SOKONGAN Halaman: 1/85 KEWANGAN No. Semakan: 01...
Transcript of SOKONGAN Halaman: 1/85 KEWANGAN No. Semakan: 01...
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW/AK003/BUY
Halaman: 1/85
No. Semakan: 01
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENYEDIAAN PERMOHONAN PESANAN BELIAN DAN DAFTAR SERAHAN MELALUI MODUL
PURCHASING
Tarikh: 22/08/2011
Tujuan: Arahan Kerja ini bertujuan untuk menerangkan tatacara penyediaan permohonan
pesanan belian dan daftar serahan melalui modul Purchasing melalui SAGA Ver 7.4.
Skop: Arahan Kerja ini meliputi semua jenis permohonan pesanan belian. Keperluan Pengguna: Semua pengguna SAGA hendaklah mempunyai user ID dan password. Sekiranya
pengguna belum mendaftar diri sebagai pengguna, sila hubungi Urusetia di Pejabat Bendahari untuk tindakan. SAGA Ver 7.4 boleh digunakan melalui laman web http://mysaga/gdcax/ skrin 1 akan dipaparkan.
Tatacara terperinci:
1. Klik Menu seperti yang ditunjukkan di skrin 1. Skrin 2 akan dipaparkan, masukkan userID dan password untuk memasuki sistem SAGA ver 7.4 dan klik OK untuk sampai ke menu utama seperti di skrin 3.
Skrin 1
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW/AK003/BUY
Halaman: 2/85
No. Semakan: 01
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENYEDIAAN PERMOHONAN PESANAN BELIAN DAN DAFTAR SERAHAN MELALUI MODUL
PURCHASING
Tarikh: 22/08/2011
2. Sebelum menginput Permohonan Pesanan Belian, cop terimaan pada
dokumen/sebutharga yang diterima daripada syarikat juga pada borang
Skrin 2
Skrin 3
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW/AK003/BUY
Halaman: 3/85
No. Semakan: 01
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENYEDIAAN PERMOHONAN PESANAN BELIAN DAN DAFTAR SERAHAN MELALUI MODUL
PURCHASING
Tarikh: 22/08/2011
Permohonan Pembelian (SOK/KEW/BR002/BUY) dan pastikan kod PTJ (Company) seperti yang ditunjukkan di skrin 3 adalah betul sebelum menginput Purchase Requisition (RO)
PEMILIHAN KOD PTJ
3. Pada skrin 4, klik ikon dan skrin kecil bertajuk GP Company akan dipaparkan seperti di skrin 5. Klik pada Company Select: dan skrin tambahan mengikut Zon Kewangan dan Seksyen Kewangan akan dipaparkan.
Skrin 4
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW/AK003/BUY
Halaman: 4/85
No. Semakan: 01
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENYEDIAAN PERMOHONAN PESANAN BELIAN DAN DAFTAR SERAHAN MELALUI MODUL
PURCHASING
Tarikh: 22/08/2011
4. Pada skrin 6, pilih zon kewangan/ seksyen kewangan berkaitan dan seterusnya kod PTJ.
Skrin 5
Skrin 6
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW/AK003/BUY
Halaman: 5/85
No. Semakan: 01
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENYEDIAAN PERMOHONAN PESANAN BELIAN DAN DAFTAR SERAHAN MELALUI MODUL
PURCHASING
Tarikh: 22/08/2011
5. Kod Company telah bertukar mengikut Company yang dipilih seperti yang ditunjukkan di skrin 7. Perhatikan pada ruangan Company yang sebelumnya tertulis UPM di skrin 3 telah bertukar kepada kod PTJ yang dipilih seperti yang dibulatkan di skrin 7.
Skrin 7
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW/AK003/BUY
Halaman: 6/85
No. Semakan: 01
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENYEDIAAN PERMOHONAN PESANAN BELIAN DAN DAFTAR SERAHAN MELALUI MODUL
PURCHASING
Tarikh: 22/08/2011
6. Pilih modul yang hendak digunakan, iaitu Distribution; Purchasing. Perhatikan pada ruangan atas skrin 8, telah dipaparkan Menu untuk Modul Purchasing.
7. Pastikan maklumat pendaftaran syarikat telah diwujudkan dalam sistem SAGA.
Skrin 8
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW/AK003/BUY
Halaman: 7/85
No. Semakan: 01
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENYEDIAAN PERMOHONAN PESANAN BELIAN DAN DAFTAR SERAHAN MELALUI MODUL
PURCHASING
Tarikh: 22/08/2011
PEMILIHAN ID SYARIKAT
8. Pada skrin 9, pilih Enquiry dan klik Suppliers. Skrin 10 iaitu skrin AP Suppliers akan dipaparkan.
Skrin 9
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW/AK003/BUY
Halaman: 8/85
No. Semakan: 01
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENYEDIAAN PERMOHONAN PESANAN BELIAN DAN DAFTAR SERAHAN MELALUI MODUL
PURCHASING
Tarikh: 22/08/2011
9. Pada skrin 10, pilih ikon dan skrin tambahan seperti di skrin 11 akan dipaparkan. Klik Selected untuk memilih ID syarikat yang diperlukan.
Skrin 10
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW/AK003/BUY
Halaman: 9/85
No. Semakan: 01
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENYEDIAAN PERMOHONAN PESANAN BELIAN DAN DAFTAR SERAHAN MELALUI MODUL
PURCHASING
Tarikh: 22/08/2011
10. Skrin akan memaparkan ruangan-ruangan yang boleh digunakan bagi mencari ID syarikat seperti di skrin 12.
Skrin 11
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW/AK003/BUY
Halaman: 10/85
No. Semakan: 01
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENYEDIAAN PERMOHONAN PESANAN BELIAN DAN DAFTAR SERAHAN MELALUI MODUL
PURCHASING
Tarikh: 22/08/2011
11. Taipkan nama syarikat bermula dengan * dan diakhiri dengan * pada skrin 12 dan klik OK, skrin 13 akan dipaparkan.
Skrin 12
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW/AK003/BUY
Halaman: 11/85
No. Semakan: 01
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENYEDIAAN PERMOHONAN PESANAN BELIAN DAN DAFTAR SERAHAN MELALUI MODUL
PURCHASING
Tarikh: 22/08/2011
12. Ruangan USER FIELDS seperti di skrin 13 akan dipaparkan. Sila abaikan ruangan-ruangan tersebut dan klik OK.
Skrin 13
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW/AK003/BUY
Halaman: 12/85
No. Semakan: 01
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENYEDIAAN PERMOHONAN PESANAN BELIAN DAN DAFTAR SERAHAN MELALUI MODUL
PURCHASING
Tarikh: 22/08/2011
13. Skrin seterusnya memaparkan ruangan KOD BIDANG seperti yang dipaparkan di
Skrin 14. Sila abaikan juga ruangan tersebut dan klik OK untuk ke skrin seterusnya.
Skrin 14
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW/AK003/BUY
Halaman: 13/85
No. Semakan: 01
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENYEDIAAN PERMOHONAN PESANAN BELIAN DAN DAFTAR SERAHAN MELALUI MODUL
PURCHASING
Tarikh: 22/08/2011
14. Skrin akan memaparkan ID Syarikat di ruangan Supplier ID seperti yang
ditunjukkan di skrin 15. Jika ID Syarikat tersebut masih belum didaftarkan, maklumkan kepada syarikat supaya mengisi borang Pendaftaran Syarikat (OPR/BEN/BR004/BUY) dan menyerahkannya kepada Seksyen Perolehan di Pejabat Bendahari II bagi tujuan pendaftaran ID Syarikat dalam Sistem SAGA.
Skrin 15
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW/AK003/BUY
Halaman: 14/85
No. Semakan: 01
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENYEDIAAN PERMOHONAN PESANAN BELIAN DAN DAFTAR SERAHAN MELALUI MODUL
PURCHASING
Tarikh: 22/08/2011
15. Klik pada Address & Contacts untuk menyemak alamat syarikat dan pastikan alamat syarikat pada dokumen sebut harga/quotation adalah sama seperti di dalam sistem. Skrin 16 yang mempamerkan alamat syarikat dan Contact Details akan dipaparkan.
Skrin 16
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW/AK003/BUY
Halaman: 15/85
No. Semakan: 01
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENYEDIAAN PERMOHONAN PESANAN BELIAN DAN DAFTAR SERAHAN MELALUI MODUL
PURCHASING
Tarikh: 22/08/2011
16. Klik tanda X seperti ditunjukkan di skrin 17 untuk keluar dari skrin AP Supplier
dan kembali ke Menu Utama seperti di skrin 18.
PENYEDIAAN PERMOHONAN PESANAN BELIAN
Skrin 17
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW/AK003/BUY
Halaman: 16/85
No. Semakan: 01
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENYEDIAAN PERMOHONAN PESANAN BELIAN DAN DAFTAR SERAHAN MELALUI MODUL
PURCHASING
Tarikh: 22/08/2011
17. Klik Process seperti yang ditunjukkan di skrin 18 untuk menginput permohonan
pesanan belian (Purchase Requisition).
Skrin 18
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW/AK003/BUY
Halaman: 17/85
No. Semakan: 01
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENYEDIAAN PERMOHONAN PESANAN BELIAN DAN DAFTAR SERAHAN MELALUI MODUL
PURCHASING
Tarikh: 22/08/2011
18. Klik Purchase Requisition seperti pada skrin 19.
Skrin 19
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW/AK003/BUY
Halaman: 18/85
No. Semakan: 01
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENYEDIAAN PERMOHONAN PESANAN BELIAN DAN DAFTAR SERAHAN MELALUI MODUL
PURCHASING
Tarikh: 22/08/2011
19. Skrin Purchase Requisition akan dipaparkan seperti di skrin 20. Klik ikon untuk menginput permohonan pesanan belian yang baru.
Skrin 20
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW/AK003/BUY
Halaman: 19/85
No. Semakan: 01
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENYEDIAAN PERMOHONAN PESANAN BELIAN DAN DAFTAR SERAHAN MELALUI MODUL
PURCHASING
Tarikh: 22/08/2011
20. Kod PTJ akan dipaparkan secara automatik seperti pada skrin 21, klik OK.
Skrin 21
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW/AK003/BUY
Halaman: 20/85
No. Semakan: 01
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENYEDIAAN PERMOHONAN PESANAN BELIAN DAN DAFTAR SERAHAN MELALUI MODUL
PURCHASING
Tarikh: 22/08/2011
21. Skrin 22 menunjukkan nombor transaksi RO pada Requisition No dipaparkan
secara automatik. Begitu juga tarikh diperlukan (Needed By Date) dan juga tarikh RO dibuat. Kursor akan terus berada pada Requisition By. Masukkan nama staf PTJ yang menginput RO dalam sistem SAGA. Contohnya : SHAYNA., seperti yang ditunjukkan pada skrin 23 dan tekan TAB untuk ke ruangan PO Type. Di ruangan PO Type biarkan jenis Pesanan Belian sebagai Services Only sahaja.
Skrin 22
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW/AK003/BUY
Halaman: 21/85
No. Semakan: 01
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENYEDIAAN PERMOHONAN PESANAN BELIAN DAN DAFTAR SERAHAN MELALUI MODUL
PURCHASING
Tarikh: 22/08/2011
Skrin 23
Skrin 24
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW/AK003/BUY
Halaman: 22/85
No. Semakan: 01
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENYEDIAAN PERMOHONAN PESANAN BELIAN DAN DAFTAR SERAHAN MELALUI MODUL
PURCHASING
Tarikh: 22/08/2011
22. Tekan TAB untuk ke ruangan Type seperti di diskrin 24 dan hanya pilih Single
sahaja pada ruangan tersebut. Tekan TAB sekali lagi untuk ke ruangan Needed By Date seperti di skrin 25.
23. Pada ruangan Needed By Date klik ikon dan pilih tarikh sebenar barang/ perkhidmatan/ kerja itu perlu dihantar atau disiapkan seperti yang tertera pada ruangan TARIKH DIPERLUKAN dalam Borang Permohonan Pembelian (SOK/KEW/BR002/BUY). Contohnya pada 16/03/2009 seperti yang ditunjukkan pada skrin 26. .
Skrin 25
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW/AK003/BUY
Halaman: 23/85
No. Semakan: 01
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENYEDIAAN PERMOHONAN PESANAN BELIAN DAN DAFTAR SERAHAN MELALUI MODUL
PURCHASING
Tarikh: 22/08/2011
24. Kemudian klik Details seperti yang ditunjukkan pada skrin 26.
Skrin 26
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW/AK003/BUY
Halaman: 24/85
No. Semakan: 01
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENYEDIAAN PERMOHONAN PESANAN BELIAN DAN DAFTAR SERAHAN MELALUI MODUL
PURCHASING
Tarikh: 22/08/2011
25. Masukkan kod Company di ruanga Purchasers atau klik dan skrin Purchasers Lookup akan dipaparkan seperti di skrin 27. Jika kod Company yang dipaparkan adalah betul, klik OK.
Skrin 27
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW/AK003/BUY
Halaman: 25/85
No. Semakan: 01
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENYEDIAAN PERMOHONAN PESANAN BELIAN DAN DAFTAR SERAHAN MELALUI MODUL
PURCHASING
Tarikh: 22/08/2011
26. Delivery Address akan dipaparkan secara automatic sebagai Universiti Putra
Malaysia. Tukar alamat pada Delivery Address tersebut sebagai alamat PTJ atau tempat penghantaran bekalan perlu dihantar atau tempat kerja/perkhidmatan diperlukan seperti contoh yang ditunjukkan pada skrin 28. Tekan TAB untuk ke ruangan seterusnya.
Skrin 28
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW/AK003/BUY
Halaman: 26/85
No. Semakan: 01
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENYEDIAAN PERMOHONAN PESANAN BELIAN DAN DAFTAR SERAHAN MELALUI MODUL
PURCHASING
Tarikh: 22/08/2011
27. Skrin 29 memaparkan ruangan Instructions. Masukkan nama pemohon sebenar
seperti pada ruangan Pemohon dalam Borang Permohonan Pembelian (SOK/KEW/BR002/BUY). Tekan TAB untuk ke ruangan Other Refno seperti pada skrin 30.
Skrin 29
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW/AK003/BUY
Halaman: 27/85
No. Semakan: 01
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENYEDIAAN PERMOHONAN PESANAN BELIAN DAN DAFTAR SERAHAN MELALUI MODUL
PURCHASING
Tarikh: 22/08/2011
28. Pada ruangan Other Refno. Masukkan nama tempat yang lebih terperinci
contohnya seperti nama jabatan/ bahagian/ makmal atau nombor bilik/ makmal seperti contoh yang ditunjukkan pada skrin 30. Tekan TAB.
Skrin 30
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW/AK003/BUY
Halaman: 28/85
No. Semakan: 01
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENYEDIAAN PERMOHONAN PESANAN BELIAN DAN DAFTAR SERAHAN MELALUI MODUL
PURCHASING
Tarikh: 22/08/2011
29. Di ruangan Pkg Marks, masukkan kod akaun yang digunakan dan nama Jabatan
jika perlu, contohnya jika menggunakan peruntukan mengurus, sila taipkan 10501-DA-P27102: Jabatan Fizik, jika menggunakan peruntukan penyelidikan, taip 5488900-14201-P26799: JABATAN MIKROBIOLOGI seperti yang ditunjukkan di skrin 31 . Jika dalam sesuatu RO itu ada lebih dari satu kod akaun sila taipkan seperti berikut, 5486501-10501-P27799, P26799, P27299: JABATAN FIZIK. Manakala jika menggunakan peruntukan RMK9, taip 7511200-70000-A35000 atau peruntukan RU, taip 92008-10501-P28908 mengikut kod peruntukan PTJ masing-masing. Jika semua maklumat yang perlu telah dimasukkan, klik OK.
Skrin 31
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW/AK003/BUY
Halaman: 29/85
No. Semakan: 01
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENYEDIAAN PERMOHONAN PESANAN BELIAN DAN DAFTAR SERAHAN MELALUI MODUL
PURCHASING
Tarikh: 22/08/2011
30. Skrin Supplier Details akan dipaparkan seperti yang ditunjukkan di skrin 31.
Masukkan maklumat ID Syarikat yang diperolehi di skrin 15 pada ruangan
Supplier ID seperti yang ditunjukkan pada skrin 32 atau klik ikon untuk mencari ID Syarikat seperti pada skrin 33.
Skrin 31
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW/AK003/BUY
Halaman: 30/85
No. Semakan: 01
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENYEDIAAN PERMOHONAN PESANAN BELIAN DAN DAFTAR SERAHAN MELALUI MODUL
PURCHASING
Tarikh: 22/08/2011
,
Skrin 32
Skrin 33
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW/AK003/BUY
Halaman: 31/85
No. Semakan: 01
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENYEDIAAN PERMOHONAN PESANAN BELIAN DAN DAFTAR SERAHAN MELALUI MODUL
PURCHASING
Tarikh: 22/08/2011
31. Skrin Supplier Lookup akan dipaparkan seperti yang ditunjukkan pada skrin 33
apabila klik ikon . Masukkan singkatan ID Syarikat pada ruangan Suppid atau ringkasan nama syarikat pada ruangan Lname seperti contoh yang ditunjukkan di skrin 33.
32. Skrin 34 memaparkan ID Syarikat dan nama syarikat yang telah dipilih. Jika
terdapat lebih dari satu nama syarikat yang hampir sama, pilih nama syarikat yang betul melalui cara dilangkah 8 hingga langkah 16. Klik OK jika ID syarikat yang diperlukan telah diperolehi.
Skrin 34
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW/AK003/BUY
Halaman: 32/85
No. Semakan: 01
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENYEDIAAN PERMOHONAN PESANAN BELIAN DAN DAFTAR SERAHAN MELALUI MODUL
PURCHASING
Tarikh: 22/08/2011
33. Nama syarikat dan alamat syarikat akan dipaparkan secara automatic seperti
yang ditunjukkan di skrin 35. Klik OK untuk ke ruangan seterusnya.
Skrin 35
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW/AK003/BUY
Halaman: 33/85
No. Semakan: 01
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENYEDIAAN PERMOHONAN PESANAN BELIAN DAN DAFTAR SERAHAN MELALUI MODUL
PURCHASING
Tarikh: 22/08/2011
34. Skrin 36 memaparkan skrin Line Items. Kursor akan terus berada pada ruangan
Quantity seperti yang ditunjukkan pada skrin 36. Masukkan jumlah kuantiti bekalan yang diperlukan seperti contoh di skrin 37.
Skrin 36
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW/AK003/BUY
Halaman: 34/85
No. Semakan: 01
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENYEDIAAN PERMOHONAN PESANAN BELIAN DAN DAFTAR SERAHAN MELALUI MODUL
PURCHASING
Tarikh: 22/08/2011
35. Skrin 37 memaparkan contoh kuantiti yang diperlukan iaitu 1 unit bahan kimia.
Tekan TAB untuk ke ruangan Description seperti pada skrin 38.
Skrin 37
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW/AK003/BUY
Halaman: 35/85
No. Semakan: 01
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENYEDIAAN PERMOHONAN PESANAN BELIAN DAN DAFTAR SERAHAN MELALUI MODUL
PURCHASING
Tarikh: 22/08/2011
36.Pada ruangan Description, masukkan keterangan bekalan/ perkhidmatan/ kerja
diperlukan seperti contoh pada skrin 38. Tekan TAB untuk ke ruangan Unit Price seperti pada skrin 39.
.
Skrin 38
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW/AK003/BUY
Halaman: 36/85
No. Semakan: 01
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENYEDIAAN PERMOHONAN PESANAN BELIAN DAN DAFTAR SERAHAN MELALUI MODUL
PURCHASING
Tarikh: 22/08/2011
37.Masukkan harga seunit bagi bekalan/ perkhidmatan/ kerja yang diperlukan
berdasarkan dokumen sebutharga (quotation) yang diterima dari syarikat seperti pada skrin 39 dan tekan TAB. Jumlah harga akan dipaparkan secara automatik di ruangan Extended seperti pada skrin 40, dan kursor akan terus ke bahagian bawah seperti di skrin 41 untuk memasukkan item yang berikutnya
Skrin 39
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW/AK003/BUY
Halaman: 37/85
No. Semakan: 01
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENYEDIAAN PERMOHONAN PESANAN BELIAN DAN DAFTAR SERAHAN MELALUI MODUL
PURCHASING
Tarikh: 22/08/2011
Skrin 40
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW/AK003/BUY
Halaman: 38/85
No. Semakan: 01
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENYEDIAAN PERMOHONAN PESANAN BELIAN DAN DAFTAR SERAHAN MELALUI MODUL
PURCHASING
Tarikh: 22/08/2011
38. Ulangi langkah 36 hingga 40 untuk menginput jenis bekalan/ perkhidmatan/
kerja jika perlu. Klik OK jika tiada lagi jenis bekalan/ perkhidmatan/ kerja yang perlu diinput. Skrin kod projek seperti pada skrin 42 akan dipaparkan
Skrin 41
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW/AK003/BUY
Halaman: 39/85
No. Semakan: 01
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENYEDIAAN PERMOHONAN PESANAN BELIAN DAN DAFTAR SERAHAN MELALUI MODUL
PURCHASING
Tarikh: 22/08/2011
39. Jika peruntukan yang digunakan ialah peruntukan penyelidikan, RMK9 ataupun
peruntukan RU atau akaun amanah.
Skrin 42
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW/AK003/BUY
Halaman: 40/85
No. Semakan: 01
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENYEDIAAN PERMOHONAN PESANAN BELIAN DAN DAFTAR SERAHAN MELALUI MODUL
PURCHASING
Tarikh: 22/08/2011
40.Taip pada ruangan ini seperti contoh 5488900-14201-P26799 (peruntukan
peyelidikan) seperti yang ditunjukkan di skrin 43, atau 7511200-70000-A35900 (peruntukan RMK9) atau 92008-10501-P28908 (peruntukan RU) dan tekan TAB untuk ke ruangan Description.
Skrin 43
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW/AK003/BUY
Halaman: 41/85
No. Semakan: 01
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENYEDIAAN PERMOHONAN PESANAN BELIAN DAN DAFTAR SERAHAN MELALUI MODUL
PURCHASING
Tarikh: 22/08/2011
41. Taip = di ruangan Description seperti yang ditunjukkan di skrin 44 dan tekan TAB
untuk ke ruangan Amount .
Skrin 44
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW/AK003/BUY
Halaman: 42/85
No. Semakan: 01
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENYEDIAAN PERMOHONAN PESANAN BELIAN DAN DAFTAR SERAHAN MELALUI MODUL
PURCHASING
Tarikh: 22/08/2011
42. Perhatikan ruangan Description telah memaparkan keterangan untuk kod cajing,
dan kursor telah berada di ruangan Amount seperti yang ditunjukkan di skrin 45. Masukkan jumlah bekalan/ perkhidmatan/ kerja pada ruangan Amount mengikut kod akaun yang dicaj dan tekan TAB.
Skrin 45
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW/AK003/BUY
Halaman: 43/85
No. Semakan: 01
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENYEDIAAN PERMOHONAN PESANAN BELIAN DAN DAFTAR SERAHAN MELALUI MODUL
PURCHASING
Tarikh: 22/08/2011
43. Kursor akan ke ruangan bawah dan masukkan kod akaun seterusnya jika perlu/
berkaitan. Jika tiada klik OK dan skrin GL Distribution akan dipaparkan seperti pada skrin 46.
Skrin 46
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW/AK003/BUY
Halaman: 44/85
No. Semakan: 01
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENYEDIAAN PERMOHONAN PESANAN BELIAN DAN DAFTAR SERAHAN MELALUI MODUL
PURCHASING
Tarikh: 22/08/2011
44. Perhatikan ruangan GL Account Code, Description dan Amount telah
dipaparkan secara automatik apabila kod cajing telah dimasukkan di ruangan PC Distribution untuk peruntukan penyelidikan, RMK9, RU atau akaun amanah. Klik OK untuk meneruskan proses seterusnya.
Jika menggunakan peruntukan mengurus sahaja, abaikan langkah 39 hingga
langkah 44. Klik OK apabila skrin PC Distribution dipaparkan dan satu skrin tambahan seperti di skrin 48 akan ditunjukkan. Klik Yes untuk ke skrin GL Distribution.
Skrin 47
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW/AK003/BUY
Halaman: 45/85
No. Semakan: 01
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENYEDIAAN PERMOHONAN PESANAN BELIAN DAN DAFTAR SERAHAN MELALUI MODUL
PURCHASING
Tarikh: 22/08/2011
Skrin 48
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW/AK003/BUY
Halaman: 46/85
No. Semakan: 01
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENYEDIAAN PERMOHONAN PESANAN BELIAN DAN DAFTAR SERAHAN MELALUI MODUL
PURCHASING
Tarikh: 22/08/2011
45. Masukkan kod akaun yang diperlukan bagi peruntukan mengurus seperti contoh
pada skrin 49 dan tekan TAB untuk ke ruangan Description seperti di skrin 50.
Skrin 49
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW/AK003/BUY
Halaman: 47/85
No. Semakan: 01
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENYEDIAAN PERMOHONAN PESANAN BELIAN DAN DAFTAR SERAHAN MELALUI MODUL
PURCHASING
Tarikh: 22/08/2011
46. Taip = pada ruangan Description seperti yang ditunjukan di skrin 50 dan tekan
TAB untuk ke ruangan Amount.
Skrin 50
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW/AK003/BUY
Halaman: 48/85
No. Semakan: 01
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENYEDIAAN PERMOHONAN PESANAN BELIAN DAN DAFTAR SERAHAN MELALUI MODUL
PURCHASING
Tarikh: 22/08/2011
47. Perhatikan ruangan Description telah memaparkan keterangan untuk kod cajing,
dan kursor telah berada di ruangan Amount seperti yang ditunjukkan di skrin 51. Masukkan jumlah bekalan/ perkhidmatan/ kerja pada ruangan Amount mengikut kod akaun yang dicaj dan tekan TAB. Jika jenis bekalan/ perkhidmatan/ kerja boleh disatukan dalam satu jenis kod akaun, masukkan jumlah keseluruhan bekalan/ perkhidmatan/ kerja mengikut Total. Jika kod akaun yang perlu dicaj mengikut jenis bekalan/ perkhidmatan/ kerja adalah berbeza, masukkan sebahagian daripada jumlah Total tersebut mengikut jenis kod akaun dan tekan TAB untuk ke ruangan bawah seperti di skrin 52 dan input kod akaun yang lain pula. Jika tiada lagi kod akaun yang perlu diinput, klik OK untuk ke langkah seterusnya seperti di skrin 54.
Skrin 51
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW/AK003/BUY
Halaman: 49/85
No. Semakan: 01
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENYEDIAAN PERMOHONAN PESANAN BELIAN DAN DAFTAR SERAHAN MELALUI MODUL
PURCHASING
Tarikh: 22/08/2011
Skrin 53
Skrin 52
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW/AK003/BUY
Halaman: 50/85
No. Semakan: 01
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENYEDIAAN PERMOHONAN PESANAN BELIAN DAN DAFTAR SERAHAN MELALUI MODUL
PURCHASING
Tarikh: 22/08/2011
48. Jika tersilap memasukkan kod cajing dalam skrin PC Distribution atau GL
Distribution, bawa kursor ke ruangan yang tersilap cajing dan klik ikon seperti yang ditunjukkan di skrin 53 untuk memadamkan transaksi kod cajing tersebut. Masukkan semula kod cajing yang baru seperti di langkah 39 hingga langkah 44 bagi peruntukan penyelidikan, RMK9, RU atau akaun amanah dan seperti dialngkah 45 hingga 47 bagi peruntukan mengurus.
49. Satu skrin tambahan seperti di skrin Skrin 54 akan dipaparkan setelah kesemua
kod cajing dimasukkan seperti di langkah 47. Klik Ready jika tiada apa-apa perubahan hendak dibuat atau Held jika masih perlu menyemak data/ transaksi yang telah diinput dalam Purchase Requisition. tersebut.
Skrin 54
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW/AK003/BUY
Halaman: 51/85
No. Semakan: 01
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENYEDIAAN PERMOHONAN PESANAN BELIAN DAN DAFTAR SERAHAN MELALUI MODUL
PURCHASING
Tarikh: 22/08/2011
50. Perhatikan di ruangan Status telah bertukar kepada Held di skrin 55 apabila klik
Hold di langkah 49 di atas. Jika pembetulan perlu dilakukan klik ikon di skrin 56.
Skrin 55
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW/AK003/BUY
Halaman: 52/85
No. Semakan: 01
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENYEDIAAN PERMOHONAN PESANAN BELIAN DAN DAFTAR SERAHAN MELALUI MODUL
PURCHASING
Tarikh: 22/08/2011
Skrin 56
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW/AK003/BUY
Halaman: 53/85
No. Semakan: 01
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENYEDIAAN PERMOHONAN PESANAN BELIAN DAN DAFTAR SERAHAN MELALUI MODUL
PURCHASING
Tarikh: 22/08/2011
51. Kursor akan terus berada di ruangan Requisition By seperti yang ditunjukkan di
skrin 57. Rujuk semula langkah 21 hingga 47 jika ada sebarang pembetulan yang melibatkan langkah- angkah tersebut. Jika tiada sebarang pembetulan perlu dilakukan klik Ready di langkah 49 seperti yang ditunjukkan di skrin 58.
Skrin 57
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW/AK003/BUY
Halaman: 54/85
No. Semakan: 01
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENYEDIAAN PERMOHONAN PESANAN BELIAN DAN DAFTAR SERAHAN MELALUI MODUL
PURCHASING
Tarikh: 22/08/2011
Skrin 58
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW/AK003/BUY
Halaman: 55/85
No. Semakan: 01
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENYEDIAAN PERMOHONAN PESANAN BELIAN DAN DAFTAR SERAHAN MELALUI MODUL
PURCHASING
Tarikh: 22/08/2011
52. Perhatikan di ruangan Status telah bertukar kepada Ready di skrin 59 apabila
klik Ready di langkah 51 di atas.
Skrin 59
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW/AK003/BUY
Halaman: 56/85
No. Semakan: 01
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENYEDIAAN PERMOHONAN PESANAN BELIAN DAN DAFTAR SERAHAN MELALUI MODUL
PURCHASING
Tarikh: 22/08/2011
53. Untuk kemaskini (Approved) RO tersebut, klik ikon dan pilih P Approved seperti yang ditunjukkan di skrin 60.
Skrin 60
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW/AK003/BUY
Halaman: 57/85
No. Semakan: 01
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENYEDIAAN PERMOHONAN PESANAN BELIAN DAN DAFTAR SERAHAN MELALUI MODUL
PURCHASING
Tarikh: 22/08/2011
54. Satu skrin tambahan bertajuk GP Password Input akan dipaparkan seperti yang
ditunjukkan di skrin 61 yang meminta Kata Laluan atau Password diinput jika RO hendak dikemaskini.
Skrin 61
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW/AK003/BUY
Halaman: 58/85
No. Semakan: 01
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENYEDIAAN PERMOHONAN PESANAN BELIAN DAN DAFTAR SERAHAN MELALUI MODUL
PURCHASING
Tarikh: 22/08/2011
55. Masukkan kod PTJ (kod Company) masing-masing dan klik OK.
Skrin 62
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW/AK003/BUY
Halaman: 59/85
No. Semakan: 01
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENYEDIAAN PERMOHONAN PESANAN BELIAN DAN DAFTAR SERAHAN MELALUI MODUL
PURCHASING
Tarikh: 22/08/2011
56. Sistem akan bertanya samada hendak meneruskan untuk kemaskini RO tersebut
seperti yang ditunjukkan di skrin 63. Klik Yes jika hendak kemaskini (Approved) RO tersebut atau klik NO jika masih terdapat beberapa pembetulan perlu dilakukan. Jika terdapat sebarang pembetulan, rujuk semula langkah 21 hingga 47 jika ada pembetulan yang melibatkan langkah-langkah tersebut. Jika tiada sebarang pembetulan perlu dilakukan klik Yes untuk kemaskini (Approved) RO tersebut.
Skrin 63
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW/AK003/BUY
Halaman: 60/85
No. Semakan: 01
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENYEDIAAN PERMOHONAN PESANAN BELIAN DAN DAFTAR SERAHAN MELALUI MODUL
PURCHASING
Tarikh: 22/08/2011
57. Perhatikan skrin 64 menunjukkan Status telah bertukar daripada READY seperti
di skrin 59 kepada APPROVED. Skrin di atas juga menunjukkan nompor Pesanan Belian terbentuk secara automatik di ruangan PO Number dan ruangan PO Status berstatus HELD. Nombor Pesanan Belian (PO Number) tersebut perlu digunakan sebagai rujukan dokumen (Doc. No) sewaktu menyediakan Daftar Serahan dan sewaktu mencetak PO Held.
Skrin 64
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW/AK003/BUY
Halaman: 61/85
No. Semakan: 01
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENYEDIAAN PERMOHONAN PESANAN BELIAN DAN DAFTAR SERAHAN MELALUI MODUL
PURCHASING
Tarikh: 22/08/2011
58. Cetak PO Held dalam sistem. Kembali ke skrin utama, klik Process dan pilih
Purchase Order seperti yang ditunjukkan pada skrin 65.
Skrin 65
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW/AK003/BUY
Halaman: 62/85
No. Semakan: 01
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENYEDIAAN PERMOHONAN PESANAN BELIAN DAN DAFTAR SERAHAN MELALUI MODUL
PURCHASING
Tarikh: 22/08/2011
59. Klik ikon untuk mencari nombor pesanan belian berstatus Held.
Skrin 66
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW/AK003/BUY
Halaman: 63/85
No. Semakan: 01
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENYEDIAAN PERMOHONAN PESANAN BELIAN DAN DAFTAR SERAHAN MELALUI MODUL
PURCHASING
Tarikh: 22/08/2011
60. Masukkan kod Company dan nombor pesanan belian pada ruangan PO Order
dan klik OK seperti pada skrin 67.
Skrin 67
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW/AK003/BUY
Halaman: 64/85
No. Semakan: 01
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENYEDIAAN PERMOHONAN PESANAN BELIAN DAN DAFTAR SERAHAN MELALUI MODUL
PURCHASING
Tarikh: 22/08/2011
61. Klik OK sekali lagi jika skrin memaparkan ruangan USER FIELD seperti yang
ditunjukkan di skrin 68.
Skrin 68
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW/AK003/BUY
Halaman: 65/85
No. Semakan: 01
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENYEDIAAN PERMOHONAN PESANAN BELIAN DAN DAFTAR SERAHAN MELALUI MODUL
PURCHASING
Tarikh: 22/08/2011
62. Klik File, kemudian klik ikon Print R untuk mencetak PO Held seperti yang ditunjukkan di skrin 69.
Skrin 69
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW/AK003/BUY
Halaman: 66/85
No. Semakan: 01
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENYEDIAAN PERMOHONAN PESANAN BELIAN DAN DAFTAR SERAHAN MELALUI MODUL
PURCHASING
Tarikh: 22/08/2011
63. Skrin tambahan akan dipaparkan, klik Current seperti yang ditunjukkan di skrin
70.
Skrin 70
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW/AK003/BUY
Halaman: 67/85
No. Semakan: 01
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENYEDIAAN PERMOHONAN PESANAN BELIAN DAN DAFTAR SERAHAN MELALUI MODUL
PURCHASING
Tarikh: 22/08/2011
64. Skrin tambahan akan dipaparkan seperti pada skrin 71 diatas. Klik PDF (Output
to PDF Reader) untuk mencetak PO Held tersebut dalam format PDF terlebih dahulu seperti yang ditunjukkan di skrin 72.
Skrin 71
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW/AK003/BUY
Halaman: 68/85
No. Semakan: 01
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENYEDIAAN PERMOHONAN PESANAN BELIAN DAN DAFTAR SERAHAN MELALUI MODUL
PURCHASING
Tarikh: 22/08/2011
65. Klik File dan pilih Print. Pilih mesin pencetak jenis Laserjet/Deskjet yang sesuai.
Cetak PO Held dalam saiz A4 sahaja. Tandatangan ringkas dan cop pegawai yang menginput diperlukan pada ruangan “T/T……”. Tiada Tandatangan dari Ketua PTJ atau Pegawai yang Diberikuasa diperlukan untuk PO Held yang telah dicetak tersebut.
PENYEDIAAN DAFTAR SERAHAN R.O. MELALUI MODUL PURCHASING
Skrin 72
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW/AK003/BUY
Halaman: 69/85
No. Semakan: 01
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENYEDIAAN PERMOHONAN PESANAN BELIAN DAN DAFTAR SERAHAN MELALUI MODUL
PURCHASING
Tarikh: 22/08/2011
66. Kembali ke Menu Utama seperti di skrin 73 dan klik Process dan kemudian
klik Daftar Serahan seperti di skrin 74
Skrin 73
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW/AK003/BUY
Halaman: 70/85
No. Semakan: 01
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENYEDIAAN PERMOHONAN PESANAN BELIAN DAN DAFTAR SERAHAN MELALUI MODUL
PURCHASING
Tarikh: 22/08/2011
67. Skrin Daftar Serahan seperti pada skrin 75 akan dipaparkan. Klik ikon untuk menginput Daftar Serahan RO yang baru.
Skrin 74
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW/AK003/BUY
Halaman: 71/85
No. Semakan: 01
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENYEDIAAN PERMOHONAN PESANAN BELIAN DAN DAFTAR SERAHAN MELALUI MODUL
PURCHASING
Tarikh: 22/08/2011
Skrin 75
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW/AK003/BUY
Halaman: 72/85
No. Semakan: 01
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENYEDIAAN PERMOHONAN PESANAN BELIAN DAN DAFTAR SERAHAN MELALUI MODUL
PURCHASING
Tarikh: 22/08/2011
68. Kursor akan terus berada pada ruangan Batch Date yang tertera secara
automatik seperti di skrin 76. Kod Company juga akan dipaparkan secara automatik. Tekan TAB hingga ke ruangan Document Type.
Skrin 76
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW/AK003/BUY
Halaman: 73/85
No. Semakan: 01
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENYEDIAAN PERMOHONAN PESANAN BELIAN DAN DAFTAR SERAHAN MELALUI MODUL
PURCHASING
Tarikh: 22/08/2011
69. Skrin 77 menunjukkan jenis Daftar Serahan, pilih Daftar Serahan yang betul di
ruangan Document Type seperti yang ditunjukkan di skrin 78 dan klik OK.
Skrin 77
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW/AK003/BUY
Halaman: 74/85
No. Semakan: 01
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENYEDIAAN PERMOHONAN PESANAN BELIAN DAN DAFTAR SERAHAN MELALUI MODUL
PURCHASING
Tarikh: 22/08/2011
Skrin 78
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW/AK003/BUY
Halaman: 75/85
No. Semakan: 01
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENYEDIAAN PERMOHONAN PESANAN BELIAN DAN DAFTAR SERAHAN MELALUI MODUL
PURCHASING
Tarikh: 22/08/2011
70. Kursor akan terus berada pada ruangan SuppID seperti pada skrin 79. Masukkan
ID Syarikat yang boleh didapati pada RO tersebut dan tekan TAB untuk ke ruangan seterusnya.
Skrin 79
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW/AK003/BUY
Halaman: 76/85
No. Semakan: 01
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENYEDIAAN PERMOHONAN PESANAN BELIAN DAN DAFTAR SERAHAN MELALUI MODUL
PURCHASING
Tarikh: 22/08/2011
71. Skrin 80 menunjukkan kursor akan terus berada di ruangan Doc No. Perhatikan
ruangan Supplier Name telah memaparkan nama syarikat secara automatik.
Skrin 80
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW/AK003/BUY
Halaman: 77/85
No. Semakan: 01
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENYEDIAAN PERMOHONAN PESANAN BELIAN DAN DAFTAR SERAHAN MELALUI MODUL
PURCHASING
Tarikh: 22/08/2011
72. Masukkan nombor pesanan belian (PO Number) yang berstatus HELD dilangkah
57 di atas atau klik ikon . Satu skrin tambahan seperti yang ditunjukkan pada skrin 81 akan dipaparkan. Pilih nombor pesanan belian (PO Number) yang betul untuk RO tersebut dan klik OK.
Skrin 81
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW/AK003/BUY
Halaman: 78/85
No. Semakan: 01
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENYEDIAAN PERMOHONAN PESANAN BELIAN DAN DAFTAR SERAHAN MELALUI MODUL
PURCHASING
Tarikh: 22/08/2011
73. Nombor pesanan belian akan tertera di ruangan Doc No. seperti yang
ditunjukkan di skrin 82. Tekan TAB dan kursor akan terus berada di ruangan Status, tarikh dokumen dan amaun pesanan belian akan tertera secara automatik di ruangan Date dan Amount seperti pada skrin 83. Pada ruangan Status, biarkan kosong dan tekan TAB.
Skrin 82
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW/AK003/BUY
Halaman: 79/85
No. Semakan: 01
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENYEDIAAN PERMOHONAN PESANAN BELIAN DAN DAFTAR SERAHAN MELALUI MODUL
PURCHASING
Tarikh: 22/08/2011
Skrin 83
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW/AK003/BUY
Halaman: 80/85
No. Semakan: 01
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENYEDIAAN PERMOHONAN PESANAN BELIAN DAN DAFTAR SERAHAN MELALUI MODUL
PURCHASING
Tarikh: 22/08/2011
74. Tekan TAB untuk ke ruangan seterusnya jika terdapat lebih dari satu (1) RO/PO
Held untuk dimasukkan ke dalam batch Daftar Serahan dan ulangi langkah 70 hingga 73. Satu batch Daftar Serahan hendaklah tidak melebihi dari lima (5) dokumen RO/PO Held. Jika semua RO/PO Held telah diinput dalam batch Daftar Serahan tersebut, klik OK.
Skrin 84
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW/AK003/BUY
Halaman: 81/85
No. Semakan: 01
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENYEDIAAN PERMOHONAN PESANAN BELIAN DAN DAFTAR SERAHAN MELALUI MODUL
PURCHASING
Tarikh: 22/08/2011
75. Status akan bertukar daripada NEW seperti di skrin 79 kepada HELD di skrin 85.
Skrin 85
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW/AK003/BUY
Halaman: 82/85
No. Semakan: 01
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENYEDIAAN PERMOHONAN PESANAN BELIAN DAN DAFTAR SERAHAN MELALUI MODUL
PURCHASING
Tarikh: 22/08/2011
76. Untuk mencetak Daftar Serahan, klik ikon , kemudian klik Print Batch
Skrin 86
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW/AK003/BUY
Halaman: 83/85
No. Semakan: 01
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENYEDIAAN PERMOHONAN PESANAN BELIAN DAN DAFTAR SERAHAN MELALUI MODUL
PURCHASING
Tarikh: 22/08/2011
77. Skrin tambahan akan dipaparkan seperti pada skrin 87. Klik PDF (Output to PDF
Reader) untuk mencetak Daftar Serahan RO/PO tersebut dalam format PDF terlebih dahulu seperti yang ditunjukkan di skrin 88.
Skrin 87
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW/AK003/BUY
Halaman: 84/85
No. Semakan: 01
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENYEDIAAN PERMOHONAN PESANAN BELIAN DAN DAFTAR SERAHAN MELALUI MODUL
PURCHASING
Tarikh: 22/08/2011
Skrin 88
Skrin 89
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW/AK003/BUY
Halaman: 85/85
No. Semakan: 01
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENYEDIAAN PERMOHONAN PESANAN BELIAN DAN DAFTAR SERAHAN MELALUI MODUL
PURCHASING
Tarikh: 22/08/2011
78. Klik File, kemudian pilih Print seperti yang ditunjukkan pada skrin 89.
79. Pilih mesin pencetak jenis Laserjet/Deskjet yang sesuai seperti pada skrin 90.
Cetak Daftar Serahan RO/PO dalam dua (2) salinan bersaiz A4 (putih) sama seperti Daftar Serahan RO/ PO Held yang sedia ada sekarang. Daftar Serahan tersebut perlu di cop tarikh terima sewaktu dihantar ke Pejabat Bendahari Zon Kewangan.
Seksyen Kewangan Pejabat Bendahari yang berada di PTJ tidak perlu mencetak
Daftar Serahan (Status Held) ini dari sistem, tetapi perlu mencetak Daftar Serahan RO/PO (Status Posted) yang telah dikemaskini di dalam sistem SAGA ver 7.4. Ulangi langkah di para 76-79 untuk proses mencetak.
Bagi perolehan yang dilaksanakan secara atas talian, Zon/Seksyen Kewangan perlu menginput Daftar Serahan dalam sistem tetapi tidak perlu mencetak.
Skrin 90