Stratejik Plan Çalışmaları

Bilgilendirme Sunumu

SGDB-Stratejik Yönetim ve Planlama Şube Müdürlüğü

Temmuz 2017

Sunum Özeti

Mevzuat

Üniversitemiz Stratejik Planları

Stratejik Planlama Sürecindeki Aktörler

Stratejik Planlama Model Taslağı

Hazırlık Programı Taslağı ve Aşamaları

Stratejik Planın Diğer Faaliyetlerle İlişkisi

Stratejik Plan Hazırlama Takvimi Taslağı

Soru-Cevap

Mevzuat

KALKINMA BAKANLIĞI DEĞERLENDİRMELERİ (2007 ve 2013 Yılı) VE İÇ DENETİM RAPORLARI

KALKINMA BAKANLIĞI TARAFINDAN KURULAN (http://www.sp.gov.tr) WEB SİTESİ

2003

•5018 SAYILI KAMU MALİ YÖNETİMİ VE KONTROL KANUNU (Aralık 2003) ‘‘Stratejik plan: Kamu idarelerinin orta ve uzun vadeli amaçlarını, temel ilke ve politikalarını, hedef ve önceliklerini, performans ölçütlerini, bunlara ulaşmak için izlenecek yöntemler ile kaynak dağılımlarını içeren planı’’ olarak tanımlanmıştır. Kamu idareleri; kalkınma planları, programlar, ilgili mevzuat ve benimsedikleri temel ilkeler çerçevesinde geleceğe ilişkin misyon ve vizyonlarını oluşturmak, stratejik amaçlar ve ölçülebilir hedefler saptamak, performanslarını önceden belirlenmiş olan göstergeler doğrultusunda ölçmek ve bu sürecin izleme ve değerlendirmesini yapmak amacıyla katılımcı yöntemlerle stratejik plan hazırlarlar.

2006

•KAMU İDARELERİNCE HAZIRLANACAK FAALİYET RAPORLARI HAKKINDA YÖNETMELİK (Mart 2006) (Stratejik Plan Yıllık Uygulama Sonuçları)

•KAMU İDARELERİNDE STRATEJİK PLANLAMAYA İLİŞKİN USUL VE ESASLAR HAKKINDA YÖNETMELİK (DPT-Mayıs2006)

Bu Yönetmelik, stratejik plan hazırlamakla yükümlü kamu idarelerinin ve stratejik planlama sürecine ilişkintakvimin tespiti ile stratejik planların kalkınma planı ve programlarla ilişkilendirilmesine yönelik usul veesasların belirlenmesi amacıyla hazırlanmıştır.

•KAMU İDARELERİ İÇİN STRATEJİK PLANLAMA KILAVUZU 2. SÜRÜM (DPT-Haziran 2006) (1.SÜRÜM 2003)

2008-2016

•KAMU İDARELERİNCE HAZIRLANACAK PERFORMANS PROGRAMLARI HAKKINDA YÖNETMELİK (Temmuz 2008) (Stratejik Plan Yıllık Uygulama Programı)

•KAMU İDARELERİNCE HAZIRLANACAK STRATEJİK PLANLARA DAİR TEBLİĞ (Nisan 2015) -Stratejik Planların Yenilenmesi veya Güncellenmesi -Stratejik Planların Onuncu Kalkınma Planıyla Uyumu -Stratejik Plan Hazırlama Sürecinde Uyulması Gereken Genel Hususlar

•ÜNİVERSİTELER İÇİN STRATEJİK PLANLAMA REHBERİ (TASLAK 1.SÜRÜM 2016) (MERKEZ TEŞKİLATLAR İÇİN KİSPK 3.SÜRÜM)

Üniversitemiz Stratejik Planları

2008-2012 Dönemi

(2007-2011 Dönemi-DPT)

• Stratejik Planlama Komitesi (Mayıs 2006)

• Katılımcı bir yaklaşımla hazırlanmıştır.

• Birim ve kurum bazlı hedefler (kurumsal amaç, hedef ve stratejiler bütüncül değil)

2014-2018 Dönemi

•Stratejik Plan Hazırlama Komisyonu (Mayıs 2013)

• İlk stratejik planın aksine katılımcı bir yaklaşımla hazırlanmamıştır (Zaman).

•Kurumsal amaç, hedef ve stratejiler bütüncül fakat kavramsal eksiklik ve çelişkiler mevcut (oran/sayı).

•Paydaş analizi çalışmalarının amaç ve hedeflere katkısının belirtilmemesi, performans göstergelerine ilişkin mevcut durumun olmaması vb.

2019-2023 Dönemi

(Hazırlık Programı Hazırlama Aşamasında)

• Hazırlık çalışmaları Rektörün stratejik planlama çalışmalarının başladığını duyuran iç genelge (İç Genelge 2017/1) ile başlamıştır.

• Ç.Ü. Stratejik Plan Yönlendirme Kurulu (Rektör Yardımcısı Sn. Prof. Dr. Şeref ERDOĞAN başkanlığında üniversitenin harcama birimi yöneticilerinden oluşturulmuştur.)

• Ç.Ü. Stratejik Plan Hazırlama Komisyonu (Rektör Yardımcısı Sn. Prof. Dr. Şeref ERDOĞAN başkanlığında oluşturulmuştur.)

• Hazırlık programını içeren iç genelge 2’ nin duyurulması ve yayımlanması.

31.03.2007-DPT ?31.01.2013-DPT

(KB) ?

31.01.2018-DPT

(KB)

Stratejik Planlama Sürecindeki Aktörler

Rektör

Yönlendirme Kurulu

(Ç.Ü. Stratejik Plan Yönlendirme Kurulu)

Stratejik Planlama Ekibi

(Ç.Ü. Stratejik Plan Hazırlama Komisyonu)

Strateji Geliştirme Birimi

(SGDB-Stratejik Yönetim ve Planlama Şube Müdürlüğü)

Harcama Birimleri

(Ç.Ü. Akademik ve İdari Birimleri)

Çukurova Üniversitesi Stratejik Planlama Süreci (Model)HAZIRLIK PROGRAMININ OLUŞTURULMASI

-Stratejik Plan Ekip ve Kurulu

-İhtiyaç Tespiti

-Stratejik Planlama Sürecinin Aşamaları

-Stratejik Plan Hazırlama Takvimi

DURUM ANALİZİ

Kurumsal

Tarihçe

GELECEĞE BAKIŞ

Misyon, Vizyon ve Temel Değerlerin Belirlenmesi

FARKLILAŞTIRMA STRATEJİSİ

STRATEJİ GELİŞTİRME

-Amaç, Hedef, Performans Göstergelerinin Belirlenmesi

STRATEJİK PLANIN UYGULANMASI

-Eylem Planının Hazırlanması

İZLEME VE DEĞERLENDİRME

Mevcut

Stratejik

Planın

Değerlend

irilmesi

Mevzuat

Analizi

Üst

Politika

Belgeleri

Analizi

Faaliyet

Alanları İle

Ürün ve

Hizmetlerin

Belirlenmesi

Paydaş

Analizi

Kuruluş İçi

Analiz

Akademik

Faaliyetler

Analizi

Yükseköğretim

Sektörü Analizi

GZFT

Analizi

-Konum Tercihi

-Başarı Bölgesi Tercihi

-Değer Sunumu Tercihi

-Temel Yetkinlik Tercihi

Str

ate

jik P

lanın

Sunulm

ası

Neredeyiz?

Nereye ulaşmak

istiyoruz?

Gitmek istediğimiz yere

nasıl ulaşabiliriz?

Başarımızı nasıl takip

eder ve değerlendiririz?

-Stratejiler, Hedef Riskleri ve Kontrol Faaliyetlerinin Belirlenmesi

-Maliyetlendirme

1

2

3

4

5

6

7

8

Tespit ve

İhtiyaçların

Belirlenmesi

AŞAMA 1.HAZIRLIK PROGRAMININ OLUŞTURULMASI

İhtiyaç Tespiti

-Eğitim, Danışmanlık ve Veri

Stratejik Planlama Sürecinin

Aşamaları

-Stratejik Plan Hazırlama

Takvimi

Programın değiştirilmesi

AŞAMA 2.DURUM ANALİZİ

Farklı analizler de yapılabilir

Durum analizi sonucunda, analiz

bulgularının bütünleştirilerek

değerlendirilmesi, tespitler ve

ihtiyaçlarla ilgili analizin bu çerçevede

yapılması beklenmektedir.

Kalkınma Bakanlığı-İç ve Dış Denetim-

SGDB raporları / değerlendirmeleri

Kalite çalışmalarında yapılan paydaş

analizi verileri

Neredeyiz

?

AŞAMA 3.GELECEĞE BAKIŞ

Misyonun belirlenmesi

-Hangi misyonu (ana görev ve

sorumlulukları) yerine getirmek için varız?

Üniversitenin geleceğe bakışını

belirlemede birinci derecede sorumlu

kişiler rektör ve yardımcılarıdır.

Vizyonun belirlenmesi (DPT İlk Plan-Kısa

Olmalı!)

-Uzun vadede başarmak istediğimiz

vizyonumuz (idealimiz) nedir?

Temel değerlerin belirlenmesi

- Misyonumuzu yerine getirip vizyonumuza

ulaşmaya çalışırken ne tür bir çalışma

felsefesi ve değerlerini esas almalıyız?

Nereye

ulaşmak

istiyoruz?

AŞAMA 4.FARKLILAŞTIRMA STRATEJİSİ

Farklılaşma stratejisi; üniversitenin yükseköğretim sektöründe konumlandırılması, inşa etmek istediği yetkinliklerinin belirlenmesi, algı ve itibarının nasıl olması gerektiği gibi hususları açığa kavuşturarak görece soyut nitelikte olan misyon,vizyon ve temel değerler ile stratejik planın amaç ve hedefleri arasında bir köprü görevi görür.

TEMEL TERCİHLER

-Konum Tercihi (Sektör - Eğitim, Araştırma vs.)

-Başarı Bölgesi Tercihi (Öncelikler - Akademik birim-

Tıp-, Hedef öğrenci kitlesi ve Yerel imkânları

önceliklendirme-Ziraat- vs.)

-Değer Sunumu Tercihi (Hizmet Seti - Yok Et-Lisans

prog.kapatılması-, Azalt, Artır, Yenilik Yap)

-Temel Yetkinlik Tercihi (Uygulama - Uzmanlaşma:

Uzaktan eğitimde güvenilir, kaliteli ve tercih ediliyor

olma vs.)

Nereye

ulaşmak

istiyoruz?

AŞAMA 5.STRATEJİ GELİŞTİRME (Amaç, Hedef ve Performans Göstergelerinin Belirlenmesi)

Amaçlar belirlenirken durum analizibulgularının bütünleştirilmesiyleoluşturulan Tespitler ve İhtiyaçlarTablosu kullanılır.

İzleme ve değerlendirmenin etkili

işleyebilmesi açısından bir hedefin

sorumluluğu tek bir harcama birimine

verilir.!!! Hedefler belirlenirken, her

harcama birimine sorumluluk

verilmesi zorunlu değildir. Ancak her

birim mutlaka en az bir hedef için,

sorumlu veya işbirliği yapılacak birim

olarak belirlenir.

Danışma, denetim ve destek

birimlerinin hepsi kurumsal

kapasitenin geliştirilmesi amacı

altındaki hedeflerle ilişkilendirilir.

Nereye

ulaşmak

istiyoruz?

AŞAMA 5.STRATEJİ GELİŞTİRME (-Stratejiler, Hedef Riskleri ve Kontrol Faaliyetlerinin Belirlenmesi -Maliyetlendirme)

Hedeflere nasıl ulaşılacağını gösteren kararlar

Bir hedef için en fazla üç tane !!!

Hedefe ulaşmada karşılaşılabilecek riskler, açıklamaları ve kontrol

faaliyetleriyle birlikte tanımlanır.

AMAÇ 1

HEDEF 1.1

Performans

Göstergeleri

Stratejiler

Riskler ve

Kontrol

Faaliyetleri

Maliyetlendirme

(Bütçe)

En az iki, en fazla beş

Her bir amaca yönelik en az iki, en fazla beş hedef

En az iki, en fazla beş performans göstergesi (İzleme ve

Değerlendirme!!!). Başlangıç (mevcut) değerleriyle planın her yılına ait

hedeflenen değerleri birlikte sunulur. !!!

Üniversitenin bütçesi stratejik plandaki amaç ve hedeflerle ilişkilendirilir. (Ek Bütçe

Kısıtlama-Program Bütçe !!!)

Hedeflerin plan dönemi için tahmini maliyeti tespit edilir. Detaylı maliyetlendirme ise

performans programı kapsamında yapılır.

Gitmek

istediğimiz

yere nasıl

ulaşabiliriz

?

AŞAMA 6.STRATEJİK PLANIN UYGULANMASI

Stratejik planda yer alan amaç ve hedefleri gerçekleştirmeye dönük faaliyetlerinuygulanabilmesi için amaç, hedef ve faaliyet bazında sorumluların kimler veya hangibirimler olduğu ve ne zaman gerçekleştirileceği gibi hususların yer aldığı bir eylem planıhazırlanır.

Eylem planlarının hazırlanması, onaylanması ve uygulanmasına yönelik genel koordinasyon

SGDB tarafından sağlanır.

Eylem planı hazırlıkları stratejik plan hazırlık süreciyle eşzamanlı bir biçimde yürütülür

ve stratejik plan ile aynı dönemi kapsayacak şekilde hazırlanır. Stratejik planın hedef

ve performans göstergelerinin belirlenmesi aşamasında Eylem Planı hazırlanmaya

başlanır. SGDB koordinasyonunda hazırlanan eylem planları yönlendirme kurulunun

uygun görüşünü müteakip rektörün onayına sunulur ve uygulamaya konulur. Eylem planı

nihai stratejik planla birlikte Kalkınma Bakanlığına gönderilir.

Eylem planı Her yıl Aralık ayında stratejik planın kalan yıllarını içerecek bir şekilde

revize edilerek Ocak ayında uygulamaya konulur. Revize edilen eylem planı Ocak ayı

sonuna kadar Kalkınma Bakanlığına gönderilir. Stratejik planın güncellenmesi

durumunda ilgili üniversite eylem planını da en geç bir ay içerisinde güncelleyerek

Kalkınma Bakanlığına gönderir.

Gitmek

istediğimiz

yere nasıl

ulaşabiliriz

?

AŞAMA 7.İZLEME VE DEĞERLENDİRME

İzleme ve değerlendirme sürecinde temel

sorumluluk rektördedir. Hedeflerin ve ilgili

performans göstergeleri ile risklerin takibi, ilgili

hedeften sorumlu birimin harcama yetkilisinin;

harcama birimlerinden hedeflere ilişkin alınan

gerçekleşme değerlerinin toplulaştırılması ve

rektöre sunulması ise SGDB’nin

sorumluluğundadır.

İlgili döneme ilişkin raporların (İzleme/İzleme ve

Değ.) hazırlanmasıyla birlikte rektör

başkanlığında, rektör yardımcıları ve harcama

yetkilileri ile SGDB birim yöneticisinin de

katılımlarıyla, altı aylık dönemlerde izleme

toplantıları, bir yıllık dönemlerde ise izleme ve

değerlendirme toplantıları yapılır.

Yılsonu izleme ve değerlendirme raporu, nihai

hale getirilerek Şubat ayı sonuna kadar Kalkınma

Bakanlığına gönderilir.

Faaliyet Raporu

İç Denetim Raporları

Başarımızı

nasıl takip

eder ve

değerlendiririz

?

AŞAMA 8.STRATEJİK PLANIN SUNULMASI

Stratejik plan taslağı, rektörün

onayını takiben değerlendirilmek

üzere Kalkınma Bakanlığına

gönderilir. Kalkınma Bakanlığının

değerlendirme raporunda belirttiği

hususlar dikkate alınarak planda

gerekli düzeltmeler yapılır.

Üniversitelerce hazırlanacak

stratejik planlar, Kalkınma

Bakanlığına değerlendirilmek üzere

gönderilecek olanlar ve kamuoyuna

açıklanacak olanlar olmak üzere iki

farklı şablonda sunulur.

Bu şablonda belirtilenler dışında

herhangi bir başlıklandırma

yapılamaz. Alt amaçlar, alt

hedefler, tedbir ve tema gibi

kavramlara yer verilmez.

31 OCAK 2018 KB

Başarımızı

nasıl takip

eder ve

değerlendiririz

?

STRATEJİK PLANIN DİĞER FAALİYETLERLE İLİŞKİSİ

-İç Kontrol Sistemi

-Kalite Güvencesi Sistemi

Stratejik Plan Hazırlama TakvimiS.NO AŞAMALAR Haz. 2017 Tem. 2017 Ağu. 2017 Eyl. 2017 Eki. 2017 Kas. 2017 Ara. 2017 Oca. 2018

1 HAZIRLIK PROGRAMININ OLUŞTURULMASI

Ekip ve Kurulun Oluşturulması

İhtiyac Tespiti

Hazırlama Takviminin Hazırlanması

Hazırılık Programının Onay ve Yayım Süreci

Yöneticilere (Yönlendirme Kurulu Üyeleri) Yönelik Bilgilendirme Toplantısı

Stratejik Plan Komisyonuna Yönelik Bilgilendirme Toplantısı

2 DURUM ANALİZİ

Kurumsal Tarihçe

Uygulanmakta Olan Stratejik Planın Değerlendirilmesi

Mevzuat Analizi

Üst Politika Belgeleri Analizi

Faaliyet Alanları ile Ürün ve Hizmetlerin Belirlenmesi

Paydaş Analizi (Paydaşların tespiti,

Paydaşların önceliklendirilmesi, Paydaşların değerlendirilmesi, Paydaş görüş ve

önerilerinin alınması ve değerlendirilmesi)

Kuruluş İçi Analiz (İnsan Kaynakları Yetkinlik Analizi, Kurum Kültürü Analizi,

Fiziki Kaynak Analizi, Teknoloji ve Bilişim Altyapısı Analizi, Mali Kaynak Analizi)

Akademik Faaliyetler Analizi

Yükseköğretim Sektörü Analizi (Sektörel Eğilim Analizi, Sektörel Yapı Analizi)

GZFT (Güçlü ve Zayıf Yönler, Fırsat ve Tehditler) Analizi

Tespit ve İhtiyaçların Belirlenmesi

Durum Analizi Raporunun Hazırlanması

3 GELECEĞE BAKIŞ

Misyon, Vizyon ve Temel Değerlerin Belirlenmesi

4 FARKLILAŞTIRMA STRATEJİSİ

Konum Tercihi

Başarı Bölgesi Tercihi

Değer Sunumu Tercihi

Temel Yetkinlik Tercihi

5 STRATEJİ GELİŞTİRME

Amaç ve Hedeflerin Belirlenmesi

Performans Göstergeleri ve Stratejilerin Belirlenmesi

Hedef Riskleri ve Kontrol Faaliyetlerinin Belirlenmesi

Maliyetlendirme

6 STRATEJİK PLANIN UYGULANMASI

Eylem Planının Hazırlanması

7 İZLEME VE DEĞERLENDİRME

8 STRATEJİK PLANIN SUNULMASI

Taslağın Kalkınma Bakanlığına Gönderilmesi

Düzeltme, Onay ve Yayımlanma

Soru ve Cevap

SGDB-Stratejik Yönetim ve Planlama Şube Müdürlüğü

Temmuz 2017