Social Security: 72002

8/14/2019 Social Security: 72002

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O f f ic e o f t h e In s p e c t o r G e n e r a l

K e n n e t h S . A p f e l C o m m is s io n e r o f S o c ia l S e c u r it y A c t in g In s p e c t o r G e n e r a l

C o u n c i l 2 2 0 U n io n R e p re s e n t a t iv e a n d M a n a g e r O b s e rv a t io n s o n t h e U s e a n d M a n a g e m e n t o f O f f i c i a l T im e a t t h e S o c ia l S e c u r i t y A d m in i s t ra t io n

T h e a t t a c h e d f in a l r e p o r t p r es e n t s t h e re s u t s o f o u r s u rv e y o f S o c ia l S e c u r i t y

m a n a g e rs a n d C o u n c i l 2 2 0 u n i o n re p r e s e n t a t iv e s ( A -0 2 - 9 7 - 7 2 0 0 2 ) . T h e o b je c t iv eo f t h i s su rv e y w a s t o o b t a in u n i o n r e p re s e n t a t iv e a n d m a n a g e r o b s e rv a t io n sc o n c e r n in g t h e u s e a n d m a n a g e m e n t o f “ o f f ic i a l t im e ” f o r u n io n a c t iv i t ie s a t t h eS o c i a l S e c u r i t y A d m in i s t r a t io n . I f y o u c h o o s e t o o f f e r c o m m e n t s , p l e a s e p r o v i d e t h e m w i t h i n t h e n e x t 6 0 d a y s . I fy o u w is h t o d i s c u s s t h e f in a l r ep o r t , p l e a s e c a ll m e o r h a v e y o u r s t a f f c o n t a c tP a m e la J . G a r d in e r , A ss i s t a n t I n s p e c t o r G e n e r al f o r A u d i t , a t ( 4 1 0 ) 9 6 5 - 9 7 0 0 .

J a m e s G . H u s e , J r .

A t t a c h m e n t



c c : O I G / E S R e a d i n g F i l eS u b j e c t F il e

O A : T N EE/ S P A T T E RS O N / m js : 7 - 2 - 9 82 2 R P T : Re p o r t F i le



E X E C U T I V E S U M M A R Y O B J E C T I V E

T h e o b j e c t iv e o f t h i s r e v ie w w a s t o o b t a i n u n i o n r e p re s e n t a t iv e ’ ss a n d m a n a g e r ’o b s e rv a t io n s c o n c e r n in g t h e u s e a n d m a n a g e m e n t o f “ o f f ic i a l t im e ” f o r u n i o na c t i v i t i e s a t t h e S o c ia l S e c u r it y A d m in i s t ra t i o n ( S S A ) .

B A C K G R O U N D

O f f ic ia l t i m e i s t i m e d u r i n g w h ic h a n e m p l d b e p e r f o r m in go y e e o t h e r w is e w o u lA g e n c y a s s ig n e d w o r k , b u t t h e e m p l a w , r e g u lo y e e is a u t h o r i ze d b y l a t io n , o rn e g o t i a t e d a g r e e m e n t t o s p e n d t im e r e p re s e n t in g u n i o n a n d / o r b a r g a i n in g u n i t

o y e e s . T h e A g e n c y p a y s t h e e m p l e t h e y u s e o f f ic i a l t im e a s i f t h e ye m p l o y e e w h il w e r e c o n d u c t in g A g e n c y b u s in e s s . F o r m o s t u n io n r e p r e s e n t a t iv e s (U R ) , w h o a r ei n f ie l e s e rv ic e c e n t e r s ( T S C ) , o f f i c ia l t i m e f a l ld o f f ic e s ( F O ) a n d t e l s i n t o t w oc a t e g o r ie s – b a n k a n d n o n - b a n k t im e . E q u iv a l e n t c a t e g o r ie s ex i s t f o r o t h e r S S Ac o m p o n e n t s . B a n k t im e is g e n e r a ll y u s e d f o r u n i o n - i n i t ia t e d a c t i v i t ie s . E v e r y y e a r ,e a c h u n i o n is a l l o c a t e d a s e t n u m b e r o f b a n k h o u r s t o c o n d u c t r e p r e s e n t a t io n a la c t iv i t i e s . N o n - b a n k t im e is u s e d f o r m a n a g e m e n t in i t ia t e d a c t i v i t ie s . T h e r e i s n oim i t o n n o n - b a n k t i m e a n d u n i o n a c t iv i t ie s u n d e r “ p a r t n e r s h ip ” a r e c o u n t e d a s

n o n - b a n k t i m e .

In O c t o b e r 1 9 9 6 , t h e G e n e r a l A c c o u n t in g O f f ic e ( G A O ) r e le a s e d a r e p o r t o n u n io na c t iv i t ie s a t S S A ( H E H S - 9 7 - 3 ) . I t f o u n d t h a t o f f ic i a l t im e h a d in c r e as e d o v e r6 0 p e r ce n t b e t w e e n 1 9 9 0 a n d 1 9 9 5 . T h e c o s t t o S S A f o r o f f ic ia l t im e in 1 9 9 5w a s $ 1 2 . 6 m i l l y , G A O f o u n d t h a t 1 , 8 0 0 , o r o v e r 3 p e r c en t o fi o n . A d d i t i o n a l l

s 5 2 , 0 0 0 b a rg a in in g u n it e m p l s , 1 3 0S S A ’ o y e es , w o r k in g in t h e o v e r 1 3 0 0 F O ’ O f f i c e s o f H e a r in g s a n d A p p e a l s , P ro g r a m S e rv ic e C e n t e r s , H e a d q u a r t e r ss , T S C ’

d u s e o f f i c i a l t im e . L a s t le t c . , w e r e d e s ig n a t e d a s U R s w h o c o u l y , G A O r e p o r t e dt h a t S S A ’ s t ra c k i n g sy s t e m f o r o f f i c i a l t im e u n d e r re p o r t e d h o u r s in 1 9 9 5 .

B a s e d u p o n t h e G A O f i n d i n g s , t h e C h a i r m a n o f t h e S u b c o m m i t t e e o n S o c i a lS e c u r i t y , H o u s e C o m m i t t e e o n W a y s a n d M e a n s re q u e s t e d S S A ’ s O f f ic e o f t h eIn s p e c t o r G e n e r al ( O I G ) t o c o n d u c t a n i n - de p t h a n d c o m p r e h e n s iv e r e v i e w o ft a x p a y e r f i n a n c e d u n io n a c t i v i t ie s a t S S A . T h i s i s o n e in a s e r ie s o f r e p o r t s t h a tt h e O I G p l a n s t o p r o d u c e in r es p o n s e t o t h a t r e q u e s t . W e p e rf o r m e d a n a t io n w i d es u rv e y t o c o l l s a n d m a n a g e r ’e c t U R ’ s o b s e rv a t io n s a b o u t t h e u s e a n d m a n a g e m e n to f o f f ic ia l t im e f o r u n i o n C o u n c i l 2 2 0 o f t h e A m e r ic a n F e d e r at io n o f G o v e r n m e n t

o y e e s ( A F G E ) . C o u n c i l 2 2 0 r e p r es e n t s e m p l s F O s a n d T S C s .E m p l o y e e s i n S S A ’

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lF o r t h i s r e v i e w , w e u s e d t w o m u t i - p u r p o s e c l e s r e p r e s e n t in g au s t e r s a m p le c t io n o f 2 7 1 F O s a n d T S C s . T h e s a m p ln a t io n w i d e s e l e s w e re o b t a in e d f r o m

s O f f ic e o f W o r k f o r c e A n a l e d t h e s u rv e y q u e s t io n n a i r esS S A ’ y s is ( O W A ) . W e m a il i n e ar l e c t ed s it e s t o c o m p l y J u n e 1 9 9 7 t o t h e m a n a g e r s o f t h e s e l e t e a n d r e t u r n t oO I G . W e a ls o a s k e d t h e m a n a g e r s t o f o r w a r d a s e p a r a t e U R q u e s t i o n n a i r e t o t h e

U R in t h e i r o f f ic e t o c o m p l e t e a n d r e t u r n t o O IG . O n O c t o b e r 2 , 1 9 9 7 , w ee x e c u t e d a s e c o n d m a il a c e d o r d i s c a r d e din g t o p r o v i d e f o r a n y m is p lq u e s t io n n a i r es c a u s e d b y C o u n c i l 2 2 0 ’ u c t a n c e t o p a r t i c i p a t e in t h es i n i t ia l r e ls u rv e y .

R ES U L T S O F R EV IE W

• U R S D I D N O T A L W A Y S C O M PL E T E A N O F F IC IA L T IM E F O R M ( S S A - 7 5 ) PR IO RT O U S I N G O F F IC IA L T IM E

• O F F IC IA L T I M E R EQ U E S T S W E R E RA R E L Y D EN I ED

• A L M O S T H A L F O F T H E M A N A G E R S W ER E N O T I N F O R M E D I N W R IT IN GA B O U T W H O R E PR E S EN T S T H E U N I O N I N T H E IR O F F IC E

• A M A J O R IT Y O F T H E M A N A G E R S A N D U R S DID N O T K N O W H O W M A N YB A N K H O U R S W E R E A V A IL A B L E , T H U S C R EA T IN G A P O T E N T I A L F O RE X C E E D IN G B A N K T I M E .

• S O M E M A N A G E R S S U S P EC T E D A B U S E O F O F F IC IA L T IM E

• M A N A G E R S W E R E M O R E L IK E L Y T H A N U R S T O R EP O R T T H A T T H E O F F IC I A LT I M E R E PO RT IN G S Y S T E M W A S N EIT H E R A C C U R A T E N O R E FF EC T IV E

• M A N A G E R S H A D N O T R EC EIV E D A D E Q U A T E G U I D A N C E O N T H E U S E O FO F F IC IA L T IM E

• N O T S U RP R IS IN G L Y , U R S S PEN T M O R E T H A N T W IC E A S M U C H O F T H E IRT IM E A S M A N A G E R S O N U N IO N A C T IV IT IE S

C O N C L U S I O N

T h e r es p o n s e s t o t h e q u e s t io n n a ir es d i sc l yo s e d t h a t m a n a g e r s a n d U R s g e n e r a llh a d d i f f e r i n g o b s e rv a t io n s c o n c e r n i n g t h e o f f ic i a l t im e s y s t e m a t S S A . M a n a g e r sf o u n d t h e o f f i c i a l t im e s y s t e m l e s s a c c u r a t e a n d e f f e c t iv e t h a n U R s . M a n a g e r sa l ie v e t h e y r e c e i v e d a d e q u a t e g u i d a n c e o n t h e u s e o f o f f i c i a l t im e .s o d i d n o t b e lM o r e o v e r , s o m e m a n a g e rs s u s p e c t e d a b u s e o f o f f ic i a l t im e a n d t h e m a j o r it y o f

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b o t h m a n a g e rs a n d U R s d i d n o t k n o w h o w m a n y b a n k h o u r s w e r e a v a i a b le f o re a c h U R t o u s e . T h e re s p o n s e s b y m a n a g e r s a n d U R s r e v e a le d t h a t t h e r e w a s al y r e p o rt a n d u s e o f f ic ia l t im e .a c k o f u n d e r s t a n d i n g b y so m e o n h o w t o p r o p e r l

A G E N C Y C O M M E N T S

T h e f u ll t e x t o f t h e A g e n c y ’ s c o m m e n t s a r e c o n t a in e d i n A p p e n d i x D . S S Ae m p h a s i ze d t h a t t h e O I G C o u n c i l 2 2 0 r e p o r t is a c o l le c t i o n o f o p i n io n s a n d

e . N e v e r t h e l u ep e r c e p t io n s b a s ed o n a n u n s c ie n t if ic s a m p l e s s , t h e A g e n c y s a w v a ld o f f i c e / t e lin t h e o b s e rv a t io n s o f U R s a n d f ie l e s e rv ic e m a n a g e r s . S S A n o t e d t h a t

d e c is io n s b y a r b i t r a t o r s a n d t h e Fe d e r a l L a b o r R e la t i o n s A u t h o r i t y ( FL R A )e s t a b l a w t h a t s e t s f o r t h t h e p r a c t ic e s , p r o c e d u r e s a n d li s h e d c a s e l im i t a t io n sg o v e r n in g t h e u s e a n d m a n a g e m e n t o f o f f ic i a l t im e . T h e A g e n c y b e l ie v e d t h a t t h eim i t a t io n s e s t a b l a w u n d o u b t e d ll i s h e d b y c a s e l y h a d a n e f f e c t o n t h e p e r ce p t i o n s

o f o f f ic e m a n a g e r s .

R es p o n d i n g t o s p e c i f ic f i n d in g s , S S A b e l ie v e d t h a t t h e r e p o r t in d ic a t e d t h a t m o s tm a n a g e rs w h o s u s p e c t e d a b u s e i n i t ia t e d a c t i o n f o r r es o l s o , t h e A g e n c yu t i o n . A ls t a t e d t h a t t h e o b s e rv a t io n s in t h e r e p o r t d i sp l e a r a w a r e n e s s a n d aa y e d a c lc o m p a r ab l e v e l o f u n d e r s t a n d i n g b y b o t h m a n a g e rs a n d U R s a b o u t t h e n e e d a n de l

e t i o n o f t h e o f f ic ia l t i m e f o r m . F in a l lc i r c u m s t a n c e s f o r c o m p l y , S S A s t a t e d t h a tA F G E h a s n o t e x c e e d e d i t s t o t a l a l lo c a t io n o f b a n k h o u r s s in c e t h e c o n c e p t w a sc r e a t e d w i t h t h e 1 9 9 0 A g r e e m e n t .

O I G R E S P O N S E

A s c ie n t if ic s a m p l s O W A w a s u s e d f o r t h i s s u rv e y .e p r o v i d e d t o t h e O IG b y S S A ’H o w e v e r , w e r e a i ze t h a t t h e r e w a s a lo w r es p o n s e r a t e ( 5 2 p e r c e n t ) f r o m U R sd u e t o a la c k o f c o o p e r a t io n o n t h e ir p a r t . In c o m p a r is o n , 8 5 p e r c e n t o f t h em a n a g e r s r es p o n d e d t o o u r su rv e y .

In m a k in g o u r re c o m m e n d a t i o n s , o u r in t e n t i s t o e n s u r e c o m p l ia n c e w i t h t h eo f f i c ia l t im e r e p o r t i n g r e q u i re m e n t s o f t h e c u r re n t c o l le c t i v e b a r g a in i n ga g re e m e n t s . I f S S A is u n a b l e m e n t o u r r e c o m m e n d a t io n s w i t h in t h ee t o i m p lc o n f in e s o f t h e c u r re n t a g r e e m e n t s a n d t h e p a r a m e t e rs s e t b y a d m in i s t r a t iv e c a s el d a d d r e s s t h e m d u r i n g n e g o t i a t io n s f o r f u t u r e c o l la w , i t s h o u l e c t iv e b a rg a in in g

a g r e e m e n t s . I f s u c h n e g o t ia t io n s p r o v e u n s u c c e s s f u l , S S A m a y w i s h t o s e e k al a t i v e r e s o le g is l u t i o n .

W e b e l ie v e t h a t t h e p e r c e p t i o n s p r o v i d e d b y t h e U R s a n d o f f i c e m a n a g e r s h i g h ig h tp o t e n t ia l w e a k n e s s e s w i t h t h e u s e a n d r e p o rt i n g o f o f f ic ia l t im e . T w e n t y p e r c e n to f t h e m a n a g e r s r e p o rt e d t h a t t h e y t o o k n o a c t i o n w h e n t h e y s u s p e c t e d a b u s e o fo f f i c i a l t im e . M a n a g e r s a n d t h e U R s r e p o r t e d t h a t o f f i c i a l t im e f o r m s w e r ec o m p l e t e d a f t e r o f f i c ia l t i m e u s e a n d t h a t t h e d u r a t io n o f t im e n e e d e d f o r u n io n

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a c t iv i t ie s w a s a c o n s id e r a t io n i n w h e t h e r o r n o t t o r e p o r t o f f ic i a l t im e . T h e la c k o fr e p o rt i n g s m a l l a m o u n t s o f o f f ic ia l t im e u s e d a n d l e d g e o f h o w m a n ya c k o f k n o w lb a n k h o u r s w e r e a v a i a b l e c r e a t e s a n e n v i r o n m e n t w h e r e in d i v i d u a l U R s c o u du n k n o w i n g l o t t e d b a n k t i m e .y e x c e e d t h e i r a l l

T h e re s p o n s e s t o t h e s u rv e y s u g g e s t t h a t t h e r e a r e m a n a g e r s a n d U R s w h o a r eu n c e rt a in a b o u t o f f ic i a l t im e p r o c e d u r e s a n d t h a t t h e p r o c e d u r es a r e n o t a d h e r e dt o in s o m e S S A o f f i c e s . In t h e c o m m e n t s t o t h is r e p o r t , S S A i n d i c a t e d t h a t i t isa c t iv e l y p r o v i d in g g u i d a n c e o n t h e u s e a n d m a n a g e m e n t o f o f f ic i a l t im e t o i t sm a n a g e r s . It m a y b e a p p r o p r ia t e t o p r o v i d e g u i d a n c e t o a l l i n d i v id u a l v e d i ns i n v o lt h e u s e o f o f f ic ia l t im e , in c l p e n s u r e c o m p lu d in g u n i o n r e p r es e n t a t iv e s , t o h e l ia n c ew i t h a ll o f t h e p o ic i e s a n d p r o c e d u r e s c o n t a in e d in t h e N a t io n a l A g r e em e n t b e t w e e n A F G E a n d S o c ia l S e c u r it y A d m in i s t r a t io n ( A g r e em e n t ) .

i v



T A B L E O F C O N T EN T S P a g e

E X E C U T I V E S U M M A R Y . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . i I N T R O D U C T I O N . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 R ES U L T S O F R EV IE W . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

U R S D I D N O T A L W A Y S C O M PL E T E A N O F F IC IA L T IM E F O RM ( S S A - 7 5 ) PR IO R T O U S I N G O F F IC I A L T I M E . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 O F F IC I A L T I M E R E QU E S T S W E RE R A R E L Y D EN IE D . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 A L M O S T H A L F O F T H E M A N A G E R S W ER E N O T I N F O R M E D I N W R IT I N G A B O U T W H O R E PR ES E N T S T H E U N I O N I N T H E IR O F F I C E . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 A M A J O R IT Y O F T H E M A N A G E R S A N D U R S D ID N O T K N O W H O W M A N Y B A N K H O U R S W E R E A V A IL A B L E , T H U S C R E A T IN G A P O T E N T I A L F O R EX C E E D I N G B A N K T IM E . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 S O M E M A N A G E R S S U S P EC T E D A B U S E O F O F F IC I A L T I M E . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9M A N A G E R S W E R E M O R E L IK E L Y T H A N U R S T O R E P O R T T H E O F FIC IA L T IM E R E P O R T I N G S Y S T E M W A S N E IT H E R A C C U R A T E N O R E F F EC T I V E . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9� S y s t e m A c c u r a c y . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9� S y s t e m E f f e c t i v e n e s s . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 1 M A N A G E R S H A D N O T R EC EIV E D A D E Q U A T E G U I D A N C E O N T H E U S E O F O F F IC I A L T I M E . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 2 N O T S U RP R IS IN G L Y , U R S S P EN T M O R E T H A N T W IC E A S M U C HO F T H E IR T I M E A S M A N A G E R S O N U N I O N A C T IV IT IE S . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 2

C O N C L U S I O N . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 4



A P P E N D I C E S

A P PEN D I X A - U n i o n R e p r es e n t a t iv e ’ s S u rv e y Q u e s t io n n a i r e

A P PEN D IX B - M a n a g e r ’ s S u rv e y Q u e s t io n n a i r e

A P PEN D I X C - O f f i c i a l T i m e F o r m , F o r m S S A -7 5

A P P EN D IX D - A g e n c y C o m m e n t s

A P PEN D IX E - M a jo r R e p o r t C o n t r i b u t o r s

A P PEN D IX F - S S A O r g a n iza t io n a l C h a r t



l

l

I N T R O D U C T I O N O B J E C T I V E

T h e o b j e c t iv e o f t h i s r e v ie w w a s t o o b t a i n u n i o n r e p re s e n t a t iv e ’ ss a n d m a n a g e r ’o b s e rv a t io n s c o n c e r n in g t h e u s e a n d m a n a g e m e n t o f “ o f f ic i a l t im e ” f o r u n i o na c t iv i t ie s a t S S A .

B A C K G R O U N D

o y e e s h a v e h a d t h e r ig h t t o jo i n u n i o n s s in c e t h e e a r lF e d e r al e m p l y 1 9 0 0 s . In1 9 1 2 , t h e L l e t t e A c t g a v e p o s t a l e m p lo y d - L a F o ll o y e e s t h e r ig h t t o jo i n u n i o n s a n d

t h e r e b y se t a p r e c e d e n t f o r a l l o t h e r F e d e r a l e m p lo y e e s . In 1 9 6 2 , P r e s id e n tK e n n e d y ’ i s h e d a f r a m e w o r k f o r F e d e r a ls Ex e c u t i v e O r d e r ( E O ) 1 0 9 8 8 e s t a b la g e n c ie s t o b a r g a in w i t h u n i o n s o v e r w o r k in g c o n d i t io n s a n d p e rs o n n e l p r a c t ic e s .In 1 9 6 9 , P re s i d e n t N i x o n ’ a t i o n s C o u n c i ls E O 1 1 4 9 1 c r e a t e d t h e F e d e r a l L a b o r R e lt o p r o s c r ib e r e g u l v i n g la t io n s f o r r es o l a b o r d i s p u t e s a n d t o a r b i t r a t e g r ie v a n c e s . In1 9 7 8 , t h e C i v i l S e rv ic e R ef o r m A c t o f 1 9 7 8 ( C S R A ) p r o v i d e d t h e c u r re n t s t a t u t o r yb a s is f o r l a t io n s a n d c r e a t e d t h e FL R A . M o s t re c e n t la b o r / m a n a g e m e n t ( L /M ) r e l y ,in 1 9 9 3 , P re s id e n t C in t o n ’ e d f o r a ls E O 1 2 8 7 1 c a l l a b o r / m a n a g e m e n t“ p a rt n e r s h ip ” t h a t w o u l v e u n io n s a s f u l l p a rt n e r s w i t h m a n a g e m e n t i nd in v o li d e n t i f y i n g a n d r e s o l e m s .v i n g p r o b l

O f f i c ia l T i m e

I n 1 9 6 2 , EO 1 0 9 8 8 s e t t h e p r e c e d e n t f o r al lo w in g F e d e r al a g e n c i es t o g r a n to f f i c ia l t im e , w h ic h is p a i d t im e o f f a t t h e a g e n c y ’ s d i sc r e t i o n f r o m n o r m a lG o v e r n m e n t d u t ie s t o c o n d u c t c o n t ra c t n e g o t ia t io n s . In 1 9 6 9 , E O 1 1 4 9 1p r o h ib i t e d t h e u s e o f o f f ic i a l t im e t o n e g o t ia t e s u c h a g r e e m e n t s , b u t in 1 9 7 8 t h eC S R A r es t o r e d t h e u s e o f o f f i c i a l t im e f o r c o n t ra c t n e g o t ia t i o n s .

F o r m o s t U R s , w h ic h a r e in F O s a n d T S C s , o f f i c i a l t im e f a ll s in t o t w o c a t e g o r i e s –b a n k a n d n o n - b a n k t i m e . E q u i v a le n t c a t e g o r ie s e x i s t f o r o t h e r S S A c o m p o n e n t s .B a n k t i m e is g e n e r a l l y u s e d f o r u n i o n - in i t ia t e d a c t i v i t ie s . E v e r y y e a r e a c h u n io nc o u n c i l i s a l lo c a t e d a s e t n u m b e r o f b a n k h o u r s t o c o n d u c t re p r e s e n t a t io n a la c t iv i t i e s . N o n - b a n k t im e is u s e d f o r m a n a g e m e n t - in i t ia t e d a c t i v i t ie s . T h e r e i s n ol im i t o n n o n - b a n k t im e . U n i o n a c t i v i t ie s u n d e r “ p a r t n e r s h ip ” a r e c o u n t e d a s n o n -b a n k t im e . T h e C S R A p r o h i b i t s t h e u s e o f o f f ic i a l t im e f o r in t e r n a l u n io n b u s i n e s s ,b u t c o n t i n u e d t h e p o ic y t h a t a g e n c ie s w o u l d p r o v i d e u n io n s w i t h s e rv ic e s a n df a c il s e x p e n s e .i t i e s a t t h e a g e n c y ’

1



l

S S A ’ s U n i o n s

S S A e m p l o y e e s a r e re p r e s e n t e d b y t h r e e u n i o n s : t h e A m e r ic a n Fe d e r a t i o n o fG o v e rn m e n t E m p l o y e es U n io n ( N T E U ) ,o y e e s ( A F G E ) , t h e N a t i o n a l T r e a s u r y E m p l

o y e e s (N F F E) . O f S S A ’a n d t h e N a t io n a l F e d e r at io n o f F e d e r a l E m p l s 6 5 , 0 0 0

e m p l o y e e s , a b o u t 5 2 , 0 0 0 a r e n o n - s u p e rv is o r y a n d a r e r e p r e s e n t e d b y u n i o n s . O ft h o s e , 9 6 p e r c en t a r e re p r e s e n t e d b y A F G E. A p p r o x im a t e ly 4 7 p e r c e n t o f a l lb a r g a in i n g u n i t e m p l o y e e s p a y d u e s t o t h e i r r es p e c t i v e u n i o n s .

T h e r e i s o n e c o n t ra c t b e t w e e n S S A a n d A F G E a n d s ix c o n t r a c t s w i t h i n d i v id u a lc o m p o n e n t s o f N T E U a n d N F F E. M u t ip l e u n i t s w i t h i n A F G E r e p re s e n t d i f f e r e n tS S A c o m p o n e n t s . C o u n c i l 2 2 0 r e p re s e n t s b a r g a i n in g u n it e m p l o y e e s in F O s a n da t T S C s . L o c a l 1 9 2 3 , w h ic h is t re a t ed a s a c o u n c i l , re p r e s e n t s a l l H e a d q u a r t e r so p e r a t io n s . C o u n c i l 1 0 9 , r e p r e s e n t s t h e w o r k e r s a t s ix p r o g r a m s erv ic e c e n t e r s( P S C ) ; C o u n c i l 2 1 5 , r e p r e s e n t s f i e ld o p e r a t i o n s s t a f f o f t h e O f f i c e o f H e a r in g s a n d

A p p e a l s ( O H A ) ; C o u n c i l 2 2 4 re p r e s e n t s t h e R e g io n a l O f f i c e o f Pro g r a m In t e g r i t ya n d R e v ie w s ; a n d C o u n c i l 2 2 1 r e p r e s e n t s t h e D a t a O p e r at io n s C e n t e r . T h e N T E Ua n d N F FE re p r e s en t e m p l o y e e s f ro m v a r io u s o t h e r o f f i c e s w i t h i n O H A .A d d i t i o n a l ly , t h e r e ar e a b o u t 1 0 0 F O s t h a t a r e n o n - u n i o n o f f i c e s . ( i. e . , t h e r e is n oU R b e c a u s e n o n e o f t h e e m p l o y e e s a r e u n io n m e m b e r s . )

G A O R e p o r t o n S S A U n i o n s

I n O c t o b e r 1 9 9 6 , G A O r e le a s e d a r e p o r t o n u n i o n a c t iv i t ie s a t S S A ( H E H S - 9 7 - 3 ) .T h e r e p o r t s t a t e d t h a t t h e u s e o f o f f ic i a l t im e a t S S A h a d in c r e a s e d o v e r 6 0p e r ce n t f ro m 2 5 4 , 0 0 0 t o 4 1 3 , 0 0 0 h o u r s p e r y e ar b e t w e e n 1 9 9 0 a n d 1 9 9 5 . T h e

c o s t t o S S A f o r o f f ic i a l t im e in 1 9 9 5 w a s $ 1 2 . 6 m i l l y , G A Oi o n . A d d i t i o n a l lr e p o rt e d t h a t 1 , 8 0 0 , o r o v e r 3 p e r ce n t o f S S A ’ s 5 2 , 0 0 0 b a rg a in in g u n i te m p l s , 1 3 0 O H A ’ s , P S C ’o y e e s , w o r k in g in t h e o v e r 1 3 0 0 F O ’ s , T S C ’ s ,H e a d q u a r t e r s e t c . , w e r e d e s ig n a t e d a s U R s w h o c o u l d u s e o f f i c i a l t im e . M o r e o v e r ,

o y e e s w e r e d e s i g n a t e d a s f u l l - t im e1 4 5 o f t h e s e e m p l - t im e U R s . T h e 1 4 5 f u l le m p l - t im e U R so y e e s f o r 1 9 9 5 r e p r es e n t e d a n 8 0 p e r c e n t in c r e a s e o v e r t h e 8 0 f u l lin 1 9 9 3 . L a s t l s t r a c k in g s y s t e m f o r o f f ic ia l t im ey , G A O r e p o r t e d t h a t S S A ’u n d e r r e p o r t e d h o u r s i n 1 9 9 5 .

O I G R e v i e w s

I n a d d i t io n t o o u r r e v ie w o f e m p l o y e e o b s e rv a t io n s o n t h e u s e o f o f f i c ia l t im e , O I Gis c o n d u c t i n g r e v ie w s o f t h e u s e o f o f f i c ia l t im e f o r u n io n a c t iv i t ie s a t S S A , a n d“ p a r t n e r sh i p ” a c t i v i t ie s . T h e f o l lo w in g a d d it io n a l r e p o r t s w i l l b e i s s u e d c o n c e r n i n gt h e s e re v i e w s :

• U s e o f O f f i c ia l T i m e f o r U n io n A c t i v i t ie s a t t h e S o c i a l S e c u r i t yA d m in i s t r a t io n ( A - 1 3 - 9 7 - 7 2 0 1 3 )

2



l

l

• N o n - C o u n c i l 2 2 0 U n i o n R e p r e s e n t a t iv e a n d M a n a g e r O b s e rv a t io n s o n t h eU s e a n d M a n a g e m e n t o f O f f ic i a l T im e a t t h e S o c ia l S e c u r it y A d m in i s t ra t io n( A -0 2 - 9 8 - 0 2 0 0 2 )

• P ar t n e r s h i p A c t i v i t ie s a t t h e S o c ia l S e c u r it y A d m in i s t r a t i o n

( A -1 3 - 9 8 - 7 2 0 2 3 )

S C O P E A N D M ET H O D O L O G Y

F o r t h i s r e v i e w , w e u s e d t w o 1 0 p e r c en t m u t i - p u r p o s e c l e s i d e n t if y in gu s t e r s a m p la n a t i o n w i d e s e le c t i o n o f F O a n d T S C s it e s , r e p re s e n t e d b y u n i o n C o u n c i l 2 2 0 .

e o f 2 7 1 s i t e s f r o m S S A ’W e o b t a in e d a c o m b in e d s a m p l s O W A . In J u n e 1 9 9 7 ,w e m a i l e c t e d s it e s f o r t h ee d t h e s u rv e y ( A p p e n d i x B ) t o t h e m a n a g e r s o f t h e s e lf i r s t t im e . W e a s k e d t h e m a n a g e r s t o c o m p l e t e a n d r e t u r n t h e s u rv e yq u e s t io n n a i re s a n d t o f o r w a r d a s e p a r a t e q u e s t i o n n a i re (A p p e n d i x A ) t o t h e U R in

t h e i r o f f i c e . I f t h e r e w a s m o r e t h a n o n e U R , w e a s k e d t h e s e n io r U R t o c o m p l e t ea n d r e t u r n t h e s u rv e y .

W h e n w e f ir s t m a i le d t h e q u e s t io n n a i r es in J u n e 1 9 9 7 , C o u n c i l 2 2 0 m e m b e r s w e rea d v i s e d b y u n i o n l e t e t h e s u rv e y . A f t e r s e v e r a l m e e t i n g s a n de a d e r s n o t t o c o m p lc o r r es p o n d e n c e w i t h S S A a n d U n io n o f f ic i a l s , t h e n A c t in g C o m m is s io n e r

a h a n i n s t ru c t e d A g e n c y o f f ic i a lJ o h n J . C a l l s t o c o o p e r a t e w i t h o u r r ev i e w . T h eu n io n c h a n g e d i t s p o s it io n i n l a t e S e p t e m b e r w h e n a ll C o u n c i l 2 2 0 m e m b e rs w e rea d v i s e d t o c o o p e r a t e a n d c o m p l e t e t h e s u rv e y , b u t t o ig n o r e f o u r s p e c if i c s u rv e yq u e s t i o n s d e e m e d t o b e o f a n im p r o p e r n a t u r e (q u e s t i o n s 2 , 3 , 5 a n d 3 1 ) . Ina n t ic i p a t i o n o f m is p la c e d o r d i sc a r d e d q u e s t io n n a i r es , w e p e rf o r m e d a s e c o n d

in g in O c t o b e r 1 9 9 7 . A d d i t i o n a l l o w - u p p h o n e c a l lm a il y , w e m a d e f o l l s t o n o n -r es p o n d e n t s f r o m J u n e t h r o u g h N o v e m b e r 1 9 9 7 .

T h e r e s u t s o f o u r r e v i e w a r e b a s e d o n t h e r e c e ip t o f 2 3 1 m a n a g e r q u e s t io n n a i r es(a n 8 5 p e r c e n t r es p o n s e r at e ) a n d 1 2 5 U R q u e s t io n n a i r es (a 5 2 p e r c e n t r e s p o n s er a t e ) . T h i r t y - o n e o f f i c e s c o u ld n o t p a r t i c i p a t e d u e t o t h e f a c t t h a t t h e o f f i c e w a s an o n - u n io n o f f ic e , t h e o f f i c e h a d n o U R , o r t h e U R w a s ju s t re c e n t l e c t e d a n d ,y e lt h e r e f o re , c o u l d n o t p r o v id e e x p e r ie n c e d r e s p o n s e s . T h e r e f o r e , w e re d u c e d t h e2 7 1 s i t e s b y 3 1 i n c o m p u t i n g t h e U R re s p o n s e r at e . T w o U R s r e f u s e d t o c o m p l e t et h e q u e s t io n n a ir e . C o n s id e r in g t h e s e e x p la n a t io n s , w e a c c o u n t e d f o r 9 6 p e r c e n t

a n d 5 8 p e r c e n t , r e s p e c t iv e l y , o f t h e m a n a g e r a n d U R q u e s t io n n a i r es s e n t .

T h e U R r e s p o n s e r a t e w a s n o t a s h i g h a s w e h a d h o p e d . E v e n s o , w e b e l ie v e t h a ti t is im p o r t a n t t o re p o r t t h e r e s p o n s e s o f t h o s e w h o c h o s e t o c o o p e r a t e w i t h o u rs u rv e y . I t i s n o t o u r i n t e n t i o n t o in d ic a t e t h a t t h o s e r e s p o n s e s r e f le c t t h ep e r c e p t i o n s o r o p i n io n s o f t h e e n t i r e p o p u la t i o n o f U R s .

3



l

N in e t y -n i n e p e r c e n t o f t h e r e s p o n d i n g U R s a n d 8 6 p e r c e n t o f t h e r e s p o n d i n gm a n a g e r s r e p o r t e d t h a t t h e y w o r k e d a t t h e s a m e s i t e a s e a c h o t h e r . O n a v e r a g e ,t h e r es p o n d e n t s t o t h e m a n a g e r q u e s t io n n a i re s h a d b e e n m a n a g e r s / su p e rv is o r s f o r1 4 y e a r s , a n d t h e r e s p o n d e n t s t o t h e U R q u e s t i o n n a i re s h a d b e e n U R s f o r o v e r

6 y e ar s . A t h o u g h t h i s w a s o n e o f t h e f o u r q u e s t i o n s U R s w e r e a d v i s e d n o t t oa n s w e r , 7 0 p e r ce n t c h o s e t o r e s p o n d .

W e d e s ig n e d t h e q u e s t io n n a i r es s o t h a t b o t h t h e m a n a g e r s a n d t h e U R s w e r ea s k e d b a s ic a l l a c e d p r i m a r y e m p h a s is o n t h e u s e o fy t h e s a m e q u e s t io n s . W e p lo f f i c i a l t im e in t h e i r o f f i c e s . O n e q u e s t io n c o n c e r n in g s u s p e c t e d a b u s e o f o f f i c i a lt i m e w a s p o s e d t o o n l y t h e m a n a g e r s . T h e p e r c e n t a g e s s h o w n in t h e r e p o r t a r eb a s e d o n t h e n u m b e r o f r es p o n d e n t s a n s w e r in g e a c h q u e s t io n .

T h e in f o r m a t i o n c o n t a in e d i n t h is re p o r t i s b a s e d o n t h e p e r c e p t i o n s o f t h e

m a n a g e r s a n d U R s w h o c o m p l e t e d a n d r e t u r n e d q u e s t i o n n a i r es . W e d i d n o tc o l le c t s u p p o r t i n g e v i d e n c e t o v e r i f y a n y in f o r m a t i o n g iv e n i n t h e r es p o n s e s s in c ey t o o b t a i n t h e ir o b s e rv a t io n s . A lt h e o b j e c t iv e o f t h i s r e v ie w w a s s im p l s o , o u r

c o r r es p o n d in g r e p o r t , “ U s e o f O f f ic i a l T i m e f o r U n io n A c t i v i t ie s a t t h e S o c i a lS e c u r i t y A d m in i s t ra t io n , ” p r o v i d e s d o c u m e n t a t io n t o s u p p o r t m a n y o f t h eo b s e rv a t i o n s c i t e d i n t h is r e p o r t .

W e c o n d u c t e d o u r r e v ie w f r o m A p r i l t o D e c e m b e r 1 9 9 7 . T h i s e v a lu a t i o n w a sp e r f o r m e d i n a c c o r d a n c e w it h t h e Q u a l i t y S t a n d a r d s f o r I n s p e c t i o n s i s s u e d b y t h eP re s id e n t s C o u n c i l o n In t e g r i t y a n d E f f ic i e n c y .’

4



l

R ES U L T S O F R EV IE WT h e m a n a g e r s a n d U R s r e s p o n d in g t o t h e s u rv e y g e n e r a l l y h a d d i f f e r in go b s e rv a t io n s c o n c e r n i n g t h e u s e a n d re p o r t in g o f o f f i c i a l t im e . M a n a g e r s r e p o r t e dt h a t t h e p r e s e n t s y s t e m d o e s n o t a c c u r at e l yy c a p t u r e t h e a m o u n t o f t im e a c t u a l ls p e n t o n o f f ic i a l t im e . T h e y n o t e d t h a t o f f ic i a l t im e f o r m r e q u e s t s w e r e n o t a lw a y sc o m p l e t e d p r io r t o u s i n g o f f i c i a l t im e a n d t h a t s o m e m a n a g e r s s u s p e c t e d a b u s e o fo f f ic ia l t im e u s a g e . T h e m a n a g e r s a l ie v e d t h e y c o u l ys o b e l d n o t e f f e c t iv e ls u p e rv is e t h e u s e o f o f f i c i a l t im e s in c e t h e y d o n o t m o n i t o r t h e U R s ’ a c t i v i t y o n c eo f f i c i a l t i m e i s a p p r o v e d .

In c o n t ra s t , U R s r e p o r t e d t h e y w e r e s a t i s f i e d w i t h t h e o f f ic i a l t im e r e p o r t i n g

s y s t e m . U R s b e l i e v e d t h e t im e r e p o r t i n g s y s t e m t o b e a c c u r a t e a n d e f f e c t i v e .T h e y r e p o r t e d t h a t o f f ic i a l t im e r e q u e s t s w e r e n o t a l e t e d , a n d t h e U R sw a y s c o m p lc i t e d t h e n a t u r e a n d d u r a t io n o f t h e u n i o n a c t iv i t y a s c o n t r ib u t in g f a c t o r s .H o w e v e r , b o t h m a n a g e r s a n d U R s a g r e e d t h a t o f f i c i a l t im e r e q u e s t s w e r e r a r e lyd e n i e d .

U R S D I D N O T A L W A Y S C O M PL E T E A N O FF IC I A L T I M E F O R M ( S S A - 7 5 ) PR IO R T O

U S IN G O F FIC IA L T IM E

A r t i c le 3 0 o f t h e A g r e e m e n t s e t s f o r t h t h e p o ic y f o r t h e u s e o f o f f ic i a l t im e . 1

y , s e c t io n G s t a t es t h a t “ U n lS p e c if ic a l l e s s o t h e r w is e a r r a n ge d , u n io nr e p r e s e n t a t iv e s f o r f ie ld o f f i c e s w i l l b e r e q u i re d t o r e q u e s t a n d a r ra n g e w i t ha p p r o p r ia t e m a n a g e m e n t o f f ic i a l s in a d v a n c e f o r t h e i r u s a g e o f o f f i c i a l t im e b yu s in g F o r m S S A - 7 5 . ” A m a jo r i t y o f t h e m a n a g e r s a n d U R s r e p o r t e d t h a t Fo r m sS S A - 7 5 ( A p p e n d ix C ) w e re c o m p l e t e d b e f o r e u s in g t h e o f f ic i a l t im e . H o w e v e r , an u m b e r re s p o n d e d t h a t F o r m s S S A - 7 5 w e r e c o m p l e t e d a f t e r t h e u s e o f o f f i c i a lt i m e . ( S e e T a b l e 1 . )

T a b l e 1T i m in g o f F o r m S S A - 7 5 C o m p l e t i o n

M a n a g e r s U n i o n R e p r e s e n t a t i v e s

B e f o r e U s i n g O f f ic ia l T i m e 5 5 % 5 5 %

A f t e r U s in g O f f i c ia l T i m e 1 5 1 8

A b o u t E q u a l 1 6 2 4

O t h e r 1 0 3

1 S e e A r t ic l e 3 0 , A p p e n d i x F , s ec t i o n G o f t h e A g r e e m e n t .

5



D id N o t K n o w 4 0

M o s t o f t h e m a n a g e r s a n d U R s r e p o r t e d t h a t F o r m s S S A - 7 5 w e r e n o t a lw a y sc o m p l e t e d f o r a u n i o n a c t iv i t y b e c a u s e s m a l l p e r i o d s o f t i m e ( e . g . 1 5 m in u t e s o rle s s ) w e r e n o t re p o r t e d . ( S e e G r a p h 1 . )

G r a p h 1

F re q u e n c y o f F o r m S S A -7 5 C o m p le t io n

1 0 0 %

8 0 %

6 0 %

4 0 %

2 0 %

0 %

31%

56%

13%

40%

58%

2%

M a n a g e r s

U n i o n R e p r e s e n t a t i v e s

A l w a y s

C o m p l e t e

F o r m S S A - 7 5

D i d N o t R e p o r t S m a l l

P e r i o d s o f T im e

O t h e r

T y p i c a l l y , t h e t im e n e e d e d f o r t h e u n io n a c t i v i t y w a s t a k e n in t o c o n s i d e r a t io nw h e n d e c i d in g w h a t t o r e p o r t a s o f f i c i a l t im e . A m a jo r i t y o f m a n a g e r s a n d U R sr e p o r t e d t h a t t h e d u r a t i o n o f t h e a c t i v i t y w a s e it h e r o n e f a c t o r in d e c id in g t o r e p o r t

o f f i c i a l t im e o r w a s t h e o n l y f a c t o r f o r t h a t d e c i s io n . O n e - t h i rd o f b o t h t h em a n a g e r s a n d U R s s t a t e d t h a t o n l y t h e n a t u r e o f t h e a c t i v i t y w a s t h e d e t e r m in i n gf a c t o r i n r e p o r t in g o f f i c i a l t i m e . ( S e e T a b l e 2 . )

T a b l e 2F a c t o r s D e t e r m i n in g W h e n O f f i c i a l T i m e is R e p o r t e d


B o t h t h e N a t u r e a n d D u r a t io n o f

A c t i v i t y

4 4 % 4 9 %

N a t u r e o f A c t i v i t y 3 5 3 5

D u r a t io n o f A c t i v i t y 7 3

O t h e r 1 2 1 3


6



l l

O F F IC I A L T IM E R EQ U E S T S W E R E R A R E L Y D EN I ED

T h e m a j o r i t y o f m a n a g e r s a n d U R s re p o r t e d t h a t o f f i c i a l t im e w a s r ar e ly d e n ie d o rn e v e r d e n i e d . O n l y 1 8 p e r c e n t o f t h e m a n a g e r s r e p o r t e d d e n y i n g o f f ic i a l t im em o r e t h a n o n c e a y e a r . (S e e T a b l e 3 . ) T h e m o s t c o m m o n r e a s o n f u r n is h e d f o r a n

o f f ic i a l t im e r e q u es t d e n ia l w a s a n e x ig e n c y o f b u s i n e s s .

T a b l e 3F re q u e n c y o f D e n ia l f o r O f f ic i a l T im e R e q u es t s


M o r e T h a n O n c e a W e e k 2 % 0 %

A b o u t O n c e a W e e k 2 0

A C o u p l e o f T im e s a M o n t h 2 1 2

A C o u p le o f T im e s a Y e a r 1 2 1 6

R a r e l y ( L e s s T h a n O n c e a Y e a r ) 4 7 3 6O n l y O n c e 8 8

N e v e r 1 6 1 6

O t h e r 1 1 1 2

A L M O S T H A L F O F T H E M A N A G E R S W ER E N O T I N F O R M E D I N W R IT IN G A B O U TW H O R E PR E S EN T S T H E U N IO N I N T H E I R O F F IC E

A r t i c l e 3 0 , s e c t i o n 2 C , o f t h e A g r e e m e n t s t a t e s , “ T h e p a r t i e s a g r e e t h a t f o rA p p e n d ix F , S S A w i l l o n l s d e s ig n a t e d i n w r i t in gy g r a n t o f f ic i a l t im e t o t h o s e o f f i c i a l

b y t h e N a t i o n a l C o u n c i l. ”

e 3 0 , A p p e n d i x F , s ec t i o n E in d i c a t e s t h e Lo c a l P re s id e n t i s re s p o n s i b lA r t ic l e f o rd e s ig n a t i n g t h e lo c a l a n d a s s is t a n t U R s f o r e a c h F O w i t h i n t h e i r g e o g r a p h icb o u n d a r ie s . S ig h t l y m o r e t h a n h a f o f t h e m a n a g e r s a n d U R s r e p o r t e d t h a t a g e n c ym a n a g e r s w e r e n o t i f i e d in w r it i n g a b o u t t h e d e s ig n a t i o n o f t h e U R f o r t h e i r o f f i c e .A l s o r e p o r t e d t h e U R n o t i f ie d t h e m a n a g e r , b u t n o t in w r i t in g .a r g e p e r c e n t a g e a l( S e e T a b l e 4 . )

7



l

l

l

T a b l e 4M a n a g e r N o t i f ic a t io n o f t h e U n i o n R e p r es e n t a t i v e


M a n a g e r I n f o r m e d i nW r it i n g

5 1 % 5 5 %

U R I n f o r m e d t h e M a n a g e r 4 2 5 0

S o m e o n e O t h e r T h a n U R

I n f o r m e d t h e M a n a g e r

3 1 1 8

O t h e r 9 1 2( M a n a g e rs a n d U R s c o u l e a n s w e r s t o t h i s q u e s t io n s o t h e t o t a l r es p o n s e sd g i v e m u t i p la r e g r e a t e r t h a n 1 0 0 p e r c e n t . )

A M A J O R IT Y O F TH E M A N A G E R S A N D U R S D ID N O T K N O W H O W M A N Y B A N K

H O U R S W E R E A V A IL A B L E, T H U S C R EA T IN G A P O T E N T I A L F O R E X C E E D I N GB A N K T I M E

A r t i c l e 3 0 , A p p e n d ix F , s e c t io n F o f t h e A g r e e m e n t d i s c u s s e s t h e c o n c e p t o f“ b a n k t im e ” a n d t h e p u rp o s e s f o r w h ic h i t c a n be u s e d . T h e a m o u n t o f h o u r s

e f o r la v a i a b l o c a l r ep r e s e n t a t iv e s is a d d r es s e d i n s u b s e c t io n 3 b w h ic h s t a t e s ,

“ W i t h r es p e c t t o b a n k t i m e ( S e c t io n F . 1 . ) , lo c a l r e p r e s e n t a t i v e s / a s s is t a n tl , u s eo c a l r e p re s e n t a t iv e s m a y , u p o n w r it t e n a u t h o r iza t i o n f ro m t h e C o u n c i lu p t o t h e f o l l i m i t s f r o m t h e i r a l lo w in g l o c a t io n : O f f ic e s w i t h u n d er 7 0

o y e e s - - u p t o 4 h o u r s p e r w e e k . O f f ic e s w i t h 7 0 o r m o r e e m p le m p l o y e e s -- u p

t o 1 0 h o u r s p e r w e e k . ”

T h e m a jo r it y o f m a n a g e rs (5 8 p e r c e n t ) a n d U R s (5 5 p e r c en t ) r e p o r t e d t h e y d i d n o tk n o w h o w m a n y b a n k h o u r s t h e U R is a l l y . M o r e o v e r , 5 6 p e r c e n to c a t e d a n n u a l lo f t h e m a n a g e r s a n d 4 3 p e r c e n t o f t h e U R s d i d n o t k n o w h o w b a n k h o u r s w e r ed i s t r i b u t e d . C o n s e q u e n t l y , m a n a g e r s w e r e a u t h o r iz in g a n d U R s w e r e u s i n g b a n kt im e w i t h o u t k n o w in g h o w m a n y h o u r s w e r e a v a i a b le .

E v e n t h o u g h a m a jo r i t y o f m a n a g e rs d i d n o t k n o w h o w m a n y b a n k h o u r s t h e ir U Rsw e r e a l l o c a t i o n o f o f f i c i a l t im e b e t w e e n b a n ko t t e d , m o s t d i d n o t q u e s t io n t h e a l l

a n d n o n - b a n k c a t e g o r ie s . O n e q u a r t e r o f t h e m a n a g e r s r e p o r t e d q u e s t io n i n g t h ea l lo c a t i o n o f o f f i c i a l t im e b e t w e e n b a n k a n d n o n - b a n k a n d t h e i r s u b -c a t e g o r ie s .T h i rt e e n p e r c e n t o f U R s r e s p o n d e d t h a t t h e a l lo c a t i o n o f o f f i c i a l t im e b e t w e e nc a t e g o r ie s h a d b e e n q u e s t io n e d .

8



l

l

S O M E M A N A G E R S S U S P EC T E D A B U S E O F O F F IC IA L T IM E

W e a s k e d t h e m a n a g e r s , b u t n o t t h e U R s , a b o u t s u s p e c t e d a b u s e o f o f f ic i a l t im e .O n e q u a r t e r o f t h e m a n a g e rs s u s p e c t e d a b u s e o f o f f ic i a l t im e . S e c t io n 3 o f

e 3 0 a d d r e s s e s t h e i s s u e o f a l lA r t ic l e g a t io n s o f a b u s e o f o f f ic ia l t im e . I t s t a t e s ,

“ A l le g e d a b u s e s o f o f f ic i a l t im e s h a ll b e b r o u g h t t o t h e a t t e n t io n o f a na p p r o p r ia t e m a n a g e m e n t o f f ic i a l o n a t i m e l y b a s is b y s u p erv is o r s a n dm a n a g e m e n t o f f i c i a ls . T h e m a n a g e m e n t o f f i c i a l w i l l t h e n d i s c u s s t h e m a t t e rw i t h t h e lo c a l o r c o u n c i l p r es id e n t as a p p ro p r ia t e . ”

O v e r h a f o f t h e m a n a g e rs w h o s u s p e c t e d a b u s e o f o f f ic ia l t im e e i t h e r sp o k e w i t ht h e U R w h o w a s s u s p e c t e d o f a b u s e ( 1 5 p e r ce n t ) o r d is c u s s e d i t w i t h o r r e p o rt e di t t o s u p e r io r s ( 4 1 p e r c e n t ) . T w e n t y p e r c e n t o f m a n a g e r s r e p o r t e d t h e y d i dn o t h in g . T h e o t h e r 2 4 p e r c e n t o f m a n a g e r s re p o r t e d v a r io u s o t h e r r es p o n s e s , s u c h

a s t h e y d id n o t k n o w h o w t o p u r s u e s u s p e c t e d a b u s e o r t h e r e w a s n o w a y t os u b s t a n t i a t e t h e a b u s e . S o m e o f t h e m a n a g e r s s t a t e d t h a t t h e y re p o r t e ds u s p e c t e d a b u s e , b u t b e l ie v e d t h a t n o o n e w a s in t e r e s t e d o r t h e y w e r es u b s e q u e n t l y t o d t o a p p r o v e t h e r e q u e s t . O n e m a n a g e r s a i d h e t o o k n o a c t i o nb e c a u s e , “ . . . w e w e r e in s t r u c t e d n o t t o d o a n y t h in g . ”

M A N A G E R S W E R E M O R E L IK E L Y T H A N U R S T O R E P O R T T H A T T H E O F FIC IA L

T I M E R E PO RT IN G S Y S T E M W A S N E IT H E R A C C U R A T E N O R E FF EC T IV E

S y s t e m A c c u r a c y

T h e m a n a g e r s a n d U R s h a d d i f f e r in g o p in i o n s o n t h e a c c u r a c y o f t h e s y s t e m f o rr e p o r t i n g o f f i c i a l t im e . A h i g h e r p e r c e n t a g e o f m a n a g e r s t h a n U R s re p o r t e d t h es y s t e m a s in a c c u r a t e . C o n v e r s e ly m o s t o f t h e U R s r e p o r t e d t h e s y s t e m t o b es o m e w h a t o r v e r y a c c u r a t e . ( S e e T a b l e 5 . )

T a b l e 5A c c u r a c y o f t h e S y s t e m f o r R e p o r t i n g O f f ic i a l T im e


V e r y In a c c u r a t e 2 6 % 1 5 %

S o m e w h a t I n a c c u r a t e 2 1 8S o m e w h a t A c c u r a t e 3 3 2 7

V e r y A c c u r a t e 1 4 4 5

O t h e r 3 4


9



l

l

ll

W h e n a s k e d t o e la b o r a t e o n t h e ir re s p o n s es , 9 6 m a n a g e rs (o u t o f 1 8 7 w h or e s p o n d e d t o t h i s q u e s t io n ) a n d 1 7 U R s (o u t o f 8 9 ) h a d d i s a p p r o v in g c o m m e n t s o nt h e a c c u r a c y o f t h e s y s t e m . S o m e m a n a g e r s s a id t h e re p o r t in g s y s t e m i s h o n o rb a s e d a n d s in c e m a n a g e r s d i d n o t k n o w a n y s p e c i f ic s o f w h a t t h er e q u e s t e d / r e p o r t e d t i m e is b e in g s p e n t o n , t h e y c o u l d n o t k n o w w i t h a n y c e r t a i n t y

a r l s o s a id t h e u n i o n d e t e r m i n e si f t h e r e p o rt e d t im e is c o r r e c t . S im i l y , t h e y a l w h e t h e r t i m e is r e p o r t e d a s “ b a n k ” o r “ n o n - b a n k ” a n d t h a t m a n a g e rs a r ed i s c o u r a g e d f r o m q u e s t io n in g t h e d e t e r m in a t i o n .

a r c o n c e r n s o v e r p h o n e c a l lS o m e m a n a g e r s r e p o r t e d p a r t i c u l s . W h e n a U R is o nt h e p h o n e , t h e m a n a g e rs d o n o t k n o w w h e t h e r t h e U R i s e n g a g e d in u n i o n o rA g e n c y b u s in e s s . O t h e r m a n a g e r s s a id t h e y d i d n o t f u l l y u n d e r s t a n d w h a t sh o u db e r e p o r t e d a n d b e l s d o n o t in t e r p r e tie v e t h a t m a n a g e m e n t a n d u n io n o f f ic i a lr e p o r t i n g in s t ru c t i o n s t h e s a m e w a y . S o m e U R s s a i d t h a t n o n - b a n k t im e is n o tr ep o r t e d r e g u l y a n d r e p o rt i n g a c c u r a c y is s u s p e c t b e c a u s e t im e o f la r l e s s t h e n

1 5 m in u t e s i s n o t re p o r t e d .

M a n y o f t h e U R s (5 2 o u t o f 8 9 ) h a d f a v o r a b l e c o m m e n t s o n t h e a c c u r ac y o f t h es y s t e m . W h e n a s k e d t o q u a l i f y w h y t h e y f o u n d t h e s y s t e m a c c u r a t e , s o m e o f t h eU R s s a id t h e S S A - 7 5 i s w e l l d e s i g n e d t o c a p t u r e t h e v a r io u s c a t e g o r ie s o f o f f i c ia lt im e . T h e m a jo r i t y s t a t e d i t w a s a c c u r a t e s in c e t h e y t ra c k a n d re p o r t a ll o f f i c ia lt im e . O n e U R s t a t e d , “ I k n o w h o w im p o r t a n t o f f ic i a l t im e is a n d w o u l d n e v e rw a n t t o b e a c c u s e d o f a b u s i n g i t . ”

F i f t y - e ig h t ( o u t o f 1 8 7 ) o f t h e m a n a g e r s c o m m e n t e d f a v o r ab l sy o n t h e s y s t e m ’a c c u r a c y c o v e r in g t w o g e n e r al c a t e g o r ie s . M a n a g e rs o f s m a ll o f f ic e s w e re a w a r e

o f w h a t t h e U R s w e r e d o i n g a n d / o r t h e U R w a s c o n s c ie n t i o u s a n d f o r t h c o m in g ,w h ic h e s t a b l a t io n s h ip b e t w e e n t h e t w o .is h e d a g o o d w o r k in g r e l

E v e n t h o u g h m a n y o f t h e m a n a g e r s f o u n d t h e re p o r t in g s y s t e m t o b e in a c c u r a t e ,t h e y d i d n o t h a v e s o lu t io n s t o c h a n g e i t . W h e n a s k e d w h a t c h a n g e s t h e y w o u dm a k e in t h e s y s t e m f o r r e p o r t i n g o f f ic i a l t im e , 6 0 p e r c en t o f m a n a g e rs r es p o n d e dt h a t t h e y w o u d m a k e n o c h a n g e s a n d 8 p e r c e n t d id n o t k n o w . F iv e p e r c e n t o fm a n a g e r s t h o u g h t t h e r e s h o u l e ar e r g u id e i n e s o n r e q u e s t in g a n d u s in gd b e c lo f f i c i a l t im e a n d a n o t h e r 5 p e r c e n t s a i d r e a s o n s f o r t h e t im e r e q u e s t e d s h o u ld b es h o w n o n t h e S S A - 7 5 . F iv e p e r ce n t su g g e s t e d s o m e t y p e o f a u t o m a t e d s y s t e m .

S e v e n t e e n p e r c e n t o f m a n a g e rs p r o v id e d v a r io u s o t h e r s u g g e s t io n s . T w om a n a g e r s s u g g e s t e d t h e n e e d f o r t r a in i n g . O n e m a n a g e r t h o u g h t t h e e n t i r es y s t e m n e e d e d t o b e o v e r h a u l a t e de d . A n o t h e r r e c o m m e n d e d t h a t u n i o n - re lt e l s s h o u l d b e r e le p h o n e c a l l d g o t h r o u g h m a n a g e m e n t s o t h e i n d i v i d u a l c o u l e a s e df r o m S S A d u t y . O t h e r m a n a g e rs t h o u g h t t h e r e s h o u l id a t io n o fd b e a c o n s o lt r a c k i n g t im e r a t h e r t h a n b a n k t im e a n d n o n - b a n k t i m e . O t h e r s d i d n o t c a r e f o rt h e d e s ig n o f t h e F o r m S S A - 7 5 , w h ic h o n e m a n a g e r s a i d d o e s n o t p ro v i d e f o r

1 0



l

l

l

m a n y u n io n a c t i v it ie s s u c h a s “ p a r t n e r s h i p . ” A n o t h e r d id n o t c a r e f o r t h e c a t e g o r yo f m i d t e rm b a r g a i n in g o n t h e f o r m , w h e re i t w a s s u g g e s t e d a s i g n i f ic a n t a m o u n t o ft im e is c h a r g e d w i t h o u t a n y c l e ar d e f i n i t io n o f w h a t t h e c a t e g o r y r e p r e s e n t s .S y s t e m E f f ec t i v e n e s s

M a n a g e r s a n d U R s a ls o d i s a g r e e d o n t h e e f f e c t i v e n e s s o f t h e s y s t e m f o rs u p e rv is in g o f f i c ia l t im e . F if t y - s ix p e r c e n t o f m a n a g e r s r e p o r t e d t h e s y s t e m o fs u p e rv is io n t o b e s o m e w h a t o r v e r y i n e f f e c t i v e . C o n v e r s e ly , t h e m a jo r it y o f U R sr e s p o n d e d t h a t t h e s y s t e m w a s v e r y e f f e c t i v e . ( S e e T a b le 6 . )

T a b l e 6E f f e c t i v e n e s s o f t h e S y s t e m f o r S u p e rv is in g O f f ic i a l T i m e


V e r y I n e f f e c t i v e 3 1 % 8 %

S o m e w h a t I n e f f e c t i v e 2 5 2S o m e w h a t E f f e c t i v e 2 5 2 4

V e r y E f f e c t i v e 1 1 6 0

O t h e r 4 6


M a n y m a n a g e rs (1 0 3 o u t o f 1 7 3 w h o r e s p o n d e d t o t h e q u e s t io n ) a n d a f e w U R s( 7 o u t o f 7 6 ) h a d d is a p p r o v in g c o m m e n t s w h e n a sk e d w h y t h e y p e r ce iv e d t h ee f f e c t i v e n e s s o f t h e s y s t e m a s t h e y d id . G e n e r a lly , t h e m a n a g e r s d i d n o t t h in k t h ein f o r m a t io n p r o v i d e d o n a c o m p l ye t e d S S A - 7 5 w a s su f f i c i e n t t o e f f e c t iv e l

s u p e rv is e t h e o f f ic i a l t im e r e q u e s t e d / r e p o r t e d . S o m e m a n a g e r s s a i d t h e r e a r e n oc o n t r o ls a n d t h e y h a v e n o a u t h o r i t y o r m e a n s t o m o n i t o r t h e u s e o f o f f i c i a l t im e .ie s o n t h e i n t e g r it y o f t h e e m p lO t h e rs s t a t ed t h a t t h e s y s t e m r e l o y e e w i t h n o

p e n a t ie s f o r m is u s e . O n e m a n a g e r s a id t h a t h is U R i s t h e o n l o y e e h ey e m p ls u p e rv is e s w h o c a n d e t e rm in e h is o w n h o u r s o f w o r k .

F a v o r a b le r e s p o n s es w e re f u r n i s h e d b y 5 8 U R s (o u t o f 7 6 ) a n d 3 9 m a n a g e rs (o u to f 1 7 3 ) w h e n a s k e d t o e la b o r a t e o n t h e ir r e s p o n s e s c o n c e r n in g t h e e f f e c t iv e n e s so f t h e s y s t e m f o r s u p e rv is in g o f f i c i a l t im e . U R s re p o r t e d t h a t t h e s y s t e m s e e m s t ob e r u n n i n g e f f e c t iv e l a t io n s h ip a s p r o m o t i n gy . T h e y c i t e d a t ru s t i n g re le f f e c t iv e n e s s a n d t h a t t h e y r e p o r t e d a l l u s e o f o f f ic i a l t im e . M o s t o f t h e a p p r o v i n g

r e s p o n s e s f r o m m a n a g e r s a n d s o m e f r o m U R s w e r e f r o m o f f ic e s t h a t a r e s m a l l o ru s e v e ry l e o f f ic ia l t im e . A l a t io n s h ip s w i t h U R s e ic i t e d f a v o r ab li t t l s o , g o o d r e l ec o m m e n t s f r o m t h e m a n a g e r s .

W e a ls o a s k e d t h e p a r t i c i p a n t s o f t h e s u rv e y w h a t c h a n g e s t h e y w o u d m a k e t ot h e sy s t e m f o r s u p e rv i s in g o f f i c ia l t im e t o m a k e it m o r e e f f e c t i v e . F iv e p e r c e n t o fm a n a g e rs s a id t h e r e s h o u l i t y a n d 6 p e r c e n td b e a n e m p h a s is o n a c c o u n t a b i l

1 1



l

l

l

l

t h o u g h t t h e r e s h o u ld b e m o r e d e t a i l o n t h e Fo r m S S A - 7 5 . F iv e p e r c e n t s a id t h e yn e e d r e a l a u t h o r i t y a n d w o u d l i k e ju s t i f ic a t i o n a n d / o r d o c u m e n t a t io n s u p p o r t in gt h e n e e d f o r o r u s e o f o f f ic i a l t im e . T w e n t y -o n e p e r c e n t o f t h e m a n a g e rs p r o v id e dn u m e r o u s o t h e r r es p o n s e s . T h e s e m a n a g e r s d i d n o t t h i n k t h e g u i d e in e s w e r ec l p . O t h e rs s u g g e s t e d a l l u n io n t im e s h o u le a r a n d in d ic a t e d t r a in i n g m a y h e l d b e

c a p t u r ed w h e t h e r o f f ic i a l t im e o r n o t . T w o m a n a g e rs su g g e s t e d t h a t t h e U R ss h o u d r e lo c a t e f r o m t h e i r w o r k s t a t io n w h e n o n o f f ic i a l t im e s o t h a t t im e s p e n t o nu n io n a c t iv i t ie s w o u l d b e c o m e m o r e a p p a r e n t . O n e s a id t h a t m a n a g e r s d o n o ts u p e rv is e o f f i c i a l t im e ; t h e y o n l y s i g n t h e o f f ic i a l t im e r e q u e s t .

F if t y - e ig h t p e r c e n t o f m a n a g e rs s a id t h e y w o u d m a k e n o c h a n g e s f o r s u p e rv is in go f f i c ia l t im e e v e n t h o u g h t h e y r e p o r t e d u n f a v o r a b ly o n t h e s y s t e m . E ig h t y - s ixp e r c e n t o f U R s r es p o n d e d s im i l y . F iv e p e r c e n t o f t h e m a n a g e rs a n d 9 p e r c e n ta r lo f U R s re p o rt e d t h e y d id n o t k n o w w h a t c h a n g e s t o m a k e . F i v e p e r c e n t o f U R sr e p o r t e d o t h e r r e s p o n s e s e . g . , t o h a v e a n a u t o m a t e d s y s t e m s im i la r t o t h e t im e

a n d a t t e n d a n c e s y s t e m .

M A N A G E R S H A D N O T R EC EIV E D A D E Q U A T E G U I D A N C E O N T H E U S E O F

O F FIC IA L T IM E

O v e r h a lf t h e m a n a g e r s r e p o r t e d t h e y h a d n o t r e c e iv e d a n y t ra i n i n g o n t h e u s e o fo f f ic i a l t im e . F o rt y - e ig h t p e r c e n t s a i d t h e y h a d t r a i n i n g , b u t o f t h e s e , m a n yr e p o r t e d h a v in g r e c e i v e d t h e t r a in i n g a lo n g t im e a g o . M o s t o f t h e m a n a g e r s w h ow e r e t r a i n e d , h o w e v e r , r e p o r t e d t h e t r a i n i n g t o b e a c c u r a t e ( 8 8 p e r c e n t ) , t i m e l y( 7 6 p e r c e n t ) , a n d h e lp f u l ( 8 3 p e r c e n t ) . A f e w m a n a g e r s d i d r e p o rt t h e t r a i n i n gw a s d e f ic i e n t i n q u a l i t y a n d q u a n t i t y .

T h e l a in w h y m a n a g e rs a n d U R s d i sa g r e e o na c k o f a d e q u a t e g u i da n c e m a y e x p lw h o c a n u s e o f f ic i a l t im e . M o s t m a n a g e rs ( 8 7 p e r c e n t ) a n d U R s ( 8 4 p e r c e n t )

d n o t s u c c e s s f u l lr e p o rt e d t h a t s o m e o n e w h o is n o t a U R c o u l y s u b m i t a F o r m S S A -7 5 . M a n a g e r s a n d U R s w h o b e l ie v e d o t h e r w is e s a id a re q u e s t f o r o f f i c i a l t im ec o u l o y e e p r e p a r i n g f o r a g r ie v a n c e ; f o r a n e m p ld b e s u b m i t t e d : f o r a n e m p l o y e ed e s ig n a t e d b y a U R ; o r , if n o t i f ic a t i o n is g iv e n b y t h e u n i o n t h a t a n i n d iv i d u a l h a sb e e n g i v e n b a n k t im e . O n e m a n a g e r s a id h e b e l e v e l u n i o n o f f ic i a li e v e d a h i g h e r lin t h e r e g io n c a n a s s ig n o f f i c i a l t im e t o a n y b a r g a in in g u n i t e m p l o y e e .

A lm o s t a ll o f t h e m a n a g e rs (9 5 p e r c e n t ) r ep o r t e d t h e y h a d a n o f f ic e t h e y c a n t u r nt o f o r a s s is t a n c e o n t h e u s e o f o f f i c i a l t im e f o r u n io n - r e la t e d a c t iv i t ie s . M o s t o ft h e m a n a g e r s h a v e f o u n d t h e o f f i c e t o b e u s e f u l N in e t y - f o u r p e r c e n t f o u n d it.a c c u r at e , 9 1 p e r ce n t f o u n d i t t im e l p f u ly , a n d 9 0 p e r c e n t f o u n d i t h e l .

N O T S U R PR IS IN G L Y , U R S S P EN T M O R E T H A N T W IC E A S M U C H O F T H E IR T I M E

A S M A N A G E R S O N U N I O N A C T I V I T IE S

1 2



O n a v e r a g e , m a n a g e r s re p o r t e d s p e n d i n g 6 . 3 p e r c e n t o f t h e i r t i m e o n u n io ny m o r e t im e . T h e y a v e r a g e d a la c t iv i t ie s . U R s r e p o rt e d s p e n d in g c o n s i d e r a b l m o s t

1 5 p e r c e n t o f t h e ir t i m e o n u n io n a c t iv i t ie s . T a b le 7 o n t h e n e x t p a g e p r o v i d e s t h ev a r i o u s l s o f t im e s p e n t o n u n io n a c t iv i t y f o r b o t h m a n a g e rs a n d U R s .e v e l

1 3



l

T a b l e 7T im e S p e n t o n U n i o n A c t iv i t y


1 p e r c e n t 3 0 % 3 3 %2 p e r c e n t 1 5 1 1

3 p e r c e n t 2 6

4 p e r c e n t 0 3

5 p e r c e n t 2 9 1 0

6 - 1 0 p e r c e n t 1 4 1 2

1 1 - 2 0 p e r c e n t 6 6

2 1 - 9 9 p e r c e n t 4 1 5

1 0 0 p e r c e n t 0 4

M a n a g e r s a n d U R s re p o r t e d t h a t t h e t i m e s p e n t o n u n i o n a c t iv i t ie s w a s s p e n td o in g a f e w d i f f e r en t t a s k s . T h e m a jo r i t y o f b o t h m a n a g e r s a n d U R s r e p o r t e dc o n s u t a t i o n w i t h e a c h o t h e r o n o p e r at io n s a s t h e m o s t c o m m o n u n io n a c t iv i t y . Inf a c t , 3 9 p e r c e n t o f t h e m a n a g e r s a n d 4 3 p e r c e n t o f t h e U R s re p o r t e d f r e q u e n t

v e m e n t ( d e f in e d a s a l y ) in t h e m a n a g e r ’in v o l m o s t d a i l s d e c is io n m a k in g p r o c e s s .A l a r g e p e r c e n t a g e o f t h e m a n a g e r s ( 4 5 p e r c e n t ) a n d U R s ( 4 0 p e r c e n t ) r e p o r t e dt h e in v o l v e m e n t a s 1 o r 2 t i m e s p e r m o n t h . T h e re m a i n in g m a n a g e r s ( 1 6 p e r c e n t )a n d U R s (1 7 p e r c e n t ) r e p o r t e d r a r e o r n o in v o l v e m e n t .

T h e s e c o n d m o s t c i t e d u n io n a c t i v it y w a s t im e s p e n t o n g r ie v a n c e s o r p o t e n t ia l

g r ie v a n c e s . O t h e r u n io n a c t iv i t ie s re p o r t e d w e r e c o m p l e t io n o f F o r m s S S A - 7 5 a n dY Y 4 0 4 r e p o r t s b y m a n a g e r s a n d u n io n a d m in i s t r a t iv e m a t t e r s re p o r t e d b y U R s .T h e Y Y 4 0 4 r e p o r t i s a n a u t o m a t e d s y s t e m f o r r e p o r t i n g a n d c o l le c t i n g o f f i c i a l t im er e q u e s t e d o n F o r m S S A - 7 5 .

1 4



l

l

C O N C L U S I O N T h e r es p o n s e s t o t h e q u e s t io n n a ir es d i sc l yo s e d t h a t m a n a g e r s a n d U R s g e n e r a llh a d d i f f e r i n g o b s e rv a t io n s c o n c e r n i n g t h e o f f ic i a l t im e s y s t e m a t S S A . M a n a g e r sf o u n d t h e o f f i c ia l t im e s y s t e m le s s a c c u r a t e a n d e f f e c t i v e t h a n d id U R s . T h em a n a g e r s b e lie v e d t h a t t h e y h a d n o t re c e i v e d a d e q u a t e g u id a n c e o n t h e u s e o fo f f i c i a l t im e . S o m e m a n a g e r s re p o r t e d a s u s p ic i o n o f a b u s e b y s o m e U R s in t h e i ru s e o f o f f ic ia l t im e . T h e m a jo r i t y o f b o t h m a n a g e rs a n d U R s d i d n o t k n o w h o wm a n y b a n k h o u r s w e r e a v a i a b l e f o r e a c h U R t o u s e . T h e r e s p o n s e s b y m a n a g e r sa n d U R s r ev e a l a c k o f u n d e r s t a n d i n g b y s o m e o n h o w t oe d t h a t t h e r e w a s a lp r o p e r ly r e p o r t a n d u s e o f f i c i a l t im e .

A G E N C Y C O M M E N T S

T h e f u ll t e x t o f t h e A g e n c y ’ s c o m m e n t s a r e c o n t a in e d i n A p p e n d i x D . S S Ae m p h a s i ze d t h a t t h e O I G C o u n c i l 2 2 0 r e p o r t is a c o l le c t i o n o f o p i n io n s a n d

e . N e v e r t h e l u ep e r c e p t io n s b a s ed o n a n u n s c ie n t if ic s a m p l e s s , t h e A g e n c y s a w v a ld o f f i c e / t e lin t h e o b s e rv a t io n s o f U R s a n d f ie l e s e rv ic e m a n a g e r s . S S A n o t e d t h a t

d e c i s io n s b y a r b i t ra t o r s a n d t h e FL R A es t a b l a w t h a t s e t s f o r t h t h eis h e d c a s e lp r a c t ic e s , p r o c e d u r es a n d l im i t a t io n s g o v e r n i n g t h e u s e a n d m a n a g e m e n t o f

i e v e d t h a t t h e l i s h e d b y c a s e lo f f ic ia l t im e . T h e A g e n c y b e l im i t a t io n s e s t a b l a w

u n d o u b t e d l y h a d a n e f f e c t o n t h e p e r c e p t io n s o f o f f i c e m a n a g e r s .

R es p o n d i n g t o s p e c i f ic f in d i n g s , S S A b e l ie v e d t h a t t h e r e p o r t in d ic a t e d t h a t m o s tm a n a g e rs w h o s u s p e c t e d a b u s e i n i t ia t e d a c t i o n f o r r es o l s o , t h e A g e n c yu t i o n . A ls t a t e d t h a t t h e o b s e rv a t io n s in t h e r e p o r t d i sp l e a r a w a r e n e s s a n d aa y e d a c lc o m p a r ab l e v e l o f u n d e r s t a n d i n g b y b o t h m a n a g e rs a n d U R s a b o u t t h e n e e d a n de l

e t i o n o f t h e o f f ic ia l t i m e f o r m . F in a l lc i r c u m s t a n c e s f o r c o m p l y , S S A s t a t e d t h a tA F G E h a s n o t e x c e e d e d i t s t o t a l a l lo c a t io n o f b a n k h o u r s s in c e t h e c o n c e p t w a sc r e a t e d w i t h t h e 1 9 9 0 A g r e e m e n t .

O I G R E S P O N S E

A s c ie n t if ic s a m p l s O W A w a s u s e d f o r t h i s s u rv e y .e p r o v i d e d t o t h e O IG b y S S A ’H o w e v e r , w e r e a i ze t h a t t h e r e w a s a lo w r es p o n s e r a t e ( 5 2 p e r c e n t ) f r o m U R sd u e t o a la c k o f c o o p e r a t io n o n t h e ir p a r t . In c o m p a r is o n , 8 5 p e r c e n t o f t h em a n a g e r s r es p o n d e d t o o u r su rv e y .

1 5



l

l l

l

I n m a k in g o u r re c o m m e n d a t i o n s , o u r in t e n t i s t o e n s u r e c o m p l ia n c e w i t h t h eo f f i c ia l t im e r e p o r t i n g r e q u i re m e n t s o f t h e c u r re n t c o l le c t i v e b a r g a in i n ga g re e m e n t s . I f S S A is u n a b l e m e n t o u r r e c o m m e n d a t io n s w i t h in t h ee t o i m p lc o n f in e s o f t h e c u r re n t a g r e e m e n t s a n d t h e p a r a m e t e rs s e t b y a d m in i s t r a t iv e c a s el d a d d r e s s t h e m d u r i n g n e g o t i a t io n s f o r f u t u r e c o l la w , i t s h o u l e c t iv e b a rg a in in g

a g r e e m e n t s . I f s u c h n e g o t ia t io n s p r o v e u n s u c c e s s f u l , S S A m a y w i s h t o s e e k al a t i v e r e s o le g is l u t i o n .

W e b e l ie v e t h a t t h e p e r c e p t i o n s p r o v i d e d b y t h e U R s a n d o f f i c e m a n a g e r s h i g h ig h tp o t e n t ia l w e a k n e s s e s w i t h t h e u s e a n d r e p o rt i n g o f o f f ic ia l t im e . T w e n t y p e r c e n to f t h e m a n a g e r s r e p o rt e d t h a t t h e y t o o k n o a c t i o n w h e n t h e y s u s p e c t e d a b u s e o fo f f i c i a l t im e . M a n a g e r s a n d t h e U R s r e p o r t e d t h a t o f f i c i a l t im e f o r m s w e r ec o m p l e t e d a f t e r o f f i c ia l t i m e u s e a n d t h a t t h e d u r a t io n o f t im e n e e d e d f o r u n io na c t iv i t ie s w a s a c o n s id e r a t io n i n w h e t h e r o r n o t t o r e p o r t o f f ic i a l t im e . T h e la c k o fr e p o rt i n g s m a l l a m o u n t s o f o f f ic ia l t im e u s e d a n d l e d g e o f h o w m a n ya c k o f k n o w l

b a n k h o u r s w e r e a v a i a b l e c r e a t e s a n e n v i r o n m e n t w h e r e in d i v i d u a l U R s c o u du n k n o w i n g l o t t e d b a n k t i m e .y e x c e e d t h e i r a l l

T h e re s p o n s e s t o t h e s u rv e y s u g g e s t t h a t t h e r e a r e m a n a g e r s a n d U R s w h o a r eu n c e rt a in a b o u t o f f ic i a l t im e p r o c e d u r e s a n d t h a t t h e p r o c e d u r es a r e n o t a d h e r e dt o in s o m e S S A o f f i c e s . In t h e c o m m e n t s t o t h is r e p o r t , S S A i n d i c a t e d t h a t i t isa c t iv e l y p r o v i d in g g u i d a n c e o n t h e u s e a n d m a n a g e m e n t o f o f f ic i a l t im e t o i t sm a n a g e r s . It m a y b e a p p r o p r ia t e t o p r o v i d e g u i d a n c e t o a l l i n d i v id u a l v e d i ns i n v o l

u d i n g U R s , t o e n s u r e c o m p lt h e u s e o f o f f ic ia l t im e , in c l ia n c e w i t h a ll o f t h e p o ic i e sa n d p r o c e d u r e s c o n t a i n e d in t h e A g r e e m e n t .

1 6



A P P E N D I C E S



l

2 . H o w lo n g h a v e y o u b e e n a u n i o n r e p re s e n t a t iv e ?

_ _ _ _ _ y e a r s

3 a . D o y o u h o l d a n y e x e c u t iv e o f f i c e r p o s i t io n in y o u r u n i o n ?

_ _ _ _ n o

_ _ __ y e s ; 3 b . W h a t i s y o u r t i t l e :_ _ __ _ __ _ __ _ __ _ __ _ __ _ __ _ __ _ __ _ __ _ __ _

4 . A b o u t w h a t p e r c e n t o f y o u r t i m e is s p e n t o n u n io n a c t i v i t ie s p e r y e a r ?

_ _ _ _ _ p e r c e n t

5 . W h a t a r e t y p ic a l u n io n a c t iv i t ie s f o r y o u a n d w h a t p o r t i o n o f y o u r o f f ic ia l t im ed o y o u s p e n d o n e a c h ?

(� A S M A N Y A S A PP L Y )

T y p ic a l A c t iv i t ie s P e r ce n t o f O f f ic ia l T im e( m u s t e q u a l 1 0 0 % )

a . c o n s u t in g w i t h m a n a g e m e n t o n o p e r a t io n s _ _ __ _

b . g r ie v a n c e s / p o t e n t i a l g r ie v a n c e s _ __ __

c . u n i o n a d m in i s t r a t i v e m a t t e r s _ _ __ _

d . o t h e r ; s p e c i f y _ _ _ __ _ _ __ _ _ __ _ _ __ _ __ _ _ __ _ _ __ _ _ __ _ _ _ _ __ _

e . o t h e r ; s p e c if y _ _ __ _ _ __ _ _ __ _ _ __ _ _ __ _ _ __ _ __ _ _ __ _ _ _ _ __ _ _

T O T A L 1 0 0 %

6 . H o w o f t e n d o y o u c o m p l e t e t h e f o r m ( S S A - 7 5 ) t o r e p o r t / r e q u e s t y o u r u s e o fo f f i c i a l t i m e ?

(� O N L Y O N E )

e a c h u n io n a c t iv i t y

A - 3



e a c h d a y e a c h p a y p e r io d o t h e r ; s p e c i f y _ _ _ __ _ __ _ _ __ _ _ __ _ _ __ _ _ __ _ _ __ _ __ _ _ __ _ _ __ _ _ _

7 . D o y o u u s u a l l e t e t h is f o r m b e f o r e o r a f t e r y o u u s e o f f i c i a l t i m e ?y c o m p l

(� O N L Y O N E )

b e f o r e

a f t e r

a b o u t e q u a l

8 . H o w d o y o u d e t e r m i n e w h e n o f f ic i a l t im e m u s t b e re p o r t e d ?

(� O N L Y O N E )

n a t u r e o f a c t i v i t y

d u r a t io n o f a c t i v i t y

b o t h t h e n a t u r e a n d d u r at io n o f a c t iv i t y

o t h e r ; s p e c i f y _ _ _ __ _ __ _ _ __ _ _ __ _ _ __ _ _ __ _ _ __ _ __ _ _ __ _ _ __ _ _ _

9 . D o y o u a l e t e t h e f o r m t o r e p o r t / r e q u e s t t h e u s e o f o f f ic i a l t im e o rw a y s c o m p l

s k i p i t f o r s m a l l p e r i o d s o f t i m e ( e .g . l es s t h a n 1 5 m i n u t e s )? (� O N L Y O N E )

a l w a y s

s k ip s m a l l p e r io d s o f t im e

1 0 . W h a t d o y o u d o w i t h t h e c o m p l e t e d f o r m r ep o r t i n g / r e q u e s t i n g y o u r u s e o fo f f i c i a l t i m e ?


A - 4



l

l

l

a . k e e p c o p y b . s e n d c o p y t o t h e u n io n c . g i v e c o p y t o m y o f f i c e m a n a g e r d . o t h e r ; s p e c if y _ _ _ __ _ _ __ _ _ __ _ _ __ _ __ _ _ __ _ _ __ _ _ __

1 1 . W h e n d o e s y o u r s u p e r v is o r / m a n a g e r u s u a l ly re t u r n t h e o f f i c ia l t im e f o r m t oy o u ?

(� O N L Y O N E )

w i t h i n o n e d a y

w i t h in o n e w e e k

w i t h i n o n e p a y p e r i o d

w i t h t h e Y Y r e p o r t

o t h e r ; s p e c i f y _ _ _ __ _ __ _ _ __ _ _ __ _ _ __ _ _ __ _ _ __ _ __ _ _ __ _ _ _

1 2 . H o w d o e s y o u r m a n a g e r k n o w t h a t y o u a r e a u n io n r e p r e s e n t a t i v e ?


a . I t o d h im / h e r

b . s o m e o n e e ls e t o d h im / h e r ; W h o ? ( T I T L E ) _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

c . h e / s h e w a s n o t i f ie d i n w r it in g ; B y w h o m ? ( T I T L E ) _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

d . o t h e r ; s p e c if y _ _ _ __ _ _ __ _ _ __ _ _ __ _ __ _ _ __ _ _ __ _ _ __ _ _ __ _ _

e . d o n ' t k n o w

1 3 a . C o u d s o m e o n e w h o is n o t a u n io n r ep r e s e n t a t i v e s u c c e s s f u l l y s u b m i t af o r m r e p o r t i n g / r e q u e s t in g t h e u s e o f o f f i c i a l t im e ?

n o

A - 5



l y e s ; 1 3 b . H o w c o u d t h is h a p p e n ?

1 4 . D o y o u k n o w h o w b a n k h o u r s a r e a l l o c a t e d ?

n o

y e s

1 5 a . D o y o u k n o w h o w m a n y b a n k h o u r s y o u g e t p e r y e ar ?

n o

y e s ; 1 5 b . D o y o u k n o w h o w m a n y y o u h a v e le f t f o r t h i s y e a r ?

n o

y e s

y a l l1 6 . W h o d e t e r m i n e s i f o f f ic i a l t im e is a p p r o p r ia t e l o c a t e d b e t w e e n b a n k a n dn o n - b a n k a n d t h e i r s u b -c a t e g o r ie s ?

m a n a g e r / s u p e rv is o r

u n io n r e p r e s e n t a t i v e

1 7 a . H a s y o u r s u p e rv is o r e v e r q u e s t i o n e d t h e a llo c a t i o n o f o f f ic i a l t im e b e t w e e nb a n k a n d n o n - b a n k a n d t h e i r s u b - c a t e g o r i e s ?

n o

y e s , 1 7 b . W h a t h a p p e n e d ?

1 8 a . H a v e y o u e v e r h a d a r e q u e s t f o r o f f i c i a l t im e d e n i e d ?

n o

y e s ; 1 8 b . W h y ?1 8 . c . H o w o f t e n d o e s t h i s h a p p e n ?

A - 6



(� O N L Y O N E ) m o r e t h a n o n c e a w e e k a b o u t o n c e a w e e k a c o u p l e o f t i m e s a m o n t h

a c o u p l e o f t i m e s a y e ar

r ar e l e s s t h a n o n c e a y e a r )y ( l

o t h e r ; s p e c if y _ _ __ _ _ __ _ _ __ _ _ __ _ __ _ _ __ _ _ _

1 9 a . D o y o u s ig n in a n d o u t e a c h d a y ?

n o ; 1 9 b . W h y n o t ?

y e s

2 0 a . I s t h i s s im i la r t o t h e p r o c e d u r e s u s e d b y y o u r c o w o r k e r s ?

n o ; 2 0 b . W h y n o t ?

y e s

2 1 . W h a t d o y o u u s u a lly d o a b o u t s ig n i n g in a n d o u t i f y o u a r e o f f - s i t e ?


a . I c a l l in t o m y m a n a g e r

b . I c a ll i n t o m y m a n a g e r o r a n y s u p e rv i s o r

c . I c a l l in t o a n y o n e

d . I g iv e m y m a n a g e r a d v a n c e n o t ic e

e . o t h e r ; s p e c i f y _ _ _ __ _ _ __ _ __ _ _ __ _ _ __ _ _ __ _ _ __ _ _ __ _ __ _ _ __ _ _ __ _

A - 7



l

2 2 . H o w o f t e n a r e y o u o f f - s it e ?

(� O N L Y O N E )

m o r e t h a n o n c e a w e e k

a b o u t o n c e a w e e k

a c o u p l e o f t i m e s a m o n t h

r ar e l e s s t h a n o n c e a m o n t h )y ( l

o t h e r ; s p e c i f y _ _ _ __ _ __ _ _ __ _ _ __ _ _ __ _ _ __ _ _

2 3 .

D o y o u w o r k a t t h e s a m e s it e a s y o u r m a n a g e r ?

n o

y e s

2 4 . W o u l d y o u s a y y o u r s u p e rv i s o r ' s p o ic y o n r e p o r t i n g o f f i c ia l t i m e is f o r m a l o ri n f o r m a l ?

(� O N L Y O N E )

v e r y f o r m a l

s o m e w h a t f o r m a l

s o m e w h a t in f o r m a l

v e r y i n f o r m a l

2 5 a . H o w a c c u r a t e is t h e s y s t e m f o r r e p o r t i n g t h e u s e o f o f f i c i a l t im e ?

(� O N L Y O N E )

v e r y i n a c c u r a t e

s o m e w h a t in a c c u r at e

A - 8



s o m e w h a t a c c u r a t e

v e r y a c c u r a t e

2 5 b . W h y d o y o u s a y t h a t ?

2 6 a . H o w e f f e c t i v e is t h e s y s t e m f o r s u p e rv is in g t h e u s e o f o f f i c i a l t im e ?

(� O N L Y O N E )

v e r y i n e f f e c t i v e

s o m e w h a t in e f f e c t iv e

s o m e w h a t e f f e c t iv e

v e r y e f f e c t i v e


2 7 . W h a t c h a n g e s w o u l d y o u m a k e in t h e s y s t e m s f o r :

a . a l lo c a t i n g b a n k h o u r s ? n o n e

b . r e p o r t i n g o f f i c ia l t i m e ? n o n e

c . s u p e rv is in g o f f i c i a l t im e ? n o n e

2 8 a . D o y o u e v e r s e e c o p i es o f t h e Y Y r e p o rt s ?

n o

y e s ; 2 8 b . H o w d o y o u u s e t h e s e r e p o rt s ?

A - 9



- -

- -

- -

2 9 . W h a t a d m in i s t ra t iv e s u p p o r t d o e s S S A p r o v i d e y o u w i t h f o r u n io n a c t i v i t ie sa n d h o w m u c h d o e s i t c o s t a n n u a lly ?

(W R IT E “ 0 ” F O R N O N E & U S E “ D K ” I F Y O U D O N ' T K N O W )

a . T r a v e l $ _ _ _ _ _ _

b . S p a c e $ _ _ _ _ _ _ _

c . P h o n e s $ _ _ _ _ _ _

d .

S u p p l ie s - - $ _ __ __ _

3 0 a . H a v e y o u e v e r h a d a n a d m in i s t r a t iv e s u p p o r t c o s t d e n ie d ?

n o

y e s ; 3 0 b . W h a t h a p p e n e d ?

3 1 . W h a t a d m in i s t ra t iv e s u p p o r t d o e s t h e u n io n p a y f o r a n d h o w m u c h d o e s itc o s t ?

3 2 . A r e y o u p e r s o n a l l v e d i n a n y p a r t n e r s h ip c o u n c i ly i n v o l s a t S S A ?

n o ( I F N O , S K IP T O Q U E S T IO N 3 4 )

y e s

3 3 a . H a s p a r t n e r s h ip i n c r e a s ed y o u r u s e o f o f f i c i a l t im e ?

n o

y e s ; 3 3 b . W i l l i t c o n t in u e t o r is e ?

A - 1 0



l

n o

y e s

3 4 . H o w o f t e n d o e s y o u r m a n a g e r in v o l v e y o u i n h i s / h e r d e c i s i o n m a k in gp r o c e s s ?

(� O N L Y O N E )

f re q u e n t l m o s t d a i ly ( a l y )

s o m e t im e s ( 1 o r 2 t im e s a m o n t h )

r ar e ly ( 1 o r 2 t i m e s a y e a r )

n e v e r

s e y o u w o u d l3 5 . I s t h e r e a n y t h in g e l i k e t o s h a r e w i t h u s a b o u t re p o r t in g a n ds u p e rv is in g o f f i c ia l t im e a t S S A ?

A - 1 1



A P P EN D I X B M A N A G E R Q U E S T IO N N A IR E



O F F IC E O F T H E I N S P EC T O R G EN ER A L

UNION ACTIVITIES AT THESOCIAL SECURITY ADMINISTRATION

CIN-02-97-72002

Manager Questionnaire



INSTRUCTIONSYou are one of over 500 employees at SSA selected to participate in our survey. Thisquestionnaire asks questions about the use of official time for union activities.

Please answer the questions on the following pages. It should take about 10 minutesto finish this questionnaire. Most questions have directions printed in CAPITAL DARK

LETTERS. Please be sure to read and follow these directions. The answers you give

should be based on your own practices and opinions, and should refer to yourexperience within Social Security.

If you have any questions about this survey, please call John Molnar at 212-264-5295or toll-free at 1-800-772-8246. He will be happy to help you.

Please return the completed questionnaire in the postage-paid envelope. Theenvelope has the appropriate address on it. If you misplace the postage-paidenvelope, please mail the questionnaire in an envelope addressed to:

SSA/OIG/OARoom 39-118

26 Federal PlazaNew York, NY 10278

Attention: John Molnar _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

PL E A S E FI L L IN T H E F O L L O W IN G IN F O R M A T I O N :

NAME__________________________________________ DATE___/___/___

PHONE NUMBER_________________________________

OFFICE NAME__________________________________________

OFFICE CODE_____________________

SSA Component: (circle one)F O T S C



l

l

1 . H o w lo n g h a v e y o u b e e n a m a n a g e r / s u p e rv is o r ?

_ _ _ _ _ y e a r s

2 . W h a t ar e t h e p r im a r y a d m i n i s t r a t i v e c o n c e r n s y o u a d d r e s s e a c h d a y a s am a n a g e r / s u p e rv is o r ?

3 . A b o u t w h a t p e r c e n t o f y o u r t i m e is s p e n t o n u n io n a c t i v i t ie s ?

_ _ _ p e r c e n t

4 .

W h a t a r e t y p ic a l u n io n a c t i v i t ie s f o r y o u a n d w h a t p e r c e n t o f y o u r u n i o nt im e d o y o u s p e n d o n e a c h ?


T y p ic a l A c t iv i t ie s P e r c e n t o f U n i o n T im e

( m u s t e q u a l 1 0 0 % )

a . c o n s u t in g w i t h u n i o n o n o p e r a t io n s _ _ __ _ _

b . g r ie v a n c e s a n d p o t e n t ia l g r ie v a n c e s _ __ __ _

c . c o m p l e t i n g 7 5 s a n d Y Y 4 0 4 r e p o r t _ _ __ __

d . o t h e r ; s p e c if y _ _ _ __ _ _ __ _ _ __ _ _ __ _ __ _ _ __ _ _ __ _ _ __ _ _ _ __ _

e . o t h e r ; s p e c if y _ _ __ _ _ __ _ _ __ _ _ __ _ _ __ _ _ __ _ __ _ _ __ _ _ _ __ _ _

T O T A L 1 0 0 %

5 a . C o u l d y o u d o c u m e n t t h e a m o u n t o f t im e y o u s p e n t o n u n io n a c t i v it ie s ?

_ _ _ n o

_ _ _ y e s ; 5 b . W h a t t y p e o f d o c u m e n t a t io n d o y o u h a v e ?

6 . H o w c o u d m a n a g e m e n t t im e r e la t e d t o u n io n a c t iv i t ie s b e t r a c k e d ?



l

7 . W h a t ar e t y p i c a l u n io n a c t iv i t ie s f o r y o u r u n i o n r e p r e s e n t a t iv e a n d w h a tp r o p o r t i o n o f t h e i r o f f i c i a l t im e d o t h e y s p e n d o n e a c h ?


T y p ic a l A c t iv i t ie s P e r ce n t o f O f f ic ia l T im e( m u s t e q u a l 1 0 0 % )

a . c o n s u t in g w i t h m a n a g e m e n t o n o p e r a t io n s _ _ _ _ _

b . g r ie v a n c e s / p o t e n t i a l g r ie v a n c e s _ __ __

c . u n i o n a d m in i s t r a t i v e m a t t e r s _ __ __

d . o t h e r ; s p e c i f y _ _ _ __ _ _ __ _ _ __ _ _ __ _ __ _ _ __ _ _ __ _ _ _ _ _ __ _

e . o t h e r ; s p e c if y _ _ __ _ _ __ _ _ __ _ _ __ _ _ __ _ _ __ _ __ _ _ __ _ _ __ _

T O T A L 1 0 0 %

8 . H o w o f t e n d o e s y o u r u n i o n r e p r e s e n t a t i v e c o m p l e t e t h e f o r m ( S S A - 7 5 ) t or e q u e s t / r e p o rt t h e u s e o f o f f i c i a l t im e ?

(� O N L Y O N E )

e a c h a c t iv i t y

e a c h d a y

e a c h p a y p e r io d

o t h e r ; s p e c i f y _ _ _ __ _ __ _ _ __ _ _ __ _ _ __ _ _ __ _ _ __ _ __ _ _ __ _ _ __ _ _ _

9 . D o e s y o u r u n i o n r e p r e s e n t a t i v e u s u a l l e t e t h i s f o r m b e f o r e o r a f t e ry c o m p lt h e y u s e o f f i c i a l t im e ?

(� O N L Y O N E )

b e f o r e

a f t e r



a b o u t e q u a l

1 0 . W h a t f a c t o r p r im a r il y d e t e rm in e s w h e n o f f ic i a l t im e m u s t b e r e p o r t e d ?

(� O N L Y O N E )

n a t u r e o f a c t i v i t y

d u r a t io n o f a c t i v i t y

b o t h t h e n a t u r e a n d d u r at io n o f a c t iv i t y

o t h e r ; s p e c i f y _ _ _ __ _ __ _ _ __ _ _ __ _ _ __ _ _ __ _ _ __ _ __ _ _ __ _ _ __ _ _ _

1 1 . D o e s y o u r u n i o n r e p r e s e n t a t i v e a l e t e t h e f o r m t o r e q u e s t / r e p o r tw a y s c o m p lt h e u s e o f o f f i c ia l t im e o r s k ip i t f o r s m a l l p e r io d s o f t i m e ( e . g . 1 5 m in u t e s )?

(� O N L Y O N E )

a l w a y s

s k ip s m a l l p e r io d s o f t im e

1 2 . W h a t d o y o u d o w i t h t h e c o m p l e t e d f o r m r e q u e s t in g / r e p o r t i n g t h e u s e o fo f f i c i a l t i m e ?


a . k e e p c o p y

b . s e n d c o p y t o m y s u p e rv is o r

c . s e n d c o p y t o m y L / M R o f f ic e

d . g i v e c o p y t o u n i o n r e p r e s e n t a t i v e

e . o t h e r ; s p e c if y _ _ __ _ _ __ _ _ __ _ _ __ _ _ __ _ _ __ _ __ _ _ __ _



l

l

l

l

1 3 . H o w lo n g d o y o u k e e p y o u r c o p y o f t h e f o r m ?

1 4 . W h e n d o y o u u s u a l ly re t u r n t h e a p p r o v e d o f f ic i a l t im e f o r m t o y o u r u n i o nr e p r e s e n t a t i v e ?

(� O N L Y O N E )

w i t h i n o n e d a y

w i t h in o n e w e e k

w i t h i n o n e p a y p e r i o d

w i t h t h e Y Y r e p o r t

o t h e r ; s p e c i f y _ _ _ __ _ __ _ _ __ _ _ __ _ _ __ _ _ __ _ _ __ _ __ _ _ __ _ _ _

1 5 . H o w d o y o u k n o w t h a t y o u r u n i o n r e p r e s e n t a t i v e i s a u n io n r e p r es e n t a t iv e ?


a . h e / s h e t o d m e

b . s o m e o n e e ls e t o d m e ; W h o ?( T I T L E ) _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

c . I w a s n o t i f i e d i n w r it i n g ; B y w h o m ? ( T I T L E ) _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

d . o t h e r ; s p e c if y _ _ _ __ _ _ __ _ _ __ _ _ __ _ __ _ _ __ _ _ __ _ _ __ _ _ __ _ _ __ _ _

1 6 a . C o u d s o m e o n e w h o is n o t a u n io n r ep r e s e n t a t i v e s u c c e s s f u l l y s u b m i t af o r m r e q u e s t in g / r e p o r t in g t h e u s e o f o f f i c i a l t im e ?

n o

y e s ; 1 6 b . H o w c o u d t h is h a p p e n ?

1 7 . D o y o u k n o w h o w b a n k h o u r s a r e d i s t r ib u t e d ?

n o

y e s



1 8 a . D o y o u k n o w h o w m a n y b a n k h o u r s y o u r u n i o n r e p r e s e n t a t iv e g e t s p e ry e a r ?

n o

y e s ; 1 8 b . D o y o u k n o w h o w m a n y t h e y h a v e le f t f o r t h i s y e a r ?

n o

y e s

y a l l1 9 . W h o d e t e r m i n e s i f o f f ic i a l t im e is a p p r o p r ia t e l o c a t e d b e t w e e n b a n k a n d

n o n - b a n k a n d t h e i r s u b -c a t e g o r ie s ?

m a n a g e r / s u p e rv is o r

u n io n r e p r e s e n t a t i v e

2 0 a . H a v e y o u e v e r q u e s t i o n e d t h e a l lo c a t i o n o f o f f ic i a l t im e b e t w e e n b a n k a n dn o n - b a n k a n d t h e i r s u b -c a t e g o r ie s ?

n o

y e s ; 2 0 b . W h a t h a p p e n e d ?

2 1 a . H a v e y o u e v e r d e n ie d a r e q u e s t f o r o f f ic i a l t im e ?

n o

y e s ; 2 1 b . W h y ?

2 1 c . H o w o f t e n d o e s t h i s h a p p e n ?

(� O N L Y O N E )






a c o u p l e o f t i m e s a y e a r

r ar e l e s s t h a n o n c e a y e a r )y ( l

o t h e r ; s p e c i f y _ _ _ __ _ _ __ _ _ __ _ __ _ _ __ _ _ __ _ _

2 2 . D o e s y o u r u n i o n re p r e s e n t a t iv e s ig n in a n d o u t e a c h d a y ?

n o

y e s

2 3 a . I s t h is s im i la r t o t h e p r o c e d u r e s u s e d b y y o u r o t h e r s t a f f ?

n o ; 2 3 b . W h y n o t ?

y e s

2 4 . W it h r e g a r d t o s ig n i n g in a n d o u t , w h a t d o e s y o u r u n i o n r e p re s e n t a t iv eu s u a l l y d o i f h e / s h e i s o f f - s i t e ?


a . t h e y c a ll in t o m e

b . t h e y c a l l in t o m e o r a ny s u p e rv i s o r

c . t h e y c a l l in t o a n y o n e

d . t h e y g i v e m e a d v a n c e n o t ic e

e .

o t h e r ; s p e c if y _ _ __ _ _ __ _ _ __ _ _ __ _ _ __ _ _ __ _ __ _ _ __ _ _ __ _ _ __ _ _ __ _ _

2 5 . H o w o f t e n a r e t h e y o f f - s i t e ?

(� O N L Y O N E )



l




r ar e l e s s t h a n o n c e a m o n t h )y ( l

o t h e r ; s p e c i f y _ _ _ __ _ __ _ _ __ _ _ __ _ _ __ _ _ __ _ _

2 6 . D o y o u w o r k a t t h e s a m e s it e a s y o u r u n i o n r e p re s e n t a t iv e ?

n o

y e s

2 7 . W o u l d y o u s a y y o u r s u p e rv i s o r ' s p o ic y o n r e p o r t i n g t h e u s e o f o f f ic i a l t im eis f o r m a l o r i n f o r m a l ?

(� O N L Y O N E )

v e r y f o r m a l

s o m e w h a t f o r m a l

s o m e w h a t in f o r m a l

v e r y i n f o r m a l

2 8 a . H a v e y o u e v e r s u s p e c t e d a b u s e o f o f f ic i a l t im e ?

n o ; 2 8 b . W h a t w o u ld y o u d o i f y o u d i d ?

y e s ; 2 8 c . W h a t d i d y o u d o ?

2 9 a . H o w a c c u r a t e i s t h e s y s t e m f o r r e p o r t i n g t h e u s e o f o f f i c i a l t im e ?

(� O N L Y O N E )



v e r y i n a c c u r a t e

s o m e w h a t in a c c u r at e

s o m e w h a t a c c u r a t e

v e r y a c c u r a t e


3 0 a . H o w e f f e c t i v e is t h e s y s t e m f o r s u p e rv is in g t h e u s e o f o f f i c i a l t im e ?

(�

O N L Y O N E )

v e r y i n e f f e c t i v e

s o m e w h a t in e f f e c t iv e

s o m e w h a t e f f e c t iv e

v e r y e f f e c t i v e


3 1 . W h a t c h a n g e s w o u l d y o u m a k e in t h e s y s t e m s f o r :

a . a l l o c a t i n g b a n k h o u r s ? n o n e

b . r e p o r t in g o f f i c ia l t i m e ?

n o n e

c . s u p e rv i s in g o f f i c i a l t im e ? n o n e



y e s

3 6 b . H a s p a rt n e r s h ip in c r e a s e d t h e u s e o f o f f i c i a l t im e ?

n o

y e s ; 3 6 c . W i l l i t c o n t i n u e t o ?

n o y e s

3 7 . H o w o f t e n d o y o u i n v o l v e y o u r u n i o n re p r e s en t a t i v e in y o u r d e c i s io n m a k in gp r o c e s s ?

(� O N L Y O N E )

f re q u e n t l m o s t d a i ly ( a l y )

s o m e t im e s ( 1 o r 2 t im e s a m o n t h )

r ar e ly ( 1 o r 2 t i m e s a y e a r )

n e v e r

3 8 a . H a v e y o u r e c e iv e d a n y t ra i n i n g o n t h e u s e o f o f f ic i a l t im e f o r u n i o n - re la t e da c t i v i t i e s ?

n o

y e s ; 3 8 b . W a s t h e t r a i n in g g e n e r al l y :

b . a c c u r a t e ? n o y e s

c . t i m e l y ?

n o

y e s

d . h e l p f u l ? n o y e s

3 9 a . D o y o u h a v e a n o f f i c e yo u c a n t u r n t o f o r a s s i s t a n c e o n t h e u s e o f o f f i c ia lt i m e f o r u n i o n r e l a t e d a c t i v i t i e s ?



A P P EN D I X C O F F IC IA L T IM E F O R M



A P P EN D I X D A G E N C Y C O M M E N T S



l

A P P EN D I X E M A J O R R E P O R T C O N T R IB U T O R S

O f f ic e o f t h e In s p e c t o r G e n e r a l

E . S c o t t P a t t e r so n , D ir e c t o r , Ev a l u a t i o n s a n d T e c h n ic a l S e rv ic e sT i m N e e , D e p u t y D i r e c t o rR o b e r t T . B l a k e , S e n i o r A u d i t o rT r a c e y K . R e n n ie , S e n i o r E v a lu a t o rA la n L . L a n g , S e n i o r A u d i t o r

F o r ad d i t io n a l c o p ie s o f t h is re p o r t , p l e a s e c o n t a c t t h e O f f i c e o f t h e In s p e c t o rG e n e r a l’ i s t a t ( 4 1 0 ) 9 6 6 - 9 1 3 5 . R e f e r t o C o m m o ns P u b ic A f f a i r s S p e c i a l

Id e n t i f ic a t io n N u m b e r A - 0 2 - 9 7 - 7 2 0 0 2 .



I

A P PEN D I X F S S A O R G A N Z A T IO N A L C H A R T

Social Security: 72002

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