Stand: 20031 Bundeskanzleramt Ing. Roland Ledinger.
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Stand: 20031
BundeskanzleramtBundeskanzleramtIng. Roland LedingerIng. Roland Ledinger
Stand: 20032
Im Mai 2001 wird das BKA vom IKT-Board (Stabstelle für Informations- und Kom-munikationstechnologie) beauftragt, den Projektauftrag für die Einführung des ELAK im Bund zu formulieren.Über das IKT-Board sind alle Ressorts eingebunden
Im Juni 2001 erfolgt die strategische Ausrichtung im IKT-Board sowie die Abstimmung mit Bundeskanzler und Vizekanzlerin
Im Juli 2001 wird das BKA mit der Durchführung im Rahmen eines Ministerratsvortrages beauftragt
ProjektauftragProjektauftrag
Stand: 20033
Der ELAK bildet die Voraussetzung für die Vereinfachung und Beschleunigung der
Geschäftsfallbearbeitung einheitliche Geschäftsfalldokumentation und
bessere Nachvollziehbarkeit Modernisierung der Geschäftsfallbearbeitung und
–archivierung Vereinfachung von Ressortumbildungen die einfache und rasche Implementierung von
eGovernment-Verfahren Wissensbasis für für One-Stop-Government
Strategische ZieleStrategische Ziele
Stand: 20034
Ziele der UmsetzungZiele der Umsetzung
eine ELAK-Lösung für alle Ressorts ressortübergreifender elektronischer Aktenlauf einheitliche Schulung zentrale Administration für Organisations-änderungen ein zentraler Betreiber für die ELAK-Lösung gemeinsame Weiterentwicklung von Software, Betrieb
und Organisation
Stand: 20035
VerwaltungsveränderungVerwaltungsveränderung
ELAK ist Voraussetzung für eGovernment Synergien durch Vereinheitlichung
Prozesse und Abläufe, Formulare, Dokumente einheitliches, elektronisches Werkzeug
Medienbruchfreie Geschäftsprozesse Posteingang Bearbeitung Postausgang elektronisch erstellte Dokumente sollen nicht zu
Papier gebracht werden weitere Möglichkeiten der Kooperation
z.B. gemeinsame Poststellen (Scanning)
Stand: 20036
Die KulturveränderungDie Kulturveränderung
Die ELAK-Einführung ist kein bloßer Werkzeugtausch, sondern eine nachhaltige Veränderung der Arbeitskultur in der öffentl. Verwaltung
ELAK fördert die Zusammenarbeit durch Bereitstellung aller notwendigen Informa-tionen zeit- und ortsunabhängig
Das Projekt ELAKimBUND liefert neue Impulse für die ressort-übergreifende,„gemeinsame“ Abwicklung von (IT-) Projekten
Stand: 20037
ELAK - GrundprinzipienELAK - Grundprinzipien
ELAK = Original Elektronisches Abzeichnen und Genehmigen Scannen nur falls wirtschaftlich und zweckmäßig
(ansonsten Verweis) Papierakt bei Bedarf möglich Kanzleiordnung 1992
Stand: 20038
ELAK - NutzenELAK - Nutzen
Verkürzung der Laufwege (Sternförmige Abläufe werden durch direkte Weiterleitung ersetzt) – Nachweis im BKA ca. minus 12 %
Flexiblere Ablauforganisation (Protokollieren, Abfertigen, etc. auch ohne Kanzleistelle) -> Ganzheitliche Organisationsformen
Ersparnis bei Transport-, Such-, Ablage-, Aushebezeiten
Elektronische Ablage ersetzt Archive
Stand: 20039
Einsatzbereich des ELAKEinsatzbereich des ELAK Postentgegennahme Aufteilung auf Sektionen Zuteilung Protokollierung Bearbeitung Genehmigung Weiterleiten Abfertigen Ablage
E L A
K
kann
kann
eventuell Papierbeilage
elekt. oder Papier
P a p i e r
kann
Stand: 200310
Neudefinition der ArbeitsplätzeNeudefinition der Arbeitsplätze
Eingangs-/Abgangsstelle Genehmigende (Führungskräfte) Bearbeiter (Referenten) Kanzleistelle Sekretariate Schreib-/Botendienst
Mit der Einführung des ELAK werden die unterschiedlichen Stellen im Ablauf eines Aktes durch
geänderte Arbeitsbilder neu definiert werden
Stand: 200311
Der Zuschlag wurde per 4.1.2003 erteilt Auftragnehmer:
ARGE ELAK mit BRZ und BITS, Subunternehmer: IBM und Fabasoft
SW-Produkt:Fabasoft eGov-Suite
Das Organisationshandbuch liegt vor mehrere Ressorts arbeiten bereits intensiv an der
Einführungsvorbereitung
Ergebnisse der BeschaffungsphaseErgebnisse der Beschaffungsphase
Stand: 200312
ProgrammphasenProgrammphasen
Vor-Phase Ausschreibung
Beschaffung
Phase 1 Planung und
Systemkonzeption
Phase 2Rollout
Phase 3 Betrieb und
Wartung
Projekt-/Programm-Management
Ab 04.2003 Ab 11.2003Ab 01.2003Ab 01.2002
lfd. Koordinationsaufgaben
Stand: 200313 Stand 9/ 2002 / 13
RolloutplanRolloutplan
Die dargestellten Balken sind nicht maßstabsgetreu und dienen nur der Orientierung
Ressort-spez.Vorarbeiten: zB.
Erhebung, Org.-Arbeiten,Kommunikation, Rekrutierung
Auftragnehmer-Vorarbeiten:
zB. CBT, DatenÜ.Qualif. Leituser,Integr. Fachappl.
Rollout amArbeitsplatzdurch AN:
zB.Client-Install.Benutzerschul
BMJ
BMWA
BMF
BMAA
BMBWKBMLV
BKA inkl. ex-BMÖLSBMLFUW
1.Qu03
Mär Apr
2.Qu03
Mai Jun Jul
3.Qu03
Aug Sep Okt
4.Qu03
Nov Dez Jän
1.Qu04
Feb Mär Apr
2.Qu04
Mai Jun Jul
3.Qu04
Aug Sep
1870
1450
BMIBMSGBMVIT
2280
1534
BMFG
Stand: 200314
Einige wichtige Punkte bei der Einige wichtige Punkte bei der UmsetzungUmsetzung
Oberste Entscheidungsträger müssen Einführung unterstützen (Promotor)
Frühzeitige Information der Bediensteten Leitbenutzerkonzept (1 pro Abteilung) Praxisorientierte Schulung Einbindung der Organisationsabteilung Berücksichtigung der unterschiedlichen
Arbeitsmethoden bei der Zuteilung, usw. Entscheidung ob flächendeckender oder
prozessorientierter Einsatz
Stand: 200315
Mit September 2004 werden
in den Bundesministerien nur noch elektronische
Aktenerstellt werden!
Zur Veranschaulichung anschließend ein praktischen
Beispiel
Stand: 200316
Das PraxisbeispielDas Praxisbeispiel
Elektronischer Antrag
Automatische Registrierung
ProtokollierungBearbeitung
GenehmigungVorschreibungAbfertigung