Sommaire - ENSGSI-Promo-2013-+La... · L'achat désigne l'acte qui consiste à acquérir un service...

18/01/2013

1

Sources : Guide pratique de la fonction achats et approvisionnements en PME (Hélène Person, Editions Maxima)sGuide des achats et des approvisionnements, Editions Dunod Présentation CGR – ENSGSI 11. Qu’entend-on par achats et approvisionnements ?

2. Les achats, une fonction stratégique1. Les enjeux financiers2. L’impact sur la performance

3. L’organisation de la fonction achats1. Les missions2. La fonction achats dans l’entreprise

4. Le processus achats1. Description2. Analyse des étapes

Sommaire

Présentation CGR – ENSGSI 2

18/01/2013

2

5. Les outils et méthodes de la fonction achats1. L’évaluation du coût global2. La négociation3. La réduction du nombre d’articles / de

fournisseurs4. L’évaluation des fournisseurs

6. Approvisionnement et gestion des stocks1. Le poids financier des stocks2. L’orientation générale de l’approvisionnement3. L’état du stock4. La détermination des objectifs5. Les méthodes d’approvisionnement

Sommaire

Présentation CGR – ENSGSI 31. QU'ENTEND-ON PAR…

ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS ?

L'achat désigne l'acte qui consiste à acquérir un service ou un produit, moyennant une contrepartie financière

� Objectif de la fonction achats : mettre à la disposition des utilisateurs internes de l’entreprise des biens et services acquis à l’extérieur dans les meilleures conditions de prix, délais, qualité et services requis pour l’entreprise et ses clients.

� La fonction achats : rôle d'interface dans l'entrepriseElle doit répondre au mieux et au plus vite aux besoins de ses clients internes (les autres services de l'entreprise), elle a un devoir d’assistance et de conseil. Présentation CGR – ENSGSI 4

18/01/2013

3

1. QU'ENTEND-ON PAR...ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS ?

L'approvisionnement désigne la fonction qui consiste à alimenter les sites de production industriels, elle recouvre les opérations suivantes :

� Le calcul de la quantité à commander et la date à laquelle cette quantité doit être livrée

� Le passage des commandes� Le suivi des livraisons� La gestion des stocks Présentation CGR – ENSGSI 5

2.1 Les enjeux financiers

-Le montant des achats est généralement > 50% du CA

-L'impact des gains d'achats sur le résultat est > à celui d'une augmentation du CA

-Les achats constituent généralement le poste le + important du prix de revient

- Toute réduction du stock constitue un gain financier sensible, si elle ne nuit pas à la réactivité de l'entreprise

2. LES ACHATS, UNE FONCTION STRATÉGIQUE


18/01/2013

4

EXEMPLE : IMPACT DES ACHATS SUR LE RÉSULTAT DE

L’ENTREPRISE – COMPTE D’ORIGINE

Compte de résultat K€ K€ % du CA

Chiffre d’affaires 1000 100 %

Coût matière (achats-appro) 600 60 %

Coût main-d’oeuvre 300 30 %

Autres frais variables 25 2.5 %

Total coûts variables 925 92.5 %

Marge sur coûts variables 75 7.5 %

Frais généraux 50 5 %

Frais financiers 5 0.5 %

Frais fixes 55 5.5 %

Marge nette 20 2 %Présentation CGR – ENSGSI 7EXEMPLE : IMPACT DES ACHATS SUR LE RÉSULTAT DE

L’ENTREPRISE – COMPTE RÉVISÉ

Compte de résultat K€ K€ % du CA

Chiffre d’affaires 1000 100 %

Coût matière (achats-appro) 582 58.2 %

Coût main-d’oeuvre 300 30 %

Autres frais variables 25 2.5 %

Total coûts variables 907 90.7 %

Marge sur coûts variables 93 9.3 %

Frais généraux 50 5 %

Frais financiers 5 0.5 %

Frais fixes 55 5.5 %

Marge nette 38 3.8 %

L’acheteur a obtenu des baisses de prix conduisant à une réduction de 3% sur les coûts matières, soit un gain de 18 k€, la marge sur coûts variables a progressé de 24%, gagner 1% sur les achats équivaut, en terme de marge, à +8% du CA.

8

18/01/2013

5

2.2 L'impact sur la performance

� Apport d'avantages concurrentiels aux produits fabriqués

� Impact sur la qualité du produit final

� La façon de gérer les achats est un gage de performance de l'entreprise pour les clients

� Un rôle décisif dans le développement des services à la clientèle

� Les achats ont un rôle de véhicule de l'image de l'entreprise

2. LES ACHATS, UNE FONCTION STRATÉGIQUE

Présentation CGR – ENSGSI 93. L'ORGANISATION DE LA FONCTION ACHATS

3.1 Les missions

� Satisfaire les besoins internes de l'entreprise

Assister les utilisateurs dans la définition et la formulation de leurs besoins

Consulter et sélectionner les fournisseurs

Négocier tous les aspects de l'achat, formaliser les accords

S'assurer de leur bonne exécution

Régler les litiges éventuels

Assurer la pérennité des sources d'approvisionnement

Transmettre toutes les infos nécessaires aux appros pour l'alimentation du site de production Présentation CGR – ENSGSI 10

18/01/2013

6

3. L'ORGANISATION DE LA FONCTION ACHATS

3.1 Les missions

� Contribuer au profit de l'entreprise

Rechercher le meilleur rapport qualité/service/prix

Réfléchir aux meilleures quantités économiques de commande

Prendre en compte le coût total de l'achat au-delà du prix affiché

Optimiser la charge de travail administratif en réduisant le nombre de fournisseurs et en standardisant les produits achetés


3.1 Les missions

� Apporter de la valeur ajoutée aux produits fabriqués

Prospecter en permanence de nouveaux fournisseurs potentiels

Recueillir toutes les infos sur les marchés fournisseurs

Assurer la gestion des échantillons reçus

Visiter les salons professionnels

Assurer une veille technologique sur les innovations pouvant s'appliquer à l'entreprise

Participer à la conception des nouveaux produits en apportant la connaissance des marchés pour influencer le choix des composants Présentation CGR – ENSGSI 12

18/01/2013

7

3. L'ORGANISATION DE LA FONCTION ACHATS

3.1 Les missions

� Assurer la qualité de ce qui est consommé par l'entreprise

Suivre la performance des fournisseurs

Réaliser des audits fournisseurs


3.2 La fonction achats dans l'entreprise

La fonction achats est amenée à travailler avec beaucoup d'autres fonctions de l'entreprise du fait des missions qui lui incombent.

Le schéma suivant représente les interfaces entre la fonction achats et les autres fonctions.


18/01/2013

8

INTERFACES ENTRE LES ACHATS ET LES AUTRES FONCTIONSAnalyse de la valeurCoûts et délaisVeille technologique Délais et suivi des commandesPrévision et gestion des stocksRéception et contrôle Pièces de rechangeMise en serviceDépannageTransportsIncotermsDouane

NotationHomologationSuivi fournisseursPaiements fournisseursEvaluations financièresMarketingBesoin clientDevis


3.2 La fonction achats dans l'entreprise

� Un rôle fédérateur dans l’analyse des besoinsChaque service de l’entreprise a des besoins d’achats (la production, les services administratifs et financiers, l’informatique…). La fonction achats est transversale, cela lui permet d’analyser les besoins de l’ensemble des services de l’entreprise. Elle contribue à la coordination, la planification et l’anticipation des besoins. La globalisation et la redéfinition des besoins sont les deux principaux leviers de la réduction des coûts.

� Un rôle de négociateur et de contrôleLe rôle des achats est de s’assurer que la commande est conforme et de se prémunir contre toute dérive (qualité, prix, délai, paiement…). En cas de litige, l’acheteur doit être là pour trouver une solution ou un compromis, il est l’interlocuteur privilégié du fournisseur.

� Un rôle d’optimisation des coûtsL’acheteur est en charge de réduire les coûts liés à la consultation, la passation de commande, au suivi (délais, contrôles, réception, paiement, SAV…)

� Un rôle de conseilLa transversalité de la fonction achats l’amène souvent à jouer un rôle de conseil auprès des autres fonctions de l’entreprise qu’elle doit considérer comme ses clients toujours dans un esprit de service.Présentation CGR – ENSGSI 16

18/01/2013

9

4. LE PROCESSUS ACHATS

4.1 Description

Présentation CGR – ENSGSI 174. LE PROCESSUS ACHATS

4.2 Analyse des étapes

4.2.1 : La définition des besoins

Elle est formalisée par le cahier des chargesPar exemple : L’entreprise souhaite renouveler son parc de téléphones portables. Le responsable téléphonie rédige son cahier des charges précisant :- La quantité à commandes- Le type de matériel et les caractéristiques techniques exigées- La qualité et les délais de livraison souhaités- L’enveloppe budgétaire prévue

4.2.2 : Les appels d’offres

Le service achats lance des consultations auprès des fournisseurs potentiels. Les offres sont comparées dans un tableau de synthèse.Présentation CGR – ENSGSI 18

18/01/2013

10

4. LE PROCESSUS ACHATS

4.2 Analyse des étapes

4.2.3 : NégociationElle mène au choix du fournisseur qui propose le produit répondant au mieux aux besoins.

4.2.4 : Passation de la commande et suiviLa commande rappelle le descriptif du produit et les conditions financières et commerciales négociées. Le suivi comprend le contrôle de l’accusé de réception de commande, il permet de vérifier que le fournisseur répond au besoin défini et que les délais de livraison sont respectés. La relance peut être nécessaire pour s’assurer du respect du délai.

4.2.5 : Réception, contrôle et facturationA la livraison, on vérifie la conformité à la commande (quantité, qualité…). Un bon de réception est transmis à la comptabilité pour contrôle de la facture par rapport à la commande avant paiement.195. LES OUTILS ET MÉTHODES DE LA FONCTION

ACHATS

5.1 L’évaluation du coût global

5.1.1 Le coût facturé

�Le prix d’achat�Le prix des outillages, pièces de rechange, accessoires…�Le coût de mise à disposition (conditionnement, emballage, transport,

assurances…)

5.1.2 Le coût d’acquisition = coût de passation de commande

�Le coût du temps passé�Le coût d’utilisation des appareils�Le coût des documents et fournitures Présentation CGR – ENSGSI 20

18/01/2013

11

5. LES OUTILS ET MÉTHODES DE LA FONCTION

ACHATS

5.1 L’évaluation du coût global

5.1.3 Le coût de possession

� Les frais de stockage� Les pertes sur stock� Les frais financiers

5.1.4 Le coût de non qualité

5.1.5 Le coût de destruction

Présentation CGR – ENSGSI 21Exemple de coût global

Une entreprise consomme chaque année 1000 articles A, d’un prix unitaire rendu HT de 300 €.Son coût d’acquisition est de 100 € par commandeSon coût de possession représente 20% de la valeur d’achatL’entreprise passe 4 commandes par anSon fournisseur propose une remise de 5% si livraison en une fois. A-t-elle intérêt ou non à accepter la proposition ?

�Cas 1 : 4 commandes par anPrix d’achat rendu HT = 1000 x 300 € 300 000 €Coût d’acquisition = 4 x 100 € 400 €Valeur moyenne du stock (1000/4)/2 = 125 piècesCoût de possession = (125 x 300 €)x20% 7 500 €Coût total = 307 900 €

�Cas 2 : 1 commande par anPrix d’achat rendu HT = 1000 x 285 € 285 000 €Coût d’acquisition = 1 x 100 € 100 €Valeur moyenne du stock 1000/2 = 500 piècesCoût de possession = (500* x 285 €)x20% 28 500 €Coût total = 313 600 € 22

18/01/2013

12


ACHATS

5.2 La négociation

5.2.1 L'état d'esprit

L'acheteur doit instaurer un climat positif, coopératif et de confiance grâce à :

�La courtoisie de son accueil�L'écoute et le respect du fournisseur�La prise en compte de ses contraintes�Son objectivité�Son honnêteté�Sa façon de ne pas imposer son point de vue

Il doit aussi, avec finesse, faire sentir au fournisseur qu'il est mis en concurrence, que sa proposition ne donne pas entière satisfaction, que l'acheteur n'est pas dépendant de lui. Présentation CGR – ENSGSI 235. LES OUTILS ET MÉTHODES DE LA FONCTION

ACHATS

5.2 La négociation

5.2.2 Le déroulement de la négociation

Il comprend 3 phases : connaître, convaincre, conclure

Connaître = savoir quel est le pouvoir de décision du vendeur et quelles sont ses motivations et celles de son entreprise

Convaincre = commencer par les points positifs de l'offre du vendeur, les aspects les + délicats sont abordés par la suite, ne pas perdre dans la négociation de détails, ne pas révéler dès le départ ses points de désaccord au vendeur, argumenter solidement chaque requête, vendre son entreprise (potentiel achat, fidélisation, paiement rapide, évolution du CA, solvabilité...) et enfin faire des concessions sur les points secondaires afin d'obtenir un accord sur les points essentiels Présentation CGR – ENSGSI 24

18/01/2013

13


ACHATS

5.2 La négociation

5.2.2 Le déroulement de la négociation

Conclure = L'acheteur doit conclure avant que le vendeur ne lui demande d'autres concessions, il résume à son interlocuteur tous les points convenus, il doit faire ressortir le fait que chacune des parties est gagnante, une confirmation écrite devra être rédigée et adressée au vendeur. Présentation CGR – ENSGSI 255. LES OUTILS ET MÉTHODES DE LA FONCTION

ACHATS

5.3 Réduction du nombre d'articles et de

fournisseurs

Action de l’acheteur : pas uniquement sur les prix mais également sur les frais administratifs consacrés à la gestion des achats.

5.3.1 Réduction du nombre d'articles achetés

Les avantages :- diminution du stock, l'immobilisation financière et les frais de gestion de stock sont réduits- le nombre de commandes passées diminue- simplification des réceptions et règlement des factures- négociation sur moins d'articles mais pour une quantité supérieure

La méthode : vérifier avant toute création qu'un article similaire n'existe pas déjà, réfléchir à l'interchangeabilité des articles existants et proposer des substitutions Présentation CGR – ENSGSI 26

18/01/2013

14


ACHATS

5.3 Réduction du nombre d'articles et de

fournisseurs

5.3.2 La réduction du nombre de fournisseurs

Les avantages :- Suivi des fournisseurs renforcé- Implication + forte de certains fournisseurs dans l'entreprise- Baisse du nombre de commandes passées et de factures traitées- Gestion des dossiers et fichiers fournisseurs simplifiée

La méthode : Cibler les fournisseurs B et C, identifier les secteurs où l'entreprise peut réduire le nombre de fournisseurs sans créer de dépendance vis-à-vis d'un fournisseur unique, conserver les fournisseurs les + performants. Présentation CGR – ENSGSI 275. LES OUTILS ET MÉTHODES DE LA FONCTION

ACHATS

5.4 L'évaluation des fournisseurs

Elle passe par la mesure des performances des fournisseurs, elle permet de vérifier que les fournisseurs respectent bien leurs engagements. Elle concerne en priorité les fournisseurs stratégiques (fournisseurs A) ou des fournisseurs avec lesquels l'entreprise rencontre des problèmes.

Les critères d’évaluation :

Qualité (niveau de la qualité, régularité de la qualité)Prix (niveau de prix // la concurrence, stabilité des prix, délais paiement)Délai (délai moyen, respect des délai)Service (SAV, réactivité en cas de dépannage, rigueur dans la gestion administrative : AR, BL, factures...) Présentation CGR – ENSGSI 28

18/01/2013

15


ACHATS


La méthode d'évaluation :

Les critères déterminés sont évalués de 1 à 5, par exemple, ci-dessous, représentation graphique de la performance du fournisseur A par rapport au niveau exigé par l'entreprise :

0

1

2

3

4

5Qualité

Constance de la qualité

Prix/concurrence

Stabilité des prix

Délai moyen

Respect des délais

Réactivité dépannage

Rigueur administrative

Note

ObjectifPrésentation CGR – ENSGSI 295. LES OUTILS ET MÉTHODES DE LA FONCTION

ACHATS


Le diagramme :

0 1 2 3 4 5 6

Qualité

Constance de la qualité

Prix/concurrence

Stabilité des prix

Délai moyen

Respect des délais

Réactivité dépannage

Rigueur administrative

Objectif

Note


18/01/2013

16

6. APPROVISIONNEMENT ET GESTION DES

STOCKS

6.1 Le poids financier des stocks

Le coût du stock comprend :- les frais financiers dus à l'immobilisation financière (env. 7 à 8% par an)- Les risques de perte (accidents de manutention, dégradations au cours du stockage, disparitions, obsolescences dues aux évolutions techniques ou modifications...)- Les frais d'assurance calculés en fonction du montant du stock- Les frais liés à l'existance du magasin (magasinier, matériel de manutention, surface de stockage...)

On considère que le stock coûte chaque année 20% de sa valeur moyenne. Le taux de détention moyen en PMI est de 15 à 20%.Par ex. : Une entreprise dispose d'un stock permanent d'environ 150 000 €, son coût de stockage est chaque année de 20% soit 30 000€.Présentation CGR – ENSGSI 316. APPROVISIONNEMENT ET GESTION DES

STOCKS

6.1 Le poids financier des stocks

Par ex. : Une entreprise dispose d'un stock permanent d'environ 150 000 €, son coût de stockage est chaque année de 20% soit 30 000€.

Toute réduction du stock génère une économie d'environ 20% du montant de la réduction du stock.

Par ex : Si l'entreprise parvient a réduire son stock à 100 000 €, il ne lui coûte plus que 20 000 € chaque année (100 000 € x 20%), elle réalise donc une économie de 10 000 € (30 000 € -20 000 €).


18/01/2013

17


STOCKS

6.2 Orientation générale de l’approvisionnement

Elle se définit selon deux critères :

-Le taux de service : c’est le nombre de produits livrés / le nombre de produits demandés.Il devra s’approcher au maximum de 100%

-Le niveau de stock : il doit être le plus bas.

L’idéal étant de mettre en place un système qui permette à la fois de réduire le stock et de maintenir un taux de service élevé.

Présentation CGR – ENSGSI 336. APPROVISIONNEMENT ET GESTION DES

STOCKS

6. 3 L’état du stock

Afin de pouvoir fixer des objectifs clairs, il faut connaître les caractéristiques du stock :

-La valeur moyenne du stock : si cette valeur sur l’année est relativement constante, on pourra prendre comme moyenne du stock sa valeur à l’instant « t ». Sinon on prendra comme référence le niveau de stock au dernier inventaire.

-Le nombre de jours de stock : c’est le rapport entre la valeur moyenne du stock et la consommation annuelle de matières := (Valeur du stock / Conso d’une année) x 360 jours

-Le taux de rotation : c’est l’inverse du nombre de jours := Conso d’une année / Valeur du stock Présentation CGR – ENSGSI 34

18/01/2013

18


STOCKS

6. 4 La détermination des objectifs

Ces objectifs sont suivis au moyen d’un tableau de bord, ils pourront concerner : la valeur du stock global, la valeur du stock pour certaines familles, la rotation ou le nombre de jours du stock, le taux de service.

-Le taux de service: = nombre de produits livrés / le nombre de produits demandés

A défaut il peut être exprimé en nombre maximum de ruptures, par ex. Niv 1 autorisé, 2 pas plus de 10 fois/an… 4 interdit :

Niveau 1 : Rupture de stock sans conséquence pour la productionNiveau 2 : Rupture de stock nécessitant un dépannage en urgence

auprès d’un fournisseur ou confrèreNiveau 3 : Rupture de stock nécessitant une modification du

planning de productionNiveau 4 : Rupture de stock entraînant un arrêt de la production


STOCKS

6. 5 Les méthodes d’approvisionnement

� Le recomplètement périodique : on détermine une périodicité de passage des commandes et un niveau de recomplètement du stock. A chaque date d’appro fixée, on commande la quantité correspondant entre le stock actuel et le niveau de recomplètement

�Le stock minimum : on commande lorsque le stock atteint un seuil, la quantité à commander est fixée à l’avance

�Le MRP : Material Requirement Planning = planning des composants nécessaires. La méthode est basée non plus sur le niveau de stock actuel ou l’historique des consommations. On approvisionne ce dont on a réellement besoin, il faut connaître ses besoins futurs de produits finis et la décomposition de chacun des produits finis en sous-ensembles et composants achetés.Présentation CGR – ENSGSI 36

18/01/2013

19

Présentation CGR – ENSGSI 37Avez-vous des questions ?a

Merci de votre attention !

Sommaire - ENSGSI-Promo-2013-+La... · L'achat désigne l'acte qui consiste à acquérir un service...

Documents

Transcript of Sommaire - ENSGSI-Promo-2013-+La... · L'achat désigne l'acte qui consiste à acquérir un service...