InfoDom d.o.o.; A: Andrije Žaje 61/I; 10 000 Zagreb; T: +385 1 30 40 588; F: +385 1 30 40 598; E: infodom@infodom.hr; W: www.infodom.hr 04/10

Kome je namijenjena

funKcionalnosti

što nas razliKuje od KonKurencije

Elektronička arhiva (u daljnjem tekstu e-Arhiva) je informacijski sustav koji omogućava pohranu i čuvanje svih vrsta dokumentacije u elektroničkom obliku. e-Arhiva omogućava digitalno skeniranje fizičke dokumentacije i njenu trajnu pohranu u digitalnom obliku.e-Arhiva omogućava upravljanje cjelovitom dokumentacijom na dosljedan i učinkovit način.e-Arhiva omogućava upravljanje arhivskim i registraturnim gradivom od nastajanja do izlučivanja (dostave nadležnom arhivu ili trajnog uništenja sukladno zakonu).

e-Arhiva je namijenjena svim organizacijama koje imaju potrebu čuvanja dokumentacije koju stvaraju ili posjeduju arhivsko ili registraturno gradivo. Namijenjena je i korisnicima koji u svakodnevnom radu stvaraju elektroničku doku-mentaciju, a žele ubrzati njen interni tok, omogućiti njen brži dohvat i pretraživanje, i olakšati međusobnu komunikaciju zaposlenika.

e-Arhiva je usklađena sa zakonskom regulativom:1. Zakon o arhivskom gradivu i arhivima (NN 105/1997)2. Pravilnik o zaštiti i čuvanju arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva (NN 63/2004)3. Pravilnik o izmjenama i dopunama Pravilnika o zaštiti i čuvanju arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva (NN 106/07)4. Pravilnik o vrednovanju te postupku odabiranja i izlučivanja arhivskog gradiva (NN 90/2002)5. Pravilnik o predaji arhivskog gradiva arhivima (NN 90/2002)6. Pravilnik o korištenju arhivskog gradiva (NN 67/1999)7. Pravilnik o evidencijama u arhivima (NN 90/2002)8. Pravilnik o izmjenama i dopunama Pravilnika o evidencijama u arhivima (NN 106/2007)

Repozitorij predefiniranih, verificiranih i optimiziranih poslovnih procesa digitalne arhive Standardizirani procesi pohrane i čuvanja dokumentacije

Mogućnost razmjene podataka suvremenim tehničkim standardima ( Web servisi, XML...) Jednostavna i brza pretraga Kontrola pristupa elektroničkim dokumentima Jednostavan način izrade i pregleda strukture arhivskog i registraturnog gradiva Praćenje i uvid u arhivsko gradivo putem različitih tipova interaktivnih izvještaja Preglednost i brz uvid u cjelokupnu organizacijsku strukturu arhivskog gradiva Intuitivno i jednostavno kreiranje popisa arhivskog gradiva Jednostavno kopiranje i dostava podataka nadležnom arhivu Fleksibilan i maksimalno parametriziran sustav Mogućnost korištenja i implementacije za različite namjene Potpuna integracija s drugim poslovnim sustavima (ERP, HRM, CRM...)

Olakšan i ubrzan proces stvaranja i upravljanja svim vrstama elektroničkih dokumenata Brz i jednostavan pristup dokumentima Povećanje učinkovitosti korištenjem naprednih mogućnosti pretraživanja Povećana sigurnost pristupa dokumentima Olakšan i ubrzan proces popisivanja i ažuriranja arhivskog gradiva Efikasnije i jednostavnije upravljanje arhivskim i registraturnim gradivom Jednostavan pregled i izrada vlastitih interaktivnih izvještaja Znatno ubrzanje poslovnih procesa vezanih za evidentiranje i korištenje arhivske građe (pohrana, pretraživanje, izlučivanje) Znatno ubrzanje poslovnih procesa u kojima se stvara poslovna dokumentacija (bez obzira na način na koji nastaje) Vrlo brz povrat investicije

učinci

prednosti

Trajna arhiva :: Upravljanje životnim ciklusom dokumenta; :: Upravljanje politikama čuvanja arhivskog gradiva; :: Konverzija formata elektroničkog dokumenta, digitalna ovjera konvertiranog dokumenta; :: Skupljanje, klasifikacija i spremanje elektroničkih dokumenata; :: Dematerijalizacija fizičke dokumentacije (digitalizacija skeniranjem); :: Automatska klasifikacija pristigle dokumentacije; :: Upravljanje procesima izlučivanja arhivskog gradiva; :: Upravljanje pravima pristupa arhivskom gradivu (prava pristupa, prava izlučivanja, raspolaganja, vlasnička prava); :: Upravljanje korištenjem arhivskog gradiva; :: Automatska dostava trajnog arhivskog gradiva nadležnom arhivu.

Arhivske evidencije :: Knjiga primljenog arhivskog gradiva (Knjiga akvizicija); :: Knjiga pohranjenog arhivskog gradiva (Knjiga depozita); :: Opći inventar (našastar) arhivskog gradiva; :: Dosje arhivskog fonda/zbirke; :: Evidencije o korištenju arhivskog gradiva.

Pismohrana :: Pohrana dokumenata u različitim elektroničkim formatima; :: Dematerijalizacija fizičke dokumentacije (digitalizacija skeniranjem); :: Automatsko povezivanje i prihvat elektroničkih dokumenata iz drugih sustava; :: Verzioniranje dokumenata, glavne i pod verzije dokumenata; :: Distribucija dokumentacije i nadzor korištenjem mehanizama obavješćivanja; :: Obavijesti o promjenama na dokumentima; :: Upravljanje pristupom dokumentima; :: Generiranje različitih obavijesti; :: Integracija sa sustavom za upravljanje uredskim poslovanjem (CMS), ERP, HRM i sl.; :: Revizijski dnevnik pristupa dokumentima.

Upravljanje konverzijama i zamjenom tehnologije :: Upravljanje različitim preglednicima za dokumente pohranjene u arhivi; :: Lista tipova elektroničkih formata dokumenata; :: Upravljanje konverterima za promjene formata; :: Upravljanje životnim vijekom medija za pohranu podataka.

Proizvodi i usluge tvrtke InfoDom temelje se na alatima i metodologijama IBM-a, IDS Sheer-a, Microsofta i Oracle-a kod kojih InfoDom ima najvišu razinu certificiranih partnerstava.InfoDom podržava kompletan ciklus stvaranja vrijednosti kod korisnika: od konzaltinga za strategijsko upravljanje, vođenja programa i projekata, implementacije ICT rješenja te informacijske sigurnosti do revizije poslovanja.Ekspertni timovi InfoDoma osigurat će tvrtkama ostvarivanje optimalnih poslovnih vrijednosti u njihovom poslovnom okruženju kroz sljedeće proizvode i usluge: :: Savjetovanje u oblikovanju strategija za e-Poslovanje poslovnih subjekata :: Priprema projekata e-Poslovanja :: Dizajn sustava temeljenih na elektroničkom poslovanju :: Implementacija sustava, aplikacija i modula e-Poslovanja :: Produkcijska potpora za e-Poslovanje :: Dizajn informacijske sigurnosti u sustavima e-Poslovanja :: e-Learning za e-Poslovanje

tehn

ološ

Ke K

araK

teri

stiK

e Tehnološki koncepti :: Intranet/Internet :: Relacijska baza :: Workflow :: DWH (Business Intelligence) :: BAM, ESB :: Portali :: Izvještaji (Pretplate i objave) :: Information Security (ISMS) :: EAI (jednostavna integracija s drugim sustavima) :: SOA, Web servisi, XML :: e-Obrasci :: Search engine, Semantic Text Analysis :: Virtualizacija, e-Learning

Tehnologija :: BPM, repozitorij :: PKI, e-Signature :: Bar kod, GTIN, GLN, 2D kod, RF ID :: Mobilni uređaji :: Skeniranje, OCR :: Fax Serveri :: MS Share Point :: Microfilm :: MS BizTalk :: FileNet :: MS .NET :: Java

što je e-arhiva ?

Standardizacija i ubrzavanje poslovnih procesa vezanih uz upravljanje poslovnom dokumentacijom Kontrolabilnost i praćenje ključnih pokazatelja uspješnosti (KPI) kao temelj za donošenje poslovnih odluka Jednostavno povezivanje s postojećim IT sustavima u jedinstveni informacijski sustav

Ubrzanje digitalizacije dokumentacije Održavanje konzistencije i točnosti podataka Sustavno praćenje efikasnosti na svim razinama poslovanja Integracija informacija iz drugih sustava Upravljanje arhivskom i registraturnom građom Reduciranje rizika:

- smanjenje operativnih rizika - osiguranje poslovnog kontinuiteta - sukladnost poslovnih procesa s regulativama Bolja iskoristivost resursa: - oslobađanje resursa za nove poslovne prilike - povećanje produktivnosti zaposlenika - povećanje operativne fleksibilnosti Reduciranje troškova: - smanjenje fiksnih troškova poslovnih procesa - smanjenje udjela administrativnih troškova u jediničnom trošku proizvoda/isporuka

Funkcionalna arhitektura e-Arhive

prije uvođenja informacijskog sustava izrađuje se snimka poslovnih procesa s analizom postojećeg stanja i preporukama za unaprjeđenje. infodomovi stručnjaci vrše analizu postojećeg ict okruženja i izrađuju preporuke za unaprjeđenje ict infrastrukture i sukladnosti sa zahtjevima za informatičkom sigurnošću po iso 27001 normi.

preduvjeti za uvođenje

Koristi za KorisniKa

e-arhiva obuhvaća:

Komunikacijska sučelja

upravljanje arhivskim procesima

upravljački sloj

arhivska infrastruktura usklađena s važećom regulativom

Otvorenost prema drugim sustavima osigurana je kroz niz predefiniranih komunikacijskih sučelja. Inicijalno sustav omogućava jednostavno povezivanje sa sustavom za upravljanje dokumentima (DMS), sustavom za upravljanje uredskim poslovanjem (CMS), upravljanje sadržajem (CM) te portalskim tehnologijama ( Microfost, IBM, Oracle...).

Pregled i pristup sadržaju - osigurava prikaz informacija i dokumenata pohranjenih u arhivu. Obuhvaća tri grupe funkcionalnosti: konverziju sadržaja, sigurnost i distribuciju. Konverzija sadržaja oslanja se na modul Upravljanje konverzijama i zamjenom tehnologije, dok se sigurnost (uključujući podršku elektroničkog otpisa) i distribucija koriste u ostalim komponentama arhive. Omogućena je predaja informacija korisniku na način koji je prilagođen korisnikovoj aplikaciji. Ako je potrebno osigurava se maksimalna kontrola upotrebe i daljnje distribucije preuzetih informacija.

Zahvaćanje sadržaja - sadržava funkcionalnosti i komponente potrebne za stvaranje, zahvaćanje, pripremu i obradu analognih i digitalnih informacija. U sustavu postoji više načina i tehnologija zahvaćanja sadržaja, od jednostavnog unosa informacija do kompleksnih procesiranja uz upotrebu automatske klasifikacije sadržaja. Koriste se različite tehnike obrade skeniranih dokumenata i faks poruka koje omogućavaju ro-taciju, uvećavanje/smanjivanje (zooming), poravnavanje, skeniranje više stranica u jedan dokument (razdvajanje dokumenata koji se zajedno skeniraju) i dr. Digitalni dokumenti i informacije zahvaćaju se u nepromjenjenom formatu ili se vrši konverzija formata u svrhu optimizacije pro-cesa pohrane. Uz opciju jednostavne klasifikacije sadržaja sukladno klasifikacijskoj shemi, sustav omogućava i automatsku klasifikaciju ulaznog sadržaja sukladno predefiniranim pravilima.Upravljanje konverzijama i zamjenom tehnologije - prilikom trajnog čuvanja elektroničke dokumentacije mora se osigurati trajna čitljivost. Modul omogućava definiranje aplikacija potrebnih za čitanje različitih elektroničkih formata te osigurava dostupnost istih sve dok postoji potre-ba, tj. dok u arhivi postoje zapisi u formatu čitljivom pojedinom aplikacijom. Dodatna mogućnost predstavlja konverzije formata, tj. pretvaranje elektroničkog dokumenta iz jednog formata u drugi, što omogućava čitljivost dokumentacije različitim preglednicima. Upravljanje konverteri-ma formata dodatno se unaprjeđuje potpisivanjem konvertiranog dokumenta elektroničkim potpisom čime se jamči istovjetnost originalnom dokumentu.Repozitorij poslovnih procesa arhive - pruža podlogu za učinkovito upravljanje poslovnim procesima unutar digitalne arhive kako bi se po-stigla maksimalna učinkovitost i time zadovoljile potrebe korisnika. Modul omogućava kontinuirano usavršavanje procesa kroz cikluse dizajna, modeliranja, provedbe, nadgledanja i optimizacije.

Enterprise service bus (ESB) - predstavlja središnju infrastrukturu za povezivanje prema drugim internim izvorima elektroničke dokumenta-cije te povezivanje prema vanjskim web servisima. Bitna uloga ESB-a je koordinacija između različitih sustava uključenih u proces upravljanja arhivskim i registraturnim gradivom (Poslovne evidencije, ERP, CRM, Billing...). ESB pruža usluge poput transformacija i usmjeravanja poruka, a u kompleksnijim slučajevima i orkestracije. Aplikacijski sustavi se jednostavno spajaju na sabirnicu bez (ili uz minimalne) promjene na samim sustavima.

Trajna arhiva - omogućava čuvanje elektroničke dokumentacije u različitim formatima. Trajna arhiva prihvaća elektroničku dokumentaciju i pohranjuje ju na trajno čuvanje. Prilikom spremanja u arhivu, dokumentacija se klasificira i određuju se upute o njenom čuvanju u skladu s uspostavljenom politikom čuvanja. Politika čuvanja omogućava definiranje životnog vijeka dokumenta u arhivi. Nakon proteka životnog vijeka dokumentacija se izlučuje i trajno uništava. Politike čuvanja definirane su pravnim okvirom. Trajna arhiva omogućava pretvorbu izvorno pristiglih dokumenata u format za dugo čuvanje definiran ISO standardom PDF-a. Pismohrana - je skup funkcionalnosti koji omogućava privremenu pohranu dokumentacije, rad s dokumentima i slanje dokumentacije na trajno čuvanje. Korisnicima daje mogućnosti stvaranja dokumenata, uređivanja postojeće dokumentacije, funkcionalnosti odjave/prijave (check out/ check in) i sl. Arhivske evidencije - omogućavaju izgradnju različitih popisa arhivskog i registraturnog gradiva sukladno važećim pravnim propisima i zakoni-ma o arhivskom i registraturnom gradivu.

Menadžersko izvješćivanje - namijenjeno je praćenju ključnih pokazatelja uspješnosti (Key Performance Indicators) uz module BAM konzole, MIS reportinga i Alerte. BAM konzola putem intuitivnog grafičkog prikaza omogućava vrlo brz uvid u ključne pokazatelje vezane za rad svakog korisnika. Na ovaj način sudionici, ovisno o svojim ulogama u poslovnim procesima digitalne arhive, mogu u samo nekoliko trenutaka doći do potrebnih „real time“ informacija na temelju kojih mogu donijeti kvalitetne poslovne odluke.

e-arhiva je kompatibilna i komplementarna s poslovnim sustavima vodećih svjetskih vendora ( sap, oracle, microsoft, ibm ), te sa svim infodomovim poslovnim aplikacijama

e-arhiva je usklađena sa zahtjevima zainformacijskom sigurnošću po iso 27001 normi

mogućnost uspostave e-arhive po modelu „software as a service“