SUPPORT DE FORMATION SUGARCRM Guide … de formation SugarCRM 02/10/2012...
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SUPPORT DE FORMATION SUGARCRM Guide utilisateur SugarCRM Pro RØfØrence document : SYNOLIA_Support_SugarCRM_v1.0.docx Version document : 1.0 Date version : 2 octobre 2012 Etat du document : Revu Emetteur/RØdacteur : Mathieu RIVIERE Relecteur : Vincent ROLLIN
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SUPPORT�DE�FORMATION�SUGARCRM�
�Guide�utilisateur�SugarCRM�Pro�
Référence document : SYNOLIA_Support_SugarCRM_v1.0.docx
Version document : 1.0
Date version : 2 octobre 2012
æEtat du document : Revu
æEmetteur/Rédacteur : Mathieu RIVIERE
Relecteur : Vincent ROLLIN
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l'auteur SYNOLIA propriétaire exclusif de ce document.
LISTE�DE�DIFFUSION�
ENTREPRISE� DESTINATAIRES� COPIE� SUPPORT�
SYNOLIA� Equipe CRM 1 Electronique
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SUIVI�D�EVOLUTION�
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1.0� 30/01/2011 Création du document
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SOMMAIRE�
1 PRELUDE .................................................................................................................................................. 5
2 INTRODUCTION ....................................................................................................................................... 6
2.1 A PROPOS DE L�ENTREPRISE SUGARCRM ......................................................................................................... 6 2.2 QUELQUES CHIFFRES ................................................................................................................................... 6 2.3 A PROPOS DE SYNOLIA .............................................................................................................................. 7
3 DEBUTER AVEC L�APPLICATION ................................................................................................................ 8
3.1 AUTHENTIFICATION ..................................................................................................................................... 8 3.2 NAVIGATION ............................................................................................................................................ 10 3.3 RECHERCHE GLOBALE ................................................................................................................................ 11 3.4 GESTION DE SON PROFIL ............................................................................................................................. 13 3.5 MODULE EMPLOYE ................................................................................................................................... 15 3.6 NAVIGATION ............................................................................................................................................ 16 3.7 TABLEAUX DE BORDS ................................................................................................................................. 18
3.7.1 Utilisation des dashlets ................................................................................................................... 19 3.7.2 Organisation du tableau de bord .................................................................................................... 20 3.7.3 Ajouter un Dashlet ........................................................................................................................... 21 3.7.4 Réinitialiser les dashlets .................................................................................................................. 21 3.7.5 Dashlet spécifique : Flux d�activités ................................................................................................. 21
3.8 LES VUES DANS SUGARCRM ....................................................................................................................... 23 3.8.1 Recherche rapide ............................................................................................................................. 23 3.8.2 Recherche avancée .......................................................................................................................... 23 3.8.3 Vue liste ........................................................................................................................................... 25 3.8.4 Vue édition ...................................................................................................................................... 29 3.8.5 Vue détail ........................................................................................................................................ 33
3.9 LES SOUS PANELS ...................................................................................................................................... 35 3.10 MISE A JOUR GLOBALE ............................................................................................................................... 35 3.11 CREATION D�ENREGISTREMENTS ET RACCOURCIS ............................................................................................. 37
4 LES MODULES DE SUGARCRM ................................................................................................................ 38
4.1 LES COMPTES ........................................................................................................................................... 38 4.1.1 Gestion des comptes ....................................................................................................................... 39 4.1.2 Cloud connectors ............................................................................................................................. 41
4.2 LES CONTACTS .......................................................................................................................................... 43 4.2.1 Gestion des vcards ........................................................................................................................... 44 4.2.2 Actions possibles en vue Détail........................................................................................................ 45
4.3 ACTIVITES/ CALENDRIER............................................................................................................................. 48 4.3.1 Création d�activité ........................................................................................................................... 49 4.3.2 Duplication et rattachement ........................................................................................................... 50 4.3.3 Agenda ............................................................................................................................................ 51
4.4 LEADS .................................................................................................................................................... 54 4.4.1 Création de lead .............................................................................................................................. 54 4.4.2 Vue détail ........................................................................................................................................ 54 4.4.3 Gestion des abonnements ............................................................................................................... 56 4.4.4 Conversion des leads ....................................................................................................................... 57
4.5 AFFAIRES � OPPORTUNITES ........................................................................................................................ 59 4.5.1 Création d�affaire ............................................................................................................................ 59
4.6 TICKETS - SUPPORT � BUGS ........................................................................................................................ 60 4.6.1 Création de tickets ........................................................................................................................... 60 4.6.2 Gestion du ticket.............................................................................................................................. 61
4.7 EMAILS ................................................................................................................................................... 62 4.7.1 Interface générale ........................................................................................................................... 62 4.7.2 Paramétrage du compte ................................................................................................................. 63
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4.7.3 Navigation ....................................................................................................................................... 64 4.8 DOCUMENTS ........................................................................................................................................... 68 4.9 RAPPORTS ............................................................................................................................................... 70 4.10 CAMPAGNES ............................................................................................................................................ 70
5 PRESENTATION DES MODULES COMPLEMENTAIRES .............................................................................. 71
5.1 DEVIS ..................................................................................................................................................... 71 5.1.1 Création ........................................................................................................................................... 71 5.1.2 Création d�une affaire ..................................................................................................................... 72 5.1.3 Ajouter des produits ........................................................................................................................ 72
5.2 CONTRATS............................................................................................................................................... 74 5.2.1 Création ........................................................................................................................................... 74
5.3 PRODUITS ............................................................................................................................................... 76 5.3.1 Création ........................................................................................................................................... 77
5.4 PROJETS ................................................................................................................................................. 78 5.5 BASE DE CONNAISSANCE ............................................................................................................................ 80 5.6 PREVISIONS ............................................................................................................................................. 82
6 IMPORTS ................................................................................................................................................ 83
6.1 SOURCE DE DONNEES ................................................................................................................................ 83 6.2 CHOIX DU FICHIER ..................................................................................................................................... 84 6.3 MAPPING DES CHAMPS .............................................................................................................................. 85
7 PLUGIN MS OUTTLOK ............................................................................................................................ 86
7.1 CONFIGURATION ...................................................................................................................................... 87 7.2 ARCHIVER UN EMAIL .................................................................................................................................. 88 7.3 CREATION DE MAILS .................................................................................................................................. 90 7.4 SYNCHRONISATION DES CALENDRIERS ........................................................................................................... 91 7.5 SYNCHRONISATION DES CONTACTS ............................................................................................................... 92
8 PLUGIN MS WORD ................................................................................................................................. 93
9 CONCLUSION ......................................................................................................................................... 97
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1 Prélude�
La version utilisée pour réaliser ce support est la version 6.5.0 en mode Professionnelle.
SYNOLIA a apporté le plus grand soin à la rédaction de ce manuel. Les instructions,
informations techniques et recommandations présentées dans ce manuel, ne font et ne feront
l�objet d�aucune garantie quant à leur exactitude et leur exhaustivité.
Elle ne constitue en rien une garantie vis-à-vis des produits décrits. SYNOLIA décline toute
responsabilité quant aux erreurs et imprécisions afférentes.
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2 INTRODUCTION�
Ce document a pour objectif de donner une vue générale de l�application SugarCRM et de détailler
les fonctionnalités et possibilités de l�application.
2.1 A�propos�de�l�entreprise�SugarCRM�
Basée à Cupertino en Californie, la société SugarCRM a été créée en avril 2004 par 3
professionnels des IT ayant de nombreuses années d�expérience en systèmes d�information CRM
(E.piphany, Broadvision ou Aurum).
SugarCRM est la première application Open source à convaincre les investisseurs dès son
démarrage: $46M levés en quatre tours de tables.
2.2 Quelques�chiffres�
Ø 150 collaborateurs dont 80 ingénieurs
Ø 6 500 clients dans le monde dont plus de 1 500 en Europe
Ø 600 000 utilisateurs sur plus de 65 000 systèmes en production
Ø 6,6 millions de téléchargements de la version Open Source
Ø 175 000 membres de la communauté
Ø 20 000 développeurs identifiés
Ø 800 modules disponibles
Ø 75 langues
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2.3 A�propos�de�SYNOLIA�
SYNOLIA est le partenaire historique de SugarCRM en France et à ce titre :
Ø Fait partie de l�équipe de développement SugarCRM
Ø Réalise la traduction officielle pour les pays francophones
Ø Assure le support de la solution en France et en Europe
Ø Assure le lien avec le support SugarCRM US / EUROPE
Ø Réalise des prestations de services autour de la solution
Ø Héberge et administre le portail SugarCRM en France
(http://www.crm-france.com) qui compte plus de 35 000 membres à ce jour
« En Juin 2004, SYNOLIA est le premier partenaire au monde à intégrer l�équipe de développement
SugarCRM pour mettre à disposition du marché français (et pays limitrophes) un outil innovant,
performant et économique. »
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3 Débuter�avec�l�application�
SugarCRM est une solution web. Cela implique que pour avoir accès à l�application, il faut passer
par votre navigateur. Une liste de navigateurs compatibles est détaillée sur le site de l�éditeur.
3.1 Authentification�
Pour se connecter à SugarCRM, il suffit d�ouvrir la page web correspondante (saisie de
l�adresse, utilisation d�un raccourci) à travers un navigateur Internet récent (Internet Explorer,
FireFox�).
Une fenêtre de connexion apparaît, afin de permettre à l�utilisateur de se connecter à
l�application.
1. La fenêtre de connexion permet alors de rentrer dans l�application, en saisissant un
identifiant (login) et un mot de passe, puis en cliquant sur le bouton « Login »
2. Il est possible de sélectionner une langue spécifique à l�aide de la liste correspondante (2).
Tant que l�utilisateur ne s�est pas identifié (login + mot de passe), les objets de l�application
ne sont pas accessibles.
SugarCRM peut s�installer sur un serveur en https et ainsi sécuriser encore plus l�information
qui transite et garantir à l�utilisateur que les informations ne seront pas corrompues ou piratées.
Lors de la première connexion, l�application demande à l�utilisateur de remplir certaines
informations le concernant.
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Cette demande n�apparaît que lors de la première connexion. Ces informations pourront être
modifiées plus tard dans l�application.
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3.2 Navigation�
Une fois connecté, la page d�accueil apparaît. Cette page vous permet d�accéder à tous les
objets de l�application.
1. Barre de raccourcis permettant l�accès direct à des fonctions telles que la création d�un
compte ou l�envoi d�un email
2. Zone de recherche rapide multi objets
3. Accès aux fonctionnalités de gestion de l�administrateur et du profil
4. Raccourcis d�accès aux modules
5. Page d�affichage des « Dashlets »
6. Barre d�information qui peut posséder aussi des icones vers des applications ou des plugins
additionnels.
Le menu contextuel situé en haut à droite de la page d�accueil permet d�accéder plus
rapidement aux fonctionnalités principales accessibles depuis la page d�accueil.
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3.3 Recherche�globale�
Une zone de recherche globale est disponible. Celle-ci permet de rechercher une information
dans l�ensemble des modules de l�application. Celle-ci se situe en haut à droite de l�écran.
Si l�on clique sur Voir tout (4), on obtient un écran plus complet permettant d�affiner la recherche.
1 � La zone de recherche permet de taper la chaine de
caractères recherchés. L�opérateur est commence par.
Si l�on veut substituer des caractères, il faut utiliser le
%. Dans cet exemple, on recherche toutes les données
qui contiennent bou.
2 � Cliquer sur la loupe pour exécuter la recherche
3 � le résultat de la recherche apparaît trié par module
(Compte, contacts �). Il suffit ensuite de cliquer sur
l�élément voulut.
4 � Si la recherche n�est pas fructueuse, ou que la
chaine de recherche n�est pas assez précise et que cela
affiche trop de données il est possible d�accéder à la
liste complète des résultats en cliquant sur 14 suivants
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3.4 Gestion�de�son�profil�
A droite de la recherche globale apparaît la barre d�administration. Celle-ci permet d�accéder
rapidement à sa propre fiche afin de la modifier.
1. Un simple clic sur le profile permet de d�ouvrir sa fiche utilisateur et de réaliser notamment
les actions suivantes (en mode Edition)
· Réinitialiser les préférences ou les éléments de la page d�accueil (1 et 2)
Ouvrir sa fiche utilisateur
Listing des utilisateurs de l�application
Accès aux fonctions Admin, au site support de
SugarCRM et à l� »A propos de SugarCRM.
Déconnexion de l�application
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· Modifier son mot de passe (en respectant les règles de sécurité)
· Modifier le thème. Attention, le choix d�un thème différent ou personnalisé peut
modifier sensiblement l�ergonomie de l�application (ou uniquement le jeu de couleurs
utilisé).
Le menu Avancé est réservé aux administrateurs.
· L�onglet Téléchargements permet de consulter les Plug
ERROR: syntaxerrorOFFENDING COMMAND: --nostringval--
STACK:
