Adecco Group Confidential  1 

  

CASE STUDY: STANFORD HOSPITAL & CLINICS  

Client Overview:  Stanford Hospital & Clinics is known worldwide for its advanced treatment of complex disorders including cardiovascular care, cancer, neurosciences, surgery, and organ transplants.  For the past several years, U.S. News & World Report has consistently ranked Stanford the number one hospital in the San Jose Metropolitan area, and in the top 10 – 20 hospitals in the United States.  A non‐ profit organization, Stanford University Medical Center is comprised of three world renowned institutions: Stanford Hospital & Clinics, the Stanford University School of Medicine, and Lucile Packard Children's Hospital, a pediatric teaching hospital providing general acute and tertiary care.    

Client Challenge:  

Stanford Hospital & Clinics wanted a one‐stop solution, with ONE Managed Service Provider (MSP) and ONE Vendor Management System (VMS) to manage the contingent labor workforce, with the goal of centralizing process and reducing total spend by at least $500K annually.  In addition to savings, Stanford was looking to mitigate compliance risks, and to find a solution providing the following outcomes:  1) Recruiting and retaining best‐in‐class talent, ensuring optimum patient outcomes  2) The establishment and tracking of meaningful service delivery metrics 3) The reduction of risk exposure by ensuring compliance of all vendors to regulations 4) Centralized spend management 5) Reduced cost of non‐employee engagement 6) The use of single Managed Service Provider  The hospital and clinics system had grown concerned that its extremely decentralized contingent workforce might expose the organization to the risk of non‐compliance with the Joint Commission (TJC), formerly the Joint Commission on Accreditation of Healthcare Organizations (JCAHO).    

In addition, Stanford was utilizing a multi‐vendor strategy which lacked a program process, exposing the hospital to further risk since it was difficult to ensure that all vendors were providing workers in compliance with hospital and industry regulations. 

Stanford  Hospitals  &  Clinics  began   its  $3.5 billion renovation project during the summer of 2011. 

Adecco Group Confidential  2 

At Adecco, we work for you.   

Your Business is our Business We’re experts in adapting to the changing market and managing talent accordingly.   

We’re Leading the Way We adjusted quickly during the recession, connecting 70,000 talented workers to our clients everyday ‐‐ and now, we’re leading America back to work in the recovery. 

Staffing Solution Experts Adecco’s executive team is called upon to share its expertise regularly, by major media outlets including; CNBC, The Wall Street Journal and CNN. 

The Global Leader  As part of Adecco Group – the world’s largest staffing firm – we provide companies and job seekers with access to more talent and jobs than anyone else.   

A Comprehensive Network With offices in more than 60 countries and 5,000+ career centers across the globe, we are part of a network of companies that are able to deliver any and all staffing/workforce solutions including; recruitment process outsourcing, managed services, leadership consulting and outplacement support.  

Delivering the Very Best We’re proud that we propel job seekers forward in their 

career while helping America’s top employers attract, develop and manage the very best talent. 

 Prior to engaging with Adecco, Stanford was concerned that some of its vendors may not be ensuring that the contingent workforce met the following standards required of its full‐time employees:  

Medical certifications and accreditations  Proper titers and immunizations  Hepatitis B vaccinations  Proper TB testing – per hospital guidelines  Appropriate background and drug screening  Proper HIPAA and Healthstream training 

 The program also lacked a standard pricing model for all vendors to follow.  Each vendor worked with individual departments and hiring managers to determine needs and rates, which at times represented 80% ‐ 100% markups over the hourly payrates. Invoicing and payments also posed a huge challenge for the internal Accounts Payable group. Each department and hiring manager was invoiced separately and held responsible for approvals of all invoices. Once an invoice was approved by a department manager, the A/P department would process the payment to the individual vendor.  As a result of this payment process, accounts became delinquent to almost 120 days out.  In addition, because there was no order, job tracking, or budget system in place, no tracking or management mechanisms were available to Stanford personnel.  Adecco Solution/Impact:  Adecco had proved valuable to Stanford while serving as a supplier for four years when the hospital system began its search for a master vendor to manage its administrative, Allied Health, and non‐clinical contingent workforce in 2008.  Despite competing against several other vendors through an aggressive RFP process, Adecco was awarded the MSP for Stanford’s Hospital & Clinics and a VMS tool was chosen.  Once the contract was awarded, the implementation and project team was formed, and Adecco conducted an extensive discovery process for each department involved as part of Phase I, which included Administrative, Finance, Materials, Hospitality, and Non‐clinical or Allied Health positions. The implementation process was completed on time and within scope, and the Stanford team gave high marks to Adecco in a follow‐up survey.  

Adecco Group Confidential  3 

Percentage of Stanford/Adecco staffing placements by key areas.

 When the discovery process was completed, an onsite program team was identified and the Adecco MSP program was officially launched in June 2009. Under the Adecco MSP Program, the following safeguards are in place, providing risk management, cost savings and service delivery to key stakeholders for all non‐employee engagements:  

• Adecco’s MSP program has provided more than $1.5 million in savings to Stanford since the program’s inception in June of 2009. 

 • Adecco's MSP program team understands the unique needs of the life science space providing a distinct advantage for its partners at Stanford Hospital & Clinics.  

 • The MSP program undergoes constant evaluation by Adecco and is consistently being refined while moving toward the next generation of service. 

 •  Stanford is assured that all vendors are in compliance with government, industry and hospital standards and specifications. 

 • Service delivery metrics are tracked and provided upon request. 

  • Adecco’s MSP program ensures consistent processes and service delivery. 

 • Stanford has greater access to talent since each department is now provided with multiple suppliers to ensure immediate access to required talent pools.  

• Fulfillment rates of 98% are being managed in key areas: Administrative Assistant, Medical Assistant, Clinical/Medical Assistant, Lab Technician, Sterile Technicians, and Patient Admitting Rep.

• Using a cutting‐edge VMS tool, Adecco’s MSP program is managing work‐orders, spend, and worker information, as well as centralized invoice and billing.  

• Just one invoice per week is delivered to Stanford, and receivables have been reduced from six months to just 60 days.  

• Hundreds of contractors are being managed within the Adecco Medical & Science MSP program for Stanford.  

Due to the success of the Adecco Medical & Science MSP program, Stanford is adding IT staff augmentation and plans to grow the overall engagement by 25% this year.   By partnering with Adecco Medical & Science, Stanford Hospital & Clinics is saving hundreds of thousands of dollars annually, while ensuring compliance with all hospital, industry and government standards and regulations.