Swiss Life AG Einführung VIM (Vendor Invoice Management) · • Firma Open Text & SAP (VIM...
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Agenda
• Vorstellung Swiss Life AG
• Projektantrag
• Projekt-Phasen
• Evaluation
• Projektrealisierung
• Probleme nach der Produktivsetzung
• Diskussion
Swiss Life AG – Einführung VIM (Vendor Invoice Management)
Petr Kovar, Swiss Life AG, 21.05.2014
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Vorstellung Swiss Life AG
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Bearbeitung einer papierbasierenden Kreditorenrechnung vom
Posteingang (AVOR) bis zur Zahlung:
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Projektantrag zu Invoice Reloaded
Invoice Reloaded
Technik
Luxemburg
Deutschland
Frankreich
Restliche
Länder
Externe
Revision
Outsourcing
Druckzentrum
EvaluationPost
SolutionsSAP
Mensch
Compliance und
IKS
Organisation
Philosophie
Ressourcen
Swisscom
Seeburger SAP
Integration
Anforderungen
SAP
Seeburger
4invoice
Mandanten-
fähigkeitRevisionspendenz
Freigabeprozess
E-Rechnungs-
fähigkeit
Schnittstellen-
reduktionWartungs-
und
Lizenzkosten
Prozesse
User-
historie
Freigabe-
konzeptBestellprozess
Livit
Lyreco
CPT
Mitarbeitershop
Conextrade
Marktplatz (Swisscom)
Release-
fähigkeit
Swiss Life
Asset Management
Swiss Life
International
Inaktive
Benutzer
Inaktive
Benutzer
Februar März April Mai Juni Juli August September Oktober November Dezember Januar Februar MärzFebruar März April Mai Juni Juli August September Oktober November Dezember Januar Februar März
Initialisierung
01.02.12 bis 30.04.12
Realisierung
01.09.12 bis 31.01.13
Einführung
01.12.12 bis 17.03.03
PP
Konzept
01.05.12 bis 31.08.12
Testing
01.11.12 bis 10.03.13
Konzept- Realisierungsphase
01.05.12 bis 31.08.12 PB
Funktionsmängel beseitigen
Mandantenfähigkeit
E-Rechnung
Teilrechnungen
Schnittstellenreduktion
Unterstützung von SAP Standardschnittstellen
Releasefähigkeit
Prozesssicherheit resp. –Vereinfachung
Scannen
Revisionspendenzen:
Benutzer Regelung
Freigabeprozess
Inaktive Benutzer
SL Frankreich und Deutschland
Analyse Scanncenter
Fokus Nicht Fokus
Jährliche Kostenersparnis von
179 TCHF
Break Even Anfang 2016
Nutzen / Break Even
Projektantrag
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Februar März April Mai Juni Juli August September Oktober November Dezember Januar Februar März
Systemevaluation
01.02.12 bis 30.06.12
Realisierung
01.09.12 bis 31.01.13
Einführung
01.12.12 bis 17.03.03
Projektstart
01.02.12
Projektende
17.03.13
PA
PP
Konzept
01.07.12 bis 31.08.12
Testing
01.11.12 bis 10.03.13
Konzept- Realisierungsphase
01.07.12 bis 17.03.13PB
Projektphasen 2012 - 2013
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Agenda
• Vorstellung Swiss Life AG
• Projektantrag
• Projekt-Phasen
• Evaluation
• Projektrealisierung
• Probleme nach der Produktivsetzung
• Diskussion
Swiss Life AG – Einführung VIM
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Fragenkatalog für die Referenzbesuche
• Deckblatt
• Scanning
• Benutzerergonomie bei der Indexierung und Validierung
• Ergonomie bei der Bearbeitung im SAP
• Portalfähigkeit
• Auswertungen
Evaluationsphase - Referenzbesuche
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Unternehmensinformation
Pricing
Geschäftliche Anforderungen
Technische Anforderungen
• Finanzielle Situation
• Referenzkunden
• Software, Implementierung
• Schulung
• Skill Profiles
• Wartung
• Scan
• Workflow
• Qualitative/Quantitative Argumente
• EDV-Einbindung in SL
• Standardschnittstellen
Ranking der Lieferanten
basierend auf objektiven
Kriterien
Entscheidung
10 %
25 %
20 %Implementierung, Wartung & Support
• Entwicklungsumgebung
• Wartungsbereitschaft
• Release Management
SAP-spezifische Anforderungen
• Synchronisation SAP Stammdaten
• Validierung Stammdaten
• WE-bezogene Rechnungsprüfung
20 %
20 %
5 %
Evaluationsphase - Bewertungsmatrix
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Evaluation - Entscheidung
ProduktImplementierung des Kreditorenworkflows mit der SAP Standardlösung SAP Vendor Invoice Management (VIM) inkl. ICC-Option entschieden
Hersteller• Firma Open Text & SAP (VIM – Teil)• Firma Xerox (ICC)
Implementierungspartener• Firma Itelligence (VIM)• Firma Elca (ICC, KOFAX)
Verifikationsworkshop 01.10.2012• Klärung der Detailfragen für die Umsetzung des Kreditorenworkflows mit VIM
• Pflichtenheft für die VIM – Einführung
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Arbeitspakete Aufwand (Tagen)
Installation VIM 1.5
Installation OCR/ICC 4
SAP – FI-Prozesse 8
SAP – MM-Prozesse 8
Portal 6
Berechtigungen 5
Archiv 1
Jobsteuerung 6
Test 24
Schulung, Benutzerdokumentation, Go-Live und Support 9
Projektrealisierung - Arbeitspakete
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Projektbeginn – 02/2012:
• 2 SAP Systeme, Installation bei Swiss Life
• optisches Archiv
Projektmitte – 01/2013:
• Mehrere SAP Tower
• Mehrere SAP PI
• Mehrere Archive
• Scanning mit KOFAX
Sommer 2013
• Anpassung der Schnittstelle für Scanning (WEB – Service)
Projektrealisierung - Rahmenbedingungen
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• Kreditorenbuchhaltung (3 Personen)
• Einkaufsabteilung (1 Person)
• Controlling (1 Person)
• SAP FI/CO/MM (3 Personen)
• SAP – BASIS (1 Person)
Projektrealisierung – Auswahl der Key-Benutzer
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Schulung für die Key-User
• Präsentation der Lösung
• Klassentraining: Validierung, Indexierung, Kontierung, Freigabe, Buchung
• Testbeteiligung
Benutzeranleitung für die Rechnungsfreigabe
• Im Intranet für alle Benutzer zugänglich
Projektrealisierung - Schulung
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Support:
1. Level: Power-User in der Fachabteilung
2. Level: Mitarbeiter in der Kreditorenbuchhaltung
3. Level: SAP Competence Center ( VIM/MM – Gruppe)
4. Level: Firma Itelligence
Unterhalt der Stammdaten:
1. Genehmigender – voll automatisiert, tägliche Aktualisierung (Job)
2. Kostenstellen (Bereinigungsaktion beim Produktivstart, periodische Kontrolle durch IT)
3. Kontrolle der Zuordnung der Rollen für die VIM - Freigabe
VIM – Überwachung für Freigabe Work-Flow
1. Periodische Erinnerung
2. Rückruf der Rechnungen nach 30 Tagen
Projektrealisierung – Support und Unterhalt
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Projektrealisierung - Systemlandschaft
Systemlandschaft:
• Scanner
• SAP PI
• ICC Server
• SAP ERP + VIM
• SAP Portal (Freigabe)
• Opt. Archiv
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Projektrealisierung - Ziele
Ziel Status
Funktionsmängel beseitigen
- Mandant- und Buchungskreisfähigkeit
- Releasefähigkeit
- Teilrechnungen
100 %
Schnittstellenreduktion
- SAP PI im Einsatz
100 %
Prozesssicherheit resp. Vereinfachung
- Trainingsprozess kompliziert
90 %
Beseitigung der Revisionspendenzen
- Benutzer Regelung
- Freigabeprozess
- Inaktive Benutzer
100 %
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Agenda
• Vorstellung Swiss Life
• Projektantrag
• Projekt-Phasen
• Evaluation
• Projektrealisierung
• Probleme nach der Produktivsetzung
• Diskussion
Swiss Life AG – Einführung VIM
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Probleme nach der Produktivsetzung
Beschreibung Status
Berechtigungsvergabe (Portal und SAP) Behoben
Portal
- Zugang extern
- Anzeige der PDF – Dokumente im Portal
Behoben
SAP
- Identifikation der fehlerhaften IBAN – und ESR – Nummer
- Aktualisierung der Freigabe beim Austritt des Mitarbeiters
Behoben
Benutzerakzeptanz
- Anleitung Freigabe (DE, FR, EN)
- On – Line Unterstützung
Behoben
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Danke
Kontakt:
Swiss Life AG
General-Guisan-Quai 40
Postfach
8022 Zürich
Schweiz
Petr Kovar
Mail: [email protected]
itelligence AG
Althardstrasse 80, 8105 Regensdorf
Bolligenstrasse 52,3006 Bern
Peter Furter
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