Menyusun SOP yang Efektif

Standard Operating Procedures

IstilahProsedur Operasional Standar prosedur operasi yang baku PROTAP atau Prosedur Tetap Safe Work Instructions, Safe Operating Procedures, Standard Working Procedures, Medi Procedures

SOP prosedur kerja yang dilakukan secara benar dan konsisten pengendalian mutu terhadap proses kegiatan organisasi.

SOP: asal usulSOP medik, penanganan pasien, kesehatan, teknik, lingkungan dan penyelamatan SOP Tugas rutin yang mengandung resiko SOP penanggulangan kebakaran, pilot pesawat terbang DefinisiInternational Conference on Harmonisation (ICH)Detailed, writtem instruction to achieve uniformity of the performance of a specific function

DefinisiRudi M Tambunan:SOP adalah pedoman yang berisi prosedur-prosedur operasional standar yang ada dalam suatu organisasi yang digunakan untuk memastikan bahwa setiap keputusan, langkah, atau tindakan, dan penggunaan fasilitas pemrosesan dilaksanakan oleh orang-orang di dalam suatu organisasi, telah berjalan secara efektif, konsisten, standar, dan sistematis Untuk siapa SOP dibuat?SOP menjadi pedoman bagi para pelaksana pekerjaan. Ini bisa berarti para karyawan produksi, resepsionis, office boy, supir, staf administrasi di kantor, pabrik atau gudang, supervisor dan manager

SOP akan berbeda untuk pekerjaan yang dilakukan sendirian, untuk pekerjaan yang dilakukan secara tim dan untuk pengawas pekerjaan tsbKapan SOP disusun?SOP harus sudah ada sebelum suatu pekerjaan dilakukan.SOP digunakan utk menilai apakah pekerjaan tsb sudah dilakukan dgn baik atau tidak.Uji SOP sebelum dijalankan, lakukan revisi setelah 1-2 bulan trial.Lakukan revisi jika ada perubahan langkah kerja yg bisa diakibatkan oleh adanya mesin baru, peralatan baru, tambahan pekerja, lokasi berbeda, dan semua yg mempengaruhi lingkungan kerjaMintakan masukan dari para pelaksana untuk menjadi bahan perbaikan SOP secara teraturSepanjang apa SOP disusun?Tidak ada aturan yg membatasi panjang pendeknya SOP, karena SOP digunakan oleh berbagai macam orang untuk tujuan yg berbeda, dgn tetap harus lengkap dan akuratWalau demikian, SOP yg ringkas akan lebih memudahkan para pelaksana, dengan demikian sebuah prosedur kerja yg panjang bisa dibagi menjadi 2-3 SOP (seperti dipisah menjadi SOP Tahap Persiapan, SOP Tahap Pelaksanaan dan SOP Tahap Penyelesaian)Siapa yang menyusun SOP?Idealnya, SOP disusun oleh 1 tim yg terdiri atas:Penulis SOP (author)Pelaksana di lapangan (employee)Pengawas lapangan (supervisor)Atasan pengawas (manager)Persiapan SOPSOP disusun tim penyusun SOP yang memiliki pengetahuan dan pengalaman dalam bidangnya SOP harus tertulis, menjelaskan secara singkat langkah demi langkah dan dalam tampilan yang mudah dibaca dan dipahami. Jenis SOP Sederhana : langkah-langkah yang ringkas dan hanya memerlukan sedikit keputusan Hirarki : dengan langkah-langkah yang rinci, panjang, konsisten. Flowcharts yang berisi banyak keputusan-keputusan atau pertimbangan-pertimbangan. Bentuk SOP Dokumen tertulis Diagram atau alur kerja (flow chart) Standard Operating Procedures:

Kedudukannya dalam Organisasi dan Manajemen

OrganisasiOrganisasi adalah kumpulan dari dua orang atau lebih yang tergabung karena ketertarikan, minat, dan niat yang sama yang kemudian secara sah membentuk badan sebagai wadah untuk mencapai tujuan bersama (Siagian,2006)Tagline Organisasi ideal:(dari berbagai sumber)Organisasi tanpa Visi dan Misi adalah bagai orang buta yang harus berjalan di daerah berbatu dan terjal yang belum dikenalnyaVisi dan Misi adalah pemandu utama ke arah mana Organisasi akan dibawaPerwujudan Visi dan Menjalankan misi dicapai secara bertahap melalui tujuan, sebagai milestone atas pencapaian organisasi dalam jangka waktu lebih pendek dari Visi

Tagline Continued:Tujuan Organisasi dicapai melalui berbagai aktivitas operasional dan manajerialUntuk menciptakan kesamaan pemahaman terhadap aktivitas organisasi, prosedur operasi harus dibakukan dengan menetapkan Standard Operating ProceduresConclusion I: SOP adalah operasional day by day dalam mewujudkan Visi dan menjalankan misiAktivitas Operasional dan Manajemen dalam Organisasi untuk Mewujudkan VisiPlanning & decision makingSumber Daya Organisasi Sumber Daya Fisik/Alam Informasi Sumber Daya Manusia ModalControllingLeadingOrganizingFungsi-fungsi ManajemenTujuan OrganisasiEfektifEfisienMenjalankan MisiMewujudkan VisiAktivitas OperasiDituangkan dalam Prosedur yang dibakukan melalui SOPFaktor Essential Organisasi dalam penyusunan SOPTerkait dengan Keputusan, maka dalam penyusunan SOP yang efektif harus merujuk pada struktur organisasi. Kelemahannya adalah tidak fleksible, berubah organisasi, berubah SOPTerkait dengan fleksibilitas, maka penyusunan SOP yang efektif harus disusun dengan memperhatikan fungsi organisasi atau proses bisnis yang ada dalam organisasiConclusion II: Dalam penyusunan SOP harus memperhatikan dan berdasarkan pada Struktur Organisasi dan Proses Bisnis (Fungsi organisasi)

Standard Operating Procedures:

dalam Kerangka Sistem Mutu

Pengertian MutuVincent Gaspersz (1997) mendefinisikan mutu secara konvensional yang menggambarkan karakteristik langsung dari suatu produk seperti performansi, keandalan, mudah dalam penggunaan, estetika dan sebagainya

Menurut standard internasional ISO 8402. Mutu adalah: The totality of characteristics of an entity that bear on its ability to satisfy stated or implied needs (Totalitas dari karakteristik suatu produk yang menunjukkan kemampuannya dalam memuaskan kebutuhan yang ditentukan atau yang tersirat

Tagline untuk MutuMutu sering diartikan sebagai memenuhi keinginan pelanggan (customer need)Produk yang kurang (less than) memenuhi persyaratan pelanggan di anggap mutunya jelek. Kadang menggoda untuk menyimpulkan bahwa melebihi harapan pelanggan (more than) dalam memberikan mutu yang dipersyaratkan dapat menimbulkan kesulitan atau ketidakmungkinan untuk memenuhinya secara terus-menerus secara konsisten.Conclusion: Quality is conformance to agreed requirements No less no more

Manajemen MutuMenurut standard internasional ISO 8402:Seluruh aktivitas dari fungsi-fungsi manajemen yang menentukan kebijakan mutu, sasaran mutu dan tanggungjawab manajemen. Keseluruhannya diimplementasikan menggunakan alat-alat seperti rencana mutu, kendali mutu, pemastian mutu dan perbaikan mutu dalam kerangka sistem mutuFungsiManajemen Mutu yang terkenal adalah: PDCA Plan, Do, Check, and ActSistem MutuDalam vocabulary ISO 8402 sistem mutu (quality system) didefinisikan sebagai :The organisation structure, procedures, processes and resources needed to implement quality management. (Struktur organisasi, prosedur, proses dan sumberdaya yang diperlukan untuk menerapkan manajemen mutu)

Dokumentasi dalam Sistem MutuSetiap kita membaca klausul-klausul dalam sistem mutu, semua klausul dalam sistem mutu manapun (seperti ISO) mempersyaratkan adanya prosedur terdokumentasi. Ini menunjukkan bahwa dokumentasi sistem mutu merupakan hal yang sangat penting dalam penerapan sistem mutu tersebut. Berbicara tentang sistem mutu maka kita berbicara tentang standar, yaitu standar sistem maupun standar hasil. Suatu standar berfungsi untuk memberikan panduan agar semua orang bekerja sesuai dengan metoda tertentu atau menghasilkan sesuatu dengan spesifikasi tertentu Tagline SOP dalam MutuSOP dalam sistem mutu adalah bagian dari dokumentasi dari prosedur, sesuai dengan prinsip:

Tulis apa yang dikerjakan, kerjakan apa yang ditulisDokumentasi yang efektif haruslah :

Mendeskripsikan bagaimana operasional suatu organisasi dalam lingkup sistem mutu.Menunjukkan kepada kastemer dan karyawan bahwa perusahaan peduli dengan pencapaian mutu dan memiliki suatu sistem mutu untuk mencapai keberhasilan.Mendorong tindakan-tindakan yang konsisten dan pemahaman-pemahaman yang sama di seluruh organisasi.Mengkomunikasikan instruksi-instruksi, informasi dan juga perubahan-perubahan yang disepakati dalam sistem mutu.

Memungkinkan anggota-anggota organisasi bekerja lebih efektif dan produktif.Menyakinkan bahwa aktivitas-aktivitas organisasi dapat berlanjut efektif selama periode dimana orang yang bertanggung jawab tidak ditempat.Memungkinkan pemeriksaan (audit) sistem mutu untuk mem-verifikasi efektivitasnya.SOP sebagai dokumen dari prosedur operasi agar disebut efektif harus memenuhi unsur-unsur tersebut di atas

Menyusun SOP yang EfektifPengertian Efektif dan Efisien (Drucker)30Efektif :mengerjakan pekerjaan yang benar atau tepat

Efisien :mengerjakan pekerjaan dengan benar atau tepat SOP yang efektif adalah:SOP yang mencerminkan upaya pencapaian tujuan, dalam menjalankan misi Organisasi, untuk mewujudkan VisiMemenuhi kriteria manual SOPMemahami Hambatan-hambatan dalam penyusunan dan implementasi SOP

7 Kriteria Manual SOP32SpecificLengkap prosedurJelas dan mudah dipahamiLayak Terap (Applicable)ControllableLayak AuditLayak Ubah (Changeable and flexible)

Spesifik33Penyusunan SOP harus khas dan spesifik, sesuai dengan kebutuhan organisasiPenyusunan SOP harus dilakukan observasi terhadap organisasi secara rinci dan lengkap, mengenai: Struktur Organisasi, struktur pengambilan keputusan, lingkup dan cakupan bisnis atau aktivitas organisasi, kekhasan operasional, kekhususan administratif, dan peraturan-peraturan yang mengikat

Lengkap prosedur34Lengkap untuk prosedur tertentu, dan lengkap untuk prosedur yang dibutuhkanJelas dan Mudah35Dapat dicerna dengan baikTidak menimbulkan banyak tafsiranLayak Terap36Dapat diaplikasikan dengan baik terutama karena ada dukungan manajemen dan budaya organisasiControllable37Dapat dipahami oleh organisasi dan semua unsur organisasiLayak Ubah38Mampu mengantisipasi perubahan (bisnis atau aktivitas) dan perubahan lingkungan organisasi.Hambatan-hambatan dalam Penyusunan SOPHambatan Organisasional(aspek Gaya Manajemen, fleksibilitas organisasi, jumlah lapisan jabatan/panjangnya birokrasi, Jumlah rentang kendali jabatan, pola komunikasi dalam organisasi, kualitas SDM, dan Budaya Organisasi)Hambatan OperasionalKaraktersitik Operasional (Jenis kegiatan, ciri-ciri produk atau jasa, Budaya Masyarakat, Kemapanan Operasional), Keterikatan terhadap peraturan pemerintah, dan Ukuran Operasional (Kontrol Internal untuk Organisasi besar dan operasional yang luas yang berbeda standar)Contd40Hambatan ManajerialVisi, Misi, dan strategi organisasi, Dukungan Manajerial, Pengawasan Manajerial (terhadap perubahan bisnis atau lingkungan bisnis), dan tekanan Manajerial,Hambatan PersonalTidak memiliki kemampuan dalam mengikuti perubahan, Tidak memiliki Motivasi, dan Memiliki Kepentingan Pribadi

Tips41Selalu bayangkan siapa pengguna SOPSebelum mulai menulis, putuskan apa tujuan dari prosedur tsbGunakan prinsip Ceritakan apa yg akan Anda ceritakan, kemudian ceritakanBuatlah sebuah panduan sebelum menulis SO (buat daftar topik yg harus dibicarakan, kemudian kelompokkan)Jelas dan ringkas: hindari kalimat yg panjangKomplit: semua informasi penting yg digunakan untuk menjalankan kegiatanObyektif: berisikan fakta, bukan pendapatKoheren: menunjukan alur dan urutan langkah utk menjalankan kegiatanContd42Mulailah dgn kata kerja dan hindari kalimat pasifBuat draft terlebih dahuluKoreksi draft setelah 24 jam. Perhatikan apa dikatakan oleh setiap kalimat, kemudian perbaikiPerhatikan kebosanan Anda sendiri ketika membuat SOP. Jika Anda merasa bosan, maka hal yg sama akan dirasakan oleh pembaca

Contd43Panjang vs PendekPanjang:Gunakan lap biasa utk membersihkan kotoran dan noda dari mesin, atau keringkan dgn lap tebal jika ada bagian yg basah

Pendek:Bersihkan kotoran dan noda dari mesina. Gunakan lap biasa utk menghilangkan kotoranb. Gunakan lap tebal utk mengeringkan bagian yg basahContd44Jelas vs Tidak JelasTidak jelas:Berat dari afal yg dihasilkan harus dicatat di dalam buku laporan hasil produksi

Jelas:Catat berat afal yg dihasilkan di buku laporan hasil produksiContd45Bertele-tele vs RingkasBertele-tele:Pastikan Anda membersihkan bak tinta dari semua tinta yg pernah digunakan sebelum Anda menyimpan tinta lain yg berbeda warnanya

Ringkas:Bersihkan bak tinta sebelum mengisi tinta warna lainTingkat Rincian46Prosedur harus berisi semua langkah yg penting yg harus dijalankan dgn seragam oleh semua pekerja. Hilangnya salah satu langkah penting akan menyebabkan terjadinya variasi dalam menjalankan prosedurProsedur tidak mungkin dibuat sedemikian detil sehingga semua pertanyaan pekerja bisa terjawab. Prosedur tidak untuk menggantikan training dan feedback, oleh karena itu pembuat SOP tidak harus berusaha menjawab semua pertanyaan yg mungkin akan munculPerhatikan bahwa kelemahan format flowchart adalah hanya bisa digunakan untuk SOP yg tidak rinci/sederhana. Pembuatan flow chart utk prosedur yg bersifat rinci/kompleks akan menyebabkan munculnya pola langkah yg panjang, berantakan dan susah utk dimengertiFormat SOPNama modulTujuanRuang lingkupReferensi/PedomanSaranaProsedur kerjaFlowchartFlowchart : diagram alirmenggambarkan sebuah algoritma yang terstruktur dan mudah dipahami oleh orang lain Diagram alir ini akan menunjukkan alur di dalam program secara logisDiagram alir ini selain dibutuhkan sebagai alat komunikasi dan dokumentasi Flowchart : diagram alirDiagram alir digambarkan dengan orientasi dari atas ke bawahSetiap kegiatan dalam diagram alir dinyatakan secara eksplisitSetiap diagram alir harus dimulai dari satu Start dan berakhir pada satu atau lebih Terminal/ AkhirGunakan penguhubung (Connector) dengan label untuk menunjukkan keterhubungan antar path terputus/terpotong: misalnya ganti halaman.Simbol-simbol: diagram alir Mulai

Decision:

Proses :

Penguhubung Prosedur berbeda halaman/ Off-Page Connector

Penguhubung Prosedur dalam satu halaman On-Page Connector

Dokumen:

Multidokumen

Kegiatan Manual

Data:

Input Manual:

Kartu:

Simbol,Bagan Arus KegiatanRincian prosedurTampilan

Penghubung

Penggabungan

Arsip Tetap

PemaduanSortir

Delay

Penguraian

Arsip sementara

Pilihan Langkah/Or

Simbol Diagram Alir: Garis PenghubungAlur Garis Penghubung tanpa tanda panah (berbagai arah): pada umumnya dijadikan garis yang sejajar, seperti koordinasi, monitoring, dll

Alur Garis Penghubung dengan tanda panah (berbagai arah): Dimaksudkan sebagai urutan berikut dari prosedur

Simbol Bagan Arus PenyimpananPita tertanda:

Data tersimpan/Stored Data

Disket Magnetik

Penyimpanan Internal

Disrect Acces Storage

Sequential Acces StorageTerima kasih atas perhatiannya