Social Security: 72013

8/14/2019 Social Security: 72013

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O f f ic e o f t h e In s p e c t o r G e n e r a l

K e n n e t h S . A p f e l C o m m is s io n e r o f S o c ia l S e c u r it y

A c t in g In s p e c t o r G e n e r a l

U s e o f O f f i c ia l T i m e f o r U n io n A c t i v i t ie s a t t h e S o c i a l S e c u r i t y A d m in i s t r a t io n

T h e a t t a c h e d f in a l r e p o r t p r e s e n t s t h e r es u t s o f o u r r e v ie w o f t h e u s e o f o f f i c ia l t im e f o r u n i o n a c t i v i t ie s a t t h e S o c i a l S e c u r i t y A d m in i s t r a t i o n ( S S A ) ( A -1 3 - 9 7 - 7 2 0 1 3 ) . T h e o b j e c t iv e o f t h e r e v ie w w a s t o d e t e rm in e w h e t h e r o f f i c i a l t im e f o r u n io n a c t iv i t ie s a t S S A w a s b e in g u s e d in c o m p l a w s , ia n c e w i t h lr e g u l e c t iv e b a rg a in in g ) a g re e m e n t s , a n d w h e t h e r S S Aa t io n s , a n d c o n t r a c t u a l ( c o l lp r o d u c e s r e l e in f o r m a t io n t o d e t e rm in e t h e c o s t s o f o f f i c i a l t im e .i a b l

Y o u m a y w is h t o c o m m e n t o n a n y f u r t h e r a c t io n t a k e n o r c o n t e m p l a t e d o n o u rr ec o m m e n d a t io n s . I f y o u c h o o s e t o o f f e r c o m m e n t s , p l e a s e p r o v i d e t h e m w i t h int h e n e x t 6 0 d a y s . I f y o u w is h t o d i s c u s s t h e f in a l r e p o r t , p l e a s e c a l l m e o r h a v e

y o u r s t a f f c o n t a c t P a m e la J . G a rd in e r , A s s i s t a n t I n s p e c t o r G e n e r a l f o r A u d i t , a t( 4 1 0 ) 9 6 5 - 9 7 0 0 .

A t t a c h m e n t

c c : O I G / E S R e a d i n g F i l eS u b j e c t F il eS S A / O I G / O A / C M A R K O W IT Z / c l h / 0 7 / 0 9 / 9 8R e p o r t F i l e

J a m e s G . H u s e , J r .

9 7 - 7 2 0 1 3 - F N L



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E X E C U T I V E S U M M A R Y O B J E C T I V E

T h e o b je c t iv e o f t h i s a u d i t w a s t o d e t e rm in e w h e t h e r o f f ic i a l t im e f o r u n io na c t iv i t ie s a t t h e S o c ia l S e c u r i t y A d m in i s t r a t io n ( S S A ) w a s b e in g u s e d in c o m p l ia n c ew i t h r e l a w s , r e g u l e c t iv e b a rg a in in g ) a g re e m e n t s ,e v a n t l a t io n s , a n d c o n t ra c t u a l ( c o l la n d w h e t h e r S S A p r o d u c e s r e l e in f o r m a t io n t o d e t e rm in e t h e c o s t s o f o f f i c i a li a b lt i m e .

B A C K G R O U N D

U n i o n s a t S S A

T h e r e a r e t h r e e u n io n s a t S S A - -t h e N a t i o n a l T r e a s u r y Em p l o y e e s U n i o n (N T E U ) ,t h e N a t i o n a l F e d e r at io n o f F e d e r al E m p lo y e e s (N F F E) , a n d t h e A m e r ic a n F e d e r a t io n

o y e e s ( A F G E ). C o l l y , t h e y r e p re s e n t a p p r o x i m a t e lo f G o v e r n m e n t E m p l e c t iv e l y5 2 , 0 0 0 b a rg a in in g u n it e m p lo y e e s f o r w h ic h t h e re a r e a b o u t 1 , 8 0 0 u n io nr e p r e s e n t a t iv e s ; o f t h o s e 1 4 5 w o r k f u l l- t im e o n u n io n a c t i v i t ie s . A F G E is b y f a rt h e l s b a r g a i n in g u n ita r ge s t u n io n r e p re s e n t in g a b o u t 9 6 p e r ce n t o f S S A ’e m p l o y e e s . P ro v is io n s r e g a r d in g h o w t h e t h r e e u n io n s w i l l o p e r a t e a t S S A a r e s e tf o r t h in v a r io u s c o l le c t i v e b a r g a i n in g a g r e e m e n t s .

O f f i c ia l T i m e

S S A d e f i n e s o f f ic i a l t im e a s t im e d u r in g w h ic h a n e m p l d b eo y e e o t h e r w is e w o u lp e rf o r m i n g A g e n c y a s s ig n e d w o r k , b u t t h e e m p l a w ,o y e e is a u t h o r iz e d b y lr e g u l a t io n , o r n e g o t i a t e d a g r e e m e n t t o s p e n d t im e r e p re s e n t in g u n i o n a n d / o r

o y e e s . S S A is r e q u i re d b y F e d e r a l lb a r g a in i n g u n i t e m p l a w t o a u t h o r iz e t h e u s e o fo f f i c ia l t im e b y u n i o n r e p r e s e n t a t i v e s f o r c e r t a in a c t i v i t ie s , a n d h a s a g r e e d t o i t su s e f o r o t h e r a c t i v i t ie s p u r s u a n t t o i t s c o l l e c t i v e b a r g a in i n g a g r e e m e n t s w i t h t h eu n i o n s . C o m m o n re p r e s en t a t io n a l a c t iv i t y c o n s t i t u t i n g a u t h o r iz ed o f f i c i a l t im ein c u d e s r e p re s e n t in g e m p l a in t s b y o r a g a in s t m a n a g e m e n t ,o y e e s in c o m p lb a r g a in i n g o v e r c h a n g e s i n w o r k in g c o n d i t io n s a n d t h e a p p l ic a t i o n o f p e r s o n n e lp o ic i e s , a n d n e g o t ia t in g u n io n c o n t r a c t s w i t h m a n a g e m e n t . W h e n a u n io nr e p r e s e n t a t i v e is o n o f f i c i a l t im e , S S A is o b l o y e e t h e s a m eig a t e d t o p a y t h e e m p lw a g e s a s i f h e o r s h e w e r e p e r f o r m in g r e g u l ar A g e n c y -a s s ig n e d w o r k .

T h e t h r e e u n io n s a n d S S A h a v e n e g o t ia t e d c o l le c t i v e b a r g a i n in g a g r e e m e n t s w h ic hc o n t a i n p r o v i s io n s r e g a r d in g l im i t s o n t h e u s e o f o f f i c i a l t im e . S o m e c a t e g o r ie s o f

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a c t i v i t i e s h a v e c a p s o r l im i t s o n t h e a m o u n t o f h o u r s t h a t c a n b e u s e d , a n d s o m ec a t e g o r ie s h a v e n o l o n g a s t h e y a r e c o n s id e r e d r e a s o n a b lim i t s a s l e , n e c e s s ar y ,

ic in t e r e s t . T h e c o l l s o p r o v i d e la n d in t h e p u b l e c t i v e b a r g a in in g a g r e e m e n t s a l i m i t sr e l a t iv e t o t h e t y p e o f u n io n p o s i t io n o c c u p ie d , s u c h a s a n o f f i c e r , a s s is t a n t c h i e fs t e w a r d , o r s t e w a r d . T h e s e a g re e m e n t s a ls o a d d r es s t h e n u m b e r o f u n i o n

r e p r e s e n t a t iv e s a u t h o r iz e d t o u s e o f f i c ia l t im e a n d h o w i t s h o u l d b e r e c o r d e d .

In 1 9 9 3 , E x e c u t i v e O r d e r 1 2 8 7 1 a r t i c u l a b o r / m a n a g e m e n ta t e d a c o n c e p t o f la t i o n s c a l l v e t h e i r lr e l e d “ P a r t n e rs h ip ” w h ic h r e q u i r e s a g e n c ie s t o in v o l a b o r

o r g a n i za t i o n s a s f u l l p a r t n e r s w i t h m a n a g e m e n t in id e n t i f y in g a g e n c y p r o b l e m s a n dc r a f t in g s o lu t i o n s . D u r in g t h e p e r io d o f o u r r e v i e w , t h e h o u r s s p e n t o n P ar t n e r s h ipa c t iv i t ie s b y u n i o n r e p r e s e n t a t iv e s m a y o r m a y n o t h a v e b e e n c o n s id e r e d o f f i c ia l

a c k o f c lt im e . T h e r e a s o n f o r t h i s in c o n s i s t e n c y s t e m s f r o m a l e a r g u id a n c e . InD e c e m b e r 1 9 9 7 , S S A is s u e d g u id a n c e t o c a r if y w h ic h a c t iv i t ie s s h o u l d b ec o n s id e r e d P ar t n e r s h ip a c t i v i t ie s a n d t h a t s u c h a c t i v i t ie s s h o u l i f y f o rd n o t q u a l

o f f i c i a l t i m e .

C o n g r e s s io n a l H e a r in g s a n d t h e G e n e r al A c c o u n t i n g O f f i c e Re p o r t o n U n i o n

A c t iv i t ie s a t S S A

C o n g r e s s io n a l h e a r in g s h e ld in J u n e 1 9 9 6 e x a m in e d t h e u s e o f t h e So c i a l S e c u r i t yt r u s t f u n d s t o f in a n c e u n i o n a c t i v i t ie s . T h e h e a r in g s d i s c u s sed t h e u s e o f t h e t ru s tf u n d s t o p a y f o r o f f i c ia l t i m e a n d it s r e la t e d c o s t s , t h e i n c r e a s e i n t h e u s e a n d c o s to f o f f ic i a l t im e , t h e b a la n c e o f p o w e r b e t w e e n t h e u n io n s a n d S S A m a n a g e m e n t ,a n d t h e e f f e c t o f o f f ic i a l t im e o n s e rv ic e t o t h e p u b ic . In O c t o b e r 1 9 9 6 , t h eG e n e r al A c c o u n t in g O f f ic e (G A O ) p r o v i d e d C o n g r es s w i t h a r e p o r t o n t h e t im e a n d

c o s t s a s s o c ia t e d w i t h u n io n a c t iv i t ie s a t S S A . G A O f o u n d t h a t S S A ’ s o f f ic i a l t im e -r e p o r t i n g s y s t e m s d i d n o t a d e q u a t e l y c a p t u r e t h e a c t u a l a m o u n t o f o f f i c i a l t im eu s e d , a n d t h a t a l im i t e d v e r i f ic a t i o n o f t h e h o u r s re p o r t e d f o u n d t h a t t h e a m o u n t o fo f f ic ia l t i m e w a s u n d e r r e p o r t e d .

S C O P E A N D M ET H O D O L O G Y

A f t e r t h e G A O r e p o r t w a s is s u e d , C o n g r e s s r e q u e s t e d t h e O f f i c e o f t h e In s p e c t o rG e n e r al t o p r o v i d e m o r e in - d e p t h in f o r m a t i o n r e g a rd in g t h e u s e o f o f f i c i a l t im er e la t e d t o u n io n a c t i v i t ie s a t S S A , a n d h o w t h e A g e n c y a c c o u n t s f o r t h e t im e a n d

t h e a s s o c ia t e d c o s t s . T o a c c o m p l e v a n t F e d e r al li s h t h is , w e r e v ie w e d r e l a w s ,r e la t e d c r it e r ia , t e s t im o n y f r o m p r e v i o u s c o n g r es s io n a l h e a r in g s a n d G A O re p o r t s ,

a b o r - r e l , a n d w ea n d c o n t ra c t u a l a g re e m e n t s . W e m e t w i t h l a t io n s p e rs o n n e lin t e r v i e w e d u n i o n r e p r e s e n t a t iv e s a n d t h e i r s u p e rv is o r s . W e a l s o e x a m in e d o f f i c i a lt i m e re c o r d s a n d re p o r t s f ro m v a r io u s c o m p o n e n t s a s w e l l a s S S A ’ c u ls c a l a t io n o fc o s t s r e l a t e d t o o f f i c i a l t i m e .

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R ES U L T S O F R EV IE W

W e i d en t i f ie d w e a k n e s s e s w i t h S S A ’ s m a n a g e m e n t o v e r s ig h t o f o f f ic ia l t im e .S p e c i f ic a l l s m a n a g e m e n t o v e r s ig h t d o e s n o t p r o v i d e r e a s o n a b ly , S S A ’ e a s s u r a nc et h a t : o n l y d e s ig n a t e d u n i o n r e p r e s e n t a t i v e s a r e a u t h o r iz e d t o u s e o f f i c i a ly c u r r e n t l

t im e ; t h e n u m b e r o f a u t h o r i ze d u s e rs is in c o m p l ia n c e w i t h c o n t r a c t c r it e r ia ;r e q u e s t s f o r o f f i c i a l t im e ar e u s e d f o r a u t h o r iz e d p u r p o s e s a n d f o r a r e a s o n a b lea m o u n t o f t im e ; a n d a l le g a t io n s o r s u s p ic i o n s o f m is u s e o f o f f i c i a l t im e a r ee f f e c t i v e l v e d .y r e s o l

W e a l s c o n t ro ls o f o u n d t h a t S S A ’ s o v e r t h e p r o c e s s in g a n d r e p o r t i n g o f o f f ic i a lt i m e ar e n o t s u f f i c i e n t t o p r o v i d e r e a s o n a b l e a s s u r a n c e t h a t t h e d a t a in it s re p o r tt o C o n g r e s s is r e l e .i a b l

C O N C L U S IO N S A N D R E C O M M E N D A T I O N S

y e x a m i n e d S S A ’ c u lW e s p e c i f ic a l l s c a l a t io n o f o f f i c i a l t im e h o u r s r e p o r t e d a s u s e din F is c a l Y e a r (F Y ) 1 9 9 6 . F o r t h a t FY , S S A r e p o r t e d t h a t 4 8 1 , 9 4 5 h o u r s w e r es p e n t o n o f f ic i a l t im e a c t iv i t ie s a t a c o s t o f $ 1 4 . 7 m i l l e t oi o n . W e w e r e u n a b lv e r if y t h i s d a t a b e c a u s e w e c o n c u d e d t h a t m a n a g e m e n t o v e r s ig h t a n d in t e r n a lc o n t r o ls w e r e n o t a d e q u a t e t o e n s u r e t h a t o f f ic i a l t im e w a s b e in g u s e d i nc o m p l i c a b l e v a n t c o l lia n c e w i t h a p p l e c r it e r ia a n d t h e t e rm s o f t h e r e l e c t iv eb a r g a in i n g a g r e e m e n t s , a n d t h a t t h e d a t a u s e d t o d e t e rm in e t h e c o s t o f o f f i c ia lt im e w a s n o t re l e .i a b l

T o c o r r e c t t h e s e w e a k n e s s e s , w e re c o m m e n d t h a t S S A :

• M a in t a i n a c c u r a t e , u p - t o -d a t e l i s t i n g s o f u n i o n r e p r e s e n t a t i v e s a n d u s e t h e m t om o n i t o r w h ic h in d i v id u a l s a r e u s in g o f f ic i a l t im e a n d t h e n u m b e r o f a u t h o r iz edu s e r s .

• Im p r o v e i t s o v e r s ig h t t o b e t t e r d e t e r m in e w h e t h e r o f f ic i a l t im e is b e in g u s e d f o ra n a p p r o p r ia t e a c t i v i t y a n d f o r a n a p p r o p r ia t e a m o u n t o f t i m e .

• Im p r o v e p r o c e d u r es t o b e t t e r e n s u r e t h a t a l le g a t io n s o r s u s p i c i o n s o f s u s p e c t e da b u s e a r e r es o l y m a n n e r .v e d i n a t im e l

• Im p r o v e c o n t ro l e t e a n ds t o b e t t e r e n s u r e t h a t o f f ic i a l t im e d a t a is c o m p lu d in g c a r if y in g w h ic h a c t iv i t ie s s h o u la c c u r a t e , in c l d b e r e p o r t e d a s o f f i c ia l

t i m e .

y w i t h t h e O f f ic e o f P e rs o n n e l M a n a g e m e n t s r e q u e s t f o r• F u rt h e r , t o c o m p l ’e n d a r Y e a r (C Y ) 1 9 9 8 d a t a o n o f f ic ia l t im e , S S A s h o u d e s t a b lC a l i s h a

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m e c h a n i sm t o e v a l u a t e t h e b e n e f i t s a n d d i s a d v a n t a g e s o f o f f i c i a l t im e a n d i t sim p a c t o n S S A ’ s s e rv ic e t o t h e p u b ic .

A G EN C Y C O M M E N T S

O n a g e n e r al l , S S A b e l d a c k n o w le v e l ie v e d t h e r e p o r t s h o u l e d g e t h e a c t io n s i t h a sa l r e a d y t a k e n t o im p r o v e t h e a c c u r a c y o f i t s o f f ic i a l t im e re p o r t i n g p r o c e s s , a s w e l la s a c k n o w l a w d e c i s io n s o n t h e p a r a m e t e r se d g e t h e i m p a c t o f a d m i n is t ra t i v e c a s e lin w h ic h t h e A g e n c y m u s t o p e r a t e . T o s u p p o r t t h i s , S S A l i s t e d s p e c i f ic a c t i o n s i th a d t a k e n t o im p r o v e t h e t im e re p o r t in g p r o c e s s . A l s o , S S A s t a t e d t h a t m a n y o fo u r r e c o m m e n d a t i o n s a p p e a r t o a s k t h e A g e n c y t o g o b e y o n d t h e c o n s t r a in t se s t a b l a w .i s h e d b y a d m in i s t ra t i v e c a s e l

S S A g e n e r a l l y a g r e e d w i t h a l l o f t h e s p e c i f ic r e c o m m e n d a t i o n s e x c e p t f o r o n e - -t h en e e d t o c a r if y w h e t h e r a c t iv i t ie s s h o u l d b e r e p o r t e d a s Pa r t n e r s h ip t im e , o f f i c i a l

t im e , o r A g e n c y d u t y t im e .

O IG R E S P O N S E

W e r e v i s e d t h e r e p o r t t o a c k n o w le d g e t h a t S S A h a s t a k e n a c t i o n s t o im p r o v e t h ea c c u r a c y o f t h e t im e r e p o r t i n g p r o c e s s . In m a k in g o u r r e c o m m e n d a t i o n s , o u rin t e n t i s t o e n s u r e c o m p l ia n c e w i t h t h e o f f ic i a l t im e r e p o r t i n g r e q u i r e m e n t s o f t h e

e c t iv e b a r g a in in g a g r e e m e n t s . I f S S A i s u n a b l e m e n t o u rc u r r e n t c o l l e t o im p lr e c o m m e n d a t i o n s w i t h i n t h e c o n f in e s o f t h e c u r re n t a g r e em e n t s a n d t h ep a r am e t e r s s e t b y a d m in i s t ra t iv e c a s e l d a d d r e s s t h e m d u r in ga w , i t s h o u ln e g o t ia t i o n s f o r f u t u r e c o l l e c t i v e b a r g a i n in g a g r e e m e n t s . I f s u c h n e g o t i a t io n s

, S S A m a y w is h t o s e e k a l a t iv e r es o lp r o v e u n s u c c e s s f u l e g is l u t io n . W e d i s a g r e et h a t t h e r e is n o n e e d t o c a r if y in s t ru c t i o n s re g a r d in g w h e t h e r a c t i v i t ie s s h o u l d b er e p o r t e d a s P a r t n e r s h ip t i m e , o f f i c i a l t im e , o r A g e n c y d u t y t im e .

i v



T A B L E O F C O N T EN T S P a g e

E X E C U T I V E S U M M A R Y . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . i I N T R O D U C T I O N . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 S C O PE A N D M ET H O D O L O G Y . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 R ES U L T S O F R EV IE W . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7

S S A M A N A G E M EN T O V E R S IG H T O F O F FIC I A L T I M E . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 • S S A N e e d s t o M a i n t a in A c c u r a t e L is t i n g s o f D e s ig n a t e d U n io n

R e p r e s e n t a t i v e s . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 • S u p e rv i s o r s N e e d t o E n s u r e t h a t R e q u e s t s f o r O f f i c i a l T i m e A r e

f o r A u t h o r iz e d A c t i v i t ie s . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9• S u p e rv i s o r s S h o u ld E n s u r e t h a t O f f i c i a l T i m e Is A p p r o v e d i n

A d v a n c e . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 1 • S S A N e e d s t o E n s u r e t h a t Ex c e s s iv e O f f i c ia l T i m e Is N o t U s e d . . . . . . . . . 1 2 • S S A N e e d s t o E f f e c t iv e l v e A l ly R e s o l e g a t io n s o r S u s p ic i o n s o f

M is u s e o f O f f i c i a l T i m e . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 4 S S A ’ S PR O C E S S IN G A N D R E PO R T I N G O F O F F IC I A L T I M E . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 5

• C o m p l e t e n e s s , A c c u r a c y , a n d R e t e n t i o n o f O f f i c ia l T i m eR e c o r d s . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 6

• S S A N e e d s t o En s u r e t h a t O f f i c ia l T i m e Is C o n s i s t e n t ly R e p o r t e d f o r U n i o n O f f ic e r s . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 9

• S S A N e e d s t o En s u r e t h a t P ar t n e r s h i p A c t i v i t ie s A r eC o n s i s t e n t l y R e p o r t e d . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 0

N EW L E G I S L A T IO N A F FE C T I N G O F FIC I A L T I M E . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 1 • O f f i c i a l T i m e S h o u l u a t e d . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 1d B e Ev a l

• O f f ic i a l T im e N o L o n g e r a n E x p e n s e o f S S A ’ s T r u s t Fu n d s . . . . . . . . . . . . . . . 2 2 C O N C L U S IO N S A N D R E C O M M EN D A T IO N S . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 3



A G E N C Y C O M M EN T S A N D O IG R E S P O N S E . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 6

A P P E N D I C E SA p p e n d i x A - S S A O f f ic i a l T i m e F o rm s

A p p e n d i x B - O f f i c ia l T i m e R e p o r t in g F lo w c h a r t sA p p e n d ix C - A g e n c y C o m m e n t sA p p e n d i x D - M a jo r R e p o r t C o n t r ib u t o r sA p p e n d i x E - S S A O r g a n iza t io n a l C h a r t



l l

l

ll

I N T R O D U C T I O N O B J E C T I V E

T h e o b je c t iv e o f t h i s a u d i t w a s t o d e t e rm in e w h e t h e r o f f ic i a l t im e f o r u n io nia n c e w i t h r e l a w s , r e g u la c t iv i t ie s a t S S A w a s b e in g u s ed in c o m p l e v a n t l a t io n s ,

a n d c o n t r a c t u a l ( c o l le c t iv e b a r g a in in g ) a g r e e m e n t s , a n d w h e t h e r S S A p r o d u c e sr e l e in f o r m a t io n t o d e t e r m in e t h e c o s t s o f o f f i c i a l t im e .i a b l

B A C K G R O U N D

U n i o n s a t S S A

T h e r e a r e t h r e e u n io n s a t S S A - -N T E U , N F F E, a n d A F G E. C o l l y , t h e ye c t i v e lr e p re s e n t a p p r o x i m a t e l o y e e s f o r w h ic h t h e re a r ey 5 2 , 0 0 0 b a r g a in in g u n it e m p la b o u t 1 , 8 0 0 u n io n r e p r e s e n t a t iv e s . O f t h o s e 1 , 8 0 0 u n i o n r e p r e s en t a t iv e s ,

- t im e o n u n io n a c t i v i t ie s . A F G E is b y f a r t h e l1 4 5 w o r k f u l l a r g e s t u n i o ns b a r g a i n in g u n it e m p lr e p re s e n t in g a b o u t 9 6 p e r c e n t o f S S A ’ o y e e s . P ro v i s io n s

r e g a r d in g h o w t h e t h r e e u n io n s w i l l o p e r a t e a t S S A a r e s e t f o r t h i n v a r io u sc o l le c t i v e b a r g a i n in g a g r e e m e n t s .

A t h o u g h t h r e e u n io n s r e p r e s e n t S S A e m p l o y e e s , t h e re s u t s o f o u r r e v i e w

p r im a r il y a d d r e s s t h e c o n t r a c t p r o v is io n s a n d p o ic i e s a n d p r o c e d u r e s f o r a p p r o v in ga n d r e p o r t in g o f f i c i a l t im e f o r A F G E u n i o n r e p r e s e n t a t i v e s . W e f o c u s e d o n A F G Eb e c a u s e i t r e p re s e n t s 9 6 p e r ce n t o f S S A ’ o y e e s .s b a r g a in in g u n it e m p l

O f f i c ia l T i m e

A s a u t h o r iz ed b y 5 U n i t e d S t a t e s C o d e , s ec t i o n 7 1 3 1 , u n io n r e p r e s en t a t i v e s m a yb e g r a n t e d o f f ic i a l t im e 1 t o c o n d u c t c e r t a in u n i o n a c t iv i t ie s . F o r e x a m p l e , S S A isr e q u i re d t o a u t h o r i ze o f f i c i a l t i m e f o r t h e n e g o t ia t i o n o f a c o l le c t i v e b a r g a i n i n ga g r e e m e n t . W i t h c e rt a i n e x c e p t i o n s , o f f ic i a l t im e w i l l b e g r a n t e d i n a n y a m o u n ta g r e e d t o b y t h e u n io n a n d m a n a g e m e n t i n a c o l le c t i v e b a r g a in i n g a g r e e m e n t t h a th a s b e en d e e m e d b y t h e p a r t i e s t o b e re a s o n a b l e , n e c e s s a r y , a n d in t h e p u b icin t e r e s t . C o m m o n ly a u t h o r i ze d r e p r e s e n t a t io n a l a c t i v i t i e s in c u d e r e p r e s e n t in g

1 A n S S A m e m o r a n d um d a t ed D e c e m b e r 8 , 1 9 9 7 , d ef in e s o f f ic ia l t im e a s t im e du r in g w h ic h a ne m p l d b e p e rf o r m in g A g e n c y a s s ig n e d w o r k , b u t t h e e m p lo y e e o t h e r w is e w o u l o y e e i s a u t h o r i ze d b yl a t io n , o r n e g o t i a t ed a g r e e m e n t t o s p e n d t i m e r e p r es e n t in g u n i o n a n d / o r b a r g a in i n g u n i ta w , r e g u le m p l o y e e s .

1



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e m p l a in t s b y o r a g a in s t m a n a g e m e n t ; b a rg a in in g o v e r c h a n g e s ino y e e s in c o m p lw o r k in g c o n d i t io n s ; t h e a p p l ic a t i o n o f p e r so n n e l p o ic i es ; a n d n e g o t ia t i n g u n io nc o n t ra c t s w i t h m a n a g e m e n t .

T h e t h r e e u n io n s a n d S S A h a v e n e g o t ia t e d c o l le c t i v e b a r g a i n in g a g r e e m e n t s t h a t

c o n t a i n p r o v i s io n s r e g a r d in g l im i t s o n t h e u s e o f o f f i c i a l t im e . S o m e c a t e g o r ie s o fa c t iv i t ie s h a v e l im i t s o n t h e n u m b e r o f h o u r s t h a t c a n b e u s e d f o r o f f i c i a l t im e .O t h e r s l im i t t h e t y p e o f u n i o n p o s i t io n o r t h e o v e r a l l t im e c h a r g e d b y t h e u n io n s .S o m e c a t e g o r ie s o f a c t i v i t ie s h a v e n o l im i t s o n t h e n u m b e r o f h o u r s t h a t c a n b e

o n g a s t h e a c t i v i t i e s a r e c o n s i d e r ed r e a s o n a b l e c t i v ec h a r g e d a s l e . T h e c o l lb a r g a i n in g a g r e e m e n t s a ls o a d d r e s s t h e n u m b e r o f u n io n r e p r e s e n t a t iv e s t h a t a r ea u t h o r i ze d t o u s e o f f ic i a l t im e a n d h o w i t s h o u l d b e r e c o r d e d .

S S A h a s is s u e d p o ic i es a n d p r o c e d u r e s f o r m a n a g e r s a n d s u p e rv is o r s t h a t g o v e r nt h e u s e o f o f f i c i a l t im e . 2 S u p p le m e n t a l g u i d a n c e h a s b e en is s u e d a d d r es s in g

is s u e s s u c h a s d e f in i n g o f f i c i a l t im e a n d w h e n i t s u s e is a p p r o p r ia t e , t h e d i f f e r e n tt y p e s o f o f f ic i a l t im e , w h e n a r e q u e s t t o u s e o f f ic i a l t im e s h o u l d b e g r a n t e d o rd e n i e d , w h ic h a c t i v i t ie s a r e a p p r o p r ia t e u s e s o f o f f ic i a l t im e , a n d w h a t t y p e o f d a t an e e d s t o a c c o m p a n y a r e q u e s t f o r o f f i c i a l t im e .

S S A is o b l o y e e s w h ilig a t e d t o p a y i t s e m p l e t h e y a r e p e r f o r m i n g a u t h o r iz e da c t iv i t ie s o n o f f i c i a l t im e . S S A a ls o p r o v i d e s s u p p o r t f o r su c h i t e m s a s u n io n

ie s , a n d e q u i p m e n t . T h e c o s t t r a d i t io n a l l o c a t e do f f ic e s p a c e , s u p p l y h a s b e e n a l lb e t w e e n t h e So c ia l S e c u r i t y t r u s t f u n d s a n d g e n e r a l r e v e n u e s i n t h e s a m ep r o p o r t io n a s a l l S S A a d m in i s t r a t iv e e x p e n s e s . H o w e v e r , P u b ic L a w 1 0 5 - 7 8 3

r e q u i re s t h a t , b e g i n n i n g in F Y 1 9 9 8 , t h e c o s t a l lo c a t e d f r o m t h e t r u s t f u n d s b e

r e im b u r s e d f ro m g e n e r a l r e v e n u e s b y t h e U . S . D e p a rt m e n t o f t h e T re a s u r y .

P a r t n e r s h i p

I n 1 9 9 3 , P r e s id e n t C in t o n i s s u e d Ex e c u t i v e O r d e r 1 2 8 7 1 , w h ic h a r t ic u l a t e d a n e wv i s io n o f l a t io n s c a lla b o r /m a n a g e m e n t re l e d “ P a r t n e rs h ip . ” P a r t n e rs h ip r e q u i r est h a t a g e n c ie s in v o l a b o r o r g a n iza t io n s a s f u l l p a rt n e r s w i t h m a n a g e m e n t inv e t h e i r l

e m s a n d c r a f t in g s o li d e n t i f y in g a g e n c y p r o b l u t i o n s . U n io n r e p re s e n t a t iv e s a r e t ob e c o n s i d e r ed a n in t e g r a l p a r t o f t h e Pa r t n e r s h ip t e a m s t h a t ar e c r e a t e d t o a d d r e s sa n d s o l e m s , e s p e c ia l lv e a g e n c y p r o b l y t h o s e t h a t a f f e c t s e rv ic e t o t h e p u b ic .

D u r in g t h e p e r i o d o f o u r r e v i e w , t h e h o u r s s p e n t o n P ar t n e r s h ip a c t iv i t ie s b y u n i o n2 T h e m o s t c o m p r e h e n s iv e b o o k f o r m a n a g e rs a n d s u p e rv i so r s r eg a r d in g a d m in i s t ra t io n o f t h eN a t i o n a l A g r e e m e n t B e t w e e n A F G E a n d S S A is t h e S S A M a n a g e r s L a b o r R e l a t io n s H a n d b o o k

( S S A P u b . N o . 2 7 - 0 4 , S e p t e m b e r 1 9 9 3 ) . C h a n g e s , r e m i n d e r s , o r o t h e r g u id a n c e a r e a ls o o f t e nd is t r i bu t e d b y m e m o r a n du m s . F o r e x a m p l e , i n D e c e m b e r 1 9 9 7 , S S A s en t a m e m o r a n d u m t o a l ls u p e rv i so r s a n d m a n a g e rs o n t h e s u b j e c t o f o f f ic i a l t i m e i n t h e f o r m a t o f q u e s t io n s a n d a n s w e r s .

3 T h e D e p a rt m e n t s o f L a b o r , H e a t h a n d H u m a n S erv ic e s , a n d Ed u c a t i o n A p p r o p r ia t i o n s B i l l f o r1 9 9 8 .

2



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r e p r e s e n t a t i v e s m a y o r m a y n o t h a v e b e e n c o n s id e r e d o f f ic i a l t im e . In D e c e m b e r 1 9 9 7 , S S A i s s u e d g u id a n c e a t t e m p t i n g t o c a r if y w h ic h a c t iv i t ie s s h o u d b e c o n s i d e r e d P ar t n e r s h ip a c t i v i t ie s a n d t h a t t h e s e a c t i v i t ie s s h o u l d n o t b ec o n s id e r e d o f f ic i a l t im e .

P re v i o u s C o n g r e s s io n a l H e a r in g s a n d G A O R e p o r t o n U n io n A c t i v i t ie s a t S S A

T h e H o u s e C o m m i t t e e o n W a y s a n d M e a n s , S u b c o m m i t t e e o n S o c ia l S e c u r i t y ,h e d h e a r in g s o n o f f ic i a l t im e in J u n e 1 9 9 6 . T h e h e a r in g s e x a m in e d t h e u s e o f t h eS o c ia l S e c u r it y t ru s t f u n d s t o f in a n c e u n io n a c t i v i t ie s , t h e in c r e a s e i n t h e u s e o fo f f i c ia l t im e a n d it s c o s t s , t h e b a l a n c e o f p o w e r b e t w e e n t h e u n i o n a n d S S Am a n a g e m e n t , a n d t h e e f f e c t t h a t t h e u s e o f o f f i c i a l t im e h a s o n s e rv ic e t o t h ep u b ic .

In O c t o b e r 1 9 9 6 , G A O p r o v id e d t h e S u b c o m m i t t e e w i t h a r e p o rt 4 o n t h e r es u t s o f

i t s r e v ie w o f t h e t im e a n d c o s t s a s s o c ia t e d w i t h u n io n a c t i v i t ie s a t S S A . G A O ’ sr ev i e w c o n s i s t e d o f i n t e rv ie w s w i t h S S A m a n a g e m e n t a n d u n io n r e p r e s en t a t iv e sa n d a n e x a m in a t i o n o f o f f ic i a l t im e r e c o r d s f o r F Y 1 9 9 5 . G A O ’ s re v i e w o f o f f ic i a lt im e r e c o r d s w a s l e c t e d H e a d q u a r t e r s ’im i t e d t o o n e S S A r e g i o n a l o f f i c e a n d s e lc o m p o n e n t s . G A O re p o r t e d t h e f o l lo w in g :

s o f f ic i a l t im e - r e p o r t i n g s y s t e m s d o n o t a d e q u a t e l• S S A ’ y t r a c k t h e n u m b e r o fu n io n r e p r e s e n t a t i v e s c h a r g in g t im e t o u n i o n a c t i v i t ie s o r t h e a c t u a l t im es p e n t .

• A l im i t e d v e r if ic a t io n o f t h e h o u r s s p e n t o n u n io n a c t i v i t ie s a s r e p o r t e d b y

S S A f o u n d t h a t o f f i c i a l t im e w a s u n d e r re p o r t e d .

• T h e s e le c t i o n o f u n i o n r e p r e s e n t a t iv e s a n d t h e a m o u n t o f t i m e t h e y s p e n do n u n i o n a c t iv i t ie s ar e d e t e r m i n e d b y t h e u n i o n w i t h o u t t h e c o n s e n t o f l o c a lm a n a g e r s .

• S o m e S S A f i e d m a n a g e r s s t a t e d t h a t t h e y la c k a u t h o r i t y i n d e c is io n s a b o u tw h ic h in d i v id u a l s a r e a u t h o r i ze d t o u s e o f f i c i a l t im e a n d h o w m u c h t im et h e y s p e n d o n u n io n a c t i v i t ie s a n d t h i s c a u s e s p ro b l e m s i n m a n a g i n g t h ed a i ly a c t i v i t ie s o f t h e i r o p e r a t io n s .

R e p o r t s o f O f f ic i a l T im e

T h e S e n a t e A p p r o p r ia t io n s C o m m i t t e e r e q u e s t e d t h a t , b e g i n n i n g w i t h F Y 1 9 8 9 , a l lf u t u r e S S A b u d g e t ju s t i f ic a t i o n s in c u d e i n f o r m a t io n o n p r i o r e x p e n d i t u r e s f o r u n io n

4 G A O R ep o r t ( G A O / H E H S - 9 7 - 3 , O c t o b e r 1 9 9 6 ) e n t it l e d , “ S o c ia l S e c u r i t y : U n i o n A c t i v i t y a t t h eS o c i a l S e c u r it y A d m i n is t r a t io n . ”

3



l

a c t i v i t i e s . S S A h a s p r o v i d e d t h i s in f o r m a t i o n b y p r e p a r i n g r e p o r t s o f o f f i c i a l t im eu s a g e a n d i t s c o s t s . F o r F Y 1 9 9 6 , S S A r e p o r t e d t h a t it p a i d $ 1 4 . 7 m i l l io n i nu n io n - r e l io n f o r s a a r ie s a n d $ 1 . 3 m i l la t e d e x p e n s e s , ( $ 1 3 . 4 m i l l io n f o r o f f i c e

e p h o n e s , t ra v e ls p a c e , t e l , a n d a r b i t r a t i o n e x p e n s e s ). F o r t h a t s a m e t im e p e r io d ,S S A r e p o r t e d t h a t u n io n r ep r e s e n t a t iv e s s p e n t 4 8 1 , 9 4 5 h o u r s o n o f f ic i a l t im e

a c t i v i t i e s .

O f f i c e o f t h e In s p e c t o r G e n e r a l R e v ie w s

I n a d d i t io n t o o u r re v i e w o f o f f i c i a l t im e , t h e O f f ic e o f t h e I n s p e c t o r G e n e r al h a sc o n d u c t e d c o n t e m p o r a n e o u s re v i e w s o f e m p l o y e e o b s e rv a t io n s o n t h e u s e o fo f f i c ia l t im e a n d o n Pa r t n e r s h ip a c t i v i t ie s . A d d i t i o n a l r e p o r t s w i l l a ls o b e is s u e d :

• N o n - C o u n c i l 2 2 0 U n i o n R e p re s en t a t iv e a n d M a n a g e m e n t O b s e rv a t io n s o n t h eU s e a n d M a n a g e m e n t o f O f f i c i a l T im e a t t h e S o c ia l S e c u r i t y A d m in i s t ra t io n

( A -0 2 - 9 8 - 0 2 0 0 2 ) ;

• P ar t n e r s h ip A c t i v i t ie s a t t h e S o c i a l S e c u r i t y A d m in i s t r a t io n ( A - 1 3 - 9 8 - 7 2 0 2 3 ) ;a n d

• C o u n c i l 2 2 0 U n io n R e p re s e n t a t iv e a n d M a n a g e m e n t O b s e rv a t io n s o n t h e U s ea n d M a n a g e m e n t o f O f f i c i a l T im e a t t h e S o c ia l S e c u r i t y A d m in i s t ra t io n( A -0 2 - 9 7 - 7 2 0 0 2 ) .

S C O P E A N D M ET H O D O L O G Y

T h e o b j e c t iv e s o f o u r r e v ie w w e r e t o d e t e rm in e w h e t h e r :

ia n c e w i t h r e l a w s ,• o f f ic i a l t im e f o r u n io n a c t i v i t ie s is u s e d in c o m p l e v a n t lr e g u l a t io n s , a n d c o n t r a c t u a l a g r e e m e n t s ; a n d

• S S A p r o d u c e s r e l e in f o r m a t i o n t o d e t e r m in e t h e c o s t o f o f f ic i a l t im e .i a b l

I n c o n d u c t i n g t h i s a u d i t , w e :

• r e v i e w e d t h e C iv i l S e rv ic e R ef o r m A c t o f 1 9 7 8 , E x e c u t i v e O r d e r 1 2 8 7 1 , a n d

S S A / U n io n c o l le c t i v e b a r g a in i n g c o n t ra c t s a n d a g r e e m e n t s o n o f f i c i a l t i m ea n d P ar t n e r s h ip ;

• r e v ie w e d t es t im o n y a n d s t a t e m e n t s f r o m p r e v io u s c o n g r es s io n a l h e a r i n g s ;

• r e v ie w e d G A O ’ s r e p o r t o n u n i o n a c t i v i t ie s a t S S A ;

4



ll

• e v a l s m a n a g e m e n t c o n t ro lu a t e d S S A ’ s o v e r t h e p r o c e s s in g a n d r e p o r t i n g o fo f f i c i a l t i m e ;

s O f f ic e o f L a b o r -M a n a g e m e n t a n d E m p l• m e t w i t h p e r s o n n e l i n S S A ’ o y e eR e l e o f f ic i a l t im e h o u r s ;a t io n s ( O L M E R ) w h o c o m p i l

• m e t w i t h p e r s o n n e l i n S S A ’ c u ls O f f ic e o f Bu d g e t ( O B ) w h o c a l a t e a n d r e p o rtt h e c o s t s o f o f f ic i a l t im e ;

• e x a m in e d S S A ’ s p r o c e s s in g a n d r e p o r t i n g o f o f f i c i a l t im e h o u r s a n d h o w t h ec o s t s o f o f f ic i a l t im e a r e c a l a t e d ;c u l

• i n t e rv ie w e d 6 6 S S A s u p e rv is o r s a n d 4 2 u n io n r e p r e s e n t a t iv e s w h o a r ein v o l v e d i n t h e d a y - t o - d a y a c t i v i t ie s o f r e q u e s t i n g , a p p r o v in g a n d r e p o r t i n go f f i c i a l t i m e ;

• e x a m in e d a r a n d o m s a m p l e o f o f f ic i a l t im e re c o r d s f o r F Y 1 9 9 6 f r o m1 0 0 o f f ic e s i n S S A ’ a n t a , D a lls A t l a s , a n d N e w Y o r k r e g io n s t o d e t e r m in ew h e t h e r t h e a m o u n t o f t i m e w a s a c c u r a t e ly r e p o r t e d a n d w h e t h e r o f f i c i a lt im e w a s u s e d in c o m p l ia n c e w i t h c o n t ra c t u a l a g r e e m e n t s b e t w e e n t h eu n i o n s a n d S S A ;

• e x a m in e d a l l o f t h e a v a i a b l e o f f i c ia l t im e re c o r d s f o r F Y 1 9 9 6 f r o m S S AH e a d q u a r t e r s i n B a t i m o r e , M a r y l a n d , a n d t h e O f f ic e o f H e a r in g s a n dA p p e a l s C h u r c h , V i r g in ia , t o d e t e r m i n e w h e t h e r t h e a m o u n ts ( O H A ) in F a llo f t im e w a s a c c u r at e ly r e p o r t e d a n d w h e t h e r o f f i c i a l t im e w a s u s e d in

c o m p l ia n c e w i t h c o n t ra c t u a l a g r e e m e n t s b e t w e e n t h e u n i o n s a n d S S A ; a n d

• e x a m in e d S S A ’ s F Y 1 9 9 6 r e p o rt t o C o n g r e s s io n a l A p p r o p r ia t io n sC o m m i t t e e s o n o f f i c ia l t i m e .

D u r in g o u r r e v ie w , w e e n c o u n t e r e d r e s is t a n c e a n d d e la y s i n o b t a i n in g r e q u e s t e din f o r m a t i o n . A F G E c h a l l e g a le n g e d t h e l i t y o f o u r r e v i e w a n d a d v i s e d u n i o no f f i c i a l s n o t t o c o o p e r a t e w i t h o u r au d i t . A f t e r s e v e r a l m e e t in g s a n d m u c hc o r r es p o n d e n c e w i t h S S A a n d U n io n o f f ic i a l s , t h e n A c t in g C o m m is s io n e rJ o h n J . C a l l s t o a t t e m p t t o a c h ie v e c o o p e r a t io na h a n i n s t ru c t e d A g e n c y o f f ic i a l

w i t h o u r r e v i e w . A F G E a l s o a d v i s e d u n i o n r e p r e s e n t a t iv e s t o c o o p e r a t e w i t h o u rr ev i e w . H o w e v e r , A F G E s t a t e d t h a t it w a s u p t o e a c h u n i o n r e p re s e n t a t iv e t oc h o o s e w h e t h e r t o d o s o . C o n s e q u e n t l y 4 2 o f t h e 7 3 u n i o n r e p r es e n t a t iv e sy , o n lt h a t w e c o n t a c t e d a g r e e d t o b e in t e rv ie w e d .

W e h a d a l a n n e d t o r e v i e w a n e w s y s t e m t h a t S S A is d ev e ls o p l o p i n g f o r t r a c k in gt h e u s e o f o f f ic i a l t im e , t h e O f f i c ia l U n io n T im e T r a c k i n g S y s t e m ( O U T T S ) . S S Aa d v i s e d G A O t h a t i t w a s d ev e l o p in g t h is sy s t e m t o p r o v i d e m o r e a c c u r a t e d a t a o n

5



l

t h e a m o u n t o f o f f ic i a l t im e s p e n t o n u n io n a c t i v it ie s . W e d id n o t r e v i e w O U T T Sb e c a u s e i t w a s s t i l l in a t r a in i n g e n v i r o n m e n t d u r i n g o u r re v i e w a n d S S A h a d n o tf u l l e m e n t e d i t u n t i l a f t e r o u r r e v i e w e n d e d .y i m p lO u r a u d i t c o n s is t e d o f a r e v ie w o f S S A ’ s r e p o r t e d o f f ic i a l t im e f o r F Y 1 9 9 6 . O u rw o r k w a s p e rf o r m e d f r o m F e b r u a r y 1 9 9 7 t h r o u g h F e b r u a r y 1 9 9 8 a t S S A i n

B a t im o r e , M a r y l s C h u r c h , V i r g in ia ; a n d S S A ’a n d ( H e a d q u a r t e r s ) ; O H A , in F a ll sa s , A t lD a l l a n t a , a n d N e w Y o r k R e g io n s . O u r a u d i t w a s c o n d u c t e d in a c c o r d a n c e

w it h g e n e r a ll y a c c e p t e d g o v e r n m e n t a u d i t in g s t a n d a r d s .

6



l

l

R ES U L T S O F R EV IE WT h e o b j e c t iv e s o f t h i s re v i e w w e r e t o d e t e rm in e w h e t h e r o f f i c i a l t im e f o r u n i o n

ia n c e w i t h r e l a w s , r e g u la c t iv i t ie s a t S S A w a s u s ed in c o m p l e v a n t l a t io n s , a n dc o n t ra c t u a l a g r e e m e n t s a n d w h e t h e r S S A p ro d u c e s r e l e in f o r m a t i o n t oi a b ld e t e r m i n e t h e c o s t s o f o f f i c i a l t im e . W e s p e c i f ic a l l u a t e d t h o s e c o n t r o ly e v a l s t h a te n s u r e t h a t :

• o n ly a u t h o r i ze d u n io n r e p r e s e n t a t i v e s u s e o f f i c i a l t im e ;

• o f f i c ia l t i m e is a p p r o v e d o n l y f o r a u t h o r i z e d a c t i v i t ie s a n d f o r a n a p p r o p r ia t ea m o u n t o f t im e ;

• o f f i c ia l t im e i s c o m p l y a n d a c c u r a t e le t e l y r e p o r t e d ; a n d

• m is u s e o f o f f i c ia l t im e is id e n t i f ie d , r e p o r t e d , a n d a d d r e s s e d .

W e a l ss o d e t e r m i n e d w h e t h e r t h e a m o u n t o f t im e a n d c o s t s a s so c ia t e d w i t h S S A ’F Y 1 9 9 6 o f f i c ia l t i m e w a s a c c u r a t e ly r e p o r t e d t o t h e C o n g r e s s .

T h e r e s u t s o f o u r a u d i t ar e p r e s e n t e d u n d e r t h e f o l lo w in g t h r e e t o p i c s .

•

S S A M a n a g e m e n t O v e r s ig h t o f O f f ic ia l T im e

• S S A ’ s P ro c e s s in g a n d Re p o r t in g o f O f f ic i a l T i m e

• N e w L e g is la t io n A f f e c t in g O f f i c i a l T i m e

S S A M A N A G E M EN T O V E R S IG H T O F O F FIC IA L T IM E

T h e O f f ic e o f M a n a g e m e n t a n d B u d g e t ( O M B ) C i r c u la r A - 1 2 3 , M a n a g e m e n t

i t y a n d C o n t ro l d b e e f f ic ie n t lA c c o u n t a b i l , s t a t e s t h a t re s o u r c e s s h o u l y a n d

e f f e c t i v e l o c a t e d f o r d u ly a l l y a u t h o r iz e d p u r p o s e s . In a d d i t io n , m a n a g e m e n t s h o u dh a v e c o n t ro l a c e t h a t p r o v i d e r e a s o n a b ls in p l e a s s u r a n c e t h a t t im e a n d a t t e n d a n c ea c t i v i t i e s a r e p r o p e r ly a u t h o r i ze d a n d a p p r o v e d . S u p e rv is o r s m u s t b e a w a r e o f t h ea b s en c e o f a n d t im e w o r k e d b y e m p l ia b ilo y e e s t o e n s u r e t h e r e l i t y o f t im e a n da t t e n d a n c e r e c o r d s .

7



l

W e i d e n t if ie d s e v e r al w e a k n e s s e s i n S S A ’ s m a n a g e m e n t o v e r s ig h t o f o f f ic i a l t im e .W e f o u n d t h a t S S A c o n t r o l e a s s u r a n c e t h a t :s d o n o t p r o v i d e re a s o n a b l

• o n l y d e s ig n a t e d u n i o n r e p r es e n t a t iv e s u s e o f f ic i a l t im e ;y c u r r e n t l

• r e q u e s t s f o r o f f i c ia l t im e ar e f o r au t h o r i ze d p u r p o s e s ;

• r e q u e s t s f o r o f f i c ia l t im e a r e a p p r o v e d in a d v a n c e ;

• l im i t s o n t h e u s e o f o f f ic i a l t im e ar e o b s e rv e d ; a n d

• a l l y r e s o le g a t io n s o r s u s p ic i o n s o f m is u s e o f o f f ic i a l t im e a r e e f f e c t iv e l v e d .

S S A N e e d s t o M a in t a i n A c c u r a t e L is t in g s o f D e s ig n a t e d U n i o n R e p r es e n t a t i v e s

A r t ic l e 3 0 , s e c t io n 2 o f t h e A F G E/ S S A N a t io n a l A g r e e m e n t ( t h e A F G E/ S S AA g r e e m e n t) s t a t e s t h a t A F G E w i l l p r o v i d e S S A w i t h a c o m p l i s t i n ge t e , u p - t o - d a t e ls in c l s n a m e , lo f a l l d e s ig n a t e d u n i o n o f f ic i a l u d in g e a c h o f f ic i a l ’ o c a t io n , a n d

t e le p h o n e n u m b e r . T h i s p r o v is io n r e q u i r es A F G E t o n o t i f y t h e A g e n c y o f a n yc h a n g e s t o t h e l i s t in g . F u rt h e r , t h i s p r o v i s io n n o t e s t h a t S S A w i l l g r a n t o f f ic i a lt im e t o o n l s w h o a r e d e s ig n a t e d i n w r it in g a s u n i o n o f f i c i a ly t h o s e i n d iv i d u a l s .

T h e A F G E/ S S A A g r e e m e n t c o n t a in s p ro v i s i o n s t h a t , a t h o u g h in t e n d e d t o e n s u r et h a t e m p l y lo y e e s h a v e a c c e s s t o u n i o n r e p re s e n t a t iv e s , e f f e c t iv e l im i t t h e n u m b e r

a r o f f ic e o r c o m p o n e n t . F o r e x a m p lo f u n i o n r e p r e s e n t a t iv e s f o r a p ar t i c u l e ,A r t i c l e 3 0 , A p p e n d i x A , s e c t io n 1 o f t h e A F G E/ S S A A g r e e m e n t s t a t e s t h a t S S A

w i l l o n l o y e e s a ty r e c o g n i ze 1 U n i o n S t e w a r d f o r e a c h 2 0 0 b a r g a in i n g u n i t e m p lH e a d q u a r t e r s . C u r r e n t l y d e s ig n a t e d u n i o ni s t in g s a r e n e c e s s a r y t o e n s u r e t h a t o n lr e p r e s e n t a t i v e s u s e o f f i c i a l t im e a n d t h a t l im i t s o n t h e n u m b e r o f re p r e s en t a t i v e sa r e c o r r e c t .

In i t s 1 9 9 6 r ep o r t o n u n i o n a c t i v it y a t S S A , G A O f o u n d t h a t “ t h e l i s t o f a u t h o r i z e dr ep r e s e n t a t iv e s m a in t a in e d b y t h e A g e n c y w a s o u t d a t e d a n d i n c o m p le t e . ” T h i sr e m a i n e d t r u e d u r i n g o u r a u d i t p e r io d . S S A c o u l y p r o v i d e u s w i t hd n o t r e a d i la c c u r a t e l i s t in g s o f a u t h o r i ze d u n i o n r e p r e s e n t a t iv e s . S S A a d v i s e d u s t h a t t h i sw a s b ec a u s e t h e l u i d ; i . e . , n a m e s a n d t e li s t o f re p re s e n t a t iv e s w a s f l e p h o n e

y c h a n g e o n a d a il s o , S S A d o e s n o t m a in t a in an u m b e r s c a n v i rt u a l l y b a s i s . A li s t in g o f u n i o n r e p r e s e n t a t iv e s . C u r re n t d a t a is m a in t a i n e d a t t h e ln a t io n a l l o c a l

e v e l H o w e v e r , w e f o u n d t h a t l i s t s w e r e n o t a ll . o c a l l w a y s c u r r e n t .

T h e d a t a w e re c e iv e d w h e n w e re q u e s t e d a l i s t in g o f H e a d q u a r t e r s u n io nr ep r e s e n t a t iv e s , w h ic h a c c o u n t e d f o r a b o u t 7 3 o f t h e es t im a t e d 1 , 8 0 0 u n i o n

y , i l l i s t i n g s . T h e lr e p r e s e n t a t i v e s n a t io n a l l u s t r a t e d t h e in a c c u r a c y o f t h e l i s t S S Ain i t ia l ly p r o v i d e d c o n t a i n e d u n i o n r e p r es e n t a t i v e s f r o m o t h e r F ed e r a l a g e n c ie s .

8



l

C o n s e q u e n t l d n o t d is t i n g u i s h w h ic h in d iv i d u a ly , w e c o u l s w e re S S A u n i o nr ep r e s e n t a t iv e s . S S A e x p l i s t in g c o n t a i n e d n o n - S S A e m p la in e d t h a t t h e l o y e e sb e c a u s e o u r r e q u e s t w a s f o r a l i s t in g o f L o c a l 1 9 2 3 r e p r es e n t a t iv e s , w h ic h

y in c u d e s e m p lc o r r e c t l o y e e s f r o m o t h e r a g e n c i es . A f t e r a n e w r e q u e s t , S S Ais t i n g o f o n l i s t in g , w ep r o v i d e d a r e v is e d l y S S A u n i o n r e p re s e n t a t iv e s . F ro m t h i s l

p l s a n d f o u n d t h a t 1 i n d i v i d u a l h a d n o t b e e n a u n io n r ep r e s e n t a t iv e f o ra c e d 2 3 c a l lo v e r 2 y e a r s , 1 w a s n e v e r a r e p r e s e n t a t iv e , 2 h a d b e e n r e t i r e d f o r o v e r 1 y e a r ,a n d 9 c o u l e p h o n e n u m b e r s p r o v i d e d .d n o t b e r e a c h e d a t t h e t e l

S u p e rv is o r s o f t e n c o u l d n o t p r o v i d e a n y d o c u m e n t a t io n t o in d ic a t e t h a t t h ee m p l y d e s ig n a t e d u n i o n r e p r es e n t a t iv e .o y e e re q u e s t i n g o f f i c ia l t im e w a s a c u r r e n t lF o r e x a m p l s r e g io n a l o f f ic e s , w e f o u n d t h a te , d u r in g o u r r ev i e w s o f S S A ’6 2 o f f ic e s e it h e r n e v e r r e c e iv e d a d e s ig n a t io n n o t ic e , c o u l o c a t e t h e m , o r d i dd n o t ln o t r e t a in t h e m . T h e in a b i li t y o f S S A t o p r o v i d e d o c u m e n t a t io n a n d a c c u r a t eis t i n g s o f u n i o n r e p r e s e n t a t i v e s a ls o p r e v e n t e d u s f ro m d e t e r m in i n g w h e t h e r

i n d i v id u a l s w h o u s e d o f f ic i a l t im e d u r in g F Y 1 9 9 6 w e r e a u t h o r i ze d u n io nr e p r e s e n t a t i v e s . F o r e x a m p l e , b a s e d o n o u r re v i e w o f o f f i c i a l t im e r e c o r d s in t h er eg io n a l o f f ic e s w e c o u l s w e r e a u t h o r iz e d u n i o nd n o t d e t e rm in e i f 6 6 i n d i v i d u a lr e p r e s e n t a t i v e s .

T h e in a c c u r a t e l s o p r e v e n t S S A f r o m a d e q u a t e li s t in g s a l y m o n i t o r in g t h e n u m b e ro f a u t h o r iz e d r e p r es e n t a t iv e s t o e n s u r e t h a t A F G E d o e s n o t e x c e e d t h e A F G E /S S AA g r e e m e n t p r o v i s io n s . F o r e x a m p l i s t in g se , a t H e a d q u a rt e r s t h e m o s t re c e n t ls h o w t h e r e a r e 1 1 A s s is t a n t C h i e f S t e w a r d s (A C S ) a u t h o r iz e d t o u s e o f f i c i a l t im e .T h e A F G E/ S S A A g r e e m e n t , A r t i c l e 3 0 , A p p e n d i x A , s e c t io n 1 , p r o v id e s f o r 1 A C Sf o r e v e r y 1 , 5 0 0 b a rg a in in g u n it e m p l d o n lo y e e s , w h ic h in d ic a t e s t h e r e s h o u l y b e

7 A C S s.

S S A p r o v i d e d u s w i t h e x a m p l es t h a t i t d o e s n o t i f y t h e u n i o n w h e n i t b e c o m e sa w a r e t h a t t h e n u m b e r o f a u t h o r i ze d r e p re s e n t a t iv e s e x c e e d s t h e A F G E / S S AA g r e e m e n t p r o v i s io n s . H o w e v e r , t h e r e a r e i n a d e q u a t e c o n t ro l s t o e n s u r e t h a t t h en u m b e r o f a u t h o r iz e d u n io n r e p r es e n t a t iv e s a r e n o t e x c e e d e d a t a n y g i v e n t im e .T o p r e v e n t t h i s f r o m o c c u r r in g , S S A n e e d s t o m o n i t o r t h e li s t i n g s t o e n s u r e t h a tt h e y r e m a i n c u r r e n t a n d c o m p a r e t h e m t o t h e A F G E/ S S A A g r e e m e n t l im i t s o n t h en u m b e r o f a u t h o r i z ed u n i o n r e p r es e n t a t iv e s . W e f o u n d t h a t t h i s is n o t r o u t i n e l yd o n e .

S u p e rv is o r s N e e d t o En s u r e t h a t R e q u e s t s f o r O f f i c ia l T i m e A r e f o r A u t h o r iz e d A c t i v i t i e s

T h e A F G E/ S S A A g r e e m e n t c o n t a i n s p r o v is io n s t h a t o f f i c i a l t im e s h a ll b e a p p r o v e dy f o r a u t h o r i z e d lo n l a b o r -m a n a g e m e n t a c t iv i t ie s . T h e a u t h o r iz e d a c t i v i t ie s a r e

s p e c if ie d in t h e A F G E/ S S A A g r e e m e n t , A r t i c l e 3 0 , A p p e n d ic e s A t h r o u g h F . F o re x a m p l e , s o m e c o m m o n a u t h o r i ze d a c t i v i t ie s a r e :

9

l



l

l

• m e e t in g s r e q u e s t e d b y a u t h o r iz ed m a n a g e m e n t o f f i c i a l s ;

y a n d q u a r t e r l a b o r r e l• m o n t h l y l a t i o n s m e e t in g s ;

• r e p re s e n t in g e m p l a in t s ;o y e e s in g r ie v a n c e s , a r b i t r a t io n , P r iv a c y A c t c o m p l

• r es p o n d i n g t o m a n a g e m e n t p r o p o s a ls s u b m i t t e d t o t h e U n i o n f o r c o m m e n t ;

• m i d - t e rm c o n s u t a t io n a n d / o r b a r g a i n i n g o n m a n a g e m e n t i n it ia t e d c h a n g e s ; a n d

• F e d e r al L a b o r R e la t io n s A u t h o r it y a n d M e r it S y s t e m s P r o t e c t io n B o a r dp r o c e e d i n g s .

T h e S S A m a n a g e r ’ s g u i d a n c e f o r o f f i c ia l t im e f o r u n io n r e p r es e n t a t i v e s , d a t e d

D e c e m b e r 8 , 1 9 9 7 , s t a t es t h a t s u p e rv is o r s n e e d t o r e c e iv e s u f f i c ie n t g e n e r a lin f o r m a t i o n f r o m u n i o n r e p r e s e n t a t i v e s t o d e t e r m in e i f t h e r e q u e s t f o r o f f i c ia l t im eis f o r a n a p p r o v e d p u r p o s e a n d f o r a r e a s o n a b l e a m o u n t o f t im e . H o w e v e r , S S Ag u i d a n c e a l d a p p r o v e r e q u e s t s u n ls o s t a t e s t h a t s u p e rv i s o r s s h o u l e s s t h e y a r ec l y u n r e a s o n a b le ar l e . In m o s t c a s e s , o f f ic ia l t im e m u s t b e a p p ro v e d b y as u p e rv is o r b e f o r e u n io n r e p r e s e n t a t i v e s ar e p e r m i t t e d t o le a v e t h e w o r k s i t e t od i s c h a r g e t h e i r f u n c t i o n s . In a d d i t i o n , s t a t u t o r y a n d c o n t ra c t u a l p r o v i s io n s p r o h ib i tt h e u s e o f o f f i c i a l t im e f o r c e rt a i n a c t i v it ie s , s u c h a s a n y in t e r n a l u n i o n b u s i n e s s .

W e f o u n d t h a t s u p e rv is o r s u s u a l l y c a n n o t d e t e r m in e w h e t h e r t h e r e q u e s t f o ro f f i c ia l t im e is f o r a n a u t h o r i ze d a c t i v i t y b e c a u s e in f o r m a t i o n p r o v i d e d o n t h e

o f f i c ia l t i m e f o r m s is in c o m p l e t e o r t h e o f f i c ia l t i m e f o r m s d o n o t r e q u i r e s p e c if i cin f o r m a t i o n . F o r e x a m p l e , t h e f o r m s u s e d b y u n i o n r e p r e s e n t a t i v e s a tH e a d q u a r t e r s a n d f i e l d o f f i c e s r e q u i r e a s p e c if i c c o d e t o d e s c r ib e t h e t y p e o fa c t iv i t y , w h i l ye t h e f o r m s u s e d b y u n i o n r e p r e s e n t a t iv e s in o t h e r c o m p o n e n t s s im p lh a v e a b l a n k s p a c e t o d e s c r ib e t h e “ N a t u r e o f B u s i n e s s . ”

O u r r e v i ew o f t h e o f f i c i a l t im e f o r m s f o r u n io n r e p r e s e n t a t i v e s a t H e a d q u a r t e r si l l u s t ra t e s t h e c o n d i t i o n o f o f f i c i a l t im e re c o r d s t h a t s u p e rv is o r s m u s t re v i e w t od e t e r m in e w h e t h e r t h e r e q u e s t f o r o f f i c ia l t im e is a p p r o p r ia t e . O f f ic i a l t im e f o r m sw e r e n o t a l e t e d u s in g t h e s p e c i f ic c o d e s o n t h e f o r m d e s c r ib in g t h ew a y s c o m p l

t y p e o f a c t iv i t y . A p p e n d i x A t o t h i s a u d i t re p o r t in c u d e s a s a m p l e c o p y o f aH e a d q u a r t e r s M o n t h l y O f f ic i a l T i m e R e c o r d . T h is f o r m p r o v i d es t h e c o d e s a n d t h ed e s c r i p t io n o f p a r t i c u l e , F 1 - 8 is t h e c o d e f o r m id a r t y p e s o f a c t iv i t y . F o r e x a m p lt e r m n e g o t i a t io n s a n d F 2 - 2 is t h e c o d e f o r g r ie v a n c e s . In c o n t r a s t , t h e f o r m s w er e v ie w e d c o n t a in e d e n t r i e s s u c h a s “ m e e t in g ” o r “ c o n f e r e n c e , ” o r a d e s t in a t io ns u c h a s “ U n i o n O f f ic e , ” “ M e t ro W e s t , ” “ A n n e x B u il e f t b ld i n g ” o r w e r e l a n k . In2 3 5 o f t h e 4 3 3 f o r m s w e re v ie w e d , t h e in f o r m a t i o n w a s v a g u e , c o u ld n o t b ee a s i l d n o t d e t e rm in e w h e t h e r t h e a c t iv i t y w a s a ny v e r if i e d , a n d a s u p e rv i s o r c o u l

1 0



l

a p p r o p r ia t e u s e o f t im e . T h e s e d e s c r i p t io n s d i d n o t c o m p l y w i t h t h e f o rm se s t a b l e c t iv e b a r g a in i n g a g r e e m e n t s .is h e d u n d e r t h e c o l lB a s e d o n o u r in t e rv i e w s w i t h 1 2 s u p e rv is o r s o f u n i o n r e p r e s e n t a t i v e s a tH e a d q u a r t e r s , 1 0 s t a t e d t h a t t h e y d id n o t k n o w o r a t t e m p t t o ju d g e w h e t h e r t h er e q u e s t f o r o f f i c ia l t im e w a s a p p r o p r ia t e . W e b e l ie v e t h e p r in c ip a l r e a s o n s f o r

m a n a g e m e n t s l’ a c k o f in f o r m a t i o n o n t h e p r o p r ie t y o f r e q u e s t s w e re t h a t t h eo f f i c ia l t i m e f o r m s d o n o t r e q u i r e e n o u g h in f o r m a t i o n f o r in f o r m e d j u d g m e n t , t h ef o r m s w e r e o f t e n c o m p le t e d b u t w i t h v a g u e in f o r m a t i o n , o r a t t e m p t s t o g e ts p e c if ic s m a y b e q u e s t io n e d b y u p p e r m a n a g e m e n t o r c h a ll e n g e d b y t h e u n i o n .D e s p i t e t h e l ie v e d t h a t t h e r e w e r ea c k o f i n f o r m a t i o n , 5 o f t h e 1 2 s u p e rv is o r s b e la b u s e s o f o f f ic i a l t im e i n t h a t s o m e t im e s i t m a y h a v e b e e n u s e d f o r i n a p p r o p r ia t ea c t i v i t i e s .

S u p e rv is o r s S h o u l d En s u r e t h a t O f f ic i a l T i m e Is A p p r o v e d i n A d v a n c e

T h e N T E U / S S A c o l le c t iv e b a r g a i n in g a g r e e m e n t (N T EU / S S A A g r e e m e n t ) s t a t est h a t , w h e r e p r a c t ic a b le , o f f i c i a l t im e f o r u n i o n r e p r e s e n t a t i v e s w i l l b e a p p r o v e d i na d v a n c e . T h e N T E U / S S A A g r e e m e n t a l s o s t a t e s t h a t s u p e rv i s o r s w i l l r e c o r d t h eu s e o f o f f ic i a l t im e b y N T E U r e p r e s e n t a t iv e s . T h e L a b o r R e la t i o n s H a n d b o o k f o rM a n a g e r s a n d S u p e rv is o r s in d ic a t e s t h a t s u p e rv is o r s w i l l s e n d a m o n t h ly r e c o r d o fa p p r o v e d o f f ic i a l t im e t o t h e r e g i o n a l l a t i o n s o f f i c e .a b o r re l

W e r e v ie w e d t h e o f f i c ia l t im e r e c o r d s f o r N T E U u n io n r e p r e s e n t a t iv e s in S S A ’ sr eg io n a l o f f ic e s a n d f o u n d a la x a p p r o v a l p r o c e s s f o r o f f ic i a l t im e . W e f o u n din s t a n c e s w h e r e r e p o rt e d o f f i c i a l t im e w a s n o t s u p p o r t e d b y t h e m o n t h l ys u p e rv is o r y re c o r d s o f a p p r o v e d o f f i c ia l t im e . S u p e rv is o r s w e r e n o t a p p r o v in g a n d

d o c u m e n t i n g o f f i c i a l t im e o n p r e s c r ib e d o f f ic i a l t im e f o r m s . In s t e a d , s u p e rv is o r sr ep o r t e d o f f ic i a l t im e b a s e d o n in f o r m a l c o n v e r s a t io n s , m e m o r a n d a , o r p a g es f r o mc a le n d a r s su b m i t t e d b y N T E U u n i o n r e p r es e n t a t iv e s . T h e i n f o r m a t io n p r o v i d e d d idn o t f r e q u e n t ly s h o w t h e d a t e o f f i c ia l t i m e w a s u s e d , t h e a m o u n t o f t im e u s e d f o re a c h a c t i v i t y , o r t h e r e a s o n f o r o f f i c i a l t im e . O f f i c i a l t im e w a s r e p o r t e d t os u p e rv is o r s a t t h e e n d o f a 6 -m o n t h r e p o r t i n g p e r i o d , w e l l a f t e r t h e o f f ic i a l t im eh a d b ee n t a k e n . N o n e o f t h e m e m o r a n d a o r p a g e s f ro m c a le n d a r s w e r e s ig n e d b ys u p e rv is o r s t o in d i c a t e t h a t t h e o f f i c ia l t im e h a d b e e n a p p r o v e d . C o n s e q u e n t l y ,w e c o n c u d e d t h a t s u p e rv i s o r s a s a m a t t e r o f p r a c t ic e d o n o t p r e a p p r o v e o f f ic i a lt i m e r e q u e s t s .

T h e A F G E/ S S A A g r e e m e n t , A r t i c l y p e r m i te 3 0 , A p p e n d ic e s A t h r o u g h F , g e n e r al lu n i o n r e p r e s e n t a t i v e s t o u s e o f f i c i a l t im e a f t e r r e p o r t i n g t o t h e i r r e s p e c t i v es u p e rv is o r s a n d i d e n t i f y in g t h e p u r p o s e o f t h e i r a c t iv i t y . T h e o f f i c ia l t im e f o r m sr e q u ir e a s u p e rv is o r y s ig n a t u r e t o d o c u m e n t t h a t o f f i c i a l t im e h a s b e e n a p p r o v e d .D u r in g o u r re v i e w o f H e a d q u a r t e r s o f f ic i a l t im e r e c o r d s , w e f o u n d t h a t g e n e r a ll yo f f i c i a l t im e r e c o r d s w e r e a p p r o v e d . O u r r e v ie w o f 4 3 3 o f f ic i a l t im e r e c o r d ss h o w e d t h a t 2 8 o f t h e r e c o r d s w e r e n o t s ig n e d o r a p p r o v e d b y a s u p e rv i s o r .

1 1



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l

S S A N e e d s t o En s u r e t h a t Ex c e s s iv e O f f ic i a l T i m e Is N o t U s e d

T h e A F G E/ S S A A g r e e m e n t , A r t i c l a c es le 3 0 , A p p e n d ic e s A t h r o u g h F , p l im i t a t io n so n t h e a m o u n t o f o f f i c i a l t im e t h a t u n i o n r e p r e s e n t a t iv e s m a y u s e d e p e n d in g o n

t h e u n i o n r e p re s e n t a t iv e ’ v e d , a n d t h e t y p e o fs p o s i t io n , t h e c o m p o n e n t in v o la c t iv i t y . W e c o n s i d e r e d t h e a m o u n t o f o f f i c i a l t im e u s e d a s e x c e s s iv e i f it w a sm o r e t h a n t h e a m o u n t a l lo w e d b y t h e A F G E / S S A A g r e e m e n t o r m o r e t h a nn e c e s s ar y t o p e r f o r m a g i v e n a c t i v i t y .

L i m i t s b y t h e U n io n R e p r e s e n t a t i v e ’ s P o s i t io n

• U n i o n o f f ic e r s a r e a l l e i s ho w e d a “ r e a so n a b l ” a m o u n t o f t im e t o a c c o m p lt h e i r u n i o n d u t ie s w h i c h , in p r a c t ic e , g e n e r a ll y m e a n s o f f i c e r s c h a r g ev i rt u a l l y a l l o f t h e i r t i m e a s o f f i c ia l t im e .

• A C S s a n d S t e w a r d s a r e l im i t e d b y c o n t ra c t c r it e r ia t o a s p e c if i c n u m b e r o fh o u r s f o r c e r t a in a c t iv i t i e s .

L i m i t s b y S S A C o m p o n e n t

• A t H e a d q u a r t e r s , a n A C S i s a ll o w e d u p t o 3 1 2 h o u r s o f o f f ic i a l t im e p e r6 - m o n t h p e r io d , a n d a S t e w a r d i s a llo w e d u p t o 2 0 8 h o u r s o f o f f ic i a l t im ep e r 6 - m o n t h p e r io d .

• A t O H A , a c h i e f s t e w a r d i s a l l a r w o r k in go w e d u p t o 2 5 p e r ce n t o f t h e r e g u l

h o u r s p e r y e a r , a n d a S t e w a r d i s a l l a ro w e d u p t o 1 0 p e r ce n t o f t h e r e g u lw o r k i n g h o u r s p e r y e a r f o r o f f ic ia l t i m e .

• A t f ie ld o f f i c e s , t h e t o t a l n u m b e r o f h o u r s f o r a l l u n i o n r e p re s e n t a t iv e s isc a p p e d b e t w e e n 1 0 0 , 0 0 0 a n d 1 1 0 , 0 0 0 h o u r s p e r y e a r . T h e u n io nd i s t r i b u t e s t h e s e h o u r s t o in d i v i d u a l r e p r e s e n t a t iv e s . T h e i n d i v i d u a lr e p re s e n t a t iv e s a r e l e s s t h a nim i t e d t o 4 h o u r s p e r w e e k f o r o f f ic e s w i t h l7 0 e m p l o y e e s .o y e e s o r 1 0 h o u r s p e r w e e k f o r o f f ic e s w i t h 7 0 o r m o r e e m p l

• A t t h e O f f ic e o f A s s e s s m e n t ( f ie d ) , l o w e d u p t oo c a l r e p r e s e n t a t i v e s ar e a l l

4 h o u r s p e r w e e k f o r o f f i c e s u p t o 7 0 e m p l o y e e s , a n d u p t o 1 0 h o u r s p e rw e e k f o r o f f ic e s o f a b o v e 7 0 e m p lo y e e s .

• A t t h e P ro g r a m S e rv ic e C e n t e r s , e l o w e d u p t oe c t e d o f f i c e r s a r e a l l4 9 p e r c en t o f t h e ir w o r k in g t i m e a v a i a b le in a m o n t h , c h i e f s t e w a r d s a r ea ll o w e d u p t o 1 0 p e r c en t o f t h e iro w e d u p t o 2 5 p e r c e n t a n d s t e w a r d s ar e a llw o r k i n g t i m e a v a i a b l e i n a m o n t h .

1 2



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l

L i m i t s b y A c t i v i t y

• T h e p r e c e d in g l y o n lim i t s o r c a p s o n h o u r s a p p l y t o c e r t a in o f f i c ia l t im ea c t i v i t i e s . S o m e a u t h o r iz e d o f f i c ia l t i m e a c t iv i t i e s h a v e n o s p e c if i c l i m i t s .U n io n r e p re s e n t a t iv e s a t H e a d q u a r t e r s a r e g r a n t e d a n u n l im i t e d a m o u n t o f

t im e f o r a c t i v i t ie s s u c h a s p e r io d i c l a t io n s m e e t in g s , m e e t in g sa b o r r e lr e q u e s t e d b y a u t h o r i z e d m a n a g e m e n t o f f ic i a l s , a n d m e e t in g s o f U n io n -A d m i n i s t r a t i o n c o m m i t t e e s .

A t H e a d q u a r t e r s , S S A d o e s a t t e m p t t o i d e n t if y s i t u a t i o n s w h e r e t h e A F G E / S S A A g r e e m e n t l e , O L M E R p e r s o n n e l m o n i t o r im i t a t io n s m a y b e e x c e e d e d . F o r e x a m p l

a c e lt h e c o n t ra c t p r o v is io n s t h a t p l im i t s o n o f f ic i a l t im e . O L M E R a d v i s e d u s t h a tw h e n t h e a m o u n t o f o f f ic i a l t im e u s e d is a p p r o a c h in g t h e l im i t s , t h e y c o n t a c t t h eu n i o n r e p r e s e n t a t i v e ’ s c o m p o n e n t w i t h a d v i c e t o d e n y a n y re q u e s t s f o r t im e w h ic hw o u d e x c e e d t h e l im i t s . O u r i n t e rv ie w s w i t h s u p e rv i s o r s c o n f i r m e d t h a t t h i s w a s

a c o m m o n p r a c t ic e . D e s p i t e t h i s c o m m o n p r a c t ic e , w e i d e n t i f i e d s i t u a t i o n s w h e r eo f f ic ia l t im e w a s e x c e e d e d a s e x p l o w .a in e d b e l

W e in t e rv ie w e d 6 6 s u p e rv i s o rs a n d d o n o t b e l yie v e t h a t s u p e rv is o r s c a n g e n e r a llt e ll w h e t h e r a n e x c e s s iv e a m o u n t o f o f f ic i a l t im e h a s b e e n u s e d in p a r t i c u l a rin s t a n c e s . W h e n w e in t e rv ie w e d t h e s u p e rv is o r s o f H e a d q u a r t e r s u n i o nr ep r e s e n t a t iv e s , 1 0 s t a t e d t h a t t h e y d id n o t k n o w n o r c o u d t h e y j u d g e w h e t h e rt h e a m o u n t o f o f f ic i a l t im e r e q u e s t e d a n d u s e d w a s a p p r o p r ia t e . W e r e v ie w e do f f i c i a l t im e r e c o r d s a t H e a d q u a r t e r s a n d f o u n d t h a t 3 o f 4 2 u n i o n r e p r e s e n t a t i v e se x c e e d e d t h e A F G E / S S A A g r e e m e n t l im i t a t io n s . F o r t h e t h r e e r e p r e s e n t a t iv e s ,t h e r e w a s n o e v i d e n c e t h a t t h e e x c e s s i v e t im e h a d b e e n id e n t i f ie d a n d a p p r o v e d

b y t h e s u p e rv is o r o r O L M E R . O f t h e 5 0 s u p e rv is o r s in t e rv ie w e d f r o m S S A ’ sr eg io n a l o f f ic e s , 2 2 s t a t e d t h a t t h e y d o n o t m o n i t o r c o n t ra c t u a l l im i t a t io n s .

i m i t s a r e m o n i t o r e d , t h e l y a p p lE v e n w h e n A F G E / S S A A g r e e m e n t l im i t s o n l y t oc e r t a i n c a t e g o r ie s o f a c t iv i t ie s . F u rt h e r m o r e , s e f - r e p o r t i n g , c o m b i n e d w i t hin c o m p l e t e o r v a g u e a c t i v i t y d e s c r ip t i o n s a n d n o s u p e rv is o r y v e r i f ic a t i o n o f t h et y p e o f a c t iv i t y , p r e v e n t e d u s f r o m d e t e rm in i n g w h e t h e r e x c e s s iv e a m o u n t s o fo f f i c i a l t im e h a d b e e n u s e d .

W e b e l a c k o f o v e r s ig h t r e g a rd in g p o t e n t ia li e v e a p r in c ip a l r e a s o n f o r t h e l

e x c e s s i v e t i m e is t h e d i f f i c u t y i n d i s c e r n in g t h e n a t u r e o f t h e a c t i v i t y f o r w h i c ho f f i c i a l t im e w a s r e q u e s t e d . W i t h o u t k n o w in g m o r e a b o u t t h e t y p e o f a c t i v i t y ,s u p e rv is o r s h a v e v e r y l e a b i l u a t e t h e r e as o n a b li t t l i t y t o e v a l e n es s o f t h e a m o u n t o ft i m e re q u e s t e d o r w h e t h e r t h e a c t iv i t y i s t h e t y p e s u b j e c t t o c o l l e c t i v e b a r g a in i n ga g r e e m e n t l i m i t a t i o n s .

1 3



l

l l

S S A N e e d s t o E f f e c t iv e l v e A l l y R e s o l e g a t io n s o r S u s p ic i o n s o f M is u s e o f O f f ic i a l

T im e

T h e A F G E / S S A A g r e e m e n t , A r t i c l e 3 0 , s e c t io n 3 , c o n t a in s p r o c e d u r a l g u i d a n c e o ne a l l e g e d a b u s e s o fh o w t o h a n d l e g a t io n s o f a b u s e o f o f f ic ia l t im e . I t s t a t es t h a t a ll

o f f ic i a l t im e s h a l l b e b r o u g h t t o t h e a t t e n t i o n o f a n a p p r o p r ia t e m a n a g e m e n t o f f ic i a ly b a s is . T h e m a n a g e m e n t o f f ic ia l s h o u lo n a t im e l d d i s c u s s t h e m a t t e r w i t h t h e

u n i o n l o c a l o r c o u n c il p r es id e n t a s a p p r o p r ia t e .

O u r in t e rv ie w s w i t h s u p e rv i s o r s o f u n i o n r e p r es e n t a t iv e s a t H e a d q u a r t e r s a n d t h er e g io n a l o f f ic e s f o u n d t h a t i n s t a n c e s o f s u s p e c t e d a b u s e a r e n o t a l yw a y s e f f e c t iv e lr es o l e g a t io n s a r e n o t a lv e d a n d t h a t d i s p o s it io n o f t h e a l l w a y s k n o w n b y t h es u p e rv is o r . O f t h e 6 6 s u p e rv is o r s w e in t e rv i e w e d , 1 4 h a d re p o r t e d c a s e s o fs u s p e c t e d a b u s e o f o f f i c ia l t im e . T h e s u p e rv is o r s p r o v i d e d t h e f o l lo w in gin f o r m a t i o n o n t h e 1 4 r e f e r r a ls o f s u s p e c t e d a b u s e :

• 2 c a s e s - w e re in v e s t ig a t e d a n d r es o l v e d b y m a n a g e m e n t ;

• 2 c a s e s - w e r e in v e s t ig a t e d a n d t h e a b u s e s t o p p e d ;

• 2 c a s e s - s u p e rv i s o r s w e r e t o d t o o v e r lo o k t h e m ;

• 7 c a s e s - n o f e e d b a c k w a s e v e r p ro v i d e d , s o s u p e rv is o r s d i d n o t k n o wt h e o u t c o m e ; a n d

• 1 c a s e - w a s “ c h e c k e d o u t ” s u p e r f i c ia l l y b y m a n a g e m e n t .

T h e A F G E / S S A A g r e e m e n t re q u i re s u n io n c o o p e r a t io n i n a b u s e in v e s t ig a t i o n s b yr e q u i r i n g u n i o n s t o r e l e a s e t h e i r c o p ie s o f o f f i c ia l t im e r e c o r d s u p o n r e q u e s t . I tin d ic a t e s t h a t s p e c if ic u n io n c o u n c i l o c a l u n i o n s s h a ll m a in t a in a c c u r a t es a n d lr e c o r d s t o a c c o u n t f o r al l o f f i c i a l t im e u s e d b y t h e ir u n i o n r e p r e s en t a t i v e s . T oa c c o m p l is h t h i s , t h e u n i o n s h a l l m a in t a in a c o p y o f t h e o f f i c i a l t im e re c o r d . T h i sc o p y i s o n ly su p p o s e d t o s t a t e t h e n a m e o f t h e p e r s o n c o n t a c t e d . I f a s u p e rv is o rs u s p e c t s t h a t a u n io n r e p r e s e n t a t i v e h a s a b u s e d o f f i c i a l t im e , h e / s h e m a y r e q u e s tt h e u n io n c o p y o f t h e o f f i c ia l t im e r e c o r d . T h e u n io n i s r e q u i re d t o p r o v i d e t h er ec o r d s f o r m a n a g e m e n t s r e v i e w . D u r in g o u r r e v ie w o f S S A ’’ s r e g io n a l o f f ic e s ,

w e w e re a d v i s e d t h a t t h is p o ic y w a s n o t a l o w e d a n d t h u s r es u t e d i nw a y s f o l lc a s es o f s u s p e c t e d a b u s e n o t b e in g r es o lv e d . In o n e c a s e a m a n a g e m e n t o f f ic i a lr e q u e s t e d t h e u n io n c o p i es o f o f f i c ia l t im e r e c o r d s f o r t w o u n io n r e p r e s en t a t i v e ss u s p e c t e d o f a b u s e . T h e u n i o n d i d n o t c o o p e r a t e a n d f a i le d t o p r o v i d e c o p i es o ft h e o f f ic i a l t im e r e c o r d s e v e n a f t e r s e v e r a l f o l lo w - u p r e q u e s t s . T h e s u s p e c t e da b u s e w a s s t il l u n r e s o lv e d a t t h e e n d o f o u r r e v ie w .

1 4



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S S A ’ S P R O C E S S IN G A N D R EP O R T IN G O F O F FIC I A L T IM E

I n 1 9 8 8 , C o n g r e s s in i t ia t e d r e q u i r e m e n t s f o r u n i o n r e p r e s e n t a t i v e s t o re p o rt t h eu s e o f o f f ic i a l t im e . T h e S e n a t e C o m m i t t e e o n A p p r o p r ia t io n s R e p o r t 5 t h a ta c c o m p a n ie d S S A ’ s 1 9 8 9s F Y 1 9 8 8 a p p r o p r ia t io n r e q u e s t m a n d a t e d t h a t S S A ’

a n d f u t u r e b u d g e t j u s t if ic a t i o n s in c u d e i n f o r m a t io n o n S S A ’ s e x p e n d i t u r e s f o ru n i o n a c t i v i t ie s . S in c e F Y 1 9 8 9 , S S A h a s m e t t h i s r e q u i re m e n t b y p r o v id i n gr e p o r t s t o t h e A p p r o p r ia t io n s C o m m i t t e e s t h a t c o n t a in t h e n u m b e r o f h o u r s s p e n to n o f f i c ia l t im e a n d t h e ir c o s t .

In D e c e m b e r 1 9 9 7 , t h e H o u s e a n d S e n a t e C o m m i t t e e s o n A p p r o p r ia t i o n s d i r e c t e dt h e O f f i c e o f P e r s o n n e l M a n a g e m e n t ( O P M ) t o c o m p i le in f o r m a t io n f ro m v a r io u sa g e n c i es ( in c l u d i n g S S A ) o n t h e u s e o f o f f ic i a l t im e a n d o t h e r s e rv ic e s b y F e d e r a le m p l o y e e u n i o n s a n d t o r e p o r t t h is i n f o r m a t i o n t o t h e C o m m i t t e e s . O P M w i l lp r e p a r e a r e p o r t t h a t c o n t a i n s t h i s i n f o r m a t io n c o v e r in g t h e f ir s t 6 m o n t h s o f

C Y 1 9 9 8 . T h e in f o r m a t i o n is t o in c u d e , a m o n g o t h e r i t e m s , t h e t o t a l h o u r s o fo f f i c i a l t im e , t h e ir c o s t , a n d i n f o r m a t i o n o n t h e b e n e f it s a n d d is a d v a n t a g e s o f u s in go f f i c i a l t i m e .

B a s e d o n o u r r e v i e w , w e id e n t i f ie d s e v e r a l w e a k n e s s e s in S S A ’ s p r o c e s s in g a n dr e p o r t i n g o f o f f i c ia l t im e . W e f o u n d t h a t c o n t ro l s a r e in s u f f i c i e n t t o p r o v i d e

e a s s u r a n c e t h a t t h e d a t a S S A s u p p l ia b lr ea s o n a b l i e s t o t h e C o n g r e s s a r e r e l e .

P ro c e s s in g O f f ic i a l T i m e R e c o r d s a n d R e p o r t s

T h e p r o c e s s e s f o r r e p o r t i n g o f f i c i a l t im e v a r y b y c o m p o n e n t . T h e r e a r e t h r e e

o f f i c ia l t im e f o r m s a n d r e p o r t i n g p r o c e s s e s . C o p i es o f t h e f o r m s a r e c o n t a in e d inA p p e n d i x A a n d f lo w c h a r t s d es c r ib in g t h e r e p o r t i n g p r o c e s s e s ar e c o n t a i n e d inA p p e n d i x B .

U n i o n r ep r e s e n t a t iv e s i n S S A ’ d o f f ic e s a n d t e ls f i e l e s e rv ic e c e n t e r s h a v e t h e i ro f f i c i a l t im e f o r m s e n t e r e d in t o a n a u t o m a t e d s y s t e m , c a lle d t h e Y Y R e p o r t i n g

s . O t h e r c o m p o n e n t s u s e a c o m p l yS y s t e m , t h a t c a n p r o d u c e s u m m a r y t o t a l e t e lm a n u a l p a p e r -b a s e d p r o c e s s t o r e p o r t a n d s u m m a r i ze o f f i c i a l t im e h o u r s . T h eh o u r s r e p o r t e d a r e p e r io d i c a l ly s e n t t o O L M ER a t H e a d q u a r t e r s . O L M E R t h e np r e p a r e s a n a g e n c y w i d e r e p o r t o f o f f i c i a l t im e h o u r s a n d p r o v i d e s t h i s in f o r m a t i o n

t o O B . A t t h e en d o f t h e F Y , O B p re p a r es S S A ’ s re p o r t t o t h e A p p r o p r ia t io n sC o m m i t t e es t h a t in c u d e s in f o r m a t io n o n a c t u a l h o u r s u s ed a n d t h e c o s t sa s s o c ia t e d w i t h o f f i c i a l t im e . T h e c o s t s a r e d e t e r m i n e d b y u s in g t h e a v e r a g ee m p l a r y , e m p l e a v e ) , a r b i t r a t io n , t r a v e lo y e e s a l o y e e b e n e f it s , o v e r h e a d r at e s ( l ,o f f i c e s p a c e , a n d t e le p h o n e e x p e n s e s . S S A r e p o r t e d t h a t 4 8 1 , 9 4 5 h o u r s o fo f f ic i a l t im e w e r e u s ed in F Y 1 9 9 6 , w i t h a n e s t im a t e d c o s t o f $ 1 4 . 7 m i l l io n .

5 S e n a t e R e p o r t 1 0 0 - 1 8 9 .

1 5



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M a n a g e m e n t C o n t r o l s

O M B C ir c u l y r e c o r d e d a n da r A - 1 2 3 r e q u i re s t h a t t r a n s a c t io n s b e p r o m p t la c c o u n t e d f o r t o p r e p a r e t i m e l ia b ly a c c o u n t s a n d r e l e f in a n c ia l a n d o t h e r r e p o r t s .

In a d d i t io n , t h e d o c u m e n t a t i o n f o r t r a n sa c t io n s m u s t b e c l y a v a i a b le a r a n d r e a d i l ef o r e x a m in a t io n . T h e r e s h o u l a c e t o v e r if y t h e c o m p ld b e p r o c e d u r e s in p l e t e n e s sa n d a c c u r a c y o f t h e re c o r d s s u m m a r i ze d a n d r e p o r t e d . F o r e x a m p l e , in t h e c a s eo f o f f ic i a l t im e , t h e r e s h o u l s f o r t h e f o l ld b e c o n t r o l o w in g :

• C o m p l e t e n e s s - t o e n s u r e t h a t a ll o f f i c i a l t im e re c o r d s ar e re p o r t e d .

• A c c u r a c y - t o e n s u r e t h a t o f f i c i a l t im e re c o r d s ar e s u m m a r i ze d a c c u r a t e ly .

• R e c o r d in g a n d D o c u m e n t a t i o n - t o e n s u r e t h a t t r a n s a c t io n s a r e c l ye a r l

d o c u m e n t e d a n d t h e d o c u m e n t a t i o n is r e a d i l e f o r e x a m in a t i o n .y a v a i a b l

W e r e v ie w e d a l l o f t h e a v a i a b l e r e c o r d s o f o f f ic i a l t im e f o r H e a d q u a r t e r s a n d O H A ,F a l l e o f re c o r d s f ro m S S A o f f i c e s in t h e A t ls C h u r c h , a s w e ll a s a s a m p l a n t a ,

a s , a n d N e w Y o r k r e g i o n s . W e i d e n t i f i e d t h e f o l l sD a l l o w in g w e a k n e s s e s w i t h S S A ’p r o c e s s in g a n d r e p o r t i n g o f o f f ic i a l t im e .

• T h e r e a r e in s u f f i c i e n t c o n t r o l s t o e n s u r e t h a t a l l o f f i c ia l t im e re c o r d s ar ein c u d e d i n S S A ’ s r e p o r t e d o f f ic i a l t im e .

• T h e r e ar e in s u f f i c i e n t c o n t ro l s t o i d e n t i f y w h e n o f f i c i a l t i m e r e c o r d s h a v e

b e e n i n c o r re c t l y s u m m a r ize d a n d r e p o r t e d .

• S S A d o e s n o t a lw a y s r e t a in i n d iv i d u a l s o u r c e d o c u m e n t s (o f f ic i a l t im er e c o r d s ) fo r r e p o r t e d o f f ic i a l t im e .

• S S A d o e s n o t h a v e c o n s i s t e n t p o ic i es a n d p r o c e d u r e s f o r r e p o rt i n g o f f i c i a lt im e f o r u n io n o f f ic e r s , a n d P ar t n e r s h ip a c t i v i t ie s .

C o m p l e t e n es s , A c c u r a c y , a n d R e t en t i o n o f O f f i c ia l T i m e R e c o r d s

S S A N e e d s t o En s u r e t h a t A l l O f f i c i a l T i m e Re c o r d s A r e R e p o r t e d t o C o n g r e s s

S S A h a s in s u f f i c i e n t c o n t r o l a c e t o e n s u r e t h a t a l l o f f i c i a l t im e r e c o r d s a r es i n p lin c u d e d i n t h e i r s u m m a r y r e p o r t s . W h e n e it h e r p a p e r -b a s e d re c o r d s o r a u t o m a t e dr e c o r d s a r e f o r w a r d e d t o O L M E R f o r t h e a g e n c y w i d e r e p o r t o n o f f i c i a l t i m e , t h e r eis n o c o n f i rm a t io n t h a t a l l r e c o r d s h a v e b e e n re c e iv e d . C o n s e q u e n t ly , t h es u p e rv is o r s w h o s u b m i t re c o r d s h a v e n o a s s u r a n c e t h a t t h e h o u r s h a v e b e e na c c o u n t e d f o r a n d in c u d e d i n t h e a g e n c y w i d e r e p o r t . M o r e i m p o r t a n t l y , i f

1 6



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s u p e rv is o r s d o n o t s u b m i t r e c o r d s , e v e n w h e n n o o f f ic i a l t im e w a s u s e d f o r t h er ep o r t i n g p e r io d , O L M E R h a s n o w a y o f k n o w in g w h e t h e r t h e y h a v e r e c e iv e d a l l o f t h e re c o r d s o f o f f ic i a l t im e f o r e a c h u n i o n r e p r e s e n t a t iv e . W e f o u n d t h a t w h e n a u n i o n r e p r e s e n t a t iv e d o e s n o t u s e a n y o f f ic i a l t im e f o r a r e p o r t i n g p e r io d , s u p e rv is o r y p r a c t ic e s d i f f e r . S o m e s u p e rv is o r s su b m i t r e p o r t s s h o w in g z e r o h o u r s , w h i l y d o n o t f il e o t h e r s s im p l e a r e p o r t .

T o e n s u r e t h a t a ll o f f i c i a l t im e re c o r d s ar e in c u d e d i n S S A ’ s re p o r t t o C o n g r e s s ,t h e r e s h o u l i s t in g s o f a u t h o r iz e dd b e a c o m p a r is o n (m a n u a l a n d a u t o m a t e d ) o f t h e lu n i o n r e p r e s e n t a t iv e s t o t h e i r i n d i v id u a l r e c o r d s o f o f f i c ia l t im e s u b m i t t e d b ys u p e rv is o r s . T h i s c o m p a r is o n w o u d e n a b le S S A t o i d e n t i f y t h o s e u n i o nr e p r e s e n t a t iv e s w h o s e s u p e rv i s o r s d i d n o t r e p o rt t h e i r o f f i c ia l t im e a s r e q u i re d .

S S A S h o u l e O f f i c i a l T i m e R e c o r d s a n d R e p o r t sd R e c o n c i l

A t i m e ly r e c o n c i ia t io n o f in d i v id u a l r e c o r d s o f o f f ic i a l t im e t o s u m m a r y r e p o r t se S S A t o m a in t a in t h e a c c u r a c y o f t h e s u m m a r y r e p o r t s . O n lw o u d e n a b l y b yr e c o n c i l in g t h e in d i v i d u a l r e c o r d s t o t h e s u m m a r y r e p o r t s , c a n S SA i d e n t i f yin s t a n c e s w h e n o f f i c i a l t im e h o u r s w e r e s u m m a r i ze d in c o r re c t l y . H o w e v e r , S S Ah a s n o t im p le m e n t e d s u c h a r e c o n c i ia t io n s y s t e m . In a d d i t io n , c o m p o n e n t a n d / o rr e g i o n a l s u m m a r y r e p o r t s ar e n o t r e c o n c i l e d w i t h t h e a g e n c y w i d e r e p o r t t h a t isp r o v i d e d t o t h e C o n g r e s s .

F o r e x a m p l e , o u r r e v i e w a t H e a d q u a r t e r s s h o w e d t h a t s u p e rv i s o r s s e n d t h e o f f ic i a lt im e r e c o r d s t o t h e i r c o m p o n e n t l a t io n s s t a f f w h ic h , in t u r n , s e n d s aa b o r r e ls u m m a r y o f t h e o f f ic i a l t im e r e c o r d s e v e r y 3 m o n t h s t o O L M E R . T h e s t a t is t ic s

u s e d i n t h e a n n u a l r e p o r t t o c o n g r e s s io n a l C o m m i t t e e s a r e d e r iv e d f r o m t h es u m m a r y t h a t t h e c o m p o n e n t s s u b m i t . T h i s i s d o n e w i t h o u t a n y r e c o n c i ia t io n t ot h e s o u r c e d o c u m e n t s .

A t H e a d q u a r t e r s , w e a t t e m p t e d t o r e c o n c i le t h e i n d i v id u a l r e c o r d s o f o f f i c i a l t im ef o r a l l 7 3 u n io n r e p r es e n t a t iv e s t o t h e s u m m a r y r e p o r t s f o r H e a d q u a r t e r s . In o u ra t t e m p t t o re c o n c il e t h e re c o r d s , w e i d e n t i f ie d a d is c r e p a n c y in w h ic h 7 , 5 3 5 h o u r sw e r e o v e r s t a t e d . B e c a u s e o f t h e la r g e d i sc r e p a n c y , w e p r o v i d e d O L M E R w i t h t h er es u t s o f o u r r e c o r d s re v i e w . W e h a d i d e n t i f ie d m a t h e r r o r s , in c o r re c t p o s t in g s o ft im e o n t h e r e c o r d s , a n d m is s in g d o c u m e n t a t i o n .

O L M E R s t a f f s p e n t a p p r o x i m a t e ly 5 w e e k s r e v ie w in g t h e i n d i v id u a l r e c o r d s . T h e yh a d t o r e q u e s t m is s in g r e c o r d s f r o m s u p e rv is o r s a n d a t t e m p t e d t o r e s o lv e t h ee r r o r s a n d d i s cr e p a n c ie s w e h a d i d e n t if ie d . A s a r e s u t o f t h e i r e f f o r t s , t h e yo b t a i n e d a n a d d i t io n a l 1 0 2 o f f i c i a l t im e re c o r d s a n d c o r re c t e d in f o r m a t i o n t h a t h a db e e n p r e v i o u s l e t o r e c o n c i ly r e p o rt e d . O L M E R w a s a b l e 6 , 8 8 1 o f t h e7 , 5 3 5 o v e r s t a t e d h o u r s , w i t h 6 5 4 h o u r s s t il l u n r e c o n c i le d .

1 7



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A t O H A , w e a t t e m p t e d t o r e c o n c il s C h u r c h a n d r e g io n a l s u m m a r y r e p o rt s o fe Fa l lo f f i c i a l t im e t o t h e a m o u n t s S S A i n c u d e d in t h e a g e n c y w i d e r e p o rt t o t h eC o n g r e s s f o r F Y 1 9 9 6 . O u r c o m p a r is o n o f t h e F a l ls C h u r c h a n d re g io n a l s u m m a r yr e p o r t s t o t h e a g e n c y w i d e r e p o rt t o t h e C o n g r e s s i d e n t i f i e d t h e f o l lo w i n gd i f f e r e n c e s :

F a l l s C h u r c h a n d

U n i o n A g e n c y R e p o r t R e g io n a l R e p o r t s D i f f e r e n c e s

A F G E 3 3 , 4 0 2 2 9 , 2 2 9 4 , 1 7 3N T E U 1 3 , 7 7 6 1 0 , 9 6 8 2 , 8 0 8N F F E 1 3 7 1 3 7 0T O T A L 4 7 , 3 1 5 4 0 , 3 3 4 6 , 9 8 1

W e p r o v i d e d t h is in f o r m a t io n t o O L M E R, b u t i t w a s u n a b l e t o d e t e r m in e t h e

r e a s o n s f o r t h e d i f f e r e n c e s in r e p o r t e d o f f i c ia l t im e h o u r s .

S o m e O f f i c ia l T i m e R e c o r d s W e r e C o u n t e d T w ic e i n C a l a t i n g O f f i c i a l T i m ec u l

S S A h a s in s u f f i c i e n t c o n t r o l ic a t e r e p o r t i n g o f o f f i c i a l t im e r e c o r d s .s t o p r e v e n t d u p lW h e n r e c o r d s a r e f o r w a r d e d t o O L M E R f o r t h e a g e n c y w i d e r e p o r t o n o f f i c i a l t i m e ,t h e y a r e n o t c h e c k e d t o e n s u r e t h e y h a v e n o t a lr e a d y b e e n a c c o u n t e d f o r in t h et o t a l s .

A t H e a d q u a rt e r s , u n i o n r e p re s e n t a t iv e s w h o a r e “ o f f ic e r s ” d o n o t s u b m i t o f f i c i a lt im e re c o r d s . T h e y a r e s im p l y re q u i re d t o s ig n - in a n d - o u t w i t h t h e s u p e rv is o r o f

t h e i r as s ig n e d o f f ic e . In a d d i t io n , t h e A F G E / S S A A g r e e m e n t , A r t ic l e 3 0 ,A p p e n d i x A , p r o v i d es t h a t t h e y r e c e i v e a r e a s o n a b l e a m o u n t o f o f f i c i a l t im e f o r t h e

a b o r -m a n a g e m e n t r e s p o n s ib i lp e rf o r m a n c e o f t h e ir l i t ie s . A s a r e s u t o f t h e s ec o n d i t io n s , O L M E R c o n s i d e r s o f f i c e r s t o b e f u l l- t im e r e p r e s e n t a t i v e s a n d c h a r g e st h e m w i t h 2 , 0 8 0 h o u rs p e r y e ar .

A t H e a d q u a r t e r s , w e r e v ie w e d a l l o f t h e a v a i a b l e o f f ic i a l t im e r e c o r d s f o r e a c hu n i o n r e p r e s en t a t i v e a n d f o u n d t h a t O L M E R re p o r t e d 2 9 , 1 2 0 h o u r s f o r1 4 “ f u l l - t im e ” u n i o n r e p r e s en t a t iv e s ( 2 , 0 8 0 h o u r s x 1 4 r e p re s e n t a t iv e s ) . H o w e v e r ,3 o f t h e 1 4 u n i o n r e p r e s e n t a t iv e s w e r e n o t o f f i c e r s a n d h a d s u b m i t t e d o f f ic i a l t im e

r e c o r d s f o r 4 , 0 5 1 h o u r s . A s a r e s u t , t h e h o u r s f o r t h e s e u n i o n r e p r es e n t a t iv e sw e r e in c u d e d in s u m m a r y r e p o r t s c o m p i le d f r o m t h e o f f i c ia l t i m e re c o r d s a n d inO L M E R’ s r e p o r t o f 2 9 , 1 2 0 h o u r s . T h i s c a u s e d t h e o f f i c i a l t im e h o u r s t o b eo v e r s t a t e d b y 4 , 0 5 1 h o u r s . T h i s o c c u r re d b e c a u s e O L M E R d i d n o t c o m p a r e t h eo f f i c i a l t im e r e c o r d s s u b m i t t e d b y s u p e rv is o r s t o a l r e a d y c r e d it e dis t o f p e r s o n s a lw i t h 2 , 0 8 0 h o u rs .

S o m e O f f i c ia l T i m e R e c o r d s W e r e I n c o r r e c t l y S u m m a r i ze d

1 8



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T o e n s u r e t h a t o f f i c i a l t im e r e c o r d s a r e a c c u r a t e l d b e ay s u m m a r i ze d , t h e r e s h o u lc o m p a r is o n o f t h e h o u r s o n t h e o f f i c i a l t im e r e c o r d s t o t h e h o u r s e n t e r e d a n ds u m m a r ize d . P e rs o n n e l i n S S A ’ d o f f ic e s u s e t h e Y Y R e p o rt i n g S y s t e m t os f ie ls u m m a r i ze a n d e n t e r o f f i c i a l t im e r e c o r d s . H o w e v e r , t h e a c c u r a c y o f t h e

s u m m a r ize d o f f i c i a l t im e is d e p e n d e n t o n t h e e m p l o y e e s c h e c k in g a n d c o m p a r in gt h e i r i n p u t t o t h e s o u r c e r e c o r d s . T h e r e ar e n o s y s t e m a t ic e d i t s o r c h e c k s t oe n s u r e t h e in f o r m a t io n w a s s u m m a r ize d a c c u r a t e ly .

D u r in g o u r r e v ie w o f S S A ’ s r e g io n a l o f f i c e s w e f o u n d r e p o r t in g e r ro r s f o r t h e d a t ae n t e r e d in t h e Y Y R e p o r t i n g S y s t e m . T h e r e w e r e r e p o r t i n g e r ro r s f o r t h e t o t a lo f f i c ia l t im e u s e d a s w e l l a s t h e t o t a l o f f i c ia l t im e h o u r s t h a t a r e l im i t e d o r c a p p e d .T h e r e a r e s e v e r a l c a t e g o r i e s o f o f f i c i a l t im e t h a t a r e a d d e d t o d e t e r m in e t h e t o t a lsf o r o f f ic ia l t im e u s e d . P e rs o n n e l i n S S A ’ d o f f ic e s a r e r e s p o n s ib l in gs f i e l e f o r t o t a lt h e o f f i c i a l t i m e h o u r s f r o m o f f i c i a l t i m e r e c o r d s a n d e n t e r in g t o t a l s in t h e Y Y

S y s t e m . W e f o u n d t h a t , in m a n y c a s es , o f f ic i a l h o u r s t h a t h a d b e e n u s e d w e r ee i t h e r n o t e n t e r e d i n t h e Y Y s y s t e m o r t h e a m o u n t s e n t e r e d w e r e in c o r re c t . W ef o u n d e r ro r s in t h e s u m m a r y r e p o r t s a s f o l lo w s :

• A t la n t a - 2 5 6 e r r o r s , r e s u t in g in a n u n d e rs t a t e m e n t o f 4 , 1 7 7 h o u r s .

• D a l la s - 6 3 e r r o r s , r e s u t in g i n a n u n d e r s t a t e m e n t o f 9 0 6 h o u r s .

• N e w Y o r k - 6 7 e r r o r s , r e s u t in g i n a n u n d e r s t a t e m e n t o f 6 , 7 7 7 h o u r s .

W e d e t e r m in e d t h a t t h e s e e r r o r s o c c u r re d b e c a u s e t h e Y Y R e p o r t i n g S y s t e m d o e sn o t h a v e e d i t c h e c k s t o e n s u r e t h e in f o r m a t i o n e n t e r e d is a c c u r a t e .

S o m e O f f i c i a l T i m e F o r m s W e r e N o t Re t a in e d

T h e o f f i c ia l t im e s o u r c e d o c u m e n t s n e e d t o b e r e t a in e d t o d e t e r m in e w h e t h e rr e c o r d s o f o f f ic i a l t im e a r e c o r re c t l y r e p o r t e d a n d s u m m a r ize d . T h e s o u r c ed o c u m e n t s p e r m i t v e r if ic a t i o n o f t h e t o t a l a m o u n t s r e c o r d e d a n d r e p o r t e d . T h eS S A t im e k e e p in g m a n u a l r e q u i r es t h a t S S A m a in t a i n a d e q u a t e s u p p o r t in gd o c u m e n t a t io n o f t im e a n d a t t e n d a n c e o n f i l o s e o f t h ee f o r 3 6 m o n t h s a f t e r t h e c la p p l e F Y .i c a b l

W e f o u n d in c o n s i s t e n t p r a c t ic e s f o r r e t e n t i o n o f o r ig i n a l o f f i c i a l t im e re c o r d s . F o r

e x a m p l s r e g io n a l o f f ic e s , w e f o u n d t h a t S S Ae , d u r in g o u r re v i e w o f S S A ’s o m e t im e s d i sc a r d e d F Y 1 9 9 6 o f f ic i a l t im e r e c o r d s b e f o r e t h e 3 6 - m o n t h r e t e n t i o np e r io d e x p i r e d . B e c a u s e t h e re c o r d s w e r e n o t a v a i a b l e f o r o u r re v i e w , w e c o u dn o t s u b s t a n t ia t e t h e e x i s t e n c e o r a c c u r a c y o f 3 , 9 1 0 h o u r s in c u d e d in t h e F Y 1 9 9 6r e p o r t t o C o n g r e s s . T h e re g io n a l S S A o f f i c i a ls s t a t e d t h a t t h e in f o r m a t io n w a sd i s c a r d e d b e c a u s e t h e r e a r e n o s p e c if i c p o ic i e s o r in s t ru c t i o n s o n h o w lo n g o f f i c ia lt im e re c o r d s sh o u l d b e m a i n t a in e d .

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S S A N e e d s t o E n s u r e t h a t O f f i c ia l T i m e I s C o n s is t e n t ly R e p o r t e d f o r U n i o n O f f i c e r s

I n S S A ’ s re p o r t t o C o n g r es s o n F Y 1 9 9 6 o f f ic i a l t im e , t h e re ar e es t im a t e de x p e n s e s f o r t h e s a a r ie s o f u n i o n r e p r e s e n t a t iv e s . T h e e s t im a t e d c o s t o f o f f ic i a lt im e is d e t e r m i n e d b y O B . T h e s a l y in g t h e t o t a la r y c o s t i s d e t e r m i n e d b y m u t ip l

o f f ic ia l t im e h o u r s b y a n a v e r a g e e m p l y p a y . E m p lo y e e h o u r l o y e e b e n e f it s a n d a no v e r h e a d r a t e f o r v a c a t io n a n d l s o in c u d e d t o o b t a in t h e t o t a l s a le a v e a r e a l a r yc o s t f o r u n io n a c t iv i t ie s .

W e f o u n d t h a t S S A d o e s n o t c o n s is t e n t ly u s e t h e s a m e c r it e r ia t o d e t e r m i n eo f f i c ia l t im e h o u r s f o r u n io n o f f ic e r s , a n d , a s a r e s u t , t h e h o u r s r e p o r t e d a n d t h es a la r y c o s t s o f o f f ic i a l t im e h a s b e e n o v e r s t a t e d f o r s o m e u n io n o f f i c e r s . W ef o u n d t h a t H e a d q u a r t e r s u n i o n o f f ic e r s ’ o f f i c i a l t im e h o u r s a r e c o m p u t e d d i f f e re n t l yt h a n O H A a n d r e g io n a l o f f ic e s . A t H e a d q u a r t e r s , O L M E R re p o r t s 2 , 0 8 0 h o u r s f o re a c h o f f ic e r w h e re a s O H A a n d t h e r e g io n a l o f f ic e s d e d u c t l i d a y s f r o me a v e a n d h o l

t h e b a s e 2 , 0 8 0 h o u rs . F o r e x a m p l o w in ge , t h e in c o n s i s t e n c y c a u s e d t h e f o l lo v e r s t a t e m e n t o f s a la r y c o s t s f o r e a c h u n i o n o f f ic e r f o r F Y 1 9 9 6 .

H e a d q u a r t e r s O H A a n d R e g i o n s D i f f e r e n c e

O f f ic i a l h o u r s 2 , 0 8 0 1 , 8 0 0

S a la r y R a t e x $ 1 9 . 2 7 x $ 1 9 . 2 7S a la r y $ 4 0 , 0 8 1 $ 3 4 , 6 8 6

E m p l o y e e B e n e f i t R a t e x 1 8 . 4 4 % x 1 8 . 4 4 %

E m p lo y e e B e n e f i t s $ 7 , 3 9 1 $ 6 , 3 9 6

T o t a l E m p l o y e eS a la r y a n d B e n e f i t s $ 4 7 , 4 7 2 $ 4 1 , 0 8 2

O v e r h e a d R a t e ( L e a v e ) x 2 1 . 5 2 % x 2 1 . 5 2 %O v e r h e a d C o s t $ 1 0 , 2 1 6 $ 8 , 8 4 1

T O T A L S A L A R Y $ 5 7 , 6 8 8 $ 4 9 , 9 2 3 $ 7 , 7 6 5 W e w e r e a b le t o i d e n t i f y 1 4 u n i o n o f f ic e r s a t H e a d q u a r t e r s t h a t h a d 2 , 0 8 0 o f f ic i a lt im e h o u r s r e p o r t e d . W e e s t im a t e t h e t o t a l o v e r s t a t e m e n t o f s a la r y c o s t s f o r t h e mt o b e $ 1 0 8 , 7 1 0 ( 7 , 7 6 5 x 1 4 ) .

S S A N e e d s t o E n s u r e t h a t P a r t n e r s h i p A c t iv i t i es A r e C o n s i s t e n t l y R e p o r t e d

y b e c o m in g t h e s t a n d a r d f o r lP ar t n e r s h ip a c t i v i t ie s a r e in c r e a s in g l a b o r - m a n a g e m e n tin t e r a c t io n . H o w e v e r , t h e r e w a s a l e a r p o ic y a s t o h o w m u c h , i f a n y ,a c k o f c l

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t im e s p e n t o n P ar t n e r s h i p a c t i v i t i e s b y u n i o n r e p r e s e n t a t i v e s c o n s t i t u t e d o f f i c i a lt im e a n d s h o u d h a v e b e e n re p o r t e d a c c o r d in g ly . D u r in g o u r r e v ie w o f FY 1 9 9 6o f f i c ia l t im e r e c o r d s , w e f o u n d t h a t t h e r e w a s in c o n s i s t e n t re p o r t i n g o f Pa r t n e r s h ipt im e . T h e A F G E / S S A A g r e e m e n t d o e s n o t a d d re s s w h ic h t im e s p e n t o nP ar t n e r s h ip a c t i v i t ie s is o f f i c ia l t im e . T h e Pa r t n e r s h ip c h a p t e r o f t h e A F G E / S S A

A g r e e m e n t , s e c t i o n 3 , o n ly i n d i c a t e s t h a t a n y P ar t n e r s h ip h o u r s c o n s id e r e d o f f ic i a lt im e s h a l l n o t b e l im i t e d o r c a p p e d . T h e in c o n s i s t e n t re p o r t i n g o f t h e s e h o u r sd e t r a c t e d f r o m t h e r e l i t y o f S S A ’ia b i l s r e p o r t e d o f f i c ia l t i m e .

O u r in t e r v ie w s a t H e a d q u a r t e r s p r o v i d e d t h e b a s is t o o u r c o n c l u s io n t h a t t h e r e isin c o n s i s t e n t r e p o r t in g o f P ar t n e r s h ip t im e . I t r e v e a le d t h a t 9 o f t h e 1 4 u n io nr e p r e s e n t a t iv e s e i t h e r d id n o t r ep o r t P ar t n e r s h ip t i m e a s o f f i c i a l t im e o r w e r e n o ts u r e w h e t h e r s u c h a c t iv i t ie s s h o u ld b e in c u d e d . W h e n r e p o r t e d , t h e u n i o nr e p r e s e n t a t iv e s u s u a l ly u s e d a n e x i s t in g a c t i v i t y c o d e o n t h e o f f ic i a l t im e re c o r ds i n c e t h e r e i s n o c o d e f o r P a r t n e r s h ip a c t i v i t i e s .

S S A h a s a t t e m p t e d t o c a r if y w h ic h a c t i v i t ie s s h o u ld b e re p o r t e d a s Pa r t n e r s h ipt im e , o f f i c i a l t im e , o r A g e n c y d u t y t im e w i t h in s t r u c t io n s is s u e d i nD e c e m b e r 1 9 9 7 .

N EW L EG I S L A T I O N A F FE C T IN G O F F IC I A L T I M E

T w o p ie c e s o f l a t io n r e le g is l e v a n t t o o f f ic ia l t im e h a v e e m e r g e d : ( 1 ) S S A w i l l b er e q u i re d t o p r e p a r e a r e p o r t w h ic h a d d r e s s es t h e b e n e f i t s a n d d i sa d v a n t a g e s o fo f f i c i a l t im e ; a n d ( 2 ) t h e S o c i a l S e c u r i t y t r u s t f u n d s ar e t o b e r e im b u r s e d b yg e n e r a l r e v e n u e s f r o m t h e D e p a rt m e n t o f T re a s u r y f o r t h e c o s t s o f o f f ic i a l t im e .

O f f ic i a l T i m e S h o u l u a t e d d B e E v a l

O P M h a s b e e n d ir e c t e d b y C o n g r es s t o g a t h e r o f f i c i a l t im e d a t a f ro m v a r io u sa g e n c i es , in c l u d i n g S S A , re g a r d in g t h e a m o u n t a n d c o s t s o f o f f i c i a l t im e u s a g e .T h e d a t a is t o in c u d e a d e s c r ip t io n o f b o t h t h e b e n e f i t s a n d d is a d v a n t a g e s o fo f f i c i a l t im e . O P M ’ s r e p o r t is t o c o v e r t h e f ir s t 6 m o n t h s o f C Y 1 9 9 8 . A t h o u g hS S A is a lr e a d y p r o v i d in g C o n g r es s w i t h m o s t o f t h i s d a t a , in f o r m a t io n o n t h eb e n e f i t s a n d d i s a d v a n t a g e s o f u s in g o f f i c ia l t im e w i l l b e re p o r t e d f o r t h e f i r s t t im e .T h i s r e q u i r e m e n t s h o u l u a t e t h e o u t c o m e s o fd g i v e S S A t h e in c e n t i v e t o e v a l

o f f i c ia l t im e u s a g e a n d d e t e r m in e h o w t h e y h a v e a f f e c t e d S S A ’ s s e rv ic e t o t h ep u b ic . B e f o r e t h i s n e w r e q u i r e m e n t , S S A h a d n o t c o n d u c t e d a n y e v a lu a t i o n s .

In i t s re p o r t o n u n io n a c t i v i t ie s a t S S A , G A O s t a t e d ,

“ S S A h a s a s p e c ia l f id u c i a r y r es p o n s ib i l y m a n a g e a n di t y t o e f f e c t i v e lm a in t a in t h e in t e g r i t y o f t h e S o c ia l S e c u r i t y t r u s t f u n d s f ro m w h ic h m o s to f t h e s e e x p e n s e s ar e p a i d . In a t im e o f s h r in k i n g b u d g e t a n d p e r s o n n e l

2 1



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l

r e s o u r c e s , i t i s e s p e c ia l l u a t e h o w r e s o u r c e sy i m p o r t a n t f o r S S A t o e v a la r e b e in g s p e n t a n d t o h a v e re l e m o n i t o r in g s y s t e m s t h a t f a c i lia b l i t a t e t h ise v a l u a t i o n . ”

W e b e li e v e S S A n e e d s t o im p r o v e i t s m a n a g e m e n t o v e r s ig h t o f o f f i c i a l t im e t o

e n s u re i t i s u s e d a p p r o p r ia t e l y r e p o r t e d ; h o w e v e r , t h is w i l l n o ty a n d a c c u r a t e lu e o f o f f ic i a l t im e . E v e n w i t h r e l e , a c c u r a t e in f o r m a t i o n o nm e a s u r e t h e v a l ia b l

u s a g e a n d c o s t s , t h e r e is n o s y s t e m in p l u a t e w h a t S S A a c e t o q u a n t i f y a n d e v a lh a s a c c o m p l is h e d f o r t h o s e c o s t s .

O f f i c i a l T i m e N o L o n g e r a n Ex p e n s e o f S S A ’ s T r u s t Fu n d s

P u b ic L a w 1 0 5 - 7 8 , e n a c t e d i n 1 9 9 7 , c h a n g e d t h e w a y t h e u t im a t e c o s t s o fo f f i c ia l t i m e w i l l b e b o r n e . P r io r t o t h i s l a t i o n , o f f i c i a l t i m e w a s f u n d e d i n t h ee g i s ls a m e m a n n e r a s S S A ’ s o t h e r a d m in i s t r a t iv e e x p e n s e s , t h a t i s , f r o m a c o m b in a t i o n

o f f u n d s d er iv e d f r o m t h e t r u s t f u n d s a n d g e n e r a l r e v e n u e s . T h e a l lo c a t i o nb e t w e e n t h e t ru s t f u n d s a n d g e n e r a l r e v e n u e s h a s b e en in t h e s a m e p ro p o r t i o n a sa l l S S A a d m in i s t r a t iv e e x p e n s e s . P u b ic L a w 1 0 5 - 7 8 c h a n g e d t h i s a r r a n g e m e n ts u c h t h a t t h e S o c i a l S e c u r i t y t ru s t f u n d s w i l l b e r e im b u r s e d f o r t h e c o s t sa s s o c ia t e d w i t h t h e u s e o f o f f ic i a l t im e f r o m t h e U . S . D e p a r t m e n t o f T re a s u ry ,s o l y o u t o f g e n e r a l r ev e n u e s . T h is n e it h e r in c r e a s e s n o r d e c r e a s es t h e c o s t se la s s o c i a t e d w i t h u n i o n a c t i v i t ie s a n d o f f i c ia l t im e . T h e r e is n o s p e c i f ica p p r o p r ia t i o n m a d e f o r t h e s e c o s t s a n d t h e y r e m a in p a r t o f S S A ’ s o v e r a lla d m i n i s t r a t i v e b u d g e t .

2 2



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C O N C L U S IO N S A N D R E C O M M EN D A T IO N S C O N C L U S I O N S

W e c o n c u d e t h a t m a n a g e m e n t o v e rs ig h t w e a k n e s s e s a n d p r o b l se m s w i t h S S A ’p r o c e s s in g a n d re p o r t in g o f o f f i c ia l t im e h a v e p r e v e n t e d S S A f r o m p r o d u c i n gr e l e r e p o rt s r e g a rd in g t h e u s e o f o f f i c i a l t im e b y u n i o n r e p re s e n t a t iv e s .i a b lS p e c if i c a l l i e v e t h e r e w a s r e a s o n a b ly , w e d o n o t b e l e a s s u r a n c e t h a t :

• o n l y d e s ig n a t e d u n i o n r e p r e s en t a t i v e s u s e d o f f ic i a l t im e ;

• r e q u e s t s f o r o f f i c ia l t im e w e r e f o r au t h o r i ze d p u r p o s e s ;

• l im i t s o n t h e u s e o f o f f i c i a l t im e w e r e o b s e rv e d ;

• a l l y r e s o le g a t io n s o r s u s p ic i o n s o f m is u s e o f o f f ic i a l t im e w e re e f f e c t iv e l v e d ;

• r e p o r t e d o f f i c i a l t i m e w a s c o m p l e t e ;

• o f f i c i a l t im e r e c o r d s w e r e s u m m a r i ze d a n d r e p o r t e d a c c u r a t e ly ;

• s u p p o r t i n g d o c u m e n t a t io n o f o f f ic i a l t im e w a s r e t a in e d ;

• o f f i c ia l t im e f o r u n io n o f f i c e r s w a s c o n s i s t e n t l y re p o r t e d ; a n d

• o f f i c ia l t i m e f o r P a r t n e r s h ip a c t i v i t ie s w a s c o n s is t e n t l y r e p o r t e d .

B e c a u s e o f t h e s e w e a k n e s s es , w e c o u l d n o t d e t e r m in e w h e t h e r t h e a c t u a l t im ea n d c o s t a s s o c ia t e d w i t h S S A ’ y r e p o r t e d t os F Y 1 9 9 6 o f f i c i a l t i m e w e r e a c c u r a t e lt h e C o n g r e s s .

R E C O M M E N D A T I O N S

W e re c o m m e n d t h a t S S A t a k e t h e f o llo w in g c o r re c t i v e a c t io n s .

1 . M a i n t a i n a c c u r a t e , u p - t o - d a t e l is t i n g s o f u n i o n r e p r e s e n t a t i v e s ( a s re q u i re d b yt h e c o l le c t i v e b a r g a i n in g a g r e e m e n t s ) t o e n s u r e t h a t :

a ) S u p e rv i s o r s o n ly a p p r o v e r e q u e s t s f o r t h e u s e o f o f f i c ia l t im e f o r a u t h o r iz e du n io n r e p r e s e n t a t i v e s .

2 3



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b ) T h e n u m b e r o f a u t h o r iz e d u n io n r e p r e s e n t a t iv e s d o e s n o t e x c e e d t h el e c t iv e b a r g a in in g a g r e e m e n t s a t a n y g i v e ni m i t a t i o n s s p e c i f i e d i n t h e c o l lt i m e .

2 . Im p r o v e i t s m a n a g e m e n t o v e r s ig h t t o h e lp d e t e r m in e w h e t h e r o f f i c i a l t im e isu s e d f o r a p p r o p r ia t e a c t i v i t ie s a n d a p p r o p r ia t e a m o u n t s o f t im e . T o a c c o m p l is ht h i s o b j e c t iv e , S S A s h o u d :

a ) In s t ru c t s u p e rv is o r s t o h a v e o f f i c ia l t im e f o r m s f i l l y a se d o u t a s p r e c is e lp o s s ib l ic a b le u s in g e x i s t in g c o d e s a n d s u b - c o d e s w h e re a p p l e . I f m o r ed i ig e n t c o m p l e s u p e rv is o r se t io n o f t h e o f f ic i a l t im e f o r m s s t i l l d o e s n o t e n a b lt o m a k e a n i n f o r m e d d e c is io n a s t o t h e a p p r o p r ia t e n e s s o f t h e a c t iv i t y o r t h et im e re q u e s t e d o r u s e d f o r t h a t a c t i v i t y , S S A s h o u l d p u r s u e re v i s io n s o f t h ef o r m s t o w a r d t h a t e n d d u r i n g n e g o t ia t i o n s o n f u t u r e c o l le c t i v e b a r g a i n in g

a g r e e m e n t s .

b ) In s t r u c t s u p e rv is o r s o f N T E U u n i o n r e p r es e n t a t iv e s t o u s e t h e p r es c r ib e do f f i c ia l t im e f o r m s in a c c o r d a n c e w i t h t h e t e r m s o f t h e c o l le c t i v e b a r g a in i n ga g r e e m e n t .

c ) R e m i n d a l l s u p e rv is o r s t h a t o f f ic i a l t im e m u s t b e a p p ro v e d i n a d v a n c e o f i t su s a g e .

d ) P e r io d ic a l l e o f o f f i c i a l t im e u s e d t o e n s u r e t h a t o f f i c i a l t im ey v e r i f y a sa m p lr e c o r d s a r e a c c u r a t e .

3 . M o n i t o r t h e c o d i n g o r c a t e g o r i zi n g o f t h e t y p e o f u n io n r e p r e s e n t a t i v e a c t iv i t ys o t h a t a c t iv i t ie s t h a t h a v e l y r e p o r t e d a s a n u n lim i t s a r e n o t im p r o p e r l im i t e da c t iv i t y . T o a c c o m p l is h t h i s o b j e c t iv e , S S A s h o u d r e q u ir e t h a t in f o r m a t io n o nt h e o f f i c ia l t im e re c o r d s p e c i f y i n g t h e t y p e o f a c t i v i t y b e c o m p l e t e d , a n dp e r io d ic a l l y t e s t s u c h r e c o r d s f o r a c c u r a c y .

4 . Im p r o v e p r o c e d u r es t o e n s u r e t h a t a lle g a t i o n s o r su s p i c i o n s o f a b u s e a r ev e d in a t im e l d a d d r es s t im e f r a m e s f o r u n i o nr e s o l y m a n n e r . P ro c e d u r es s h o u l

c o o p e r a t i o n i n p r o v i d in g r e q u e s t e d d o c u m e n t s , a s p e c i f i c d o c u m e n t r e t e n t io n s c h e d u l

e f o r u n io n c o p i es o f o f f i c ia l t im e f o r m s , a n d a p r o c e s s t o a d d r es ss it u a t i o n s w h e r e t im e f r a m e s ar e n o t m e t o r t h e u n i o n d o e s n o t c o o p e r a t e .

A l d b e a d v i s e d o f t h e d i s p o s i t io n o f t h e i r r e f e r ra ls o , s u p e rv is o rs s h o u l sw h e n e v e r a p p r o p r ia t e .

s t o e n s u r e t h a t o f f i c i a l t im e d a t a a re c o m p l5 . Im p r o v e c o n t ro l e t e . T h e re s h o u db e c o n f i rm a t io n o f r e c e ip t w h e n o f f ic i a l t im e re p o r t s ar e s u b m i t t e d . A ls o , a

2 4



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o w - u p b y a p p r o p r ia t e l a t io n s s t a f f s h o u lf o l l a b o r r e l d b e r e q u i r e d f o r a n y p e r i o din w h ic h a r e p o r t w a s n o t f i le d .

6 . Im p r o v e c o n t r o l y s u m m a r ize ds t o e n s u r e t h a t o f f i c i a l t im e re c o r d s a r e a c c u r a t e la n d r e p o rt e d . S S A s h o u d :

a ) R e c o n c i l ee i n d i v i d u a l o f f i c ia l t i m e r e c o r d s t o s u m m a r y r e p o r t s a n d r e c o n c i lc o m p o n e n t a n d / o r r e g io n a l s u m m a r y re p o r t s t o t h e a g e n c y w i d e r e p o r tb e f o r e i t is p r o v i d e d t o O P M a n d t h e C o n g r e s s .

b ) C o m p a r e o f f i c i a l t im e r e c o r d s t h a t h a v e b e e n s u b m i t t e d b y s u p e rv is o r s t oa n y r ec o r d s t h a t m a y h a v e b e e n p r e v i o u s l c u ly r e p o r t e d o r c a l a t e d i n t o t h et o t a l ic a t e r e p o r t i n g o f o f f ic i a l t im e .s t o i d e n t i f y d u p l

c ) C o m p a r e t h e o f f i c i a l t im e r e c o r d s t o t h e a m o u n t s s u m m a r i ze d a n d e n t e r e d i n

t h e a u t o m a t e d sy s t e m ( Y Y s y s t e m ) f o r p r o c e s s in g o f f i c i a l t im e .

7 . E s t a b l is h a u n i f o r m re t e n t io n p o ic y f o r o f f i c i a l t im e r e c o r d s . T h e s e s o u r c ed o c u m e n t s n e e d t o b e m a i n t a in e d t o v e r i f y t h e d a t a o n o f f i c i a l t i m e r e c o r d sa n d m a y b e n e c e s s ar y t o r es o l e g a t io n s o r s u s p ic i o n o f m is u s e .v e a n y a l l

8 . D e v e l y r e p o r t e do p p o ic ie s a n d p r o c e d u r es t o e n s u r e o f f i c ia l t im e is c o n s i s t e n t lf o r u n io n o f f i c e r s . T h i s w i l l c o r r e c t t h e in c o n s i s t e n t re p o r t in g w h ic h h a sc a u s e d a n o v e r s t a t e m e n t o f t h e s a la r y c o s t s f o r s o m e u n i o n o f f i c e r s .

9 . R e v is e it s p o ic i es a n d p r o c e d u r es f o r r e c o r d in g P ar t n e r s h ip t i m e s o t h a t u n io n

r e p r es e n t a t iv e s , a s w e ll a s S S A su p erv is o r s , k n o w w h ic h a c t iv i t ie s s h o u ld b er e p o r t e d a s Pa r t n e r s h ip o r o f f i c ia l t im e . O f f ic i a l t im e r e c o r d s s h o u l d b e re v i s e dt o r e f le c t t h e s e c h a n g e s .

y w i t h O PM ’1 0 . T o c o m p l s r e q u e s t f o r C Y 1 9 9 8 d a t a o n o f f ic ia l t im e , S S A s h o u dis h a m e c h a n is m t o e v a le s t a b l u a t e t h e b e n e f i t s a n d d is a d v a n t a g e s o f o f f i c i a l

t i m e a n d i t s i m p a c t o n S S A ’ s s e rv ic e t o t h e p u b ic .

2 5



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A G E N C Y C O M M EN T S A N D O IG R ES PO N S E

A G E N C Y C O M M E N T S

S S A p r o v i d e d c o m m e n t s c o n c e r n in g : ( 1 ) t h e re p o r t in g e n e r al; ( 2 ) e a c h s p e c if icr ec o m m e n d a t io n ; a n d ( 3 ) t e c h n ic a l p o i n t s a n d / o r w o r d in g ( s ee A p p e n d i x C f o r t h ef u l l t e x t o f t h e A g e n c y ’ s c o m m e n t s ) .

1 . O v e r al l r e p o r t - - O n a g e n e r a l l , S S A b e le v e l ie v e d t h e r e p o rt s h o u da c k n o w l r e a d y t a k e n t o im p r o v e t h e a c c u r ac y o f i t se d g e t h e a c t i o n s it h a s a lo f f i c ia l t im e r e p o r t i n g p r o c e s s , a s w e l l a s a c k n o w le d g e t h e im p a c t o fa d m in i s t ra t i v e c a s e la w d e c is io n s o n t h e p a r a m e t e r s in w h ic h t h e A g e n c y m u s to p e r a t e . T o s u p p o rt t h is , S S A l i s t e d s p e c i f ic a c t i o n s i t h a d t a k e n t o im p r o v et h e t im e r e p o r t i n g p r o c e s s . A l s o , S S A s t a t e d t h a t m a n y o f o u rr e c o m m e n d a t i o n s a p p e a r t o a s k t h e A g e n c y t o g o b e y o n d t h e c o n s t r a in t s

e s t a b l a w .i s h e d b y a d m in i s t ra t i v e c a s e l

2 . S p e c if i c r e c o m m e n d a t i o n s - - S S A g e n e r a ll y a g r e e d w i t h a l l o f t h e s p e c if icr e c o m m e n d a t io n s e x c e p t f o r o n e w h ic h r e c o m m e n d e d t h a t S S A r e v i s e i t sp o ic i e s a n d p r o c e d u r e s t o c a r if y w h e t h e r a c t iv i t ie s s h o u ld b e r e p o r t e d a sP ar t n e r s h ip o r o f f ic i a l t im e . S S A s t a t e d t h a t t h e C o m m is s io n e r a lr e a d yr e v ie w e d t h is i s s u e a n d d e c id e d w h ic h a c t i v i t i e s s h o u l d b e c o n s i d e r e dP ar t n e r s h ip a c t i v i t ie s , a n d t h a t t im e s p e n t o n P a r t n e r s h ip a c t i v i t ie s s h o u l d n o tb e r e p o r t e d a s o f f ic ia l t i m e .

3 . T e c h n ic a l p o i n t s a n d / o r w o r d in g - S S A p r o v i d e d s ev e r a l s u g g e s t e d t e c h n ic a l o rw o r d in g c h a n g e s t o v a r io u s p o in t s in t h e re p o r t .

O I G R E S P O N S E

1 . O v e r a l l g e n e r a l c o m m e n t s - - W e r e v i s ed t h e r e p o rt t o f u r t h e r a c k n o w le d g e t h a tS S A h a s t a k e n c e r t a i n a c t i o n s t o im p r o v e t h e a c c u r a c y o f t h e t i m e r e p o r t i n gp r o c e s s , s u c h a s p r o v i d in g g u i d a n c e t o s u p e rv is o r s a n d m a n a g e r s . In m a k in gt h e s e r e c o m m e n d a t i o n s , o u r in t e n t i s t o e n s u r e c o m p l ia n c e w i t h t h e o f f i c i a lt im e r e p o r t i n g r e q u i r e m e n t s o f t h e c u r re n t c o l le c t i v e b a r g a in i n g a g r e e m e n t s . I fS S A is u n a b l e m e n t o u r r e c o m m e n d a t io n s w i t h in t h e c o n f i n e s o f t h ee t o i m p l

c u r r e n t a g r e e m e n t s a n d t h e p a r a m e t e rs s e t b y a d m in i s t r a t i v e c a s e la w , i ts h o u l e c t i v e b a r g a in i n gd a d d r es s t h e m d u r in g n e g o t ia t i o n s f o r f u t u r e c o l la g r e e m e n t s . I f s u c h n e g o t ia t io n s p r o v e u n s u c c e s s f u l , S S A m a y w is h t o s e e k al a t iv e r e s o le g is l u t io n .

2 . S p e c if ic r e c o m m e n d a t io n s - - W e d i s a g r e e w i t h S S A ’ ic a t io n t h a t t h e re i ss im pln o f u r t h e r n e e d t o c a r if y / a n d o r r e v i s e it s p o ic e s a n d p r o c e d u r e s re g a r d in g

2 6



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w h ic h a c t i v i t ie s ar e P a r t n e rs h ip a c t i v i t ie s a n d w h ic h a c t i v i t ie s s h o u l d b er e p o r t e d a s o f f ic i a l t im e . W e a c k n o w l y i s s u e de d g e t h a t S S A h a s re c e n t lg u i d a n c e a s t o w h ic h a c t i v i t i e s s h o u ld b e c o n s i d e r e d Pa r t n e r s h ip a c t iv i t ie s , a n dt h a t P ar t n e r s h ip a c t i v i t ie s s h o u l d n o t b e c o n s i d e re d o f f i c i a l t im e . W e d o n o tb e l e ,ie v e t h e g u i d a n c e o b v i a t e s t h e n e e d f o r f u r t h e r c a r if ic a t io n . F o r e x a m p l

n e w in s t ru c t i o n s s t a t e t h a t f o r w o r k g r o u p s e s t a b l is h e d b y t h e A g e n c y , t h e r ea r e u n r e s o l a s s if ic a t i o n o f t im e f o r u n i o nv e d i s su e s c o n c e r n in g t h e c lr e p r e s e n t a t iv e s s e rv in g o n a w o r k g r o u p in a r e p r e s e n t a t io n a l c a p a c i t y . In f a c t ,t h e g u id a n c e s t a t es t h a t “ t h is i s s u e w i l l b e s u b s e q u e n t l s o , t h ey a d d r e s s e d . ” A ln e w g u i d a n c e n e e d s t o b e d i s s e m i n a t e d t o a l l u n io n re p r e s e n t a t i v e s a s w e l l a ss u p e r v i s o r s a n d m a n a g e r s a n d in c o r p o r a t e d i n t o o f f i c ia l t i m e c r i t e r iain s t ru c t i o n s a n d f o r m s .

T e c h n ic a l p o in t s a n d / o r w o r d in g - o u r r e s p o n s e s t o e a c h p o in t a r e l o w .is t e d b e l

A ) In r e s p o n s e t o o u r s t a t e m e n t t h a t P a r t n e rs h ip a c t i v it ie s m a y o r m a y n o t b ec o n s i d e re d o f f i c i a l t im e , S S A r e q u e s t e d t h a t t h e re p o r t s t a t e t h i s i s s u e w a sc a r if i e d , a n d t h a t t h e C o m m is s io n e r d e c id e d t h a t P a r t n e r s h ip a c t i v i t ie s ar en o t o f f i c ia l t im e . W e r e v i s e d t h e re p o r t t o c a r if y t h a t Pa r t n e r s h ip a c t i v i t i e sm a y o r m a y n o t h a v e b e e n c o n s i d er e d o f f i c i a l t im e f o r t h e p e r io d o f o u rr e v i e w b u t m o r e r e c e n t g u i d a n c e h a s a t t e m p t e d t o c a r if y w h ic h a c t i v i t ie ss h o u l d b e c o n s id e r e d o f f i c ia l t im e , Pa r t n e r s h ip , o r A g e n c y d u t y t im e .

B ) S S A r e q u e s t e d t h a t w e s t a t e w h y w e d id n o t re v ie w O U T T S . W e r e v i s e do u r r e p o r t t o in d ic a t e t h a t w e d id n o t r e v i e w O U T T S be c a u s e it w a s s t i l l in at r a in i n g e n v i r o n m e n t d u r in g o u r f i e d w o r k a n d S S A h a d n o t f u l l y

im p l e m e n t e d i t u n t i l a f t e r o u r r e v i e w e n d e d .

C ) S S A in d ic a t e d t h a t t h e re a s o n it s l i s t o f L o c a l 1 9 2 3 u n io n r e p r e s e n t a t iv e sc o n t a i n e d e m p l o y e e s f r o m o t h e r a g e n c i es is b e c a u s e L o c a l 1 9 2 3 d o e s in f a c t

o y e e s in o t h e r F e d e r a l a g e n c i es . S S A s im p lr e p re s e n t e m p l y p r o v id e d w h a tO I G r e q u e s t e d . W e r e v i s e d t h e re p o rt t o r e f le c t t h is c o m m e n t .

D ) S S A r e q u e s t e d w e r e v i s e t h e re p o rt t o in d i c a t e t h a t t h e d i f f e re n c e s f o u n d inO H A o f f i c i a l t im e d a t a w a s p a r t i a l l u r e o f O I G t o in c u d e t h ey d u e t o t h e f a i ld a t a f o r t w o r e g io n s . W e d i s a g r e e . O I G r e q u e s t e d S S A t o r e s o lv e a n

u n r e c o n c i le d d i f f e r e n c e o f 6 , 9 8 1 h o u r s b a s e d o n a l l o f t h e in f o r m a t io n S S Ap r o v i d e d t o O I G f o r t h e O H A r e p o r t e d o f f i c ia l t im e . T o da t e , S S A h a sp r o v i d e d n o i n f o r m a t i o n t o e x p l e da i n t h e r e a s o n s f o r t h e u n r e c o n c i ld i f f e r e n c e s .

E ) S S A r e q u e s t e d w e r e v i s e t h e re p o rt t o in d i c a t e t h a t , in t h e p a s t , s o m eP ar t n e r s h ip a c t i v i t i e s w e r e c o n s i d e r e d o f f ic i a l t im e b y so m e S S Ac o m p o n e n t s , b u t t h is i s s u e h a d b e e n c a r if ie d . W e d id n o t a c c o m m o d a t e t h is

2 7



lr e q u e s t b e c a u s e t h e c a r if ic a t io n w a s n o t a p p l e t o t h e F Y 1 9 9 6 o f f ic i a li c a b lt im e r e c o r d s u n d e r r e v ie w .

2 8



A P P E N D I C E S



A P P EN D I X A S S A O F F IC IA L T IM E F O R M S



A P PEN D I X B O F F IC IA L T I M E R EP O R T IN G F L O W C H A R T S



A P PEN D I X C A G E N C Y C O M M E N T S



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A P P EN D I X D M A J O R R E P O R T C O N T R IB U T O R S

O f f ic e o f t h e In s p e c t o r G e n e r a l

E. Sc o t t P a t t e r s o n , D i r ec t o r , E v a lu a t i o n s a n d T e c h n ic a l S e rv ic e s

C a r l K . M a r k o w i t z , A u d i t M a n a g e r , H e a d q u a r t e r s

B r ia n P a t t i s o n , D e p u t y D i re c t o r , R e g io n V I

J a m e s J . K l e i n , A u d i t o r - in - c h a r g e , H e a d q u a r t e r s

L e l a C a r t w r ig h t , A u d i t o r - in - c h a r g e , R e g i o n s

G e r a d L . H o c k s t e in , P ro g r a m A n a l y s t

S a n d r a W e s t f a l l y s t, P r o g r a m A n a l

P h il H o r s le y , A u d i t o r

S t e r in M c G r u d e r , A u d i t o r

R o b e r t B l a k e , A u d i t o r

S t e p h e n L i e b m a n , A u d i t o r

A r t h u r T r e g l ia , A u d i t o r

E ll e n J u s t ic e , A u d i t o r

S h a b l e B e n e f i e d , A u d i t o r

F o r ad d i t io n a l c o p ie s o f t h is re p o r t , p l e a s e c o n t a c t t h e O f f i c e o f t h e In s p e c t o rG e n e r a l’ i s t a t ( 4 1 0 ) 9 6 6 - 9 1 3 5 . R e f e r t o C o m m o ns P u b ic A f f a i r s S p e c i a lId e n t i f ic a t io n N u m b e r A - 1 3 - 9 7 - 7 2 0 1 3 ,



I

A P PEN D I X E S S A O R G A N Z A T IO N A L C H A R T

Social Security: 72013

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