stabiles Fundament für Ihre Kostenrechnung durch Stammdatenpflege

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www.ibsolution.de © IBsolution GmbH Ein stabiles Fundament für Ihre Kostenrechnung schaffen durch zeitgemäße Stammdatenpflege // 23.06.2015 // 14.00 15.00 Uhr // Moderator: Gerald Kerndl

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Ein stabiles Fundament für Ihre Kostenrechnung schaffen durch zeitgemäße Stammdatenpflege

// 23.06.2015

// 14.00 – 15.00 Uhr

// Moderator: Gerald Kerndl

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IBsolution GmbH - Webinar

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IBsolution GmbH - Webinar

Willkommen zum Webinar „Ein stabiles Fundament für Ihre Kostenrechnung schaffen durch zeitgemäße Stammdatenpflege “

Die Unterlagen finden Sie nach dem Webinar unter: http://www.slideshare.net/IBsolutionGmbHhttp://www.youtube.com/IBsolution

Weitere Webinar-Termine:

07.07.2015 // SAP Planungsprojekt in 30 Minuten vollständig konfigurieren

09.07.2015 // BPC 10.1 NW Live Demo - Creating a report in SAP BPC 10.1 using the Excel Client

23.07.2015 // SAP NetWeaver IdM – Ablösung der ZBV

28.07.2015 // Integrated planning with SAP BO Design Studio

Infos und Anmeldung über www.ibsolution.de/veranstaltungen

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Ihr Moderator

Gerald Kerndl,

Projekt Manager, Master Data Governance

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IBsolution GmbH: Beratungsschwerpunkte

BusinessIntelligence

Prozess-optimierung

TechnologieBeratung

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Unser Spezialwissen

Seite 6

IBsolution Unternehmenspräsentation

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Prozess-

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Tech

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Beratu

ng

SAP IdM

SAP GRC Access Control

SAP NetWeaver SSO

SAP MDM

SAP MDGx

SAP BPM

SAP BO Data Services

SAP BO Information Steward

Web Dynpro Java

Web Dynpro ABAP

SAP NetWeaver Composition Environment

SAP Enterprise Portal

AGIMENDO

SAP Afaria

SAP HANA

SAP BI

SAP BW-IP und SAP BPC

SAP BO Reporting

SAP Analysis (MS Office & Web)

SAP Design Studio

SAP Lumira

SAP BusinessObjects Mobile

Identity und Access Management

Compliant Identity Management

Materialstammprozesse

Lieferantenstammprozesse

Kundenstammprozesse

Produktkatalog

Mobile Lösungen

Cloud Computing

Custom Development

BI-Strategie

Reporting und Analyse

Dashboards und Visualisierung

Konzernberichtswesen / Group Reporting

Unternehmensplanung / Rolling Forecast

Unternehmenssteuerung

Berechtigungen

Data Quality

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IBsolution GmbH: Unsere Standorte

Nordrhein-WestfalenNeuss

Baden-Württemberg

Heilbronn

BayernMünchen

SchweizZürich

BulgarienSofia

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Leistungsportfolio Stammdatenmanagement

Wir unterstützen Ihr Stammdatenprojekt oder –programm in allen Phasen:

Strategie, Konzeption, technische Realisierung, Organisation und Support.

Hierzu bieten wir gleichermaßen kompakte Festpreispakete und individuelle Lösungsansätze.

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Strategie Methoden Werkzeuge

Migration Datenqualität Governance

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Inhalt

1. Erkennen von Verbesserungspotentialen bei der Pflege von Stammdaten im Bereich der Kostenrechnung

2. Einsatzmöglichkeiten von SAP Master Data Governance zur effizienten Pflege von Stammdaten der Kostenrechnung

3. Verbesserungspotentiale ausschöpfen

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Inhalt

1. Erkennen von Verbesserungspotentialen bei der Pflege von Stammdaten im Bereich der Kostenrechnung

2. Einsatzmöglichkeiten von SAP Master Data Governance zur effizienten Pflege von Stammdaten der Kostenrechnung

3. Verbesserungspotentiale ausschöpfen

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Ausgangslage

Die Herausforderung ...

Ob Quartals- und Jahresabschluss, oder andere

Finanzberichte – sie alle müssen zeitnah, pünktlich

und aussagefähig vorliegen. Darin dürfen keine

Fehler enthalten sein.

Verschiedene organisatorische Einheiten arbeiten

dezentral mit Finanzstammdaten, wie z. Bsp.

Sachkonten und Kontenrahmen, Profit Center,

Kostenstellen. Hierbei können vielfältige Fehler

unterlaufen.

Nachweis zu führen, dass Compliance-Richtlinien

und gesetzliche Regelungen (abgeleitet aus

Vorgaben aus IFRS, US-GAAP etc.) eingehalten

wurden

… sicher haben Sie noch viele weitere Beispiele für

wiederkehrende Herausforderungen im täglichen

Arbeitsumfeld

... unsere Erfahrung ...

In Gesprächen mit unseren Kunden wird vielfach

offensichtlich, dass zur Bereitstellung von aktuellen

Stammdaten ein großer manueller Aufwand zu

erbringen ist.

Ohne geregelte Workflows zur Pflege von

Stammdaten haben Sie kaum keine Chance,

Bearbeitungsfehler und Inkonsistenzen in den

Daten zu vermeiden

Vielfach liegt nicht das Wissen vor, dass für den

dokumentierten Nachweis der Einhaltung von

Compliance-Regelungen eine Lösung auf Basis von

SAP-Standards zur Verfügung steht.

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Verbesserungspotentiale erkennen

Zeitraubender Abstimmungsaufwand zwischen allen Beteiligten erforderlich, um den Anlage- bzw. Änderungsprozess zu durchlaufen

Der aktuell vorliegende Bearbeitungsstand lässt sich vielfach nur aufwendig feststellen, Zeitverzug ist eine häufige Folge

Nahezu aussichtloses Unterfangen, den geforderten Compliance-Anforderungen (z. B. nachweisbarer Freigabeprozess) gerecht zu werden.

Kritik der Wirtschaftsprüfer, dass die Dokumentation und Nachvollziehbarkeit von Änderungen z. Bsp. bei Finanzberichtstruktur (FRS) nicht ausreichend bzw. lückenhaft ist

Großer Einsatz erforderlich, um Daten mit einer zeitlichen Gültigkeit rechtzeitig, vollständig und geprüft in den jeweils erforderlichen Systemen bereitzustellen

Die Verteilung der Kostenstellen und die dazugehörigen Hierarchiedaten in die verschiedenen Systemen erfolgt vorwiegend manuell oder durch wiederholte Eingabe und ist dadurch fehleranfällig und kann zu inkonsistenten Daten führen

Workflow-gestützte Anlage und Pflege der Stammdaten für z. B. Kostenstellen, -hierarchien etc.

Der Bearbeitungsstand ist jederzeit erkennbar, die verantwortlichen Bearbeiter sind benannt

Einhaltung von Compliance-Anforder-ungen, zum Beispiel durch Absicherung eines 4-Augen-Prinzips bei der Prüfung und Genehmigung von Änderungen

Automatische und fortlaufende Dokumentation der Änderungen in standardisierten Änderungsbelegen

Anstehende Änderungen sollen vor ihrer zeitlichen Gültigkeit geändert, geprüft und freigegeben werden, damit sie zum Stichtag abgesichert bereitstehen

Automatisierung der Verteilung in die jeweiligen Systeme zur Vermeidung von Fehlern und Inkonsistenzen

ZielsetzungAusgangssituation

und Handlungsoptionen ableiten

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Treiber für konsistente Finanzstammdaten

Anforderungen und Benefits

Prozesseffizienz

• Automatisierung der Datenpflege

• Integrierte Validierungen und Ableitungen

• Rollenbasierte Führung

• Verbesserte Überwachung der Pflegeprozesse

• Schnellerer Finanzabschluss

• Erhöhtes Vertrauen in Reporting Daten

Compliance Management

• Trennung der Aufgaben durch Bearbeitungs- und Genehmigungsschritte

• Standardisierte Workflows

• Transparenz durch Änderungsbelege

• Erhöhte Sichtbarkeit von Änderungen

• Einfacherer Umgang mit internen Policies

Qualität und Konsistenz

• Standardisierte Datenmodelle

• Validierungsregeln

• KonfigurierbaresDatenreplikations-konzept

• Reduzierter Aufwand um Informationen zu finden

• Verbesserte Modellierung, Planung und Analyse

Wertbeitrag MDG

Verbesserung

Dimension

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Inhalt

1. Erkennen von Verbesserungspotentialen bei der Pflege von Stammdaten im Bereich der Kostenrechnung

2. Einsatzmöglichkeiten von SAP Master Data Governance zur effizienten Pflege von Stammdaten der Kostenrechnung

3. Verbesserungspotentiale ausschöpfen

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SAP Master Data Governance (SAP MDG)

Vordefinierter Out-of-the-Box Content

„Erweiterung der Geschäftsprozesse innerhalb der SAP Business Suite, welches ein Governance für die zentrale Anlage, Änderung und Verteilung von Stammdaten bereitstellt“

MDG-Customer

MDG-

Supplier

MDG-

Finance

MDG-Material

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Zur Verfügung stehende Stammdaten-Objekte

SAP Master Data Governance

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MDG-Finance| Facts

Add-On für SAP ERP

Anwendung für die prozessgestützte Pflege von Finanzstammdaten

Zentrale Lenkungs- und Steuerungsmechanismen unabhängig von lokaler oder zentraler Ausführung

Vordefinierter Out-of-the-Box Content

Vordefinierte Workflows

Datenmodelle für nahezu alle gängigen Entitäten

Wiederverwendung von vorhandener Business-Logik

Integrierte Validierungs-/ und Ableitungsengine

Stammdaten werden im Staging-Bereich (MDG-Datenbank) erstellt, ergänzt oder verändert. Hierbei kommt der Flex-Mode zum Einsatz. d.h.: Es erfolgt kein direktes Schreiben in die ECC Tabellen (ERP Central Component )

Anschließende Replikation an die anbindenden Systeme mit optionalem Key- und Value-Mapping

Abbildung von Zeitabhängigkeit für ALLE Finanzobjekte mittels sogenannten Editionen

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SAP MDG | Einstieg

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SAP MDG | Suche

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SAP MDG | Bearbeitung

Einstieg in die Erfassung für eine Neuanlage oder Änderung

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Hervorheben von Änderungen

Highlighting während der Änderung

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Hervorheben während der Prüfung

Highlighting während der Prüfung

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Änderungsprotokoll

Beispiel für Änderung einer Kostenstelle

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Änderungshistorie

Alle Änderungen zeitlich chronologisch auf einen Blick

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Workflowprotokoll

Kurze Darstellung

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Workflowprotokoll

Email-Versand an Folgebearbeiter möglich

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SAP MDG | Arbeitsvorrat

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Editionen zur Abbildung des Gültigkeitstermins

Eine Edition ist ein Element um die Gültigkeit der Änderung zu steuern

In einer Edition werden geplante Änderungsanträge von Neuanlagen und / oder Änderungen gesammelt und gebündelt an einem bestimmten Stichdatum verteilt

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Editionen zur Abbildung des Gültigkeitstermins

Kontrolle über Replikationszeit

Vorteile:

Einfach und flexibel Änderungen planen

Transparenz über vergangene und zukünftige Änderungen

Granularität des Zeitpunktes der Replikation

Auswahl in jedem Änderungsantrag

Nach Genehmigung des Change Requests

Nach manueller Freigabe der Edition

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MDG-F | Editionen

Nutzen:

Editionen dienen der zeitlichen Planung von Änderungen. Änderungen können somit vorab durchgeführt werden. Erst ab der Gültigkeit einer Edition werden die Änderungen repliziert und stehen dann in den operativen Systemen zur Verfügung.

Über dieses Editionsmanagement ist es somit möglich, Änderungen miteinander zu kombinieren, die aus Business Perspektive logisch zusammenhängend sind

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Gängiger Ablauf | Kostenstelle anlegen

Request account

Check &additional

datamaintenance

Activation ofaccountApprove

Reject

ClearingLokal Global

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Bestehende Kostenstelle ändern

Beispiel: Kostenstelle ändern

Der zu Grunde liegende Workflow besteht aus drei Bearbeitungsschritten

Vereinfachter Darstellung der Prozessschritte:

Präsentationsbeispiel

Kostenstelle auswählen, Änderungsantrag und Edition auswählen,

Daten ergänzen / ändern

Änderungsantrag inhaltlich prüfen,

ggfs. zurückweisen

Änderungsantrag genehmigen bzw. ablehnen

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Bearbeitung einer Kostenstellen-Hierarchie

Beispiel: In der Hierarchie-Pflege erfolgt die Bearbeitung der Kostenstellen-Hierarchien. Hierbei wird die Hierarchie um eine Kostenstellen-Gruppe erweitert und eine Auswahl von Kostenstellen zuordnet

Der zu Grunde liegende Workflow besteht aus drei Bearbeitungsschritten

Vereinfachter Darstellung der Prozessschritte:

Präsentationsbeispiel

Änderungsantrag und Edition auswählen

Erweiterung einerKostenstellenhierarchie

um eine Kostenstellengruppe

Zusätzliche Kostenstellenin der Hierarchie

zuordnen

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Ausblick auf SAP MDG 8.0

Ein Beispiel für die Weiterentwicklung

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Inhalt

1. Erkennen von Verbesserungspotentialen bei der Pflege von Stammdaten im Bereich der Kostenrechnung

2. Einsatzmöglichkeiten von SAP Master Data Governance zur effizienten Pflege von Stammdaten der Kostenrechnung

3. Verbesserungspotentiale ausschöpfen

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Stammdatenmanagement

Stammdatenqualität ist eine notwendige Voraussetzung

für hohe Prozesseffizienz und richtige

Geschäftsentscheidungen

IBsolution hat ein Vorgehensmodell zur nachhaltigen Sicherstellung einer hohen

Stammdatenqualität entwickelt.

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Nutzenaspekte (Teil 1)

Strukturierte und jederzeit nachvollziehbare Vorgehensweise bei der Anlage und Pflege von Finanzstammdaten durch Workflow-gestützte Prozesse mit automatischer Erstellung eines Workflow-Protokolls

Einheitliche Arbeitsweise durch zentrale Lenkungs-und Steuerungsmechanismen unabhängig von lokaler oder zentraler Ausführung der Stammdatenpflege

Einheitliche Stammdaten in allen Systemen durch Replikation, z.B. durch ALE-Verteilung (Application Link Enabling) mittels Idocs

Erleichterung bei der täglichen Arbeit und Reduzierung der "Zeitfresser"

Quelle: SAP

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Nutzenaspekte (Teil 2)

Alle Änderungen werden vollständig durch automatisierte Erstellung von Änderungsbelegen dokumentiert

Nachweis über Einhaltung von gesetzlichen Vorgaben durch Abbildung von ein- und mehrstufigen Prüf- und Genehmigungs-verfahren (z. B. Abbildung des 4-Augen-Prinzips)

Zeitabhängige Änderungen können im Vorfeld vorgenommen werden z.B. Vorbereitung von Änderungen in der Kostenstellen-Hierarchie mit Gültigkeit ab Jahreswechsel

… und viele mehr

Erleichterung bei der täglichen Arbeit und Reduzierung der "Zeitfresser"

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Haben Sie Fragen?

Fragen und Feedback

Fragen? Gern!

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IBsolution GmbH - Webinar

Vielen Dank für Ihre Teilnahme!

Die Unterlagen finden Sie nach dem Webinar unter: http://www.slideshare.net/IBsolutionGmbHhttp://www.youtube.com/IBsolution

Weitere Webinar-Termine:

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09.07.2015 // BPC 10.1 NW Live Demo - Creating a report in SAP BPC 10.1 using the Excel Client

23.07.2015 // SAP NetWeaver IdM – Ablösung der ZBV

28.07.2015 // Integrated planning with SAP BO Design Studio

Infos und Anmeldung über www.ibsolution.de/veranstaltungen

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D - 74076 Heilbronn

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