Standard Operating Procedure Pendaftaran Mahasiswa Baru ... · update database mahasiswa Menerima...
Transcript of Standard Operating Procedure Pendaftaran Mahasiswa Baru ... · update database mahasiswa Menerima...
Standard Operating Procedure
Pendaftaran Mahasiswa Baru JalurInternasional
Jurusan Matematika
Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam
Universitas Brawijaya
Malang
2013
Hal. i
LEMBAR IDENTIFIKASI
Nama Dokumen : SOP Pendaftaran Mahasiswa Baru jalurInternasional
Kode Dokumen : UN10/F09/04/S1/-/HK.01.02.a/102
Revisi : 2
Tanggal : 10 April 2013
Diajukan oleh : Sekretaris Jurusan
ttd
Rachma Fitriani, S.Si., M.Sc., Ph.D
Dikendalikan oleh : Ketua UJM
ttd
Dr. Wuryansari Muharini K., M.Si
Disahkan oleh : Ketua Jurusan
ttd
Dr. Abdul Rouf Alghofari, M.Sc
Hal. ii
DAFTAR ISI
LEMBAR IDENTIFIKASI ------------------------------------------------------------------------------------------------------------ i
DAFTAR ISI --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ii
A. Tujuan--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 1
B. Ruang Lingkup dan Unit yang Terkait --------------------------------------------------------------------------- 1
C. Standar Mutu yang Terkait ---------------------------------------------------------------------------------------------- 1
D. Istilah dan Definisi------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 1
E. Urutan Prosedur ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 1
F. Bagan Alir --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 2
G. Referensi ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 2
H. Lampiran ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 3
Hal. 1
A. TujuanSOP ini dibuat untuk standarisasi proses pendaftaran ulang mahasiswa
baru jalur internasional di prodi statistika
B. Ruang Lingkup dan Unit yang Terkaitlingkup/batasan aktivitas dan lingkup area/unit yang terlibat dalam
prosedur
C. Standar Mutu yang Terkaitnarasi standar mutu yang terkait dengan output/outcome dari prosedur
D. Istilah dan Definisidaftar istilah yang digunakan dalam prosedur yang memerlukan
penjelasan
E. Urutan Prosedur1. Calon mahasiswa mengajukan pendaftaran kepada Sekretariat Double
Degree UB atau melalui sekretariat Kerjasama Luar Negeri, disertai suratpengajuan dari penerbit beasiswa.
2. Sekretariat Double Degree atau Kerjasama Luar negeri akan memprosespendaftaran di tingkat pimpinan Universitas dan pimpinan Fakultas.
3. Apabila mendapat persetujuan dari pimpinan Universitas dan Fakultas,maka akan diterbitkan surat penerimaan calon mahasiswa baru tersebutdisertai dengan nomor pendaftarannya.
4. Surat penerimaan yang diterbitkan akan dikirim kepada calon mahasiswayang bersangkutan, instansi penerbit beasiswa, dan secara internaldisampaikan kepada BAAK dan BAUK.
5. Petugas di BAUK akan mengupload data mahasiswa yang diterima untukdapat diproses datanya oleh Bank Penerima Pembayaran.
6. Calon mahasiswa datang ke bank untuk dapat membayar sejumlah tagihanbiaya pendidikan yang harus dibayar, dengan menyebutkan nomorpendaftarannya.
7. Setelah proses pembayaran selesai, calon mahasiswa datang ke kantor pusatbagian keuangan untuk memperoleh validasi atas pembayarannya.
8. Apabila sudah divalidasi, akan mendapatkan nim untuk mengisi aplikasionline di http://siakad.ub.ac.id/siam
9. Setelah mengisi formulir formulir yang harus dilengkapi, formulir tersebutdicetak, dan dikembalikan ke bagian akademik Universitas dan memberikancopy kepada panitia registrasi di Fakultas.
10. Setelah mengembalikan formulir, mahasiswa yang sudah melakukan daftarulang akademis, akan mendapatkan kartu tanda mahasiswa (KTM).
Hal. 2
11. Setelah registrasi administrasinya selesai, mahasiswa dapat melakukanprosedur daftar ulang akademik seperti prosedur daftar ulang akademikmahasiswa reguler.
F. Bagan AlirPenerimaan Mahasiswa Baru Internasional
BAAK BAUKDobel Degree/KSLN Pimpinan Univ danFakultas BankPenerbit BeasiswaCalon Mahasiswa
Start
MengajukanAplikasi
Pendaftaran
MendukungAplikasi
Pendaftaran
Memprosesaplikasi
pendaftaran
MemutuskanPenerimaan
Memproses KodePenerimaan
Menguploadkode penerimaan
dan datamahasiswa ybs
Mengirim suratpenerimaanMembayar tagihan
pembayaran
Menerbitkan bukti
Memprosespembayaran danupdate database
mahasiswa
Menerimabukti
pembayaran
Melakukanverifikasi datapembayaranMenerbitkan NIM
mahasiswa
Melakukanregistrasi
administrasiakademik di
aplikasi onlinesiam
STOP
Mengirim suratpenolakan
Y
T
G. Referensi1. Pedoman akademik Universitas Brawijaya2. Pedoman akademik Fakultas MIPA