Szkolenie "Zarządzanie projektami" Cegos Polska
Transcript of Szkolenie "Zarządzanie projektami" Cegos Polska
1
Zarządzanie projektamiWPROWADZENIE
dr inż. Paweł Pietras
2
Jakie cechy łączą te przykłady?
3
Udział projektów w gospodarce światowej
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
80 90 00 10 20 30
lata
projekty inwestycyjne projekty inne produkcja
4
Przyczyny kreowania projektów w biznesie
globalizacja gospodarki i związane z nią zmiany w funkcjonowaniu firm
zwiększenie ilości informacji
konieczność elastycznego reagowania na zmiany rynkowe
rozwój nowoczesnych technologii
5
Dyskusja
Cel: Jakie projekty są w naszej organizacji/firmie?
6
Cechy projektówCelowość, czyli wynik określonej strategiiOgraniczoność, czyli istnienie ograniczenia czasowego realizacji przedsięwzięciaJednokrotność, czyli realizacja niepowtarzalnego przedsięwzięciaOdrębność, czyli brak powiązań z normalną, rutynową działalnością firmyOdrębność strukturalna, czyli wydzielenie przedsięwzięcia jako osobnej struktury w firmie
ważność cechy
7
Cechy projektówZbiór działań podejmowanych dla zrealizowania uzyskania konkretnego, wymiernego rezultatu – produktu projektuProdukt ten, sam w sobie, nie jest projektem. Jednak to produkt definiuje wymiar techniczny, czasowy i finansowy projektuZłe zdefiniowanie celu projektu, czyli jego produktu, może być jednym z czynników niepowodzenia projektu
8
Definicja projektuTymczasowe przedsięwzięcie mające na celu stworzenie unikalnego produktu lub usługi, gdzie tymczasowość oznacza, że przedsięwzięcie ma ściśle oznaczony początek i koniec, a unikalność, że produkt lub usługa w wyraźny sposób jest inna niż wszystkie podobne produkty lub usługi.
9
Definicja projektuTymczasowe przedsięwzięcie podejmowane w celu wytworzenia unikalnego produktu, usługi lub rezultatu (PMBoK)Projekt to unikatowy zestaw skoordynowanych działań organiczony czasem i kosztami, mający na celu uzyskanie zbioru określonych uprzednio produktów, zachowując przy tym normy jakości i wymagania (NBC)
10
Definicja projektuProjekt to środowisko zarządzania stworzone w celu dostarczenia jednego lub większej liczby produktów biznesowych stosownie do specyficznych wymagań biznesu (Prince2)
11
Klasyfikacja projektówZe względu na przeznaczenie:
zewnętrznewewnętrzne
Ze względu na naturę:techniczneadministracyjnefinansowehandlowe
12
Klasyfikacja projektówZe względu na oczekiwania:
kompleksowe (np. badania i realizacja)niekompleksowe (np. tylko badania)
Ze względu na wielkość:duże (np. budowa tunelu pod kanałem La Manche)małe (np. informatyzacja biura)
13
Klasyfikacja projektówZe względu na obszar zastosowań:
naprawynowe produktyinformatykaR&D
Ze względu na rentowność:zwiększenie wydajności,redukcja kosztówprojekty o trudno mierzalnej rentowności (sponsoring)
14
Klasyfikacja projektówZe względu rezultaty:
procesoweinwestycyjneprzychodowe
15
Portfele i programy
Program – Zbiór powiązanych ze sobą przedsięwzięć oraz wymaganych zmian w organizacji, zmierzających do realizacji określonych celów strategicznych organizacji oraz osiągnięcia ustalonych korzyści biznesowych
Portfel Projektów – kolekcja projektów lub programów i innego rodzaju przedsięwzięć zgrupowanych razem w celu zapewnienia kontroli, koordynacji i optymalizacji
16
Praca zespołowa
Cel: Jakie działania mogą być traktowane jako projekty/programy/portfele
Zespół: 4-5 osób
Czas: 10 min przygotowanie, 5 min prezentacja
17
Zarządzanie projektemProces, w trakcie którego osoba kierująca projektem przeprowadza celowe planowanie i kontrolowanie zadań wchodzących w skład projektu oraz dokonuje odpowiedniej alokacji przydzielonych do realizacji projektu środków posługując się przy tym odpowiednimi technikami i metodami, aby osiągnąć wyznaczony cel w określonym terminie, po wyznaczonych kosztach i o odpowiedniej jakości
18
Magiczny trójkąt projektu
CzasKoszt
Jakość
19
Praca zespołowa
Cel: Poznanie ograniczenia czas-jakość-zakres
Zespół: 4-5 osób
Czas: 35 min przygotowanie, 5 min prezentacja
20
Elementy zarządzania projektamiTechniczne Behawioralne KontekstoweInteresariuszeWymagania i celeRyzykoJakośćOrganizacja projektuPraca zespołowaRozwiązywania problemówStruktury projektuZakres i produkty cząstkoweZasoby KosztyZamówienia i kontraktyZmianyKontrola i raportyDokumentacjaKomunikacja
PrzywództwoZaangażowanieSamokontrolaAsertywnośćOdprężanieOtwartośćKreatywnośćZorientowanie na wynikiSprawnośćKonsultowanieNegocjowanieKonflikty i kryzysyWiarygodnośćDocenianie wartościEtyka
Orientacja na projektyOrientacja na programyOrientacja na portfeleWdrażanie systemu zarządzaniaStałe struktury organizacjiDziałalność gospodarczaSystemy produkty, technologieZarządzania zasobami ludzkimiZdrowie, ochrona, bezpieczeństwo, środowiskoFinansePrawo
21
Główni aktorzy projektu
Dyrekcja:odpowiada za realizację idei utrzymuje główny kierunek realizacjiodpowiada za efekt
Kadra zarządzająca:wspomaga (lub nie) realizację projektuzapewnia dostęp do zasobów: ludzkich, technicznych, finansowych i in.
22
Główni aktorzy projektuPilot:
pilotuje całość praczapewnia wewnętrzną spójność projektów realizowanych w organizacji
Sponsor/Promotor:motywuje do realizacji projektu, często „trzyma” budżet projektujest promotorem projektu w organizacji
23
Główni aktorzy projektuKomunikator:
przedstawia projekt wszystkim zainteresowanym stronomodpowiada za komunikację na wszystkich poziomach
Szef projektu:odpowiada za pełną realizację projektukoordynuje zadaniaodpowiada za skuteczność
24
Struktura organizacyjna projektu
Nadzór Wsparcie
25
Struktura liniowa Dyrektor generalny
Zaopatrzenie Produkcja Zbyt Badania i rozwój
Projekt A Projekt BProjekt AProjekt B
Marketing Sprzedaż
26
Praca zespołowa
Cel: Obserwacja przepływu informacji w organizacji o strukturze liniowej
Zespół: cała grupa
Czas: 10 min
27
Struktura liniowa z osobą wspomagającą
28
Organizacja task-force (przywódcza)
29
Strukturamacierzowa Dyrektor generalny
M arketing
Uczestn ik"M arketing"
Produkcja Sprzedaż Finanse R & D
Uczestn ik"Produkcja”
Uczestn ik"Sprzedaż
Uczestn ik"R&D”
Szef projektuA
Uczestn ik"M arketing"
Uczestn ik"Finanse”
Szef projektuB
Szef projektuC
Uczestn ik"Finanse”
Uczestn ik"R&D”
Uczestn ik"Sprzedaż
Uczestn ik"Produkcja”
30
Kluczowe czynniki sukcesu
Intencje i ich rozkład wśród interesariuszy projektu w momencie jego uruchomieniaStopień zaangażowania osób odpowiedzialnychPoziom profesjonalizmu głównych uczestnikówRealizm projektuStopień akceptacji w środowisku
31
Praca zespołowa
Cel: Identyfikacja interesariuszy i ich oczekiwań w projekcie (wg scenariusza)
Zespół: 4-5 osób
Czas: 20 min przygotowanie, 10 min prezentacja
Ogólny model cyklu projektowego
32
Uruchom ienie
Planowanie
Realizacja
Zarz
ądza
nie
jako
ścią
Zamknięcie
Zarz
ądza
nie
ryzy
kiem
33
Faza wstępna - uruchomienie projektu
rozpoznanie potrzeb i możliwości
oszacowanie korzyści z realizacji projektu
nadanie projektowi oficjalnego statusu
34
Faza planowaniazdefiniowanie dokładnych oczekiwań co do projektu
określenie celów projektu
zaplanowanie zaangażowania zasobów
określenie ram czasowych projektu
35
Faza realizacjiKoordynacja działań zespołu projektowego
Pomiar zużycia zasobów
Kontrola odstępstw postępu prac od przyjętego planu
36
Faza zamknięciaFormalna prezentacja osiągniętych celówImplementacja produktu projektuArchiwizacja dokumentacji projektowejFormalne zamknięcie projektu i rozwiązanie zespołu oraz struktury projektowej
Etapy i cykl życia projektuEtap projektu – skończony przedział czasowy przebiegu projektu, który w swej treści różni się od pozostałych przedziałówCykl życia projektu jest sekwencją etapów, przez które projektu musi przejść od momentu otwarcia do zamknięciaPrzejścia między etapami są definiowane jako kamienie milowe – kluczowe wydarzenia, w których należy podjąć odpowiednią decyzję
37
38
Model fazowy projektu
39
Celowość projektu
Aby skutecznie zarządzać projektem potrzebne jest sformułowanie celów stawianych przed realizatorami
40
Cele projektu
S (specific)M (measurable)A (achievable)R (relevant)T (timed)
41
Rodzaje celów do osiągnięciaCelem ogólnym projektu jest dostarczenie wartości interesariuszom
Strategia projektu do ogólne spojrzenie na sposób osiągnięcia tego celu
42
Rodzaje celów do osiągnięciaMerytoryczne
Ekonomiczne – rentowność, przychód, zysk lub koszt
Zgodne z celami strategicznymi firmy
Cele projektuCel projektu to całość pojedynczych celów związanych z efektem projektu o przebiegiem zadań, który ma być uzyskany w projekcieEfekt projektu to materialny lub niematerialny wynik pracy wykonanej w ramach projektu, określonej w zakresie zadańOgół celów (system celów) obejmuje 3 zmienne: rezultaty, czas oraz wydatki
43
Funkcje celówW kontekście zarządzania projektami cele pełnią funkcje:
sterującąukierunkowującąkonsolidacyjnąkoordynacyjnąselekcyjną
Muszą być kwantyfikowalne i wykonalne oraz zgodne z celami wyższego i niższego poziomu 44
Powiązania celówZorientowanie na efekt oznacza, konieczność definiowania i sprawdzania tylko przewidywanych efektów – cele związane z rezultatami, np.:
cele finansowecele funkcjonalnecele społecznecele personalne
45
Powiązania celów
Zorientowanie na sprawność zarządzania oznacza konieczność definiowania celów proceduralnych, np.:
cele wynikające z harmonogramu (kamienie milowe)cele budżetowecele osobistespecjalne parametry przebiegu prac
46
Hierarchia celów
Podział celów może być prowadzony dwukierunkowo, odgórnie lub oddolniePodział odgórny – cele wyższego rzędu są dzielone na kilka celów niższego rzęduPodział oddolny – na podstawie zdobytych doświadczeń zgłaszane są sugestie dotyczące usprawnień i przenoszone na wyższe poziomy
47
Hierarchia celów
Efektem podejścia krokowego jest powstanie wielu poziomów różniących się szczegółowością i adekwatnością do różnych poziomów zarządzania projektem
48
Hierarchia celów
Cel nadrzędny (Sprawny transport publiczny)
Kategorie celów (Funkcjonalność)• Podkategorie celów (Wygoda podróżowania)
– Cele (Wysoki komfort)– Cele cząstkowe (Duża liczba miejsc siedzących) - Kryteria (Stosunek miejsc siedzących do stojących)
Miara (Procent) Rozmiar (50%)
49
50
Identyfikowanie celów
Źródłem celów opartych na rezultatach mogą być: konieczność, pomysł, ograniczenia, życzeniaPrzejście od źródła do zdefiniowania rezultatu odbywa się najczęściej przy wykorzystaniu metod kreatywnych i/lub dyskursywnych (zbieranie danych, segregacja, ocena, wybór)
51
Identyfikowanie celów
Obranie strategii osiągnięcia rezultatu pozwala na określenie co? i jak? ma być realizowany projekt – cele proceduralne
52
53
Praca zespołowa
Cel: Ćwiczenie kompetencji w definiowaniu celów projektu
Zespół: 4-5 osób
Czas: 20 min przygotowanie, 10 min prezentacja
Wszystkim nie dogodzisz
54
55
Hierarchie ważności
Cele C1 C2 C3 ... CiSuma
C1 x 0 0 ... 1 1C2 1 x 0 ... 0 1C3 1 1 x ... 1 3... ... ... ... ... 1Cj 0 1 0 ... x 1
W tabeli wstawia się: 0 gdy przy porównaniu celu Cj z celem Ci cel Ci jest ważniejszy; 1 gdy przy porównaniu celu Cj z celem Ci cel Cj jest ważniejszy. Suma pokazuje ważność danego celu, im wyższa tym cel ma większy priorytet.
56
Uruchomienie projektu w firmieAkt powołania projektu powinien zawierać:
Dane ogólne:Potrzeby i wytyczne (wartości ważne dla klienta)Cel główny i szczegółoweKryteria powodzeniaŚrodowisko (kontekst) projektuRyzyko (ogólne informacje o potencjalnych zagrożeniach)
57
Uruchomienie projektu w firmie
Akt powołania projektu powinien zawierać:Dane techniczne:
Główne etapyOgólny opis techniczny etapów
Dane ekonomiczne:uwarunkowania czasowe i ograniczenia budżetowe
58
Uruchomienie projektu w firmieAkt powołania projektu powinien zawierać:
Dane organizacyjne:Mianowanie szefa projektuPowołanie „opiekuna” projektu (najczęściej dyrektor działu, pionu, departamentu)Podstawowe zasady komunikacji (częstotliwość i sposób raportowania, częstotliwość zebrań zespołu itp.)
59
Zebranie rozpoczynające projekt
Cele zebrania rozpoczynającego:Dokładne poinformowanie o celach i kontekście projektu (źródłach pochodzenia)Poinformowanie kto? co? i dlaczego? robiPoszukiwanie porozumienia pomiędzy uczestnikami
60
61
Przebieg zebraniaPrezentacja projektu (cele, ryzyko, ważność)Sprecyzowanie ram organizacyjnychPrzedstawienie struktury prac (maksimum 3 poziomy)Przedstawienie się członków zespołu i sprecyzowanie odpowiedzialnościOkreślenie reguł funkcjonowania zespołuZaplanowanie kalendarza spotkań
62
Uruchomienie projektu w firmiePrzykład firmy IBM
Aby dokładnie zdefiniować cele, zidentyfikować potrzeby, zaprezentować głównych uczestników projektu organizowane jest Seminarium Definiujące ProjektSą to jednodniowe warsztaty dające wspólne spojrzenie na ww. kwestie5 głównych tematów Seminarium:
• cele projektu,• zakres i dekompozycja prac• organizacja projektu• system zarządzania• identyfikacja i analiza zagrożeń
63
Organizacje zajmujące się PMInternational Project Management Association
www.ipma.orgw Polsce Stowarzyszenie Project Management Polska www.spmp.org.plcerfyfikaty od poziomu D do Azbiór wiedzy: International Competence Baseline (ICB)
64
Organizacje zajmujące się PMProject Management Institute
www.pmi.orgw Polsce www.pmi.org.plcertyfikacja PMP + punkty Professional Development Units (min. 60 PDU) zbiór wiedzy: Project Management Body of Knowledge (PMBoK)