Střednědobé a dlouhodobé ukládání dokumentů
description
Transcript of Střednědobé a dlouhodobé ukládání dokumentů
www.i.czStřednědobé a dlouhodobé ukládání dokumentůDOKUMENT | 1
Střednědobé a dlouhodobé ukládání dokumentůRoman Kratochvíl, ICZ a. s.
16.9.2010
www.i.czDOKUMENT | Střednědobé a dlouhodobé ukládání dokumentů 2
Agenda
► Elektronické spisové služby
► Agendové aplikace
► Legislativní zázemí a výzvy IOP
► Úloha digitální spisovny
► Provozovatel/uživatel
► Koncept a architektura Důvěryhodné elektronické spisovny DESA
► Funkční model
► Provoz digitální spisovny/repositáře
www.i.czDOKUMENT | Střednědobé a dlouhodobé ukládání dokumentů
Digitální spisovna
Spisová služba (ESS)1….n
Podání Vypravení
Vyřizování
Skartace
uzavřené dokumenty
-střednědobéa dlouhodobé
uložení
Agendové aplikace neintegrované s ESS
Agendové aplikace neintegrované s ESS
Agendové aplikace integrované s ESS
Agendové aplikace integrované s ESS
odesílání a příjem dokumentů
Národní digitální archiv
?
3
Zdroje a dokumenty pro dlouhodobé uložení
www.i.czDOKUMENT | Střednědobé a dlouhodobé ukládání dokumentů 4
Elektronické spisové služby
► ESS krajského úřadu a ORP► Obce I. a II. typu, zřizované a zakládané
organizace
► Výhody TC a hostovaného řešení● Centrální správa jednotlivých instancí ESS● Jednotné řešení pro cílové organizace● Jednotný soulad s legislativou
www.i.czDOKUMENT | Střednědobé a dlouhodobé ukládání dokumentů 5
ESS v TC ORP – návrh řešení
Varianty řešení:● Provoz na novém HW nebo na
současném ● Technologická podpora
• Outsourcing• Vlastní zdroje• Sdílená
● Podpora aplikace• Metodická• Administrační
I. a/nebo II. úroveň podpory dodavatelem
www.i.czDOKUMENT | Střednědobé a dlouhodobé ukládání dokumentů
Vybrané referencePraha
● školy a školská zařízení zřizované Magistrátem Hlavního města Prahy
● Městské části hlavního města Prahy Plzeň
● Magistrát, hosting mětských částí a městské policie Brno
● Magistrát, hosting městských částí a městské policie Ostrava
● Magistrát, hosting městských částíMost
● Magistrát, hosting městských částíKrajské úřady Organizace státní správy
● (SSHR, SRS,SFŽP, Národní parky ČR, ...)Soukromá sféra (RBS, Commerzbank, Obrebank)
Celkem – více než 460 zákazníků a 18 000 uživatelů
www.i.czDOKUMENT | Střednědobé a dlouhodobé ukládání dokumentů 7
Agendové aplikace
► RŽP (nově oboustranná integrace na e-Spis)
► Stavební řízení
► Smlouvy a poplatky
► Sociální dávky
► Evidence smluvních partnerů
► Evidence nemovitých objektů
► Evidence soudních sporů
► Agenda dopravních přestupků
www.i.czDOKUMENT | Střednědobé a dlouhodobé ukládání dokumentů 8
Legislativní zázemí
► Zákon 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě a připravovaná novela
► Národní standard (1.7.2012) pro elektronické spisové služby
► Vyhláška č. 191/2009 Sb. stanovuje povinné výstupní formáty (PDF/A, TIFF, …)
► Zákon 300/2008 Sb. o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů
www.i.czDOKUMENT | Střednědobé a dlouhodobé ukládání dokumentů 9
Výzva 08 - „Rozvoj služeb eGovernmentu v krajích“
► Část III. výzvy - Digitalizace a ukládání dat
● Krajská digitální spisovna (KDS)
● Krajský digitální repozitář (KDR)
● Krajské digitální úložiště (KDU)
● Krajská digitalizační jednotka
● Digitalizované a uložené dokumenty
► Část VI. Výzvy - Zřízení technologického centra na úrovni kraje (TCK
● Garantované úložiště a další
www.i.czDOKUMENT | Střednědobé a dlouhodobé ukládání dokumentů 10
Výzva 06 - „Rozvoj služeb eGovernmentu v krajích“
► Část I. výzvy - zřízení TECHNOLOGICKÉHO CENTRA obce s rozšířenou působností
► Část II. výzvy - pořízení ELEKTRONICKÉ SPISOVÉ SLUŽBY obce s rozšířenou působností a řešení spisové služby obcí ve ve správním obvodu obce s rozšířenou pusobností
► Část III výzvy - vnitřní INTEGRACI úřadu obce s rozšířenou působností
www.i.czDOKUMENT | Střednědobé a dlouhodobé ukládání dokumentů 11
Dlouhodobé ukládání
www.i.czDOKUMENT | Střednědobé a dlouhodobé ukládání dokumentů 12
Úloha krajské digitální spisovny
► Řeší potřebu dlouhodobého a důvěryhodného uložení elektronických „úředních“ dokumentů v organizaci
► Spravuje dokumenty ze● spisových služeb ● agendových systémů (stavební, přestupkové řízení ...) ● a ostatních systémů produkujících dokumenty
podléhajících spisovému řádu, resp. zákonu č.499/2004 Sb. O archivnictví a spisové službě, v platném znění
► Stávající „papírová“ obdoba: příruční spisovna, spisovna, podnikový archiv
www.i.czDOKUMENT | Střednědobé a dlouhodobé ukládání dokumentů 13
Digitální spisovnav rámci životního cyklu dokumentu
Systémy původce
pro vznik a vyřizování dokumentů
• Spisová služba• Agendové aplikace• DMS / ECM
Skartace
Důvěryhodná
kopie
Důvěryhodné uložení
Dlouhodobý elektronický
archiv
Sběr dokumentů (Digitalizace)
Dlouhodobá archivace
Vznik a vyřizování
Listinná
Datové zprávy
Externí subjekty
Vznik dokumentu
a vyřizováníDůvěryhodné
uložení Vyřazení
Dlouhodobé uložení
Digitální spisovna
Národní digitální archiv
www.i.czDOKUMENT | Střednědobé a dlouhodobé ukládání dokumentů 14
TC Kraje – dlouhodobé ukládání
www.i.czDOKUMENT | Střednědobé a dlouhodobé ukládání dokumentů 15
Subjekty pracující s KDS
► Provozovatel● provoz řešení jako celku
● zajištění důvěryhodnosti
● bez přístupu k obsahu
► Uživatel – původce● plnění daty
● skartační řízení
● kontroly
www.i.czDOKUMENT | Střednědobé a dlouhodobé ukládání dokumentů 16
Proč řešení pro dlouhodobé ukládání?
► Běžná rizika uchovávání informací:● Nefungující software● Nefungující hardware● Změna obsahu● Smazání obsahu
► Rizika, kterým čelí elektronické dokumenty při dlouhodobém uložení:
● degradace nosiče● zastarávání hardware● zastarávání formátu ● zastarávání SW technologií a principů● ztráta autenticity – platnost autentizačních prvků
► „Nový“ obor IT: Long Term Preservation● Návrh LTP systémů se snaží trvale postihnout možnost potencionální
změny a její zvládnutí, namísto dosažení nějakého permanentního stavu!
www.i.czDOKUMENT | Střednědobé a dlouhodobé ukládání dokumentů 17
Role spisovny pro dlouhodobé uložení
► Zajištění důvěryhodnosti● jednotlivých dokumentů s el. podpisem i bez
● infrastruktury elektronické spisovny jako celku
► Zajištění neměnnosti uložených informací
► Zajištění čitelnosti uložených informací v budoucnosti
● fyzická i logická čitelnost
► Předcházení problémům vzniklým generačními změnami HW a SW
Dlouhodobé uložení digitálních dokumentů na 30, 50 i více let
www.i.czDOKUMENT | Střednědobé a dlouhodobé ukládání dokumentů 18
TC Kraje - ukládání
DESA
www.i.czDOKUMENT | Střednědobé a dlouhodobé ukládání dokumentů 19
Digitální spisovna
► Co to je a co není? ● zálohování vs archivace
● DMS vs LTP/DPS
► Řešení DS● HW
• server
• garantované úložiště
● SW (+ preservation planning PRONOM)
● lidé (administrátor/uživatel/metodik)
● zajištění provozu (metodika PLATTER)
► Uchováváme dokumenty ne SW/HW
www.i.czDOKUMENT | Střednědobé a dlouhodobé ukládání dokumentů 21
Elektronická spisovna pro dlouhodobé ukládání
www.i.czDOKUMENT | Střednědobé a dlouhodobé ukládání dokumentů 22
SIP, AIP, DIP = Archivní balíčky (dokument/y + metadata)
Model OAIS – standard pro dlouhodobé uchovávání
SIP
DIP
BADATEL
dotazy
výsledky
MANAGEMENT
AIP
Popisné infoPŮVODCE
Plánování uchovávání
Příjem Přístup
Administrace
Archivníúložiště
(AS)
Správa dat(DM)
žádosti
www.i.czDOKUMENT | Střednědobé a dlouhodobé ukládání dokumentů 23
SIP – vstupní informační balíček
Informační balíček = vlastní obsah (dokument) + metadata
SIPSIP
PŘEDMĚT DLOUHODOBÉ OCHRANYPŘEDMĚT DLOUHODOBÉ OCHRANY
POPISNÁ (archivní)POPISNÁ (archivní)
OBSAHsoubor nebo několik souborů
(rozhodnutí + přílohy)
OBSAHsoubor nebo několik souborů
(rozhodnutí + přílohy)
UCHOVÁVACÍ(administrativní, technická)
UCHOVÁVACÍ(administrativní, technická)
STRUKTURÁLNÍ(vazby)
STRUKTURÁLNÍ(vazby)
INFORMACE PRO POTŘEBY DLOUHODOBÉ OCHRANY
INFORMACE PRO POTŘEBY DLOUHODOBÉ OCHRANY
ZMĚNOVÁ(verze)ZMĚNOVÁ(verze)
www.i.czDOKUMENT | Střednědobé a dlouhodobé ukládání dokumentů 24
Funkční model - tok dat
Obce a zřizované organizace
TCK - KDS
Krajský úřad a zřizované organizace
NDA
SKARTACE
www.i.czDOKUMENT | Střednědobé a dlouhodobé ukládání dokumentů 25
Architektura DESAD
ES
A
Přístup
Administrace, řízení procesů
Archivní úložiště(Archival Storage)
Správa dat(Data Management)
Vstupní zpracování
Vstupní kontrola
Databáze
Primární
Záložní
Plánování uchovávání
Balíček SIP
Balíček DIP
Balíček AIP
PŮVODCI
UŽIVATELSKÁ KOMUNITA(PŮVODCI, BADATELÉ....)
www.i.czDOKUMENT | Střednědobé a dlouhodobé ukládání dokumentů 26
Elektronická spisovna DESA
Balíček SIP
Původce
Ruční tvorba a přenos vstupních
balíčků SIP
Automatizované generování a přenos SIP ze Spisové služby, Agendových systémů a dalších
1. Vytvoření SIP balíčku
www.i.czDOKUMENT | Střednědobé a dlouhodobé ukládání dokumentů
2. Příjem dat
► Kontrola na škodlivý obsah - viry
► Kontrola metadat včetně číselníkových hodnot
► Evidence technických metadat
► Transakční protokol
Administrace
Přístup
Správa dat
DM
Archivní
úložiště
AS
Plánování uchovávání
SIP
Příjem
27
www.i.czDOKUMENT | Střednědobé a dlouhodobé ukládání dokumentů 28
Elektronická spisovna
Přijaté balíčky (SIP) do DESA
www.i.czDOKUMENT | Střednědobé a dlouhodobé ukládání dokumentů 29
Elektronická spisovna
Zobrazený detail uloženého spisu
www.i.czDOKUMENT | Střednědobé a dlouhodobé ukládání dokumentů 30
► Uživatelské rozhraní DESA (IE, Mozilla)
► Aplikační rozhraní e-spis ostatní spisové služby DMS další
► Žádost, schvalování a logování výdeje dokumentů/balíčku
Zobrazení dokumentů ze spisovny
www.i.czDOKUMENT | Střednědobé a dlouhodobé ukládání dokumentů 31
Dotazy a odpovědi
www.i.czDOKUMENT | Střednědobé a dlouhodobé ukládání dokumentů 32
Děkuji za vaši pozornost
Roman Kratochvíl [email protected]+420 222 271 478
ICZ a.s.Aplikační řešeníwww.i.cz
www.i.czDOKUMENT | Střednědobé a dlouhodobé ukládání dokumentů 40
Proč DESA a ne DMS nebo HW úložiště
DESA DMS HW úložiště
Obvyklá doba uložení dokumentů
desítky let měsíce roky
zajištění neměnnosti Ano Ne* Ano
zajištění důvěryhodnosti Ano Ne* Částečně
zajištění čitelnosti Ano Ne* Ne
vyřazování (skartační řízení)
Ano Částečně Částečně
vyhledávání a zpřístupnění
Ano Ano Částečně
* je možné zajistit pouze doplňkovými moduly nebo vývojem
www.i.czDOKUMENT | Střednědobé a dlouhodobé ukládání dokumentů
Garantované vs. negarantované úložiště
41
Garantované úložiště je určené zejména pro ukládání dokumentů uzavřených spisů v elektronické podobě do elektronické spisovny. Ta je základem konstrukce TC Kraje. Garantované úložiště musí splnit základní požadavky:
► dlouhodobé uložení spisů dle požadavků aktuální legislativy, včetně požadavků na skartaci;
► aplikace mechanismů prokazatelnost neměnnosti a pravosti původu obsahu spisů;
► garantovaný výhradní přístup oprávněným uživatelům
Negarantované úložiště je určeno pro ukládání nevyřízených a neuzavřených a spisů na úrovni TC ORP.
www.i.czDOKUMENT | Střednědobé a dlouhodobé ukládání dokumentů 42
Schéma zpracování digitálních dokumentů
Agendové aplikace neintegrované s ESS
Agendové aplikace neintegrované s ESS
Archivní úložiště
Digitální spisovna / archiv
Spisová služba (ESS)1….n
Podání Vypravení
Vyřizování
NDASkartace
DMS
úložiště DMS
obsah dokumentůSpS
Agendové aplikace integrované s ESS
odesílánía příjem dokumentů
obsah dokumentů
uzavřenédokumenty
-střednědobéa dlouhodobé
uložení
Agendové aplikace neintegrované s ESS
Dokumenty evidovanépřímo v DMS