SolarPlexus IT-strategi AB · Web viewProtokollet öppnas i MS Word. Rulla ner protokollet till...
Transcript of SolarPlexus IT-strategi AB · Web viewProtokollet öppnas i MS Word. Rulla ner protokollet till...
Lex2 handbok
Version: 1.0
Sekreterare
Datum 2014-01-15
Lex2 handbokSekreterareVersion 1.0
Innehållsförteckning
1.Inledning3
1.1Sammanträde i Lex3
1.2Sammanträdesprocessen3
1.3Sammanträdeskort4
1.4Tillgängliga enheter för sammanträden5
1.5Uppdelning av handboken6
2.Skapa sammanträde7
2.1Lathund - Skapa flera sammanträden7
2.2Lathund - Skapa ett sammanträde12
3.Ändra uppgifter på ett sammanträde16
3.1Lathund - Ändra uppgifter på ett sammanträde16
4.Före sammanträdet20
4.1Inledning20
4.2Lathund – Lägg till en sammanträdespunkt20
4.3Lathund – Lägg till flera sammanträdespunkter23
4.4Lathund – Koppla handlingar till sammanträdespunkt25
4.5Lathund – Ändra ordning på sammanträdespunkter31
4.6Lathund – Ändra ordning på sammanträdespunkter (per punkt)33
4.7Lathund – Ta bort sammanträdespunkt35
4.8Lathund – Skapa kallelse37
4.9Lathund – Registrera handlingar i utskicket42
4.10Lathund – Publicera sammanträde45
5.Under sammanträdet46
5.1Lathund – Lägg till deltagare46
5.2Lathund – Ta bort deltagare49
5.3Lathund – Redigera beslutstext50
6.Efter sammanträdet52
6.1Lathund – Skapa paragrafnummer52
6.2Lathund – Skapa protokollshandling55
6.3Lathund – Justera protokoll och uppdatera protokollshandling60
6.4Lathund – Ange att protokollet är justerat64
6.5Lathund – Ta beslut på sammanträdet66
6.6Lathund – Skapa protokollsutdrag68
6.7Lathund – Registrera protokoll och protokollsutdrag73
6.8Lathund – Avsluta sammanträdet75
6.9Lathund – Avsluta sammanträde med arbetsmaterial77
Inledning
Handboken baserad på version 4.3.0 och delar på version 5.2.0 av Lex.
Sammanträde i Lex
Lex är ett stöd för myndigheten när det gäller hanteringen av sammanträden. När mötesplanen är fastställd kan nämndsekreteraren lägga i det kommande årets sammanträden i Lex.
När en handläggare har skrivit ett förslag till beslut i en tjänsteskrivelse så anmäler handläggaren handlingen till sammanträde.
En central funktion i Lex är att när en tjänsteskrivelse kopplas till en sammanträdespunkt så kopieras text från tjänsteskrivelsen till sammanträdespunktens fält för den blivande protokollstexten. Den text, som kopieras är vanligtvis förslag till beslut och en sammanfattning av ärendet.
Sammanträdesprocessen
Arbetet med sammanträden i Lex kan delas in i nedanstående delar:
· Skapa alla ordinarie sammanträden för det kommande året
· Iordningställa ett sammanträde inför ett möte
· Skapa kallelse samt utskick av handlingar
· Skriv protokollstext
· Skapa paragrafnummer
· Skapa protokoll
· Justering
· Ev uppdatering av protokoll
· Skapa och expediera protokollsutdrag
· Publicera sammanträde
· Avsluta sammanträde
Sammanträde är ett av Lex centrala begrepp, en av de s.k. informationstyperna. De övriga informationstyperna är Ärende, Handling och Objekt.
Handlingar som skapas på ett sammanträde är kallelser, protokoll och protokollsutdrag. Kallelser och protokoll är direkt kopplade till sammanträdet.
Protokollsutdrag skapas på sammanträdet, men de kan kopplas till antingen enbart den sammanträdespunkt det tillhör, enbart till ärendet eller både och. Detta bestäms i en global inställning i systemadministrationsdelen i Lex.
Andra handlingar såsom tjänsteskrivelser med bilagor skapas oftast på ett ärende och kopplas sedan till en sammanträdespunkt.
Ett sammanträde tillhör alltid en enhet i organisationen.
En enhet i organisationen kan vara kopplad till flera diarier.
De uppgifter som användaren anger är: enhet, sammanträdesdatum, tid och plats för sammanträdet, samt uppgifter om eventuell sekretess.
Sammanträdeskort
Sammanträden i Lex beskrivs i sammanträdeskort, som består av ett huvud där centrala uppgifter om sammanträdet visas, samt ett antal ”boxar” som visar olika uppgifter på sammanträdet.
Uppgifter som visas i ”boxar” kan vara:
· sammanträdespunkter
· handlingar
· deltagare
· anteckningar
· bevakningar
· beslut
· egendefinierade boxar
· löpande notering
Sammanträdeskort, huvud
Fält i huvudet på sammanträdeskortet:
Fält
Beskrivning
(Beskrivning)
Sammanträdets beskrivning i fet stil. Beskrivningen består av den aktuella enhetens namn i klartext samt datum för sammanträdet.
Beteckning
Sammanträdets beteckning. Beteckningen består av den aktuella enhetens kortnamn samt datum för sammanträdet.
Status
Aktuell status för sammanträdet. Vanligast är pågående och avslutat. Status kan även vara makulerat, vilande eller avskrivet.
Typ
Sammanträdets typ, vanliga exempel är ordinarie och extra.
Stoppdatum
Stoppdatum för visning av sammanträdet i dialogen Anmäl till sammanträde. Efter stoppdatum visas inte sammanträdet i flervalslistan.
Plats
Plats för sammanträdet
Datum och tid
Datum och starttid för sammanträdet
Sekretess
Nej = sammanträdet är inte sekretessbelagt
Ja = sammanträdet är sekretessbelagt
Justerat
Nej = sammanträdet är inte justerat
Ja = sammanträdet är justerat
Skapat (datum)
Datum när sammanträdet skapades
(Skapat) Av
Användare som skapade sammanträdet
Ändrat (datum)
Datum när sammanträdet senast ändrades
(Ändrat) Av
Användare som senast ändrade sammanträdet
Avslutat (datum)
Datum när sammanträdet avslutades
(Avslutat) Av
Användare som avslutade sammanträdet
Planerad gallring
Datum för när sammanträdet tidigast kan gallras från systemet
Knappar i sammanträdeskortets huvud:
Knapp
Beskrivning
Ändra
Visning och ändring av sammanträdets huvuduppgifter.Deltagarna i aktuell sammanträdesenhet i organisationen visas och kan hanteras.
Utskriftsikon
Utskrift sker av uppgifter om sammanträdet. Utskrift kan ske på papper eller till fil.
Fler val
En meny visas med alternativen:
· Koppla
· Publicering
· Registervård
· Kör rapport
Sammanträden kan sekretessbeläggas.
Sammanträdespunkter kan sekretessbeläggas.
Sammanträden är sökbara.
Sammanträden kan publiceras.
Ett avslutat sammanträde kan göras pågående i registervården.
Avslutade sammanträden kan gallras eller avställas.
Tillgängliga enheter för sammanträden
I Lex går det att skapa sammanträden i enheter som ligger både under förvaltning och nämnd. Att arbeta med sammanträden i en förvaltningsenhet anses dock vara ett undantag. I Lex finns en global inställning för att styra detta:
· Skapa sammanträde i förvaltningsenhet(sätts initialt till Nej)
Med denna inställning satt till ”Nej” så visas bara tillgängliga enheter i Nämnden för den användare som skapar sammanträden.
Det är de enheter, som den aktuella användaren är kopplad till, som visas i listan.
Uppdelning av handboken
Handbok för sekreterare
· Beskriver i första hand nödvändiga funktioner för rollen sekreterare
· Skapa flera sammanträden
· Skapa sammanträde
· Sammanträdeskort med ingående boxar
Beskrivs i handbok Gemensamt (exkluderat i denna handbok)
· En allmän beskrivning av hur bilderna är uppbyggda och funktioner som gäller generellt
· Att tänka på vad gäller allmänna handlingar
· Inloggning i Lex
· Startsidan
· Sökmöjligheter på olika uppgifter i systemet
· Utskrift
· Personliga inställningar i systemet
Det går att komma till samma box, flik eller dialog genom olika menyval och knappar, alla alternativ är inte beskrivna.
Skapa sammanträdeLathund - Skapa flera sammanträden
Efter det att mötesplanen för det kommande året har beslutats kan sekreteraren använda det här programmet för att skapa sammanträdena i Lex.
Det går att skapa upp till 12 sammanträden åt gången.
Det normala är att det är sekreteraren på enheten som skapar sammanträdena. Det som krävs är:
· Att användaren har skrivrätt på aktuellt diarium
· Att användaren är kopplad till aktuell enhet i organisationen
Programmet är utformat som en guide, som utförs i två steg, på första fliken anger användaren uppgifter och på den andra bilden visas ett förslag på de sammanträden som kommer skapas om användaren klickar på knappen Spara. Innan sammanträdena sparas kan användaren ändra uppgifter för de föreslagna sammanträdena.
När sammanträden skapas så kopieras de användare, som är kopplade till den aktuella enheten till deltagarboxen på respektive sammanträdet. Av den anledningen är det praktiskt om enhetens användare är uppdaterade så att deltagarboxens innehåll blir rättvisande. När sammanträdet är skapat går det att ändra innehållet i deltagarboxen på sammanträdet.
1. Välj Skapa flera sammanträden i menyn Sammanträde.
2. Fliken Skapa flera sammanträden öppnas.
Fält på fliken:
Fält
Beskrivning
År
Det årtal som sammanträdena ska skapas för. När programmet körs i månaderna november eller december ska fältet för ”nästa år” vara förvalt, i övriga fall är det ”innevarande år” som är förvalt.
Enhet
Om användaren är kopplad till flera enheter för sammanträden, måste rätt enhet väljas. I flervalslistan är det de enheter som den aktuella användaren är kopplad till, som visas.
Typ
Ordinarie är oftast förvalt.
Plats
Ange plats för sammanträdena. Uppgiften brukar användas som bokmärke i kallelsen.
Tid
Ange starttid för sammanträdena. Uppgiften brukar användas som bokmärke i kallelsen. I förväg ifyllt förslag är 18:00.
Beredning Tid
Ange starttid för eventuell beredning. Uppgiften kan användas som bokmärke i kallelse till beredning.
Beredningsplats
Ange plats för eventuell beredning. Uppgiften kan användas som bokmärke i kallelse till beredning.
Dagar (obligatoriskt)
Metod för hur sammanträdesdatum skapas:
Välj veckodag för sammanträdena och vilken ordning i månaden dagen ska ha samt i vilka månader sammanträdena ska hållas. De förifyllda månaderna är 10 st, alla månader förutom juli och augusti. Ändra eventuellt de markerade månaderna.
Knappar på fliken:
Knapp
Beskrivning
Fler fält
Deltagarna i aktuell sammanträdesenhet i organisationen visas och kan hanteras.
Nästa
Fliken Skapa sammanträden för ”enhetsnamn” öppnas med ett förslag på vilka sammanträden som kommer att skapas baserat på angivna uppgifter. Knappen är grå om det saknas uppgifter under Dagar på fliken.
Avbryt
Fliken stängs, ingenting sparas.
3. Ange önskade värden på fliken enligt ovan.
Observera att uppgifterna under Dagar är obligatoriska att ange.
4. Klicka på knappen Nästa.
Fliken byter namn till Skapa sammanträden för “Kommunstyrelsen”. På fliken visas de sammanträden som kommer att skapas i enlighet med de på föregående flik angivna uppgifterna. Uppgifterna på fliken ska ses som ett förslag på de sammanträden som kommer att skapas. Ändra eventuellt uppgifter för något eller några sammanträden. Det går att ta bort en eller flera rader genom att klicka på krysset längst till höger på raden. Knappen Föregående går tillbaka till föregående bild.
5. Klicka på knappen Spara
Fliken byter namn till Skapa flera sammanträden. På fliken visas de sammanträden som skapats i systemet. Sammanträdesbeteckningen är en länk till respektive sammanträdeskort.
6. Klicka på knappen Stäng
Fliken stängs, lathunden avslutas.
Lathund - Skapa ett sammanträde
Detta program används för att skapa ett sammanträde för en sammanträdesenhet, t ex ett extra sammanträde för en nämnd eller för ett utskott.
Det normala är att det är sekreteraren på enheten som skapar sammanträdet. Det som krävs är:
· Att användaren har skrivrätt på aktuellt diarium
· Att användaren är kopplad till aktuell enhet i organisationen
När ett sammanträde skapas så kopieras de användare, som är kopplade till den aktuella enheten till sammanträdets deltagarbox. Av den anledningen är det praktiskt om enhetens användare är uppdaterade så att deltagarboxens innehåll blir rättvisande. När sammanträdet är skapat går det att ändra innehållet i deltagarboxen på sammanträdet.
Användaren anger uppgifter för det aktuella sammanträdet och sparar detta.
1. Välj Skapa sammanträde i menyn Sammanträde.
2. Fliken Skapa sammanträde öppnas.
Fält på fliken:
Fält
Beskrivning
Enhet
Om användaren är kopplad till flera enheter för sammanträden, måste rätt enhet väljas. I flervalslistan är det de enheter som den aktuella användaren är kopplad till, som visas.
Typ
Ordinarie är oftast förvalt.
Datum och tid
Ange datum och starttid för sammanträdet. Uppgiften brukar användas som bokmärke i kallelsen. I förväg ifyllt förslag är dagens datum kl 18:00.
Plats
Ange plats för sammanträdena. Uppgiften brukar användas som bokmärke i kallelsen.
Beredning
Datum och tid
Ange datum och starttid för eventuell beredning. Uppgiften kan användas som bokmärke i kallelse till beredning.
Beredningsplats
Ange plats för eventuell beredning. Uppgiften kan användas som bokmärke i kallelse till beredning.
Stoppdatum
Fältet fylls i med ett datum som är ett visst antal dagar före det angivna sammanträdesdatumet. Antalet dagar styrs av en inställning i Lex systeminställningar. Det är sammanträden vars stoppdatum inte har passerats, som visas i dialogen Anmäl till sammanträde.
Knappar på fliken:
Knapp
Beskrivning
Fler fält
Fält för sekretess och deltagare visas och kan ändras innan sammanträdet skapas.
Spara
Sammanträdet skapas, fliken Sammanträde skapat öppnas och visar uppgifter om det skapade sammanträdet.
Avbryt
Fliken stängs, ingenting skapas.
3. Ange önskade värden på fliken enligt ovan.
4. Klicka på knappen Spara
Sammanträdet skapas, fliken byter namn till Sammanträde skapat. Sammanträdets uppgifter visas på fliken. Knappen Stäng stänger fliken.
5. Klicka på knappen Öppna
Fliken stängs och Sammanträdeskortet för det nya sammanträdet öppnas.
Lathunden avslutas.
Ändra uppgifter på ett sammanträde
Detta program används för att göra ändringar på ett befintligt sammanträde.
Det normala är att det är sekreteraren på enheten som ändrar på sammanträdet. Det som krävs är:
· Att användaren har skrivrätt på aktuellt diarium
Lathund - Ändra uppgifter på ett sammanträde
1. Öppna sammanträdeskortet för det sammanträde, som ska ändras
2. Klicka på knappen Ändra i huvudet på sammanträdeskortet
Dialogen Ändra sammanträde öppnas
Fält i den vänstra delen av dialogen:
Fält
Beskrivning
Enhet (visas)
Namn i klartext på den enhet som sammanträdet tillhör.
Beskrivning
Sammanträdets beskrivning består av enhet i klartext och sammanträdesdatum för sammanträdet.
Typ
Sammanträdets typ. Vanliga exempel är ordinarie och extra.
Datum
Datum för sammanträdet. Uppgiften brukar användas som bokmärke i kallelse och protokoll.
Starttid
Sammanträdets starttid. Uppgiften brukar användas som bokmärke i kallelse och protokoll.
Sluttid
Sammanträdets sluttid. Uppgiften brukar användas som bokmärke i kallelse och protokoll.
Plats
Plats för sammanträdet. Uppgiften brukar användas som bokmärke i kallelse och protokoll.
Beredningsdatum
Datum för eventuell beredning. Uppgiften kan användas som bokmärke i kallelse till beredning.
Beredningstid
Starttid för eventuell beredning. Uppgiften kan användas som bokmärke i kallelse till beredning.
Beredningsplats
Ange plats för eventuell beredning. Uppgiften kan användas som bokmärke i kallelse till beredning.
Stoppdatum
Fältet fylls i med ett datum som är ett visst antal dagar före det angivna sammanträdesdatumet. Antalet dagar styrs av en inställning i Lex systeminställningar. Det är sammanträden vars stoppdatum inte har passerats, som visas i dialogen Anmäl till sammanträde.
Status
Status för sammanträdet. Vanligast är pågående och avslutat. Status kan även vara makulerat, vilande eller avskrivet.
Planerad gallring
Datum för när sammanträdet tidigast kan gallras från systemet.
Knappar i dialogen:
Knapp
Beskrivning
Fler fält/Färre fält
Öppnar respektive stänger fler fält i den högra delen av dialogen.
Spara
Gjorda ändringar sparas. Dialogen stängs.
Avbryt
Dialogen stängs, ingenting skapas.
3. Klicka på knappen Fler fält och markera rutan Sekretess
Fält för sekretess och justering öppnas i den högra delen av dialogen.
Fält i den högra delen av dialogen:
Fält
Beskrivning
Sekretess
När rutan är markerad kommer sammanträdet att vara sekretessbelagt, följande fem fält visas när rutan är markerad.
Sekretessgrund
Flervalslista med lagrum i Offentlighets- och sekretesslagen.
Sekretessdatum
Datum när sammanträdet sekretessbelades.
Sekretessmyndighet
Den myndighet som ansvarar för sekretessen. Hämtas från organisationen i Lex.
Beskrivning sekretess
Det som skrivs i fältet visas för ej behöriga användare i stället för sammanträdets beskrivningsfält. Visningen avser Lex internt och även Lex publicering.
Sekretessignatur (visas)
Datum, tid och användarnamn för sekretessbeläggningen av sammanträdet.
Plats
Plats för sammanträdet. Uppgiften brukar användas som bokmärke i kallelse och protokoll.
Justering/Justerat
Kryssruta för att ange att justering skett. När rutan är markerad initieras en e-postnotifiering till handläggarna på de ärenden, som beslut fattats i på mötet.
Justering/Datum
Datum för eventuell beredning. Uppgiften kan användas som bokmärke i kallelse till beredning.
Justering/Tid
Starttid för eventuell beredning. Uppgiften kan användas som bokmärke i kallelse till beredning.
Justering/Plats
Ange plats för eventuell beredning. Uppgiften kan användas som bokmärke i kallelse till beredning.
Justering/Justerare
Namn på justerare
4. Ändra önskade uppgifter och klicka på knappen Spara.
Uppgifterna sparas, dialogen stängs.
Lathunden avslutas.
Före sammanträdet
Inledning
En central del av iordningställandet av ett sammanträde i Lex är koppling av handlingar till sammanträdespunkter. Det är handläggaren som på ett ärende väljer att anmäla en eller flera handlingar till sammanträde. På sammanträdet kopplar sedan nämndsekreteraren de olika ärendena till sammanträdespunkter.
Lathund – Lägg till en sammanträdespunkt
1. Öppna det aktuella sammanträdet
Sammanträdeskortet öppnas
2. Klicka på knappen Lägg till i boxen Sammanträdespunkter
Dialogen Skapa sammanträdespunkt öppnas.
Fält i dialogen:
Fält
Beskrivning
Punktnummer
Lex föreslår nästa lediga nummer som förslag. Det går att skriva ett lägre värde om punkten inte ska läggas till sist.
Rubrik
Sammanträdespunktens rubrik. Om tjänsteskrivelse ska kopplas till punkten ska rubriken lämnas tom eftersom handlingsbeskrivningen på tjänsteskrivelsen kopieras till detta fält. Om rubriktext läggs in så sker ingen kopiering till rubrikfältet.
Knappar i dialogen:
Knapp
Beskrivning
Redigera beslutstext
Öppnar MS Word för redigering av sammanträdespunktens beslutstext.
Spara
Punkten sparas och läggs till sammanträdet med angivet nummer och eventuell rubrik.
Avbryt
Dialogen stängs, ingenting sparas.
3. Klicka på knappen Spara
Punkten är tillagd sist på sammanträdet.
Lathunden avslutas.
Lathund – Lägg till flera sammanträdespunkter
1. Öppna det aktuella sammanträdet
Sammanträdeskortet öppnas
2. Skriv in siffran 3 i fältet Antal i boxen sammanträdespunkter
3. Klicka på knappen Lägg till
Nu har 3 sammanträdespunkter lagts till sist på sammanträdet.
Lathunden avslutas.
Lathund – Koppla handlingar till sammanträdespunkt
1. Öppna det aktuella sammanträdet
Sammanträdeskortet öppnas
2. Klicka på knappen Fler val i huvudet på sammanträdeskortet
En meny visas
3. Klicka på alternativet Koppla i menyn
Fliken Koppla ”sammanträdesbeteckning” öppnas
I den högra delen av fliken visas fliken Anmält till sammanträde. På fliken visas alla handlingar, som är anmälda till sammanträdet inom det diarieområde som sammanträdet tillhör.
Fliken koppla med visning av underfliken Anmält till sammanträde:
Kolumn
Beskrivning
Punkter i sammanträdet
Sammanträdets punkter.
Antal
Det antal sammanträdespunkter som kommer att läggas till sammanträdet om användaren klickar på knappen Lägg till.
Koppla
Kryssruta för markering av de handlingar som ska kopplas till aktuell sammanträdespunkt.
(Pratbubbla)
När pratbubblan visas finns det en kommentar som handläggaren skrivit när handlingen anmäldes till sammanträde.
Beteckning
Beteckning på det ärende (vanligast) som handlingen tillhör.
Beskrivning
Handlingens beskrivning.
Önskat sammanträde
Det sammanträde som handläggaren önskat att ärendet ska behandlas på.
Typ
Handlingens typ.
Knappar på fliken:
Knapp
Beskrivning
Lägg till
Punkten sparas och läggs till sammanträdet med angivet nummer och eventuell rubrik.
Visar alla nivåer av sammanträdespunkterna. Punktnummer och rubrik, ärende och handlingar kopplade till sammanträdespunkten.
Visar endast punktnummer och rubrik för sammnatädespunkterna.
Koppla
Kopplar en eller flera handlingar till den markerade sammanträdespunkten. Knappen blir aktiv när en sammanträdespunkt är markerad samtidigt som minst en handling är markerad i listan.
Kontextmeny i listan på fliken Anmält till sammanträde:
Menyval
Beskrivning
Öppna handlingskort
Handlingskortet för handlingen öppnas på en ny flik.
Öppna fulltext
Handlingens fulltextinnehåll visas.
Avanmäl från sammanträde
Handlingen avanmäls från sammanträde och tas bort från listan.
4. Markera en sammanträdespunkt som saknar rubrik
Punkten blir markerad
5. Markera handlingarna för det ärende som ska kopplas till punkten genom att klicka i kryssrutorna i kolumnen Koppla
Knappen Koppla blir aktiv.
6. Klicka på knappen Koppla
Dialogen Koppla öppnas
Fält i dialogen:
Fält
Beskrivning
Ärenden och handlingar att koppla
Listan visar de handlingar som var markerade när användaren klickade på Koppla i föregående steg.
Ny punktrubrik
Fältet visar beskrivningen för den markerade handlingen eller handlingens ärendes ärendemening (det finns en inställning för detta). Beskrivningen kommer att kopieras till sammanträdespunkten om det inte finns någon rubrik sedan tidigare. Punktrubriken kan vid behov ändras genom att välja Ändra i kontextmenyn för punkten.
Ny beslutstext
Fältet visar beslutstexten i den markerade handlingen. Förutsättningen för att testen ska visas är att det är en tjänsteskrivelse som är markerad i listan. Texten kommer att kopieras till sammanträdespunktens beslutstext. Om en ny tjänsteskrivelse kopplas och dess rad är markerad i övre listan så skrivs beslutstexten över.Om ingen handling är markerad i listan så sker enbart koppling.
Knappar i dialogen:
Knapp
Beskrivning
Flytta upp/Flytta ner
Flyttar den markerade handlingen upp eller ner ett steg i listan. Används för att placera handlingarna i önskad ordning på sammanträdespunkten.
Koppla
Handlingarna kopplas till den aktuella sammanträdespunkten. Dialogen stängs.
Avbryt
Dialogen stängs, ingenting sparas.
7. Klicka på knappen Koppla
Dialogen Koppla stängs. Den aktuella sammanträdespunkten har fått rubrik och visar ärendet och de kopplade handlingarna. Handlingarna har tagits bort från listan Anmält till sammanträde.
8. Stäng fliken Koppla genom att klicka på krysset på fliken
Fliken stängs och sammanträdeskortet visas. De kopplade handlingarna visas dels på respektive sammanträdespunkt och dels i boxen Handlingar på sammanträdet.
Lathunden avslutas.
Lathund – Ändra ordning på sammanträdespunkter
1. Klicka på knappen ”Ändra ordning” i boxen Sammanträdespunkter.
Dialogen Ändra ordning visas.
2. Markera önskad punkt och flytta den med knapparna Flytta upp eller Flytta ner
Listan med punkter uppdateras.
3. Klicka på Ok.
Dialogen stängs och boxen Sammanträdespunkter uppdateras
Lathund – Ändra ordning på sammanträdespunkter (per punkt)
1. Högerklicka på önskad sammanträdespunkt
Kontextmenyn visas.
2. Klicka på menyvalet Ändra
Dialogen Ändra sammanträdespunkt öppnas.
3. Skriv 3 i fältet punktnummer
4. Klicka på knappen Spara
Sammanträdespunktens nummer är ändrat till 3, övriga punkter har blivit omnumrerade.
Lathunden avslutas.
Lathund – Ta bort sammanträdespunkt
(För att kunna ta bort en sammanträdespunkt måste sammanträdet vara pågående och det får inte finnas något taget beslut på sammanträdepunkten)
1. Högerklicka på önskad sammanträdespunkt
Kontextmenyn visas.
2. Klicka på menyvalet Ta bort
Dialogen Ta bort öppnas.
3. Klicka på knappen Ok
Dialogen stängs. Sammanträdespunkten är borttagen.
Lathunden avslutas
Lathund – Skapa kallelse
När sammanträdespunkterna är klara och ligger i rätt ordning kan kallelsen skapas.
1. Klicka på knappen Lägg till i boxen Handlingar på sammanträdeskortet.
2. Fliken Skapa handling öppnas
Fält på fliken:
Fält
Beskrivning
Beteckning (visas)
Beteckningen på det aktuella sammanträdet.
Diarium
Aktuellt diarium.
Kategori
Arbetsmaterial är föreslaget och ska inte ändras i detta fall. De övriga alternativen i listan är Inkommen och Upprättad. När handlingen senare registreras kommer kategorin sättas till Upprättad.
Handlingstyp
Flervalslista med handlingstyper.
Beskrivning
Beskrivning för handlingen.
Handlingsdatum
Datum då handlingen skapades, dagens datum är föreslaget. Fältet används ofta som bokmärke i handlingsmallar.
Användare
Sökfält. Om handlingen ska flödas till en användare sökes denne fram i fältet. Används i undantagsfall på sammanträden.
Vald användare (visas)
Namn på vald användare om flödning gjorts.
Skapad
Datum då handlingen skapades. Fältet visas med innehåll på nästa lik.
Knappar på fliken:
Knapp
Beskrivning
ABC
Stavningskontroll av texten som skrivs i fältet Beskrivning.
Importera
Knapp för att importera en dokumentfil från filsystemet. Knappen används undantagsvis på sammanträden. Ett exempel på användning är import av rapport över delegationsbeslut.
Fler fält
Fler fält öppnas i den högra delen av fliken, bl a för sekretess och PuL och för att lägga till avsändare och mottagare till handlingskortet.
Spara
De registrerade uppgifterna sparas till systemet. Observera att knappen inte ska användas om en handlingsmall ska användas! Då ska knappen Skapa fulltext användas. Knappen blir aktiv när en beskrivning har skrivits.
Avbryt
Fliken stängs, ingenting sparas.
Skapa fulltext
Öppnar MS Word med till handlingstypen kopplad handlingsmall. Fliken stängs, i stället öppnas fliken Skapad handling. Knappen blir aktiv när en beskrivning har skrivits.
3. Välj Kallelse i flervalslistan Handlingstyp
4. Skriv Kallelse i fältet Beskrivning
5. Klicka på knappen Skapa fulltext
MS Word startar och handlingsmallen för kallelse öppnas med uppgifter ifyllda för sammanträdet.
6. Skriv eventuellt in kompletterande text i kallelsen
7. Klicka på menyn Lex i menyraden i MS Word
Lex-menyn visas med Lex-ikoner
8. Klicka på ikonen Spara till Lex
Kallelsen sparas, en kvittens visas till höger i Lex-menyn.
9. Avsluta MS Word
MS Word stängs. Fliken Handling skapad med uppgifter om handlingen visas.
Knappar på fliken:
Knapp
Beskrivning
Öppna handling
Handlingskortet för den skapade handlingen öppnas.
Stäng
Fliken stängs.
10. Klicka på knappen Stäng
Fliken stängs. Kallelsen är tillagd i boxen Handlingar på sammanträdet.
Lathunden avslutas.
Lathund – Registrera handlingar i utskicket
I samband med utskick av handlingar och för att kunna publicera sammanträdet med handlingarna måste sammanträdeshandlingarna registreras.
1. Markera de handlingar som ska registreras i boxen Handlingar på sammanträdet.
2. Högerklicka
Kontextmenyn visas
3. Välj menyalternativet Registrera handlingar
Dialogen Registrera handling visas.
Fält i dialogen:
Fält
Beskrivning
Beteckning (visas)
Beteckning för de valda handlingarna.
Beskrivning (visas)
Beskrivning för de valda handlingarna.
Registreringsdatum
Datumfält. Dagens datum är ifyllt som förslag. Datumet kommer att sparas som registreringsdatum för handlingarna i dialogen.
Knappar i dialogen:
Knapp
Beskrivning
Kryss
Tar bort raden från dialogen.
Ja
Flyttar den markerade handlingen upp eller ner ett steg i listan. Används för att placera handlingarna i önskad ordning på sammanträdespunkten.
Avbryt
Dialogen stängs, handlingarna registreras inte.
4. Klicka på knappen Ja
Dialogen stängs. Handlingarna registreras.
Lathunden avslutas.
Lathund – Publicera sammanträde
När handlingarna på sammanträdet är registrerade kan sammanträdet publiceras.
1. Klicka på knappen Fler val på sammanträdeskortet
En meny visas.
2. Välj menyvalet Publicering
Dialogen Publicering öppnas.
Fält i dialogen:
Fält
Beskrivning
Publicering av (sammanträde)
Kryssruta för publicering av sammanträdesuppgifter.
Publicering av fulltext
Kryssruta för publicering av sammanträdeshandlingarnas fulltextinnehåll.
Knappar i dialogen:
Knapp
Beskrivning
Spara
De markerade raderna blir publicerade. Dialogen stängs.
Avbryt
Dialogen stängs, ingenting publiceras.
3. Klicka på knappen Spara
Dialogen Publicering stängs.
Lathunden avslutas.
Under sammanträdetLathund – Lägg till deltagare
1. Deltagarna på sammanträdet visas i boxen Deltagare
2. Klicka på knappen Lägg till deltagare
Dialogen Lägg till deltagare öppnas
3. Skriv ett namn i fältet Sök deltagare
De personer som finns i Lex deltagartabell med ett namn som matchar det namn, som skrevs in visas i ett sökresultat.
4. Välj den önskade personen i listan
Personens uppgifter läggs in i fälten på dialogen.
5. Välj deltagarroll i flervalslistan Deltagarroll
6. Klicka på knappen Spara deltagare
Dialogen stängs. Den nya deltagaren visas i deltagarboxen.
Lathunden avslutas.
Lathund – Ta bort deltagare
1. Högerklicka på önskad deltagare i boxen Deltagare
Kontextmenyn visas.
2. Klicka på alternativet Ta bort deltagare
Dialogen Ta bort deltagare öppnas.
3. Klicka på knappen Ok
Dialogen stängs. Deltagaren är borttagen från boxen Deltagare
Lathunden avslutas.
Lathund – Redigera beslutstext
Protokollstexten för sammanträdet skrivs på varje sammanträdespunkt. Beslutstext kallas det för i Lex. Beslutstexten för sammanträdespunkterna sammanfogas senare i protokollshandlingen.
1. Högerklicka på en sammanträdespunkt
Kontextmenyn visas.
2. Välj menyalternativet Redigera beslutstext
MS Word startar och beslutstexten visas.
3. Skriv in den blivande protokollstexten för punkten
4. Klicka på menyn Lex i menyraden i MS Word
Lex-menyn visas med Lex-ikoner
5. Klicka på ikonen Spara till Lex
Beslutstexten sparas, en kvittens visas till höger i Lex-menyn.
6. Avsluta MS Word
MS Word stängs. Beslutstexten har sparats på sammanträdespunkten.
Beslutstexten visas när muspekaren hålls över sammanträdespunkten.
Lathunden avslutas.
Efter sammanträdetLathund – Skapa paragrafnummer
Efter sammanträdet skapas paragrafnummer på de sammanträdespunkter, som ska vara med i protokollet. Det är bara sammanträdespunkter, som har paragrafnummer, som tas med i protokollet. Paragrafnummer går till så att beslut skapas på de aktuella sammanträdespunkterna. Paragrafnumret är ett beslutnummer i Lex, som även visas på boxen Beslut.
1. Klicka på knappen Flera beslut i boxen Sammanträdespunkter
2. Dialogen Beslut öppnas
Fält på fliken:
Fält
Beskrivning
Tillhör
Beteckningen på det aktuella sammanträdet.
Beslutsserie
Nummerserie för paragrafnummer. De nummerserier som visas i listan är kopplade till det aktuella diariet. Varje nummerserie startar om från 1 varje år.
Automatisk beslutsserie
Detta alternativ är utgråat Arbetsmaterial är föreslaget och ska inte ändras i detta fall. De övriga alternativen i listan är Inkommen och Upprättad. När handlingen senare registreras kommer kategorin sättas till Upprättad.
År
Året för paragrafnumren är alltid samma år, som sammanträdet hålls
Nummer
Här visas startnumret för de paragrafnummer som kommer att skapas i den aktuella nummerserien.
Beslutsdatum
Datum. Föreslaget datum är sammanträdesdatum.
Laga kraft
Datum för när beslutet vinner laga kraft. Datumet styrs av en global inställning i Lex där ett visst antal dagfar
Tidsbegränsat
T.o.m. datum för tidsbegränsade beslut.
Beslutsnivå
Nämnd, utskott eller delegation är vanliga alternativ.
Beslut
Kryssruta. Alla rader, som är markerade kommer att få ett paragrafnummer. Alla punkter är markerade som förslag. Avmarkera de punkter som inte ska få paragrafnummer.
Punkt
Punktnummer och punktrubrik för sammanträdespunkterna.
Beslutets innehåll
Flervalslista för att beskriva beslutet.
Knappar på fliken:
Knapp
Beskrivning
Spara
Beslut kommer att skapas enligt registrerade uppgifter. Dialogen stängs.
Avbryt
Fliken stängs, ingenting skapas.
3. Ange önskade värden i dialogen
4. Klicka på knappen Spara
Sammanträdespunkterna visas med paragrafnummer i stället för punktnummer.
Besluten visas i boxen beslut.
Lathunden avslutas.
Lathund – Skapa protokollshandling
När paragrafnumren är skapade kan protokollet skapas.
1. Klicka på knappen Lägg till i boxen Handlingar på sammanträdeskortet.
2. Fliken Skapa handling öppnas
Fält på fliken:
Fält
Beskrivning
Beteckning (visas)
Beteckningen på det aktuella sammanträdet.
Diarium
Aktuellt diarium.
Kategori
Arbetsmaterial är föreslaget och ska inte ändras i detta fall. De övriga alternativen i listan är Inkommen och Upprättad. När handlingen senare registreras kommer kategorin sättas till Upprättad.
Handlingstyp
Flervalslista med handlingstyper.
Beskrivning
Beskrivning för handlingen.
Handlingsdatum
Datum då handlingen skapades, dagens datum är föreslaget. Fältet används ofta som bokmärke i handlingsmallar.
Användare
Sökfält. Om handlingen ska flödas till en användare sökes denne fram i fältet. Används i undantagsfall på sammanträden.
Vald användare (visas)
Namn på vald användare om flödning gjorts.
Skapad
Datum då handlingen skapades. Fältet visas med innehåll på nästa lik.
Knappar på fliken:
Knapp
Beskrivning
ABC
Stavningskontroll av texten som skrivs i fältet Beskrivning.
Importera
Knapp för att importera en dokumentfil från filsystemet. Knappen används undantagsvis på sammanträden. Ett exempel på användning är import av rapport över delegationsbeslut.
Fler fält
Fler fält öppnas i den högra delen av fliken, bl a för sekretess och PuL och för att lägga till avsändare och mottagare till handlingskortet.
Spara
De registrerade uppgifterna sparas till systemet. Observera att knappen inte ska användas om en handlingsmall ska användas! Då ska knappen Skapa fulltext användas. Knappen blir aktiv när en beskrivning har skrivits.
Avbryt
Fliken stängs, ingenting sparas.
Skapa fulltext
Öppnar MS Word med till handlingstypen kopplad handlingsmall. Fliken stängs, i stället öppnas fliken Skapad handling. Knappen blir aktiv när en beskrivning har skrivits.
3. Välj Protokoll i flervalslistan Handlingstyp
4. Skriv Protokoll i fältet Beskrivning
5. Klicka på knappen Skapa fulltext
MS Word startar och handlingsmallen för protokoll öppnas med uppgifter ifyllda för sammanträdet.
6. Skriv in kompletterande text i protokollet
7. Klicka på menyn Lex i menyraden i MS Word
Lex-menyn visas med Lex-ikoner
8. Klicka på ikonen Spara till Lex
Protokollet sparas, en kvittens visas till höger i Lex-menyn.
9. Avsluta MS Word
MS Word stängs. Fliken Handling skapad med uppgifter om handlingen visas.
Knappar på fliken:
Knapp
Beskrivning
Öppna handling
Handlingskortet för den skapade handlingen öppnas.
Stäng
Fliken stängs.
10. Klicka på knappen Stäng
Fliken stängs. Protokollet är tillagt i boxen Handlingar på sammanträdet.
Lathunden avslutas.
Lathund – Justera protokoll och uppdatera protokollshandling
Lathunden beskriver hur en beslutstext ändras vid justering och hur protokollshandlingen uppdateras med den ändrade texten.
1. Högerklicka på aktuell sammanträdespunkt
Kontextmenyn visas
2. Klicka på alternativet Redigera beslutstext
MS Word öppnas med beslutstexten
Ändra texten
3. Klicka på menyn Lex i menyraden i MS Word
Lex-menyn visas med Lex-ikoner
4. Klicka på ikonen Spara till Lex
Beslutstexten sparas, en kvittens visas till höger i Lex-menyn.
5. Avsluta MS Word
MS Word stängs
6. Klicka på protokollets handlingsikon i boxen Handlingar på sammanträdeskortet
Protokollet öppnas i MS Word.
7. Rulla ner protokollet till protokollsbokmärket. Ställ markören på någon av sammanträdespunkterna i protokollet.
8. Klicka på menyn Lex i menyraden i MS Word
Lex-menyn visas med Lex-ikoner
9. Klicka på ikonen Uppdatera bokmärke
Texten i protokollet har uppdaterats från beslutstexterna.
10. Klicka på menyn Lex i menyraden i MS Word
Lex-menyn visas med Lex-ikoner
11. Klicka på ikonen Spara till Lex
Protokollet sparas, en kvittens visas till höger i Lex-menyn.
12. Avsluta MS Word
MS Word stängs.
Lathunden avslutas.
Lathund – Ange att protokollet är justerat
När justering av protokollet skett kan detta anges i dialogen Ändra, som öppnas från sammanträdeskortet.
Observera att detta fält måste vara markerat för att e-postnotifiering till handläggarna ska skickas om att beslut fattats i handläggarnas ärenden.
1. Klicka på knappen Ändra på sammanträdeskortet
Dialogen Ändra sammanträde öppnas.
2. Klicka på knappen Fler fält
Fler fält öppnas i den högra delen av dialogen.
3. Markera rutan Justering/Justerat
Rutan markeras. Fler fält öppnas i den högra delen av dialogen.
4. Klicka på knappen Spara
Dialogen stängs. Uppgift om att sammanträdet är justerat visas i huvudet på sammanträdeskortet.
Lathunden avslutas.
Lathund – Ta beslut på sammanträdet
Besluten, eller paragrafnumren, som skapats är först preliminära. För att låsa besluten ska de tas. Detta sker i boxen Beslut.
5. Markera alla beslut i boxen Beslut på sammanträdeskortet
6. Högerklicka på ett av besluten
Kontextmenyn visas med ett alternativ Ta beslut.
Klicka på Ta beslut i kontextmenyn eller på knappen Ta beslut i boxen.
7. Dialogen Ta beslut öppnas
8. Klicka på knappen Ta beslut
9. Dialogen stängs. Besluten har en grön fyrkant på ikonen, vilket innebär att de är tagna. Eventuell ändring av tagna beslut sker i registervården av sammanträdet.
10. Lathunden avslutas.
Lathund – Skapa protokollsutdrag
När protokollet är justerat kan protokollsutdrag skapas.
1. Högerklicka på aktuell sammanträdespunkt i boxen Sammanträdespunkter
Kontextmenyn visas.
2. Klicka på alternativet Skapa handling
Fliken Skapa handling öppnas.
Fält på fliken:
Fält
Beskrivning
Beteckning (visas)
Beteckningen på det aktuella sammanträdet.
Diarium
Aktuellt diarium.
Kategori
Arbetsmaterial är föreslaget och ska inte ändras i detta fall. De övriga alternativen i listan är Inkommen och Upprättad. När handlingen senare registreras kommer kategorin sättas till Upprättad.
Handlingstyp
Flervalslista med handlingstyper.
Beskrivning
Beskrivning för handlingen.
Handlingsdatum
Datum då handlingen skapades, dagens datum är föreslaget. Fältet används ofta som bokmärke i handlingsmallar.
Användare
Sökfält. Om handlingen ska flödas till en användare sökes denne fram i fältet. Används i undantagsfall på sammanträden.
Vald användare (visas)
Namn på vald användare om flödning gjorts.
Skapad
Datum då handlingen skapades. Fältet visas med innehåll på nästa lik.
Knappar på fliken:
Knapp
Beskrivning
ABC
Stavningskontroll av texten som skrivs i fältet Beskrivning.
Importera
Knapp för att importera en dokumentfil från filsystemet. Knappen används undantagsvis på sammanträden. Ett exempel på användning är import av rapport över delegationsbeslut.
Fler fält
Fler fält öppnas i den högra delen av fliken, bl a för sekretess och PuL och för att lägga till avsändare och mottagare till handlingskortet.
Spara
De registrerade uppgifterna sparas till systemet. Observera att knappen inte ska användas om en handlingsmall ska användas! Då ska knappen Skapa fulltext användas. Knappen blir aktiv när en beskrivning har skrivits.
Avbryt
Fliken stängs, ingenting sparas.
Skapa fulltext
Öppnar MS Word med till handlingstypen kopplad handlingsmall. Fliken stängs, i stället öppnas fliken Skapad handling. Knappen blir aktiv när en beskrivning har skrivits.
3. Välj Protokollsutdrag i flervalslistan Handlingstyp
4. Skriv Utdrag i fältet Beskrivning
5. Klicka på knappen Skapa fulltext
MS Word startar och handlingsmallen för protokollsutdrag öppnas med uppgifter ifyllda för sammanträdespunkten.
6. Klicka på menyn Lex i menyraden i MS Word
Lex-menyn visas med Lex-ikoner
7. Klicka på ikonen Spara till Lex
Protokollsutdraget sparas, en kvittens visas till höger i Lex-menyn.
8. Avsluta MS Word
MS Word stängs. Fliken Handling skapad med uppgifter om handlingen visas.
Knappar på fliken:
Knapp
Beskrivning
Öppna handling
Handlingskortet för den skapade handlingen öppnas.
Stäng
Fliken stängs.
9. Klicka på knappen Stäng
Fliken stängs. Protokollsutdraget är tillagt i boxen Handlingar och på sammanträdespunkten i boxen Sammanträdespunkter på sammanträdet.
Lathunden avslutas.
Lathund – Registrera protokoll och protokollsutdrag
Innan sammanträdet kan avslutas ska protokoll och protokollsutdrag registreras.
1. Markera de handlingar som ska registreras i boxen Handlingar på sammanträdet
2. Högerklicka
Kontextmenyn visas
3. Välj menyalternativet Registrera handlingar
Dialogen Registrera handling visas.
Fält i dialogen:
Fält
Beskrivning
Beteckning (visas)
Beteckning för de valda handlingarna.
Beskrivning (visas)
Beskrivning för de valda handlingarna.
Registreringsdatum
Datumfält. Dagens datum är ifyllt som förslag. Datumet kommer att sparas som registreringsdatum för handlingarna i dialogen.
Knappar i dialogen:
Knapp
Beskrivning
Kryss
Tar bort raden från dialogen.
Ja
Flyttar den markerade handlingen upp eller ner ett steg i listan. Används för att placera handlingarna i önskad ordning på sammanträdespunkten.
Avbryt
Dialogen stängs, handlingarna registreras inte.
4. Klicka på knappen Ja
Dialogen stängs. Handlingarna registreras.
Lathunden avslutas.
Lathund – Avsluta sammanträdet
När protokollsutdrag skapats och alla beslut är tagna och alla handlingar är registrerade kan sammanträdet avslutas.
1. Klicka på knappen Ändra på sammanträdeskortet
Dialogen Ändra sammanträde öppnas.
2. Välj Avslutad i flervalslistan Status
3. Klicka på knappen Spara
Dialogen stängs.
Uppgift om att sammanträdet är avslutat visas i fältet Status i huvudet på sammanträdeskortet. Ikonen på sammanträdeskortet liksom sammanträdespunkterna har en grön fyrkant i det nedre högra hörnet.
Lathund – Avsluta sammanträde med arbetsmaterial
Denna lathund beskriver fallet då det finns arbetsmaterial eller ej tagna beslut på sammanträdet.
1. Klicka på knappen Ändra på sammanträdeskortet
Dialogen Ändra sammanträde öppnas.
2. Välj Avslutad i flervalslistan Status
3. Klicka på knappen Spara
Dialogen Avsluta med ej registrerade poster visas:
Knappar i dialogen:
Knapp
Beskrivning
Ok
Sammanträdet kommer att avslutas med oregistrerade arbetsmaterial och ej tagna beslut.
Avbryt
Fliken stängs, sammanträdet avslutas inte.
Kör lathunden Registrera handlingar, lathunden Ta beslut på sammanträdet och sedan lathunden Avsluta sammanträde.
4. Välj Avbryt i Dialogen.
Lathunden avslutas.
Solarplexus IT-strategi, 2014
Sid 2(78)