Systeme Codification SIFA

ES-DGFE-DSC 1 de 20 Juin 2004 10-SYSTEME DE CODIFICATION.doc

Système de codification

du

SYSTÈME D’INFORMATION

FINANCIÈRE PAR ACTIVITÉ

(S.I.F.A.)

DOCUMENT PROJET - GROUPE DE TRAVAIL SUR LA RÉVISION DE LA NORMALISATION COMPTABLE : Rémi St-Onge , président (Shawinigan); Jacques Fortin (Drummondville); Didier Rioux (La Pocatière); Denis Laliberté (Lévis-Lauzon) ; Bertrand Bouchard (Rivière du Loup); André Poulin (Ministère de l’Éducation).


OBJET DU DOCUMENT Le présent document fait état du système de codification des opérations comptables en vigueur dans les cégeps. Il est divisé en quatre parties : 1- Le système de codification 2- La codification 2.1 La structure d'activités 2.2 Les revenus, les dépenses du fonds de fonctionnement et les acquisitions d’actifs immobilisables du fonds des investissements 2.3 Les comptes du bilan 1- Le système de codification La présentation des informations financières repose sur la codification des données : la codification correspond à l'ensemble des symboles utilisés pour identifier, ordonner, enregistrer et traiter les données. Le système de codification prescrit a une structure à douze positions. notées 1, 2, 3… 12.

La codification présente des variantes, selon qu'il s'agisse des postes de revenus et de dépenses, et des acquisitions d’actifs immobilisables ou des postes du bilan.


Revenus et dépenses, acquisitions d’actifs immobilisables

Le bilan

Le regroupement des activités est fait en neuf champs. L’assise conceptuelle de la codification est l’activité. L’activité représente l’ensemble des opérations menées en vue de l’atteinte d’un ou de plusieurs objectifs associés à une fonction du cégep. L’ensemble des activités traduit les actions posées par le cégep pour assurer les services de formation et de support à la clientèle. Dans le cas particulier du champ 1, l’activité enseignement représente l’ensemble des cours reliés à un programme d’enseignement tel que défini dans les cahiers de l’enseignement collégial.


Le système de codification utilisé comporte douze positions regroupées en quatre sections notées A, B, C et D.

A. les centres de responsabilité et les unités administratives (services), B. les comptes du bilan C. les projets, D. les revenus, et les dépenses et les acquisitions d’actifs immobilisables.

Les sections réservées à l'usage interne du cégep : La section « A » comprend les trois premières positions. Elles servent habituellement à codifier les numéros de départements, les centres de responsabilité, ou encore les unités administratives de l'organisation. C'est le cégep qui établit son système de codification. La section « C » regroupant les positions 8 et 9, peut servir à codifier les projets. Ces positions sont laissées à l’usage que le cégep veut en faire pour sa gestion.


Les sections codifiées par le Ministère : La section « B » regroupe les positions 4, 5, 6 et 7. La position 4 sert à identifier les champs d'activités; les positions 5,6 et 7 servent à identifier les activités de la structure. Il y a neuf champs (position 4) numérotés de 1 à 9. Tel qu'on peut le constater dans le tableau qui suit, les trois premiers concernent la formation et les six autres concernent le soutien à la formation. Formation Soutien à la formation

1000 Enseignement 2000 Services à l’enseignement 3000 Services à l’étudiant

4000 Gestion des activités d’enseignement 5000 Gestion des ressources humaines 6000 Gestion des ressources financières 7000 Gestion des ressources matérielles 8000 Administration générale, coûts de convention et autres allocations 9000 Gestion des activités autofinancées

Enfin, la section « D » comprend les positions 10, 11 et 12 qui servent à codifier :

la nature et la catégorie de dépenses (codes 100 à 799)

la provenance des revenus (codes 800 à 899),

et les acquisitions des actifs immobilisables du fonds des investissements (codes 900 à 999).


2- La codification

Les opérations du fonds de fonctionnement menées par les cégeps sont présentées en associant :

o un champ (position 4), o une activité (positions 5, 6 et 7), o un revenu ou une dépense et l’acquisition d’actif immobilisable du fonds des investissements (positions 10, 11 et 12).

2.1 La structure d'activités


A) La formation (champs 1000, 2000 et 3000) Champs Activités (pos. #4) (pos. # 5,6,7) 1000 Enseignement Référence : Annexe F006 Exemple :

1 110.A0 Techniques dentaires 1 111.A0 Techniques d'hygiène dentaire

1 180.A0 Techniques infirmières 1 210.02 Techniques de génie chimique 1 310.A0 Techniques policières

1 300.A0 Sciences humaines 2000 Services à l’enseignement

2010 Services audiovisuels 2020 Bibliothèque et vidéothèque 2030 Expérimentation et développement pédagogique 2040 Centres spécialisés 2090 Coordination et contrôle des services à l’enseignement

Notes : L’identification des programmes doit être validée à tout autre système existant, en complément à l’annexe F006, pour s’assurer de la concordance des codes, s’il y a lieu.

3000 Services à l’étudiant 3 010 Aide pédagogique individuelle à l'étudiant 3020 Information scolaire, orientation et psychologie 3030 Accueil à la clientèle, aide financière, placement,

aide spirituelle, santé et bien-être 3060 Loisirs socioculturels 3070 Loisirs sportifs 3090 Coordination et contrôle des services à l’étudiant


B) Le soutien à la formation (champs 4000 à 9000) Champs Activités (pos. #4) (pos. # 5,6,7) 4000 Gestion des enseignements

4010 Planification et développement des programmes d'enseignement et organisation de l'enseignement 4030 Gestion de 1a clientèle 4040 Secrétariat départemental 4090 Coordination et contrôle de l'enseignement

5000 Gestion des ressources humaines

5010 Mouvement et engagement de personnel, développement du personnel et gestion des dossiers du personnel 5040 Relations de travail 5090 Coordination et contrôle des activités relatives aux ressources humaines

6000 Gestion des ressources financières

6050 Comptabilité 6090 Coordination et contrôle des activités relatives aux ressources financières

7000 Gestion des ressources matérielles 7010 Gestion du matériel 7020 Gestion des terrains et des immeubles 7030 Gestion de l'énergie 7040 Impression et reproduction de documents 7050 Sécurité et protection 7060 Entretien ménager 7090 Coordination et contrôle des activités relatives aux ressources matérielles

B) Le soutien à la formation (champs 4000 à 9000)

Champs Activités (pos. #4) (pos. # 5,6,7)

8000 A) Administration générale 8010 Informatique 8020 Affaires corporatives et communications 8030 Développement institutionnel 8040 Direction générale

8000 B) Coûts de convention et autres allocations 8050 Budgets spéciaux – Enseignants affectés

à l’enseignement régulier 8100 Coûts de convention - Enseignants 8150 Coûts de convention - Autres personnels 8200 Locations de locaux et de services 8300 Service de la dette (au fonds de fonctionnement) 8350 Allocations spéciales – enseignement régulier 8900 Opérations de financement

9000 Gestion des services autofinancés 9005 Centre collégial de transfert de technologie (CCTT) 9010 Alimentation 9020 Auditorium 9030 Centre sportif 9040 Coopérative 9050 Garderie 9060 Logement (résidences) 9070 Autres 9080 Cours d'été 9090 Formation continue; 9350 Allocations spéciales - formation continue.


2.2 Les revenus, les dépenses au fonds de fonctionnement et les acquisitons d’actifs immobilisables du fonds des investissements

Codification des revenus (positions 10. II et 12)

810 Ministère de l'Éducation (MEQ), Ministère de l’Emploi, de la Solidarité sociale et de la Famille (MESF) 811 Direction Générale du Financement et de l’Équipement (DGFE) 812 Emploi - Québec 819 Autres

Codification des revenus (positions 10. II et 12)

850 Autres organismes gouvernementaux 851 Gouvernement du Québec 852 Gouvernement fédéral 859 Gouvernements - autres

860 Individus 861 Droits (inscriptions, scolarité et droits afférents) 862 Droits - étudiants étrangers

863 Droits - non-résidents du Québec 864 Ventes de biens et services 869 Autres

870 Compagnies et autres organismes 879 Autres

880 Autres revenus 881 Intérêts 883 Revenus-locations 888 Imputation interne 889 Autres


Codification des dépenses (positions 10. II et 12)

TRAITEMENTS Code Description 100 Hors cadres et cadres

101 Traitement régulier 106 Prestation de la SAAQ 107 Indexation 108 Ententes «ad hoc» 110 Caisse de crédit 112 Garantie de traitement (29 jours et moins) 113 Garantie de traitement (30 jours et plus) 114 Prestation d'invalidité accident - CSST 115 Maternité, paternité, adoption 116 Mise en disponibilité, sécurité du revenu 117 Préretraite 118 Prime de rétention 119 Mesure de fin d’emploi

120 Gérants

121 Traitement régulier 126 Prestation de la SAAQ 127 Indexation 128 Ententes «ad hoc» 130 Caisse de crédit 132 Garantie de traitement (29 jours et moins) 133 Garantie de traitement (30 jours et plus) 134 Prestation d'invalidité accident - CSST 135 Maternité, paternité, adoption 136 Mise en disponibilité, sécurité du revenu 137 Préretraite 138 Prime de rétention 139 Mesure de fin d’emploi

Codification des dépenses (positions 10. II et 12)

TRAITEMENTS

Code Description

140 Enseignants

141 Traitement régulier - temps complet 142 Traitement régulier - temps partiel 143 Traitement régulier – à la leçon 144 Traitement régulier - honoraires et contrats 145 Libération syndicale incluse dans la tâche 146 Prestation de la SAAQ 147 Indexation 148 Ententes «ad hoc» 149 Sélection de professeurs

150 Caisse de crédit 152 Garantie de traitement (29 jours et moins) 153 Garantie de traitement (30 jours et plus) 154 Prestation d'invalidité accident

155 Maternité, paternité, adoption 156 Mise en disponibilité, sécurité du revenu 157 Préretraite 158 Prime de rétention 159 Mesure de fin d’emploi 160 Prime de déplacement 163 Suppléance 164 Libération syndicale non incluse dans la tâche 166 Charges à la formation continue

(Syndicat FEC)


Codification des dépenses (positions 10. 11 et 12)

TRAITEMENTS Code Description

170 Professionnels

171 Traitement régulier 172 Temps supplémentaire 173 Surnuméraire - traitement régulier 175 Libération syndicale incluse dans la tâche

176 Prestation de la SAAQ 177 Indexation 178 Ententes «ad hoc» 180 Caisse de crédit

181 Congés de maladie monnayables 182 Garantie de traitement (29 jours et moins) 183 Garantie de traitement (30 jours et plus) 184 Prestation d'invalidité accident - CSST 185 Maternité, paternité, adoption 186 Mise en disponibilité, sécurité du revenu 187 Préretraite 188 Prime de rétention 199 Mesure de fin d’emploi

190 Prime de déplacement


TRAITEMENTS Code Description 200 Soutien

201 Traitement régulier 202 Temps supplémentaire 203 Surnuméraire - traitement régulier

205 Libération syndicale incluse dans la tâche 206 Prestation de la SAAQ 207 Indexation 208 Ententes «ad hoc»

210 Caisse de crédit 211 Congés de maladie monnayables 212 Garantie de traitement (29 jours et moins) 213 Garantie de traitement (30 jours et plus) 214 Prestation d'invalidité accident - CSST 215 Maternité, paternité, adoption 216 Mise en disponibilité, sécurité du revenu 217 Préretraite 218 Prime de rétention 219 Mesure de fin d’emploi

220 Prime de déplacement 224 Libération syndicale non incluse dans la tâche



Code Description 300 Avantages sociaux et coûts de convention - Autres 310 Avantages sociaux 311 Assurance-emploi 313 Financement des programmes de santé 314 Régime de rentes du Québec 315 Commission de la santé et de la sécurité du travail 316 Fonds de pension 320 Assurances-collectives 330 Hygiène et sécurité

331 Hors-cadres et cadres 332 Gérants 333 Enseignants 334 Professionnels 335 Personnel de soutien

340 Frais de perfectionnement


350 Frais de déménagement

351 Hors-cadres et cadres 352 Gérants 353 Enseignants


Code Description 360 Frais de déplacement (coûts de convention)


400 Communications et informations

410 Frais d’information 420 Frais de réceptions 430 Frais de relations extérieures et de représentation 440 Frais de déplacement 450 Frais de livraison et messagerie 460 Télécommunications 470 Frais de courrier

500 Fournitures et matériel

510 Combustible 511 Combustible - Huile 512 Combustible - Gaz 519 Combustible - Autres

520 Électricité 530 Matériel de bureau et papeterie 540 Matériel didactique et matériel spécialisé


354 Professionnels 355 Personnel de soutien


Code Description 600 SERVICES. HONORAIRES ET CONTRATS 610 Ententes sur les stages

611 MEQ /MSSS : entente de base 612 MEQ /MSSS : TLM (techniques médicales de laboratoires) 613 Autres contrats de services avec le MSSS 619 Autres

620 Honoraires professionnels

621 Consultants 622 Conférenciers 623 Frais légaux 624 Vérification 629 Autres

630 Locations

631 Immeubles autorisés par décret 632 Immeubles autorisés par MEQ 633 Immeubles autorisés par le collège 639 Autres

640 Transport étudiant : stages et autres 641 Inter-campus 642 Stages 649 Autres

Codification des dépenses

(positions 10. 11 et 12)

Code Description 650 Contrats

651 Assurances 652 Entretien et réparation 654 Bibliothèques 655 Droits d’auteur 656 Parc informatique 659 Autres

690 Autres services

691 Cotisation à la Fédération des CEGEP 693 Cotisations pour affiliation à des organismes sportifs ou culturels 699 Autres

700 Autres dépenses

710 Frais bancaires 730 Intérêts 740 Commandites 750 Taxes municipales 770 Imputation 780 Immobilisations 790 Autres


Codification des acquisitions d’actifs immobilisables du

fonds des investissements (positions 10. 11 et 12)

Code Description 900 Investissement

925 Terrains 930 Aménagement de terrains et stationnements 935 Améliorations locatives 950 Bâtiments 960 Fonds de bibliothèque 970 Mobilier 981 Équipements informatiques 982 Équipements spécialisés - enseignement 983 Autres équipements et matériel roulant 990 Contrats de location-acquisition 991 Autres immobilisations corporelles 995 Actifs incorporels

Les codes 900 sont utilisés en cours d’année pour comptabiliser les acquisitions au fonds des investissements. À la fin de l'année, il est nécessaire de capitaliser au bilan du fonds des investissements les acquisitions de l’exercice (0600 à 0699 aux positions 4, 5, 6 et 7).


2.3- Les comptes des bilans (fonctionnement et investissements )

Le bilan

Section B Section C Les quatre positions de la section B servent à codifier les comptes du bilan :

Le fonds de fonctionnement : codes 0001 à 0469 Les fonds spéciaux : codes 0470 à 0499 Le fonds des investissements : codes 0500 à 0999

Dans le cas des comptes du fonctionnement, la codification est la suivante :

Actif : 0001 à 0249 Passif et solde de fonds : 0250 à 0469

Dans le cas des comptes des fonds spéciaux, la codification est la suivante :


Dans le cas des comptes des investissements, la codification est la suivante :


Les deux positions de la section C (positions 8 et 9) peuvent aussi être utilisées pour codifier les projets.


Fonds de fonctionnement Bilan - Actif

Code Description 0010 ENCAISSE

0011 Caisse 0012 Banque : compte courant 0013 Banque : compte salaires

0020 PLACEMENT À COURT TERME 0030 INTÉRETS COURUS À RECEVOIR 0040 SUBVENTIONS À RECEVOIR – MEQ -DGFE 0050 COMPTES À RECEVOIR

0051 Autres montants à recevoir du MEQ 0055 Autres organismes gouvernementaux 0056 Individus 0057 Compagnies et autres organismes 0058 Autres sources 0059 Provisions pour mauvaises créances

0060 AVANCES INTER-FONDS

0061 Avances faites au fonds des investissements 0062 Avances faites aux autres fonds

0070 FRAIS PAYÉS D'AVANCE 0080 STOCKS 0090 AUTRES ACTIFS

Fonds de fonctionnement Bilan - Passif

Code Description 0250 EMPRUNTS À COURT TERME

0251 Découvert de banque 0252 Emprunts de banque temporaires 0253 Autres

0260 SUBVENTIONS À PAYER – MEQ

0261 Subventions à payer au Ministère de l’éducation - DGFE 0270 COMPTES À PAYER ET FRAIS COURUS

0271 Fournisseurs 0272 Autres créanciers 0273 Frais courus 0274 Cotisation étudiante 0275 Bourses d’études à payer

0280 AVANCES INTERFONDS 0281 Avances provenant du fonds d'investissement. 0282 Avances provenant des autres fonds.

0300 SALAIRES ET AVANTAGES SOCIAUX À PAYER 0301 Salaires à payer 0302 Impôt fédéral 0303 Impôt provincial 0304 Cotisations syndicales 0305 Comité paritaire 0306 Assurance-emploi 0307 Financement des programmes de santé ( RAMQ- FSS) 0308 Assurance collective 0309 Assurance salaire 0311 Régime de rentes du Québec 0312 Régime de retraite des employés du gouvernement et des organismes publics RREGOP syndicable 0313 Régime de retraite des employés du gouvernement et des organismes publics RREGOP non syndicable


Fonds de fonctionnement Bilan – Passif (suite)

Code Description

0314 Régime de retraite des enseignants RRE 0315 Régime de retraite des fonctionnaires RRF 0316 Fonds de pension privés 0317 Commission de la santé et de la sécurité du travail (CSST) 0318 Caisse de crédit 0319 Obligations d'épargne – Déductions 0320 Saisies de salaires 0321 Régime de retraite du personnel d’encadrement (RRPE) 0331 Congés de maladie monnayables à payer

0340 et 0350 REVENUS REPORTÉS

0341 Sur- Embauche ou Sous-Embauche 0345 Certifications de crédits reportés 0351 Revenus reportés 0352 Frais afférents 0353 Droits de scolarité

0360 PROVISION POUR PERFECTIONNEMENT

0361 Perfectionnement des hors-cadres, cadres et gérants 0362 Perfectionnement des enseignants 0363 Perfectionnement des professionnels 0364 Perfectionnement du personnel de soutien

0380 AUTRES PASSIFS 0381 Autres passifs

0400 SOLDES DE FONDS

0410 Fonctionnement régulier 0430 Activités auxiliaires et communautaires 0431 Alimentation 0432 Auditorium 0433 Centre sportif 0434 Coopérative 0435 Garderie

Fonds de fonctionnement Bilan – Passif (suite)

Code Description 0400 SOLDES DE FONDS (suite)

0434 Coopérative 0435 Garderie 0436 Résidences 0437 Autres 0438 Cours d'été 0439 Formation continue 0440 Centres de transfert technologique 0445 Cégep @ distance – C@D

ÉVENTUALITÉS ET ENGAGEMENTS

Contrats de travail Poursuites judiciaires Réclamations contestées Provision pour caisse de crédit Provision pour caisse de crédit - Cadres Provision pour caisse de crédit - Gérants Provision pour caisse de crédit - Enseignants Provision pour caisse de crédit - Professionnels Provision pour caisse de crédit – Personnel de soutien Engagements contractuels Autres

Fonds spéciaux Code Description 0470 à 0489 ACTIF 0490à 0499 PASSIF ET SOLDE DU FONDS


Fonds des investissements

Bilan - Actif Code Description 0500 ENCAISSE

0501 Caisse 0502 Banque

0510 FONDS DÉTENUS EN FIDUCIE 0511 à Émissions d’obligations 0520 0521 à Autres 0523 0525 AVANCES INTER-FONDS

0526 Avances faites au fonds de fonctionnement 0527 Avances faites aux autres fonds

0530 PLACEMENTS À COURT TERME 0540 INTÉRÊTS COURUS À RECEVOIR 0560 COMPTES À RECEVOIR

0570 AUTRES ACTIFS À COURT TERME 0580 FRAIS PAYÉS D’AVANCE

0581 Intérêts payés d’avance

Fonds des investissements Bilan – Actif (suite)

Code Description 0590 SUBVENTIONS À RECEVOIR À LONG TERME 0600 IMMOBILISATIONS CORPORELLES ET AMORTISSEMENTS CUMULÉS

0625 Terrains 0630 Aménagement des terrains et stationnements 0635 Améliorations locatives 0640 Éléments préfabriqués 0650 Bâtiments 0660 Fonds de bibliothèque 0670 Mobilier

0680 ÉQUIPEMENTS 0681 Équipements informatiques 0682 Équipements spécialisés – enseignement 0683 Autres équipements et matériel roulant

0690 AUTRES IMMOBILISATIONS CORPORELLES

0700 CONTRATS DE LOCATION – ACQUISITION 0710 ACTIFS INCORPORELS 0740 AUTRES ACTIFS À LONG TERME 0745 ACTIFS NON AMORTISSABLES 0749 RÉSEAU D’INFORMATIONS SCIENTIFIQUES DU QUÉBEC (RISQ) INC.


Fonds des investissements Bilan – Passif

Code Description 0750 EMPRUNTS À COURT TERME 0751 Découvert de banque 0752 Emprunts de banque temporaires – année courante 0753 Emprunts de banque temporaires – années antérieures 0759 Autres 0800 COMPTES À PAYER ET FRAIS COURUS 0801 Fournisseurs 0802 Intérêts courus sur emprunts à court terme 0805 Frais de financement à payer 0810 DÉPOTS DE GARANTIE ET RETENUES SUR CONTRATS 0811 Dépôts de garantie 0812 Retenues sur contrats 0860 AVANCES INTERFONDS 0861 Avances du fonds de fonctionnement 0862 Avances des autres fonds 0870 AUTRES PASSIFS À COURT TERME 0880 EMPRUNTS À LONG TERME 0881 Obligations à payer 0882 Billets à payer 0883 Hypothèques à payer 0884 Balances de prix d'achat 0885 Emprunts de banque 0886 Financement Québec 0889 Fonds d’amortissement 0890 OBLIGATIONS DÉCOULANT DE CONTRATS DE LOCATION-ACQUISITION 0899 AUTRES PASSIFS À LONG TERME

Fonds des investissements Bilan – Passif (suite)

Code Description 0900 SOLDE DU FONDS 0901 Contribution du fonds de fonctionnement pour des acquisitions d’immobilisations 0902 Contribution des fonds spéciaux pour des acquisitions d’immobilisations 0904 Produits de la vente d’actifs 0905 Produits d’assurance 0908 Les dons 0909 Subventions « autres » que celles du MEQ pour des acquisitions d’immobilisations 0910 Annulation d’actifs en raison d’un sinistre (feu ou autres) 0911 Actifs annulés 0912 Dispositions d’actifs (annulation du coût) 0913 Contribution du fonds de fonctionnement (capital et intérêts) dans les contrats de location-acquisition 0914 Intérêts sur des contrats de location-acquisition 0915 Annulation des biens loués et des obligations découlant de contrats de location-acquisition 0916 Frais liés au financement à court terme (autres que les intérêts subventionnés) 0917 Intérêts liées à l’emprunt à court terme relatif aux opérations de l’année courante 0918 Intérêts liées à l’emprunt à court terme relatif aux opérations de l’année antérieures 0919 Subvention du MEQ relative intérêts liées à l’emprunt à court terme


Fonds des investissements

Bilan – Passif (suite)

Code Description 0900 SOLDE DU FONDS (suite) 0920 Frais liés au financement à long terme (honoraires de fiducie et d’avocats, …) 0921 Subvention du MEQ relative aux frais liés au financement à long terme 0922 Escomptes sur les émissions d’obligations – gains sur rachats et primes sur émissions 0923 Gains ou pertes sur le change 0924 Frais d’intérêts sur les emprunts à long terme 0925 Subvention du MEQ relative aux frais d’intérêts sur les emprunts à long terme 0926 Subvention du gouvernement provincial pour le remboursement en capital des emprunts à long terme 0927 Remboursement d’emprunts à long terme pour les résidences dont le cégep n’est pas propriétaire 0928 Subvention relative aux emprunts à long terme pour les résidences dont le cégep n’est pas propriétaire 0929 Contribution du fonds de fonctionnement pour le remboursement d’emprunts à long terme 0930 Revenus d’intérêts provenant des fonds détenus en fiducie 0931 Revenus d’intérêts provenant d’autres sources 0937 Réévaluation d’actifs 0938 Amortissement des immobilisations 0939 Autres éléments affectant le solde de fonds

Fonds des investissements Bilan – Passif (suite)

Code Description ÉVENTUALITÉS ET ENGAGEMENTS Engagements Poursuites judiciaires Réclamations contestées Autres

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