog berikut akan terpapar. Klik pada Edit Data Source

untuk memasukkan maklumat pelajar. 6. Satu borang disediakan untuk anda memasukkan maklumat seperti

dipaparkan.

7. Masukkan maklumat pelajar kedalam borang anda:

Nama Alamat Poskod Daerah NegeriROSLIZAWATI BINTI RAMLI

372 FELDA TEMENTI 28300 TRIANG PAHANG

MARIYATUN BINTI SAHABUDIN

MR01 BATU 11/2, JALAN MARAN

28000 TEMERLOH PAHANG

NOR RAINI BINTI ISHAK D 47 JENGKA 11 26400 BANDAR JENGKA

PAHANG

NORZIHAN BT ESHAK 58, JLN. TELIPOK, TAMAN SRI MERSING

86800 MERSING JOHOR

NOORASIHIKIN BINTI MOHAMED

172-6, JLN. TG. BENDAHARA

84000 MUAR JOHOR

WAN NOOR MAHZIRA BT WAN MUSTAFFA

S740/7JALN ALUR DAMAT, WAKAF TENGAH

21030 K. TERENGGANU

TERENGGANU

ZALIZAINI BINTI SALILI 202 AYER LANAS 17700 JELI KELANTAN

8. Klik butang OK, setelah semua data telah dimasukkan 5.3 Menggabungkan Surat

Page 25: T11 1 Pemprosesan Perkataan

MUA/JTP T11-1-PEMPROSESAN PERKATAAN

25

Rajah 2.30 : Bar Mail Merge

Rajah 2.31 : Sebahagian darai SubMenu Insert Merge Field.

1. Anda akan dibawa ke form letter yang telah anda sediakan. Anda juga akan dapat lihat bar Mail Merge seperti berikut:

2. Klik titik sisipan dua baris selepas tarikh 3. Memasukkan FIELD pangkalan data dalam form letter

a) Nama

Klik butang INSERT MERGE FIELD pada bar Mail Merge pilih Nama tekan ENTER

b) Alamat

Klik butang INSERT MERGE FIELD pada bar Mail Merge pilih Alamat tekan ENTER

c) Poskod dan Daerah

Klik butang INSERT MERGE FIELD pada bar Mail Merge pilih Poskod tekan SPACE BAR dua kali Khk butang INSERT MERGE FIELD pada bar Mail Merge pilih Bandar

d) Negeri

Klik butang INSERT MERGE FIELD pada bar Mail Merge pilih Negeri

4. Hasil dari langkah di atas, anda akan dapat paparan berikut pada form letter

Page 26: T11 1 Pemprosesan Perkataan

MUA/JTP T11-1-PEMPROSESAN PERKATAAN

26

Rajah 2.32 : Kotak Dialog Merge New Document

Rajah 2.33 : Paparan Hasil Mail Merge

1. Menggabungkan surat anda

a. Klik butang MAIL MERGE pada bar Mail Merge untuk mendapatkan surat kepada semua rekod data pangkalan data. Kotak dialog berikut akan dipaparkan.

b. Pada kotak dialog berikut, klik butang MERGE

Hasilnya anda akan dapat paparan berikut untuk rekod pertama.

6. Untuk melihat surat untuk setiap rekod, klik butang pada bar tatal 7. Untuk mencetak surat Mail Merge

Klik butang merge to printer pada bar toolbar Merge 8. Simpan dokumen surat Mail Merge

Klik butang SAVE pada bar toolbat standard. Pada kotak File name taip MailMerge1

Page 27: T11 1 Pemprosesan Perkataan

MUA/JTP T11-1-PEMPROSESAN PERKATAAN

27

Latihan 1.5

Persatuan Pelajar telah menulis sepucuk surat ucapan tahniah dan terima kasih kepada Pengarah Bahagian Pendidikan Guru di atas kesudian beliau melawat dan merasmikan pelancaran Modul Teknologi Maklumat. Anda dikehendaki menulis surat seperti mana contoh di bawah.

__________________________________________________ 10 hb Mei 2003 Pengarah Jabatan Pendidikan Negeri Pulau Pinang Tuan. Ucapan Terima Kasih Kerana Perasmian Seminar Teknologi Maklumat Sukacita saya merujuk perkara yang tersbeut di atas. 1. Saya bagi pihak seluruh warga Sekolah Kebangsaan Sungai Acheh, mengambil kesempatan ini untuk mengucapkan setinggi-tinggi terima kasih di atas kesudian Tuan merasmikan pelancaran Seminar Teknologi Maklumat.

Sekian dimaklumkan. Terima Kasih. “BERKHIDMAT UNTUK NEGARA” Saya yang benar

Wan Ahmad Hafizol Bin Wan Ahmad Maulana Ketua Murid Persatuan Teknologi Maklumat Dan Komunikasi Sekolah Kebangsaan Sungai Acheh, 14320 Nibong Tebal s.k.

1. Guru Besar Sekolah Kebangsaan Sungai Acheh, 14320 Nibong Tebal

/altaj

Sekolah Kebangsaan Sungai Acheh 14320 Nibong Tebal Tel : 04-5678910

Page 28: T11 1 Pemprosesan Perkataan

MUA/JTP T11-1-PEMPROSESAN PERKATAAN

28

Latihan 1.5

TUGASAN MS WORD 1. Anda adalah sorang guru yang mengajar Matapelajaran Sekolah. Anda

dikehendaki menyediakan satu nota berdasarkan tajuk matapelajaran berkenaan yang telah anda pilih. Nota matapelajaran di atas, berdasarkan kriteria berikut : i. mengandungi berbagai Font / Saiz ii. mengandungi berbagai fitur iii. mengandungi rajah / graf. iv. mengandungi formula v. mengandungi jadual vi. indeks vii. Rujukan viii. Dan lain yang difikirkan sesuai

2. Anda akan mengadakan peperiksaan akhir Tahun. Bagi mengiklankan

peperiksaan matapelajaran tersebut anda dikehendaki menyediakan satu brosur menyatakan peperiksaan tersebut yang mengandungi : i. Tajuk dengan menggunakan Word Art ii. Objektif iii. 3 Column iv. Grafik yang sesuai v. Bullet dan numbering vi. Jadual waktu peperiksaan

Cetakan belakang-depan. * Nyatakan sumber rujukan yang anda gunakan untuk menyiapkan tugasan ini.

Dokumen atau tugasan perlu juga disimpan atau diserahkan kepada pensyarah dalam bentuk ‘soft copy’.