STANDARD OPERATION PROCEDURE (SOP) · PDF filepementoran, bimbingan, program psikologi...
Transcript of STANDARD OPERATION PROCEDURE (SOP) · PDF filepementoran, bimbingan, program psikologi...
STANDARD OPERATION PROCEDURE (SOP) AKRAB
RAKAN PEMBIMBING PERKHIDMATAN AWAM
JABATAN PERTANIAN MALAYSIA
NAMA : NO. TELEFON : NO. FAKS :
EMEL :
Rakan Pembimbing Perkhidmatan Awam DOA
KANDUNGAN
Bil. Perkara Muka surat
1 Perutusan Penaung AKRAB DOA 3
2 Maklumat Ahli 4
3 Pengenalan 5
4 Objektif 6
5 Visi dan Misi 7
6 Rasional Pelaksanaan 8
7 Peranan 9
8 Senarai Tugas 10
9 Proses Kerja (i) 11
10 Aliran Kerja (i) 12
11 Proses Kerja (ii) 13
12 Aliran Kerja (ii) 14
13 Proses Kerja (iii) 15
14 Aliran Kerja (iii) 16
15 Senarai Borang-Borang Yang Digunakan 17
Lampiran
PPK01 Borang Analisis Keperluan Rawatan
B001 Borang Temujanji Rakan Sekerja
B002 Borang Biodata Rakan Sekerja
B003 Borang Ringkasan Temubual Pertama
B004 Borang Laporan Sesi/Kemajuan
B005 Borang Penamatan Sesi Bimbingan
B006 Borang Laporan Keseluruhan
Rakan Pembimbing Perkhidmatan Awam DOA
PERUTUSAN PENAUNG AKRAB DOA
Terlebih dahulu saya mengambil kesempatan ini untuk mengucapkan kesyukuran ke hadrat Ilahi di atas penghasilan Standard Operation Procedure (SOP) AKRAB Jabatan Pertanian (DOA) ini. Prosedur ini bertujuan menjelaskan tentang senarai tugas, proses kerja dan aliran kerja AKRAB DOA selaras dengan objektif dan strategi yang telah di rangka dalam Pelan Strategik AKRAB DOA 2015-2020.
Ia juga merupakan salah satu usaha bagi memantapkan pelaksanaan aktiviti AKRAB di peringkat bahagian dan negeri. Kandungan buku prosedur kerja ini dapat dijadikan panduan kepada semua AKRAB DOA dalam melaksanakan tugas-tugas yang telah diamanahkan. Kita sedar bahawa dalam melaksanakan tugas untuk membimbing dan bantu-membantu pastinya ia akan melibatkan masa dan menambah tanggungjawab yang sedia ada. Sungguhpun demikian, saya percaya usaha membimbing dan membangunkan potensi rakan sekerja lain merupakan satu usaha yang amat murni. Ia seharusnya menjadi amalan baik dan diamalkan dengan meluas dalam sesebuah organisasi. Harapan saya agar buku ini dapat dimanfaatkan oleh ahli AKRAB terutamanya jawatankuasa di peringkat Jabatan Pertanian untuk menggerakkan pelaksanaan tugas AKRAB. Semoga amanah yang telah diberikan akan dapat terus dilaksanakan dengan cemerlang.
Selamat Maju Jaya.
Dato’ Ahmad Zakaria bin Mohamad Sidek
Ketua Pengarah Pertanian
Jabatan Pertanian Malaysia.
1 Januari 2015
Rakan Pembimbing Perkhidmatan Awam DOA
MAKLUMAT AHLI
Sila isi maklumat berikut: NAMA : NOMBOR PENTAULIAHAN : AKRAB
JAWATAN HAKIKI :
GRED JAWATAN :
BIDANG TUGAS : BAHAGIAN/ UNIT :
KELULUSAN AKADEMIK : SIJIL PROFESIONAL :
LAIN-LAIN KEMAHIRAN :
*Kemaskini maklumat serta maklumkan kepada pegawai penyelaras AKRAB DOA sekiranya berlaku sebarang pertukaran.
Rakan Pembimbing Perkhidmatan Awam DOA
PENGENALAN
Rakan Pembimbing Perkhidmatan Awam atau AKRAB merupakan nama khusus bagi
rakan sekerja yang dilantik sebagai pembimbing rakan sekerja sepertimana yang
dikehendaki dalam Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 18 Tahun 2005, Panduan
Aplikasi Psikologi Dalam Pengurusan Sumber Manusia Sektor Awam. AKRAB
merupakan agen penggerak kepada pelaksanaan budaya kerja berprestasi tinggi
dalam perkhidmatan awam. Ia diwujudkan dengan objektif bagi menyediakan
medium perantaraan untuk memberi peluang pegawai berfungsi secara efektif dan
menjadi penyumbang kepada usaha pembangunan modal insan dalam pengurusan
sumber manusia di kementerian, jabatan dan agensi.
AKRAB membawa maksud Amanah, Komitmen, Rasional, Akhlak, Bestari
merupakan ciri-ciri penting yang perlu ada pada seorang rakan pembimbing. AKRAB
juga merupakan penjenamaan semula versi rakan pembimbing, pembimbing rakan
sekerja, pegawai khidmat nasihat, pegawai khidmat kaunseling dan pelbagai nama
yang merujuk kepada peranan sebagai rakan pembimbing di kementerian, jabatan
dan agensi. Ini bermakna, di dalam perkhidmatan awam, rakan sekerja yang
memainkan peranan sebagai rakan pembimbing keseluruhannya hanya akan
dikenali sebagai AKRAB.
Program bimbingan AKRAB berkonsepkan rakan membantu rakan
berteraskan asas kaunseling profesional. Pengamalan di semua peringkat
organisasi dapat mewujudkan keharmonian, keakraban, saling hormat menghormati,
mengenali potensi diri serta mewujudkan budaya kerja yang cemerlang.
Justeru itu, diharap AKRAB dapat bergerak dan bertindak sebagai satu
pasukan bagi mencapai objektif, misi, visi, dan peningkatan tahap keberkesanan
serta imej organisasi.
Rakan Pembimbing Perkhidmatan Awam DOA
OBJEKTIF
Menyediakan perkhidmatan membimbing
bagi membantu rakan sekerja
meningkatkan potensi dan
kecemerlangan diri
Rakan Pembimbing Perkhidmatan Awam DOA
VISI & MISI
MISI
VISI
Menjadikan AKRAB sebagai penggerak
pembangunan modal insan dalam
pengurusan sumber manusia.
1. Melaksanakan aktiviti khidmat membimbing kepada warga
organisasi.
2. Membantu rakan sekerja yang memerlukan bantuan dalam
menghadapi permasalahan dalam kehidupan.
3. Berperanan sebagai perantara antara rakan sekerja dengan
pegawai psikologi dalam membuat saringan kesesuaian masalah.
4. Mewujudkan hubungan baik dengan pihak pengurusan sumber
manusia di agensi bagi memudahkan perlaksanaan aktiviti AKRAB.
Rakan Pembimbing Perkhidmatan Awam DOA
RASIONAL PELAKSANAAN
Rakan Sekerja merupakan faktor terpenting dalam usaha
mempengaruhi kualiti peribadi seseorang pegawai dengan
mengambil kira faktor-faktor di bawah:
i. Rakan sekerja berasa lebih selesa berbincang dengan
rakan berbanding pegawai atasan mereka;
ii. Rakan sekerja lebih mudah berbincang tentang
kebimbangan peribadi dan menerima pertolongan
daripada mereka;
iii. Rakan pembimbing dilatih untuk memberi pertolongan
yang positif dan lebih berkesan kepada rakan mereka;
dan
iv. Nilai dan struktur hubungan dalam organisasi akan
bertambah baik dengan adanya hubungan
kemanusiaan dan persaudaraan.
Rakan Pembimbing Perkhidmatan Awam DOA
PERANAN
Peranan yang perlu dimiliki oleh ahli AKRAB DOA adalah:
i. Menjadi ahli yang berketrampilan dan berakhlak mulia;
ii. Mengukuhkan nilai kendiri yang positif;
iii. Meningkat dan memantapkan ilmu dan kemahiran secara
berterusan;
iv. Menjadi role model di kalangan rakan sekerja;
v. Membantu dan mengembang budaya kerja cemerlang;
vi. Meningkatkan suasana persekitaran kerja yang harmoni;
vii. Meningkatkan jalinan kerjasama dengan sesama ahli AKRAB
DOA;
viii. Menjadi kelompok sokongan kepada rakan sekerja yang
memerlukan bantuan; dan
ix. Membantu melahirkan warga kerja yang unggul dan cemerlang.
Rakan Pembimbing Perkhidmatan Awam DOA
SENARAI TUGAS
1. Melaksanakan penilaian keperluan rawatan rakan sekerja
berisiko yang memerlukan bantuan.
2. Melaksanakan bimbingan individu atau kelompok kepada
rakan sekerja yang dirujuk.
3. Melaksanakan bimbingan individu atau kelompok kepada
rakan sekerja yang datang secara sukarela.
Rakan Pembimbing Perkhidmatan Awam DOA
PROSES KERJA (i)
PROSES KERJA MENILAI KEPERLUAN RAWATAN
RAKAN SEKERJA BERISIKO YANG MEMERLUKAN BANTUAN
TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA
BPSM/PTJ/PPN/PB
BPSM/PTJ/PPN/PB
Pengerusi AKRAB
AKRAB
AKRAB
PSM
Mengenal pasti pegawai berisiko yang memerlukan
bantuan dengan menggunakan 11 indikator umum (Rujuk
PP 18/2005).
Merujuk pegawai kepada pengerusi AKRAB
Kementerian/Jabatan/Agensi mengikut kesesuaian.
Menentukan ahli AKRAB yang melaksanakan sesi
temubual.
Menjalankan proses temu bual bagi menentukan jenis
rawatan yang bersesuaian dengan permasalahan rakan
sekerja (analisis keperluan rawatan).
Melengkapkan borang PPK01 dan mencadangkan rakan
sekerja terbabit ke bPSM/PTJ bagi menjalani program
bimbingan, program psikologi kaunseling, latihan atau
program yang bersesuaian.
Menentukan rakan sekerja ke dalam program
pementoran, bimbingan, program psikologi kaunseling,
latihan atau program yang bersesuaian.
BPSM : Bahagian Pembangunan Sumber Manusia
PTJ : Pusat Tanggungjawab
PPN : Pengarah Pertanian Negeri
PB : Pengarah Bahagian
Rakan Pembimbing Perkhidmatan Awam DOA
ALIRAN KERJA (i)
ALIRAN KERJA MENILAI KEPERLUAN RAWATAN
RAKAN SEKERJA BERISIKO YANG MEMERLUKAN BANTUAN
BPSM
Mula
Mengenal pasti pegawai berisiko oleh
BPSM/PTJ/PPN/PB
. Merujuk pegawai kepada Pengerusi AKRAB Jabatan.
Menjalankan analisis keperluan rawatan dan analisis keperluan latihan (sekiranya perlu).
Rujukan
Penentuan program rakan sekerja
Tidak perlu
Sesi bimbingan
Jika perlu
Tamat
Pengerusi menentukan ahli AKRAB yang bersesuaian.
Rakan Pembimbing Perkhidmatan Awam DOA
PROSES KERJA (ii)
PROSES KERJA SESI BIMBINGAN INDIVIDU/ KELOMPOK BAGI RAKAN
SEKERJA YANG DIRUJUK
TANGGUNGJAWAB
PROSES
AKRAB AKRAB AKRAB AKRAB
AKRAB AKRAB AKRAB
AKRAB AKRAB
Mendapat maklumat kes daripada BPSM/PTJ/PPN/PB Menetapkan temujanji sesi bimbingan kelompok/individu (melalui surat/memo/emel/telefon) dan melengkapkan borang B001. Membuka fail sesi bimbingan. Melaksanakan sesi bimbingan Fasa 1 dan melaporkan dalam borang B002 & B003. Menilai rakan sekerja dan mencadangkan bantuan (kaunseling, buddy system, latihan, pemantauan atau tindakan yang bersesuaian dengan kes) kepada PSM. Jika TIDAK PERLU, tamatkan sesi bimbingan (isi borang B005). Jika PERLU, teruskan sesi bimbingan Fasa 2. Melaksanakan sesi bimbingan Fasa 2 dan melaporkan dalam borang B004. Menilai rakan sekerja. Jika TIDAK PERLU, tamatkan sesi bimbingan (isi borang B005). Jika PERLU, teruskan sesi bimbingan Fasa 3. Melaksanakan sesi bimbingan Fasa 3. Menamatkan sesi bimbingan (isi borang B005) dan menyediakan laporan keseluruhan (borang B006)kepada BPSM/PTJ/PPN/PB
Rakan Pembimbing Perkhidmatan Awam DOA
ALIRAN KERJA (ii)
ALIRAN KERJA SESI BIMBINGAN INDIVIDU/KELOMPOK BAGI RAKAN
SEKERJA YANG DIRUJUK
Ya
Mendapatkan maklumat
kes daripada BPSM
Kaunseling,
buddy system
atau latihan
Melaksanakan sesi
bimbingan fasa 1
Menetapkan temujanji sesi
bimbingan individu /
kelompok
Perlu sesi
bimbingan
Perlu bantuan
lanjutan
Melaksanakan sesi
bimbingan fasa 2
Penilaian terhadap
rakan sekerja
Melaksanakan sesi
bimbingan fasa 3
Tidak perlu
bimbingan
Laporan keseluruhan kepada
BPSM/PTJ/PPN/PB
Mula
Tamat
Rakan Pembimbing Perkhidmatan Awam DOA
PROSES KERJA (iii)
MELAKSANAKAN BIMBINGAN INDIVIDU ATAU KELOMPOK KEPADA RAKAN SEKERJA
YANG DATANG SECARA SUKARELA.
TANGGUNGJAWAB
PROSES
AKRAB AKRAB
AKRAB
AKRAB AKRAB AKRAB AKRAB AKRAB
Menerima rakan sekerja secara walk-in / Menetapkan temujanji (melalui emel/telefon) dengan mengisi borang B001.
Melaksanakan sesi bimbingan Fasa 1 dan melaporkan dalam borang B002 & B003. Menilai rakan sekerja dan mencadangkan bantuan (kaunseling, buddy system, latihan, pemantauan atau tindakan yang bersesuaian dengan kes) kepada PSM. Jika TIDAK PERLU, tamatkan sesi bimbingan (isi borang B005). Jika PERLU, teruskan sesi bimbingan Fasa 2. Melaksanakan sesi bimbingan Fasa 2 dan melaporkan dalam borang B004. Menilai rakan sekerja. Jika TIDAK PERLU, tamatkan sesi bimbingan (isi borang B005). Jika PERLU, teruskan sesi bimbingan Fasa 3. Melaksanakan sesi bimbingan Fasa 3. Menamatkan sesi bimbingan (isi borang B005) dan menyediakan laporan keseluruhan (borang B006).
Rakan Pembimbing Perkhidmatan Awam DOA
ALIRAN KERJA (iii)
MELAKSANAKAN BIMBINGAN INDIVIDU ATAU KELOMPOK KEPADA RAKAN SEKERJA
YANG DATANG SECARA SUKARELA.
Kaunseling,
buddy system
atau latihan
Melaksanakan sesi
bimbingan fasa 1
Menetapkan temujanji/
walk-in
Perlu sesi
bimbingan
Perlu bantuan
lanjutan
Tidak perlu
bimbingan
Melaksanakan sesi
bimbingan fasa 2
Penilaian untuk
teruskan sesi
Melaksanakan sesi
bimbingan fasa 3 Laporan
keseluruhan
untuk rekod
Mula
Tamat
Rakan Pembimbing Perkhidmatan Awam DOA
BORANG-BORANG YANG DIGUNAKAN
SENARAI BORANG
PPK 01 Borang Analisis Keperluan Rawatan
B 001 Borang Temujanji Rakan Sekerja
B 002 Borang Biodata Rakan Sekerja
B 003 Borang Ringkasan Temubual Pertemuan Pertama
B 004 Borang Laporan Sesi/Kemajuan
B 005 Borang Penamatan Sesi Bimbingan
B 006 Borang Laporan Keseluruhan
qu
ote
fro
m
the
doc
um
ent
or
the
su
m
ma
ry
of
an
int
ere
stin
g
poi
nt.
Yo
u
can
pos
itio
n
the
tex
t
bo
x
any
wh
ere
in
the
doc
um
ent
.
Us
e
the
Te
xt
Bo
Rakan Pembimbing Perkhidmatan Awam DOA
RUJUKAN
Jabatan Perkhidmatan Awam (2011) Konsep Dan Peranan Majlis
AKRAB Kebangsaan Putrajaya :
Jabatan Perkhidmatan Awam
Jabatan Perkhidmatan Awam (2010) Pelan Strategik Perkhidmatan
Psikologi Sumber Manusia Sektor Awam 2011-2020 Putrajaya :
Jabatan Perkhidmatan Awam
Jabatan Perkhidmatan Awam (2009) Ahli AKRAB Perkhidmatan Awam:
Konsep dan Aspirasi. Putrajaya : Jabatan Perkhidmatan Awam
Pelan Strategik Rakan Pembimbing Perkhidmatan Awam (AKRAB)
2102 – 2015:
Kementerian Pertanian dan Asas Tani
Prosedur Kerja Rakan Pembimbing Perkhidmatan Awam (AKRAB):
Kementerian Pertanian dan Asas Tani