stma de registro unico. SIRCYL

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1 1 Consejería de la Presidencia Viceconsejería de Ordenación del Territorio y Relaciones Institucionales D.G. de Relaciones Institucionales y Atención al Ciudadano Marzo 2016 Sistema de Registro Único de la Administración de Castilla y León SIRCYL: LA ATENCIÓN AL CIUDADANO MÁS FÁCIL, MÁS EFICIENTE

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Consejería de la PresidenciaViceconsejería de Ordenación del Territorio y Relaciones Institucionales

D.G. de Relaciones Institucionales y Atención al Ciudadano

Marzo 2016

Sistema de Registro Único de la Administración de Castilla y León

SIRCYL: LA ATENCIÓN AL CIUDADANO MÁS FÁCIL, MÁS EFICIENTE

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ActualmenteEl Sistema de Registro Único de la Administración de Castilla y León cuenta, desde 2003, con el soporte de una aplicación informática en la que han de ser registrados todos los documentos que sean recibidos en las oficinas de registro de nuestra Administración, a través de la realización de asientos en el libro de entrada o de salida de cada año, ordenados cronológicamente.

Sobre los documentos originales, se efectúan operaciones de validación mecánica (sellado), devolviendo al ciudadano copia registrada de su solicitud, siempre y cuando la aporte junto con el original en el momento de su registro. Asimismo se efectúa la compulsa de copias cuando son aportadas al registro, previo cotejo con sus originales.

Son más de 300 las oficinas de registro autonómicas. Más de 500 usuarios de registro en nuestra Administración.

En 2015, se realizaron 2.505.425 asientos presenciales en el libro de entrada y 1.884.441 asientos presenciales en el libro de salida.

La documentación registrada se distribuye por las oficinas de registro presenciales a los centros gestores en el mismo soporte en el que se recibe del ciudadano, es decir, EN PAPEL.

SIRCYL

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Qué es SIRCYL?Es una evolución de la aplicación informática que da soporte al Sistema de Registro Único de la Administración de la Comunidad de Castilla y León.

No sólo posibilita la realización de asientos registrales sino también la anexión de documentos electrónicos, con validez de copia auténtica, gracias la digitalización de la documentación presentada en papel por el ciudadano, su cotejo y firma electrónica por el empleado de registro, y devolución de los originales al ciudadano junto con un recibo acreditativo de su presentación.

La certificación de este sistema, obtenida del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas, permite realizar intercambio registral con otras Administraciones Públicas (SIR).

Distribuye automáticamente y de inmediato tanto el asiento como la documentación electrónica anexa al órgano o unidad competente para su tramitación.

SIRCYL

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OBJETIVOS SIRCYL

Conseguir Oficinas de Registro “SIN PAPELES”.

Realizar INTERCAMBIO REGISTRAL con otras Administraciones Públicas (SIR)

Lograr una DISTRIBUCIÓN ELECTRÓNICA INTERNA, automática y de inmediato, tanto del asiento como de la documentación electrónica anexa al órgano o unidad competente para su tramitación.

SIRCYL

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SUSTITUCIÓN DE LA GESTIÓN DE PAPEL POR UNA OPERATIVA ELECTRÓNICA:

- cumplimentación del asiento registral- anexión de documentos electrónicos con validez de copia

auténtica, - registro y envío electrónico automático a destino- devolución de los originales al ciudadano junto con un

recibo acreditativo de su presentación.

Oficinas de Registro “sin papeles”

Art. 16.5 Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas: las oficinas de registro digitalizarán los documentos presentados presencialmente, devolviendo al interesado sus originales.

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SI COMPARAMOS:

Admisión y custodia del papel, costes postales y logística necesaria para su distribución (casilleros, carpetas y listados, ordenanzas, conductores).

Compulsa masiva de fotocopias previamente recopiladas por el ciudadano junto con sus originales.

Validación mecánica efectuada sobre los originales y copias de los ciudadanos.

Digitalización y envío electrónico automático de la documentación presentada por el ciudadano en papel.

Los ciudadanos sólo han de presentar sus originales que, una vez digitalizados, les serán devueltos.

Entrega al ciudadano de un justificante comprensivo de todos los datos del asiento, incluidos los anexos.

Actualmente SIRCYL: ventajas

Oficinas de Registro “sin papeles”

SIRCYL

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INTERCAMBIO REGISTRAL con otras Administraciones Públicas (SIR)

Es la infraestructura que permite utilizar gratuitamente el MINHAP, a través de convenio de colaboración, y que, de acuerdo con la N. T. SICRES 3, permite intercambiar electrónicamente asientos y documentación registral entre distintas administraciones.

Beneficios PARA LA ADMINISTRACIÓN: Eliminación del papel y de la necesidad de su custodia en la puerta de entrada del ciudadano en la Administración.Reducción costes postales y logística necesaria : 4€ por envío certificado.

PARA EL CIUDADANO:Reducción de plazos de recepción de la documentación en la Administración destinataria: de semanas a segundos.Seguridad jurídica y transparencia: posibilidad de consulta del estado de su envíoReducción de la brecha digital que separa las capitales de provincia de las zonas rurales más alejadas independientemente de dónde residan los ciudadanos, de dónde deseen presentar su documentación y qué Administración sea competente para su tramitación.

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1. Intercambio registral electrónico efectivo con otras “administraciones SIR”.

2. Control completo del estado de los asientos registrales intercambiados y posibilidad de consulta desde el mismo aplicativo de registro.

3. Proceso de consolidación del asiento totalmente automático tanto en envíos como en recepciones.

4. Gracias a la funcionalidad de distribución interna, una vez aceptado el intercambio registral por la oficina autonómica de destino, éste se distribuye automáticamente a la unidad gestora, sin más trámites.

SIRCYL: VENTAJAS

INTERCAMBIO REGISTRAL con otras Administraciones Públicas (SIR)

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1. Evaluación del contenido del asiento registral para comprobar su corrección y que es competente para su tramitación.

En caso negativo, el usuario de la oficina realizará una operación de rechazo/reenvío a la oficina de registro que estime competente. En caso afirmativo, el usuario de la oficina realizará una operación de confirmación del registro. Automáticamente se producirá:- La consolidación del asiento en el Libro de Entrada.- Distribución electrónica interna a la unidad destinataria, competente para

tramitar esa documentación. 2. Seguimiento, por parte de la oficina, de si se producen rechazo en la distribución

(alerta al inicio sesión usuarios).

Oficina de Registro Destino: ACCyL

Oficina de Registro Origen: Otra “Administración SIR”

1. Orientación e información al ciudadano.2. Comprobación, digitalización y firma electrónica de la documentación presentada.3. Realización de asiento registral (solicitud+anexos).4. Devolución de la documentación original al ciudadano.5. Entrega de justificante de presentación al ciudadano.*El ciudadano puede consultar en cualquier momento el estado de su envío a la ACCyL”

Envío electrónico inmediato SIR

SIRCYL: Destino en una Oficina ACCyL

INTERCAMBIO REGISTRAL con otras Administraciones Públicas (SIR)

SIRCYL

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ORIGEN OTRA AP DESTINO JCYL

ORIGEN: Oficina de registro de otra AP SIR

Órgano de Gestión JCYL

¿Estado del Registro?

Consulta de traza

Informe de la traza:

-Estado 1-Estado 2

….

TIEMPO ESTIMADO: 16 SEGUNDOS

ORIGEN: Oficina de registro de otra AP

Órgano de Gestión JCYL

DESTINO: Oficina de registro JCYL

TIEMPO ESTIMADO: 16 DÍAS

¿Estado del Registro?Enviado

ACTUALMENTE

ORIGEN OTRA AP SIR DESTINO JCYLSIRCYL

DESTINO: Oficina de registro JCYL

Distribución interna

Consolidación automática

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Envío electrónico inmediato SIR

SIRCYL: ORIGEN en una Oficina ACCyL

INTERCAMBIO REGISTRAL con otras Administraciones Públicas (SIR)

Oficina de Registro Origen: ACCyL

1. Orientación e información al ciudadano.2. Realización de asiento registral (cumplimentación campos obligatorios)3. Comprobación, digitalización y firma electrónica de la documentación

presentada y anexión al asiento. Envío electrónico.4. Devolución de la documentación original al ciudadano.5. Entrega de justificante de presentación al ciudadano.*El ciudadano puede consultar en cualquier momento el estado de su envío a la ACCyL”.

Oficina de Registro Destino: otra “Administración SIR”

1. Evaluar el contenido del asiento registral para comprobar su corrección y que es competente para su tramitación.

En caso negativo, el usuario de la oficina realizará una operación de reenvío a la oficina de registro que estime competente. En caso afirmativo, el usuario de la oficina realizará una operación de confirmación del registro.2. Gestión del contenido conforme a la operativa habitual.

SIRCYL

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ORIGEN JCYL DESTINO OTRA AP SIR

ORIGEN: Oficina de registro JCYL

Órgano de Gestión otra AP SIR

¿Estado del Registro?

Consulta de traza

Informe de la traza:

-Estado 1-Estado 2

….

TIEMPO ESTIMADO: 16 SEGUNDOS

ORIGEN: Oficina de registro JCYL

Órgano de Gestión otra AP SIR

DESTINO: Oficina de registro de otra AP SIR

TIEMPO ESTIMADO: 16 DÍAS

¿Estado del Registro?Enviado

ACTUALMENTE

ORIGEN JCYL DESTINO OTRA AP SIRSIRCYL

DESTINO: Oficina de registro de otra AP SIR

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Distribución interna a unidad tramitadora ACCYL

Objetivo principal

Ofrecer un canal de comunicación directo entre las oficinas de registro autonómicas y las unidades competentes para la tramitación de la ACCyL .

Conexión de más de 300 oficinas de registro con más de 200 unidades de tramitación

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1. Apagón paulatino del tránsito y custodia de papel en la ACCYL. 2. Elimina la necesidad de realizar asientos y validaciones mecánicas de salida y entrada internos: se

realizará UN SOLO REGISTRO de entrada cuando se recibe la documentación en la ACCYL.3. Ahorra todos los costes y logística asociados a la tradicional distribución de papel a unidades de

tramitación, independientemente de la consejería competente o de la provincia en que se encuentre.4. Reducción drástica de tiempos de recepción por la unidad competente para tramitar cada documento.5. Control completo y posibilidad de consulta por cada unidad de tramitación de los asientos y

documentación registral que ha recibido.6. Más fiabilidad y seguridad.

Para la Administración

Para el ciudadano1. Mejora de los tiempos de tramitación.2. Mejora de la información al ciudadano.

En definitiva, SIRCYL se justifica en un incremento notable de la calidad del servicio y de la eficiencia de la actuación administrativa autonómica.

Distribución interna a unidad tramitadora ACCYL

SIRCYL: VENTAJAS

SIRCYL

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Oficina de Registro origen: ACCyL

1. El asiento registral completo, incluyendo la documentación, se distribuye al órgano de gestión (concretamente, a los empleados previamente designados para recibirlo)

Distribución Interna Automática

1. El gestor visualizará en su bandeja de entrada el asiento registral distribuido.2. Realizará las comprobaciones necesarias.3. El gestor aceptará/rechazará el asiento. 4. El gestor habilitará los mecanismos de conservación de la documentación que

tenga a su disposición.

Puesta a Disposición del órgano competente para tramitar

Cómputo de Plazos

A efectos del cómputo de plazos, el plazo para resolver y notificar se comenzará a contar desde la fecha de aceptación del asiento registral en la unidad de gestión destinataria.

SIRCYL: RECEPCIÓN de un asiento en el órgano competente para su tramitación.

Distribución interna a unidad tramitadora ACCYL

1. Orientación e información al ciudadano.2. Realización de asiento registral (cumplimentación campos obligatorios)3. Comprobación, digitalización y firma electrónica de la documentación

presentada y anexión al asiento. 4. Devolución de la documentación original al ciudadano.5. Entrega de justificante de presentación al ciudadano.*El ciudadano puede consultar en cualquier momento el estado de su envío a la ACCyL”.

SIRCYL

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ORIGEN: oficina registro JCYL DESTINO: JCYL

ORIGEN: Oficina de registro JCYL

Órgano de Gestión JCYL

¿Estado del Registro?

Consulta de traza

Informe de la traza:

-Estado 1-Estado 2

….

TIEMPO ESTIMADO: 16 SEGUNDOS

ORIGEN: Oficina de registro JCYL

Órgano de Gestión JCYL

DESTINO: Oficina de registro JCYL

TIEMPO ESTIMADO: 16 DÍAS

¿Estado del Registro?Enviado

ACTUALMENTE

ORIGEN: oficina de registro JCYL DESTINO: JCYL

Distribución Interna SIRCYL

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