Svečano...PLAN RADA Osobe zadužene za PR postaju dio pre-opening tima 7 mjeseci prije otvorenja...
Transcript of Svečano...PLAN RADA Osobe zadužene za PR postaju dio pre-opening tima 7 mjeseci prije otvorenja...
Svečano
otvorenje hotela
Grand opening
Svrha i cilj
Grand opening je gala događaj koji
predstavlja novi objekt ciljanoj javnosti
To je prigoda da se na javnost ostavi
dojam izvrsnosti i posebnosti
Cilj je da se u javnosti stvori pozitivan
stav prema hotelu
OTVORENJE HOTELA
PR aktivnosti vezane uz otvorenje hotela počinju
znatno prije samog otvaranja i obuhvaćaju
sljedeće faze:
1. Aktivnosti izvan hotela
2. Aktivnosti u hotelu
PLAN RADA
Osobe zadužene za PR postaju dio pre-opening
tima 7 mjeseci prije otvorenja hotela
Svi referentni materijali za prvih 6 mjeseci
poslovanja moraju biti završeni 60 dana prije
otvorenja. To su:
- vikend paketi
- promotivni materijali u sobama
- materijali za prodaju i marketing
Svečano otvorenje hotela
Liste ciljanog tržišta - 3- 4 mjeseca
Pronalaženje odgovarajućih partnera za otvorenje hotela - 6 mjeseci
6 mjeseci je potrebno da se učvrste odnosi između medija i hotela
PLANIRANJE
Početak priprema - kada?
Radna grupa – tko?
Budžet - partneri
Program aktivnosti
Ciljevi i ciljani klijenti
Tko otvara hotel? – dogovor s protokolom
PLANIRANJE
Planirati na vrijeme: pripreme trebaju početi nekoliko mjeseci prije otvorenja. Potrebno je održavati redovne sastanke s ključnim rukovoditeljima odjela
Odrediti kakav tip događaja treba biti: cocktail, gala večer, svečani ručak itd.
Redovita i dobra komunikacija s osobljem će spriječiti nesporazume i nepotrebna iznenađenja
PLANIRANJE
Odrediti timing: ciljeve treba odrediti 4 mjeseca unaprijed, napraviti listu zadataka s rokovima i provjeravati izvršeno
Humanitarni aspekt: otvorenje može biti povezano s nekom humanitarnom, umjetničkom ili kulturnom organizacijom
ODABIR DATUMA izabrati datum: datum se planira mjesec ili dva nakon
stvarnog otvorenja (soft opening) kako bi hotel imao
vremena riješiti operativne probleme
NIKAD se ne određuje datum prije praznika, provjeriti
održava li se neka druga značajna manifestacija istog
dan, izbjegavati vikende
petak, utorak, srijeda i četvrtak su dobri dani
konzultirati vlasnika
konzultirati osobu koja će otvarati hotel
Pre-opening press releases
Prije otvorenja hotela šalju se redovito
obavijesti za novinare kako bi se najavili
važni događaji tijekom gradnje
Svrha je priviknuti javnost na hotel,
pobuditi interes i znatiželju, stvoriti
klijente prije samog otvorenja
Pre-opening press releases
informacija o ključnim pozicijama – generalni direktor, direktor prodaje i marketinga, glavni kuhar
informacija o
restorantskim konceptima
informacija o dizajnu interijera
fotografije progresa konstrukcije
Press release Press release ima zakonitosti. Odgovara na pitanja:
- što
- tko
- gdje
- kada
- kako
- zašto
Ne koriste se bombastični izrazi niti riječi. Jedna-dvije stranice
Uvijek se navodi ime kontakt osobe
Prema procjeni prilaže se fotografija
Odrediti uravnoteženu dinamiku slanja informacija
Aktivnosti izvan hotela
Odnosi se na upoznavanje javnosti s
hotelom prije otvorenja hotela
To je promocija u tuđim prostorima u
nedostatku vlastitih
Tri mjeseca prije
svečanog otvorenja
osoblje u uniformi dijeli brošure u dućanima
zatražiti od trgovina da ustupe izlog – postaviti
romantičnu večeru za dvoje
glavni kuhar na tv gastro programu
odabrana djeca
testiraju
dječji jelovnik, bojice
za igranje, tv
GM posjećuje Rotary i
Lions klubove i ostale grupe i promovira hotel
potražiti koje sve organizacije imaju news letter i
dogovoriti objavljivanje dana otvaranja
Aktivnosti u hotelu
1. obilježavanje najviše kote
2. soft opening
3. preview program
4. media preview
5. grand opening
Najviša kota
Razgled gradilišta
Šampanjac na gradilištu
Sigurnost: šljemovi s logotipom i
datumom za uspomenu
Tri mjeseca prije svečanog otvorenja
novinari: prvo punjenje bazena vodom, obilazak
hotela, cocktail
tematski odrediti otvorenje
uređenje okoliša
odrediti prvog gosta – značaj za hotel, ugledna,
medijski zanimljiva ličnost
Soft opening
prvi gost
novinari
knjiga gostiju
poklon za prvog gosta
cocktail
Preview program
U periodu uhodavanja (dva mjeseca)
gostima se nude niže cijene, besplatno
korištenje fitness centra, prijevoza i ostale
pogodnosti prema izboru.
Promocija ovog programa.
Dva mjeseca prije svečanog otvorenja
press release o zapošljavanju
definirati ceremoniju otvorenja
gradonačelnik, ostali dužnosnici – provjeriti njihovo
sudjelovanje
organizirati doručak s medijima
kontaktirati taksiste, doručak, lunch paket
finalizirati listu novinara za otvorenje
prekontrolirati press kit
Priprema materijala – press kit
Sadržaj
- biografija generalnog direktora
- biografija glavnog kuhara
- biografija direktora prodaje i marketinga
- informacije o otvorenju i cijenama
- informacije o posebnim programima
- lista umjetničkih djela (ako)
- informacije o javnim prostorima
- informacije o restoranima
- informacije o gradu i okolici
- povijest grada
Mjesec dana prije svečanog otvorenja
finalizirati dogovor s fotografom, video
press release o treningu i treningu za
rukovoditelje
pronaći teme za fotografiranje: banketna usluga,
uniforme
pozvati medije na degustaciju jelovnika
Mjesec dana prije svečanog otvorenja
priprema govora direktora na otvorenju
pozvati PR agenciju da pomogne na dan
otvaranja
tiskati i poslati pozivnice za otvorenje
pozivnice osobama od osobitog značaja se
uručuju, a ne šalju poštom
LISTA UZVANIKA
lokalna
međunarodna
gosti na boravku
POZIVI ZA SVEČANO OTVORENJE
Segmentacija
uprava hotela
vlasnici
gradski i državni dužnosnici (vlada, ministarstva)
HTZ, TZ
ambasade, konzulati, trgovinska i kulturna predstavništva
kreditne kartice
novinari
strani novinari
vlasnici televizija, novina, radio stanica
urednici novina
POZIVI ZA SVEČANO OTVORENJE
Segmentacija
predsjednici uprave velikih poduzeća (banke)
transportne kompanije (željeznica, aviokompanije, pomorske kompanije)
dobavljači i izvođači
dekani fakulteta i rektor
predsjednici komora, Rotary Club, Lions Club i sl.
ugledne ličnosti iz društvenog, kulturnog i političkog života
ugledni hotelijeri
ugledni predstavnici kulture, show businessa i sporta (filmovi, kazališta itd).
ugledni crkveni predstavnici
putničke agencije
Gosti izvana Poziv mora biti eksplicitan.
Prijevoz, smještaj
U sobe se stavlja:
Osobno pismo dobrodošlice, potpis GM. Ime jednog ili dva službenika na raspolaganju.
Poklon, trošak određen budžetom. Lijepo umotan.
Program aktivnosti za vrijeme njihova boravka.
Popis svih gostiju izvana s brojevima soba i telefona.
Cvijeće. Bar. Pića. Press kit.
Razglednice s motivima hotela. S markama.
Sedam dana prije
generalna proba ceremonije otvorenja
poslati redakcijama kolačiće
napraviti dnevni popis stvari koje treba
provjeriti
SVEČANO OTVORENJE
Gastronomija
Tema
Kontakti
Novinari
Pokloni - trošak je određen budžetom (atraktivni,
mali poklon koji predstavlja regiju, lijepo
umotan)
Sinopsis otvaranja
pripremiti kronološki opis (minutažu) svih događanja na sam dan otvorenja
naznačiti dužnosti i opis zadataka.
za vrijeme ili poslije ceremonije rezanja vrpce uobičajeno je dizanje zastave
vojni orkestar
glazba van i unutar hotela
Dan otvorenja
otvorenje mora biti otvorenje dobrog ukusa
sve mora biti luksuzno, lijepo i neviđeno
medijima treba osigurati poseban prostor
treba imati dovoljno osoblja koje će pratiti goste
kroz hotel
Dan otvorenja
Provjeriti
pokloni za novinare
grupe ljudi iz marketinga koji će voditi goste
na razgled hotela
press kit postavljen u javnim prostorima
lista svega što treba snimiti kamerom i
fotoaparatom
ozvučenje mora biti savršeno
Unaprijed osigurati
Crveni tepih
Vrpce za rezanje, škare, jastuk
Šatorčiće s imenima. Raspored sjedenja
Na vrijeme isprobati mikrofone, svijetla,
klimu, vrata
Cvijeće
Unaprijed osigurati
Zastave, eventualno postavljene kao špalir
Smještaj i prehranu za članove sigurnosti
Goste dočekuje predsjednik uprave sa
suprugom, generalni direktor sa suprugom,
vlasnik sa suprugo
SVEČANO OTVARANJE
Cocktail, buffet,
večera, ledene
skulpture, dim, vatra i
voda
Raspored za stolovima
– provjera s GM,
protokolom, imena,
preséance
SVEČANO OTVARANJE
Program – raznolikost,
wow efekt
Događaji
otkrivanje spomenika koji obilježava
povezanost hotela i okruženja
paljenje kristalnih lustera
pozvati dugogodišnje goste, najstariji bračni
par koji je imao svadbenu večeru u hotelu
Događaji
Vatromet
žongleri,
pantomimičari,
kostimirani glumci
puštanje balona,
golubova
Govori
Govori
prethodno uskladiti sadržaj, vrijeme
generalni direktor
direktor korporacije
predstavnik vlasnika
Za medije osigurati točno napisana imena
Sigurnost
Suradnja s djelatnicima sigurnosti
državnog dužnosnika koji reže vrpcu
Hotelska sigurnost
A poslije?
Pismo zahvale svima koji su sudjelovali u ceremoniji
Oglas zahvale preko cijele stranice u lokalnim novinama
Press Clipping
Zaključak
Otvorenje hotela je iznimno zahtjevan i
odgovoran zadatak PR službe
Samo dobra pravovremena priprema,
konstantna kontrola, potpuna predanost
zadatku i koncentracija omogućit će
besprijekorno otvorenje za pamćenje.
Sretno!