SOP Persiapan Monitoring Dan Evaluasi (MoNev)
-
Upload
ali-abdurrahman-sungkar -
Category
Documents
-
view
329 -
download
7
Transcript of SOP Persiapan Monitoring Dan Evaluasi (MoNev)
Standard Operating Procedure Persiapan Monitoring dan Evaluasi
(MoNev)
PKM Kegiatan Universitas Indonesia 2012
Aturan Umum
Berkas yang harus dipersiapkan untuk proses MoNev antara lain :
1. Logbook
2. IKJP ( Indikator Keberhasilan Jangka Pendek )
3. Laporan Kemajuan
4. Slide presentasi
5. Proposal PKM
6. Produk / prototype
Seluruh berkas dalam bentuk soft copy harus sesuai dengan ketentuan berikut :
a. Margin (4 3 3 3)
b. Font : Times New Roman 12 spasi 1,5.
Aturan Khusus
1. Logbook
Logbook adalah buku harian kegiatan pelaksanaan PKM dengan rincian sebagai
berikut :
a. Buku tulis hard cover ukuran folio
b. Logbook ditulis manual menggunakan tulisan tangan dengan menggunakan pulpen
warna hitam
c. Halaman cover bertuliskan :
Jenis PKM
Tiga kata pertama judul PKM
Nama ketua
Universitas Indonesia
2012
Contoh :
d. Halaman I berisi :
Jenis PKM
Judul lengkap program
Nama ketua
Nama anggota 1 / NPM
Nama anggota 2 / NPM
Nama anggota 3 / NPM
Dst
Nama dosen pembimbing
Universitas Indonesia
Depok
2012
Contoh :
e. Halaman II dan seterusnya berisi tabel dengan deskripsi :
- Tabel berisi sembilan kolom dan jumlah baris yang tidak terbatas.
- Sembilan kolom terdiri atas :
No. Tanggal Kegiatan Pelaksana Tempat Hasil Pengeluaran Ttd
pembimbing
Foto
Keterangan :
No. : adalah nomor urut
Kegiatan : adalah deskripsi aktivitas yang dilakukan kelompok secara
rinci, termasuk alat dan bahan dan cara kerja.
Pelaksana : adalah anggota kelompok yang terlibat dalam kegiatan
(sesuaikan pembagian kegiatan dengan logis)
Tempat : lokasi pelaksanaan kegiatan (laboratorium/nama desa)
Hasil : adalah output dari aktivitas yang dilakukan
Pengeluaran : jumlah dana yang dikeluarkan pada kegiatan tersebut
Ttd pembimbing : cukup jelas
Foto ( jika ada ) : ukuran dan jumlah disesuaikan (foto dicetak menggunakan
kertas HVS)
Tulisan pada gambar
Kegiatan : Wawancara dengan asisten deputi urusan kemitraan dan
jaringan usaha kementrian koperasi dan umkm
Pelaksana : Khaira Al Hafi dan Kartika Nurhayati
Tempat : Kementrian koperasi dan UMKM RI Jalan H.R..Rasuna Said
kav 3-5 kuningan Jakarta
Hasil :
Kebutuhan umkm di Indonesia secara umumdiklasifikasikan menjadi
Faktor Pengembangan Produk dan Bisnis : Suntikan Modal &
Faktor Pemasaran Produk (Marketing) : Sosialisasi Melalui Media
Nasional ataupun Internasional & Kejelasan Segmentasi
Faktor Value Delivery (Distribution) : Area Distribusi & Penguasaan
dan Kepemilikan Teknologi
Pengeluaran : Transportasi : Rp20.000 x 2 orang = Rp 40.000
Konsumsi : Rp10000 x 2 orang = Rp 20.000
Total = Rp 60.000
Tanda tangan dosen pembimbing
Foto Dokumentasi
f. Setiap pengeluaran harus melampirkan kwitansi dengan syarat sebagai berikut :
- Kwitansi diberikan penomoran sesuai nomor urut kegiatan dan ditulis di bagian
muka belakang
- Semua kwitansi dimasukkan dalam satu amplop
- Kwitansi diperbolehkan dalam bentuk cetak print (struk) atau tulis manual.
- Kwitansi dengan pengeluaran lebih dari atau sama dengan satu juta rupiah
menggunakan materai 6000 yang ditandatangani oleh penjual.
2. IKJP (Indikator Keberhasilan Jangka Pendek)
Adalah logbook dalam bentuk hard copy yang lebih sederhana (diketik dalam
format .doc, sesuai aturan umum dan diprint).
IKJP berisi :
- Tabel berisi enam kolom dan jumlah baris yang tidak terbatas.
- Enam kolom terdiri atas :
NO TANGGAL PELAKSANA KEGIATAN Target luaran HASIL TEMPAT
1. 18 Januari
2012
Budi Mempelajari
referensi
Menyelesaikan
tiga literatur
70%
target
terpenuhi
(2
literatur)
perpustakaan
Dst.....
Keterangan :
No. : adalah nomor urut
Kegiatan : adalah deskripsi ringkas aktivitas yang dilakukan kelompok.
Pelaksana : adalah anggota kelompok yang terlibat dalam kegiatan
(sesuaikan pembagian kegiatan dengan logis)
Tempat : lokasi pelaksanaan kegiatan (laboratorium/nama desa)
Target luaran : adalah rencana hasil yang ingin dicapai
Hasil : adalah output dari aktivitas yang dilakukan (presentase
ketercapaian target luaran)
Ttd pembimbing : cukup jelas
3. Laporan kemajuan
Laporan kemajuan dibuat dalam bentuk hard copy (diketik dalam format .doc,
sesuai aturan umum dan diprint). Laporan Kemajuan dibuat maksimum 10
(sepuluh) halaman.
Struktur dasar laporan kemajuan adalah sebagai berikut:
Target Luaran
Merupakan target dari kegiatan yang ingin dicapai atau diharapkan, contoh:
Metode
o Merupakan penjelasan mengenai metode yang digunakan, mulai dari jenis
metode pendekatan pemecahan masalah yang digunakan, batasan, tempat
berlangsungnya kegiatan hingga tahapan-tahapan kegiatan yang telah
dilakukan.
Kemajuan Pekerjaan (sampai saat pemantauan dan evaluasi dilakukan)
o Merupakan estimasi kemajuan pekerjaan dalam persentase berdasarkan
bobot pekerjaan yang telah dilakukan dari bobot total seluruh kegiatan.
Diusahakan kemajuan pekerjaan saat MonEv mencapai >90% jikapun tidak
memungkinkan persentase harus sesuai dengan timeline rencana.
Ketercapaian Target Luaran (dinilai berdasar LogBook dan IKJP)
Permasalahan dan Penyelesaiannya
a) Administratif
Contoh: Kendala yang sering terjadi adalah lambatnya pembuatan surat
pengantar dari kampus ke instansi lain. Untuk mengatasi hal tersebut rencanakan
kunjungan ke instansi dalam jangka waktu ke depan lalu buat surat dalam satu hari
untuk banyak kegiatan yang membutuhkan surat pengantar kampus.
b) Teknis
Contoh: Limbah penambangan emas (tailing) PT. ANTAM Pongkor memiliki
tekstur yang sangat halus menyerupai semen sehingga dalam pengujian analisa
ayak, tidak sesuai dengan zona manapun pada peraturan. Untuk mengatasi hal
tersebut tanpa mengurangi jumlah varian, persentase tailing dalam varian beton di
turunkan menjadi 0%, 10%, 20% dan 30% dengan pertimbangan teksturnya yang
halus sehingga diprakirakan ada persentase optimum penggunaan tailing pada
beton di bawah 30%.
Jumlah cetakan beton 10 x 10 x 50 cm yang tersedia di Laboratorium Uji
Bahan Jurusan Teknik Sipil, Politeknik Negeri Jakarta tidak mencukupi kebutuhan
apabila dalam satu hari dilakukan pengadukan beton untuk 2 varian. Untuk
mengatasi hal tersebut khusus pengujian kuat tarik lentur, jumlah benda ujinya
dikurangi satu sehingga pengulangan eksperimen hanya sebanyak 2 kali untuk tiap
jenis pengujian kuat tarik lentur.
c) Organisasi Pelaksana
Contoh: Jadwal perkuliahan yang padat serta perbedaan waktu luang antar
anggota menjadi kendala dalam rangkaian kegiatan penelitian ini. Untuk mengatasi
hal tersebut informasi mengenai jadwal tiap anggota dikumpulkan untuk nantinya
di cari waktu mana yang dirasakan tidak mengorbankan waktu perkuliahan
sehingga perkuliahan dan penelitian dapat terlaksana beriringan.
Sulitnya berdiskusi antar anggota maupun dengan pembimbing karena jarak
yang jauh serta sempitnya waktu luang dapat diatasi dengan melakukan diskusi
melalui SMS, e-mail ataupun jejaring sosial.
d) Keuangan
Contoh: Dana belum turun sedangkan kegiatan sudah harus mulai dilakukan.
Untuk mengatasi hal tersebut, dana talangan pribadi anggota digunakan hingga
dana turun.
e) Lain-lain
Penggunaan Biaya
Berisi rincian biaya yang digunakan hingga MonEv seperti biaya peralatan dan
bahan, akomodasi, transportasi, konsumsi dan lain-lain.
Laporan Keuangan: besaran dana di pemasukan = pengeluaran
Dokumentasi Kegiatan
Berisikan dokumentasi selama kegiatan dan diberikan keterangan gambar. Jumlah
gambar tidak ditentukan, namun tetap mengingat bahwa halaman maksimum
laporan kemajuan adalah 10 lembar.
4. Slide Presentasi
Presentasi merupakan ajang tim untuk menjelaskan secara utuh progress kegiatan
PKM yang telah dilaksanakan sejak pengumuman PKM didanai hingga waktu
monitoring dan evaluasi.
a. Waktu presentasi 15 menit dan waktu tanya jawab 15 menit. Namun
realisasinya di monev kurang lebih hanya berlangsung selama + 10 menit
dengan waktu tanya jawab dengan juri monev selama + 5 menit.
b. Isi presentasi menjelaskan hal-hal yang dilaporkan pada laporan kemajuan,
yakni:
1. Target Luaran
2. Metode
3. Kemajuan Pekerjaan (sampai saat pemantauan dan evaluasi dilakukan)
4. Ketercapaian Target Luaran (dinilai berdasar LogBook dan IKJP)
5. Permasalahan dan Penyelesaiannya
a) Administratif
b) Teknis
c) Organisasi Pelaksana
d) Keuangan
e) Lain-lain
6. Penggunaan Biaya
7. Dokumentasi Kegiatan
c. Penting!
o Tekankan bahwa progress kegiatan telah mencapai 90%.
- PKM T dan KC harus sudah ada diuci cobakan - PKM K produk harus sudah terjual dan mendapat keuntungan - PKM M harus sudah melakukan pengabdian dan mendapat feedback,
dokumentasi, dll - PKM P harus sudah jalan dan menghasilkan produk sesuai yang tertulis dalam
luaran
o Kegiatan ini memiliki keunikan dan kebermanfaatan lebih dibandingkan
dengan kegiatan yang mungkin sebelumnya telah dilaksanakan pihak
lain.
o Presentasi (slide) dibuat semenarik mungkin (rekomendasi
menggunakan flash / prezi),boleh menggunakan sound dan video proyek
o Hindari istilah yang terlalu rumit karena juri belum tentu sebidang
dengan kita
o Tekankan bahwa biaya untuk penelitian masih bisa dijangkau dan
menggunakan hal sederhana serta mudah diaplikasikan
o Jika memungkinkan membuat Testimoni tanggapan pihak luar, berupa
foto / video terhadap proyek kita
5. Proposal PKM yang telah disusun sebelumnya pada tahap
pengajuan proposal
6. Produk
Sangat dianjurkan untuk dibawa dan ditunjukkan langsung pada juri monev.
Faktor-Faktor Penyebab Kegagalan MoNev yang harus
diwaspadai
• Juri yang heterogen : Upayakan penggunaan bahasa yang sederhana
• Produk belum jadi
• Dana tidak dipergunakan secara maksimal
• Tingkat ketercapaian kurang dari 90 %
• log book Format, isi, administratif, dsb
• Presentasi kurang menarik