Speed Creation – Schneller von der Idee zur Umsetzung Matthias Pohle, SCS-CBU-CED-PS Thomas Staudte, SCS-CBU-CED-MCM

28. Februar 2012

Best Experience Team

Swisscom

Schneller von der Idee zur Umsetzung Mit Speed Creation werden Projekte beschleunigt und die Zusammenarbeit gefördert

Datum: Dienstag, 28. Februar 2012 Speaker: Matthias Pohle & Thomas Staudte

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bei

Zielesetzung des Vortrags 3

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Speed Creation am Beispiel Mobile Device Services (MDS)

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E Was wiegt ein Arbeitsleben?

Die Ausgangslage 6

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Zudem haben wir oft eine stark dezentrale

Wissensverteilung. Projektteams setzen sich mit

Vertretern von verschiedensten Fachbereichen und

Standorten zusammen. Dies beides folgert dazu, dass

viel Zeit für Ein- und Umgewöhnung zwischen Projekten

und auch für Reisen aufgewendet werden muss.

Die Folge sind viele Workshops, viele inhaltliche

Wiederholungen, wiederkehrende Verständnisfragen,

wechselnde Delegate und schlussendlich Projekte die

länger dauern als geplant. 5-7 Monate und länger für

einen Anforderungskatalog, statt geplanter 2-3

Projektmitarbeiter arbeiten oft parallel an mehreren

Projekten gleichzeitig. Zudem haben sie

Teammeetings, Weiterbildungen, etc. Pro Projekt steht

Ihnen also nur wenig Ihrer wöchentlichen Arbeitszeit

zur Verfügung.

Pain 1 1

Pain 2 1

Teilprojekt Technik

Teilprojekt Prozesse

Das Problem heute !

Idea Champion

5 %

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100 %

Erfüllungsgrad

Teilprojekt IT

Teilprojekt Goto Market

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Das klingt nach einer coolen Idee. Der Kunde wird es lieben!

Aber was genau bedeutet das für uns; welchen Beitrag sollen wir in unserem Fachbereich für das Projekt liefern?! Heureka! Ich habe eine

Idee und Sie bereits als NABC ausgestaltet

Pain 3 1

Speed Creation

Teilprojekt Technik

Teilprojekt Prozesse

Die Story für Entwicklungsprojekte!

Idea Champion Teilprojekt IT

Teilprojekt Goto Market

Speed Creation

5 %

80 %

100 %

Erfüllungsgrad

Super! Durch die Vorarbeit in der Speed Creation wissen wir nun genau was von uns im Projekt erwartet wird und können die Details abklären und die Machbarkeit sicherstellen! Heureka! Ich habe eine

Idee und Sie bereits als NABC ausgestaltet

In einem kleinen Team setzen wir die Basis für das Projekt und kreieren die high-level Requirements für alle Aspekte der Produktentwicklung

Nicht die Projektziele, aber das Ziel jeder Speed Creation

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Speed Creation - Mobile Device Services Vorbereitung: Auswahl der Teilnehmer

Herausforderungen für den Produktmanager / Auftraggeber - Wer eignet sich als Teilnehmer? - Wer eignet sich als Jurymitglied? - Entscheidung trifft Produktmanager mit

Unterstützung des Moderators Vorgehen bei MDS - Ziel war verschiedene Disziplinen abzudecken:

- Sales-Vertreter (in diesem Fall Presales) - Vertreter Engineering/Operations (Adi) - vor allem Vertreter aus der Business Unit,

die bislang noch keine Berührung zum MDS hatten (Second Level Support (TSI) und den Enduser Support (Micha).

- Vertreter Prozesse, Vertreter CED Mobile - Jury Mitglieder: Management Level,

Personen mit Managed Service Background

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Speed Creation – Mobile Device Services Auswahl der Location

Zusammenarbeitsmodell vs. Werkzeugkasten 12

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Das Zusammenarbeitsmodell beschreibt wie wir als

Menschen in komplexen Projekten effizient zusammenarbeiten können und welche Rollen es dabei gibt.

Der Werkzeugkasten beschreibt was wir dabei in einer

Speed Creation konkret erarbeiten. Welche Methoden werden zur Erarbeitung und Dokumentation genutzt

Ein einfaches Vorgehensmodell braucht einen einfachen Werkzeugkasten

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Die Land-Scape zum Werkzeugkasten ist komplex. Wir haben viele verschiedene Analysen und Methoden. Oft gibt es Redundanzen zwischen einzelnen Tools & Templates. Der Werkzeugkasten ist akademisch wertvoll, aber zu kompliziert für die effiziente Anwendung in einem Wirtschaftsunternehmen. Für die Speed-Creation-Session wurde die Land-Scape daher konsolidiert. Ergebnis ist das neue Template des BC-BRS (inkl. einem Kapitel Projektauftrag). Hier werden die 15 Workshop-Module der Speed-Creation-Session dokumentiert.

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Die Eckdaten zur Speed-Creation

Agendaplan

• Projektvorstellung - Pitch & Feedback

• Workshop I (Ausgangslage)

• Workshop II (Bedürfniss Ziele & Scope)

• Workshop III (Erlösmodell, Kostendach, Zielgruppe & Barriers, SWOT)

• Feedback der Fach Jury

• Recap Day I

• Workshop IV (kommerzielles Angebot, Preismodell, etc.)

• Vorstellung Smart & Small Production

• Workshop V (Use-Case Übersicht)

• Workshop VI (Use-Case Tabellen I)

• Feedback der Management Jury

• Recap Day II

• Workshop VII (sonstige generelle Anforderungen )

• Next Steps im Projekt

• Feedback & Schlusswort

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Fusion Modeling Der gemeinsame Nenner für interdisziplinäre Teams

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Tipps: - Highlevel Use-Cases sind immer die entlang der Kundenerlebniskette (Produkt bestellen, etc…. - Identifikation der Use-Cases zweiter Detaillierungsebene mit offenem Brainstorming - Ausgestaltung der Use-Cases via Spezifikationstabelle (Tabellenstruktur dient einem zielgerichteten

Brainstorming - Use-Cases immer rein aus Kundeninteraktionssicht mit der Firma ls Blackbox beschreiben (eventuell

Kundeninteraktionsguidance zu Hilfe nehmen)

Erfolgsfaktoren 16

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1. Klärung der Erwartungshaltung

2. Customized Speed-Creations

3. Konstruktives, konzentriertes Arbeiten ohne Ablenkung

4. Feedback

5. Interdisziplinäres Team

6. Verantwortung für das BC-BRS

Die WS-Module werden individuell je nach den Bedürfnissen des Projektes zusammengestellt

Wie ist die Ausgangssituation – besteht erst eine grobe Idee oder ist schon klar was das Angebot beinhalten soll, Was soll bis wann erreicht werden - Projektablaufroadmap

Die Teilnehmer sind out-of-office und können sich voll auf den Speed-Creation Modus einlassen

Die Teilnehmer erhalten sofort Feedback zu Ihrer Arbeit von einem anderen Team oder einer kompetenten Jury

Die Speed-Creation setzt sich interdisziplinär zusammen. Ein besonderer Fokus liegt dabei Teilnehmer aus operativen Bereichen (Key-Accounts, Hotline, etc.) einzubinden

Der Lead für das BC-BRS liegt beim CED/M und zwar vor, während und nach der Speed-Creation. Während der Speed-Creation wird der CED/PM zur Moderation und Dokumentation durch die Coaches unterstützt. Es wird direkt im BC-BRS dokumentiert

Speed Creation

Teilprojekt Technik

Teilprojekt Prozesse

Die Story für Entwicklungsprojekte!

Idea Champion Teilprojekt IT

Teilprojekt Goto Market

Speed Creation

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Erfüllungsgrad

Erfolgsfaktoren 18

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1. Klärung der Erwartungshaltung

2. Customized Speed-Creations

3. Konstruktives, konzentriertes Arbeiten ohne Ablenkung

4. Feedback

5. Interdisziplinäres Team

6. Verantwortung für das BC-BRS

Die WS-Module werden individuell je nach den Bedürfnissen des Projektes zusammengestellt

Wie ist die Ausgangssituation – besteht erst eine grobe Idee oder ist schon klar was das Angebot beinhalten soll, Was soll bis wann erreicht werden - Projektablaufroadmap

Die Teilnehmer sind out-of-office und können sich voll auf den Speed-Creation Modus einlassen

Die Teilnehmer erhalten sofort Feedback zu Ihrer Arbeit von einem anderen Team oder einer kompetenten Jury

Die Speed-Creation setzt sich interdisziplinär zusammen. Ein besonderer Fokus liegt dabei Teilnehmer aus operativen Bereichen (Key-Accounts, Hotline, etc.) einzubinden

Der Lead für das BC-BRS liegt beim CED/M und zwar vor, während und nach der Speed-Creation. Während der Speed-Creation wird der CED/PM zur Moderation und Dokumentation durch die Coaches unterstützt. Es wird direkt im BC-BRS dokumentiert

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Die Eckdaten zur MDS Speed-Creation

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• 0915-0945 Begrüssung und Einleitung - Vortstellung des Ablaufs

• 0945-1015 Projektvorstellung - Pitch & Feedback

• 1015-1045 Konsolidierung Feedback und Überarbeitung des Pitch

• 1045-1200 Workshop I (Ausgangslage) Abhängigkeiten • 1200-1300 Gemeinsames Mittagessen

• 1300-1430 Workshop II (Bedürfnisse, Ziele & Scope)

• 1430-1600 Workshop III (SWOT)

• 1600-1700 Vorbereitung Jury-Präsentation

• 1700-1830 Präsentation für die Fach-Jury

• 1830-2000 Apero/zNacht

• 2000-2100 Room to think

• 0915-1000 Wrap up Day.1

• 1000-1200 Workshop IV (kommerzielles Angebot,Preismodell)

• 1200-1300 Gemeinsames Mittagessen

• 1300-1400 Workshop V( Use-Case Übersicht)

• 1400-1630 Workshop VI (Use-Case Tabellen I)

• 1630-1730 Vorbereitung Jury-Präsentation

• 1730-1900 Präsentation für die Management-Jury

• neu: Feedback der Jury direkt konsolidiert und dokumentiert • 1900-2000 zNacht

• 0915-1000 Wrap up Day 2

• 1000-1200 Workshop VII(sonstige Generelle Anforderungen)

• 1200-1300 Gemeinsames Mittagessen

• 1400-1500 Varia

• 1500-1600 Wrap-Up, nächste Schritte

• 1600-1630 Abschluss

Erfolgsfaktoren 20

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1. Klärung der Erwartungshaltung

2. Customized Speed-Creations

3. Konstruktives, konzentriertes Arbeiten ohne Ablenkung

4. Feedback

5. Interdisziplinäres Team

6. Verantwortung für das BC-BRS

Die WS-Module werden individuell je nach den Bedürfnissen des Projektes zusammengestellt

Wie ist die Ausgangssituation – besteht erst eine grobe Idee oder ist schon klar was das Angebot beinhalten soll, Was soll bis wann erreicht werden - Projektablaufroadmap

Die Teilnehmer sind out-of-office und können sich voll auf den Speed-Creation Modus einlassen

Die Teilnehmer erhalten sofort Feedback zu Ihrer Arbeit von einem anderen Team oder einer kompetenten Jury

Die Speed-Creation setzt sich interdisziplinär zusammen. Ein besonderer Fokus liegt dabei Teilnehmer aus operativen Bereichen (Key-Accounts, Hotline, etc.) einzubinden

Der Lead für das BC-BRS liegt beim CED/M und zwar vor, während und nach der Speed-Creation. Während der Speed-Creation wird der CED/PM zur Moderation und Dokumentation durch die Coaches unterstützt. Es wird direkt im BC-BRS dokumentiert

Speed Creation – Mobile Device Services konzentrierter & engagierter Arbeitsmodus

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Video

Erfolgsfaktoren 22

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1. Klärung der Erwartungshaltung

2. Customized Speed-Creations

3. Konstruktives, konzentriertes Arbeiten ohne Ablenkung

4. Feedback

5. Interdisziplinäres Team

6. Verantwortung für das BC-BRS

Die WS-Module werden individuell je nach den Bedürfnissen des Projektes zusammengestellt

Wie ist die Ausgangssituation – besteht erst eine grobe Idee oder ist schon klar was das Angebot beinhalten soll, Was soll bis wann erreicht werden - Projektablaufroadmap

Die Teilnehmer sind out-of-office und können sich voll auf den Speed-Creation Modus einlassen

Die Teilnehmer erhalten sofort Feedback zu Ihrer Arbeit von einem anderen Team oder einer kompetenten Jury

Die Speed-Creation setzt sich interdisziplinär zusammen. Ein besonderer Fokus liegt dabei Teilnehmer aus operativen Bereichen (Key-Accounts, Hotline, etc.) einzubinden

Der Lead für das BC-BRS liegt beim CED/M und zwar vor, während und nach der Speed-Creation. Während der Speed-Creation wird der CED/PM zur Moderation und Dokumentation durch die Coaches unterstützt. Es wird direkt im BC-BRS dokumentiert

Speed Creation – Mobile Device Services Dokumentation: BC-BRS & Info-Video

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Link: BC-BRS

Die Wins – Warum machen wir Speed-Creation-Sessions?

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1. Wir beschleunigen Projekte

2. Wir schaffen ein gemeinsames Verständnis

3. Wir erleichtern die Feasibility und beschleunigen die Realisation

4. Wir fördern die OE-übergreifende Teambildung

Durch die konzentrierte Teamarbeit schaffen wir ein gemeinsames Verständnis und konservieren es in der Dokumentation. Neue Projektdelegates können sich so schneller einarbeiten.

Detailanforderungen, Dokumentationen und Inhalte in 1 Speed-Creation Session, statt in 5-6 langen Monaten. Der 72h Arbeitsmodus beinhaltet ein gutes Zeitmanagement für die Workshops inkl. Vor- und Nachbereitung. Die Delegates schaffen konsequent an einem Thema. So sparen wir Ein- & Umgewöhnungszeiten

Die Fach-Delegates wissen sofort welche Themen sie in Ihrem Teilprojekt weiter vertiefen und analysieren müssen. Rück- & Verständnisfragen «Was wollt Ihr überhaupt machen?» werden massiv reduziert. Die Feasibility kann sich auf Ihre Kernaufgabe konentrieren – die Analyse der Machbarkeit

Die Speed-Creation-Sessions setzen sich interdisziplinär zusammen, idealerweise aus dem Coreteam das später auch operativ mit dem Angebot zu tun hat. Durch den work hard / play hard Ansatz fördern wir die OE-übergreiffende Teambildung jenseits von Silogrenzen

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Zusammenfassung: in a Nutshell 25

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«Die Speed-Creation ist ein neues Konzept zur Steigerung der

Mitarbeiterproduktivität. Wir bringen pro Projekt ein kleines multidisziplinäres

Expertenteam auf, dass 72h ohne Ablenkung an einem Thema arbeitet und dabei

vom Speed-Coach geführt und einer Jury gechallenged wird. Mit diesem Project-

Incubator fördern wir das kreative Potential der Mitarbeiter und beschleunigen

wir Projekte.»

Matthias Pohle (Swisscom Brandgym im April 2010)

„Nachholbedarf gibt es beim Innovations- und Technologiemanagement

und bei neuartigen Konzepten zur Steigerung der Personalproduktivität.“

Artikel über Roland Berger im Portal der WiWo am 17.10.2010 http://www.wiwo.de/unternehmen-

maerkte/roland-berger-vor-neupositionierung-435809/print/

Die Speed Creation liegt damit voll im Trend:

Die Successtory zur Speed Creation bei Swisscom

Feb 2010 Apr i 2010 Dez 2010 >>>timewarp>>> heute

Die Roadmap zur 27

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IST-Analyse

Analyse der Ausgangslage

Werkzeugkasten

Vorgehensmodell

Straffung des Werkzeugkasten und Entwicklung des Vorgehensmodell nach dem Beispiel von Existenzgründer-Workshops

Dualer Prototyp

Dualer Prototyp

Prototyp mit Profile-Switching und MCC-Rel.1

Proof of Concept

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Proof of Concept

Proof of Concept

Proof of Concept

Durchführung von 5 weiteren Speed Creations in 2010

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Speed Creation

Aufbau des Product Development Competence Center. Schulungen & Durchführung von 20 weiteren Sessions. Nutzung von Open Innovation für die ressourcensparende Weiterentwicklung der Methode

Die in Zahlen 28

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- Für 1 Speed Creation braucht es inkl. Coach & Jury ca. 23 Personentage Arbeit

- Durch Speed Creation können wir die Projektlaufzeit ca. 3-6 Monate verkürzen.

- In 20 Monaten wurden 27 Speed Creations durchgeführt und so Einsparungen von knapp 3 Mio CHF realisiert, durchschnittlich etwa 100.00,- CHF bzw. 100 Personentage!

- Bis heute wurden über 600 Personentage für Speed Creations aufgewendet . Dafür wurden NULL interne Ressourcenrequests benötigt. Die Zusammenarbeit und das Commitment erfolgte rein durch die kollegiale Überzeugungskraft der Speed Coaches und die Weiterempfehlung bisheriger Teilnehmer.

Zusätzlich erzielen wir Einsparungen von etwa 20-25% an internen Ressourcen für die Feasiblity & Realisation.

In 3 Tagen auf die Erfolgsspur gebracht! 29

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Kontakt: Thomas.Staudte1@swisscom.com

Die Success-Story von Profile-Switching» - Speed Creation im Frühling 2010 - In 72h wurde ein 80% draft des Business Case

und Business Requirements Set erarbeitet - 7 Monate später war bereits der Prototyp

realisiert - Motiviertes und agiles Projektteam - Gewinner in der Kategorie Best Experience

Design des Swisscom Champion Award 2011

« Ich bin begeistert von der unbürokratischen Zusammenarbeit…Wir haben es geschafft innerhalb den drei Tagen die Idee soweit zu verdichten, dass wir heute

nicht nur grob das Requirements Set haben, sondern auch die Projektorganisation aufsetzen konnten… Ich find`s eine supertolle Sache und bin total begeistert mit

was für einer Energie die Leute bei der Session geschafft haben «

Frank Fitzlaff, Head of CBU-CED-EXD

« Jedes Projekt sollte so gestartet werden»

… einige Stimmen zur Speed-Creation

Urs Schaeppi, Head of CBU

Kolleginnen und Kollegen bei Customer Experience Design haben die 72-Stunden Speed Creation Session eingeführt oder auf gut Deutsch, die Produktentwicklung in drei Tagen. Ein interdisziplinäres, kleines Team erarbeitet in diesem Workshop die Grundlagen, um dem späteren Projektteam den Einstieg in die nächste Phase, in der Machbarkeit und Wirtschaftlichkeit eines Vorhabens geprüft werden, zu erleichtern. Durch die Vorarbeit werden solche Projekte beschleunigt und dank der interdisziplinären Teams auch die OE-übergreifende Zusammenarbeit gefördert.

«Durch die Speed Creation spüren wir in den Projekten einen ganz konkreten Nutzen, welcher es uns erlaubt das Projekt zielgerichteter zu führen und damit auch schneller»

Salvo Vivona, Head Project Mgmt CBU-CED-PJM

„Ich bin von dem Wert von speed creation überzeugt… Ich bin auch der Meinung, dass man eine separate

Moderation braucht…“

Monica Dell`Anna, Head of SME-CED

Marco Dütsch, Head of CBU-CED-ICO

«Guter konstruktiver konzentrierter Einsatz aller Beteiligter zur gleichen Zeit am gleichen Thema.»

(Michael Kauz, Head NIT-DEV-PAD-VAM-CSO)

«Kurz ein Thema auf den Punkt gebracht ! Ein sehr gutes und motiviertes Team – macht

echt Spass mit den Jungs zu arbeiten»

(Alex Buner, Key Account Manager)

«Die konzentrierte und fokussierte Erarbeitung von Lösungsansätzen innerhalb 3 Tagen führt zu

Resultaten für die sonst Monate nötig sind! «

(Patrick Hafner , Global Presales Consultant)

Genau solche Initiativen brauchen wir!

Von HCD zu ECP Führung in virtuellen Teams und Projekten leben Führungskompass von Swisscom mit Führungsprinzipien und Führungsaufgaben 31

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Weiterbildung & Tätigkeit als «Speed-Coach» 32

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Vielleicht Dein persönliches Ziel im Performance Dialog? „Ich werde in 2012 eigenverantwortlich ein bis zwei Speed Creations als Coach begleiten. Dazu gehört es eine interne Schulung zu besuchen und mit dem gelernten aktiv Kollegen in Ihren Projekten zu unterstützen. Interesse?! Dann sprich mit deinem Chef und melde dich via mail an matthias.pohle@swisscom.com

Wie weiter: 16.03. Project Incubation day als ERFA-Event http://scs/?PageId=136568

Ziel des Vortrags erreicht?! 33

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Matthias Pohle

https://www.xing.com/profile/MatthiasMD_Pohle

Thomas Staudte

https://www.xing.com/profile/Thomas_Staudte

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«Scientists tell us that the fastest animal on earth – with a top speed of 120 feet per second – is a cow that has been dropped out of a helicopter» (Dave Barry)