SWOT/TOWS dan PembobotannyaMSSP, 2013Abd Luky

8 Langkah Proses Manajemen Strategis

1. Identifikasi Misi dan Sasaran organisasi2. Analisa Lingkungan Luar 3. Identifikasi Peluang dan Ancaman4. Analisa Lingkungan Internal/Sumber

Daya Organisasi5. Identifikasi Kekuatan dan Kelemahan6. Merumuskan Strategi 7. Melaksanakan Strategi 8. Evaluasi Strategi

Gambaran Proses Manstra

Identifikasi Misi dan sasaran

organisasi

Analisa Lingkungan

Luar

Identifikasi Peluang & Ancaman

Analisa Lingkungan

Internal/Sumber

Daya Organisasi

Identifikasi Kekuatan & Kelemahan

Merumuskan Strategi

Melaksanakan Strategi

Evaluasi Strategi

Tahap Perencanaan Strategis1. Tahap Pengumpulan Data

Data Ekternal dan Internal ;Data Ekternal : Data Pasar, Kompetitor, komunitas, Pemasok, Pemerintah, StakesholderData Internal : Laporan keuangan, kegiatan SDM, Operasional, Pemasaran Metode yang digunakan : a. Matrik Faktor Strategi Eksternalb. Matrik Faktor Strategi Internalc. Matrik Profil Kompetitif

2. Tahap AnalisisMetode yang digunakan :a. Matrik SWOT atau TOWSb. Matrik BCGc. Matrik Internal-Eksternald. Matrik SPACEe. Matrik Grand Strategy

3. Pengambilan Keputusan

Analisa SWOT

• Analisis mengenai kekuatan dan kelemahan (internal) organisasi, serta

• Analisis mengenai peluang dan ancaman yang dihadapi organisasi yang dilakukan (eksternal) organisasi

• Analisa SWOT menjadi dasar untuk menentukan corporate profile dimana organisasi akan bersaing dalam suatu bisnis atau industri

Kegunaan SWOT

• Alat perencanaan strategik

• Pemetaan posisi organisasi terhadap lingkungannya

• Menyediakan pilihan strategi umum yang sesuai,

• Dasar dalam menetapkan sasaran-sasaran organisasi (3 – 5 tahun ke depan)

stakeholder

Cara Membuat Analisa SWOT

• Pengumpulan data yang diperlukan. Metode TPD untuk kualitatif snowcard atau snowballing

• Buat Matrik IFAS (Internal Strategic Factors Analysis Summary) dan EFAS ( External Strategic Factors Analysis Summary)

• Buat Matrik Interaksi SWOT atau TOWS• Memilih Alternatif dengan Bobot tertinggi

SWOT vs. TOWS• SWOT

– Diawali dengan analisa (SW) strengths dan weaknesses yang merupakan faktor internal pada saat ini (Present), setelah itu (OT) opportunities dan threats yang merupakan faktor eksternal pada saat sekarang atau yang akan datang.

– Melibatkan penentuan tujuan usaha bisnis atau proyek dan mengidentifikasi faktor internal dan eksternal yang baik dan menguntungkan untuk mencapai tujuan tersebut

– Analisis SWOT akan menghasilkan analisa yang lebih present atau kurang visioner. 

• TOWS – Diawali dengan mengeksplorasi pemikiran akan hal-hal yang akan

datang atau hal yang lebih dinamis yaitu dari faktor eksternal terlebih dahulu, baru diikuti dengan faktor internal

– Dengan mengidentifikasi beberapa rencana aksi yang dapat meningkatkan posisi organisasi, analisis TOWS memungkinkan manajemen untuk memilih beberapa strategi yang paling efektif dan memanfaatkan peluang yang tersedia

– Cara ini menghasilkan analisa yang lebih bisa memanfaatkan peluang dan dapat mengantisipasi segala ancaman yang akan datang

Persamaan SWOT dan TOWS• Memiliki empat elemen, yaitu Strengths (kekuatan),

Weaknesses (kelemahan), Opportunities (kesempatan), dan Threats (ancaman)

• Memiliki empat strategi utama yaitu: – SO (Aggressive Strategy) yaitu menggunakan kekuatan internal

untuk mengambil kesempatan yang ada di luar.– WO (Turn Around) yaitu menggunakan kesempatan eksternal

yang ada untuk memaksimalkan kesempatan yang ada.– ST (Diversification Strategy) yaitu menggunakan kekuatan

internal untuk menghindari ancaman yang ada di luar.– WT (Turn Around) yaitu meminimalkan kelemahan dan ancaman

yang mungkin ada.

Matrik Interaksi SWOT/TOWS

IFASEFAS

STRENGTHS (S) WEAKNESSES (W)

OPPORTUNITIES

(O)STRATEGI

SOSTRATEGI

WO

TREATHS (T) STRATEGI

STSTRATEGI

WT

Faktor-Faktor Strategis

Bobot Rating Bobot X Rating

Keterangan

1. Peluang 1~4

2. Ancaman -1~-4

1.00 1-4

Matrix IFAS dan EFAS

Matrix IFAS dan EFAS

Faktor-Faktor Strategis

Bobot Rating Bobot X Rating

Keterangan

1. Kekuatan 1~4

2. Kelemahan -1~-4

1.00 1-4

O

W

T

S

I

II III

IV

ST WT

WOSO

Diagram Analisis SWOT/TOWS

• SO : memanfaatkan seluruh kekuatan untuk merebut dan memanfaatkan peluang. Strategi pertumbuhan agresif (dalam BCG, Star )

• ST : meskipun menghadapi ancaman, tapi masih memiliki kekuatan secara internal. Strategi diversifikasi produk dan pasar

• WO : memanfaatkan peluang dengan meminimalkan kelemahan.

• WT : Meminimalkan kelemahan dan menghindari ancaman. Strategi defensif

Alternatif Strategi SWOT/TOWS

Sifat Faktor Eksternal

• Mengembangkan daftar peluang yang dapat dimanfaatkan dan ancaman yang perlu dihindarkan.

• Tidak bertujuan mengembangkan daftar panjang dan lengkap semua faktor ekternal yang berpengaruh terhadap pencapaian misi dan visi.

• Mengenali faktor-faktor kunci saja dan menawarkan respon yang mungkin dilakukan.

Sifat Faktor Internal• Semua organisasi mempunyai kekuatan dan

kelemahan, tidak satupun yang kuat atau lemah di segala bidang

• Tidak mungkin melakukan peninjauan semua bidang fungsional organisasi (pemasaran, keuangan, akunting, manajemen, sistem akuntansi komputer, produksi dan operasi) dan sub-bidang secara mendalam

• Mengenali faktor-faktor kunci saja dan menawarkan respon yang mungkin dilakukan

Ukuran Keberhasilan

CustomerSejauh mana organisasi dapat

memuaskan dan mepertahankan

customer sebagai pemicu utama tercapainya sasaran-sasaran keuangan dan

pemenuhan harapan pemilik lainnya

Learning and Growthsejauh mana upaya-upaya sistematis untukmeningkatkan kapasitas dan komitmen personil untuk mendukung seluruh kegiatanoperasi organisasi dalam mencapai sasaran-sasaran jangka pendek dan jangkapanjang

Internal Business Process

sejauh mana upaya-upaya sistematis untuk memberikan nilai kepadacustomer dan pengendalian biaya operasi

VISION AND

STRATEGY

Financialsejauh mana organisasi dapatmenghasilkan laba dan peningkatan asset

Deskripsi Mengenai Profil dan Potensi Wilayah

Penting untuk melakukan deskripsi dan kajian singkat mengenai wilayah kerja dan

wilayah pengaruh, untuk melihat saling pengaruh antara dinamika wilayah

geografis tempat pelanggan / nasabah berasal dan sekitarnya yang

menggambarkan secara makro kondisi lingkungan usaha organisasi.

Hal yang perlu diperhatikan

• Identifikasi mengenai potensi pasar dan faktor pengembangan wilayah yang dapat mendorong perluasan potensi pasar produk atau jasa yang dihasilkan organisasi.

• Pemetaan potensi konsumen/masyarakat yang berkaitan

• Pengenalan perilaku segmen customer yang berpengaruh kepada pangsa pasar

• Identifikasi para pesaing dan peta persaingan usaha

Deskripsi Mengenai Profil dan Potensi Organisasi

• Bentuk/status serta kepemilikan organisasi• Dasar hukum pembentukan organisasi• Strategi pemasaran / upaya untuk memuaskan

dan memelihara kesetiaan customer• Jenis usaha dan proses bisnis internal• Struktur organisasi dan SDM• Kinerja keuangan organisasi dan perkembangan

usaha

Analisis Faktor-Faktor Internal

• Mengevaluasi kinerja organisasi untuk setiap perspektif

• Mengumpulkan data dan informasi mengenai faktor-faktor tersebut

• Mengidentifikasikan faktor-faktor kunci yang merupakan kekuatan dan kelemahan organisasi dengan membuat check list daftar pertanyaan. Jawaban hendaknya sespesifik mungkin dan disertai ukuran kinerja atau rasio.

• Mentabulasi dan memberi bobot dan rating serta memperbandingkan kekuatan dengan kelemahan yang dimiliki organisasi

Analisis Faktor-Faktor Eksternal

• Mengenali kekuatan kunci faktor-faktor eksternal yang mempengaruhi kinerja organisasi

• Mengumpulkan data dan informasi mengenai faktor-faktor tersebut

• Apabila dianggap perlu, membuat proyeksi mengenai perkembangan faktor-faktor tersebut selama periode perencanaan

• Mengidentifikasikan faktor-faktor eksternal tersebut yang secara strategis merupakan peluang dan ancaman terhadap organisasi

• Mentabulasi dengan memberi bobot dan rating serta memperbandingkan peluang dengan ancaman, yang dihadapi.

Langkah-langkah pengisian kolom

• Identifikasi faktor-faktor kunci eksternal : peluang “P” dan ancaman dan beri tanda “A” pada kolom “Sifat” (kolom 2),

• Beri bobot untuk setiap faktor dari 0,00 (tidak penting) sampai dengan 1,00

• Dalam pembobotan, beri nilai 0 sampai dengan 4 pada kolom “Nilai” (kolom 5): 0 = tidak penting; 2 = agak penting; 3 = penting; dan 4 = sangat penting.

• Berikan peringkat 1 untuk rendah dan 2 untuk tinggi pada kolom (9) sedangkan untuk kolom (12) peringkat 1 untuk yang tinggi dan 2 untuk yang rendah.

Contoh

Contoh Lembar Kerja Evaluasi Faktor-Faktor Eksternal

Contoh Matriks Evaluasi Faktor Eksternal

Matriks Posisi Organisasi• Sumbu horisontal (x) menunjukkan kekuatan

dan kelemahan, sedangkan sumbu vertikal (y) menunjukkan peluang dan ancaman.

• Posisi perusahan ditentukan dengan hasil analisis sebagai berikut.

• Kalau peluang lebih besar daripada ancaman maka nilai y>0 dan sebaliknya ancaman lebih besar daripada peluang maka nilai y<0

• Kalau kekuatan lebih besar daripada kelemahan maka nilai x>0 dan sebaliknya kelemahan lebih besar daripada kekuatan maka nilai x<0

Kuadran I• Merupakan posisi yang sangat

menguntungkan• Perusahan mempunyai peluang dan

kekuatan sehingga ia dapat memanfaatkan peluang yang ada secara maksimal.

• Seyogyanya menerapkan strategi yang mendukung kebijakan pertumbuhan yang agresif

Kuadran II• Meskipun menghadapi berbagai ancaman,

organisasi mempunyai keunggulan sumber daya

• organisasi-organisasi pada posisi seperti ini dapat menggunakan kekuatannya untuk memanfaatkan peluang jangka panjang

• Dilakukan melalui penggunaan strategi diversifikasi produk atau pasar

Kuadran III• organisasi menghadapi peluang pasar

yang besar tetapi sumber dayanya lemah• Karena itu tidak dapat memanfaatkan

peluang tersebut secara optimal• Fokus strategi organisasi pada posisi

seperti ini ialah meminimalkan kendala-kendala internal organisasi.

Kuadran IV• Merupakan kondisi yang serba tidak

menguntungkan• organisasi menghadapi berbagai ancaman

eksternal sementara sumber daya yang dimiliki mempunyai banyak kelemahan

• Strategi yang diambil: defensif, penciutan atau likuidasi

Contoh

Penyebab Kegagalan Analisa SWOT/TOWS

• Visi, misi dan ukuran keberhasilan organisasi tidak ditetapkan secara jelas dan tegas

• Data dan informasi yang digunakan kurang lengkap, kurang spesifik dan kurang akurat, perumusan faktor strategisnya tidak fokus.

• Analisis lebih ditekankan kepada kecanggihan metode dan bukan kepada filosofi implementasi dan kontrol PENTING !!!

• Analisis tidak disesuaikan dengan Karakter Organisasi. • Kurang tepatnya dalam memberian bobot dan peringkat.