Soluzioni per la gestione dei processi documentali:Synergy e l'amministrazione digitale, Improve e i...
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DocFlow e Microsoft – 3 febbraio 2010
GESTIONE DOCUMENTALE E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA: normativa e soluzioni tecnologiche
SOLUZIONI PER LA GESTIONE SOLUZIONI PER LA GESTIONE DEI PROCESSI DOCUMENTALIDEI PROCESSI DOCUMENTALIDEI PROCESSI DOCUMENTALIDEI PROCESSI DOCUMENTALI
••Synergy e l’amministrazione digitaleSynergy e l’amministrazione digitale••Synergy e l amministrazione digitaleSynergy e l amministrazione digitale••Improve e i processi collaborativiImprove e i processi collaborativi
Maurizio Savoca – Partner
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3 Febbraio 2010 DocFlow e MicrosoftSOLUZIONI AGILI PER IMPRESE AGILI
www.docflow.com
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3 Febbraio 2010 DocFlow e Microsoft
le organizzazioni conducono quasi il 97%le organizzazioni conducono quasi il 97%delle comunicazioni tramite email
In media spendiamo circa il 40% del nostro tempo lavorativo a gestirenostro tempo lavorativo a gestire documenti
l’email è accettata come conferma scritta di approvazioni oppure di ordini nel 79% delle organizzazioni
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3 Febbraio 2010 DocFlow e Microsoft
Fonte: Gartner
Fonte:Fulcrum Research
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3 Febbraio 2010 DocFlow e Microsoft
+ 200% for yearFonte:Forrester
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• 15% ‐ 35 % del tempo per ricerched l d ll l• Meno del 50% delle volte con successo
• Il 15% delle volte si duplica il risultato
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3 Febbraio 2010 DocFlow e Microsoft
“Il 71% dei “knowledge worker” gpreferisce cercare le informazioni sul web anziché nei sistemi interni”
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+50% dei processi aziendali+50% dei processi aziendali
• Livellamento• Disordine• Ridondanza
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3 Febbraio 2010 DocFlow e Microsoft
Indefiniti Non Formalizzati Standardizzati Monitorati Ottimizzati
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>50%
Indefiniti NonFormalizzati Standardizzati Monitorati Ottimizzati
<50%<50%
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3 Febbraio 2010 DocFlow e Microsoft
50% of i ti
Not sure what SharePoint is;
3%Using MOSS;
organizations polled are using or implementing
SharePoint N l 35%
16%
+ 12% with plansNo plans; 35%Using WSS; 8%
Implementating now; 17%
Plans in next 12-18 months;
13%
Use SharePoint 2003; 9%
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3 Febbraio 2010 DocFlow e Microsoft
ECM does NOT = Product or TechnologyECM does NOT Product or Technology
“Half of Content Management succes has nothing to do with Tecnology”Gartner
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3 Febbraio 2010 DocFlow e Microsoft
Il giusto mix di tecnologie
Portals
D t
Archivingservices
Criptography servicesDocument
managementCollaboration
Workflow
y se ces
DRMPapercapture
ERP Integration
BPMBPM
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ECM = Enabling CollaborationECM Enabling Collaboration
“ECM is about solving business problems and has a dramatic impact on the organization and its people”
Gartner
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3 Febbraio 2010 DocFlow e Microsoft
Gartner
Metodologia del prototipo incrementaleMetodologia del prototipo incrementale
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3 Febbraio 2010 DocFlow e Microsoft
ClientiDipendenti
Impresa
Intimità(intranet)
Ufficialità(internet)
Impresa
Fornitori
( )
Fornitori
Confidenzialità(extranet) Azienda Rete
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Dipendenti Clienti
Ufficio Posta
Altra origine
Ufficio PostaProtocollo
Altra origine
Portale Acquisti
Fornitori
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3 Febbraio 2010 DocFlow e Microsoft
• ROI
• Efficienza
Le soluzioni di ECM• Efficienza
• Processi ad Hoc
• Ottimizzazione
• Flessibilità
• Distribuito
• Customer Service
• Miglioramento
• Customer Service
• Miglioramento
• Compliance
• Governance• Digital account
• Contract management
• Processi Dinamici
• Collaborazione
• Agilità
• Processi Dinamici
• Collaborazione
• Agilità
• Processi Standard
• Sicurezza
• Rigidità
Contract management
• Correspondence
management
• Regulatory• Agilità
• Diffuso
• Agilità
• Diffuso
• Rigidità
• Centralizzazione• CRM Solutions
• HR Process
• ….
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0% 5% 10% 15% 20% 25%
Improve efficiency Costs,
Compliance
Optimize business processes Compliance
Mitigate risk
Improve customer service Customer Service
Reduce costs
Faster turnaround/Improved response
Competitive advantage
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60%
40%
50%
30%
40%
Cost/EfficiencyCompliance/Risk
10%
20%Customer Service
0%
10%
2004 2005 2006 2007 2008 20092004 2005 2006 2007 2008 2009
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1. Synergy e l’amministrazione digitale
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3 Febbraio 2010 DocFlow e Microsoft
DB ServerWeb Services
J2EE/COM/.NET
ERP and LegacySystems
Collaborative Systems
J2EE/COM/.NET
Microsoft Sharepoint
Integrazione e supporto a processi esterniPaper/ Fax
Office & Productivity
Web Application
OrganizzazioneProcessoCompliance
Cattura e Trasformazione
Accesso e Distribuzione
A hi i i C i
ProductivityTools
Dispatcher
Archiviazione e Conservazione
Crittografy& DRM Conservazione
Sostitutiva
Archiving &RecordM
eDocuments
ERP/Legacy Clients
Sostitutiva Management
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3 Febbraio 2010 DocFlow e Microsoft
tratto da studio Arthur D. Little
Costo totale: € 13,80Fattura Passiva
CSCS
RicezioneP t
DataE t
VerificaF tt
Pagamento Archivio GestioneP t
1 2 3 4 5 6
CSCS
Posta Entry Fattura Post
0,9€ 1,4€ 5,4€ 2,8€ 1,5€ 1,8€
Costo totale: € 8,00‐ 9,50Fattura Attiva
CSCS
Redazione Spedizione Gestionei
Archivio Richieste eC i
Tesoreria
1 2 3 4 5 6
CSCS
Fatturap
Incassi Contenzioso
0,3€ 1,2€ 0,5 ‐ 2,0€ 0,8€ 3,2€ 2,0€
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- Stampe
- Classificazione
A hi i i
Archivio
- Archiviazione
- Ricerca ±5%0,8-1,5 €
- Duplicati
Spazio fisico
±5%- Spazio fisico
- Distruzione
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tratto da studio Arthur D. Little
Costo totale: € 13,80Fattura Passiva
CSCSFEFEFEFE
RicezioneP t
DataE t
VerificaF tt
Pagamento Archivio GestioneP t
1 2 3 4 5 6
CSCSFEFEFEFE
Posta Entry Fattura Post
0,9€ 1,4€ 5,4€ 2,8€ 1,5€ 1,8€
Costo totale: € 8,00‐ 9,50Fattura Attiva
CSCSFEFE
Redazione Spedizione Gestionei
Archivio Richieste eC i
Tesoreria
1 2 3 4 5 6
CSCSFEFE
Fatturap
Incassi Contenzioso
0,3€ 1,2€ 0,5 ‐ 2,0€ 0,8€ 3,2€ 2,0€
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TERMINI DI PAGAMENTO FATTUREGERMANIA 30 – 60 gg ITALIA 60-90 ggGERMANIA 30 60 gg ITALIA 60 90 gg
RITARDIRITARDIGERMANIA 9 gg ITALIA 17 gg
CONTESTATE1 su 5
SQUADRATURESQUADRATURE1 su 10 soffre di incongruenze F-O-B
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tratto da studio Arthur D. Little
Costo totale: € 13,80Fattura Passiva
CSCSFEFEFEFE WFWF WFWF
RicezioneP t
DataE t
VerificaF tt
Pagamento Archivio GestioneP t
1 2 3 4 5 6
CSCSFEFEFEFE WFWF WFWF
Posta Entry Fattura Post
0,9€ 1,4€ 5,4€ 2,8€ 1,5€ 1,8€
Costo totale: € 8,00‐ 9,50Fattura Attiva
CSCSFEFE WFWF WFWF WFWF
Redazione Spedizione Gestionei
Archivio Richieste eC i
Tesoreria
1 2 3 4 5 6
CSCSFEFE WFWF WFWF WFWF
Fatturap
Incassi Contenzioso
0,3€ 1,2€ 0,5 ‐ 2,0€ 0,8€ 3,2€ 2,0€
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Un processo ad esempio: Ve.Fa.33
Data-Entry CorrezioneA valle della fase di OCRè possibile effettuare unafase di correzione dei datinon riconosciuti dall’OCR(circa il 20%) L’ERP
44OCR Fatture
I principali campi dellafattura vengonoriconosciuti da unospeciale “motore OCR” ingrado di riconoscere i
33Scansione Massiva
I lotti vengono scansiti con specialiscanner da 20-50 pagine al minutoin grado di leggere i separatoriautomaticamente. Alla fine delprocesso vengono riposte in una
22Preparazione FattureVengono aperte le buste,raccolte le fatture e separatel’una dall’altra con barcode ofogli separatori speciali sino aformare lotti di documenti
11
(circa il 20%). L ERPvalida i dati inseriti
grado di riconoscere icampi senza un trainingspecifico.
processo vengono riposte in unascatola per lo stoccaggio
formare lotti di documenti
+
88 5577Conservazione Sostitutiva
Generazione di CD/DVD conformialle normative Italiane sullaConservazione. Le fatturecartacee possono essere distrutteo remotizzate
88Pre-Booking Workflow
Fase di workflow per laraccolta dei dati contabili edelle autorizzazioni prope-deutiche alla registrazionecontabile
55Registrazione Contabile
Registrazione contabile suERP automatizzata coninserimento automatico deicampi e collegamentoall’immagine della fattura
66Post-Booking WorkflowFase di workflow successivoalla registrazione contabile perla raccolta delle autorizzazioneallo sblocco del pagamento egestione delle anomalie
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o remotizzate contabileall immagine della fatturagestione delle anomalie
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3 Febbraio 2010 DocFlow e Microsoft
Amministrazione, Finanza e Controllo
AmministrazioneFinanzaControllo AFC 1: Automazione del Ciclo Passivo per carta/EDI
Sistema avanzato di “paper capture” con OCR senza necessità di training dei modelli –WorkFlow per le fasi di registrazione/correzione/approvazione – Integrazione stretta
Personale e Organizzazione
Approvvigio‐
WorkFlow per le fasi di registrazione/correzione/approvazione Integrazione strettacon SAP – supporto ai sistemi di Misurazione e Billing
AFC 2: Implementazione della “Fatturazione Elettronica” passivaAbilitazione del canale XML/PDF/portale in ingresso – Flussi XML di Enel Distribuzione –Flussi con i Distributori Locali multicanale (portale,Ftp,eMail) e multiformatoApprovvigio
namenti
(p , p, )(PDF,XML,AFP) – Portale per i fornitori per compilare on‐line la fattura dai dati contabili
AFC 3: Conservazione SostitutivaConservazione sostitutiva a norma CNIPA per Fatture, Ordine, DDT, Scritture Contabili– Produzione di CD autoconsultanti ‐ Effettuabile in house o in modalità serviceCustomer
AFC 4: Fatturazione Elettronica Attiva verso privati e P.A.Invio delle fatture attive in XML e/o PDF firmate digitalmente con scheda hardwareHSM (Hardware Security Module) ‐ Soluzione “compliant” alla normativa europea sullafatturazione elettronica – Fatturazione verso la P.A. secondo i dettami delle Finanziaria2007 i l i i
Service
2007 e circolari successive
AFC 5: Gestione Scritture ContabiliArchiviazione di tutte le scritture automatiche prodotte dall’ERP, Notifica a lista didistribuzione, Annotazioni on‐line, inibizione a stampa massiva, ricerca a testoliberolibero
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Personale e OrganizzazioneAmministrazioneFinanzaControllo
HR 1: Gestione elettronica del Dossier DipendentiGenerazione automatica delle cartelle a partire dalle matricole SAP con allineamentodei dati (CID, Cognome, Nome, Codice Azienda, Sede Lavoro, Referente HR) ‐ Completa
i d ll i d ll l d ll i i di l 50 i l i diPersonale e Organizzazione
automazione della generazione, della raccolta e della emissione di oltre 50 tipologie didocumenti componenti la Cartella del Dipendente
HR 2: Cedolino on‐lineArchiviazione con crittografia dei documenti riservati del personale: Cedolini, CUD ePresenze – Notifica, distribuzione ed accesso da parte del personale a Cedolino PDF –Conservazione sostitutiva Integrato con SAP HRApprovvigio‐ Conservazione sostitutiva – Integrato con SAP HR
HR 3: Note spese, Ferie e PermessiAutomazione dei processi di Nota Spese con gestione del recupero IVA su fatture vittoed alloggio. Processo elettronico Ferie e Permessi con gestione di moduli OCR peroperai ed integrazione con SAP HR per inserimento automatico
ORG 1: Gestione della Corrispondenza
Approvvigionamenti
Customer ORG 1: Gestione della CorrispondenzaSistema di “correspondence tracking” per documenti cartacei, posta elettronica e fax ‐Gestione dell’organigramma aziendale ‐ Gestione processi documentali ‐ Firmaelettronica, crittografia e PEC
ORG 2: Improve: Compliance & GovernanceSoluzione a supporto della creazione ed archiviazione dei documenti relativi a
Service
Soluzione a supporto della creazione ed archiviazione dei documenti relativi aprocessi delle aziende regolamentate – Regolamenti interni, di settore,adempimenti normativi
ORG 2: Affari Legali ed IstituzionaliTracciamento dei contatti a livello istituzionale (attività influenzatorie) congestione dell’agenda di gruppo, stato di avanzamento di unagestione dell agenda di gruppo, stato di avanzamento di unarichiesta/emendamento – Risposte ufficiali alle richieste dell’autorità europee ‐Archiviazione delle normative e dei regolamenti italiani e europei ‐ Gestionedei flussi relativi alle attività controllate
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ApprovvigionamentiAmministrazioneFinanzaControllo APPR 1: Gestione Pratica acquisti
Completa automazione della generazione, della raccolta e dellai i di lt 10 ti l i di d ti l il iPersonale e
Organizzazione
emissione di oltre 10 tipologie di documenti con la compilazioneautomatica della pratica – Segue lo stato del processodall’assegnazione del Buyer all’emissione degli ordini inviandoremainder e notifiche via email– Sistema avanzato per l’invio fiaemail/fax e la riconciliazione dei documenti ritornati con scanner eApprovvigio‐ /barcode - Executive Dashboard con valore gestito per buyer, statodelle lavorazioni – Integrazione con SAP e SAP SRM
APPR 2: Qualifica FornitoriCustomer
Approvvigionamenti
Gestione del processo di raccolta automatizzata dei documentirichiesti a seconda della categoria merceologica. Processo internodi verifica della documentazione e della qualifica.
Service
APPR 3: Emissione Richiesta d’AcquistoGestione del processo di emissione ed approvazione interna di unaRDA. Archiviazione dei documenti generati
APPR 4: Emissione Ordini di acquistoGestione del processo di emissione ed approvazione interna di unordine al fornitore, firma elettronica per l’autorizzazione, invio inelettronico al fornitore . Archiviazione dei documenti generati
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g
Customer Service
AmministrazioneFinanzaControllo CRM 1: Gestione documenti del CRM
Opera sia stand‐alone che combinato con sistemi SAP e Siebel CRM – Gestione dei Contratti e di tutta la documentazione della Clientela – Processi imposti dall’Autorità
Personale e Organizzazione
pGarante (Qualità Commerciale, legge 231/2001, delibere 333, 40) ‐ integrazione con SAP ISU
CRM 2: Automazione emissione ContrattiGestione del ciclo di emissione della documentazione di contratto e la conseguente
l di il i d l li P ll i i iApprovvigio‐ raccolta di quanto compilato e sottoscritto dal cliente – Protocollazione automatica via Barcode – integrazione con SAP ISU
CRM 3: In‐Order multi‐canaleGestione dell’in‐order multi‐canale per i contratti di fornitura – Emissione di moduli PDF di contratti di sottoscrizione in modalità controllata – compilazione on‐line o off‐
Approvvigionamenti
Customer PDF di contratti di sottoscrizione in modalità controllata compilazione on line o offline del contratto da parte dell’agente ed invio via email al CRM – Archiviazione automatica del contratto e passaggio dati al Siebel per l’apertura della posizione
Service
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2. Docflow Improve e i processi collaborativi
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• E‐mail• Moduli Cartacei
>50%Moduli Cartacei
• Moduli Office
Indefiniti NonF li ti Standardizzati Monitorati Ottimizzatide t Formalizzati
<50%• ERP• BPMBPM• Legacy
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Perché no?Perché no?
Le procedure sono in continua evoluzioneRichiede strumenti usabili e flessibiliRichiede strumenti usabili e flessibiliLe procedure organizzative non sono assimilabili ad un modello genericoAlto contenuto di informazioni destrutturate (documenti)
Ma soprattutto…
Perché non totalmente prevedibili
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Azione
Doc Doc
Nuova SOPFormazione
CorrettivaFormazione
Doc Doc
Gestione reclami
Doc
Ufficio legale
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Ufficio legale
Azione
Doc Doc
Nuova SOPFormazione
CorrettivaFormazione
Doc Doc?
Doc
Ufficio legale
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Ufficio legale
Concatenare processi
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Concatenare processi
•Folder•Template•Bookmark
•Validazione formato•Firma elettronica•Marcatura temporale•Watermark•DRM•DRM•…
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Comunicare utilizzando “cartelle di pratica” e flussi elementari di approvazione
All’occorrenza (non conformità) o su pianificazione (Audit 231)
Allegare in qualsiasiAllegare in qualsiasi momento allegati o moduli elettronici
T i i dTracciare in modo rigoroso gli step di processo (Audit Trail).Conservare le
Usare outlook solo come strumento Ottenere To Do
Conservare le evidenze elettroniche
di notificapersonali e di gruppo
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To DoStrutturati
Flusso di lavoro
C t ll di “ ti ”Cartella di “pratica”Con matrice documenti obbligatori
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Piattaforma di lavoro in modalità pushPiattaforma di lavoro in modalità push
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Maurizio Savoca ‐ PARTNERgrazie
EMAIL: [email protected]: 02 57 50 33 66
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3 Febbraio 2010 DocFlow e Microsoft
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