NKHR Tagung HS Kehl – 18.6.2015 – Hans-Peter Kopp 1

Strategische Ziele: Von der Strategie zur Maßnahme -

Ein Erfahrungsberichte X

Ziele und Kennzahlen

im neuen Haushalt

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1. zu meiner Person

2. die Stadt Offenburg

3. produktorientierter Haushalt in Offenburg

(1995ff) wirkungsorientierte Steuerung

4. das NKHR in Offenburg ab 2009 –

Strategische Ziele im neuen Haushalt

5. Relaunch: Strategische Ziele für 2016/17

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1. zu meiner Person

50 Jahre – verheiratet, 2 Kinder

seit 1. Juli 2014 beigeordneter Bürgermeister der Stadt Offenburg für Finanzen, Kultur und Soziales

davor 17 Jahre Leiter des Fachbereichs Finanzen der Stadt Offenburg

davor 5 Jahre Geschäftsführer der Musikschule Offenburg/ Ortenau GmbH

davor Verwaltungsausbildung und Studium der Betriebswirtschaft

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58.000 Einwohner

Kernstadt 35.000 EW

Walters- weier

Weier

Wind- schläg

Gries- heim Bohls-

bach

Rammers- weier

Zell- Weierb.

Fessen- bach

Zuns- weier Elgers-

weier

Bühl

11 Ortsteile – 23.000 EW

2. die Stadt Offenburg

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2. die Stadt Offenburg

über 36.000 SV-pflichtige Arbeitsplätze

über 25.000 Einpendler

seit 20.5.2014 schuldenfrei (Kämmereihaushalt) 2000 bis 2014 wurden 60 Mio. EUR

Schulden abgebaut zur Entlastung künftiger Generationen

ca. 860 EUR Gewerbesteuer / Einwohner (ca. 50 Mio. EUR p.a.)

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Die Stadt 2. die Stadt Offenburg

Offenburg

58.000 EW

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3. Produktorientierter Haushalt in OG

KGST - NSM Prozess in den 90er Jahren in

Offenburg

für 2 Jahre freigestellter Projektleiter NSM

umfassender Prozess unter Einbeziehung

aller Führungsebenen und der Mitarbeitenden

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3. Produktorientierter Haushalt in OG

Kommune als Dienstleistungsunternehmen/ Bürgerorientierung

Straffung/ Verschlankung der Verwaltung – Zusammenführung Sach- und Ressourcenverantwortung in Fachbereichen

neues Führungsverständnis / neue Führungsanforderungen

neue Form der (Finanz-)Steuerung mit Budgetierung, Produkten, Zielen und Kennzahlen output-orientierte Steuerung

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3. Produktorientierter Haushalt in OG

Budgetierung ab 1995 in Offenburg

Sachkosten „gegenseitig“ deckungsfähig

Kosten und Erlöse „gegenseitig deckungsfähig

ab 1999 Einbeziehung Personalkosten

Gemeinderat Globalsteuerung

mehr Spielraum an die Verwaltung

Vertrauensvorschuss an Verwaltung

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3. Produktorientierter Haushalt in OG

Budgetierung braucht klare Vereinbarungen

Was soll geleistet werden, in welchem Umfang?

Was sind die zu erreichenden Ziele?

Produkt(orientierter) Haushalt mit Zielen und Kennzahlen

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3. Produktorientierter Haushalt in OG

Produktorientierter Haushalt ab 1995 Abbildung des Verwaltungshandelns in 130

Produkten ergänzt um Produktziele (zwischen 1 und 5) und

Kennzahlen (zwischen 1 und 10) Ziel: Gemeinderat über Produkte, Ziele und Kennzahlen globale Steuerungs- möglichkeiten an die Hand geben

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3. Produktorientierter Haushalt in OG

Vorteile: Verwaltungshandeln wurde transparent intensive Prozess innerhalb der Verwaltung

(insbesondere Produktdefinition) haben eigenes Handeln auf den Prüfstand gestellt Reflektion

wichtige Grundlagen für spätere Umstellung zum NKHR geschaffen.

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3. Produktorientierter Haushalt in OG

Probleme: Quantität der Produkte, Ziele und Kennzahlen Beteiligung Gemeinderat bei Zielebildung

(anfänglich) schwierig Ziele oft zu wenig operationalisiert Evaluation der Zielerreichung insbesondere

auch Erhebung der (vielen) Kennzahlen Verknüpfung Finanzen / Ziele für GR noch verwertbare Berichterstattung

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Fazit: Menge an Zielen und Kennzahlen müssen

noch zu bewältigen sein – für Verwaltung & Gemeinderat

nicht jedes Produkt braucht eigene Ziele, etc. Produktgruppenebene

Ziele müssen operationalisierbar sein

erster Ansatz – gute Erfahrung – wichtig für nächsten Schritt zum NKHR!

3. Produktorientierter Haushalt in OG

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4. NKHR ab 2009 und Strategische Ziele

Umsetzung NKHR in Offenburg zum 1.1.2009 als 7. Stadt in BaWü

bislang immer ausgeglichene Haushalte

anfänglicher Mehraufwand hat sich weitestgehend wieder eingependelt

tatsächlicher Zusatzaufwand bei Anlagenbuchhaltung aber auch Zusatzinfos

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4. NKHR ab 2009 und Strategische Ziele

Vorgaben durch Gemeindewirtschaftsrecht

§ 6 Vorbericht „… Er soll eine durch Kennzahlen gestützte, wertende Analyse der finanziellen Lage und ihrer voraussichtlichen Entwicklung enthalten. Insbesondere soll dargestellt werden, welche wesentlichen Ziele und Strategien die Gemeinde verfolgt und welche Änderungen gegenüber dem Vorjahr eintreten, …“

wichtige „Steilvorlage“ für neuen Prozess mit Gemeinderat und Verwaltung um wirkungsorientierte Steuerung zu verbessern

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4. NKHR ab 2009 und Strategische Ziele

Neuer Ansatz/ Ziele

Konzentration auf Strategische Ziele

Leistungsziele und Kennzahlen für die politische Steuerung nur für wichtige Schlüsselprodukte

weitere Leistungsziele und Kennzahlen nach Steuerungsbedarf der jeweiligen Führungsebene (i.d.R. nur punktuell interessant für Politik)

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Warum strategische Ziele?

die Vorgabe strategischer Ziele ist eine der wichtigsten Aufgaben der politischen Führung

4. NKHR ab 2009 und Strategische Ziele

Wenn ein Seemann nicht weiß, welches Ufer er ansteuern muss, dann ist kein Wind der richtige. Seneca, römischer Philosoph und Dichter

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Warum strategische Ziele?

Strategische Ziele bilden den Rahmen für alle weiteren

(operativen) Aktivitäten fördern Eigenverantwortung und Flexibilität ermöglichen die Kontrolle der Effektivität ermöglichen die Einbeziehung von

angestrebten Wirkungen (Outcome)

4. NKHR ab 2009 und Strategische Ziele

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Was sind strategische Ziele?

1. Sie sollen fokussieren

auf die politisch strategische Steuerungsebene

inhaltlich auf die Schwerpunkte der mittelfristigen Entwicklung „was ist uns besonders wichtig!“

primär auf die Wirkung („Was wollen wir erreichen?“) und dies hauptsächlich für die Bürgerschaft

der Politik ein „los lassen“ ermöglichen

4. NKHR ab 2009 und Strategische Ziele

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Was sind strategische Ziele?

2. Strategische Ziele beschreiben

Handlungsbedarf für GR/ Verwaltung, i.d.R.

auch größere Veränderungen in einem mittel-

bis längerfristigen Zeitraum

4. NKHR ab 2009 und Strategische Ziele

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Gemeinderat/ Politik (und Verwaltung) dafür gewinnen! mögliche Hemmnisse

Strategische Ziele „legen Politik fest“ und machen Handeln / Erfolg messbar

Diskussionen auf eher höherem Abstraktionsniveau sind oft schwierig, der konkrete Nutzen zuerst nicht immer erkennbar

GR i.d.R. kein professionelles „Parlament“

4. NKHR ab 2009 und Strategische Ziele

Wie kommt man zu Strategischen Zielen?

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Gemeinderat/ Politik (und Verwaltung) dafür gewinnen.

Nutzen darstellen

Thema „nicht zu hoch“ hängen – oder haben wir

bislang „strategielos“ rum gewerkelt?

Aufwand reduzieren - weniger ist mehr:

Konzentration auf 15 bis 20 strategische Ziele

4. NKHR ab 2009 und Strategische Ziele

Wie kommt man zu Strategischen Zielen?

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Gemeinderat/ Politik (und Verwaltung) dafür gewinnen.

klaren und überschaubaren Prozess generieren –

bestehende Systeme (Ausschüsse, etc.) nutzen

Strategische Ziele auf Maßnahmenebene herunter brechen (Abstraktionsniveau senken)

4. NKHR ab 2009 und Strategische Ziele

Wie kommt man zu Strategischen Zielen?

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Ansatz 2007/08 zum ersten NKHR Haushalt 2009 Vereinbarung mit GR Sammlung der bereits (unsystematisch)

vorhandenen Ziele und Strategien – insbesondere GR-Beschlüsse – statt „Neuentwicklung“ Verwaltung/ Fachbereiche

Systematisierung/ einheitliche Darstellung mit Mindestinhalten Verwaltung/ Fachbereiche

weniger ist mehr – Konzentration auf max. 15 bis 20 strategische Ziele

4. NKHR ab 2009 und Strategische Ziele

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Operationalisierung durch Vorschlag konkreter Maßnahmen für den nächsten Doppelhaushalt zur Erreichung der Ziele dadurch besser greifbar Verwaltung/ Fachbereiche

eher wenige Kennzahlen zur Messung der Zielerreichung (möglichst vorhandene verwenden)

(Vor-)Beratung der Ziele in jeweils zuständigen Ausschüssen unterjährig (zur Vorbereitung Haushaltsplan) und Bestätigung oder Modifikation Gemeinderat

4. NKHR ab 2009 und Strategische Ziele

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Klärung mit GR im Rahmen Haushaltsberatung, wer Entscheidungsverantwortung für Umsetzung der Maßnahmen trägt

als Verwaltungsmaßnahme = V bzw. Maßnahme, deren weitere Umsetzung noch

konkrete Ratsbeschlüsse erfordern = GR

4. NKHR ab 2009 und Strategische Ziele

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Aufnahme in Haushaltsentwurf und Beratung und Beschlussfassung im Rahmen der Haushaltsplanberatungen durch GR

Zuordnung der Strategischen Ziele zu „passendem“ produktorientiertem Teilhaushalt

Was fehlt insbesondere:

Systematische Verknüpfung mit Ressourceneinsatz

Benennung von Zielkonflikten

4. NKHR ab 2009 und Strategische Ziele

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Ziel 9 (Teil-HH 15 Förderung von Kindern und Jugendlichen) Zielbeschreibung Kennzahlen Maßnahmen GR V Realisierung des An-spruchs auf öffentlich geförderte Kleinkin-derbetreuung, -bildung und -erziehung ab dem 1. Lebensjahr

K1: 150 Plätze für Kinder von 1 bis unter 2 Jahren in Einrich-tungen oder bei quali-fizierten Tagesmüttern K2: 300 Plätze für Kinder von 2 bis unter 3 Jahren K3: 50 Kinder unter 1 Jahr werden von quali-fizierten Tagesmüttern betreut K4: = 33% der Kinder bis 3 Jahre sind ver-sorgt. K5: Teilnehmer an der Spracherziehung/-förderung bzw Teil-nehmer-Tage

M1: Stufenweise jährliche Anhe-bung der Plätze für Kinder von 1 bis 2 Jahren, Zieljahr 2010/11 M2: Qualifizierung der Mitarbei-ter/innen und Begleitung bei der Umsetzung des Orientierungs- und Bildungsplanes; Orientierungsplan wird in allen Kitas angewandt, Ziel-jahr 2010/11 M3: Erstellung und Umsetzen ei-nes Konzeptes „Tagespflege in Offenburg“, Zieljahr 2010/11 M4: Das Offenburger Konzept der Spracherziehung und Sprachförde-rung verbunden mit systemati-schen Sprachstandserhebungen wird in allen Kitas umgesetzt M5: Das Sprachprogramm „Ruck-sack“ wird in Kitas mit hohem Migrantenanteil durchgeführt M6: Ein der Nachfrage entspre-chendes dezentrales und mit den Kitas und Grundschulen verknüpf-tes Angebot an Hortplätzen für Grundschulkinder

4. NKHR ab 2009 und Strategische Ziele

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4. NKHR ab 2009 und Strategische Ziele

Haushalt verabschiedet – was nun?

Wie hält man die Strategischen Ziele „am Leben“?

4 Maßnahmen in OG

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regelmäßiger „Relaunch“ der Ziele (alle 2 Jahre – aber in unterschiedlicher Intensität)

4. NKHR ab 2009 und Strategische Ziele

regelmäßige Berichterstattung über Zielerreichung Berichtswesen

jede GR-Vorlage muss einem oder mehreren strategischen Zielen zugeordnet werden

(regelmäßige) Kommunikation der Ziele mit den Mitarbeitenden Identifikation mit den Zielen

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GR-Vorlagen mit strateg. Zielen

4. NKHR ab 2009 und Strategische Ziele

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4. NKHR ab 2009 und Strategische Ziele

Kommunikation der Ziele mit Mitarbeitenden = wichtige Führungsaufgabe

möglichst schon bei Zielerarbeitung beteiligen Kenntnis der (besser noch Identifikation mit) Ziele(n)

der Stadt stärken in 2012 konkrete Aufgabenstellung an

Fachbereiche: Was wollen wir als Abteilung X dazu beitragen, das jeweilige Ziel zu erreichen?

Konzentration auf maximal 5 Ziele Austausch hierüber in Fachbereichskonferenz

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4. NKHR ab 2009 und Strategische Ziele

jährliche Geschäftsberichte Beratung in fachlich zugeordneten Ausschüssen

Inhalt: produktorientierte Berichte über

Strategische Zielerreichung mit Kennzahlen

Bericht über Maßnahmen aber auch „Tätigkeitsbericht“

Zusammenfassung und Beschlussfassung im Rahmen des Jahresabschlusses

Regelmäßige Berichterstattung

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4. NKHR ab 2009 und Strategische Ziele

Regelmäßige Berichterstattung

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Regelmäßiger „Relaunch“ der Ziele

4. NKHR ab 2009 und Strategische Ziele

DHH 2010/11, 2012/13 und 2014/15 – eher kleinere Überarbeitungen, Ergänzungen

i.d.R. Aktualisierung Maßnahmenebene

zum DHH 2016/17 – grundsätzliche Überarbeitung

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Führungskräfteklausur im Herbst 2014 hat „Schwächen“ identifiziert:

stärkere Konzentrationen der Ziele auf gewünschte Wirkungen gerade gegenüber Bürgerinnen und Bürger

bessere Verzahnung der Ziele über Fachbereichs bzw. organisatorische Grenzen hinweg -ganzheitlichere Sicht bei der Zieldefinition

noch bessere Verknüpfung mit konkreten Maßnahmen und insbesondere Ressourcen

5. Relaunch – Strat. Ziele für DHH 2015/16

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KGSt-Zielbildungsprozess

Ergebnisse & Wirkungen Was wollen wir erreichen?

Programme & Produkte Was müssen wir tun?

Prozesse & Strukturen Wie müssen wir es tun?

Ressourcen Was müssen wir einsetzen?

5. Relaunch – Strat. Ziele für DHH 2015/16

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Konzept (so mit GR abgestimmt)

Phase 0 – Evaluation durch Fachbereiche im Rahmen der vorhandenen Kommunikationsstrukturen • Abteilungsbesprechungen • Fachbereichsbesprechungen • Dezernentenkonferenz

5. Relaunch – Strat. Ziele für DHH 2015/16

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Phase 0: Evaluation Systematische Betrachtung (Soll/ Ist-Vergleich) der Zielerreichung und Maßnahmenumsetzung • „funktioniert“ das Ziel noch – haben sich

Rahmenbedingungen verändert - besteht auf Anpassungsbedarf

• Kommunikation der Ergebnisse: im Rahmen der regelmäßigen Dezernentenkonferenz (OB, BM, FB Leiter)

• Identifikation: organisationsübergreifender Ziele – Auftrag für gemeinsame Zielformulierung

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Konzept (so mit GR abgestimmt)

Phase 1 – Verwaltung

Überarbeitung Ziele / neue Ziele / Wegfall Ziele – Vorbereitung durch FB / mehrere FB – übergreifende Abstimmung im Rahmen der 2-tägigen Führungskräfteklausur

Phase 2 – Gemeinderat

Übermittlung Vorschläge der Verwaltung 2-tägige Gemeinderatsklausur im Herbst Einbringung mit Doppelhaushalt 2016/17 im Dez. 15 Diskussion im Rahmen Haushaltsberatungen

5. Relaunch – Strat. Ziele für DHH 2015/16

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Zusammenfassung: Strategische Ziele sind ein wichtiges Instrument zur politischen Steuerung und „Leitplanken“ für das tägliche Verwaltungshandeln Schon die Diskussion und ständige Befassung damit kann helfen, die Politik auf das Wesentliche zu fokussieren. Die Verknüpfung mit der Maßnahmenebene macht wichtige Vorgaben für die Verwaltung und den Weg zur Zielerreichung „greifbarer“ Offenburg geht dabei einen eher pragmatischen Weg, der sicher nicht perfekt ist und auch keinen Anspruch auf Richtigkeit für alle Städte / Gemeinden oder politischen Konstellationen erhebt.

5. Relaunch – Strat. Ziele für DHH 2015/16

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Ohne Ziel ist jeder Weg falsch. Konfuzius, chinesischer Philosoph