Social Media Strategie al spelend verkennenO-Magazine-43-Social-Media-Game.pdf · Sociale media...
Transcript of Social Media Strategie al spelend verkennenO-Magazine-43-Social-Media-Game.pdf · Sociale media...
Social Media Strategie al spelend verkennen
Door: Plony van Veldhoven, A+O fonds Gemeenten / Fotografie: Kees Winkelman.
Sociale media raken het dagelijks werk bij gemeenten:
de omgang met de burger verandert en dat geldt ook
voor de arbeidsrelaties en de interne communicatie.
Weet iedereen waar de verantwoordelijkheden liggen?
Wat kunnen consequenties van sociale media zijn? Wat
moet je bij voorkeur niet doen? Nieuwe media zijn snelle
media: ‘Berichten op Facebook en Twitter exploderen, de
wethouder wil nú advies’. Handig als er dan werkafspraken
en draaiboeken klaarliggen. Om gemeenten daarvoor uit te
rusten is in opdracht van het A+O fonds een Social Media
Game ontwikkeld. Een interactieve spelvorm met alledaagse,
herkenbare casussen. Een spel als startpunt van een
serieuze Social Media Strategie voor de hele organisatie.
Ziek vanaf Ibiza
“Het spel gaat over de impact van social media op het
dagelijks werk in een gemeente. Mensen zeggen: ‘Zo’n
vaart zal het vast niet lopen?’ Of: ‘We hebben alles toch
geregeld?’ Nou, nee dus. Formeel is in heel veel organisaties
nog weinig of soms zelfs niets geregeld. Wat doe je
wanneer een zieke medewerker twittert dat hij nachten
doorhaalt op Ibiza? Mag een gemeenteambtenaar in zijn
vrije tijd op fora ‘luid en duidelijk’ zijn mening geven over
de aanleg van een provinciale weg die door de gemeente
loopt? De ene professional vindt van wel, de ander van niet.
We vinden met ons allen vaak heel veel. Maar het gaat
ook om eigenaarschap en natuurlijk om consequenties,”
aldus Otto Thors, bedenker en ontwerper van de Social
Media Game. Thors staat borg voor praktijkervaring en
inhoudelijke expertise op het vlak van zowel media als
organisatieontwikkeling.
Twitterstorm
Otto: “In dit spel gaat het er niet om elkaar te overtuigen. Het
gaat erom situaties eerst goed te analyseren en dan te
doordenken vanuit verschillende profielen en uitgangspunten.
Zodat je met elkaar tot een breed gedragen advies komt.
Daarvoor is het nodig de andere spelers te begrijpen en
te doorgronden. Spelers krijgen elke speelronde een
nieuwe rol toebedeeld: de ene keer zit je op de stoel van de
wethouder, de andere keer mag je je inleven in de rol van
communicatieadviseur. Door te ‘spiegelen’ word je flexibel
en dat helpt ook als je later in de praktijk met elkaar tot
een oplossing moet komen. Want dan is er vaak de druk
van het moment, met al dan niet de digitale media op je
hielen. Er breekt bijvoorbeeld een twitterstorm los rond een
incident, snelle actie is geboden. Ligt er dan een scenario?
Weet iedereen wat hem of haar te doen staat? Zijn ICT
hulpmiddelen beschikbaar en is ondersteuning dag en nacht
bereikbaar?
Wat opvalt, is dat bij de oplossing van problemen rond
nieuwe media, mensen terugvallen op oplossingen die horen
bij traditionele media en minder impact hebben in het hier en
nu. Per speeltafel ontstaan doorgaans andere gesprekken
en oplossingsrichtingen. Daarom hebben we aan het slot van
een spelronde een intervisie tussen de groepen ingelast. Dat
brengt iedereen op een hoger plan. De uitkomst is dan altijd:
win-win-win.”
Stoeien met organisatievraagstukken
Het hoogste rendement qua oplossingen zie je bij groepen
waarin een mix van functies aan tafel zit. Dat sluit ook aan
bij de werkelijkheid waarin je met verschillende partijen,
met ieder ook eigen belangen, aan tafel zit. Medewerkers
vinden het leuk om in een spelsituatie samen te werken. En
het gaat verder dan leuk: het bevordert de samenwerking
later in de praktijk. Bestuurders die dit spel spelen vinden
het prettig om in een fictieve omgeving iets uit te kunnen
proberen. ‘Out of the box’, zonder dat er meteen raadsvragen
dreigen. Het gaat bij dit spel niet om goed of fout, het gaat
om bewustwording.
Al spelend komen mensenerachter waar zij werkafspraken en
beleid op moeten maken
Plussen en minnen op rij
Ook de gemeente Midden-Delfland waagde zich aan de
Game. “Social media was tot voor kort bij ons een ‘ding’
van alleen communicatie,” zegt Dagmar Winkelhorst,
hoofd afdeling Dienstverlening & Communicatie. “Ik was op
zoek naar een manier om meer bekendheid en bewustzijn
te creëren voor het gebruik van social media. De vorm
waarop de Game werd gegeven paste daar uitstekend bij.
De spelvorm draagt bij aan interactie tussen bestuurders,
leidinggevenden en andere medewerkers. Door ze tijdens
de game een andere rol te geven en aan de slag te gaan
met realistische praktijkcases, belicht je alle perspectieven
inclusief de bijbehorende plussen en minnen. Al bleek dat
nog best lastig: je verplaatsen in een andere rol met andere
verantwoordelijkheden. Otto Thors heeft veel parate kennis
op het gebied van social media en dienstverlening en zorgt
er op een enthousiaste en zeker ook kritische manier voor
dat iedereen z’n steentje bijdraagt en met meer kennis,
bewustzijn en enthousiasme de Game verlaat. Het resultaat?
Een grotere groep ambassadeurs met enthousiasme voor
het verstandig gebruik van Social Media!”
Groslijst
Otto Thors: “Al spelend komen mensen erachter waar zij
werkafspraken en beleid op moeten maken. Je hebt na het
spel als het ware een groslijst of bespreekagenda.” Een van
de spelers: “We gingen met meer vragen naar huis, dan
waarmee we bij binnenkomst aankwamen. Dat is goed, het
prikkelt de geest!”
Otto: “Het spel werkt zowel bij gemeenten die aan het begin
van het traject van beleidsontwikkeling rond nieuwe media
staan. Als bij gemeenten die al een en ander ontwikkeld
hebben. Zij kunnen de game op hun beurt inzetten als
revitalisering: om nieuwe schwung in te brengen in bestaand
beleid en andere groepen collega’s mee te nemen in hun
verhaal.”
Longlist aan situaties
De Game is opgebouwd vanuit de praktijk. De spelcasussen
zijn tegen een aantal gemeenten aangehouden. De gemeente
die het spel speelt kan uit een longlist aan uitgewerkte
situaties kiezen en de lijst wordt nog steeds aangevuld.
Dalfsen en Midden-Delfland, Den Helder en Venlo: intussen
is de Social Media met tientallen gemeenten gespeeld. Alle
feedback wordt meegenomen. Zo wordt het spel steeds
meer verrijkt. De spelvorm werkt goed, omdat deelnemers
dan zelf tot oplossingen komen en zich al spelend ook in
andere rollen leren te verplaatsen.
Op elkaar inspelen
Ook gemeenten in de regio Noord-Holland-Noord zien de
nodige veranderingen qua Het Nieuwe Werken en daarmee
ook het gebruik van sociale media op hen afkomen. Monique
Bisnathsingh, adviseur Mobiliteitsnetwerk in die regio:
“Welke impact heeft dat? Wat verandert erdoor in de inhoud
en organisatie van ons werk? Belangrijk is dat ambtenaren
zich hiervan bewust worden. Én hun ervaringen delen. De
belangstelling voor de game is groot. Binnen een mum van
tijd waren er drie workshops ‘Impact social media op je
dagelijks werk’ helemaal uitverkocht. We speelden met een
regionale mix van collega’s uit 12 gemeenten. Al spelend
raakten we ook goed op elkaar ingespeeld.”
Wat Noord-Holland-Noord betreft mag er een vervolggame
komen voor verdere verdieping.
Social Media Game: het spel
Een dagdeel, drie spelrondes
Drie speltafels met elk vijf spelers
Een speelbord, pionnen en een spelleider
Voor iedere speler een profielkaart: van bemiddelaar of
innovator tot bestuurder
Per spelronde een situatieschets gegrepen uit de
dagelijkse praktijk van gemeenten
Per situatie drie kwartier de tijd voor analyse, oplossing
en intervisie
Kanskaarten worden als interventie door de spelleider
ingezet om een discussie vlot te trekken of extra
dynamiek te genereren
Het spelbord biedt elementen uit het HR-beleid
waarmee gerekend moet worden: arbeidsvoorwaarden,
arbeidsinhoud, arbeidsomstandigheden en
arbeidsverhoudingen. Want verbinding van de sociale
media met HR-beleid, dat is een van de doelen van het
spel
Interesse in de Game? Ga naar de Social Media Game
op onze site. Daar valt ook meer te lezen over de
subsidiemogelijkheden voor dit spel.
Voorbeeldsituatie
Trainee blogt misvattingen op Facebook
Ronald, trainee bij de gemeente, laat zich op persoonlijke
titel op Facebook negatief uit over een collegebesluit
voor de bouw van een nieuw zwembad. Deze berichten
verspreid hij vervolgens ook via Twitter onder zijn volgers.
Naar eigen zeggen wil hij discussie uitlokken over dit
collegebesluit waarop hij als ambtenaar bovendien anders
heeft geadviseerd dan nu is vastgesteld. Zijn leiding-
gevende onderneemt geen acties aangezien meningen
op sociale media volgens hem privé zijn. Een bezorgde
collega ziet dat anders en meldt het gedrag officieel bij
de afdeling P&O. Nu vraagt de gemeentesecretaris om
advies: Wat te doen in deze situatie?
Otto Thors