Soal Latihan Penggunaan KA, JRA dan SKKAA

Anita's Personal Blog | Soal Latihan Penggunaan KA, JRA dan SKKAACopyright anita handayani [email protected]://anitanet.staff.ipb.ac.id/soal-latihan-penggunaan-ka-jra-dan-skkaa/

Soal Latihan Penggunaan KA, JRA dan SKKAA

Soal Latihan Penggunaan KA, JRA dan SKKAA

Soal Latihan Penggunaan Klasifikasi Arsip (KA), Jadwal Retensi Arsip (JRA), SistemKlasifikasi Keamanan dan Akses Arsip (SKKAA)Tujuan Pemberkasan dengan Klasifikasi:

1. Menemukan kembali informasi dengan CEPAT, TEPAT, LENGKAP dan AMAN2. Menyatukan informasi arsip3. Menjamin ketersediaan arsip4. Meningkatkan kualitas pelayanan publik5. Mempermudah penyusustan arsip

Instrumen Pengelolaan Arsip yang harus dimiliki adalah :1. PEDOMAN Tata Naskah Dinas (TND)2. Klasifikasi Arsip (KA)3. Jadwal Retensi Arsip (JRA)4. PEDOMAN Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip (SKKAA)

Tujuan Pemberkasan dengan Klasifikasi:1. Menemukan kembali informasi dengan CEPAT, TEPAT, LENGKAP dan AMAN2. Menyatukan informasi arsip3. Menjamin ketersediaan arsip4. Meningkatkan kualitas pelayanan publik5. Mempermudah penyusustan arsip

Soal Latihan Penggunaan KA, JRA dan SKKA: Berkaskanlah !

1. Peminjaman ruangan untuk diklat teknis pemberkasan arsip --- Surat dari Kadep TIN ke Kepala Perpus --- 12/10152. Rencana evaluasi mahasiswa terhadap dosen --- Surat dari Kadep TIN ke seluruh dosen TIN --- 8/10/153. Undangan pesera diklat teknis pemberkasan arsip --- Surat dari Kadep TIN ke seluruh dosen TIN --- 14/10/154. Undangan pertemuan di Auditorium Fateta untuk sosialisasi evaluasi dosen tgl 20 Oktober 2015 --- Surat dari Kadep TIN

ke seluruh mahasiswa semester 5 --- 13/10/155. Contoh sertifikat diklat teknis pemberkasan arsip --- 20/10/156. Daftar Hadir sosialisasi evaluasi dosen --- 21/10/157. Proposal Penelitian (proposal skripsi) --- Surat dari Agus Handoko (mhs TIN) ke dosen pembimbing (tembusan kepala

KAdep TIN) --- 16/10/158. Daftar Hadir diklat teknis pemberkasan arsip --- 20/10/159. Laporan hasil evaluasi dari mahasiswa terhadap dosen Departemen TIN --- Surat dari KAdep TIN ke Dekan Fateta ---

23/10/1510. Persetujuan proposal penelitian --- Surat dari Kadep TIN ke Agus Handoko --- 21/10/15

Berkaskanlah arsip tersebut dalam DAFTAR ARSIP AKTIF berikut:

[caption id="attachment_40593" align="aligncenter" width="1036"]

page 1 / 7


Daftar Arsip Aktif[/caption]

Kolom-kolom yang ada dalam Daftar Arsip Aktif:1. No.2. No. Berkas3. No. Item Arsip4. Kode Klasifikasi5. Uraian Informasi Berkas6. Uraian Informasi Arsip7. Tanggal

page 2 / 7


8. Kurun Waktu9. Jumlah

10. Lokasi Simpan11. Retensi Aktif (tahun)12. Musnah/Permanen13. Tanggal Close14. Tgl Mulai Aktif15. Tgl Mulai Pindah16. Sifat Arsip17. Tingkat Perkembangan18. File pdf19. Tunjuk Silang20. Vital/Tidak

Jawaban:1. Buat Daftar Isi Berkas ----> setelah dibuat buku per nomor berkas lalu ditaruh di depan di dalam Folder2. Buat Daftar Berkas -----> setelah dibuat buku ditaruh di laci Filling Cabinet bagian depan3. Buat Daftar Arsip Aktif -----> setelah dibuat buku ditaruh di meja sekretariat tata usaha


page 3 / 7


Daftar Isi Berkas[/caption]

page 4 / 7



Daftar Berkas[/caption]


page 5 / 7


page 6 / 7


Daftar Arsip Aktif (Jawaban Soal Latihan)[/caption]

Keterangan:

1. Jangan pernah memberikan Kode Surat dari Kode Hal yang ada pada surat, tapi harus dibaca dulu isinya secarakeseluruhan

2. Tanggal surat keluar adalah tanggal ditandatanganinya surat, bukan tanggal mulai diketik3. Tgl Surat Masuk adalah Tgl. kita terima surat4. Tgl. Close adalahTgl berapa lengkapnya berkas tsb5. Tgl. Mulai Aktif : Secara aturan sulit. Maka di lapangan Tgl. Mulai Aktif diundur menjadi tagl 1 Januari pada tahun

berikutnya6. Boleh menyimpan arsip lebih lama daripada retensinya7. Rumus mulai pindah = Tgl. mulai aktif + Retensinya

Rumus ini berguna untuk mengetahui surat2 mana saja yang harus mulai dipindahkan8. Sifat Arsip: Terbuka, Tertutup, Rahasia9. Tingkat perkembangan: Asli, Copy

10. Arsip vital : arsip yang sangat penting yang jika hilang akan mengganggu jalannya organisasi, contoh: surat tanah11. Jika melakukan pemusnahan maka File DIgital + suratnya harus dimusnahkan juga. Tidak boleh menyimpan file digital

lagi kalau sudah statusnya dimusnahkan. Kecuali ada jaminan tidak akan mem print ulang (jika mau disimpan)12. PEDOMAN Tata Naskah Dinas (TND), Klasifikasi Arsip (KA), Jadwal Retensi Arsip (JRA), PEDOMAN Sistem Klasifikasi

Keamanan dan Akses Arsip (SKKAA) yang buat adalah Unit ARsip + Sekretariat Rektor13. Syarat arsip mulai dimusnahkan:

1) Tidak bermasalah dengan hukum 2) Sudah habis masa retensinya 3) Tidak melanggar Undang-undang 4) Tidak bernilai guna 5) Keterangan musnah di JRA

14. Perhatikan Nomor Surat yang tercantum pada surat asli tidak di catat atau tidak diperlukan lagi karena sudah digantidengan nomor berkas. Semua surat sudah disimpan berdasarkan berkas (= sekumpulan item surat yang saling terkait)

Softcopy File excel Daftar Arsip Aktif tsb diatas bisa di download disini:daftar-arsip-aktif-jawabansoallatihan.xls

Penulis: Anita Handayani

page 7 / 7

http://daftar-arsip-aktif-jawabansoallatihan.xls

http://anitanet.staff.ipb.ac.id/files/2017/11/daftar-arsip-aktif-jawabansoallatihan.xls

http://anitanet.staff.ipb.ac.id

Soal Latihan Penggunaan KA, JRA dan SKKAA

Documents

Transcript of Soal Latihan Penggunaan KA, JRA dan SKKAA