DAGBOK

SuperOffice Sales & Marketing

2

Innhold Dagboken................................................................................................................................................. 3

Navigere i Dagbok-bildet ......................................................................................................................... 3

Bla mellom datoer ........................................................................................................................... 3

Veksle mellom visningene ............................................................................................................... 3

Gå til dagens dato ............................................................................................................................ 4

Detaljkortene i dagboken .................................................................................................................... 5

Dagsplanen .......................................................................................................................................... 6

Ukeplanen ........................................................................................................................................... 7

Månedsplanen ..................................................................................................................................... 7

Oversikt ............................................................................................................................................... 8

Vise en annen dagbok ......................................................................................................................... 8

3

Dagboken

Dagboken i SuperOffice Sales & Marketing er utformet som en almanakk med egne sider for hver dag, uke og måned, og du bruker den omtrent på samme måte som en vanlig almanakk. Dagboken er et nyttig hjelpemiddel for å planlegge og utføre ulike typer oppgaver. Her kan du både se på, endre og slette aktiviteter. Dagbok-bildet består av to hoveddeler:

En kalenderdel som viser registrerte oppfølginger. En detaljkortdel som består av aktivitetslisten og salgslisten. Aktivitetslisten viser aktiviteter på

en oversiktlig måte og fungerer som en huskeliste eller oppgaveliste. Den inneholder blant annet avtaler og oppgaver som du ikke har utført ennå. Salgslisten viser grunnleggende opplysninger om salg.

Navigere i Dagbok-bildet Du kan navigere i dagboken på ulike måter.

Bla mellom datoer

Du kan forflytte deg mellom de ulike dagene, ukene eller månedene i Dagbok-bildet ved å klikke på eselørene nederst på høyre side i dagboken.

Veksle mellom visningene Dagboken består av fire forskjellige visninger: dagsplan, ukeplan, månedsplan og oversiktsplan. Du kan enkelt veksle mellom disse visningene ved å klikke på kategoriene øverst i Dagbok-bildet. Gjeldende dag, uke eller måned vises øverst på siden, avhengig av hvilken visning du er i.

4

Gå til dagens dato Kalenderknappen øverst til høyre i SuperOffice Sales & Marketing angir dagens dato. Hvis du klikker på denne knappen, åpnes dagens dato i dagsplanen.

De ulike visningene blir nærmere forklart i emnene nedenfor.

5

Detaljkortene i dagboken Nederst i dagboken finner du to detaljkort, Aktiviteter og Salg.

På detaljkortet Aktiviteter vises aktiviteter på en oversiktlig måte, og listen fungerer som en huskeliste eller oppgaveliste. Den inneholder blant annet avtaler og oppgaver som du ikke har utført ennå, og du kan bruke den til midlertidig oppbevaring av oppfølginger hvis du ennå ikke er sikker på hvilket klokkeslett eller hvilken dato du vil gi dem.

Merk: Når en aktivitet er utført, blir den fjernet fra aktivitetslisten innen neste dag.

Tips: Detaljkortet Aktiviteter i Dagbok-bildet viser som standard oppgaver du ikke har utført frem til dagens dato. Du kan imidlertid også velge å vise oppgaver frem i tid. Gå til Rediger-menyen > Preferanser > Funksjoner > Vis dager fremover, og angi hvor mange dager frem i tid du ønsker å vise oppgaver. Hvis du for eksempel angir 7, vises oppgaver 1 uke frem i tid.

Detaljkortet Salg viser grunnleggende opplysninger om salg.

Følgende informasjon vises:

: en avmerkingsboks der du kan se om salget er utført

statusikon for salget, viser om salget er solgt ( ) eller tapt ( )

dato for salget

beløp for salget

hvilken fase salget er i

sannsynligheten for at salget gjennomføres

dato for neste oppfølging som er registrert for salget (den eldste oppfølgingen som ikke er utført ennå)

Tips: Hvis du vil vite hva denne neste oppfølgingen er, kan du dobbeltklikke på salget for å åpne Salg-bildet, og se oppfølgingen i detaljkortet Aktiviteter.

navn på salget

navn på kontakten som er tilknyttet salget

eventuell kontaktperson som er tilknyttet salget

eventuelt prosjekt som er tilknyttet salget

6

Salg som ikke er merket som utført, vises i denne listen.

Detaljkortet Salg i dagboken kan fungere som en slags "salgssekretær" som hjelper deg med å holde oversikt over salgene dine – hvilke aktiviteter du planlegger å utføre og hvilke du har glemt å utføre Detaljkortet Salg blir dermed en salgsorientert arbeidsliste som viser deg følgende:

Alle ikke utførte salg der salgsdato er innenfor det definerte visningsintervallet.

Alle salg med planlagte aktiviteter for et bestemt antall dager frem i tid. (Hvor mange dager frem i tid, på bakgrunn av neste aktivitetsdato, angis i dialogboksen Preferanser. Gå til Rediger-menyen > Preferanser > Funksjoner > Vis dager fremover.)

Alle salg med aktiviteter som er "forfalt", det vil si med en sluttdato som er før dagens dato. Disse salgene vises med rød skrift.

Utsatte salg der du har angitt en gjenåpningsdato. Gjenåpningsdatoen overskriver datoen i feltet Neste aktivitet og vises i kolonnen Neste aktivitet på detaljkortet Salg.

Tips: For å få mer informasjon i detaljkortene Aktiviteter og Salg kan du konfigurere kolonnene slik at du får se informasjon som er viktig for deg.

Dagsplanen

Dagsplanen viser én dag om gangen.

Langs venstre kant på begge sider i dagsplanen finner du klokkeslett med intervaller på 1 time. Du kan endre start- og sluttiden ved å klikke på pilen øverst til venstre eller nederst til høyre ( ). Hvis du legger inn en oppfølging på et klokkeslett som ikke vises i dagsplanen, blir pilen rød med et plusstegn i ( ).

Oppfølginger med klokkeslett vises som bokser i de ulike visningene i Dagbok-bildet, med informasjon om kontakt og type oppfølging. Følgende ikoner kan også vises:

Betyr at det er en repeterende oppfølging.

Betyr at oppfølgingen har flere deltakere..

Betyr at oppfølgingen er utført.

Tips: Man kan bla gjennom dager/uker/måneder ved å klikke på eselørene eller bruke piltastene på tastaturet.

7

Ukeplanen

Ukeplanen viser én uke om gangen. Den er delt inn i kolonner, én for hver ukedag.

Hvis du vil vise en bestemt dagsplan, kan du klikke på overskriften som representerer ønsket dag.

Tips: Dersom du ønsker at uken skal starte på søndag, kan dette gjøres i Preferanser. Gå til Rediger-menyen > Preferanser > Visuelle effekter > Sett søndag som første ukedag og merk av for Ja.

Månedsplanen

Månedsplanen viser én måned om gangen. Den viser ingen klokkeslett, men du ser oppfølgingene som er registrert på de enkelte dagene.

Hvis du vil vise en bestemt dagsplan, kan du klikke på overskriften som representerer ønsket dag.

8

Oversikt

Hvis du velger kategorien Oversikt i Dagbok-bildet, får du frem et bilde som viser din egen dagbok med bruker-IDen din øverst på siden.

Oversikt bruker du først og fremst til å hente inn og se på oversiktene til andre brukere eller ressurser, slik at du selv kan undersøke når alle har ledig tid, før du inviterer dem til møter ved å knytte dem til, eller lager oppfølginger for dem.

Vise en annen dagbok Slik henter du inn en annen dagbok:

1. Klikk på navnet ditt i en hvilken som helst visning i Dagbok-bildet. Det vises en listeboks med andre ressurser, brukergrupper og brukere som er tilknyttet nettverket.

Denne oversikten kalles dagbokeierlisten.

Tips: Ved hjelp av hurtigsøk kan du søke etter brukere ved hjelp av navn eller bruker-ID.

2. Velg en ressurs eller bruker direkte, eller klikk på en brukergruppe for å velge fra en liste over alle personene som er tilknyttet denne gruppen som brukere av SuperOffice Sales & Marketing.

9

3. Dagboken til den andre brukeren eller ressursen åpnes, og navnet på denne vises i stedet for ditt eget øverst til høyre i Dagbok-bildet. Du får også se aktivitetslisten til den andre brukeren eller ressursen.

Merk: Andre brukere vises med en rød strek under og ikonet , mens ressurser vises med en blå strek under og ikonet .

Når du er inne i dagboken til en annen bruker eller ressurs, kan du skifte mellom de ulike visningene som i din egen dagbok, og du kan registrere oppfølginger i deres dagbøker ved å dra og slippe med musen, hvis du har rettigheter til dette.

Du kan også se på oversiktsplanen til flere brukere og ressurser samtidig, ved hjelp av Vis-knappen nederst til høyre i oversiktsplanen.