Strategian ja projektien kytkentä – mikä on projektisalkun rooli
-
Upload
suomen-projekti-instituutti-oy-project-institute-finland-ltd -
Category
Leadership & Management
-
view
122 -
download
5
Transcript of Strategian ja projektien kytkentä – mikä on projektisalkun rooli
1© Suomen Projekti-Instituutti Oy
Strategian ja projektien kytkentä – mikä on projektisalkun rooli?
Lassi Lindblom
21.1.2012
2© Suomen Projekti-Instituutti Oy
Keskustelu
•Mistä yrityksen johto tietää:
–Onko yrityksen strategia toteutumassa?
–Toteuttavatko kaikki kehityspanostukset ja investoinnit strategiaa?
3© Suomen Projekti-Instituutti Oy
K: Mihin projektijohtamista (projektinhallinta, hanke/ohjelmajohtaminen, projektisalkunhallinta) tarvitaan?
4© Suomen Projekti-Instituutti Oy
Mitä on projektisalkunhallinta?
•Organisaation projektisalkku koostuu kaikista samanaikaisesti käynnissä olevista projekteista ja projekti-ideoista. Salkun projektit jakavat viime kädessä samat organisaation strategiset tavoitteet ja kilpailevat samoista resursseista.
•Projektisalkunhallinnalla tarkoitetaan projekti-toiminnan kokonaisvaltaista johtamistapaa, jossa projekteja tarkastellaan strategiaa toteuttavina projektisalkkuina.
• oikeisiin asioihin investoiminen• oikeiden projektien valinta• resurssien varmistaminen valituille projekteille• päätöksenteon tekeminen näkyväksi
5© Suomen Projekti-Instituutti Oy
Projektisalkunhallinnan tavoitteet
Esim.• Riskitaso• Tuotto• Projektin kesto• Projektityyppi• Kohdemarkkinat
Cooper R, Edgett S, Kleinschmidt E. Portfolio managementIn new product development: Lessons From the leadersI. Research technology management 1997, Vol.40(5).
Salkun strategianmukaisuus
Salkun tasapaino
Salkunmaksimaalinenarvo
6© Suomen Projekti-Instituutti Oy
Projektisalkku on kuin kaupan hedelmätiski...
7© Suomen Projekti-Instituutti Oy
Projektien luokitus ja jäsentely,
projektitietokanta
Valvonta ja ohjaus(Ohjausryhmätyö)Resurssienhallinta
Valinta•Priorisointi•Päätöksen-tekoprosessi•Arviointi
Jälki-seuranta•Oppiminen•Hyödyt
Projektisalkun johtaminen
8© Suomen Projekti-Instituutti Oy
Esimerkki: Projektisalkun strategisen tasapainon tarkastelu
Plan Current
Strateginen alue 1 Strateginen alue 2
Strateginen alue 3 Strateginen alue 4
Suunnitelma Nykyinen
Jako:
a) Projektien budjetti / strateginen alue
tai
a) Projektien määrä / strateginen alue
Strateginen alue 1 Strateginen alue 2
Strateginen alue 3 Strateginen alue 4
9© Suomen Projekti-Instituutti Oy
Projekti on investointi
+
Aika
Aikataulu
Hyötytavoitteet = MIKSI(esim. uuden tuotantoprosessin tuomat kustannussäästöt)
Projektin kustannus-
arvioProjektin tuotokset = MITÄ(esim. uusi tuotantoprosessi, jota varten tarvitaan myös uusi tietojärjestelmä)
Arvo
Aika Kustannukset ja resurssit
Laajuus ja laatu
Projektinhallinnan menestystekijät
Projektin arviointi:1. Hyödyt2. Panokset3. Riskit
Projekti = MITEN
10© Suomen Projekti-Instituutti Oy
Projektien arviointinäkökulmat
Projektin tulos / tuoteProjektin toteutus
Riskit ja mahdollisuudet
Vaikutukset
Panostukset eli resurssit ja niiden saatavuusAika, raha, henkilötyötunnit, laitteet, tilat..
Tuotokset ja vaikutuksetRahallinen tuotto, asiakashyödyt, strategiset hyödyt, osaamisen kehittyminen…
Riskit ja mahdollisuudet
Toteutuksen riskitTuotoksen/vaikutusten riskitAvautuvat mahdollisuudet
11© Suomen Projekti-Instituutti Oy
Pisteytysmalli arviointityökaluna: esimerkki
Kriteeri Painoarvo
Taloudellinen hyöty 25 %
Asiakashyödyt 10 %
Prosessien ja toimintatapojen
kehitys5 %
Oppiminen 5 %
Rahallinen panostus 15 %
Henkilötyömäärä 10 %
Projektin kesto 20 %
Projektin riskitaso 10 %
TUOTOS
PANOS
RISKI
Lähde: Lehtonen; Lindblom; Simonen; Korpinen: Projektisalkunhallinta
12© Suomen Projekti-Instituutti Oy
Esimerkki: projektin pisteytystuloksen laskeminen
Pakollinen projekti? EI
Strategian mukainen? ON
paino kertaapiste-määrä
Taloudellinen hyöty 0,25 x 2 = 0,50
Asiakashyödyt 0,1 x 4 = 0,40
Prosessien ja toiminta-tapojen kehitys 0,05 x 5 = 0,25
Oppiminen 0,05 x 3 = 0,15
Rahallinen panostus 0,15 x 3 = 0,45
Hlötyömäärä 0,1 x 4 = 0,40
Projektin kesto 0,2 x 4 = 0,80
Projektin riskitaso 0,1 x 3 = 0,30
3,25Painotettu keskiarvo (tulojen summa):
Lähde: Lehtonen; Lindblom; Simonen; Korpinen: Projektisalkunhallinta
13© Suomen Projekti-Instituutti Oy
14© Suomen Projekti-Instituutti Oy
Keskustelu – pisteytysmallin painotus eri tilanteissa
Mitä asioita tulisi arvottaa muita tärkeämmiksi pisteytyskriteereiksi seuraavissa tilanteissa?
• Yrityksen strategia: Paras tuote• Yrityksen strategia:
Kustannusjohtaja• Markkinatilanne: Laskusuhdanne,
yrityksellä hyvä maksuvalmius ja vahva tase
• Markkinatilanne: Laskusuhdanne, yrityksellä kyseenalainen maksuvalmius ja vahva tase
• Markkinatilanne: Noususuhdanne, yrityksellä hyvä maksuvalmius ja vahva tase
• Markkinatilanne: Noususuhdanne, yrityksellä kyseenalainen maksuvalmius ja vahva tase
15© Suomen Projekti-Instituutti Oy
X
Y
Z
kapasiteetti
Projekti
Henkilöresurssit asettavat rajoitteen salkunhallinnalle
aika
Yhteenlaskettukuormitus
aika
16© Suomen Projekti-Instituutti Oy
Projekti 1
Projekti 2
Projekti 3
Projekti 4 Pro
jek
ti 1
Pro
jek
ti 2
Pro
jek
ti 3
Pro
jek
ti 4
Re
su
rssit
Re
su
rssit
t t
Keskustelu: mitä eroa on oheisilla karkeilla neljän projektin toteutusskenaarioilla?
17© Suomen Projekti-Instituutti Oy
ABC Projektimalli™
Salkunhallinnan taso
Projektijohtamisen taso
Projektityön toteutustaso
G0 G1 G2 G3 G4
Projektin tuotos
MS MS
Toteutusvaihe LopetusvaiheSuunnittelu-vaiheValmistelu-vaihe
Asettaminen
Toteutuksen ohjaus
Lopetus
Valmistelun aloitus
Suunnittelu-päätös
Toteutus-päätös
Tuotosten hyväksyminen
Projektin lopetus
Projekti-idea/asiakastarve
Hyötyjenarviointi
PE
Jälki-arviointi
Projektin suunnittelu
Projekti-ehdotus
Projekti-kuvaus
Projekti-suunni-telma
Loppu-raporttiEdistymisraportit
18© Suomen Projekti-Instituutti Oy
Projekti-ideat
Projektiehdotukset
Projektit
Tärkeät salkku-
päätöksetP0
P1
P2P3 P4 AR
Pitää olla suppilo – ei tunneli!
PROJEKTISALKKU
19© Suomen Projekti-Instituutti Oy
Strateginen jaoperatiivinenvuosikello
Tam
Hel
Maa
Huh
Tou
KesHei
Elo
Syy
Lok
Mar
Jou
Strateginen salkunhallinta
Operatiivinen salkunhallinta
Salkkukatselmointi
Salkkukokous(salkkuseuranta, G1 – G4 päätöksiä, vuoden aikana esiin tulevien projektien G0 päätöksiä) Projektisalkun katselmointi
• Projektisalkun budjetti• Roadmapit• Pisteytysmallin tarkistus strat. perusteella)
Projektisalkunkatselmointi
Projektisalkunkatselmointi- Salkkujen budjettien ja resurssimäärien
tarkistaminen vuosisuunnitelmien perusteella.
- Seuraavan vuoden projektien alustavat käynnistyspäätökset (G0)
- Varaus vuoden aikana käynnistyville
Strategia valmis
Strategiset tavoitteet jalkautetaan salkkuun
Seuraavan vuoden toimintasuunnitelma ja budjetit valmiita
Projektisalkun sisältö syötteenästrategian luontiin
Projektisalkun nykyinen sisältö syötteenävuosisuunnitteluun
Muokaten: Lehtonen, Lindblom, Simonen, Korpinen: Projektisalkunhallinta – kehitystoiminnan strateginen johtaminen, ISBN 951-37-4689-5, Edita 07/2006
20© Suomen Projekti-Instituutti Oy
Tyypillinen vuosisuunnitelman sisältö
Tam Hel Maa Huh Tou Kes Hei Elo Syy Lok Mar Jou
Edelliseltä vuodelta jatkuvat
Vuosisuunnitelman uudet projektit
Kesken vuoden
nousevat
21© Suomen Projekti-Instituutti Oy
ABC Projektimallin™ osat
4
31
2
Salkunhallinnan malli ja ohjeetDokumenttipohjat
Projektinjohtamisenmalli ja ohjeetDokumenttipohjat
Ohjelmajohtamisenmalli ja ohjeetDokumenttipohjat
Resurssienhallinnanmalli ja ohjeet
Yhteinen terminologia
22© Suomen Projekti-Instituutti Oy
Examples of over 40 organizations that use ABC Project Model™
23© Suomen Projekti-Instituutti Oy
Projektikulttuurin kehittyminen
+
time
Euro,
Value
added
I
Project
A development project
has two different objectives
End results / Deliverables: what is the concrete
end result / what characteristics it has
Business benefits: what
business- / imago- /
wellfare benefits
the project creates
Projektinhallinta
Hyödyt
Risk
Benefit (NPV)
high
low
highlow
AA
DD
CC
BB
EE
Strateginen projektisalkunhallinta
Hyödyt Toteutuva strategia Suurempi ROI ja NPV Vähemmän riskejä
Projektit päättyvät ajallaan, budjetissaan ja tuottavat halutun lopputuloksen sekä laadun
Työntekijät jaksavat paremmin Pitkällä tähtäimellä projektien kestot
ja kustannukset pienenevät
Project 1Project 1
Project 2Project 2
Project 3Project 3
Project 4Project 4 Pro
jec
t1
Pro
jec
t1
Pro
jec
t2
Pro
jec
t2
Pro
jec
t3
Pro
jec
t3
Pro
jec
t4
Pro
jec
t4
Res
ou
rce
s
Res
ou
rce
s
t t
1 2 3 4 5 76 8
A
B
C
1 2 3 4 5 76 8h/week
0
40
80
Normal
working week
Work hours
90 h
80 h
150 h
30 30 30
20 20 20 20
30 30 30 30 30
The workload of expert expected by tasks A, B and C
30 50 80 50 50 h/week
Task
30 30
Operatiivinen projektisalkunhallinta
Hyödyt
Projektien kestot lyhenevät • Tuotokset ja hyödyt nopeammin käyttöön• Kyvykkyys reagoida nopeammin
liiketoimintaympäristön muutoksiin• Projektisalkun ”välivarastoon” on sitoutunut
vähemmän pääomaaVähemmän resurssikonfliktitilanteita
24© Suomen Projekti-Instituutti Oy
Tutkimustulos: Projektisalkunhallinnan onnistuminen
Lähde: TKK/BIT Tutkimuskeskus, 2003
27%
6%2%
13%
1%
67%
50%
32%
54%
20%
3%
26%
46%
23% 24%
4%
17% 18%
9%
49%
0% 1% 2% 1%
6%
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
Projektien tavoitteet
ovat organisaation
strategian mukaisia
Resurssien allokointi
projekteille vastaa
strategian suuntalinjoja
Projektikokonaisuudella
saadaan optimaalinen
tuotto (/säästöt)
Projektikokonaisuus
toteuttaa hyvin
organisaation
strategiaa
Projektikokonaisuuden
ajallinen kuormitus on
tasaista
täysin samaa mieltä jokseenkin samaa mieltä ei samaa eikä eri mieltä jokseenkin eri mieltä täysin eri mieltä
25© Suomen Projekti-Instituutti Oy
Miksi projektit epäonnistuvat – yleisimmät syyt
%-luku kertoo, kuinka moni vastaaja ilmoitti kyseisen syyn kolmen suurimman joukossa
Monet asiat aiheuttavat harvemmin
haasteita kypsän projektikulttuurin organisaatioissa!
26© Suomen Projekti-Instituutti Oy
Miten kypsyystaso vaikuttaa onnistumiseen?
KustannustavoitteetAikataulutavoitteet Työmäärätavoitteet
Tuotostavoitteet Pitkän aikavälin hyötytavoitteet
27© Suomen Projekti-Instituutti Oy
1. Tietoisuus käynnissä olevista
projekteista
5. Liiketoimintahyötyjen etu- ja
jälkikäteisseuranta ja jatkuva
projektikulttuurin kehittäminen
2. Priorisoitu projektisalkku, missä
tiedetään projektien tilanne ja salkun
tasapaino
3. Resurssienhallinta kattaen
projektit ja linjatyön
4. Läpinäkyvä päätöksenteko
perustuen priorisointiin ja
resurssisuunnitelmiin
Salkuhallinnan kypsyystasot
28© Suomen Projekti-Instituutti Oy
1. Tietoisuus käynnissä olevista
projekteista
5. Liiketoimintahyötyjen etu- ja
jälkikäteisseuranta ja jatkuva
projektikulttuurin kehittäminen
2. Priorisoitu projektisalkku, missä
tiedetään projektien tilanne ja salkun
tasapaino
3. Resurssienhallinta kattaen
projektit ja linjatyön
4. Läpinäkyvä päätöksenteko
perustuen priorisointiin ja
resurssisuunnitelmiin
• Päällekkäinen kehitystyö vähenee
• Projektien strategiakytkentää pystytään tarkastelemaan
Salkuhallinnan kypsyystasot ja tärkeimmät hyödyt
• Johdolla selkeä yleiskäsitys salkun hallitsemiseksi (esim.
strategian mukaisuus, ylätason korjaavat toimenpiteet
mahdollisia)
• Vaadittu parempi projektien laajuuden ja aikataulujen
suunnittelu sinänsä parantaa onnistumisastetta
• Ei ylikuormitettuja resursseja
• Vähemmän stressaantunut henkilöstö
• Projektien läpimenoajat lyhenevät oleellisesti
• Parempilaatuisia projektien tuotoksia
• Strategia toteutuu nopeammin ja
tehokkaammin
• Tiedetään projektisalkun todellinen
liiketoiminnallinen arvo
• Projektien onnistumisaste paranee
jatkuvasti
29© Suomen Projekti-Instituutti Oy
Aikataulusuunnitelmat ja edistymisraportointi kaikista
projekteista yhteisesti sovitun raportointisyklin mukaisesti
Työmääräsuunnitelmat (myös linjatyö) ja yhteinen päivityssykli
Resurssien ja kapasiiteetin määrä tiedossa
Tuntiraportointi toimii
(Ohjelmistotyökalu tukemaan resurssienhallintaa)
Pisteytysmalli tai muu systemaattinen priorisointitapa
Prosessi pisteytystiedon keräämiseen
Strategiaprosessiin kytketty salkkukatselmointiprosessi
Projektilista jota päivitetään säännöllisesti
Selkeät projektien tavoitemäärittelyt
(Projektikuvaukset)
Sanan ”projekti” täsmällinen määritelmä
Prosessi projektioppien keräämiseen
Prosessi liiketoimintahyötyjen arvioimiseen linkittyen
liiketoiminnan tuloskorttien seurantaan
Toistuvat projektikulttuurin ja KPI:den mittaaminen
Salkuhallinnan kypsyystasot ja tärkeimmät mahdollistajat
1. Tietoisuus käynnissä olevista
projekteista
5. Liiketoimintahyötyjen etu- ja
jälkikäteisseuranta ja jatkuva
projektikulttuurin kehittäminen
2. Priorisoitu projektisalkku, missä
tiedetään projektien tilanne ja salkun
tasapaino
3. Resurssienhallinta poikki
projektien ja linjatyön
4. Läpinäkyvä päätöksenteko
perustuen priorisointiin ja
resurssisuunnitelmiin