Süreçlerin Etkileşimi

ve Yönetimi

Tanışma

Eğitimden Beklentiler

Süreçlerin Etkileşimi ve Yönetimi

Eğitimin Amacı

Süreç ile ilgili kavramların öğrenilmesi,

Tüm bileşenleri ile bir sürecin tanımlanabilmesi,

Süreçlerin etkileşimi ve yönetilmesi için gerekli bilgilerin sağlanmasıdır.

Akış Sistem tanımı

Süreç tanımı

Süreç hiyerarşisi

Süreç bileşenleri

Sürecin belgelendirilmesi

Süreç sınıflandırma

SİSTEM

Sistem

Birbiri ile ilgili olan veya karşılıklı etkileşimde bulunan elemanlar takımı (TS EN ISO 9000)

Yukarıdakilerin hangisi sisteme daha iyi bir örnektir? Neden?

Her sistem daha büyük başka bir sistemin parçasıdır.

Sistem : Dolaşım Sistemi

• Kalp

• Akciğer

• Damarlar

• Kılcal Damarlar

1.a. Büyük kan dolaşımı

Sol karıncık AORT Organ atar damarları Kılcallar Organ toplar damarları Üst ve alt ana toplar damarı Sağ kulakçık 2. b. Küçük kan dolaşımı

Sağ karıncık Akciğer atar damarı Akciğer kılcalları Akciğer toplar damarı Sol kulakçık

Sistem

İşletme bir sistem midir?

Sistem

Ticari Araç Üretim Şirketi

İnsan Kaynakları

Tasarım

Satın alma

Üretim Planlama

Üretim

Satış

Depolama ve Sevkiyat

SÜREÇLER

Sistem

İşletme, birbiri ile ilişkili süreçlerden oluşan bir sistemdir.

Birbirleri ile ilgili süreçlerin bir sistem olarak tanımlanması, anlaşılması ve yönetilmesi, hedeflerin gerçekleştirilmesinde kuruluşun etkinliğine ve verimliliğine katkıda bulunur. (TS EN ISO 9000, Yönetimde sistem yaklaşımı)

SÜREÇ

(PROSES)

Süreç

Tanım

Girdileri çıktılara dönüştüren birbirleri

ile ilgili olan veya etkileşimde bulunan

faaliyetler dizisi (TS EN ISO 9000)

Süreç

Tanım

Müşteri için bir değer oluşturmak üzere, bir grup girdiyi kullanarak, bunlardan çıktılar elde etmeyi amaçlayan,

• Tekrarlanabilen

• Ölçülebilen

• Bir sahibi ve sorumluları olan

• Fonksiyonlar (birimler) arası

eylemler ve işlemler dizisidir.

Süreç

Tanım

Süreçler bir veya birden fazla dönüşüm sonucu girdileri değer katılmış çıktılara çeviren işlemler dizisidir.

Fiziksel Dönüşüm

Konumsal Dönüşüm

Değersel Dönüşüm

Bilgisel Dönüşüm

Süreç

Örnekler

Fiziksel Dönüşüm (UnEkmek, HammadeMamul)

Konumsal Dönüşüm (Ankaraİstanbul, Ulaşım)

Değersel Dönüşüm (TLEuro, MevduatFaiz)

Bilgisel Dönüşüm (Eğitim, öğrenim)

Süreç bileşenleri

http://gorsel.yandex.com.tr/yandsearch?imgexp=1&img_url=www.cnc-machiningparts.com/photo/pl228-machined_components.jpg&tld=com.tr&p=5&text=component&noreask=1&pos=220&rpt=simage&lr=11508

Süreç bileşenleri

Süreci tanımlamak için belirlenirler. Sürecin kimlik kartını oluşturular.

Girdi

Çıktı

Kaynak

Süreç sahibi

Performans Göstergesi

Etkileşim

Kontrol kriteri

Doküman

…

Süreç bileşenleri

Süreç Girdisi

Talep, beklenti ve şartları karşılamak üzere süreçte kullanılan, süreci harekete geçiren ve dönüşüme/değişime uğrayan hammadde, yarı mamul, mamul, hizmet, bilgi, veri, tanımlamalar v.b. özelliklerdir. Girdiler kuruluş içinden veya dışından temin edilir.

Süreç bileşenleri

Süreç Çıktısı

Sürecin bir sonucudur. Girdilerin talep, beklenti ve şartları karşılamak üzere dönüşüme/değişime uğramış ürün, hizmet, v.b biçimidir. Çıktılar, kuruluşun içinden veya dışından olan kullanıcılara sunulur.

Süreç bileşenleri

Kaynak(lar)

Girdilerin çıktılara dönüşümü/değişimi için kullanılan ve herhangi bir dönüşüme/değişime uğramayan genellikle insan, bilgi, makina, teçhizat, zaman, doküman, enerji vb. unsurlardır.

Süreç bileşenleri

Örnek

Bir otomobil servis sürecinin girdi, çıktı ve kaynakları

Süreç bileşenleri

Girdi

Kaynaklar

Çıktı

Süreç bileşenleri

• Otomobil üretim süreci

• Tahsilat süreci

• Satış süreci

• Müşteri şikayet yönetimi süreci

Yukarıdaki süreçlerin Girdi, Çıktı ve Kaynaklarını tanımlayınız.

Grup çalışması

Süreç bileşenleri

Süreç sahibi

Sürecin en üst seviyede yöneten, performansından sorumlu kişi

İnsan Kaynakları Süreci, İK Müdürü

Montaj Süreci, Üretim Müdürü

Süreç çalışanları

Sürecin içindeki faaliyetlerde görev alanlar

İnsan Kaynakları uzmanı

Kaynakçı

Süreç bileşenleri

Çevrim Süresi

Bir sürecin başlangıcı ile bitişi arasında geçen toplam süredir.

Sürecin her tekrarlanmasında çevrim süresi değişebilir.

Çevrim süresinin artmasının nedenleri:

Tekrar edilen işler

Gereksiz işler

Bürokratik işlemler

Süreç bileşenleri

Kontrol kriterleri

Sürecin amaç ve hedeflerine ulaşması için süreç içinde yapılan kontroller

Kontrol yöntemi

Belirtilen kontrolün nasıl, ne zaman ve ne ile yapılacağı

Süreç bileşenleri

Kontrol örnekleri

• Sahaya çıkan futbolcuların krampon kontrolü

• Montaj hattında kumpas ile yapılan boyut kontrolü

• Banka gişe yetkilisinin gün sonu nakit işlem kontrolü

• Sipariş paketlenmeden önce yapılan ağırlık kontrolü

• Sinema girişinde bilet kontrolü

Süreç bileşenleri

Grup çalışması- Kontroller

Aşağıdaki kontrollerle ilgili istenen bilgileri tabloya yazınız.

• Havaalanı girişinde güvenlik kontrolü

• Uçak biniş kapısında biniş kartı kontrolü

• Fırında hamur ustasının hazırladığı hamuru tartması

• Belediye görevlisinin fırındaki ekmeği tartması

• Trafik polisinin hız kontrolü

• Otomotiv üreten firmanın aldığı lastiği girişte kontrolü

• Terzinin bitmiş ceketi müşteriye vermeden önce prova mankeni ile kontrolü

• Otobüs sürücüsünün yola çıkmadan önce far ve lastikleri kontrolü

• Futbol hakeminin maç başlamadan önce oyuncuları sayması

• Muhasebecinin mizan kontrolü

Süreç bileşenleri

Performans kriterleri

Sürecin etkin ve verimli bir şekilde işleyip işlemediği hakkında hüküm verilmesini sağlayan göstergelerdir.

Performans ölçme yöntemi

Belirlenen performans kriterlerinin nasıl ölçüleceğinin tanımlanması, formüle edilmesi

Süreç bileşenleri

Performans göstergeleri

Etkinlik ?

Verimlilik ?

http://gorsel.yandex.com.tr/yandsearch?text=effectiveness efficiency&noreask=1&img_url=espsensor.co.uk/rw_common/themes/i_con_1.1/images/slideshow/brimage2.png&pos=23&rpt=simage&lr=11508

Süreç bileşenleri

 Etkinlik

Planlanan sonuçlara ulaşma derecesi, müşterinin süreçten ne istediği

Gerçekleşen denetim / Planlanan denetim

Üretim miktarı / Planlanan üretim

Zamanında teslimat oranı

Satış hedef gerçekleşme oranı

Verimlilik

Kaynak kullanım oranı, fire, maliyet, yeniden işleme, kapasite kullanım oranı

Kişi başına üretim miktarı

Fire oranı

Birim üretim miktarına düşen enerji harcaması

Süreç bileşenleri

Performans Göstergeleri İçin Hedef Belirleme (SMART İlkesi)

S Belirli (Specific)

M Ölçülebilir (Measurable)

A İddialı, Erişilebilir (Ambitious, Accesible)

R Gerçekçi (Result oriented, Realistic)

T Zaman boyutlu (Time limited)

Süreç bileşenleri

Performans Göstergeleri İçin Hedef Belirleme (SMART İlkesi)

Satışları arttırmak

Satışları çok arttırmak

Satışları %2 arttırmak

Satışları %350 arttırmak

Satışları 2012 yılında 2011 yılına göre %20 arttırmak

Süreç bileşenleri

Grup çalışması- Performans Kriterleri

10.000 m2 alanda portakal üretimi yapıyor ve satıyorsunuz.

Üretim sürecinde etkinlik ve verimliliğe ilişkin 4 adet performans göstergesi bulunuz.

Süreç Performans Tablosunu doldurunuz.

Örnek gerçekleştirme değerleri vererek süreç performansını yorumlayınız.

Süreç bileşenleri

Süreç etk