Soal Latihan Penggunaan KA, JRA dan SKKAA

Click here to load reader

  • date post

    19-Nov-2021
  • Category

    Documents

  • view

    0
  • download

    0

Embed Size (px)

Transcript of Soal Latihan Penggunaan KA, JRA dan SKKAA

Anita's Personal BlogSoal Latihan Penggunaan KA, JRA dan SKKAA
Soal Latihan Penggunaan KA, JRA dan SKKAA
Soal Latihan Penggunaan Klasifikasi Arsip (KA), Jadwal Retensi Arsip (JRA), Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip (SKKAA) Tujuan Pemberkasan dengan Klasifikasi:
1.  Menemukan kembali informasi dengan CEPAT, TEPAT, LENGKAP dan AMAN 2.  Menyatukan informasi arsip 3.  Menjamin ketersediaan arsip 4. Meningkatkan kualitas pelayanan publik 5. Mempermudah penyusustan arsip
Instrumen Pengelolaan Arsip yang harus dimiliki adalah : 1. PEDOMAN Tata Naskah Dinas (TND) 2. Klasifikasi Arsip (KA) 3. Jadwal Retensi Arsip (JRA) 4. PEDOMAN Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip (SKKAA)
Tujuan Pemberkasan dengan Klasifikasi: 1.  Menemukan kembali informasi dengan CEPAT, TEPAT, LENGKAP dan AMAN 2.  Menyatukan informasi arsip 3.  Menjamin ketersediaan arsip 4. Meningkatkan kualitas pelayanan publik 5. Mempermudah penyusustan arsip
Soal Latihan Penggunaan KA, JRA dan SKKA: Berkaskanlah !
1. Peminjaman ruangan untuk diklat teknis pemberkasan arsip --- Surat dari Kadep TIN ke Kepala Perpus --- 12/1015 2. Rencana evaluasi mahasiswa terhadap dosen --- Surat dari Kadep TIN ke seluruh dosen TIN --- 8/10/15 3. Undangan pesera diklat teknis pemberkasan arsip --- Surat dari Kadep TIN ke seluruh dosen TIN --- 14/10/15 4. Undangan pertemuan di Auditorium Fateta untuk sosialisasi evaluasi dosen tgl 20 Oktober 2015 --- Surat dari Kadep TIN
ke seluruh mahasiswa semester 5 --- 13/10/15 5. Contoh sertifikat diklat teknis pemberkasan arsip --- 20/10/15 6. Daftar Hadir sosialisasi evaluasi dosen --- 21/10/15 7. Proposal Penelitian (proposal skripsi) --- Surat dari Agus Handoko (mhs TIN) ke dosen pembimbing (tembusan kepala
KAdep TIN) --- 16/10/15 8. Daftar Hadir diklat teknis pemberkasan arsip --- 20/10/15 9. Laporan hasil evaluasi dari mahasiswa terhadap dosen Departemen TIN --- Surat dari KAdep TIN ke Dekan Fateta ---
23/10/15 10. Persetujuan proposal penelitian --- Surat dari Kadep TIN ke Agus Handoko --- 21/10/15
Berkaskanlah arsip tersebut dalam DAFTAR ARSIP AKTIF berikut:
[caption id="attachment_40593" align="aligncenter" width="1036"]
page 1 / 7
Daftar Arsip Aktif[/caption]
Kolom-kolom yang ada dalam Daftar Arsip Aktif: 1. No. 2. No. Berkas 3. No. Item Arsip 4. Kode Klasifikasi 5. Uraian Informasi Berkas 6. Uraian Informasi Arsip 7. Tanggal
page 2 / 7
8. Kurun Waktu 9. Jumlah
10. Lokasi Simpan 11. Retensi Aktif (tahun) 12. Musnah/Permanen 13. Tanggal Close 14. Tgl Mulai Aktif 15. Tgl Mulai Pindah 16. Sifat Arsip 17. Tingkat Perkembangan 18. File pdf 19. Tunjuk Silang 20. Vital/Tidak
Jawaban: 1. Buat Daftar Isi Berkas ----> setelah dibuat buku per nomor berkas lalu ditaruh di depan di dalam Folder 2. Buat Daftar Berkas ----->  setelah dibuat buku ditaruh di laci Filling Cabinet bagian depan 3. Buat Daftar Arsip Aktif -----> setelah dibuat buku ditaruh di meja sekretariat tata usaha
[caption id="attachment_40743" align="aligncenter" width="805"]
page 3 / 7
Daftar Isi Berkas[/caption]
[caption id="attachment_40623" align="aligncenter" width="806"]
Daftar Berkas[/caption]
page 5 / 7
page 6 / 7
Daftar Arsip Aktif (Jawaban Soal Latihan)[/caption]
Keterangan:
1. Jangan pernah memberikan Kode Surat dari Kode Hal yang ada pada surat, tapi harus dibaca dulu isinya secara keseluruhan
2. Tanggal surat keluar adalah tanggal ditandatanganinya surat, bukan tanggal mulai diketik 3. Tgl Surat Masuk adalah Tgl. kita terima surat 4. Tgl. Close adalahTgl berapa lengkapnya berkas tsb 5. Tgl. Mulai Aktif : Secara aturan sulit.  Maka di lapangan Tgl. Mulai Aktif diundur menjadi tagl 1 Januari pada tahun
berikutnya 6. Boleh menyimpan arsip lebih lama daripada retensinya 7. Rumus mulai pindah = Tgl. mulai aktif + Retensinya
Rumus ini berguna untuk mengetahui surat2 mana saja yang harus mulai dipindahkan 8. Sifat Arsip: Terbuka, Tertutup, Rahasia 9. Tingkat perkembangan: Asli, Copy
10. Arsip vital : arsip yang sangat penting yang jika hilang akan mengganggu jalannya organisasi, contoh: surat tanah 11. Jika melakukan pemusnahan maka File DIgital + suratnya harus dimusnahkan juga. Tidak boleh menyimpan file digital
lagi kalau sudah statusnya dimusnahkan.  Kecuali ada jaminan tidak akan mem print ulang (jika mau disimpan) 12. PEDOMAN Tata Naskah Dinas (TND), Klasifikasi Arsip (KA), Jadwal Retensi Arsip (JRA), PEDOMAN Sistem Klasifikasi
Keamanan dan Akses Arsip (SKKAA) yang buat adalah Unit ARsip + Sekretariat Rektor 13. Syarat arsip mulai dimusnahkan:
1) Tidak bermasalah dengan hukum 2) Sudah habis masa retensinya 3) Tidak melanggar Undang-undang 4) Tidak bernilai guna 5) Keterangan musnah di JRA
14. Perhatikan Nomor Surat yang tercantum pada surat asli tidak di catat atau tidak diperlukan lagi karena sudah diganti dengan nomor berkas.  Semua surat sudah disimpan berdasarkan berkas (= sekumpulan item surat yang saling terkait)
Softcopy File excel Daftar Arsip Aktif tsb diatas bisa di download  disini: daftar-arsip-aktif-jawabansoallatihan.xls
Penulis: Anita Handayani
page 7 / 7