Steuerliche Aspekte im Umgang mit elektronischen Geschäftsdokumenten.
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Steuerliche Aspekte beim Umgang mit elektronischen Geschäftsdokumenten 14.10.2015 Folie 1
STEUERLICHE ASPEKTE BEIM UMGANG MIT ELEKTRONISCHEN GESCHÄFTSDOKUMENTEN
Norbert Wittig, Betriebsprüfer Finanzamt Koblenz
Koblenz, 14.10.2015
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Übersicht
� Aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Unterlagen
� Anforderungen an die elektronische Aufbewahrung
� Datenzugriff durch die Finanzverwaltung
Quelle:
Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)
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Aufzeichnungs- u. aufbewahrungspflichtige Unterlagen
� Rz. 3-6 GoBD, Nutzung der Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten
� Außersteuerliche Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten, z. B.
� HGB
� GmbHG
� Andere (z. B. Fahrlehrergesetz, VOB)
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Aufzeichnungs- u. aufbewahrungspflichtige Unterlagen
� Steuerliche Aufzeichnungspflichten, z. B.
� § 141 Abgabenordnung (AO)
� § 143 AO – Aufzeichnung des Wareneingangs
� Einzelsteuergesetze:-§4 Abs. 3 S.5 EStG - Aufzeichnung Anlagevermögen
und bestimmtes Umlaufvermögen
-§ 4 Abs. 7 S.1 EStG – bestimmte nicht abziehbareBetriebsausgaben
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Aufzeichnungs- u. aufbewahrungspflichtige Unterlagen
Was sind aufbewahrungspflichtige Unterlagen?
� Unterlagen aufgrund der (außer-) steuerlichen Bücher, Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten
� Unterlagen/Aufzeichnungen, die zum Verständnis und zur Überprüfung der Besteuerung erforderlich sind
� Dokumentation über die Umsetzung und Einhaltung der Ordnungsvorschriften
� Unterlagen können sein:- Papierdokumente- elektronische Dokumente (früher: „steuerrelevante Daten“)- Daten / Datensätze (früher: „steuerrelevante Daten“)
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Aufzeichnungs- u. aufbewahrungspflichtige Unterlagen
Fazit:
Im Ergebnis ist alles aufbewahrungspflichtig, was im Einzelfall für die Besteuerung von Bedeutung ist
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Aufzeichnungs- u. aufbewahrungspflichtige Unterlagen
� Keine abschließende Definition in den GoBD(-> jeder Fall ist anders, Rz. 6)
� Erstqualifikationsrecht durch den Steuerpflichtigen (Rz. 161)
� Ggf. Überprüfung durch die Finanzbehörde
Sind die aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Unterlagen in jedem Unternehmen gleich (fixer Umfan g)?
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Aufzeichnungs- u. aufbewahrungspflichtige UnterlagenBeispiele I:
� Ausgangsrechnung:mit Office geschrieben, ausgedruckt und nicht abgespeichert:-> Papierausdruck aufbewahrungspflichtig
mit Office geschrieben, ausgedruckt und abgespeichert-> elektronisches Dokument aufbewahrungspflichtig
mit einem Fakturierungsprogramm erstellt-> Daten des Fakturierungsprogramms aufbewahrungspflichtig
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Aufzeichnungs- u. aufbewahrungspflichtige UnterlagenBeispiele II:
� Baustellenkonto (Kostenrechnung) zur Ermittlung der teilfertigen Arbeiten
� Stamm- und Bewegungsdaten im EDV-System (z. B. Kundenadressen, Steuerschlüssel, Finanzbuchhaltung)
� Excel-Berechnung der Urlaubsrückstellung durch Steuerberater
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Übersicht
� Aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Unterlagen
� Anforderungen an die elektronische Aufbewahrung
� Datenzugriff durch die Finanzverwaltung
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Anforderungen an die elektronische Aufbewahrung
Grundsätze zur Digitalisierung: siehe vorangegangenerVortrag
� Datenaufbewahrung / -archivierung (elektronischeDokumente und Daten):
- Unveränderbarkeit der Daten (Rz. 107-112), insbesondere von elektronischen Dokumenten (Rz. 110)
- Aufbewahrung (Rz. 113-124, 130-135)
- Maschinelle Auswertbarkeit (Rz. 125-129)
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Anforderungen an die elektronische Aufbewahrung
Aufbewahrung von empfangenen elektronischen Dokumenten in der Praxis:
+
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Anforderungen an die elektronische Aufbewahrung
Unveränderbarkeit der Daten:Rz. 110 S. 2:Die Ablage von Daten und elektronischen Dokumenten in einem Dateisystem (-> Speicherung auf der Festplatte oder im E-Mail-Postfach) erfüllt die Anforderungen der Unveränderbarkeit regelmäßig nicht, soweit nicht zusätzliche Maßnahmen ergriffen werden, die eine Unveränderbarkeit gewährleisten.
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Anforderungen an die elektronische Aufbewahrung
• Problem:Nach Auffassung der FinVerw sind derzeit keine technischen Lösungen bekannt, die die o. g. Voraussetzungen auf Dateisystemebene erfüllen.
• Lösung:Einsatz eines Dokument Management Systems (DMS)
• Einwand: Kosten für das DMS sind unverhältnismäßig
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Anforderungen an die elektronische Aufbewahrung
• Auffassung Finanzverwaltung:„Ein bisschen Schwanger geht nicht“
Die zur Vermeidung der Verletzung der Ordnungsmäßigkeit erforderlichen Kosten muss der Steuerpflichtige genauso in Kauf nehmen wie alle anderen Aufwendungen, die die Art seines Betriebes mit sich bringt (Rz. 29).
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Anforderungen an die elektronische Aufbewahrung
• Absoluter Ausnahmefall vom DMS
- Kleinstunternehmen - empfängt nur in geringem Umfang elektronische Rechnungenund kann sich dem nicht entziehen (z. B. nur Telekom)
- darüber hinaus keine digitale Archivierung von Dokumenten
-> Verzicht auf Archivsystem, wenn ergänzende Maßnahmen getroffen werden, die die Beweiskraft erhalten.
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Anforderungen an die elektronische Aufbewahrung
• Keine Ausnahme vom DMS
- branchenüblicher regelmäßiger elektronischer Rechnungseingang bzw. -ausgang
- elektronische Kontoauszüge, etc.
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Anforderungen an die elektronische Aufbewahrung
Aufbewahrung von elektronischen Unterlagen
-> Unveränderbar im Original (Rz. 119)
• Originale der GoBD-konform eingescannten Papierbelege können vernichtet werden (Rz. 140, Entscheidung trifft Steuerpflichtiger!)
• elektronische Dokumente (Unterlagen) müssen elektronisch unveränderbar aufbewahrt werden(z. B. auch Excel-Berechnung des Steuerberaters)
• alleiniger Ausdruck (und Vernichtung) des elektronischen Dokumentes (z. B. Eingangsrechnung) ist ausdrücklich ausgeschlossen
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Anforderungen an die elektronische Aufbewahrung
Was bedeutet „maschinelle Auswertbarkeit“
• Wie werden die elektronischen Unterlagen aufbewahrt?
• Empfangene Dokumente(originär elektronisch oder per Scan) :- maschinelle Auswertung (Lesbarmachung) mit entsprechender Software (z. B. PDF-Reader), s. a. Rz. 157 bei selbst digitalisierten Unterlagen
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Anforderungen an die elektronische Aufbewahrung
Was bedeutet „maschinelle Auswertbarkeit“
• Reduzierung des Informationsgehalts ist unzulässigBsp.: - Umwandlung eines PDF-Dokuments mit Volltextsuche in
ein Bildformat (TIFF)- Excel-Tabelle als Bilddatei abgespeichert (s. o.)
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Anforderungen an die elektronische Aufbewahrung
Maschinelle Auswertbarkeit• Daten, Datensätze (z. B. Buchführung, Warenwirtschaft):
- mathematisch-technische Auswertung muss möglich sein, d. h. - Verarbeitung der Daten im eigenen System - „problemloser“ Datenexport in externe Systeme
(Datenbankanwendungen, Prüfsoftware) muss insbesondereohne Informationsverlust möglich sein.
• Aufbewahrungspflicht für die Datenbeschreibung ebenfalls in maschinell auswertbarer Form (z. B. Index.xml)
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Übersicht
� Aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Unterlagen
� Anforderungen an die elektronische Aufbewahrung
� Datenzugriff durch die Finanzverwaltung
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Datenzugriff durch die Finanzverwaltung, Rz. 159-178
Umfang des Datenzugriffs (Rz. 159-164)
• Auf alle elektronische Unterlagen (Dokumente, Daten),• soweit diese aufzeichnungs-/aufbewahrungspflichtig sind• im Rahmen einer Außenprüfung
• Dies beinhaltet auch die Verfahrensdokumentation(en)
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Datenzugriff durch die Finanzverwaltung
Ausprägungen des Datenzugriffs
• Unmittelbarer Zugriff (Z1)• Mittelbarer Zugriff (Z2)• Datenträgerüberlassung (Z3)
• Wahlfreiheit der Finanzbehörde nach pflichtgemäßem Ermessen, welche der Methoden gewählt wird (auch kumulativ möglich, Rz. 164).
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Datenzugriff durch die Finanzverwaltung
Unmittelbarer Zugriff (Z1), Rz. 165, 174
• Zugriff auf Daten im System des Steuerpflichtigen• Nur-Lesezugriff (keine Schreibrechte)• vorhandene Hard- und Software des Steuerpflichtigen• Kein Online-Zugriff (Andocken) durch die FinVerw• Einweisung in das DV-System (Rz. 171, 174)
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Datenzugriff durch die Finanzverwaltung
Unmittelbarer Zugriff (Z1), Rz. 165, 174
• Beispiele:- Finanzbuchhaltung beim Steuerpflichtigen- DMS
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Datenzugriff durch die Finanzverwaltung
Mittelbarer Zugriff (Z2), Rz. 165, 174
• Auswertung der Daten durch den Steuerpflichtigen oder einem beauftragten Dritten
• nach den Vorgaben der Finanzbehörde• vorhandene Hard- und Software des Steuerpflichtigen
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Datenzugriff durch die Finanzverwaltung
Mittelbarer Zugriff (Z2), Rz. 165, 174
• Beispiel:- Auswertung von Stammdatenänderungen(Protokollierung) durch den Administrator
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Datenzugriff durch die Finanzverwaltung
Datenträgerüberlassung (Z3), Rz. 167-169, 176-177
• Daten werden an die Finanzbehörde übergeben• maschinell auswertbar (Datenträger und Daten)• Datensatzbeschreibung (maschinell auswertbar)• Kein herunterladen von Daten durch die Finanzbehörde• Mitnahme der Daten ist möglich• Mitnahme Datenträger nach Absprache (Achtung: Datenträger ist
unverschlüsselt, sollte möglichst im Unternehmen verbleiben)
• Rückgabe Datenträger, Löschung der Daten (Rz. 169)
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Datenzugriff durch die Finanzverwaltung
Datenträgerüberlassung (Z3), Rz. 167-169, 176-177
• Beispiele:- Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung- bestimmte Teildatenmengen aus vorgelagerten Systemen
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Datenzugriff durch die Finanzverwaltung
Was ist beim Datenzugriff zu beachten
• Identifizieren Sie den Datenbestand unter dem Gesichtspunkt der aufzeichnungs-/aufbewahrungspflichtigen Unterlagen (s. a. Rz. 172)
• Kontakt mit der Steuerberatung/Finanzbehörde vor Prüfungsbeginn- welche Daten werden für die Prüfung benötigt
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Datenzugriff durch die Finanzverwaltung
Was ist beim Datenzugriff zu beachten
• Wie können die Daten zur Verfügung gestellt werden- Zugriff auf das DMS- Zugriff auf vorgelagerte Systeme / Exportschnittstellen
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Datenzugriff durch die Finanzverwaltung
Was ist beim Datenzugriff zu beachten
• Systemwechsel, Rz. 142-144Darf der Steuerpflichtige das „Altsystem“ einfach abschalten?
- quantitativ und qualitativ gleichwertige Migration erforderlich
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Fundstellen
� GoBD: BMF 14.11.2014, BStBl 2014 I S. 1450
� Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD): www.ferd-net.de