sổ tay hướng dẫn thực hiện dự án (bao gồm hướng dẫn quản lý tài ...

BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ

NGÂN HÀNG THẾ GIỚI

SỔ TAY HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN DỰ ÁN (BAO GỒM HƯỚNG DẪN

QUẢN LÝ TÀI CHÍNH) THÁNG 8 NĂM 2011

DỰ ÁN “QUỸ CHUẨN BỊ DỰ ÁN” (PPTAF)

NƯỚC CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Mục lục Sổ tay Hướng dẫn - PPTAF

Tháng 8/2011 Trang i

MỤC LỤC

CHƯƠNG 1. GIỚI THIỆU CHUNG VÀ MÔ TẢ DỰ ÁN..................................................... 1 1.1. Mục tiêu hướng dẫn .................................................................................................... 1 1.2. Cơ sở pháp lý của Sổ tay Hướng dẫn .......................................................................... 1 1.3. Tổng quan và mục tiêu của dự án PPTAF ................................................................... 1 1.4. Các hợp phần của dự án .............................................................................................. 2 1.4. Tổng vốn đầu tư và nguồn vốn .................................................................................... 4

CHƯƠNG 2: TỔ CHỨC THỰC HIỆN DỰ ÁN ..................................................................... 5 2.1. Vai trò và trách nhiệm ................................................................................................ 5 2.2. Cơ cấu tổ chức và chức năng của Ban ĐPDA.............................................................. 8

2.2.1. Chức năng của Ban ĐPDA .................................................................................. 8 2.2.2. Tổ chức và nhân sự ............................................................................................. 9

2.3. Cơ cấu tổ chức và chức năng của Ban QLTDA ........................................................... 9 2.3.1. Chức năng của Ban QLTDA ............................................................................. 10 2.2.2. Tổ chức và nhân sự ........................................................................................... 10

CHƯƠNG 3. QUY TRÌNH ĐĂNG KÝ TÀI TRỢ TIỂU DỰ ÁN ........................................ 11 3.1. Quy trình đăng ký tài trợ tiểu dự án........................................................................... 11 3.3. Kiểm tra danh mục trước khi thẩm định TDA ........................................................... 14

CHƯƠNG 4: QUẢN LÝ TÀI CHÍNH ................................................................................. 16 4.1. Khái quát chung về quản lý tài chính ........................................................................ 16

4.1.1. Nguyên tắc chung .............................................................................................. 16 4.1.2. Vai trò và trách nhiệm của các cơ quan liên quan trong quản lý tài chính ........... 16

4.2. Lập kế hoạch và dự toán ngân sách dự án ................................................................. 22 4.2.1. Mục tiêu của lập kế hoạch dự án ........................................................................ 22 4.2.2. Lập kế hoạch và dự toán ngân sách.................................................................... 22 4.2.3. Các biểu mẫu về lập và theo dõi kế hoạch ......................................................... 25

4.3. Quy trình giải ngân ................................................................................................... 27 4.3.1. Nguyên tắc chung về giải ngân .......................................................................... 27 4.3.2. Tài khoản .......................................................................................................... 28 4.3.3. Hướng dẫn giải ngân ......................................................................................... 29 4.3.4. Thanh toán chi phí: ............................................................................................ 31 4.3.5. Thanh toán thông qua tài khoản chỉ định tại Ban ĐPDA và Ban QLTDA .......... 34 4.3.6. Hồ sơ chứng từ .................................................................................................. 36

4.4. Tài trợ hồi tố ............................................................................................................. 40 4.4.1. Các hoạt động được áp dụng cơ chế tài trợ hồi tố .............................................. 40 4.4.2. Một số quy định liên quan đến tài trợ hồi tố ....................................................... 40

4.5. Hệ thống kế toán, báo cáo và quyết toán dự án .......................................................... 41 4.5.1. Quy định chung ................................................................................................. 41 4.5.2. Hệ thống kế toán của dự án (Phụ lục chi tiết đính kèm) ..................................... 43

Mục lục Sổ tay Hướng dẫn - PPTAF

Tháng 8/2011 Trang ii

4.5.3. Hệ thống báo cáo của dự án ............................................................................... 43 4.5.4 Yêu cầu về các báo cáo của Ban ĐPDA, Ban QLTDA ....................................... 44 4.5.5. Các biểu mẫu báo cáo (Phụ lục đính kèm) ......................................................... 44

4.6. Quyết toán dự án ...................................................................................................... 44 4.7. Kiểm soát nội bộ ....................................................................................................... 45

4.7.1. Mục tiêu và nguyên tắc kiểm soát nội bộ ........................................................... 45 4.7.2. Cơ chế kiểm soát nội bộ .................................................................................... 46 4.7.3. Các nội dung về kiểm soát nội bộ ...................................................................... 47

4.8. Kiểm toán độc lập ..................................................................................................... 51 4.8.1. Kiểm toán độc lập báo cáo tài chính .................................................................. 51 4.8.2. Các biểu Báo cáo Tài chính năm được kiểm toán .............................................. 52 4.8.3. Thời hạn nộp báo cáo kiểm toán Báo cáo tài chính ............................................ 52

CHƯƠNG 5. ĐẤU THẦU ................................................................................................... 53 5.1. Các tài liệu quan trọng về đấu thầu ........................................................................... 53 5.2. Các loại hình đấu thầu .............................................................................................. 53

5.2.1. Mua sắm hàng hoá ............................................................................................ 53 5.2.2. Tuyển chọn tư vấn ............................................................................................. 53

5.3. Các hoạt động yêu cầu đối với Ban ĐPDA và các Ban QLTDA ................................ 54 5.4. Kế hoạch đấu thầu .................................................................................................... 55 5.5. Đánh giá trước của WB ............................................................................................ 55

CHƯƠNG 6: CÁC VẤN ĐỀ VỀ AN TOÀN XÃ HỘI VÀ MÔI TRƯỜNG ......................... 56 CHƯƠNG 7. QUẢN TRỊ, MINH BẠCH VÀ CHỐNG THAM NHŨNG ............................ 63

A. Bối cảnh ................................................................................................................... 63 B. Khái quát về các biện pháp Quản trị Dự án PPTAF .................................................. 63

CHƯƠNG 8. GIÁM SÁT VÀ ĐÁNH GIÁ .......................................................................... 67 8.1. Trách nhiệm giám sát và đánh giá ............................................................................. 67 8.2. Khung giám sát và đánh giá ...................................................................................... 67

8.2.1. Giám sát thực hiện ............................................................................................ 67 8.2.2. Giám sát tuân thủ .............................................................................................. 68 8.2.3. Giám sát tác động ............................................................................................. 68

8.3. Các chỉ số ................................................................................................................. 68

PHỤ LỤC 1: HỆ THỐNG KẾ TOÁN .................................................................................. 70

PHỤ LỤC 2 : PHƯƠNG PHÁP GHI CHÉP TÀI KHOẢN KẾ TOÁN CỦA DỰ ÁN .......... 73

PHỤ LỤC 3: BÁO CÁO TÀI CHÍNH ................................................................................. 75 PHỤ LỤC 4: DANH SÁCH CÁC NGHỊ ĐỊNH, QUYẾT ĐỊNH VÀ THÔNG TƯ CHỦ YẾU LIÊN QUAN ĐẾN QUẢN LÝ TÀI CHÍNH VÀ CÁC DỰ ÁN ODA .................................. 82 PHỤ LỤC 5: MẪU HƯỚNG DẪN VỀ AN TOÀN ÁP DỤNG CHO TIỂU DỰ ÁN TRONG GIAI ĐOẠN ĐẦU TƯ......................................................................................................... 83

Danh mục viết tắt Sổ tay Hướng dẫn - PPTAF

Tháng 8/2011 Trang iii

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

Ban ĐPDA Ban Điều phối dự án

Ban QLTDA Ban Quản lý Tiểu dự án BCĐ Ban Chỉ đạo

BCTC Báo cáo tài chính

Bộ GDĐT Bộ Giáo dục và Đào tạo

Bộ GTVT Bộ Giao thông và Vận tải

Bộ KHCN Bộ Khoa học và Công nghệ

Bộ KHĐT Bộ Kế hoạch và Đầu tư Bộ NN&PTNT Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn

Bộ TC Bộ Tài chính

Bộ TNMT Bộ Tài nguyên và Môi trường CPS Chiến lược Hợp tác quốc gia

CQCQ/CQTH Cơ quan chủ quản/ CQ thực hiện tiểu dự án

CSHT Cơ sở hạ tầng

DPO Đề cương chi tiết dự án EA Đánh giá môi trường

EIA Đánh giá tác động môi trường

EMP Kế hoạch Quản lý môi trường GDP Tổng sản phẩm quốc nội

HĐTĐC Hành động tái định cư

KH QLMT Kế hoạch quản lý môi trường

KHPT KT-XH Kế hoạch phát triển Kinh tế-Xã hội KT-XH Kinh tế-Xã hội

MOU Biên bản ghi nhớ

NGO Tổ chức phi chính phủ NHNNVN Ngân hàng Nhà nước Việt Nam

ODA Hỗ trợ phát triển chính thức

OP Chính sách hoạt động PPTAF Dự án Quỹ Chuẩn bị dự án

QA Đảm bảo chất lượng

QC Kiểm soát chất lượng

RAP Kế hoạch Hành động tái định cư

Danh mục viết tắt Sổ tay Hướng dẫn - PPTAF

Tháng 8/2011 Trang iv

RSS Ban Thư ký an toàn khu vực

SOE Doanh nghiệp Nhà nước SP-TT Tổ công tác tiểu dự án của WB

TA Hỗ trợ Kỹ thuật

TA-TT Tổ công tác dự án của WB

TCTLN Tổ công tác liên ngành TDA Tiểu dự án

TĐC Tái định cư

TĐXH Tác động xã hội TKCĐ Tài khoản Chỉ định

TOR Điều khoản tham chiếu

UBND Ủy ban Nhân dân

USD Đô la Mỹ VND Đồng Việt Nam

WB Ngân hàng Thế giới

Chương 1. Giới thiệu chung và mô tả dự án Sổ tay Hướng dẫn - PPTAF

Tháng 8/2011 Trang 1

CHƯƠNG 1. GIỚI THIỆU CHUNG VÀ MÔ TẢ DỰ ÁN

1.1. Mục tiêu của Sổ tay Hướng dẫn Thực hiện và Quản lý tài chính dự án (Sổ tay Hướng dẫn)

Mục tiêu của Sổ tay Hướng dẫn là để xây dựng và duy trì một hệ thống các thủ tục thực hiện và quản lý tài chính dự án nhằm bảo đảm nguồn vốn của dự án Quỹ Chuẩn bị dự án (PPTAF) được sử dụng hiệu quả và đúng mục đích. Tất cả các bên tham gia dự án cần tuân thủ thực hiện Sổ tay Hướng dẫn này bao gồm:

Các Ban Quản lý Tiểu dự án (Ban QLTDA) của các Cơ quan chủ quản/Cơ quan thực hiện Tiểu dự án (CQCQ/CQTH) gồm các Bộ và các cơ quan Chính phủ, Ủy ban Nhân dân (UBND) các tỉnh, thành phố và các doanh nghiệp Nhà nước,

Các cán bộ của Ban ĐPDA thuộc Bộ KHĐT, Các chuyên gia tư vấn độc lập tham gia thực hiện và quản lý dự án.

1.2. Cơ sở pháp lý của Sổ tay Hướng dẫn

Sổ tay Hướng dẫn được Bộ trưởng Bộ Kế hoạch và Đầu tư phê duyệt là tài liệu để thực hiện trong phạm vi Dự án PPTAF và các Tiểu dự án (TDA) liên quan. Tài liệu này cũng đã được Ngân hàng Thế giới (WB) ban hành “thư không phản đối” (NOL). Sổ tay Hướng dẫn là “tài liệu động”, có thể được phát triển và bổ sung trong quá trình thực hiện dự án. Yêu cầu phải có ý kiến chấp thuận chính thức của Bộ KHĐT và WB trước khi có bất kỳ sửa đổi nào đối với Sổ tay Hướng dẫn này.

1.3. Tổng quan và mục tiêu của dự án PPTAF

Đầu tư công tại Việt Nam, đặc biệt là các dự án hạ tầng kỹ thuật, thường bị chậm tiến độ so với kế hoạch đã đề ra trong giai đoạn hình thành dự án. Tình trạng này xảy ra tương tự đối với các dự án vốn vay WB cũng như các nhà tài trợ khác. Mặc dù tỉ lệ giải ngân của các dự án thuộc nhóm 6 Ngân hàng tài trợ có sự gia tăng đáng kể trong những năm vừa qua, nhưng tỉ lệ này vẫn thấp hơn tỉ lệ mới được cam kết. Kết quả là phần vốn tồn đọng chưa giải ngân được tiếp tục tăng lên, vào khoảng 11 tỉ USD vào cuối năm 2008. Việc thực hiện danh mục đầu tư mà trước đây được đánh giá là tốt đang trở nên điển hình bởi tiến độ giải ngân chậm trễ, và gần đây xu hướng giảm tỉ lệ giải ngân do quá trình khởi động chậm chạp của dự án cũng như do sự chậm tiến độ trong quá trình thực hiện gây ảnh hưởng xấu đến lợi ích của dự án và gia tăng chi phí dự án. Dự án PPTAF sẽ hỗ trợ những nỗ lực của Chính phủ trong việc cải thiện hiệu quả thực hiện dự án. PPTAF thực hiện mục tiêu này thông qua việc cung cấp hỗ trợ cho các bước quan trọng của hoạt động chuẩn bị dự án, cả về phương diện tiến độ và chất lượng. Điều này sẽ được thực hiện thông qua việc thành lập quỹ chuẩn bị dự án để chi cho công tác nghiên cứu khả thi, thiết kế chi tiết, đấu thầu các TDA, và các hoạt động chuẩn bị dự án cần thiết khác của tất cả các lĩnh vực phát triển. Sự tham gia của WB ngày càng tăng lên từ sự hợp tác lâu dài và rộng rãi ở hầu hết các lĩnh vực phát triển của Việt Nam, từ việc xây dựng chính sách



đến tăng cường năng lực cho các hoạt động đầu tư. Ngân hàng có sự hiểu biết chuyên sâu mang tính toàn cầu và quốc gia, đóng góp to lớn cho việc chuẩn bị và trong suốt quá trình thực hiện của các dự án tại Việt Nam đồng thời hỗ trợ hiệu quả trong cải cách thể chế và thủ tục mà những quy trình này đòi hỏi. Hồ sơ đăng ký của các CQCQ có tiềm năng nhận tài trợ từ dự án PPTAF đã được chấp thuận từ tháng 10/2010. Dự án dự kiến sẽ diễn ra trong 5 năm và kết thúc vào ngày 31/12/2015. Mục tiêu phát triển của Dự án PPTAF là giúp các cơ quan của Chính phủ trong công tác lập kế hoạch và chuẩn bị các dự án đầu tư công hiệu quả và theo tiêu chuẩn chất lượng quốc tế. Các kết quả cần đạt được của dự án sẽ bao gồm:

(a) nâng cao chất lượng ngay từ giai đoạn ban đầu,

(b) rút ngắn thời gian chuẩn bị và thời gian hiện thực hóa những lợi ích của dự án,

(c) tăng cường năng lực cho các cơ quan Chính phủ và công tác tư vấn trong nước để chuẩn bị các hồ sơ chuẩn bị dự án đạt chất lượng cao và theo đúng tiến độ thời gian hợp lý.

Bộ KHĐT cần đảm bảo rằng không có nguồn tài trợ khác cho công tác chuẩn bị của TDA phù hợp hơn bất kỳ chương trình hoạt động nào thuộc Hợp phần A và B của dự án PPTAF (chi tiết các hợp phần được trình bày trong Mục 1.4 dưới đây). Các hoạt động chuẩn bị của TDA sau giai đoạn Nghiên cứu khả thi (như thiết kế kỹ thuật chi tiết, v.v…) phụ thuộc vào khả năng có thể tiếp tục hay không của các TDA trên cơ sở kết quả của nghiên cứu khả thi. Ngoài ra, việc tài trợ cho công tác chuẩn bị của các TDA thông qua Quỹ không đảm bảo rằng dự án sẽ tiếp tục được tài trợ từ nguồn vốn đầu tư của WB. Chi phí cho công tác chuẩn bị thuộc tiểu dự án (từ dự án PPTAF) sẽ thay thế chi phí dành cho hoạt động chuẩn bị mà nếu không có dự án PPTAF thì sẽ phải trích ra từ chi phi đầu tư dự án. 1.4. Các hợp phần của dự án

Mục tiêu phát triển của dự án là sẽ được thực hiện thông qua 3 hợp phần sau: Hợp phần A: Quỹ chuẩn bị dự án Dự án sẽ tài trợ công tác chuẩn bị với một số lượng lớn tiểu dự án (TDA) trong giai đoạn thực hiện 05 năm. Những TDA này bao gồm những khoản đầu tư cơ sở hạ tầng quy mô lớn, đòi hỏi nguồn ngân sách chuẩn bị lên tới 20 triệu USD và những khoản đầu tư cho lĩnh vực xã hội với quy mô nhỏ như hỗ trợ tư vấn độc lập với chi phí khoảng 0,5 triệu USD hoặc ít hơn. Phạm vi của Hợp phần này bao gồm tất cả các công việc cần thiết để hoàn thành các hoạt động chuẩn bị thuộc các TDA được lựa chọn để các dự án đầu tư có thể bắt đầu ngay khi có vốn



đầu tư. Một TDA hợp lệ để được xem xét cấp tài trợ trong hợp phần này phải nằm trong danh mục các dự án ODA đã được Chính phủ phê duyệt và phù hợp với Chiến lược hợp tác quốc gia (CPS) của WB dành cho Việt Nam. Các hoạt động chuẩn bị của TDA ngoài giai đoạn nghiên cứu khả thi (ví dụ như thiết kế kỹ thuật chi tiết) có thể được tài trợ, tuỳ thuộc vào tính khả thi của TDA. Hợp phần B: Quản lý Quỹ chuẩn bị dự án và Chương trình tăng cường năng lực Hợp phần này hỗ trợ cho Bộ Kế hoạch và Đầu tư (Bộ KHĐT), Cơ quan Chủ quản của dự án, trong quá trình thực hiện dự án, đồng thời xây dựng năng lực cho các CQCQ/CQTH và hỗ trợ trong đối thoại và nghiên cứu chính sách liên quan để cải thiện chương trình phát triển tổng thể của Việt Nam và kết quả thực hiện dự án. Hợp phần này có 3 tiểu hợp phần: Tiểu hợp phần B-1: Dịch vụ hỗ trợ của Quỹ chuẩn bị dự án

Những dịch vụ này sẽ đem lại những hỗ trợ cần thiết cho Bộ KHĐT để quản lý dự án hiệu quả, thông qua một Nhóm tư vấn hỗ trợ của Quỹ với chuyên môn sâu về quản lý dự án, bao gồm cả chuyên gia tư vấn quốc tế và tư vấn trong nước. Các lĩnh vực hỗ trợ dành cho Bộ KHĐT bao gồm:

(a) Lựa chọn và xử lý đơn xin tài trợ cho TDA; (b) Theo dõi và đánh giá tổng thể dự án; (c) Quản lý tài chính tổng hợp; (d) Hướng dẫn đấu thầu cho các CQCQ/CQTH; (e) Quản lý danh mục và theo dõi/đảm bảo chất lượng và chuẩn bị chương trình

xây dựng năng lực để triển khai cho Tiểu hợp phần B-2 và B-3. Trong giai đoạn từ khi dự án PPTAF có hiệu lực đến khi huy động được một Công ty tư vấn hỗ trợ Quỹ, dự án sẽ huy động một Nhóm tư vấn độc lập để hỗ trợ Bộ KHĐT (gọi là Nhóm tư vấn trong thời kỳ chuyển tiếp) để tạo điều kiện khởi động dự án nhanh chóng.

Tiểu hợp phần B-2: Dịch vụ hỗ trợ năng lực chuẩn bị dự án Các dịch vụ này được thiết kế nhằm hỗ trợ hoạt động xây dựng năng lực tổng thể (chủ yếu cho các CQCQ/CQTH) chuẩn bị TDA. Dưới sự chỉ đạo của Bộ KHĐT, tư vấn hỗ trợ năng lực (cá nhân hoặc công ty tư vấn) sẽ cung cấp hỗ trợ cho: (1) Các CQCQ/CQTH TDA nói riêng và dự án PPTAF nói chung, nhằm tăng cường năng lực của các cơ quan này trong việc chuẩn bị dự án hiệu quả theo tiêu chuẩn chất lượng cao; (2) Các tư vấn và cơ quan lập kế hoạch của Việt Nam về khía cạnh kỹ thuật và an toàn của tài liệu chuẩn bị dự án; (3) Hội thảo, các chương trình tập huấn trong nước và nước ngoài, in ấn tài liệu hội thảo. Sau khi được huy động, Nhóm Tư vấn trong thời kỳ chuyển tiếp sẽ giúp Ban ĐPDA và Bộ KHĐT xây dựng và triển khai một chương trình chi tiết bao gồm đánh giá các hoạt động hiện tại, xác định những bất cập, thiết kế một chương trình phù hợp và phối hợp với các tổ chức khác để xây dựng quan hệ đối tác hiệu quả.



Tiểu hợp phần B-3: Hỗ trợ chính sách và kiện toàn thể chế

Những dịch vụ này sẽ cung cấp cho Bộ KHĐT và các cơ quan quản lý kinh tế khác của Chính phủ như Bộ Tài chính (Bộ TC) và Ngân hàng Nhà nước Việt Nam (NHNNVN), các hỗ trợ chuyên môn để cải thiện thể chế và thủ tục dự án đầu tư công nói chung của Việt Nam, bao gồm những hỗ trợ xuất phát từ hoạt động của Sáng kiến hợp tác giữa Chính phủ và sáu Ngân hàng. Các tư vấn trong hợp phần B-1 sẽ hỗ trợ Bộ KHĐT xây dựng nhiệm vụ chi tiết cho tiểu hợp phần này với việc xem xét và phê duyệt của WB. Hợp phần C: Chi phí hoạt động và chi phí quản lý dự án bao gồm: Hợp phần C bao gồm khoản tín dụng 0,6 triệu USD nhằm hỗ trợ Bộ KHĐT để: (i) Tiến hành kiểm toán độc lập hàng năm; (ii) Mua sắm các trang thiết bị và đồ dùng cần thiết để quản lý dự án. Chính phủ Việt Nam phân bổ 3 triệu USD từ nguồn vốn đối ứng để chi trả cho chi phí quản lý dự án của Bộ KHĐT. Trong quá trình xin tài trợ, các CQCQ/CQTH sẽ chuẩn bị và đề xuất Chính phủ phân bổ vốn đối ứng cho cơ quan mình để chi cho quản lý TDA. 1.4. Tổng vốn đầu tư và nguồn vốn Chi phí và nguồn vốn đầu tư cho PPTAF như sau: a) Tổng vốn đầu tư: 103 triệu USD, trong đó:

Vốn vay WB (IDA): 100 triệu USD, chiếm 97,09 % tổng vốn dự án.

Vốn đối ứng của Chính phủ Việt Nam: 57 tỷ đồng (tương đương 3 triệu USD), chiếm 2,91 % tổng vốn dự án. Vốn đối ứng được cấp cho dự án trong ngân sách bố trí hàng năm cho Bộ Kế hoạch và Đầu tư theo quy định ban hành.

Vốn đối ứng cho các TDA: Trong quá trình xin tài trợ, các CQCQ/CQTH sẽ chuẩn bị và đề xuất Chính phủ phân bổ vốn đối ứng cho cơ quan mình để chi cho quản lý TDA. Các doanh nghiệp Nhà nước sử dụng nguồn ngân sách tự có của doanh nghiệp để chi cho quản lý TDA.

b) Cơ chế tài chính:

Vốn vay của IDA là vốn vay của Chính phủ được thực hiện theo cơ chế cấp phát từ ngân sách Nhà nước.

Chương 2. Tổ chức thực hiện dự án Sổ tay Hướng dẫn - PPTAF


CHƯƠNG 2: TỔ CHỨC THỰC HIỆN DỰ ÁN 2.1. Vai trò và trách nhiệm Vai trò và trách nhiệm của các bên liên quan trong dự án được trình bày tổng quát trong Sơ đồ 1 và Bảng 1. Ban Chỉ đạo (BCĐ):

BCĐ dự án được thành lập tại Quyết định số 1968/QD-BKH ngày 12/11/2010 của Bộ Kế hoạch và Đầu tư. BCĐ dự án được thành lập để định hướng về chiến lược, chính sách cho dự án, đồng thời hỗ trợ điều phối các hoạt động giữa các cơ quan liên quan trong quá trình thực hiện dự án.

Trưởng Ban Chỉ đạo dự án là Thứ trưởng Bộ KHĐT. Các thành viên BCĐ dự án bao gồm đại diện từ Bộ Tài chính (Bộ TC), Ngân hàng Nhà nước Việt Nam (NHNNVN) và Văn phòng Chính phủ (VPCP). WB sẽ phối hợp làm việc với BCĐ. Bộ Kế hoạch và Đầu tư (Bộ KHĐT):

Bộ KHĐT là Cơ quan Chủ quản và Chủ dự án sẽ chịu trách nhiệm chung về quản lý, thực hiện, theo dõi và giám sát, bao gồm cả quản lý hành chính và tài chính, đấu thầu và giải ngân của dự án PPTAF và có các biện pháp đảm bảo rằng các CQCQ/CQTH các TDA tuân thủ Sổ tay Hướng dẫn và lịch trình đã được thống nhất. Ban Điều phối dự án (Ban ĐPDA):

Ban ĐPDA thuộc Bộ Kế hoạch và Đầu tư, được thành lập theo các Quyết định số 505/QĐ-BKH ngày 07/4/2010, số 1095/QĐ-BKH ngày 07/7/2010 và số 1977/QĐ-BKH ngày 16/11/2010 của Bộ trưởng Bộ Kế hoạch và Đầu tư về việc thành lập Ban ĐPDA “Quỹ Chuẩn bị dự án” do WB tài trợ.

Bộ KHĐT bổ nhiệm Giám đốc, Phó giám đốc, Điều phối viên, Tư vần trưởng và cán bộ của Ban ĐPDA. Ban ĐPDA có trách nhiệm phối hợp và thực hiện dự án – bao gồm các công việc đấu thầu tuyển chọn tư vấn cho hợp phần B và C, quản lý tài chính cho dự án, giám sát và đánh giá, tuân thủ chính sách bảo đảm chất lượng và an toàn chung của dự án, quản trị dự án, minh bạch và khung chống tham nhũng. Ban ĐPDA có quyền (i) tổ chức đấu thầu để tuyển tư vấn trong nước và quốc tế cần thiết cho dự án và (ii) mở một tài khoản chỉ định cho dự án. Bộ KHĐT sẽ tiến hành đấu thầu và quản lý Nhóm tư vấn hỗ trợ quỹ, Nhóm tư vấn này sẽ hỗ trợ Ban ĐPDA trong tất cả các nhiệm vụ của mình và giúp tăng cường năng lực cần thiết cho các CQCQ/CQTH.

Ban ĐPDA chịu trách nhiệm sàng lọc và làm rõ đề xuất của các CQCQ/CQTH dựa trên tiêu chí xét tính hợp lệ (đã được trình bày cụ thể trong Hồ sơ đề xuất TDA) và danh mục dự án



(bao gồm trong bộ Hồ sơ xin tài trợ TDA). Thông qua tiến độ giải ngân và tính khả thi ở các CQCQ, Ban ĐPDA chịu trách nhiệm trình Bộ KHĐT (với sự nhất trí của WB) để xem xét mức độ phân bổ kinh phí cho các CQCQ. Việc chuẩn bị và thực hiện từng TDA là trách nhiệm của các CQCQ. Ban ĐPDA sẽ không chịu trách nhiệm phê duyệt hay xác nhận các giao dịch của CQCQ. Cơ quan chủ quản/Cơ quan thực hiện (CQCQ/CQTH) và Ban Quản lý TDA (Ban QLTDA):

CQCQ/CQTH tiểu dự án hoạt động thông qua Ban QLTDA của mình, chịu trách nhiệm xin cấp kinh phí tài trợ, đấu thầu dịch vụ tư vấn để thực hiện công tác chuẩn bị cho các tiểu dự án, quản lý tất cả các hợp đồng, và chuẩn bị cho khoản vay đầu tư sau đó. Ban QLTDA của CQCQ/CQTH cũng sẽ chịu trách nhiệm hoàn toàn với việc bảo đảm rằng các khoản tài trợ được quản lý theo đúng Sổ tay Hướng dẫn và các chính sách, hướng dẫn của WB và chịu trách nhiệm phê duyệt và kiểm soát các giao dịch của các TDA. Ban QLTDA của CQCQ/CQTH sẽ hợp tác chặt chẽ với Tổ công tác Tiểu dự án của WB trong suốt quá trình chuẩn bị tiểu dự án. Ban QLTDA của CQCQ/CQTH có thể mở một Tài khoản Chỉ định, nếu cần thiết, cho các TDA của mình. Sơ đồ 1: Sơ đồ tổ chức quản lý và thực hiện dự án

Ngân hàng Thế giới (WB):

BAN CHỈ ĐẠO (Bộ KHĐT, Bộ TC,

NHNN, VPCP)

Bộ KHĐT - CQ Chủ quản

- Ban ĐPDA

Tư vấn tăng cường CS & thể chế (B.3)

Kiểm toán Hợp phần C

Ban QLTDA CQCQ TDA A

Ban QLTDA CQCQ TDA B

Ban QLTDA CQCQ TDA C

Tổ công tác TDA của

WB

Tổ công tác DA của

WB

Tư vấn tăng cường năng lực chuẩn bị (B.2)

Tư vấn hỗ trợ Quỹ (B.1)



WB sẽ giám sát quá trình thực hiện dự án PPTAF của Bộ KHĐT và các TDA của các CQCQ. Tổ công tác dự án PPTAF của WB sẽ chịu trách nhiệm chung về hỗ trợ quản lý và giám sát toàn bộ dự án PPTAF, còn Tổ công tác TDA của WB sẽ chịu trách nhiệm hỗ trợ quản lý và giám sát các hoạt động chuẩn bị của các CQCQ trong khuôn khổ dự án này.

Cụ thể, ở cấp dự án PPTAF, Tổ công tác Dự án của WB sẽ hỗ trợ và giám sát:

(a) Việc điều hành dự án của Bộ KHĐT, bao gồm phê duyệt tất cả các hoạt động của tư vấn do Bộ KHĐT quản lý;

(b) Đảm bảo dự án tuân thủ các yêu cầu về tín dụng; (c) Theo dõi và đánh giá toàn bộ danh mục; (d) Các đoàn công tác đánh giá.

Ở cấp TDA, Tổ công tác TDA của WB sẽ có trách nhiệm giám sát chuẩn bị đầu tư và giám sát toàn bộ hoạt động chuẩn bị của CQCQ, bao gồm:

(a) Giám sát tất cả các hoạt động (đánh giá năng lực, hướng dẫn kỹ thuật, quản lý tài chính, đấu thầu, an toàn, đảm bảo chất lượng/kiểm soát chất lượng, theo dõi và đánh giá, v.v…) do CQCQ thực hiện;

(b) Đánh giá kỹ thuật và chất lượng đối với tất cả các kết quả giao nộp; (c) Báo cáo tiến độ cho tổ công tác dự án của WB; (d) Chuẩn bị khoản vay đầu tư tiếp theo cho các TDA.

Bảng 1: Các hoạt động và phân định nhiệm vụ trong dự án

Cơ quan

Chủ quản (Bộ KHĐT)

Cơ quan chủ quản/Cơ quan thực hiện TDA

(CQCQ/CQTH)

Tổ công tác Dự án PPTAF của WB

Tổ công tác TDA của WB

Nộp đơn xin tài trợ

Rà soát hồ sơ xin tài trợ của CQCQ. Phê duyệt Danh mục Đề xuất TDA và Hồ sơ xin tài trợ TDA.

Chuẩn bị đề xuất TDA và hồ sơ xin tài trợ TDA.

Thông qua Đề xuất, hồ sơ xin tài trợ TDA của CQCQ để Bộ KHĐT phê duyệt (sau khi tổ công tác TDA thông qua).

Phối hợp với CQCQ chuẩn bị Đề xuất TDA, Rà soát và thông qua Đề xuất, hồ sơ xin tài trợ TDA.

Đấu thầu Đấu thầu tư vấn hỗ trợ Chương trình. Hỗ trợ các CQCQ/CQTH trong hoạt động đấu thầu.

Đấu thầu tất cả các hợp đồng tư vấn TDA.

Giám sát và phê duyệt hoạt động đấu thầu do Bộ KHĐT thực hiện.

Đánh giá năng lực đấu thầu của CQCQ Giám sát và phê duyệt hoạt động đấu thầu của CQCQ.

Quản lý tài chính

Kiểm toán dự án. Kiểm soát chi của các hợp phần do Bộ KHĐT quản lý và các Báo cáo tổng hợp Tài chính giữa kỳ (IFRs).

Kiểm toán TDA. Kiểm soát chi IFRs của tiểu dự án.

Giám sát trách nhiệm quản lý tài chính của Bộ KHĐT.

Đánh giá năng lực quản lý tài chính của CQCQ.



Cơ quan Chủ quản

(Bộ KHĐT)

Cơ quan chủ quản/Cơ quan thực hiện TDA

(CQCQ/CQTH)

Tổ công tác Dự án PPTAF của WB

Tổ công tác TDA của WB

An toàn về môi trường và xã hội (MT&XH

Tuân thủ các qui định của quỹ.

Sàng lọc/xây dựng phạm vi sơ bộ. Đưa yêu cầu về an toàn về MT&XH vào các ĐKTC. Tuân thủ khi thực hiện hoạt động TDA.

Tuân thủ các qui định của quỹ.

Tất cả quá trình lựa chọn và xây dựng phạm vi. Rà soát và thông qua các tài liệu và quy trình triển khai TDA. Tuân thủ và giám sát.

Quản lý hợp đồng

Đối với tất cả các dự án được Bộ KHĐT đấu thầu trong khuôn khổ dự án. Kiểm soát và đảm bảo chất lượng (QA/QC) cấp dự án.

Đối với tất cả các dự án do CQCQ đấu thầu trong khuôn khổ TDA. QA/QC cấp TDA.

Giám sát/ thông qua hoạt động đấu thầu các hợp đồng của Bộ KHĐT.

Giám sát/ thông qua hoạt động đấu thầu các hợp đồng của CQCQ

Quản trị và trách nhiệm giải trình (G&A)

Thực hiện khung G&A ở cấp dự án.

Thực hiện khung G&A ở cấp TDA.

Giám sát sự tuân thủ khung G&A của Bộ KHĐT.

Giám sát sự tuân thủ khung G&A của CQCQ.

Theo dõi và Đánh giá (M&E)

Báo cáo chương trình theo dõi kết quả.

Báo cáo về dự án và theo dõi kết quả của các hoạt động TDA.

Giám sát hoạt động theo dõi của Bộ KHĐT, tổng hợp toàn bộ hoạt động giám sát quỹ.

Giám sát công tác theo dõi của CQCQ.

Chuẩn bị khoản cho vay đầu tư

Vai trò thông thường trong quá trình xử lý khoản cho vay đầu tư.

Chuẩn bị dự án cho Chính phủ và WB phê duyệt Chuẩn bị Đề cương chi tiết dự án (DPO) giai đoạn đầu tư TDA.

Chuẩn bị dự án để WB phê duyệt.

2.2. Cơ cấu tổ chức và chức năng của Ban ĐPDA

Ban ĐPDA được thành lập để giúp Lãnh đạo Bộ Kế hoạch và Đầu tư liên hệ trực tiếp với WB và các cơ quan liên quan cấp Trung ương và địa phương để điều phối và quản lý chung việc triển khai dự án “Quỹ Chuẩn bị dự án” theo đúng mục tiêu, nội dung và tiến độ đã được phê duyệt.

2.2.1. Chức năng của Ban ĐPDA

Ban ĐPDA được thành lập trong Bộ KHĐT chịu trách nhiệm chung thực hiện và quản lý dự án PPTAF:

Điều phối và thực hiện dự án;



Dựa trên các tiêu chí lựa chọn (được nêu rõ trong Đề cương chi tiết (DPO) Tiểu dự án) và dựa trên Danh mục Tiền thẩm định (bao gồm trong Hồ sơ xin tài trợ Tiểu dự án) để sàng lọc và làm rõ những đề xuất của CQCQ;

Tổ chức đấu thầu để tuyển tư vấn cần thiết cho dự án cũng như cung cấp hỗ trợ cho các CQCQ/CQTH khi cần thiết;

Quản lý tài chính; Giám sát và đánh giá; Đảm bảo chất lượng của toàn dự án; Tuân thủ các các quy định về an toàn; Quản trị dự án, minh bạch và khung chống tham nhũng; Xem xét cắt giảm hoặc chấm dứt việc phân bổ kinh phí cho các CQCQ nếu thấy

việc sử dụng vốn chậm chễ hoặc kém hiệu quả; Tổng hợp các báo cáo quý, báo cáo năm và nộp cho WB theo đúng hướng dẫn; Giám sát nội bộ để đảm bảo rằng các tài khoản, chứng từ, báo cáo tài chính và các

hồ sơ liên quan khác bao gồm cả các báo cáo nội bộ luôn sẵn sàng để cơ quan kiểm toán làm việc.

2.2.2. Tổ chức và nhân sự

Ban ĐPDA được thành thành lập theo quyết định của Bộ KHĐT. Các cán bộ giàu kinh nghiệm của Bộ KHĐT được cử làm việc theo chế độ kiêm nhiệm quản lý và chỉ đạo cho Ban đồng thời giám sát công tác tư vấn.

Giám đốc Ban ĐPDA chịu trách nhiệm tổng thể về tính hiệu quả của công tác quản lý dự án bao gồm cả quản lý tài chính để đảm bảo rằng nguồn vốn của dự án được sử dụng đúng mục đích và hiệu quả thông qua việc:

Đưa ra định hướng về chiến lược và chỉ đạo quản lý dự án Lên kế hoạch tổng thể cho các dịch vụ tư vấn hỗ trợ và đưa ra quyết định dựa trên

đề xuất của tư vấn Đảm bảo quản lý tài chính dự án hiệu quả

Phó giám đốc chịu trách nhiệm hỗ trợ Giám đốc Ban ĐPDA trong việc đảm bảo công tác quản lý dự án và tài chính thích hợp đồng thời giám sát công tác tư vấn theo yêu cầu của Giám đốc Ban ĐPDA.

Quy định về lương, phụ cấp và chế độ cho cán bộ theo quy định hiện hành của Việt Nam về quản lý các dự án ODA.

2.3. Cơ cấu tổ chức và chức năng của Ban QLTDA

Ban QLTDA được CQCQ thành lập để chịu trách nhiệm chung về quản lý và thực hiện các hoạt động của tiểu dự án cũng như thực hiện dự án đầu tư sau này.



2.3.1. Chức năng của Ban QLTDA Lập đề cương chi tiết hỗ trợ kỹ thuật của TDA và hồ sơ xin tài trợ tiểu dự án; Đấu thầu tuyển chọn tư vấn để thực hiện công tác chuẩn bị của TDA, bao gồm cả

toàn bộ các hồ sơ của quá trình đấu thầu; Quản lý tất cả các hợp đồng; Chuẩn bị vốn đầu tư cho tiểu dự án Đảm bảo nguồn vốn được quản lý theo các chính sách và hướng dẫn của WB; Phối hợp chặt chẽ với Nhóm công tác TDA của WB trong quá trình chuận bị và

thực hiện tiểu dự án.

2.2.2. Tổ chức và nhân sự

Tổ chức và nhân sự của từng Ban QLTDA của CQCQ sẽ tuân thủ các yêu cầu và hướng dẫn thành lập cũng như theo yêu cầu riêng của từng TDA cụ thể.

Chương 3. Quy trình đăng ký tài trợ Tiểu dự án Sổ tay Hướng dẫn - PPTAF


CHƯƠNG 3. QUY TRÌNH ĐĂNG KÝ TÀI TRỢ TIỂU DỰ ÁN Chương này trình bày các bước của quy trình đăng ký tài trợ để các CQCQ có thể nhận được hỗ trợ chuẩn bị tiểu dự án. Bộ KHĐT cần đảm bảo rằng không có nguồn tài trợ khác cho công tác chuẩn bị tiểu dự án phù hợp hơn bất kỳ chương trình hoạt động nào thuộc Hợp phần A và B của dự án PPTAF. Các hoạt động chuẩn bị tiểu dự án tiến hành sau giai đoạn nghiên cứu khả thi (thiết kế kỹ thuật chi tiết, v.v…) phụ thuộc vào khả năng có thể tiếp tục hay không của các tiểu dự án trên cơ sở kết quả của nghiên cứu khả thi. Ngoài ra, việc tài trợ cho công tác chuẩn bị các tiểu dự án thông qua Quỹ không đảm bảo rằng dự án sẽ tiếp tục được tài trợ từ nguồn vốn đầu tư của WB. Thủ tục đăng ký sử dụng Quỹ PPTAF và các Mẫu 1 và Mẫu 2 kèm theo đã được lập, các Ban QLTDA có thể liên hệ với Ban ĐPDA hoặc tải về từ trang web của dự án PPTAF để có bản mới nhất của các tài liệu này. Quy trình đăng ký sử dụng Quỹ PPTAF được trình bày tóm tắt dưới đây. 3.1. Quy trình đăng ký tài trợ tiểu dự án Quy trình sàng lọc và lựa chọn TDA được trình bày trong Bảng 2 và minh họa trong Sơ đồ 2. Bước đầu tiên là CQCQ lập Hồ sơ đề xuất TDA. Bộ KHĐT khi có yêu cầu sẽ định kỳ trình Danh mục các đề xuất TDA lên Bộ trưởng Bộ KHĐT xin phê duyệt. Bộ trưởng Bộ KHĐT xem xét và phê duyệt danh mục các dự án đề xuất. Bộ KHĐT sau đó sẽ yêu cầu các CQCQ (có TDA xin phê duyệt) chuẩn bị Hồ sơ xin tài trợ TDA trong đó bao gồm cả Danh mục thẩm định. Bộ KHĐT sẽ xem xét và làm rõ Hồ sơ đăng xin tài trợ TDA và nộp cho WB để ban hành thư không phản đối. Sau khi được WB thông qua, Bộ KHĐT sẽ thông báo để các CQCQ bắt đầu tiến hành các hoạt động chuẩn bị của TDA. Trong quá trình chuẩn bị TDA, các CQCQ sẽ chuẩn bị Đề cương chi tiết (DPO1) cho TDA đầu tư, sau đó trình Lãnh đạo Bộ KHĐT xem xét và phê duyệt.

1 Đề cương Chi tiết Dự án (DPO) theo quy định của Chính phủ sẽ cung cấp đầy đủ các thông tin của dự án đầu tư để

Bộ Kế hoạch và Đầu tư trình Thủ tướng Chính phủ phê duyệt và để tiếp tục công tác chuẩn bị. Sẽ cần có một quy trình về DPO riêng để thực hiện dự án đầu tư.



Đề xuất TDA bao gồm những thông tin cơ bản để xác định việc đáp ứng các tiêu chuẩn lựa chọn của TDA được đề xuất và khả năng được tài trợ kinh phí từ dự án này. Các tiêu chuẩn lựa chọn bao gồm:

a) Các dự án đã được liệt kê trong danh mục Chiến lược Hợp tác Quốc gia (CPS) của WB và danh mục dự án ODA của Chính phủ, được thống nhất giữa WB và Chính phủ;

b) Đối với những dự án không nằm trong danh mục CPS, WB sẽ chấp thuận, với điều kiện là các TDA đó sẽ được đưa vào danh mục CPS tiếp theo hoặc sẽ được cập nhật vào danh mục CPS;

c) Đối với những dự án mà Chính phủ coi là có ưu tiên cao, nhưng lại chưa được phản

ánh trong danh mục dự án ODA hoặc trong CPS, WB có thể chấp thuận thông qua việc trao đổi bằng văn bản với Bộ KHĐT.

Hồ sơ xin tài trợ TDA: (xem Sơ đồ 2 và Bảng 2) bao gồm những thông tin về TDA sẽ được thực hiện, nguồn tài trợ cần thiết cho công tác chuẩn bị của TDA (bao gồm cả vốn đối ứng của CQCQ để thực hiện). TDA được đề xuất phải bao gồm những thông tin chi tiết sau: mục tiêu, các hợp phần đầu tư, chi phí dự tính, lựa chọn sơ bộ và xây dựng phạm vi về an toàn, phân tích kinh tế và tài chính ban đầu, lịch trình thực hiện sơ bộ, và các yếu tố thể hiện mức độ sẵn sàng. Thông tin cần nêu chi tiết trong yêu cầu chuẩn bị dự án sẽ bao gồm Điều khoản tham chiếu (ĐKTC) tóm tắt dành cho tư vấn, các gói thầu, chi phí, lịch trình thực hiện, và sự sẵn sàng của Ban QLTDA thuộc CQCQ tiểu dự án. Một Danh mục Tiền thẩm định TDA sẽ được chuẩn bị (trong Hồ sơ xin tài trợ TDA) và sẽ bao gồm đánh giá của Tổ Công tác TDA của WB về năng lực quản lý tài chính (QLTC) và đấu thầu của Ban QLTDA của TDA và đưa ra đầu vào sơ bộ cho nội dung an toàn. Sơ đồ 2

Xác định Xin tài trợ Thực hiện Thực hiện

Bộ trưởng Bộ KHĐT

(Các) CQTH

Đề xuất TDA

Tổ công tác TDA

của NHTG

Danh sách các Đề xuất

TDA

Bộ KHĐT (Các)

CQTH

Hồ sơ xin tài trợ TDA

Bộ KHĐT


Tổ công tác PPTAF của

NHTG

(Các) CQTH

CQTH bắt đầu

thực hiện Tổ công tác

TDA của NHTG

Bộ KHĐT

Không phản đối

2

1 3 4

5

6



Bảng 2: Các bước trong quy trình đăng ký tài trợ TDA

Bước Nội dung và hoạt động Kết quả

Bước 1. CQCQ, Bộ KHĐT và tổ công tác TDA của WB sẽ cùng phối hợp về TDA được đề xuất. CQCQ sẽ chuẩn bị một Đề xuất TDA để bắt đầu quá trình xin tài trợ với Bộ KHĐT.

Đề xuất TDA

Bước 2. Bộ KHĐT nộp (định kỳ, khi cần thiết) một bản Danh sách các Đề xuất Tiểu dự án cho Bộ trưởng Bộ KHĐT để xem xét và phê duyệt. Sau khi phê duyệt, Bộ KHĐT có thể uỷ quyền cho CQCQ tiến hành lập hồ sơ xin tài trợ. Bộ KHĐT sẽ sàng lọc các TDA đạt tiêu chuẩn.

Danh sách các Đề xuất TDA

Bước 3. CQCQ chuẩn bị Hồ sơ xin tài trợ TDA (bao gồm Danh sách các hoạt động tiền thẩm định) và nộp cho Bộ KHĐT để rà soát và thông qua.


Bước 4. Khi được phê duyệt, Bộ KHĐT sẽ nộp cho WB Hồ sơ xin tài trợ TDA và đề nghị phê duyệt các hoạt động chuẩn bị được đề xuất.

Hồ sơ xin tài trợ TDA được phê duyệt nộp cho NHTG xem xét

Bước 5. Tổ công tác Dự án của WB cùng với Tổ công tác TDA của WB sẽ rà soát Hồ sơ xin tài trợ TDA được phê duyệt. Sau khi Tổ công tác TDA của WB thông qua, Tổ công tác Dự án của WB sẽ có ý kiến không phản đối tới Bộ KHĐT.

Thư không phản đối gửi cho Bộ KHĐT.

Bước 6. Bộ KHĐT chấp thuận CQCQ bắt đầu chuẩn bị TDA Phê duyệt để CQCQ bắt đầu các hoạt động chuẩn bị

Hơn nữa, để đáp ứng các yêu cầu của Chính phủ, các CQCQ cần phối hợp với Bộ KHĐT để thực hiện đúng quy trình, các bước về thủ tục trong việc phân bổ ngân sách/ nguồn vốn và các hoạt động, cụ thể:

I. Các bước cần thiết: thành lập Ban QLTDA thuộc CQCQ và tiến hành đấu thầu, ký

kết các hợp đồng dịch vụ tư vấn.

a) Bộ trưởng Bộ KHĐT phê duyệt danh sách các TDA trên cơ sở các Đề cương chi tiết các trợ giúp kĩ thuật;

b) Các CQCQ thiết lập một nhóm chuẩn bị để chuẩn bị các tài liệu sơ bộ, bao gồm tóm tắt nghiên cứu khả thi và kế hoạch mua sắm;

c) Các CQCQ đệ trình các tài liệu dự án sơ bộ của các TDA tới Lãnh đạo của CQCQ tương ứng;

d) Lãnh đạo của CQCQ phê duyệt các tài liệu dự án sơ bộ, bao gồm tóm tắt báo cáo khả thi;



e) Phê duyệt của Lãnh đạo các CQCQ để làm cơ sở cho việc:

Thành lập Ban QLTDA tại CQCQ trên cơ sở nhóm chuẩn bị hiện có; Tiến hành đấu thầu và ký kết các hợp đồng dịch vụ tư vấn.

II. Các bước cần thiết để Ban QLTDA tại CQCQ nhận vốn:

a) Bộ Tài chính và CQCQ ký Hiệp định Khoản vay phụ (SLA); b) Hiệp định Khoản vay phụ có các điều khoản cụ thể để:

Cho vay lại đối với các tiểu dự án có thể thu hồi vốn; Cấp phát.

c) Một tài khoản riêng sẽ được mở cho Ban QLTDA của CQCQ; d) Tùy thuộc vào dòng vốn/thanh toán lớn hay nhỏ mà phương thức thanh toán có

thể là trực tiếp hoặc thông qua tài khoản riêng tại Ban QLTDA của CQCQ; e) Sau ngày kết thúc dự án, CQCQ phải tất toán tài khoản của TDA và chuyển số

dư về Tài khoản chỉ định của Dự án PPTAF.

3.3. Kiểm tra danh mục trước khi thẩm định TDA Hợp phần này cung cấp thông tin tổng quan cần thiết trước khi thẩm định TDA, là một phần của Đơn xin đề xuất TDA. Bản kiểm tra danh mục trước khi thẩm định TDA đưa ra các thông tin chính sau:

(i) Các TDA được tài trợ; (ii) Các TDA sẽ được tài trợ chuẩn bị.

Thông tin chi tiết kiến nghị TDA bao gồm:

Mục tiêu Các hợp phần đầu tư Ước tính chi phí Sơ bộ về chương trình và phạm vị về an toàn Phân tích sơ bộ về kinh tế tài chính Sơ bộ về kế hoạch thực hiện Các chỉ tiêu sẵn sàng đạt được.

Thông tin chi tiết yêu cầu chuẩn bị dự án sẽ bao gồm:

Tóm tắt Điều khoản tham chiếu chính của các tư vấn Gói thầu mua sắm Chi phí Kế hoạch thực hiện Ban QLTDA của CQCQ tiểu dự án.



Trong quá trình chuẩn bị bản kiểm tra danh mục, nhóm TDA của WB sẽ hoàn thành đánh giá năng lực đấu thầu và quản lý tài chính của Ban QLTDA và sẽ cung cấp thông tin sơ bộ và các công cụ an toàn.

Chương 4. Quản lý tài chính Sổ tay Hướng dẫn - PPTAF


CHƯƠNG 4: QUẢN LÝ TÀI CHÍNH

4.1. Khái quát chung về quản lý tài chính

4.1.1. Nguyên tắc chung Quản lý tài chính, kế toán và giải ngân các dự án của WB tại Việt Nam nhằm thống nhất các quy định quản lý và báo cáo liên quan tại các dự án với các mục đích:

Nâng cao tính minh bạch trong công tác quản lý tài chính dự án, góp phần đảm bảo nguồn vốn của dự án được sử dụng đúng mục đích và đạt hiệu quả;

Đưa ra các hướng dẫn về các quy trình và hệ thống quản lý tài chính tại các dự án, tạo điều kiện cho công tác quản lý và giám sát của WB và các cơ quan hữu quan của Việt Nam đối với các dự án;

Giải thích rõ các yêu cầu, trình tự, thủ tục của công tác quản lý tiểu dự án, tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện các tiểu dự án.

4.1.2. Vai trò và trách nhiệm của các cơ quan liên quan trong quản lý tài chính

4.1.2.1. Ngân hàng Nhà nước Việt Nam (NHNNVN)

NHNNVN là cơ quan đại diện của nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam tại WB, là cơ quan đàm phán, ký kết, sửa đổi Hiệp định Tài trợ của dự án với WB;

NHNNVN lựa chọn và chỉ định các ngân hàng thương mại để phục vụ TDA theo quy định tại Nghị định 131/2006/NĐ-CP về Quản lý và sử dụng nguồn vốn ODA và các văn bản hướng dẫn liên quan;

Tổng hợp các báo cáo giữa năm và hàng năm về rút vốn và giải ngân qua các Tài khoản Chỉ định và báo cáo tiến độ triển khai.

4.1.2.2. Bộ Tài chính (BTC)

Cung cấp và phê duyệt các qui định và hướng dẫn về quản lý tài chính; Phê duyệt các Đơn rút vốn của Ban ĐPDA để giải ngân từ WB và các tài khoản

chuyên dùng của các nhà tài trợ; Cấp vốn đối ứng của Chính phủ cho Dự án theo kế hoạch đã được phê duyệt (ngoại

trừ doanh nghiệp); Cử cán bộ làm việc với đoàn đánh giá giữa kỳ; Chịu trách nhiệm chung về các hoạt động quản lý tài chính hợp lệ của dự án theo

chức năng và nhiệm vụ của Bộ Tài chính. 4.1.2.3. Bộ Kế hoạch và Đầu tư (Bộ KHĐT)

Hướng dẫn và giám sát công việc của Ban ĐPDA; Xem xét và phê duyệt kế hoạch hoạt động, ngân sách do Ban ĐPDA xây dựng;



Cấp vốn đối ứng và kinh phí tạm ứng cho các hoạt động hợp lệ ở Ban ĐPDA; Phê duyệt kế hoạch đấu thầu và kiểm tra, giám sát công tác đấu thầu của Ban

ĐPDA. 4.1.2.4. Kho bạc Nhà nước (KBNN)

Thực hiện kiểm soát chi nguồn vốn vay WB; Kiểm soát chi và thanh toán nguồn vốn đối ứng của Dự án. 4.1.2.5. Các Ngân hàng Thương mại (Ngân hàng Dịch vụ) cho Ban ĐPDA và các Ban QLTDA

Là ngân hàng dịch vụ cho dự án; Mở Tài khoản Chỉ định (TKCĐ) cho Ban ĐPDA và các Ban QLTDA; Thực hiện thanh toán cho người hưởng lợi theo yêu cầu của Ban ĐPDA và các Ban

QLTDA; Chuyển vốn từ các TKCĐ vào tài khoản của bên tiếp nhận dựa theo yêu cầu của Ban

ĐPDA và các Ban QLTDA. 4.1.2.6. Ban Điều phối Dự án (Ban ĐPDA)

Xây dựng kế hoạch hoạt động năm, kế hoạch ngân sách năm và các nhu cầu về dòng ngân sách;

Quản lý Tài khoản Chỉ định (TKCĐ) tại các ngân hàng thương mại; Đảm bảo tuân thủ các qui định của Việt Nam về quản lý chi tiêu thông qua Kho bạc

Nhà nước; Chuẩn bị Hồ sơ rút vốn, Đơn xin rút vốn cùng với các tài liệu liên quan và trình Bộ

TC xem xét và WB để giải ngân và để cấp phát từ TKCĐ; Chịu trách nhiệm trung gian giải ngân vốn IDA từ WB đến TDA. Không chịu trách

nhiệm phê duyệt, kiểm tra các giao dịch của TDA. Thiết lập hệ thống kế toán, duy trì ghi chép và sổ sách kế toán tuân thủ các qui định

của Chính phủ và WB. Thiết lập hệ thống kế toán máy tính hoá và đảm bảo các hoạt động hiệu quả của hệ thống kế toán;

Thiết lập và duy trì hệ thống kiểm soát nội bộ và đảm bảo sự hoạt động hiệu quả của hệ thống này;

Tổng hợp các báo cáo tài chính từ các Ban QLTDA; Tuyển dụng công ty kiểm toán độc lập cho toàn dự án và trình báo cáo kiểm toán

cho các bên liên quan đúng hạn. 4.1.2.7. Cơ quan Chủ quản của Tiểu dự án (CQCQ)

Ban hành hướng dẫn và giám sát hoạt động của Ban QLTDA; Xem xét và phê chuẩn chương trình công tác và ngân sách do Ban QLTDA lập;



Cấp vốn đối ứng và kinh phí tạm ứng cho các hoạt động hợp lệ ở Ban QLTDA; Kiểm tra, giám sát công tác đấu thầu do Ban QLTDA tiến hành. 4.1.2.8. Ban quản lý Tiểu dự án của CQCQ (Ban QLTDA)

Chịu trách nhiệm toàn bộ tài chính của TDA, xây dựng kế hoạch hoạt động năm, kế hoạch ngân sách năm và các nhu cầu về dòng vốn;

Chuẩn bị Hồ sơ rút vốn với các sao kê chi tiêu (SOEs) và trình cho Ban ĐPDA để giải ngân;

Thiết lập hệ thống kế toán, duy trì ghi chép sổ sách kế toán đối với các nguồn vốn theo các qui định của Chính phủ và WB;

Thiết lập và duy trì hệ thống kiểm soát nội bộ và đảm bảo tính hiệu quả của các hoạt động này;

Xây dựng các báo cáo giám sát tài chính quý.

4.1.3. Trách nhiệm các vị trí cụ thể Đối với Ban ĐPDA: Đội ngũ cán bộ Quản lý Tài chính (QLTC) trong quá trình chuẩn bị dự án đã được bổ nhiệm và có đầy đủ kiến thức cơ bản về kế toán. Mô tả công việc của cán bộ QLTC sẽ được trình bày trong Chương Quản lý Tài chính của Sổ tay này. Cán bộ QLTC của Ban ĐPDA sẽ được đào tạo về QLTC (bao gồm cả các yêu cầu của WB về QLTC và giải ngân). Khóa đào tạo cho cán bộ QLTC của Ban ĐPDA phải được triển khai sớm. Đối với Ban QLTDA: Cán bộ QLTC có đầy đủ kiến thức và kinh nghiệm chuyên ngành kế toán phải được bổ nhiệm để quản lý tài chính TDA, điều này được coi là một trong những tiêu chuẩn lựa chọn. Tại Ban ĐPDA và các Ban QLTDA, Bộ phận Kế toán và QLTC gồm kế toán trưởng và các kế toán viên, chịu trách nhiệm phối hợp với Bộ phận Mua sắm và Bộ phận Điều phối trong lĩnh vực tài chính-kế toán đối với từng hợp đồng. Nhiệm vụ chính của Bộ phận Kế toán và QLTC là đảm bảo hệ thống quản lý tài chính dự án đầy đủ và phù hợp nhằm cung cấp cho cơ quan cấp trên các thông tin chính xác, kịp thời liên quan đến nguồn vốn và chi phí thực hiện Dự án. Kế toán của Ban ĐPDA sẽ hỗ trợ hướng dẫn các kế toán viên của Ban QLTDA trong công tác quản lý tài chính phù hợp với các thông tin hướng dẫn các quy định của WB và của Việt Nam. Các kế toán của Ban QLTDA sẽ báo cáo với kiểm soát viên của Ban ĐPDA hàng quý để cập nhật thông tin tài chính trong các Ban QLTDA. Kiểm soát viên sau đó sẽ báo cáo cho Giám đốc Ban ĐPDA về những điểm yếu của các bộ phận triển khai dự án.



Chức năng và nhiệm vụ chính của Bộ phận Kế toán và QLTC được trình bày trong Bảng 3 dưới đây:

Bảng 3: Chức năng và nhiệm vụ chính của Bộ phận Kế toán và QLTC

TT Vị trí Chức năng và nhiệm vụ Yêu cầu 1. Ban ĐPDA

Giám đốc Ban ĐPDA

- Chịu trách nhiệm chung đối với việc triển khai các hoạt động và tiến độ thực hiện toàn dự án. - Có trách nhiệm báo cáo, giải trình với Bộ KHĐT, Bộ TC, WB và các cơ quan có liên quan về các vấn đề thuộc thẩm quyền quản lý.

Năng lực chuyên môn, kinh nghiệm công tác trong quản lý thực hiện các chương trình, dự án, hiểu biết về chính sách và quy trình, thủ tục của nhà tài trợ, có năng lực quản lý và điều phối các hoạt động của chương trình, dự án.

Kiểm soát nội bô

- Quản lý tài chính theo các quy định của Việt Nam và NHTG, đồng thời theo kinh nghiệm phù hợp của những dự án có quy mô tương tự. - Vị trí này không đòi hỏi làm việc chuyên trách mà có thể làm việc bán thời gian. - Hướng dẫn và hỗ trợ cho kế toán ở các Ban QLTDA. - Nhiệm vụ của kiểm toán viên: Kiểm tra đối chiếu số liệu kế

toán trong các báo cáo Ban QLTDA gửi về;

Hỗ trợ công tác quản lý tài chính cho Ban ĐPDA và hướng dẫn các kế toán của Ban QLTDA theo các yêu cầu cụ thể của Ban QLTDA và được chấp thuận của Ban ĐPDA;

Kiểm tra và đánh giá công tác kiểm soát nội bộ và công tác quản lý tài chính tại các Ban QLTDA theo yêu cầu của Ban ĐPDA.

Có kinh nghiệm trong lĩnh vực kiểm toán dự án, có chứng chỉ kiểm toán viên cao cấp, Nói và viết tiếng Anh tốt, quen thuộc với quy trình xử lý ngân sách và những yêu cầu và trách nhiệm về tài chính trong Quản lý dự án. Ưu tiên có kinh nghiệm trong quản lý tài chính dự án.

Kế toán trưởng

Quản lý tài chính theo các quy định của Việt Nam và theo thực tiễn của những dự án có quy mô tương tự. Nhiệm vụ kế toán trưởng của Ban ĐPDA: Quản lý hệ thống tài chính kế

toán, rà soát và phê duyệt báo cáo tài chính trình Giám đốc

Có kinh nghiệm ở vị trí công tác, có chứng chỉ kiểm toán viên, tiếng Anh tốt, quen thuộc với quy trình ngân sách công. Ưu tiên có kinh nghiệm trong quản lý tài chính dự án.



Ban ĐPDA; Duy trì hệ thống kiểm soát nội

bộ phù hợp; Lập kế hoạch ngân sách trình

Giám đốc Ban ĐPDA phê duyệt;

Phân tích tình hình kinh tế và tài chính của toàn Dự án (vốn vay và vốn đối ứng).

Kế toán viên Nhiệm vụ của kế toán viên: Thực hiện, theo dõi công tác

giải ngân và các khoản chi tiêu của dự án hiệu quả và theo đúng các quy định của Chính phủ và WB;

Thực hiện các thủ tục giải ngân dự án/tiểu dự án;

Thực hiện các công việc kế toán, nhập dữ liệu vào hệ thống máy tính và lưu trữ chứng từ, tài liệu theo quy định hiện hành của Chính phủ.

Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành tài chính kế toán. Có kinh nghiệm về quản lý tài chính dự án.

Thủ quỹ - Quản lý tiền mặt của Ban ĐPDA, kiểm tra và đối chiếu các khoản chi bằng tiền mặt với sổ sách kế toán theo các quy định hiện hành về chế độ kế toán; - Rút tiền mặt từ Ngân hàng hoặc Kho bạc về Dự án; - Thu tiền mặt đối với một số hoạt động; - Lưu trữ các tài liệu liên quan; - Hỗ trợ Kế toán trưởng và Kế toán viên trong quản lý tài chính, tài khoản, thanh toán, giải ngân và các hoạt động liên quan khác (chi tiết theo yêu cầu thực tế). Thủ quỹ không đảm nhiệm các nhiệm vụ của Kế toán.

Có trình độ trong lĩnh vực tài chính, có kinh nghiệm về tài chính.

2. Ban QLTDA

Giám đốc Ban QLTDA

- Chịu trách nhiệm chung đối với việc triển khai các hoạt động và tiến độ thực hiện toàn TDA; - Có trách nhiệm báo cáo, giải trình với Ban ĐPDA và các cơ quan có liên quan về các vấn đề thuộc thẩm quyền quản lý.

Có năng lực chuyên môn, kinh nghiệm công tác trong quản lý thực hiện các chương trình, dự án, hiểu biết về chính sách và quy trình, thủ tục của nhà tài trợ, có năng lực quản lý và điều phối các hoạt động của chương trình, dự án.




Quản lý tài chính theo các quy định của Việt Nam, WB và theo các hướng dẫn của Ban ĐPDA. Nhiệm vụ của kế toán trưởng của Ban QLTDA: Quản lý hệ thống tài chính kế

toán, rà soát và báo cáo tài chính trình Giám đốc Ban QLTDA, Ban ĐPDA;

Duy trì hệ thống kiểm soát nội bộ phù hợp;

Lập kế hoạch chi tiêu của TDA trình Giám đốc Ban QLTDA, Ban ĐPDA phê duyệt;

Phân tích tình hình kinh tế và tài chính của TDA (vốn vay và vốn đối ứng).

Có kinh nghiệm làm việc ở vị trí Kế toán trưởng và có Chứng chỉ về Kế toán trưởng, nói viết tiếng Anh tốt, thông thuộc quy trình quản lý ngân sách Nhà nước. Ưu tiên có kinh nghiệm trong quản lý tài chính dự án.

Kế toán viên Nhiệm vụ của kế toán viên: Thực hiện, theo dõi công tác

giải ngân và các khoản chi tiêu của Tiểu dự án hiệu quả và theo đúng các quy định của Chính phủ và WB;

Thực hiện các thủ tục giải ngân dự án/tiểu dự án;

Thực hiện các công việc kế toán, nhập dữ liệu vào hệ thống máy tính và lưu trữ chứng từ, tài liệu.

Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành tài chính kế toán, Có kinh nghiệm về quản lý tài chính dự án.

Thủ quỹ - Quản lý tiền mặt của Ban QLTDA, kiểm tra và đối chiếu các khoản chi bằng tiền mặt với sổ sách kế toán theo các quy định hiện hành về chế độ kế toán; - Rút tiền mặt từ Ngân hàng hoặc Kho bạc về Tiểu dự án; - Thu tiền mặt đối với một số hoạt động; - Lưu trữ các tài liệu liên quan; - Hỗ trợ Kế toán trưởng và Kế toán viên trong quản lý tài chính, tài khoản, thanh toán, giải ngân và các hoạt động liên quan khác (chi tiết theo yêu cầu thực tế). Thủ quỹ không đảm nhiệm các nhiệm vụ của Kế toán.

Có trình độ về tài chính, có kinh nghiệm trong linh vực tài chính.



4.2. Lập kế hoạch và dự toán ngân sách dự án 4.2.1. Mục tiêu của lập kế hoạch dự án Mục tiêu của quản lý dự án PPTAF và các TDA là nhằm hoàn thành dự án đúng thời hạn một cách kinh tế nhất. Kế hoạch dự án là công cụ quan trọng cho việc đạt được các mục tiêu này. Nó giúp cho đơn vị thực hiện dự án PPTAF và các TDA đặt ra các mục đích hiện thực cho mỗi năm và mỗi quý trong thời gian dự án PPTAF và các TDA. Kế hoạch dự án PPTAF và các TDA sẽ giúp các nhà quản lý và các cán bộ của đơn vị thực hiện dự án PPTAF, TDA thực hiện các mục tiêu cụ thể, đồng thời cũng là phương tiện thông tin cho các cơ quan giám sát của Chính phủ, WB và các bên liên quan khác. 4.2.2. Lập kế hoạch và dự toán ngân sách

4.2.2.1 Đối với dự án PPTAF a) Quy định về lập kế hoạch: Bộ phận Kế hoạch - Tài chính của Ban ĐPDA có trách

nhiệm phối hợp với WB (Tổ dự án PPTAF và Tổ TDA) thảo luận để xây dựng và trình Giám đốc Ban ĐPDA xem xét và phê duyệt: - Kế hoạch hàng năm về đấu thầu và giải ngân chi tiết theo từng hợp đồng và gói

thầu; - Kế hoạch hàng quý về đấu thầu và giải ngân chi tiết theo từng hợp đồng và gói

thầu; - Tổng hợp kế hoạch hàng năm và hàng quý về đấu thầu và giải ngân của dự án

PPTAF và yêu cầu sử dụng ngân sách của dự án PPTAF cho các TDA; - Gửi kế hoạch hàng năm và hàng quý đã được phê duyệt của dự án PPTAF tới

WB để được hỗ trợ thực hiện.

b) Cơ sở để xây dựng các Kế hoạch của dự án PPTAF: - Hiệp định Tài trợ, Văn kiện thẩm định dự án (PAD), Báo cáo nghiên cứu khả thi

(FS); - Nhu cầu thực tế để hỗ trợ chung cho thực hiện, quản lý và giám sát dự án

PPTAF; - Tổng hợp các nhu cầu cần hỗ trợ cho các Ban QLTDA theo yêu cầu của các

CQCQ; - Kế hoạch ngân sách cho các TDA mới trình cấp có thẩm quyền phê duyệt; - Tổng hợp các báo cáo tài chính của các CQCQ và Ban QLTDA.

(Tham khảo mẫu biểu xây dựng, theo dõi kế hoạch ở các bảng trong mục 4.2.3. của Sổ tay này).



Đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch: Trên cơ sở báo cáo và giám sát thực tế, Ban ĐPDA phân tích, đánh giá kết quả thực hiện kế hoạch kỳ trước. Bộ phận Giám sát thực hiện nhiệm vụ này.

4.2.2.2 Đối với các TDA của các CQCQ a) Quy định về lập kế hoạch: Bộ phận Kế hoạch - Tài chính của Ban QLTDA có trách

nhiệm phối hợp với Tổ TDA của WB thảo luận để xây dựng và trình Giám đốc Ban QLTDA, Lãnh đạo CQCQ phê duyệt: - Kế hoạch đấu thầu của toàn bộ TDA, hoặc hàng năm, hoặc theo từng đợt nếu cần

thiết gồm hai phần: a) Nhu cầu cho thực hiện TDA; b) Nhu cầu cần hỗ trợ từ dự án PPTAF (nếu có) chi tiết theo từng hợp đồng và gói thầu;

- Kế hoạch giải ngân hàng năm, hàng quý gồm hai phần: a) Nhu cầu cho thực hiện TDA; b) Nhu cầu cần hỗ trợ từ dự án PPTAF (nếu có) chi tiết theo từng hợp đồng và gói thầu;

- Gửi kế hoạch hàng năm và hàng quý của TDA đã được phê duyệt tới NHTG để được hỗ trợ thực hiện và tới Bộ KHĐT (Ban ĐPDA) để phục vụ cho kế hoạch giải ngân và giám sát;

- Gửi kế hoạch hàng năm và hàng quý về nhu cầu cần hỗ trợ từ dự án PPTAF (nếu có) để Ban ĐPDA tổng hợp;

- Gửi báo cáo tài chính của TDA để Bộ KHĐT tổng hợp. b) Cơ sở để xây dựng các Kế hoạch của các TDA:

- Thỏa thuận Tài chính cho TDA, Báo cáo nghiên cứu khả thi (FS); - Nhu cầu thực tế để hỗ trợ cho thực hiện, quản lý và giám sát TDA; - Các nhu cầu cần hỗ trợ từ dự án PPTAF do Lãnh đạo CQCQ phê duyệt để gửi

cho Ban ĐPDA tổng hợp vào kế hoạch chung của dự án PPTAF. (Tham khảo mẫu biểu xây dựng, theo dõi kế hoạch ở các bảng trong mục 4.2.3 của Sổ tay này). Đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch: Trên cơ sở báo cáo và giám sát thực tế, Ban QLTDA phân tích, đánh giá kết quả thực hiện kế hoạch kỳ trước. Bộ phận Giám sát thực hiện nhiệm vụ này. Việc chuẩn bị và thực hiện từng TDA là trách nhiệm của các CQCQ. Ban ĐPDA sẽ không chịu trách nhiệm phê duyệt hay xác nhận các giao dịch của CQCQ.



Bảng 4. Tóm tắt trách nhiệm và thời gian lập kế hoạch của Ban ĐPDA và các Ban QLTDA

Đơn vị chịu trách nhiệm

Nội dung Thời gian

Ban ĐPDA của Bộ KHĐT phối hợp với WB (Tổ dự án PPTAF và Tổ TDA)

- Lập Kế hoạch đấu thầu (KHĐT) hàng năm và hàng quý chi tiết theo từng hợp đồng và từng gói thầu của dự án PPTAF; - Lập Kế hoạch giải ngân (KHGN) hàng năm và hàng quý chi tiết theo từng hợp đồng và từng gói thầu của dự án PPTAF; - Tổng hợp KHĐT và KHGN hàng năm và hàng quý của dự án PPTAF và nhu cầu của các TDA được Lãnh đạo CQCQ phê duyệt (nếu có); - Trình Giám đốc Ban ĐPDA và Lãnh đạo Bộ KHĐT phê duyệt. - Gửi WB để được hỗ trợ triển khai và thông báo tới các CQTH Kế hoạch hỗ trợ cho các TDA.

- Ngày 10 tháng 12 trước năm KH và 20 ngày trước khi kết thúc quý hiện thời. - Ngày 10 tháng 12 trước năm KH và 20 ngày trước khi kết thúc quý hiện thời. - Ngày 20 tháng 12 trước năm KH và 10 ngày trước khi kết thúc quý hiện thời. - Ngày 25 tháng 12 trước năm KH và 5 ngày trước khi kết thúc quý hiện thời. - Ngày 25 tháng 12 trước năm KH và 5 ngày trước khi kết thúc quý hiện thời.

Các Ban QLTDA của các CQCQ phối hợp với Tổ TDA của WB

- Lập KHĐT hàng năm và hàng quý chi tiết theo từng hợp đồng và từng gói thầu của từng TDA và nhu cầu cần hỗ trợ từ dự án PPTAF (nếu có). - Lập KHGN hàng năm và hàng quý chi tiết theo từng hợp đồng và từng gói thầu của từng TDA và yêu cầu dự án PPTAF hỗ trợ (nếu có) trình Lãnh đạo CQCQ phê duyệt. - Gửi KHĐT và KHGN hàng năm và hàng quý được phê duyệt về nhu cầu cần hỗ trợ từ dự án PPTAF (nếu có) tới Bộ KHĐT (Ban ĐPDA) để tổng hợp. - Gửi WB để được hỗ trợ triển khai TDA.

- Ngày 10 tháng 12 trước năm KH và 20 ngày trước khi kết thúc quý hiện thời. - Ngày 10 tháng 12 trước năm KH và 20 ngày trước khi kết thúc quý hiện thời. - Ngày 15 tháng 12 trước năm KH và 15 ngày trước khi kết thúc quý hiện thời. - Ngày 25 tháng 12 trước năm KH và 5 ngày trước khi kết thúc quý hiện thời.



4.2.3. Các biểu mẫu về lập và theo dõi kế hoạch 4.2.3.1. Trách nhiệm và thời gian cụ thể của quy trình lập, theo dõi và điều chỉnh các kế hoạch được thể hiện ở Bảng 5.

Bảng 5. Trách nhiệm và thời gian lập, cập nhật kế hoạch dự án

Công việc Bộ phận chịu trách

nhiệm Thời gian thực hiện

Lập kế hoạch đấu thầu Kế hoạch – Đấu thầu 10/7 hàng năm Lập kế hoạch tài chính và giải ngân Tài chính – Kế toán 20/7 hàng năm Theo dõi cập nhật hoạt động các gói thầu

Kế hoạch – Đấu thầu Thường xuyên

Điều chỉnh kế hoạch đấu thấu (nếu cần thiết)

Kế hoạch – Đấu thầu 20 ngày trước ngày bắt đầu nửa năm tài chính

Theo dõi cập nhật thực hiện thanh toán và giải ngân

Tài chính – Kế toán Thường xuyên

Điều chỉnh kế hoạch tài chính, giải ngân (nếu cần thiết)

Tài chính – Kế toán 10 ngày trước ngày bắt đầu nửa năm tài chính

Theo đó, các kế hoạch sẽ được lập cho các năm tài chính nên phải hoàn thành trước khi bắt đầu năm tài chính và phù hợp với quy trình lập và phê duyệt ngân sách Nhà nước (trong tháng 7 hàng năm). Các kế hoạch này được theo dõi thường xuyên theo tiến độ thực hiện và giải ngân thanh toán. Việc điều chỉnh, nếu cần thiết được thực hiện cho nửa năm tài chính cuối. 4.2.3.2. Các biểu mẫu Biểu mẫu kế hoạch Kế hoạch đấu thầu lập theo biểu mẫu sau đây để bảo đảm thông tin phục vụ các báo cáo và làm cơ sở cho lập kế hoạch tài chính, giải ngân.

Bảng 6. Mẫu kế hoạch đấu thầu dự án

Kế hoạch đấu thầu năm 200X

Số thứ tự

Tên Gói thầu

Hạng mục

Giá trị dự tính

Hình thức lựa chọn nhà thầu

Thời gian

chuẩn bị

Thời gian hoàn thành

đấu thầu

Thời gian hoàn thành

gói thầu

Tiến độ hiện tại

Ghi chú

… … … … … …



Kế hoạch tài chính giải ngân được lập dựa trên (và có sửa đổi) phụ lục 1, thông tư 108/2007 của Bộ TC, phụ lục này có thể rút gọn trong Bảng 7 sau đây.

Bảng 7. Mẫu kế hoạch tài chính, giải ngân dự án

Kế hoạch năm tài chính - giải ngân năm 200X

Số thứ tự

Hạng mục

Tổng vốn dự án Lũy kế thực hiện từ đầu Kế hoạch năm 200X

Tổng số

Vốn ODA

Vốn đối ứng

Tổng số

Vốn ODA

Vốn đối ứng

Tổng số

Vốn ODA

Vốn đối ứng

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 … … … … … …

Lưu ý:

- Nếu dự án có nhiều hơn một nhà tài trợ, tổng vốn ODA kế hoạch cần được chi tiết theo nhà tài trợ (bổ sung các dòng của các cột 3, 6 và 9)

- Nếu vốn ODA chi cho nhiều hơn một mục tiêu (Xây dựng cơ bản, Hành chính sự nghiệp, Hỗ trợ ngân sách, Cho vay lại), các cột 4, 7, 10 cần được phân thành các cột chi tiết phản ánh các nội dung này.

Theo dõi việc thực hiện kế hoạch Việc theo dõi thực hiện kế hoạch đấu thầu có thể được thực hiện thông qua bảng mẫu quản lý hợp đồng cập nhật sau đây:

Bảng 8. Mẫu quản lý hợp đồng

Số thứ tự

Tên gói

thầu

Tên nhà thầu trúng thấu

Ngày ký hợp đồng

Ngày dự kiến hoàn

thành

Tổng giá trị hợp đồng

Tiến độ công việc

(%)

Tiến độ giải ngân

Kế hoạch giải ngân năm

Giá trị cam kết còn lại Giá

trị % Giá trị %

… … … … … …

Về nguyên tắc, trách nhiệm theo dõi thực hiện kế hoạch là của bộ phận lập kế hoạch. Theo đó, bộ phận Đấu thầu có trách nhiệm theo dõi việc thực hiện kế hoạch đấu thầu và tiến độ thực hiện các gói thầu đến khi hoàn thành; Bộ phận Tài chính-Kế toán theo dõi và báo cáo tình hình tài chính dự án liên quan đến giải ngân và thanh toán cho các nhà thầu theo tiến độ thực hiện công việc và theo kế hoạch được phê duyệt.



Việc theo dõi thực hiện kế hoạch là do bộ phận Tài chính - Kế toán thực hiện. Việc báo cáo tình hình thực hiện và thanh toán các hợp đồng sẽ được bộ phận Kế toán thực hiện (với sự hỗ trợ của bộ phận Kế hoạch đấu thầu, bộ phận kỹ thuật) vào cuối hàng quý. Đơn vị nhận báo cáo là Giám đốc Ban ĐPDA và Ban QLTDA. Ngoài ra, các thông tin còn có thể được sử dụng để lập các báo cáo khác theo yêu cầu của nhà tài trợ và cơ quan Nhà nước. Việc phân tích tình hình thực hiện kế hoạch cần nêu được các nội dung sau:

(i) Tiến độ thực hiện công việc và tiến độ giải ngân thực tế so với dự kiến cho toàn bộ dự án, cho từng hợp phần, gói thầu lớn;

(ii) Nguyên nhân của chênh lệch; (iii) Biện pháp khắc phục nhằm đưa tiến độ dự án/hạng mục/gói thầu trở lại tiến độ

mong muốn; (iv) Ai sẽ chịu trách nhiệm thực hiện những biện pháp khắc phục đó. Việc phân tích

tình hình thực hiện kế hoạch cần bao gồm cả việc nêu nhận định về khả năng hoàn thành dự án theo cam kết về mặt thời gian như quy định trong Hiệp định Tài trợ với tiến độ thực hiện hiện tại cũng như sau khi các biện pháp khắc phục được thực hiện. Báo cáo phân tích cần được trình bày như một nội dung của báo cáo tiến độ của dự án, TDA.

Mẫu biểu quản lý hợp đồng có thể được lập cho mỗi hợp đồng và do cán bộ được phân công phụ trách hợp đồng quản lý cập nhật. Vào cuối kỳ báo cáo, biểu mẫu sẽ được tổng hợp cho cả dự án. Bộ phận Tài chính-Kế toán có trách nhiệm lập biểu mẫu này. Ngoài ra, tùy theo tính chất nguồn vốn của dự án và yêu cầu thông tin báo cáo, các hợp đồng có thể được theo dõi chi tiết phần thanh toán theo nguồn vốn (vốn ODA và vốn đối ứng). 4.3. Quy trình giải ngân 4.3.1. Nguyên tắc chung về giải ngân

Tại Ban ĐPDA:

- Chịu trách nhiệm quản lý TKCĐ tại ngân hàng Thương mại phục vụ. - Ban hành, thực hiện các đơn rút vốn gửi WB. - Tổng hợp, báo cáo gửi WB và các cơ quan liên quan CPVN. - Thực hiện giải ngân tại Ban ĐPDA và thanh toán các khoản chi phí trên ngưỡng của

các Ban QLTDA. (ngưỡng thanh toán tại Ban QLTDA là các chi phí nhỏ hơn hoặc tương đương 500.000 USD).

- Hạn mức tiền mặt: 50.000.000 VND (Trong một số trường hợp cụ thể như chuẩn bị hội thảo, đào tạo,… phải có giải thích rõ ràng và được Giám đốc phê duyệt).



- Là khâu điều phối trung gian giữa WB và Ban QLTDA.

Ban Quản lý Tiểu Dự án (Ban QLTDA): - Ban QLTDA chịu trách nhiệm quản lý TKCĐ và bao gồm các khoản chi tiêu từ tài

khoản này. - Ban QLTDA thanh toán các khoản chi phí theo hình thức tạm ứng. Tuy nhiên, đối

với các khoản thanh toán trên ngưỡng quy định, Ban QLTDA phải gửi đề nghị Ban ĐPDA thanh toán cho nhà thầu/nhà cung cấp.

- Quy định hoàn ứng: Ban QLTDA phải thực hiện hoàn ứng theo định kỳ hàng quý (chậm nhất vào ngày 10 tháng đầu tiên của quý tiếp theo). Nếu hai quý liên tiếp có chi phí phát sinh mà Ban QLTDA không thực hiện hoàn ứng kịp thời, Ban ĐPDA sẽ áp dụng phạt theo hình thức: Ban ĐPDA thanh toán trực tiếp tất cả các khoản chi phí từ nguồn vốn IDA.

Mẫu biểu hoàn ứng: sao kê chi tiêu (SOE) theo quy định của WB thì Ban QLTDA phải gửi bản sao hợp đồng và các chứng từ thanh toán kèm theo; Các hợp đồng xét trước cũng gửi các chứng từ thanh toán kèm theo.

- Hạn mức tiền mặt: 50.000.000 VND (Trong một số trường hợp cụ thể như chuẩn bị

hội thảo, đào tạo,… phải có giải thích rõ ràng và được Giám đốc Ban QLTDA phê duyệt).

4.3.2. Tài khoản

4.3.2.1. Tài khoản tiếp nhận vốn viện trợ Tài khoản này được mở tại Ngân hàng Thương mại, chỉ tiếp nhận và giải ngân nguồn viện trợ IDA.

4.3.2.1.1. Tài khoản Chỉ định (TKCĐ)

Thủ tục TKCĐ là hình thức WB ứng trước cho Ban ĐPDA một khoản tiền vào TKCĐ mở tại ngân hàng phục vụ để Ban ĐPDA chủ động trong thanh toán cho các khoản chi tiêu thường xuyên hợp lệ của dự án, giảm bớt số lần xin rút vốn từ WB và đẩy nhanh tốc độ thanh toán cho các hoạt động của dự án. Tại Ban ĐPDA: TKCĐ bằng ngoại tệ (USD) được mở tại Ngân hàng Thương mại. Tài khoản này được quy định mức trần: 5.000.000 USD.

4.3.2.1.2. Ban QLTDA



TKCĐ bằng VND được mở tại Ngân hàng Thương mại (nên lựa chọn Ngân hàng Thương mại cùng hệ thống với Ban ĐPDA). Tài khoản này được quy định mức trần: tương đương 500.000 USD. Tuy nhiên, các khoản thanh toán quốc tế (giá trị thanh toán bằng USD) Ban QLTDA phải gửi đề nghị thanh toán tại Ban ĐPDA. Mức trần Tài khoản Ban QLTDA có thể thay đổi trong quá trình thực hiện dự án, căn cứ vào ý kiến thống nhất bằng văn bản giữa Bộ KHĐT và WB.

(Phụ lục đính kèm: Thư giải ngân) 4.3.2.2. Tài khoản tiếp nhận vốn đối ứng

Ban ĐPDA: Tài khoản vốn đối ứng bằng VNĐ tại Kho bạc Nhà nước để thanh toán các nội dung của dự án do Ban ĐPDA thực hiện. Ban QLTDA: Tài khoản vốn đối ứng bằng VNĐ tại Kho bạc NN để thanh toán các nội dung của dự án do Ban QLTDA thực hiện và nguồn vốn này CQCQ tự cân đối trong NSNN hàng năm của cơ quan mình cho TDA.

4.3.2.3. Tài khoản khác

Ban ĐPDA: Tài khoản tiền gửi mở tại ngân hàng thương mại, KBNN để tiếp nhận các nguồn vốn khác của Ban ĐPDA thực hiện các giao dịch khác không sử dụng hai nguồn vốn IDA và NSNN. Ban QLTDA: Tài khoản tiền gửi mở tại ngân hàng thương mại, KBNN để tiếp nhận các nguồn vốn khác của Ban ĐPDA thực hiện các giao dịch khác không sử dụng hai nguồn vốn IDA và NSNN. 4.3.3. Hướng dẫn giải ngân

4.3.3.1. Phương pháp giải ngân Có 03 phương pháp giải ngân: - Hoàn ứng: WB có thể hoàn trả lại cho dự án những chi phí hợp lệ được tài trợ từ

vốn vay theo Hiệp định Tài trợ, trong trường hợp dự án đã dùng nguồn của mình để thanh toán trước những chi phí đó.



- Tạm ứng: WB có thể tạm ứng tiền vay vào tài khoản chỉ định của dự án để tài trợ cho các chi phí hợp lệ khi chi phí phát sinh; với thủ tục này, các hồ sơ, chứng từ sẽ được cung cấp sau.

- Thanh toán trực tiếp: Nếu có yêu cầu của Dự án, Ngân hàng có thể trực tiếp thanh toán các chi phí hợp lệ cho một bên thứ ba (ví dụ như nhà cung cấp, nhà thầu, tư vấn).

4.3.3.2. Rút vốn IDA về TKCĐ (hình thức tạm ứng) a) Sơ đồ 3: Quy trình rút vốn từ WB về TKCĐ của Ban ĐPDA

Ghi chú: Đường đi của tài liệu Dòng tiền Giải thích Quy trình rút vốn:

1. Ban ĐPDA gửi cho Bộ TC (Cục Quản lý nợ và Tài chính đối ngoại) hồ sơ xin rút vốn;

2. Trong vòng 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, Bộ TC xem xét, chấp thuận và đồng ký đơn rút vốn gửi Ban ĐPDA và WB;

3. NHTG xem xét hồ sơ rút vốn và chuyển vốn vào TKCĐ của Ban ĐPDA mở tại Ngân hàng phục vụ.

4. Ngân hàng phục vụ thông báo cho Ban ĐPDA sau khi nhận được vốn do WB chuyển về.

WB Bộ TC

Ban ĐPDA Ngân hàng phục vụ

(2)

(1) (3)

(4)



b. Sơ đồ 3.1: Quy trình rút vốn từ Ban ĐPDA về TKCĐ của Ban QLTDA

Ghi chú: Đường đi của tài liệu Dòng tiền

Giải thích Quy trình rút vốn:

1. Ban QLTDA gửi Ban ĐPDA hồ sơ xin rút vốn; 2. Trong vòng 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, Ban ĐPDA xem xét,

chấp thuận và đồng ký đơn rút; 3. Ban ĐPDA làm lệnh chi gửi Ngân hàng phục chuyển tiền vào TK tại Ngân hàng

phục vụ của Ban QLTDA. 4. Ngân hàng phục vụ thông báo cho Ban QLTDA sau khi nhận được vốn do Ban

ĐPDA chuyển về.

4.3.4. Thanh toán chi phí: 4.3.4.1. Rút vốn theo hình thức thanh toán trực tiếp

Ngân hàng phục vụ Ban ĐPDA

Ban ĐPDA

Ban QLTDA Ngân hàng phục vụ Ban QLTDA

(2)

(1) (3)

(4)



Sơ đồ 4: Quy trình rút vốn thanh toán trực tiếp tại Ban ĐPDA

Ghi chú: Đường đi của tài liệu Dòng tiền Giải thích Quy trình thanh toán: 1. Nhà thầu gửi đề nghị thanh toán cho Ban ĐPDA 2. Ban ĐPDA chuẩn bị hồ sơ và gửi KBNN đồng cấp kiểm soát chi 3. KBNN thông báo kết quả kiểm soát chi cho Ban ĐPDA 4. Ban ĐPDA chuẩn bị đơn xin thanh tóan trực tiếp gửi cho Bộ TC (Cục Quản lý Nợ

và Tài chính đối ngoại) 5. Trong vòng 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, Bộ TC xem xét, chấp

thuận và đồng ký đơn rút vốn gửi Ban ĐPDA và WB 6. WB xem xét hồ sơ rút vốn và chuyển tiền về tài khoản của nhà thầu

Bộ TC

KBNN

WB

Ban ĐPDATW

Nhà thầu/Nhà cung cấp/Tư vấn

(3)

(2)

(4)

(1)

(5)

NHTM

(6)



Sơ đồ 5: Quy trình rút vốn thanh toán trực tiếp tại Ban QLTDA

Giải thích Quy trình thanh toán:

1. Nhà thầu gửi đề nghị thanh toán cho Ban QLTDA 2. Ban QLTDA chuẩn bị hồ sơ và gửi KBNN kiểm soát chi 3. KBNN thông báo kết quả kiểm soát chi cho Ban QLTDA 4. Ban QLTDA gửi hồ sơ xin thanh toán trực tiếp lên cho Ban ĐPDA 5. Ban ĐPDA xem xét đơn xin thanh tóan và chấp nhận thanh toán cho Ban QLTDA 6. Ban ĐPDA chuyển tiền về tài khoản của nhà thầu 4.3.4.2. Rút vốn theo hình thức bồi hoàn Sơ đồ 6: Quy trình rút vốn bồi hoàn

Bộ TC WB

KBNN Ban ĐPDA

Ban QLTDA

Nhà thầu A

Nhà thầu B

NHTM của Ban ĐPDA

NHTM của Ban QLTDA

(5b)

(4b) (6b)

(5a)

(1b)

(3b)

(1a)

(4a) (2a)

(2b)

(3a)

Ban ĐPDA

KBNN

Nhà thầu/Nhà cung cấp/Tư vấn

Ban QLTDA

(4)

(5)

(6)

NHTM

(1)

(2) (3)



Giải thích quy trình thanh toán: 1. 1(a), 1(b). Nhà thầu gửi hồ sơ đề nghị thanh toán lên Ban ĐPDA/Ban QLTDA. 2. 2(a), 2(b). Ban ĐPDA/Ban QLTDA gửi hồ sơ sang cơ quan KSC cùng cấp. 3. 3(a), 3(b). Sau khi có thông báo kết quả KSC của KBNN Ban ĐPDA/Ban QLTDA

thanh toán cho nhà thầu qua TK tại KBNN. 4. 4(a). Ban QLTDA gửi hồ sơ xin bồi hoàn vốn lên cho Ban ĐPDA. 5. 5(a) Ban ĐPDA xem xét đơn xin thanh toán và chuyển tiền về tài khoản tại NHTM

của Ban QLTDA. 6. 4(b) Ban ĐPDA gửi Hồ sơ sang Bộ Tài chính. 7. (5b) Bộ Tài chính xem xét, chấp thuận và đồng ký đơn rút vốn gửi Ban ĐPDA và

WB. 8. 6(b). WB xem xét hồ sơ rút vốn và chuyển tiền về tài khoản tại NHTM của Ban

ĐPDA

4.3.5. Thanh toán thông qua tài khoản chỉ định tại Ban ĐPDA và Ban QLTDA

Nguyên tắc chung: - Ban ĐPDA thanh toán các khoản chi phí của Ban ĐPDA và các chi phí vượt

ngưỡng. - Ban QLTDA thanh toán các chi phí của Ban QLTDA thông qua hình thức tạm ứng. - Các quy định về “ngưỡng”: Ngưỡng là một mức tiền nhất định, theo đó những khoản

thanh toán có giá trị vượt ngưỡng sẽ được thông qua TKCĐ của Ban ĐPDA, dưới ngưỡng thì thanh toán từ tài khoản của Ban QLTDA. Tài thời điểm hiện tại, ngưỡng được quy định là 500.000 USD. Ngưỡng này có thể thay đổi trong quá trình thực hiện dự án.

- Các quy định về tạm ứng: Tạm ứng được thực hiện để Ban QLTDA thực hiện thanh toán các khoản dưới ngưỡng cho nhà thầu. Tạm ứng được thực hiện thông qua tài khoản của Ban QLTDA. Các khoản tạm ứng được thực hiện hàng quý và được hoàn ứng hàng quý. Số dư tạm ứng tối đa được ước tính chi tiêu 06 tháng tiếp theo nhưng không vượt quá mức trần tạm ứng là 500.000 USD, mức trần có thể điều chỉnh trong quá trình thực hiện dự án. Tạm ứng được hoàn ứng hàng quý trong vòng 15 ngày kể từ ngày kết thúc quý. Nếu Ban QLTDA nào trong vòng 2 quý liên tục không hoàn ứng theo đúng quy định, Ban QLTDA đó sẽ không được tiếp tục tạm ứng nữa. Thay vào đó Ban ĐPDA sẽ thanh toán trực tiếp cho các nhà thầu của Ban QLTDA.

4.3.5.1. Thanh toán các khoản chi phí của Ban ĐPDA và các khoản thanh toán của Ban QLTDA có giá trị tương đương hoặc trên ngưỡng



Sơ đồ 7

Giải thích quy trình thanh toán: 1. Nhà thầu nộp yêu cầu thanh toán cho Ban ĐPDA (1(a)) và cho Ban QLTDA (1(b)); 2. Ban ĐPDA nộp yêu cầu thanh toán và chứng từ kèm theo cho Cơ quan Kiểm soát

chi (2(a)) và các Ban QLTDA nộp yêu cầu thanh toán và chứng từ kèm theo cho Cơ quan Kiểm soát chi (2(b));

3. Ban QLTDA nộp yêu cầu thanh toán cho Ban ĐPDA; 4. Ban ĐPDA chỉ thị cho ngân hàng thương mại thanh toán; và 5. Ngân hàng thương mại thực hiện thanh toán cho nhà thầu của Ban ĐPDA trong

(5(a)) và nhà thầu của Ban QLTDA trong (5(b)). 4.3.5.2. Thanh toán các khoản chi phí dưới ngưỡng của Ban QLTDA Sơ đồ 8

2

Cơ quan kiểm soát chi

Ban ĐPDATW

Các ban QLTDA

Các nhà thầu

Tài khoản của ban QLTDA tại NHTM

Tài khoản chỉ định ban ĐPDATW tai NHTM

7

3 8 1

5

4

6

Ban ĐPDA

Tài khoản chỉ định tại NHTM

Các ban QLTDA

2(a)

Nhà thầu (B.)

Cơ quan kiểm soát chi

Nhà thầu (A.)

5(b)

5(a)

2(b)

3

1(a)

4

1(b)



Giải thích quy trình thanh toán: 1. Ban QLTDA nộp yêu cầu tạm ứng cho Ban ĐPDA; 2. Ban ĐPDA chỉ thị Ngân hàng Thương mại chuyển tạm ứng vào tài khoản của Ban

QLTDA mở tại Ngân hàng Thương mại; 3. Ngân hàng Thương mại của Ban ĐPDA thực hiện chuyển kinh phí vào tài khoản

của Ban QLTDA tại Ngân hàng Thương mại; 4. Các nhà thầu nộp yêu cầu thanh toán cho Ban QLTDA; 5. Ban QLTDA nộp yêu cầu thanh toán và chứng từ kèm theo cho các Cơ quan Kiểm

soát chi; 6. Ban QLTDA chỉ thị ngân hàng thương mại thanh toán; 7. Ngân hàng thương mại thực hiện thanh toán cho nhà thầu; 8. Ban QLTDA nộp chứng từ kèm theo để tất toán khoản tạm ứng đã nhận từ Ban

ĐPDA.

4.3.6. Hồ sơ chứng từ 4.3.6.1. Hồ sơ đi kèm đơn rút vốn a. Hồ sơ đi kèm đơn rút vốn của Ban ĐPDA Thủ tục pháp lý trước khi gửi đơn rút vốn

Sau khi dự án có hiệu lực và Ban ĐPDA đã mở xong TKCĐ theo quy định, Bộ KHĐT gửi công văn cho NHNNVN thông báo số tài khoản và đăng ký mẫu chữ ký được ký đơn rút vốn.

Hồ sơ rút vốn

Hồ sơ rút vốn lần đầu bao gồm: - Công văn đề nghị rút vốn gửi Bộ Tài chính. - Mẫu đơn rút vốn (mẫu của WB): 3 bản TA. Hồ sơ rút vốn bổ sung: - Công văn của Ban ĐPDA đề nghị rút vốn bổ sung TKCĐ. Đơn xin rút vốn bổ sung vào TKCĐ (tiếng Anh): - Sao kê chi tiêu (SOE) và Sao kê các khoản thanh toán do Ban ĐPDA lập thể hiện rõ

các khoản đã chi từ TKCĐ theo mẫu của WB (tiếng Anh); - Báo cáo đối chiếu TKCĐ do Ban ĐPDA lập (tiếng Anh); - Sao kê Tài khoản Chỉ định do Ngân hàng Thương mại lập (tiếng Anh);



- Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư có xác nhận của KBNN (bản gốc) đối với các hợp đồng/khoản chi của Ban ĐPDA;

- Bản Sao kê chi tiêu do Ban ĐPDA lập thể hiện rõ các khoản đã chi từ TKCĐ, chi tiết theo ngày thanh toán, đối tượng thụ hưởng, cơ quan kiểm soát chi, số/ngày có văn bản xác nhận của cơ quan kiểm soát chi. Bảng kê này là cơ sở để Bộ TC làm thủ tục ghi thu ghi chi.

Trong vòng 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đầy đủ hồ sơ hợp lệ, Bộ TC sẽ xem xét và đồng ký Đơn rút vốn gửi WB xem xét.

Hồ sơ nộp WB

- Đơn rút vốn - Sao kê chi tiêu (SOE) do Ban ĐPDA lập thể hiện rõ các khoản chi từ TKCĐ - Sao kê các khoản thanh toán cho các hợp đồng trên ngưỡng Sao kê chi tiêu (SOE)

bản sao của các hồ sơ/chứng từ thanh toán. - Báo cáo đối chiếu TKCĐ do Ban ĐPDA lập - Sao kê Tài khoản Chỉ định do Ngân hàng Thương mại lập (Các mẫu chi tiết trong Phụ lục) b. Hồ sơ đi kèm đơn rút vốn của Ban QLTDA

Thủ tục pháp lý trước khi gửi đơn rút vốn

Sau khi Tiểu Dự án được phê duyệt và Ban QLTDA đã mở xong TKCĐ theo quy định, Ban QLDA gửi công văn cho Ban ĐPDA thông báo số tài khoản và đăng ký mẫu chữ ký được rút vốn. Hồ sơ rút vốn lần đầu bao gồm

Công văn đề nghị rút vốn gửi Ban ĐPDA. Mẫu đơn rút vốn (mẫu của WB): 3 bản tiếng Anh

Bổ sung tài khoản

Hàng quý hoặc khi tài khoản Ban QLTDA có số dư dưới 50% mức tạm ứng ban đầu, Ban QLTDA đề nghị Ban ĐPDA bổ sung vốn cho Tài khoản của Ban QLTDA. Hồ sơ gửi cho Ban ĐPDA bao gồm: Công văn đề nghị bổ sung vốn về Tài khoản Ban QLTDA; Sao kê tài khoản dự án do Ngân hàng phục vụ lập cho các tháng trong quý; Sao kê các khoản đã thanh toán từ Tài khoản dự Ban QLTDA; Các Giấy đề nghị thanh toán có xác nhận của KBNN (Bản gốc);



Đối với các khoản thanh toán thuộc các hợp đồng trên ngưỡng của Sao kê chi tiêu (SOE) theo quy định của WB thì Ban QLTDA phải gửi bản sao hợp đồng và các chứng từ thanh toán kèm theo.

Căn cứ đề nghị của Ban QLTDA, Ban ĐPDA chuyển tiền bổ sung Tài khoản của Ban QLTDA. Hết quý IV hàng năm, Ban ĐPDA và Ban QLTDA đối chiếu số liệu về tổng nguồn vốn IDA nhận và chi tiêu trong năm. 4.3.6.2. Hồ sơ đi kèm các khoản chi tiêu * Quy định về Sao kê chi tiêu (SOE) Các hợp đồng trên ngưỡng sao kê chi tiêu và phải gửi bản sao các chứng từ/hóa đơn thanh toán là tài liệu kèm theo đơn rút vốn bao gồm:

- Các hợp đồng hàng hoá có giá trị ước tính tương đương hoặc cao hơn 100.000 USD; - Các hợp đồng dịch vụ tư vấn độc lập có trị ước tính tương đương hoặc cao hơn

50.000 USD; - Các hợp đồng dịch vụ của công ty tư vấn có giá trị ước tinh tương đương hoặc cao

hơn 100.000 USD. Tất cả các hợp đồng khác được áp dụng theo phương pháp kiểm tra sau của WB, không phải gửi kèm bản sao chứng từ trong các đơn rút vốn. a. Quy trình thanh toán các khoản chi tiêu của Ban ĐPDA Sơ đồ 9

Ghi chú: Đường đi của tài liệu Dòng tiền

KBNN Ban ĐPDA NHTM

Nhà thầu/Nhà cung cấp/Nhà tư vấn hoặc khi có nhu cầu chi tiêu của chi

phí Ban ĐPDA

(1) (3)

(2)

(6)

(4)

(5)



Giải thích sơ đồ:

1. Nhà thầu/nhà cung cấp hàng hoá/dịch vụ gửi giấy Đề nghị thanh toán đến Ban ĐPDA hoặc khi có nhu cầu chi tiêu các khoản chi phí Ban ĐPDA;

2. Ban ĐPDA chuẩn bị Hồ sơ theo quy định, gửi cho KBNN; 3. Trong vòng 5 ngày làm việc, KBNN kiểm tra, xác nhận hồ sơ đủ điều kiện thanh

toán và gửi thông báo chấp thuận thanh toán cho Ban ĐPDA; 4. Ban ĐPDA gửi Yêu cầu chi cho Ngân hàng Thương mại 5. Ngân hàng chuyển tiền thanh toán cho nhà thầu 6. KBNN thanh toán phần vốn đối ứng (nếu có) cho Nhà thầu

Chú ý:

- Tỷ giá thanh toán và hạch toán cho các khoản chi tiêu từ TKCĐ được áp dụng tỷ giá mua của Ngân hàng Thương mại tại thời điểm thanh toán.

- Đối với các khoản chi tiêu do WB tài trợ 100%, sẽ không có bước (6) của sơ đồ trên.

* Các khoản chi tiêu:

- Chi mua trang thiết bị, dụng cụ văn phòng cho Ban ĐPDA, mua sắm phương tiện đi lại cho Ban ĐPDA.

- Chi trả các hợp đồng dịch vụ bao gồm: Kiểm toán độc lập hàng năm, Thuê tư vấn các loại, hợp đồng đào tạo, các dịch vụ tư vấn nghiên cứu chuyên đề và một số loại hình dịch vụ khác.

- Chi tập huấn, đào tạo, tăng cường năng lực cho cán bộ các cấp theo kế hoạch được duyệt.

- Các khoản chi cho hoạt động của Ban ĐPDA như: Chi phí hội nghị, hội thảo, lễ tân, chi phí hoạt động văn phòng, lương cán bộ văn phòng dự án (kể cả chi trả cho cán bộ hợp đồng), phụ cấp, hiện trường...

- Chi phí thuê văn phòng làm việc cho Ban ĐPDA.

* Thủ tục thanh toán:

Hồ sơ nộp KBNN để thực hiện kiểm soát chi gồm có:

- Dự toán được phê duyệt - Quyết định phê duyệt kế hoạch đấu thầu của cấp có thẩm quyền; - Quyết định phê duyệt dự toán chi tiết của từng gói thầu/hoạt động của cấp có thẩm

quyền (nếu có); - Quyết định phê duyệt kết quả đấu thầu của cấp có thẩm quyền; - Hợp đồng kinh tế ký kết với các nhà cung cấp và nhà thầu; - Bảo lãnh thực hiện hợp đồng (cho các hợp đồng tạm ứng lần đầu); - Biên bản nghiệm thu sản phẩm (cho từng lần thanh toán theo tiến độ quy định trong

hợp đồng) - Biên bản nghiệm thu, bàn giao và thanh lý hợp đồng (nếu thanh toán lần cuối); - Bản sao hoá đơn hợp lệ mua sắm hàng hoá;



b. Các khoản chi tiêu của Ban QLTDA:

- Chi mua trang thiết bị, dụng cụ văn phòng. - Chi trả các hợp đồng dịch vụ bao gồm: Thuê tư vấn các loại, hợp đồng đào tạo, các

dịch vụ tư vấn nghiên cứu và một số loại hình dịch vụ khác. - Chi tập huấn, đào tạo, tăng cường năng lực cho cán bộ các cấp theo kế hoạch được

duyệt. - Các khoản chi cho hoạt động như: Chi phí hội nghị, hội thảo, lễ tân, chi phí hoạt

động văn phòng, lương cán bộ văn phòng dự án (kể cả chi trả cho cán bộ hợp đồng), phụ cấp, hiện trường...

Hồ sơ thanh toán vốn của Ban QLTDA

Hồ sơ gửi KBNN để tiến hành kiểm soát chi gồm:

- Kế hoạch hoạt động, kế hoạch ngân sách được phê duyệt hàng năm. - Quyết định phê duyệt KHĐT năm của cấp có thẩm quyền. . - Quyết định phê duyệt kết quả đấu thầu của cấp có thẩm quyền; - Hợp đồng Tư vấn, kinh tế ký kết với các nhà cung cấp và nhà thầu; - Bảo lãnh thực hiện hợp đồng (cho các hợp đồng tạm ứng lần đầu) (nếu cần); - Biên bản nghiệm thu sản phẩm (cho từng lần thanh toán theo tiến độ quy định trong

hợp đồng) - Biên bản nghiệm thu, bàn giao và thanh lý hợp đồng (nếu thanh toán lần cuối); - Bản sao hoá đơn hợp lệ mua sắm hàng hoá;

4.4. Tài trợ hồi tố 4.4.1. Các hoạt động được áp dụng cơ chế tài trợ hồi tố

Các hoạt động đào tạo, tăng cường năng lực về Sổ tay hướng dẫn thực hiện dự án (thủ tục quản lý tài chính và giải ngân thủ tục đấu thầu mua sắm của WB...) và một số đào tạo phục vụ việc triển khai Dự án.

Một số dịch vụ tư vấn cá nhân. Một số dịch vụ tư vấn chuẩn bị tài liệu đào tạo Các gói thầu mua sắm trang thiết bị phục vụ hoạt động của.Dự án.

Trên cơ sở kế hoạch chuẩn bị Dự án đã thực hiện Ban ĐPDA tổng hợp và lập kế hoạch sử dụng tài trợ hồi tố, trình WB không phản đối để làm căn cứ thực hiện.

4.4.2. Một số quy định liên quan đến tài trợ hồi tố

Tổng số tiền WB cho phép tài trợ hồi tố: 100.000 USD. Thời hạn áp dụng tài trợ hồi tố: từ ngày 01/06/2010 đến khi dự án có hiệu lực. Tất cả các khoản chi tiêu đều phải tuân thủ đúng thủ tục của WB.



Phương thức thực hiện: Chính phủ ứng trước vốn đối ứng để thanh toán các chi phí phát sinh. Sau khi dự án có hiệu lực và đủ điều kiện giải ngân, Ban ĐPDA gửi đơn rút vốn cho WB (kèm hồ sơ/chứng từ) đề nghị bồi hoàn các chi phí đó.

4.5. Hệ thống kế toán, báo cáo và quyết toán dự án 4.5.1. Quy định chung

4.5.1.1 Nguyên tắc kế toán

Báo cáo tài chính được lập trên cơ sở giá gốc. Năm tài chính: bắt đầu vào ngày 1/1 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm Nguồn vốn được ghi nhận theo các báo cáo về khoản tiền nhận được, chi phí được

ghi nhận khi phát sinh. Chế độ kế toán áp dụng tại Ban ĐPDA và tại các Ban QLTDA là chế độ kế toán

hiện hành của Việt Nam “chế độ kế toán áp dụng cho các Ban Quản lý dự án ban hành kèm theo Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 của Bộ TC.

Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong năm bằng ngoại tệ sẽ được chuyển đổi theo tỷ giá tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ. Số dư tài sản và công nợ có gốc ngoại tệ tại ngày lập Bảng Cân đối kế toán được chuyển đổi theo tỷ giá tại ngày cuối quý hoặc cuối năm. Chênh lệch tỷ giá được hạch toán vào Tài khoản chênh lệch tỷ giá và thể hiện trên Bảng cân đối kế toán.

Các nghiệp vụ kế toán được phản ánh bằng đồng Việt Nam (VNĐ). Riêng đối với Tài khoản chỉ định, các nghiệp vụ phát sinh được phản ánh bằng đô la Mỹ và VNĐ.

Các Báo cáo theo yêu cầu của WB được trình bày bằng đồng đô la Mỹ. Các Ban QLTDA phải gửi báo cáo định kỳ lên Ban ĐPDA tổng hợp và gửi WB, các

cơ quan liên quan của Chính phủ Việt Nam. 4.5.1.2. Hạch toán kế toán

Tại Ban ĐPDA: kế toán ghi chép sổ sách bằng MS Excel. Tại các Ban QLTDA: kế toán ghi chép sổ sách bằng MS Excel. Các bước tập hợp chứng từ và hạch toán các nghiệp vụ kế toán:

- Cán bộ dự án cần nắm các quy định trong các văn kiện dự án, Hiệp định Tài trợ, Sổ tay Hướng dẫn thủ tục mua sắm đấu thầu, Sổ tay giải ngân của WB…, nhằm đảm bảo tuân thủ đúng các trật tự và thủ tục thực hiện dự án.

- Tất cả các hoạt động và nghiệp vụ kinh tế phát sinh của dự án phải có đầy đủ các chứng từ gốc (không chấp nhận bản sao chứng từ) cho việc hạch toán, ghi sổ kế toán.

- Dựa vào các chứng từ gốc đã được kiểm tra và đối chiếu, nhân viên kế toán kiểm tra và soát xét các chứng từ kế toán và hạch toán vào sổ kế toán theo đúng trình tự quy định.



- Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được hạch toán vào đúng tài khoản của hệ thống sổ kế toán dự án, định kỳ tổng hợp và lập các Báo cáo tài chính theo các quy định của Chính phủ và của WB.

4.5.1.3. Chứng từ kế toán dự án

Hệ thống chứng từ kế toán áp dụng theo chế độ hiện hành. Ngoài ra, khi sử dụng vốn vay WB, Ban QLTDA cần chuẩn bị thêm một số chứng từ theo

yêu cầu quản lý của WB khi làm đơn xin rút vốn cũng như khi quyết toán khoản vay. 4.5.1.4. Thực thi và tổ chức hệ thống chứng từ kế toán dự án

Hệ thống chứng từ kế toán cần phản ánh tất cả các loại: tiền mặt, hàng tồn kho, tài sản cố định, nhân công và tiền lương, và quá trình thực thi dự án.

Đảm bảo khả năng kiểm soát và kiểm tra các chứng từ chứng minh các hoạt động phát sinh trong quá trình thực hiện dự án.

Luân chuyển một cách hợp lý các chứng từ giữa các cán bộ có liên quan của Ban QLTDA để thuận tiện cho việc hạch toán và ghi sổ kế toán một cách kịp thời.

Lưu trữ những chứng từ và các tài liệu hỗ trợ khác trong quá trình sử dụng và đem vào lưu trữ khi năm tài chính kết thúc theo đúng yêu cầu của các quy định hiện hành.

4.5.1.5. Luân chuyển chứng từ

Các thủ tục phê duyệt và xử lý chứng từ: Kế toán trưởng có trách nhiệm tổ chức và điều hành toàn bộ các hoạt động tài chính kế toán của Ban QLTDA. Các thủ tục phê duyệt chứng từ được tiến hành như mô tả sau:

Chỉ có Giám đốc và Kế toán trưởng có quyền phê duyệt mọi chứng từ, hoá đơn của Ban QLTDA. 4.5.1.6. Lưu giữ chứng từ, số liệu kế toán: Để đảm bảo tính liên tục trong việc theo dõi và xử lý các chứng từ, từng cán bộ kế toán phải

có trách nhiệm lưu các số liệu kế toán trong năm tài chính do mình phụ trách. Trong trường hợp thay thế nhân viên hoặc thuyên chuyển, sắp xếp lại công tác, các cá nhân

liên quan phải gửi lại mọi chứng từ, số liệu trong phạm vi trách nhiệm của mình dưới sự chứng kiến của Kế toán trưởng và/hoặc Giám đốc Ban QLTDA.

Người lập chứng từ

Giám đốc dự án

Kế toán thanh toán


Người lập chứng từ

Giám đốc dự án

Kế toán thanh toán




Kết thúc năm tài chính và các công việc kế toán như kiểm tra, đối chiếu và lập các báo cáo tài chính kết thúc v.v, tất cả mọi chứng từ, số liệu kế toán đều được sắp xếp, phân loại, đóng sổ, đóng dấu và lưu giữ tại phòng Kế toán.

Việc lưu trữ được tiến hành theo quy định hiện hành của Việt Nam.

4.5.2. Hệ thống kế toán của dự án (Phụ lục chi tiết đính kèm)

4.5.3. Hệ thống báo cáo của dự án 4.5.3.1. Nguyên tắc báo cáo

Ban ĐPDA tổng hợp đầy đủ số liệu chi tiêu từ báo cáo của các Ban QLTDA. 4.5.3.2. Hệ thống báo cáo

Ban ĐPDA: báo cáo tài chính áp dụng theo Quy định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 của Bộ TC. Báo cáo khác theo QĐ số 803/2007 của Bộ KHĐT.

Ban QLTDA: Theo quy định hiện hành. 4.5.3.3. Thời hạn báo cáo

Ban ĐPDA: Báo cáo WB: Tổng hợp và nộp báo cáo quý cho WB trong vòng 45 ngày sau khi kết thúc

quý; báo cáo năm phải nộp cho WB trong vòng 6 tháng sau khi kết thúc năm và phải được kiểm toán.

Báo cáo CPVN: Tổng hợp và nộp báo cáo quý chậm nhất 15 ngày sau khi hết quý cho Cơ quan liên quan; Tổng hợp và Báo cáo năm trước ngày 31/1 năm sau.

Ban QLTDA: chuẩn bị và nộp báo cáo quý chậm nhất 10 ngày sau khi hết quý; báo cáo năm cho trước ngày 20/1 năm sau cho Ban ĐPDA.



4.5.4 Yêu cầu về các báo cáo của Ban ĐPDA, Ban QLTDA

STT Tên báo cáo Định kỳ

Cơ quan chủ

quản

Bộ KH& ĐT

Bộ TC WB Cơ

quan khác

1 Báo cáo AMT, bao gồm: - Tiến độ giải ngân vốn ODA - Tiến độ giải ngân vốn đối ứng - Theo dõi tài khoản chỉ định - Báo cáo nguồn và sử dụng nguồn - các biểu báo cáo tình hình đấu thầu

Quý,Năm Có Có Có

2 Báo cáo chi tiêu (SOE) Khi yêu cầu giải ngân

Có Có

3 Báo cáo sao kê các khoản giải ngân (theo TT108)

Hàng tháng Có

5 Báo cáo Kết thúc Dự án (theo quyết định 803)

Kết thúc dự án

Có Có Có Có

6 Báo cáo quyết toán dự án hoàn thành (theo quy định của Thông tư 33/2007/TT-BTC)

12 tháng sau khi dự án kết thúc

Có Có

4.5.5. Các biểu mẫu báo cáo (Phụ lục đính kèm) 4.6. Quyết toán dự án

Công tác quyết toán dự án thực hiện theo đúng quy định của Nhà nước. a. Mục đích:

Nhằm xác định toàn bộ chi phí hợp lệ đã thực hiện trong quá trình thực hiện dự án. Chi phí hợp lệ là chi phí được thực hiện trong phạm vi thiết kế, dự toán đã phê duyệt kể cả phần điều chỉnh, bổ sung, đúng với hợp đồng đã ký kết, phù hợp với các quy định của pháp luật. Vốn đầu tư được quyết toán phải nằm trong giới hạn tổng mức đầu tư được cấp có thẩm quyền phê duyệt. b. Báo cáo quyết toán dự án hoàn thành:

Sau khi dự án hoàn thành, Ban QLTDA dự án lập Báo cáo quyết toán dự án hoàn thành gửi Ban ĐPDA tổng hợp, trình cấp có thẩm quyền thẩm tra, phê duyệt. Báo cáo quyết toán dự án hoàn thành phải xác định đầy đủ, chính xác tổng chi phí đầu tư đã thực hiện; phân định rõ



nguồn vốn đầu tư; chi phí đầu tư được phép không tính vào giá trị tài sản hình thành qua đầu tư dự án; giá trị tài sản hình thành qua đầu tư: tài sản cố định, tài sản lưu động. Nội dung của Báo cáo quyết toán bao gồm:

(a) Nguồn vốn đầu tư thực hiện dự án tính đến ngày khoá sổ lập báo cáo quyết toán (chi tiết theo từng nguồn vốn đầu tư).

(b) Chi phí đầu tư đề nghị quyết toán chi tiết theo cơ cấu: mua sắm và lắp đặt thiết bị, chi phí khác; chi tiết theo hạng mục, khoản mục chi phí đầu tư.

(c) Xác định chi phí đầu tư thiệt hại không tính vào giá trị tài sản hình thành qua đầu tư. (d) Thời hạn quyết toán: Sau ngày kết thúc dự án, các khoản chi hoạt động đã được kiểm toán.

4.7. Kiểm soát nội bộ 4.7.1. Mục tiêu và nguyên tắc kiểm soát nội bộ

4.7.1.1. Mục tiêu của kiểm soát nội bộ

Kiểm soát nội bộ là một phần của cơ chế tài chính và công tác kế toán trong hoạt động quản lý Dự án nhằm hỗ trợ việc thực hiện hiệu quả, tuân thủ các chính sách và quy định của Chính phủ và WB, đảm bảo an toàn nguồn lực tài chính. Mục tiêu của Kiểm soát nội bộ bao gồm:

(a) góp phần đảm bảo tuân thủ việc thực hiện các chính sách, quy định của Chính phủ, các nhà tài trợ và các thủ tục cụ thể của dự án;

(b) góp phần đảm bảo các hoạt động tài chính được minh bạch, rõ ràng; (c) góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Dự án; (d) kiểm soát nhằm đảm bảo an toàn tài sản và nguồn vốn dự án; (e) góp phần phát hiện sớm các vấn đề, sai sót có thể xảy ra trong quá trình thực hiện.

4.7.1.2. Nguyên tắc của kiểm soát nội bộ

Nguyên tắc cơ bản cho công tác Kiểm soát nội bộ có thể được tóm lược như sau:

(a) cấp quản lý cao hơn một cấp sẽ giám sát, kiểm tra và chấp thuận/ hoặc phê duyệt các khoản chi tiêu và mua sắm do cấp dưới thực hiện;

(b) phân công trách nhiệm và nhiệm vụ cho cán bộ dự án theo quy định, tương xứng với vị trí và cấp quản lý dự án;

(c) tách bạch trách nhiệm của từng cán bộ dự án một cách cụ thể; (d) sử dụng phương pháp thích hợp để quản lý tài sản của dự án; (e) các tài liệu phải đầy đủ và hợp lý, lưu trữ khoa học; (f) sử dụng các thủ tục nội bộ để kiểm tra chéo các tài khoản, các chi tiêu, bút toán nhằm

phát hiện kịp thời các sai sót; (g) kiểm kê các tài sản của dự án theo định kỳ hàng năm.



4.7.2. Cơ chế kiểm soát nội bộ

4.7.2.1. Trách nhiệm kiểm soát nội bộ

Lãnh đạo Dự án có trách nhiệm thiết lập, thực hiện và giám sát một hệ thống kiểm soát nội bộ minh bạch.

4.7.2.2. Một số yêu cầu về kiểm soát nội bộ Kiểm soát tài chính bao gồm các biện pháp quản lý được thực hiện để bảo vệ tài sản và đảm bảo tính chính xác và độ tin cậy của các sổ sách kế toán và báo cáo tài chính. Kiểm soát nội bộ chính do Ban ĐPDA và các Ban QLTDA thực hiện với một số yêu cầu sau:

a. Nhân sự có năng lực và tin cậy: Hệ thống kiểm soát nội bộ phụ thuộc vào những người chịu trách nhiệm thực hiện. Các nhân viên cần được đào tạo đầy đủ và giám sát hợp lý có thể giúp họ thực hiện được các nhiệm vụ và trách nhiệm của mình một cách hiệu quả.

b. Phân định rõ chức năng nhiệm vụ: Một người không nên kiểm soát toàn bộ quá trình giao dịch từ đầu đến cuối. Cần phải quy định rõ ai sẽ phê duyệt, duyệt vấn đề gì và quyền hạn cho phép. Người phê duyệt không được phép nhập số liệu hoặc có thể thay đổi sổ sách kế toán. - Phân công trách nhiệm cho từng vị trí: Trách nhiệm cần được phân công rõ ràng để

tránh chồng chéo hoặc không xác định rõ (ví dụ mỗi Ban QLTDA cần có sơ đồ cơ cấu tổ chức của ban mình). Nhân viên phải nắm rõ trách nhiệm của mình và biết được cần phải báo cáo cho người lãnh đạo nào.

- Phân chia rõ nhiệm vụ Thủ quỹ và Kế toán: Chức năng kế toán nên tách biệt với quản lý tài sản (ví dụ Thủ quỹ sẽ không được xem xét sổ tiền mặt hoặc sổ cái).

c. Các biện pháp an toàn: Cần thực hiện các biện pháp an toàn để bảo vệ tài sản và các số liệu và báo cáo kế toán (ví dụ: sử dụng két chắc chắn để cất tiền và sổ sách; sử dụng tài khoản nội bộ và sổ phụ). d. Giám sát: Các quy định nội bộ nên bao gồm cả việc giám sát nhân viên. Ví dụ, giám sát Giám đốc/Phó giám đốc hay Điều phối viên của Ban QLTDA về lập kế hoạch dự trù chi tiêu hàng năm, phê duyệt báo cáo hàng năm, hoặc giám sát Kế toán trưởng trong quá trình lập, ghi chép các giao dịch do Kế toán viên làm, và chuẩn bị các báo cáo tài chính. e. Giám sát độc lập thường xuyên: Các kiểm soát viên nội bộ nên thường xuyên kiểm tra và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ để xác định xem hệ thống này có hoạt động hiệu quả như



dự kiến không (ví dụ: kiểm toán viên nội bộ nên gửi các phát hiện và các khuyến nghị của mình cho người quản lý cấp cao để giải quyết). f. Kiểm soát các giao dịch: Mỗi giao dịch cần phải được cho phép, phê duyệt, tiến hành và ghi chép lại theo các quy trình đã được quy định (ví dụ nhân viên không được tự tiến hành đấu thầu mà chưa được sự đồng ý của Lãnh đạo ban) g. Các tài liệu được đánh số theo thứ tự: Các tài liệu của Ban ĐPDA và Ban QLTDA cần được đánh số thứ tự để kiểm tra tính trọn vẹn của các giao dịch (ví dụ: séc, hóa đơn và các chứng từ nên đánh theo số thứ tự) h. Sắp xếp theo thứ tự: Hệ thống kiểm soát nội bộ nên được thiết lập theo thứ tự thích hợp từ việc thanh toán, thông báo giao dịch đến sổ cái v.v... Ví dụ, việc thanh toán không được phép hoặc không thể thực hiện trước khi hàng hóa hoặc dịch vụ được bàn giao cho dự án. i. Thời hạn lưu trữ tài liệu: Tất cả tài liệu, sổ sách sẽ được quản lý và theo dõi theo quy định hiện hành, sổ sách kế toán phải được lưu giữ trong vòng 10 năm trong các điều kiện tốt để không bị hư hỏng và dễ tìm khi cần thiết. Khi huỷ tài liệu (nếu cần) phải được cấp có thẩm quyền phê duyệt trước. 4.7.3. Các nội dung về kiểm soát nội bộ

4.7.3.1. Kiểm soát đối với tiền mặt và các tài khoản dự án a. Tiền mặt tại quỹ:

Theo các quy định hiện hành, khuyến khích Ban ĐPDA và Ban QLTDA các cấp sử dụng tối đa thanh toán qua ngân hàng để đảm bảo an toàn và thuận tiện. Tuy nhiên, do luôn luôn có các nhu cầu chi tiêu nhỏ, lẻ, đột xuất tại Ban ĐPDA và Ban QLTDA không thể dùng thanh toán ngân hàng cho hầu hết các nhà cung cấp dịch vụ nên tại Ban ĐPDA và Ban QLTDA vẫn có tiền mặt tại quỹ. Các quy định quản lý tiền mặt tại quỹ bao gồm:

- Tách biệt chức năng quản lý tiền và kế toán: Thủ quỹ của dự án có thể kiêm nhiệm các công việc khác nhưng không kiêm kế toán;

- Hạn mức tiền mặt tại quỹ: Giám đốc Ban ĐPDA và Ban QLTDA qui định mức tồn quỹ tiền mặt tối đa phụ thuộc vào nhu cầu thực hiện dự án trong một số trường hợp cụ thể.

- An toàn tiền mặt: Tiền mặt của Ban ĐPDA và Ban QLTDA phải được đảm bảo an toán, Thủ quỹ là người duy nhất được giữ chìa khóa và mã số của két đựng tiền và chịu trách nhiệm trong việc thu, chi, tồn quỹ tiền mặt.



- Kiểm quỹ tiền mặt:

+ Hàng ngày, thủ quỹ phải kiểm tra, đối chiếu số dư tiền thực tế trong quỹ với Sổ chi tiết tiền mặt. Nếu có chênh lệch, cần phải thông báo cho Giám đốc Ban ĐPDA và Ban QLTDA hoặc Kế toán trưởng để tìm nguyên nhân và giải quyết.

+ Thủ quỹ và Kế toán trưởng thực hiện kiểm quỹ định kỳ (ngày cuối tháng) và lập Biên bản kiểm quỹ để làm bằng chứng.

+ Thực hiện kiểm quỹ đột xuất nếu Giám đốc hoặc Kế toán trưởng yêu cầu. Kiểm quỹ đột xuất cần được thực hiện ít nhất mỗi năm một lần.

- Đối chiếu: Hàng tháng, số dư tiền thực tế phải được đối chiếu với số dư tiền trên sổ quỹ (do Thủ quỹ ghi chép và lưu giữ) và sổ kế toán tiền mặt (do Kế toán ghi chép và lưu giữ). b. Tài khoản dự án tại Ngân hàng Thương mại

Mỗi nguồn vốn phải được theo dõi riêng rẽ theo từng tài khoản ngân hàng để tạo thuận lợi cho công tác quản lý, thực hiện giải ngân và bổ sung nguồn vốn một cách kịp thời. Kế toán tài khoản tiền gửi ngân hàng phải ghi chép riêng rẽ các nghiệp vụ phát sinh của từng tài khoản ngân hàng một cách thường xuyên và thực hiện đối chiếu định kỳ với số dư trên sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng. Các chênh lệch phát hiện trong quá trình đối chiếu cần được báo cáo cho kế toán trưởng để có biện pháp giải quyết kịp thời. Trong trường hợp phát sinh chênh lệch lớn, cần thiết phải thông báo cho Giám đốc Ban ĐPDA và Ban QLTDA. - Đối với các giao dịch thông qua ngân hàng, cán bộ kế toán phải:

+ Lấy sao kê cho mỗi giao dịch và đính kèm với các hồ sơ thanh toán để chứng minh là giao dịch đã được thực hiện;

+ Lấy báo cáo của ngân hàng mỗi tháng và lưu lại đầy đủ; + Các tài khoản nếu không sử dụng nữa thì cần phải đóng kịp thời.

- Mọi thanh toán từ tài khoản vốn IDA của dự án chỉ được thực hiện đối với các khoản chi hợp lệ theo quy định của Văn kiện dự án và đã được KBNN xác nhận kiểm soát chi. 4.7.3.2. Các kiểm soát đối với đấu thầu mua sắm

Kế toán trưởng và các cán bộ kế toán cần cộng tác chặt chẽ với cán bộ đấu thầu để bảo đảm có một hệ thống kiểm soát nội bộ phù hợp trong việc bảo đảm rằng:



- Các hợp đồng và các vấn đề quan trọng khác của việc đấu thầu được phê duyệt và giám sát chặt chẽ (điều này bảo đảm các hàng hoá và dịch vụ được cung cấp theo đúng các điều khoản đấu thầu, được báo cáo và quản lý chặt chẽ);

- Giá trị hợp đồng được ghi vào hợp đồng thoả thuận và các thay đổi điều chỉnh sau đó đều được tuân thủ với các khoản của hợp đồng và được phê duyệt và điều chỉnh đúng trong ghi chép.

- Giá trị yêu cầu thanh toán và được phê duyệt được ghi lại chỉ rõ ngày phê duyệt và số tiền phải thanh toán, đã thanh toán và các khoản chậm trả; và

- các khoản thanh toán theo hợp đồng được ghi bên cạnh hợp đồng liên quan chi ngày trả (kèm theo giải thích nếu khoản thanh toán bị chậm). 4.7.3.3. Chi phí Ban ĐPDA và quản lý các tài sản thuộc Ban ĐPDA a. Chi phí Ban ĐPDA

- Các chi phí của Ban ĐPDA là chi phí cho hoạt động quản lý dự án được tính từ khi chuẩn bị đầu tư cho đến khi quyết toán vốn đầu tư;

- Chi phí cho Ban ĐPDA phải tuân thủ theo dự toán chi phí đã được phê duyệt; - Dựa trên những chi phí dự toán đã được phê duyệt, bộ phận kế toán sẽ hạch toán,

Ban ĐPDA quản lý và giám sát; - Tất cả các khoản chi phí phải có đủ chứng từ hợp lý, hợp lệ, được kế toán soát xét

trước khi đệ trình lên Kế toán trưởng và Giám đốc phê duyệt. - Các khoản chi phí phải thực hiện theo các quy định hiện hành của Chính phủ Việt

Nam về định mức chi tiêu. - Trong trường hợp những khoản chi phí thực tế phát sinh lớn hơn những chi phí dự

toán nhưng tổng chi phí của Ban ĐPDA vẫn nằm trong giới hạn đã được phê duyệt thì Ban ĐPDA sẽ tiến hành giải thích và điều chỉnh chi phí dự toán cho năm tiếp theo.

b. Quản lý tài sản cố định của dự án

Tất cả các khoản mua sắm thiết bị và phương tiện đi lại phải được ghi nhận vào khoản mục tài sản cố định theo đúng quy định. Tất cả tài sản của dự án phải được đánh số theo số hiệu của tài sản đó, dãn nhãn và được phản ánh vào Sổ theo dõi tài sản cố định. - Mẫu này được lập khi mua sắm tài sản và được cập nhật vào cuối năm khi kiểm kê

tài sản vào mẫu mới (cập nhật vào cột tình trạng hiện tại tại ngày báo cáo). - Việc ghi nhận tài sản cố định phải dựa trên cơ sở dồn tích và nguyên tắc giá gốc. - Trong khi thực hiện dự án, tất cả các quy định về việc phản ánh hao mòn tài sản cố

định phải được tuân thủ. - Trong quá trình thực hiện dự án nếu tài sản được bàn giao cho bên thứ ba cần có

quyết định phê duyệt của cấp có thẩm quyền và cần có biên bản bàn giao xác nhận hiện trạng của tài sản được bàn giao. Bên nhận bàn giao có trách nhiệm quản lý tài



sản đó và hàng năm phải báo cáo về hiện trạng tài sản. Ban quản lý dự án có trách nhiệm cập nhật thông tin và báo cáo về tình trạng tài sản.

- Việc kiểm kê tài sản cố định tại ban quản lý dự án và tại các đơn vị sử dụng tài sản của dự án được thực hiện hàng năm (những biên bản kiểm kê TSCĐ phải được gửi lên Ban ĐPDA). Các tài sản được kiểm đếm theo số lượng, chủng loại, mã số, tình trạng hiện tại và so sánh, đối chiếu với sổ quản lý tài sản cố định để phát hiện các hao hụt, mất mát để có biên pháp xử lý kịp thời.

- Khi kết thúc dự án, tài sản cố định phải được kiểm kê và bàn giao cho cơ quan có thẩm quyền theo đúng quy định hiện hành và theo cam kết của văn kiện dự án (nếu có).

4.7.3.4. Quản lý hợp đồng và quản lý công nợ

Ban ĐPDA cử cán bộ quản lý hợp đồng và quản lý công nợ. Các hợp đồng và công nợ phải được quản lý một cách chặt chẽ phục vụ cho việc thanh toán và giải ngân cũng như các báo cáo tiến độ theo yêu cầu. Các hợp đồng cần được quản lý với các nội dung sau:

- Tài liệu hợp đồng: các tài liệu hợp đồng cần được lưu giữ đầy đủ và cẩn thận; - Tiến độ thực hiện hợp đồng: Tiến độ hợp đồng cả về công việc và giải ngân cần

được theo dõi, so sánh với kế hoạch và báo cáo; - Cam kết hợp đồng: Các cam kết hợp đồng (số tiền chưa thanh toán, còn phải thanh

toán) cần được theo dõi và so sánh với tổng số dư chưa giải ngân của dự án. - Hàng tháng kế toán theo dõi công nợ phải lập báo cáo cho Kế toán trưởng và Giám

đốc dự án biết về tình hình các khoản phải thu và phải trả của khách hành, trong đó nêu rõ khoản công nợ nào đã quá hạn, khoản công nợ nào sắp đến hạn để có hướng xử lý kịp thời.

- Công nợ khách hàng cần đối chiếu với từng đối tượng khách hàng ít nhất 1 lần/ quý.

4.7.3.5. Quản lý các khoản tạm ứng

Việc tạm ứng chỉ nhằm mục đích để thực hiện công việc chung của Ban ĐPDA. Người đề nghị tạm ứng phải là cán bộ hoặc người lao động làm việc tại Ban ĐPDA. Khi có nhu cầu tạm ứng để thực hiện công việc được giao, người đề nghị tạm ứng lập Giấy đề nghị tạm ứng theo mẫu số C32-HD (theo Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 của Bộ TC) trình Kế toán trưởng và Giám đốc duyệt. Sau khi hoàn thành công việc được giao hoặc đến thời hạn hoàn tạm ứng, người tạm ứng phải làm thủ tục hoàn tạm ứng bằng cách lập Giấy đề nghị thanh toán nêu rõ số tiền đã chi thực tế



(kèm theo chứng từ hợp lý, hợp lệ), số tiền tạm ứng không sử dụng hết phải nộp lại quỹ, số tiền chi vượt sẽ được chi bổ sung. Nếu đến thời hạn thanh toán mà người tạm ứng chưa làm thủ tục hoàn tạm ứng thì kế toán theo dõi sẽ thông báo cho Kế toán trưởng và Giám đốc để xin ý kiến chỉ đạo về biện pháp xử lý. Căn cứ ý kiến của Giám đốc, bộ phận Tài chính–Kế toán thực hiện các thủ tục nhằm đảm bảo thu hồi số tiền tạm ứng. Đối với các khoản tạm ứng đã quá thời hạn hoàn trả từ 3 tháng trở lên, bộ phận kế toán trình Giám đốc biện pháp xử lý. Kế toán phải lập sổ theo dõi cho từng đối tượng nhận tạm ứng, ghi chép đầy đủ tình hình nhận, hoàn trả tạm ứng theo từng lần tạm ứng và nội dung tạm ứng. Khi Ban ĐPDA thanh toán các khoản chi phí của Ban QLTDA có mức trên hoặc tương đương ngưỡng phải có thông báo cho Ban QLTDA. Hàng năm phải có đối chiếu giữa Ban ĐPDA và Ban QLTDA nguồn vốn tạm ứng. 4.8. Kiểm toán tài chính 4.8.1. Kiểm toán báo cáo tài chính Ban ĐPDA chịu trách nhiệm tuyển chọn công ty Kiểm toán độc lập. Dự án được kiểm toán đối với tất cả các nguồn vốn tại Ban ĐPDA, Ban QLTDA và được tiến hành theo chuẩn mực kiểm toán quốc tế.

4.8.1.1. Mục đích của kiểm toán - Kiểm tra độc lập tình hình tài chính của dự án vào cuối năm tài chính, tình hình giải

ngân và thanh toán, chi tiêu từ các nguồn vốn, ý kiến về các báo cáo chi tiêu, báo cáo thực hiện cũng như báo cáo về các tài khoản chỉ định của dự án.

- Kiểm tra độc lập tính trung thực và hợp lý của các báo cáo tài chính của dự án cho năm tài chính về các mặt quản lý tài chính, quản lý tài sản, trang thiết bị của dự án theo cam kết giữa WB và Chính phủ Việt Nam;

- Kiểm tra tính tuân thủ của công tác quản lý tài chính, mua sắm đấu thầu dự án so với quy trình, thủ tục do WB và Chính phủ Việt Nam thống nhất áp dụng trong khuôn khổ dự án.

- Xác định các lĩnh vực cần tập trung vào giải quyết các vấn đề quản lý tài chính, mua sắm đấu thầu và điều chỉnh các thủ tục.

4.8.1.2. Phạm vi của kiểm toán độc lập



Kiểm toán độc lập sẽ xem xét các Báo cáo Tài chính dự án bao gồm các tài khoản chỉ định ở cấp Ban ĐPDA, các Sao kê Chi tiêu (SOE) và các tài liệu kèm theo khác, TKCĐ cấp Ban QLTDA.

Kiểm toán độc lập sẽ do một công ty kiểm toán độc lập được WB chấp thuận tiến hành theo chuẩn mực kiểm toán quốc tế. Nguồn vốn thuê kiểm toán độc lập được WB tài trợ 100%.

Kiểm toán độc lập sẽ xem xét một số vấn đề sau:

a) Các báo cáo tài chính có được chuẩn bị theo các chuẩn mực kế toán hiện hành nhằm đáp

ứng yêu cầu báo cáo của WB và có được áp dụng một cách nhất quán không; b) Nguồn vốn được sử dụng theo hiệp định tài trợ có được sử dụng theo đúng các thỏa

thuận liên quan, có chú ý đến tính kinh tế, tính hiệu quả và chỉ phục vụ cho các mục đích đã xác định hay không;

c) Vốn đối ứng có được sử dụng theo đúng hiệp định tài trợ liên quan, có chú ý đến tính kinh tế, tính hiệu quả và chỉ phục vụ cho các mục đích đã xác định hay không;

d) Hàng hóa và dịch vụ được tài trợ có được mua theo đúng các thỏa thuận phù hợp hay không;

e) Tất cả các tài liệu và ghi chép kèm theo cần thiết của dự án có được lưu giữ và có mối liên hệ rõ ràng về mặt kiểm toán giữa các ghi chép đó với các báo cáo đệ trình cho WB không;

f) Việc sử dụng tài khoản chỉ định có tuân theo đúng các điều khoản trong Hiệp định Tài trợ hay không.

4.8.2. Các biểu Báo cáo Tài chính năm được kiểm toán (Biểu mẫu cụ thể sẽ được hoàn thiện sau Ban ĐPDA ký kết hợp đồng với kiểm toán độc lập và trao đổi, thống nhất nội dung) 4.8.3. Thời hạn nộp báo cáo kiểm toán Báo cáo tài chính Các báo cáo tài chính được kiểm toán bao gồm báo cáo kiểm toán và thư quản lý phải được trình lên WB không muộn hơn 06 tháng kể từ khi kết thúc năm tài chính.

Chương 5. Đấu thầu Sổ tay Hướng dẫn - PPTAF


CHƯƠNG 5. ĐẤU THẦU

Chương này trình bày các hướng dẫn và yêu cầu về đấu thầu sử dụng cho dự án PPTAF. Nếu và khi các CQCQ/CQTH tiếp tục giai đoạn dự án đầu tư tiếp theo trong quá trình thực hiện TDA thì các CQCQ/CQTH cũng phải tuân thủ các quy định của WB về đấu thầu cụ thể cho từng TDA.

5.1. Các tài liệu quan trọng về đấu thầu Ban ĐPDA và các Ban QLTDA sẽ thực hiện các hoạt động về đấu thầu dành cho dự án tuân thủ các hướng dẫn và thủ tục sau:

Hướng dẫn của WB: “Hướng dẫn mua sắm trong các khoản vay IBRD và tín dụng IDA” tháng 5 năm 2004, sửa đổi tháng 10 năm 2006 (Hướng dẫn Mua sắm);

“Hướng dẫn: Lựa chọn và Tuyển dụng Tư vấn của Bên vay của Ngân hàng Thế giới” tháng 5 năm 2004, sửa đổi tháng 10 năm 2006 (Hướng dẫn Tư vấn)

Các điều khoản của Hiệp định Tài trợ cho dự án PPTAF Mô tả chung về những nội dung khác nhau trong các hạng mục chi tiêu khác nhau được trình bày ở dưới. Đối với mỗi hợp đồng được tài trợ bằng tín dụng IDA, phương pháp khác nhau về đấu thầu hoặc lực chọn tư vấn, chi phí ước tính, yêu cầu phê duyệt trước, và khung thời gian sẽ được thống nhất giữa Bộ KHĐT và tổ dự án của WB trong Kế hoạch Đấu thầu. Kế hoạch Đấu thầu sẽ được cập nhập ít nhất một năm một lần hoặc cập nhập khi cần thiết để phản ánh nhu cầu thực hiện dự án thực tế và những cải thiện trong năng lực thể chế. 5.2. Các loại hình đấu thầu 5.2.1. Mua sắm hàng hoá Ban ĐPDA dự kiến sẽ mua sắm một lượng có giới hạn các hàng hoá và thiết bị cho mục đích quản lý dự án (máy tính, máy in, thiết bị văn phòng, phương tiện đi lại chung, v.v...).

Hàng hoá và thiết bị sẵn có bán trên thị trường có giá trị thấp (tương đương dưới 50.000 USD cho một hợp đồng) sẽ được đấu thầu thông qua thủ tục chào hàng cạnh tranh (shopping).

Những hàng hoá chuyên dụng mà phải đạt được tiêu chuẩn đặt ra ở đoạn 3.6 trong Hướng dẫn Đấu thầu của WB có thể được đấu thầu trên cơ sở chỉ định thầu (direct contracting) và phải có được sự chấp thuận trước của WB.

5.2.2. Tuyển chọn tư vấn Dự án sẽ chủ yếu tài trợ cho dịch vụ tư vấn. Những dịch vụ tư vấn chủ yếu là nghiên cứu khả thi và thiết kế chi tiết, và cũng bao gồm: (a) Xây dựng phạm vi và trình tự ưu tiên của các ý



tưởng dự án; (b) Nghiên cứu các phương án chiến lược; (c) Tất cả các công cụ an toàn; (d) Khảo sát và thử nghiệm; (đ) Xây dựng chính sách; (e) Lập điều khoản tham chiếu cho dịch vụ tư vấn để thực hiện tiểu dự án; (g) Hỗ trợ quản lý tài chính và quản trị; (h) Hỗ trợ đấu thầu; (i) Chuẩn bị Sổ tay Thực hiện dự án; (k) Đào tạo và hội thảo; (l) Chuẩn bị tài liệu để chuẩn bị tiểu dự án theo những sắp xếp quan hệ đối tác giữa khu vực Nhà nước và tư nhân; (m) Các hoạt động khác được nhất trí giữa Bộ KHĐT và WB. Trong quá trình đấu thầu những dịch vụ tư vấn này, nguyên tắc Tuyển chọn được xem xét đầu tiên là dựa trên cơ sở Chi phí và Chất lượng (QCBS). Nếu QCBS không phù hợp, những phương pháp lựa chọn khác bao gồm Tuyển chọn dựa trên chất lượng (QBS), Tuyển chọn trên cơ sở giá thấp nhất (LCS), Tuyển chọn dựa trên năng lực tư vấn (CQS) (CQS chỉ được sử dụng cho những gói thầu nhỏ với giá ước tính thấp hơn 100.000 USD một hợp đồng) và các Tư vấn Độc lập sẽ được sử dụng tuỳ thuộc vào bản chất và giá trị của từng nhiệm vụ cụ thể. Trong những trường hợp đặc biệt như mô tả trong đoạn 3.10 của Hướng dẫn Tư vấn của WB, Chỉ định thầu có thể được sử dụng nhưng phải được chấp thuận từ trước của WB. Mẫu Hồ sơ mời thầu chuẩn của WB sẽ được sử dụng trong lựa chọn tư vấn (công ty tư vấn). Danh sách ngắn có thể chỉ toàn là tư vấn trong nước nếu chi phí gói thầu ước tính thấp hơn 200.000 USD, nếu có đủ các công ty đạt tiêu chuẩn để chọn ra một danh sách ngắn các công ty với chi phí cạnh tranh và nếu việc cạnh tranh có sự tham gia các tư vấn nước ngoài được cho là không phù hợp hoặc tư vấn nước ngoài không thể hiện sự quan tâm đến dự án. 5.3. Các hoạt động yêu cầu đối với Ban ĐPDA và các Ban QLTDA

Đấu thầu trong dự án đề xuất sẽ do Ban ĐPDA và các Ban QLTDA thực hiện. Để đảm bảo sự tuân thủ các hướng dẫn về đấu thầu và củng cố năng lực thực hiện đấu thầu của Ban ĐPDA và các Ban QLTDA, những hành động cụ thể đã được thống nhất giữa Ngân Hàng và Bên vay sau đây cần được tuân thủ:

Thành lập Ban ĐPDA tại Bộ KHĐT và Ban QLTDA tại mỗi CQCQ dự kiến có TDA tham gia dự án cần được bố trí nhân viên đầy đủ và những nhân viên chủ chốt, bao gồm ít nhất một chuyên gia đấu thầu với kinh nghiệm và trình độ bằng cấp liên quan tại mỗi cơ quan.

Ban ĐPDA cần tuyển chọn một Nhóm tư vấn đủ năng lực hỗ trợ Quỹ để hỗ trợ, giám sát và theo dõi hoạt động đấu thầu của cả Ban ĐPDA và các CQCQ.

Mỗi Ban QLTDA sẽ được Tư vấn Hỗ trợ Quỹ giúp cho việc chuẩn bị Điều khoản tham chiếu (TOR), Hồ sơ mời thầu (HSMT), đánh giá thầu, v.v.. cho TDA của mình.

Đào tạo chuyên sâu về đấu thầu sẽ được cung cấp cho nhân viên đấu thầu của các Ban QLTDA dưới sự hỗ trợ của Ban ĐPDA, trọng tâm là các phương pháp lựa chọn tư vấn, đặc biệt là thủ tục QCBS.

Sau khi đạt được thỏa thuận và các phê duyệt ban đầu sử dụng quỹ PPTAF cho các TDA thì Ban QLTDA với sự hỗ trợ của Ban ĐPDA cần chuẩn bị và trình nộp Kế hoạch đấu thầu cho Ban ĐPDA. Kế hoạch này là cơ sở để WB đánh giá trước. Kế



hoạch đấu thầu của TDA đề xuất bao gồm cả dịch vụ tư vấn và các hạng mục đầu tư đề xuất mà sẽ được trình nộp cho WB xem xét: (a) chậm nhất là 3 tháng sau khi thành lập Ban QLTDA; và (b) chậm nhất là 2 tháng trước khi Ban QLTDA đề xuất nộp ĐKTC dịch vụ tư vấn để WB xem xét.

Chi tiết Kế hoạch Hành động Quản trị Minh bạch (Governance Transparency Action Plan - GTAP) bao gồm những biện pháp cụ thể để nâng cao tính công bằng và minh bạch cũng như hạn chế gian lận và tham nhũng trong đấu thầu cần được thiết lập và tuân thủ bởi Ban ĐPDA và tất cả các CQCQ/CQTH.

5.4. Kế hoạch đấu thầu

Kế hoạch đấu thầu cho giai đoạn 18 tháng đầu của dự án đã được xây dựng, rà soát, thảo luận và nhất trí giữa Bộ KHĐT và WB. Kế hoạch Đấu thầu sẽ được cập nhập hàng năm theo thoả thuận với WB hoặc cập nhập khi cần thiết để phản ánh nhu cầu thực hiện dự án thực tế và cải thiện về năng lực thể chế. Bộ KHĐT sẽ phải nộp báo cáo giám sát đấu thầu tổng hợp sáu tháng một lần cho WB như là một phần của Báo cáo Theo dõi Hài hòa (HMR). Báo cáo này phải bao gồm tình trạng thực hiện kế hoạch đấu thầu cũng như thông tin về tiến độ hợp đồng và chi tiêu. 5.5. Đánh giá trước của WB

Dựa trên đánh giá năng lực thực hiện đấu thầu của các CQCQ, các yêu cầu về ngưỡng áp dụng đánh giá trước của WB gồm:

(i) Tất cả các hợp đồng với công ty tư vấn ước tính giá trị tương đương 100.000 USD hoặc hơn/hợp đồng;

(ii) Tất cả các hợp đồng với cá nhân để hỗ trợ đấu thầu; (iii) Tất cả các hợp đồng mua sắm hàng hoá được trao trên cơ sở tự thực hiện và tất cả

các hợp đồng tư vấn được trao trên cơ sở Chỉ định thầu.

Ngưỡng yêu cầu cần đánh giá trước được quy định trong bảng sau:

Hàng hóa Phương pháp đấu thầu Ngưỡng quyết

định phương pháp đấu thầu

Ngưỡng yêu cầu

cần đánh giá trước

Ghi chú

1. Chào hàng (Hàng hóa) < $50 k Không có

Tư vấn Phương pháp tuyển chọn Ngưỡng yêu cầu cần

đánh giá trước Chi chú

1. QCBS (Công ty) >$100 k 2. CQS >50 k

3. Tư vấn cá nhân Không có Chỉ áp dụng với một số trường hợp ngoại lệ

Chương 6. Các vấn đề về an toàn xã hội và môi trường Sổ tay Hướng dẫn - PPTAF


CHƯƠNG 6: CÁC VẤN ĐỀ VỀ AN TOÀN XÃ HỘI VÀ MÔI TRƯỜNG

Chương này đề cập tới các vấn đề về chính sách an toàn liên quan đến dự án PPTAF đồng thời trình bày việc dự án sẽ giải quyết các vấn đề về an toàn như thế nào. Do vậy, chương này cũng sẽ được sử dụng như là một Khung toàn diện về Quản lý An toàn cho dự án.

KHUNG QUẢN LÝ VỀ AN TOÀN

Giới thiệu chung và mô tả về dự án 1. Dự án PPTAF sẽ cung cấp nguồn vốn và hỗ trợ quản lý cho Quỹ Chuẩn bị Dự án. Quỹ này sẽ được sử dụng bởi các Bộ, ngành, các doanh nghiệp Nhà nước, các tỉnh và địa phương để chuẩn bị các tiểu dự án (TDA), đây là những dự án đầu tư ưu tiên của Chính phủ Việt Nam và dự kiến sẽ được WB tài trợ. Những hoạt động chính do Quỹ này hỗ trợ gồm nghiên cứu khả thi, thiết kế kỹ thuật chi tiết, đấu thầu và những hình thức hỗ trợ chuẩn bị khác, bao gồm đánh giá môi trường, kế hoạch hành động tái định cư và các loại công cụ an toàn khác cần có theo quy định về chính sách an toàn của WB. 2. Ban đầu, Quỹ này sẽ chỉ tập trung vào các dự án dự kiến sẽ được WB tài trợ. Vì vậy, các dự án được chuẩn bị bằng nguồn vốn từ Quỹ này sẽ ít có khả năng được sử dụng vốn từ các nhà tài trợ khác, các cơ quan tài chính hay Chính phủ trong giai đoạn đầu tư sau này. Trong mọi trường hợp, tất cả các tiểu dự án (TDA) sẽ được chuẩn bị theo tiêu chuẩn quốc tế phù hợp về an toàn, do đó sẽ không có rủi ro về phía WB. Hơn nữa, tổ công tác TDA của WB sẽ yêu cầu phải công bố công khai toàn bộ tài liệu an toàn được lập nhờ nguồn hỗ trợ từ Quỹ, ngay cả nếu các dự án đó không được WB tài trợ trong giai đoạn đầu tư sau này. 3. Dự án sẽ không tạo ra các tác động tiêu cực ảnh hưởng trực tiếp nào đến môi trường và/hoặc xã hội. Tuy nhiên, dự án sẽ tài trợ cho các TDA thực hiện các hoạt động chuẩn bị để phục vụ cho việc vay vốn của WB sau này, mà chúng có thể có những tác động bất lợi về mặt môi trường và xã hội. Các công cụ an toàn được xây dựng trong những dự án vay vốn WB trong tương lai sẽ được WB xem xét và phê duyệt – đây là một bước trong chu trình của các dự án này. Vì mục đích đó, trong khuôn khổ Dự án này sẽ có những quy trình thích hợp và nguồn lực đầy đủ để: (i) Sàng lọc nguy cơ tác động đến xã hội và môi trường và xác định hạng mục môi trường đối với tất cả các TDA và (ii) Chuẩn bị những công cụ an toàn cần thiết để tất cả các chính sách an toàn hiện hành của WB đều được tuân thủ. Để đạt được những mục tiêu này, một khung quản lý an toàn đơn giản sẽ được sử dụng như mô tả dưới đây. Thể chế và tổ chức thực hiện dự án 4. Bộ Kế hoạch và Đầu tư (Bộ KHĐT) là Cơ quan điều hành dự án và có vai trò là cơ quan điều phối đa ngành. Dự án sẽ làm việc với các CQCQ/CQTH (là các Bộ, ngành, cơ quan trực thuộc Chính phủ, các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương). Các cơ quan này sẽ nhận được vốn hỗ trợ của Quỹ để chuẩn bị các dự án đầu tư và sau đó có thể nhận được tài trợ tiếp từ WB cho dự án đầu tư đó. Bộ KHĐT là Cơ quan điều hành đồng thời là Chủ dự án sẽ chịu trách nhiệm triển khai thực hiện dự án. Vai trò chung của Bộ KHĐT là giám sát, điều phối và quản lý dự án, đồng thời hỗ trợ nâng cao năng lực cho các CQCQ/CQTH khi cần thiết, và



đảm bảo rằng các CQCQ/CQTH triển khai các TDA của mình được hiệu quả, tuân thủ Sổ tay Hướng dẫn của dự án và theo lịch trình đã được thống nhất. 5. Ban điều phối dự án (Ban ĐPDA): Bộ KHĐT sẽ thành lập Ban ĐPDA. Ban ĐPDA sẽ chịu trách nhiệm điều phối và thực hiện dự án, bao gồm các công việc đấu thầu tuyển chọn các chuyên gia tư vấn cần thiết để thực hiện chức năng của mình, quản lý tài chính dự án, giám sát và đánh giá, đảm bảo chất lượng ở mức cao nhất đối với các hoạt động của các CQCQ/CQTH, nâng cao năng lực cho các CQCQ/CQTH (đối với các CQCQ/CQTH cần có hỗ trợ này), việc tuân thủ quy định về an toàn tổng thể của dự án, và xử lý khiếu nại. Bộ KHĐT sẽ tổ chức đấu thầu để tuyển và quản lý các chuyên gia tư vấn hỗ trợ Quỹ. Các chuyên gia tư vấn này sẽ báo cáo lên Ban ĐPDA về tất cả các vấn đề thuộc trách nhiệm của họ. Dựa trên các tiêu chí lựa chọn đã thống nhất, Ban ĐPDA sẽ chịu trách nhiệm sàng lọc và phê duyệt những đề xuất TDA của các CQCQ/CQTH. 6. Cơ quan chủ quản/ Cơ quan thực hiện (CQCQ/CQTH): Các CQCQ/CQTH tiểu dự án (thông qua Ban Quản lý dự án (BQLDA) của họ) sẽ chịu trách nhiệm nộp hồ sơ xin tài trợ, đấu thầu dịch vụ tư vấn để thực hiện chuẩn bị cho các TDA, quản lý tất cả các hợp đồng, và chuẩn bị cho khoản vay đầu tư sau đó. Các CQCQ/CQTH cũng sẽ chịu trách nhiệm hoàn toàn trong việc đảm bảo rằng các khoản tài trợ được quản lý theo đúng Sổ tay hướng dẫn và các chính sách, hướng dẫn của WB. Các CQCQ/CQTH cần phối hợp chặt chẽ với các Tổ công tác của WB trong suốt quá trình chuẩn bị TDA.

7. Ngân hàng Thế giới (WB): WB sẽ giám sát quá trình thực hiện ở cấp dự án và TDA. Ở cấp dự án, Tổ công tác Dự án của WB sẽ phối hợp và giám sát hoạt động chuẩn bị TDA của Bộ KHĐT. Ở cấp TDA, Tổ công tác TDA của WB (chịu trách nhiệm chuẩn bị dự án đầu tư) sẽ chịu trách nhiệm phối hợp và giám sát các hoạt động chuẩn bị của các CQCQ/CQTH TDA. Tổ công tác Dự án sẽ giám sát việc thực hiện TDA thông qua hệ thống giám sát trực tuyến được xây dựng để phục vụ dự án, và khi cần sẽ gặp gỡ các Tổ công tác TDA để xác định và giải quyết các vấn đề gây cản trở tiến độ triển khai TDA.

Sàng lọc Tiểu dự án

8. Tổ công tác Dự án của WB sẽ bảo đảm rằng danh mục các hoạt động tiền thẩm định TDA do các CQCQ có TDA lập và đệ trình sẽ bao gồm các thông tin chi tiết đầy đủ về mô tả TDA và thông tin đã có về những tác động môi trường và xã hội mà TDA được đề xuất có thể gây ra. Những thông tin sơ bộ về TDA do CQCQ/CQTH cung cấp này sẽ cho phép Tổ công tác TDA của WB thực hiện sàng lọc ban đầu và (i) xác định loại đánh giá môi trường (EA category) sơ bộ, (ii) đảm bảo để WB tổ chức một cuộc họp ở giai đoạn ý tưởng các vấn đề về an toàn (Safeguards Concept Stage) (đây là một bước trong chu trình dự án) và (iii) hỗ trợ và giúp giám sát việc chuẩn bị các công cụ an toàn cần thiết; công việc này bao gồm tư vấn và hỗ trợ dự thảo TOR; danh mục các hoạt động sàng lọc được trình bày trong Tài liệu đính kèm 1 – Phần 1 9. Khi TDA được thông qua để quỹ tài trợ, Tổ công tác TDA của WB sẽ đảm bảo rằng những nghiên cứu cho quá trình chuẩn bị bao gồm những công cụ an toàn đã được xác định và hoàn toàn tuân thủ các quy định về chính sách an toàn của WB. Tổ công tác TDA của WB cũng sẽ bảo đảm rằng những nghiên cứu về an toàn sau đó sẽ đáp ứng yêu cầu của TOR về mọi khía cạnh, có chất lượng cao và tuân thủ tất các chính sách và quy định của WB.



10. Liên quan tới TOR, cần có sự nỗ lực tham vấn giữa các CQCQ liên quan với Bộ Tài nguyên và Môi trường (Bộ TNMT) và Tổ công tác dự án của WB khi cần thiết, nhằm thống nhất một TOR chung cho các nghiên cứu an toàn nhằm đáp ứng yêu cầu của chính sách an toàn của WB cũng như tuân thủ theo luật pháp và quy định của Việt Nam. 11. Bảng A1 dưới đây tóm tắt các bước của quy trình an toàn cùng với trách nhiệm được phân định cho các bên liên quan. Bảng A1. Các bước của quy trình an toàn và nhiệm vụ của các bên

CÁC BƯỚC XỬ LÝ

TRÁCH NHIỆM Chính phủ Ngân hàng Thế giới

Bộ KHĐT

CQCQ TA-TT SP-TT RSS

Các bước xử lý tại dự án PPTAF Nộp hồ sơ xin tài trợ cho TDA S R Xem xét tính hợp lệ R R Phê duyệt (hoặc từ chối) đơn xin tài trợ S R Hoàn thiện danh mục các hoạt động tiền thẩm định

S R

Sàng lọc về an toàn S R Đánh giá năng lực về an toàn S R Phân loại đánh giá môi trường sơ bộ S R LƯU Ý: Các bước dưới đây thuộc phạm vi các bước trong quy trình lập một dự án đầu tư Họp Đánh giá An toàn Giai đoạn Ý tưởng dự án

S S R

Xác định phạm vi & TOR cho các nghiên cứu về an toàn

S R S

Lựa chọn tư vấn và triển khai công việc về an toàn

S R S

Giám sát và đánh giá các nghiên cứu về an toàn

S S

Đóng góp ý kiến R Tham vấn cộng đồng theo yêu cầu S R Hoàn thiện dự thảo tài liệu về an toàn R Công bố tại địa phương và thông qua trung tâm thông tin (InfoShop)

R R

Rà soát nội dung an toàn trong tài liệu thẩm định dự án (PAD)

S R

Thông qua để thẩm định (các vấn đề về an toàn)

S R

Họp để đưa ra quyết định R S R=Chịu trách nhiệm S=Vai trò hỗ trợ Bộ KHĐT Bộ Kế hoạch và Đầu tư CQCQ Cơ quan Chủ quản, VD: các bộ hoặc cơ quan trực thuộc chính phủ TA–TT PPTAF Task Team – Tổ công tác Dự án PPTAF của WB SP–TT (Sub-project Task Team) – Tổ công tác TDA (dự án đầu tư) của WB RSS Regional Safeguard Secretariat – Ban thư ký An toàn Khu vực



12. Chi tiết các bước của quy trình như sau:

a. CQCQ dự án đầu tư được đề xuất sẽ nộp hồ sơ xin tài trợ từ dự án PPTAF.

b. Nếu TDA đề xuất đạt được các tiêu chí hợp lệ, CQCQ cùng với sự hỗ trợ của Bộ KHĐT và Ban ĐPDA, sẽ hoàn thiện bản danh mục các hoạt động tiền thẩm định TDA đề xuất. Bản danh mục này là một phần của bộ hồ sơ và sẽ bao gồm những câu hỏi về quy mô, loại hình, và phạm vi của các tác động môi trường và xã hội có thể có; TDA sẽ được sàng lọc theo tất cả các chính sách an toàn có thể áp dụng (xem danh mục hoạt động sàng lọc trong Tài liệu đính kèm 1 – Phần 1 sau đây).

c. Thông tin sàng lọc này sẽ cho phép Tổ công tác TDA của WB, sau khi tham khảo ý kiến của Ban thư ký An toàn Khu vực của WB (RSS) (i) Khẳng định loại đánh giá môi trường sơ bộ (EA Category) và (ii) Xác định các yêu cầu về an toàn, bao gồm loại hình và phạm vi của các công cụ an toàn cần thiết để giải quyết những nguy cơ tác động.

d. Danh mục các hoạt động tiền thẩm định cũng sẽ thu thập thông tin về năng lực của CQCQ/CQTH trong thực hiện những công việc và nghiên cứu liên quan đến an toàn (xem mẫu đánh giá năng lực trong Tài liệu đính kèm 1 – Phần 2). Nếu qua sàng lọc cho thấy năng lực còn chưa đủ, Nhóm chuyên gia tư vấn hỗ trợ dự án sẽ cung cấp những hỗ trợ cần thiết thông qua chuyên gia tư vấn về an toàn. Nếu CQCQ/CQTH cần được tăng cường năng lực dài hạn và toàn diện hơn, thì công tác này sẽ được thực hiện trong TDA đầu tư sau đó.

e. Để hỗ trợ CQCQ/CQTH triển khai các công cụ an toàn cần thiết, Ban ĐPDA sẽ được chuyên gia quốc tế về an toàn hỗ trợ, chuyên gia này cũng sẽ là một thành viên trong nhóm tư vấn hỗ trợ của dự án (xem Tài liệu đính kèm 2 – đề cương điều kiện tham chiếu cho chuyên gia tư vấn an toàn)

f. Tại thời điểm này, trong chu trình của dự án đầu tư sau đó, sẽ tổ chức một cuộc họp Đánh giá An toàn Giai đoạn Ý tưởng Dự án. Trong một số trường hợp, cuộc họp này sẽ được tổ chức trước cuộc họp ra Quyết định Giai đoạn Ý tưởng Dự án

g. Sau đó, nếu cần thiết, với sự hỗ trợ của Ban ĐPDA và chuyên gia về an toàn trong nhóm tư vấn hỗ trợ dự án, CQCQ/CQTH sẽ chuẩn bị dự thảo TOR cho (các) công cụ an toàn cần thiết.

13. Tổ công tác TDA của WB sẽ rà soát TOR và đưa ra các ý kiến đóng góp. Ban ĐPDA và các chuyên gia tư vấn hỗ trợ dự án sẽ giúp CQCQ/CQTH trong việc lựa chọn những chuyên gia tư vấn đủ kinh nghiệm và kiến thức để chuẩn bị những công cụ an toàn khác nhau. Tổ công tác TDA của WB sẽ rà soát và thông qua các hoạt động đấu thầu. Cần đặc biệt lưu ý rằng, theo yêu cầu của WB, đối với các dự án Nhóm A, Bên vay sẽ đảm bảo chuyên gia đánh giá môi trường độc lập không có liên hệ với dự án khi tiến hành đánh giá môi trường. 14. Việc giám sát các nghiên cứu về phương diện kỹ thuật sẽ do các CQCQ/CQTH tiến hành và sẽ được chuyên gia an toàn của nhóm tư vấn hỗ trợ dự án hướng dẫn nếu cần thiết. Tổ công tác TDA của WB sẽ nghiên cứu và đưa ra các ý kiến đóng góp.



15. Quy định của WB yêu cầu phải tiến hành tham vấn cộng đồng đối với Đánh giá môi trường, Tái định cư bắt buộc và Cư dân địa phương. Công việc này sẽ được tiến hành theo quy trình hai chiều, tức là các bên liên quan và những người bị ảnh hưởng của dự án sẽ tham gia thiết kế TDA và có ý kiến về ảnh hưởng của TDA như thế nào tới sinh kế và môi trường của họ. Tham vấn cộng đồng sẽ được tiến hành sao cho có thể thúc đẩy đối thoại có ý nghĩa giữa Chính phủ, cộng đồng, các tổ chức phi Chính phủ và các CQCQ/CQTH nhằm thảo luận tất cả các khía cạnh của TDA đề xuất. Ít nhất phải tiến hành hai sự kiện tham vấn cộng đồng đối với các TDA nhóm A, chẳng hạn như tại giai đoạn xác định phạm vi/TOR và giai đoạn dự thảo báo cáo cuối cùng và ít nhất một đợt tham vấn đối với các TDA nhóm B.

16. Khi dự thảo cuối cùng của báo cáo an toàn yêu cầu công bố công khai được hoàn thành theo yêu cầu chính sách an toàn của WB, CQCQ/CQTH sẽ sắp xếp để công bố công khai tại địa phương theo đúng chính sách của WB. Tổ công tác TDA của WB sẽ chuyển các tài liệu dự thảo về an toàn để công bố công khai cho Trung tâm Thông tin (InfoShop) của WB. 17. Dự án sẽ tài trợ việc chuẩn bị một số lượng đáng kể các TDA. Các TDA này có thể là những dự án cơ sở hạ tầng quy mô lớn cho đến những dự án trong lĩnh vực y tế và giáo dục quy mô nhỏ. Dựa trên thông tin sơ bộ sẵn có, một số dự án sẽ thuộc Nhóm A, một số thuộc Nhóm B và một số thuộc Nhóm C. Dự kiến là các chính sách an toàn của WB sẽ được áp dụng khi thực hiện một trong số các TDA khác nhau mà sẽ được chuẩn bị với sự trợ giúp từ Quỹ, vì vậy hoạt động sàng lọc sẽ bao trùm toàn bộ chính sách của WB.

Năng lực quản lý an toàn của Việt Nam

18. Hiện nay năng lực của Việt Nam trong việc chuẩn bị và thực hiện an toàn còn hạn chế và chênh lệch giữa các cơ quan khác nhau ở địa phương. Để có được những nghiên cứu liên quan đến vấn đề an toàn, đặc biệt là các nghiên cứu môi trường có chất lượng cao và hoàn toàn tuân thủ các chính sách đối với các TDA lớn và/hoặc phức tạp sẽ đòi hỏi phải có sự tham gia của tư vấn quốc tế, sử dụng TOR hoàn chỉnh đã được chuẩn bị, với sự hỗ trợ của chuyên gia về an toàn khi cần thiết (chuyên gia này sẽ là một thành viên trong nhóm tư vấn hỗ trợ dự án tại Ban ĐPDA).

19. Nhóm tư vấn này sẽ được hỗ trợ bởi các chuyên gia tư vấn quốc tế trong việc xác định phạm vi, dự thảo TOR cho Đánh giá Tác động Môi trường (EIA) và Kế hoạch Hành động Tái định cư (RAP) và các công cụ an toàn khác cho những dự án lớn và phức tạp. Sự giám sát chặt chẽ, đánh giá và ý kiến đóng góp của chuyên gia an toàn của tổ công tác TDA của WB sẽ bảo đảm chất lượng và tính hoàn chỉnh của kết quả đầu ra, bao gồm các Kế hoạch Quản lý Môi trường (EMP) và tiến hành tốt tham vấn cộng đồng tại những giai đoạn thích hợp của quy trình. Luật và quy định liên quan của Việt Nam

20. Mặc dù nhiều cách tiếp cận hiện nay trong Luật pháp Việt Nam cũng phù hợp với quy định OP 4.12 của WB về chính sách tái định cư bắt buộc, vẫn còn tồn tại những điểm khác nhau giữa Luật pháp Việt nam và Chính sách của WB, ví dụ như việc xử lý những người sử dụng đất bất hợp pháp hay tổ chức giám sát độc lập. Việc ban hành Nghị định 197/2004/ND-



CP và một số Nghị định sau đó đã thu hẹp nhiều điểm khác nhau còn tồn tại giữa Luật pháp Việt nam và Chính sách của WB.

21. Theo quy định trong Luật Đất đai, Nghị định 197/2004/ND-CP và Nghị định 131/2006/ND-CP về Quy chế quản lý và sử dụng nguồn hỗ trợ phát triển chính thức, các yêu cầu về chính sách của WB sẽ được áp dụng. Điều 2 Nghị định 131 quy định rằng “Trong trường hợp điều ước quốc tế về ODA mà Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên có quy định khác với các quy định của pháp luật Việt Nam thì thực hiện theo quy định của điều ước quốc tế đó”. Đồng thời, WB đã và đang tiến hành nhiều hoạt động phân tích với sự phối hợp chặt chẽ với Bộ TNMT để giúp đỡ Chính phủ cải thiện các chính sách tái định cư để thu hẹp những khác biệt so với các chính sách của WB. 22. Liên quan đến vấn đề dân tộc thiểu số và người địa phương, có sự khác biệt giữa quy định của Chính phủ và WB, đó là yêu cầu của WB về chuẩn bị Kế hoạch cho Người địa phương hoặc Khung lập Kế hoạch cho Người địa phương cho các dự án/chương trình có ảnh hưởng đến các cộng đồng dân tộc thiểu số. Các yêu cầu này của WB sẽ được ưu tiên áp dụng, bởi điều này đã được Luật pháp Việt Nam cho phép.

23. Hiến pháp của Nước Cộng Hoà Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam yêu cầu chủ dự án phải tuân thủ những yêu cầu về bảo vệ môi trường. Luật Bảo vệ Môi trường ban hành năm 1993, và sửa đổi năm 2005, là cơ sở pháp lý quan trọng cho những yêu cầu về bảo vệ môi trường. Hướng dẫn thực hiện Luật này được cụ thể trong các Nghị định và Thông tư. 24. Các văn bản pháp luật của Việt Nam điều chỉnh các vấn đề về môi trường bao gồm những văn bản dưới đây. Danh sách này đưa ra những văn bản pháp lý chủ yếu và không bao gồm các văn bản pháp lý liên quan đến các vấn đề cụ thể của dự án:

Luật số 52/2005/QH11 ngày 29/11/2005 về Bảo vệ Môi trường, và thực hiện Nghị

định của Chính phủ số 80/2006/ND-CP, 21/2008/ND-CP (sửa đổi nghị định trước), và 81/2006/ND-CP, thiết lập hình phạt đối với các hành vi vi phạm quy định về môi trường;

Thông tư của Chính phủ số 08/2006/TT-BTNMT ban hành ngày 8/9/2006 do Bộ Tài nguyên và Môi trường ban hành đã thiết lập hướng dẫn để Triển khai Đánh giá Chiến lược về Môi trường, Đánh giá Tác động Môi trường (EIA), và Cam kết Bảo vệ Môi trường (EPC). Tuy nhiên, Thông tư 08/2006/TT-BTNMT hiện đang được sửa đổi và sẽ sớm được Bộ Tài nguyên và Môi trường ban hành;

Luật số 68/2006/QH11 về Tiêu chuẩn và Thông số Kỹ thuật và các tiêu chuẩn và quy chuẩn được sửa đổi (TCVN, QCVN) đối với giới hạn ô nhiễm cho phép (không khí, khí thải, nước mặt, nước ngầm, nước thải, đất, và các môi trường khác);

Tiêu chuẩn và thông số kỹ thuật địa phương cho các vấn đề môi trường do các Uỷ Ban Nhân Dân cấp Tỉnh ban hành.

25. Như đã lưu ý ở trên. Điều 2 của Nghị định 131 quy định rằng các chính sách ODA của nhà tài trợ sẽ được ưu tiên áp dụng nếu có khác biệt với Luật pháp Việt Nam. Do đó những yêu cầu trong Chính sách Môi trường của WB sẽ được ưu tiên áp dụng nếu có khác biệt với Luật pháp Việt Nam. Tuy nhiên, khi dự thảo TOR cho các công cụ an toàn cần thiết, CQCQ/CQTH cần nỗ lực tham vấn với Bộ TNMT nhằm thống nhất một TOR chung để chuẩn



bị các nghiên cứu an toàn và đáp ứng yêu cầu của chính sách an toàn của WB cũng như tuân thủ theo luật pháp và quy định của Việt Nam. 26. Triển vọng về các công cụ đánh giá môi trường (EA) có chất lượng cao hơn gần đây đã cải thiện khi Chính phủ, thông qua Bộ TNMT, đã ban hành một “Hướng dẫn chung về thực hiện đánh giá tác động môi trường (EIA)” mới vào tháng 11/2009, Hướng dẫn này sẽ hài hòa các công tác chuẩn bị EIA giữa Chính phủ và các nhà tài trợ. Hướng dẫn được chuẩn bị bởi Nhóm chuyên gia EIA của Nhóm Quan hệ Đối tác về Hiệu quả Viện trợ (Partnership Group for Aid Effectiveness) thông qua những công tác của Nhóm về hài hòa EIA để hỗ trợ Tuyên bố Hà Nội (Hanoi Core Statement). Vào tháng 12/2009, Nhóm này cũng đã đưa ra dự thảo “Hướng dẫn Chuẩn bị Kế hoạch Quản lý Môi trường” và dự thảo “Hướng dẫn Thực hiện Tham vấn cộng đồng để hỗ trợ Đánh giá Tác động Môi trường ở Việt Nam”. Với việc tăng cường sử dụng những hướng dẫn mới và được cập nhật này – là những tài liệu giúp giải quyết những vần đề chính yếu trong hệ thống đánh giá môi trường (EA) của Việt Nam – có thể kỳ vọng là chất lượng của các quy trình và tài liệu EIA sẽ được cải thiện đáng kể trong những năm tới.

Danh mục từ và chữ viết tắt

EA Đánh giá Môi trường EIA Đánh giá Tác động Môi trường EMP Kế hoạch Quản lý Môi trường CQCQ/CQTH Cơ quan Chủ quản/ CQTH Bộ TNMT Bộ Tài nguyên và Môi trường Bộ KHĐT Bộ Kế hoạch Đầu tư NGO Tổ chức phi chính phủ ODA Hỗ trợ Phát triển Chính thức OP Chính sách hoạt động Ban ĐPDA Ban Điều phối Dự án Sổ tay Hướng dẫn Project Operational Manual PPTAF Project Preparation Technical Assistance Facility – Quỹ chuẩn bị dự án RAP Resettlement Action Plan - Kế hoạch hành động tái định cư RSS Regional Safeguard Secretariat - Ban thư ký An toàn khu vực SP – TT Tổ công tác Tiểu dự án của Ngân hàng Thế giới TA – TT Tổ công tác Dự án của Ngân hàng Thế giới TOR Terms of Reference - Điều kiện tham chiếu

Chương 7. Quản trị, minh bạch và chống tham nhũng Sổ tay Hướng dẫn - PPTAF


CHƯƠNG 7. QUẢN TRỊ, MINH BẠCH VÀ CHỐNG THAM NHŨNG

Chương này trình bày các yêu cầu và hướng dẫn về quản trị, minh bạch và chống tham nhũng áp dụng đối với dự án PPTAF. Nếu và khi các CQCQ/CQTH tiếp tục giai đoạn dự án đầu tư tiếp theo trong quá trình thực hiện TDA thì các CQCQ/CQTH cũng phải tuân thủ các quy định của WB về minh bạch và chống tham nhũng cụ thể cho từng TDA. A. Bối cảnh 1. Chính phủ Việt Nam đã tiến hành những cải thiện đáng kể đối với khung pháp lý nhằm chống tham nhũng và lãng phí. Văn bản pháp luật quan trọng nhất là Luật Phòng Chống Tham Nhũng ban hành tháng 11 năm 2005 (55/2005/QH11) đã định nghĩa rõ về những hoạt động tham nhũng, những nguyên tắc cơ bản để tiến hành hoạt động tham nhũng và trách nhiệm của các bộ và ngành khác nhau trong việc đấu tranh chống tham nhũng. Một số điểm quan trọng nhất của Luật Phòng Chống Tham Nhũng là: (a) các điều khoản nhằm nâng cao nhận thức của công chúng qua việc tăng cường sự minh bạch và công khai của các hoạt động của các cơ quan Chính phủ khác nhau, trong hoạt động đấu thầu và quản lý tài sản công, các hoạt động xây dựng, và ngân sách quốc gia ở mọi cấp; (b) các điều khoản cho phép công chúng đóng vai trò trung tâm trong việc đấu tranh chống tham nhũng; và (c) định nghĩa của một nguyên tắc đạo đức và nghề nghiệp cho những công chức Nhà nước, với việc các nhà lãnh đạo phải chịu trách nhiệm về việc tham nhũng các cơ quan của họ.

2. Từ năm 2006 đến năm 2008, Chính Phủ đã ban hành 9 Nghị Định và Nghị Quyết quan trọng cung cấp hành lang về đường lối và hướng dẫn về cơ chế tổ chức nhằm hạn chế tham nhũng và 15 Nghị Định và Quyết Định hướng dẫn việc thực hiện các chính sách2. Những văn bản pháp lý này không những xây dựng được khung chính sách mà còn củng cố được công tác thực hiện Luật Phòng Chống Tham Nhũng. Chính Phủ đã thông qua Hội Nghị Chống Tham Nhũng của LHQ vào năm 2009.

B. Khái quát về các biện pháp Quản trị Dự án PPTAF 3. Sổ tay Hướng dẫn của dự án PPTAF bao gồm một Ma trận Rủi ro Phân chia trách nhiệm và Quản trị chiến lược để xác định những nguy cơ rủi ro về tham nhũng và các biện pháp giảm thiểu thích hợp được xây dựng với sự tham vấn và nhất trí của Bộ KHĐT và WB. Sổ tay Hướng dẫn và Ma trận Rủi ro Phân chia trách nhiệm và Quản trị chiến lược cần được

2 Một vài ví dụ về các văn bản pháp lý đó là: Nghị Định số 120/2006/ND-CP giải quyết vấn đề về sự minh bạch và việc tố cáo, bảo

vệ, và khen thưởng những người tố cáo hành động tham nhũng, và việc yêu cầu cung cấp thông tin của các công dân; Nghị Định số 37/2007/ND-CP yêu cầu có sự minh bạch về tài sản và việc công khai thu nhập của các quan chức chính phủ, quốc hội; Nghị Định số 115/2008/ND-CP hướng dẫn việc xuất bản các kết quả kiểm toán; Nghị Định số 47/2007/ND-CP và 107/2006/ND-CP đã lần lượt định nghĩa các chức năng và trách nhiệm của các tổ chức xã hội và các nhà lănh đạo các cơ quan chính phủ trong việc phòng chống tham nhũng. Sắc lệnh số 34/2007/PLUBTVQH11 về việc thực thi Dân chủ ở các xã, quận, và các thành phố nhỏ cần có sự công khai và tham vấn cộng đồng về các kế hoạch phát triển kinh tế xã hội, các dự án và công trình đầu tư, việc quản lý và sử dụng các nguồn vốn, và các cơ chế để người dân góp ý và nhận được phản hồi



rà soát trong quá trình thực hiện dự án và có thể sẽ được cải thiện với những thoả thuận chung giữa WB và Bộ KHĐT.

4. Ma trận Rủi ro Phân chia trách nhiệm và Quản trị chiến lược cho toàn bộ dự án PPTAF sẽ phác thảo những hành động giảm thiểu sau:

(a) Các điều khoản về Công bố thông tin và Tính minh mạch (b) Giám sát Xã hội Dân sinh (c) Cơ chế Giải quyết Khiếu nại (d) Biện pháp Xử lý và Sửa chữa (e) Giảm thiểu Câu kết, Gian lận, và Lạm dụng quyền lực

Tất cả những hoạt động của dự án, bao gồm những hoạt động được tài trợ thông qua các khoản tín dụng đầu tư đều dự kiến sẽ tuân thủ những nguyên tắc và quy trình được trình bày trong Ma trận Rủi ro

5. Dự kiến hầu hết các hoạt động chuẩn bị (chủ yếu bao gồm báo cáo nghiên cứu khả thi, thiết kế, công cụ bảo vệ an toàn, v.vv..) do các CQCQ tiểu dự án tiến hành sẽ không cần có một Khung Quản trị và Trách nhiệm (GAF) giải trình riêng. Tuy nhiên, những biện pháp giảm thiểu rủi ro phải được thực hiện như đã được trình bày trong tài liệu này.

6. Những khoản tín dụng đầu tư sau đó được chuẩn bị thông qua PPTAF sẽ phải có một GAF trong suốt quá trình thực hiện và PPTAF có thể hỗ trợ các CQCQ tiểu dự án để chuẩn bị khung này (hoặc các công cụ quản trị tương đương khác như Bản đồ Rủi ro và Kế hoạch Hành động)

7. Một số ví dụ về biện pháp giảm thiểu rủi ro chiến lược trong dự án được thể hiện chi tiết trong ma trận dưới đây.

Bảng 1. Ma trận Phân chia trách nhiệm và Quản trị chiến lược

Chủ đề Hoạt động can thiệp/Biện pháp Đơn vị chịu trách nhiệm

Thời hạn mục tiêu

Các điều khoản về Công bố thông tin và Tính minh mạch

Thiết lập phương tiện truyền thông và cơ sở công bố thông tin dự án: (a) trang web của Dự án, kết nối với trang web của Bộ Kế hoạch và Đầu tư và các trang web của CQCQ; (b) lựa chọn các phương tiện truyền thông bản in, được phân phối đến các bên liên quan; và (c) những phương tiện truyền thông quốc gia thích hợp. Thiết lập một quy trình cập nhật thường xuyên những thông tin quan trọng lên những trang thông tin này

Bộ KHĐT-Ban QLTDA

Trong vòng 1 tháng kể từ khi Dự án có hiệu lực





Thu thập và công bố: (a) Công bố thông tin về tính liêm chính của người tham gia (thông tin về những công bố của Nhà nước của các cán bộ Dự án); và (b) thông tin tham khảo và liên hệ của mỗi người tham gia hợp đồng trong Dự án

Bộ KHĐT-Ban QLDA

Trong vòng 2 tháng kể từ khi Dự án có hiệu lực, và sau đó, thời hạn đối với các CQCQ là khi dự án được chấp thuận tài trợ

Công bố trên trang web/bản tin và báo đấu thầu của Bộ KHĐT và CQCQ tất cả các quyết định liên quan đến lựa chọn, phạm vi, chi phí, bên hưởng lợi, phương án thay thế, chính sách tái định cư, bảo vệ môi trường của dự án đầu tư và tất cả các biện pháp xử lý có thể được áp dụng

Bộ KHĐT-Ban QLTDA/ các CQCQ

Trong suốt vòng đời của Dự án

Giám sát Xã hội

Đại diện bên hưởng lợi của Tiểu dự án được khuyến khích tham gia vào các hoạt động giám sát và tham gia mở thầu. Tiểu dự án cung cấp hỗ trợ cho các cộng đồng địa phương và xã hội trong việc giám sát các công trình dự án theo Nghị định 120/2006/NĐ-CP và Pháp lệnh Số 34/2007/PL-UBTVQH11.

Bộ KHĐT-Ban QLTDA/các CQCQ

Trong suốt vòng đời của Dự án

Cơ chế Giải quyết Khiếu nại

Thiết lập những cơ chế và quy trình hiệu quả cho chế độ báo cáo bảo mật về những khiếu nại, quản lý ghi chép, xử lý công bằng, giám sát và bảo mật.

Bộ KHĐT-Ban QLTDA/các CQCQ

Trước khi khoản vay có hiệu lực

Biện pháp Xử lý và Sửa chữa

Tuyên bố về tính minh bạch và đạo đức trong Dự án của các cán bộ Dự án.

Bộ KHĐT Như là một phần của GTAP, trước khi Dự án có Hiệu lực

Tuyên bố Quản trị, bao gồm một bản mô tả các biện pháp xử lý cấu kết, gian lận, tham nhũng, ép buộc, và cản trở trái phép, sẽ được đưa vào tất cả các tài liệu đấu thầu và hợp đồng Dự án.

Bộ Kế hoạch và Đầu tư-Ban QLTDA

Như là một phần của GTAP, trước khi Dự án có hiệu lực đối với những tuyên bố ban đầu và liên tục về sau.





Kế hoạch triển khai dự án bao gồm những thủ tục áp dụng cho toàn bộ Dự án để xác định, báo cáo và giải quyết việc cấu kết, tham những và gian lận. Trách nhiệm ở mỗi đơn vị/cấp được xác định rõ ràng và phản ánh những hoạt động giám sát cần thiết để giảm thiểu rủi ro về cấu kết, tham nhũng và gian lận,


Trước khi hiệu lực

Giảm thiểu Cấu kết, Gian lận, và Lạm dụng quyền lực

Thu thập những tuyên bố có hiệu lực về tính minh bạch và đạo đức của Dự án từ các cán bộ Dự án sau khi hoàn thành đào tạo GTAP của Dự án


Trong vòng 4 tháng kể từ khi Dự án có hiệu lực

Bộ KHĐT/các CQCQ đã đưa vào máy tính hệ thống kế toán, cho phép việc nhập liệu duy nhất thông tin giao dịch, và chỉ duy trì một bộ các báo cáo tài chính.

Bộ Kế hoạch và Đầu tư-Ban QLTDA/các CQCQ

Trước khi có hiệu lực

Định nghĩ rõ ràng về, và tuân thủ những tiêu chuẩn chất lượng quy định trong hợp đồng. Bộ KHĐT/các CQCQ bố trí nhân viên với chuyên môn và quyền hạn triển khai phù hợp. Kiểm toán độc lập sẽ sử dụng khi cần thiết, từ các tư vấn hỗ trợ quỹ và sau đó là từ đơn vị bên ngoài nếu cần thiết.

Bộ Kế hoạch và Đầu tư-Ban QLTDA/các CQCQ

Khi cần thiết/Định kỳ trong suốt vòng đời của Dự án

Khác

Biên soạn Sổ tay GTAP và tài liệu đào tạo của Bộ KHĐT, bao gồm: (a) định nghĩa các hanh vi tham nhũng và sao nhãng/lãng phí; (b) những chính sách và quy định chống tham những của Bộ KHĐT và WB có thể áp dụng; và (c) tài liệu mô ta trường hợp phụ vụ đào tạo


Trong vòng 3 tháng từ khi ký Hợp đồng Tài trợ.

Chương 8. Giám sát và đánh giá Sổ tay Hướng dẫn - PPTAF


CHƯƠNG 8. GIÁM SÁT VÀ ĐÁNH GIÁ

Chương này sẽ nêu chi tiết các hướng dẫn và yêu cầu về các hoạt động giám sát và đánh giá đối với dự án PPTAF. Khi các CQCQ tiến hành triển khai thực hiện các TDA cũng phải thực hiện các yêu cầu về giám sát và đánh giá của WB đối với từng TDA cụ thể. 8.1. Trách nhiệm giám sát và đánh giá Bộ KHĐT, Ban ĐPDA có trách nhiệm giám sát và đánh giá dự án PPTAF và các TDA, bao gồm thu thập dữ liệu, báo cáo tài chính và các thông tin liên quan khác. Cuối mỗi quý, Bộ KHĐT, Ban ĐPDA sẽ gửi báo cáo tới WB nêu chi tiết về hiện trạng của dự án PPTAF và các TDA mà được dự án hỗ trợ chuẩn bị. Các Ban QLTDA cần chuẩn bị và cung cấp các tài liệu, dữ liệu và các thông tin liên quan khác một cách đầy đủ và đúng để hỗ trợ cho Ban ĐPDA chuẩn bị báo cáo. Tổ công tác dự án của WB sẽ làm việc với Bộ KHĐT và Tổ TDA của WB để giám sát các kết quả của dự án. Hai Tổ dự án và Tổ TDA của WB cùng các chuyên gia thích hợp sẽ tiến hành giám sát và đánh giá dự án và TDA theo thủ tục của WB. Các hoạt động và khung giám sát và đánh giá dự án sẽ tuân thủ Quyết định số 803/2007/QĐ-BKH của Bộ KHĐT về báo cáo giám sát dự án ODA. 8.2. Khung giám sát và đánh giá Khung giám sát và đánh giá bao gồm ba loại giám sát là: giám sát thực hiện, giám sát tuân thủ và giám sát tác động. Giám sát thực hiện sẽ được sử dụng để cải thiện công tác quản lý và xác định các vấn đề trong quá trình thực hiện dự án. Giám sát tuân thủ sẽ được sử dụng để đảm bảo rằng việc thực hiện dự án tuân thủ các chính sách và thủ tục đã được mô tả. Giám sát tác động (cũng như giám sát thực hiện) sẽ cung cấp những bài học để đưa vào các hoạt động hỗ trợ kỹ thuật liên quan nhằm tăng cường hơn nữa công tác quản lý việc chuẩn bị TDA ở Việt Nam. 8.2.1. Giám sát thực hiện Giám sát thực hiện xác định tiến độ thực hiện dự án. 2 nội dung của giám sát thực hiện là giám sát các hoạt động và giám sát tiến độ nhằm xác định và xếp thứ tự ưu tiên các nhu cầu. Việc này sẽ được tiến hành thông qua:



Các báo cáo tiến độ hàng quý và hàng năm từ các Ban QLTDA. Những thông tin này sẽ được Ban ĐPDA tổng hợp và báo cáo cho WB được coi là một phần của báo cáo quản lý tài chính của dự án.

Kiểm điểm hàng năm về tiến độ để xác định và lựa chọn TDA.

8.2.2. Giám sát tuân thủ

Giám sát tuân thủ là việc đặc biệt quan trọng đối với dự án. Hệ thống M&E của dự án sẽ phải đánh giá việc tuân thủ của dự án đối với các hướng dẫn như:

Các tiêu chí đã được thống nhất liên quan tới các tiểu dự án hợp pháp; Các công tác QLTC đã được thống nhất; Các hoạt động mua sắm đã được thống nhất; Các quy định về an toàn xã hội và môi trường.

8.2.3. Giám sát tác động

Giám sát tác động đo mức độ đạt được mục tiêu phát triển của dự án. Giám sát này được tiến hành vào giai đoạn cuối của dự án gồm đánh giá cuối cùng, hội thảo về các bài học. 8.3. Các chỉ số

Các chỉ số sẽ được sử dụng để đo việc đạt được các mục tiêu và kết quả của dự án PPTAF cụ thể như sau: Ban ĐPDA sẽ thu thập các dữ liệu, thông tin cần thiết và hàng quý gửi báo cáo về hiện trạng của dự án tới WB. Mỗi Ban QLTDA sẽ chuẩn bị và cung cấp các tài liệu, dữ liệu và các thông tin liên quan khác một cách đầy đủ và đúng để hỗ trợ cho các hoạt động chuẩn bị báo cáo của Ban ĐPDA. Giám sát thực hiện:

Số lượng các TDA thuộc giai đoạn chuẩn bị yêu cầu PPTAF hỗ trợ hàng năm. Thời hạn cho biết các giai đoạn chuẩn bị, thời gian và các hoạt động của mỗi TDA.

Giám sát tuân thủ:

Xác nhận rằng vốn của PPTAF được giải ngân cho các hoạt động chuẩn bị TDA có chất lượng.

Xác nhận rằng các TDA được PPTAF tài trợ phù hợp với các tiêu chí hợp pháp đã được thống nhất.

Xác nhận rằng đã tuân thủ các quy định về QLTC đã được thống nhất. Xác nhận rằng đã tuân thủ các quy định về mua sắm đã được thống nhất. Xác nhận rằng đã tuân thủ các quy định về an toàn xã hội và môi trường.



Giám sát tác động:

Bằng chứng về chất lượng tiểu dự án được cải thiện tại điểm bắt đầu - thông qua việc tăng về chi tiết và các loại tài liệu sẵn sàng cho việc thẩm định vốn vay đầu tư.

Bằng chứng về hoàn thành đáng kể các hoạt động ban đầu trước khi phê duyệt vốn vay đầu tư.

Giảm thời gian chuẩn bị TDA so với trước khi triển khai dự án PPTAF. Tăng số lượng TDA có các hợp động sẵn sàng cho việc đấu thầu vào thời gian phê

duyệt dự án. Giảm thời gian để đạt các mục tiêu về giải ngân so với trước khi triển khai dự án

PPTAF và so với các TDA được chuẩn bị mà không được tiếp cận vốn của PPTAF.

Phụ lục 2. Phương pháp ghi chép tài khoản kế toán Sổ tay Hướng dẫn - PPTAF


PHỤ LỤC 1: HỆ THỐNG KẾ TOÁN

a. Hình thức kế toán: tập trung b. Chứng từ kế toán

STT Tên chứng từ Số hiệu I Lao động tiền lương 1 Bảng chấm công C01a - HD 2 Bảng thanh toán tiền lương C02 - HD 3 Phiếu xác nhận công việc hoàn thành C08 - HD 4 Giấy đi đường C06 - HD II Vật tư 5 Biên bản kiểm kê vật tư, thiết bị, sản phẩm C25 - HD

III Tiền tệ 6 Phiếu thu C30-HD 7 Phiếu chi C31-HD 8 Giấy đề nghị tạm ứng C32-HD 9 Giấy thanh toán tạm ứng C33-HD

10 Bảng kiểm kê quỹ C34-HD 11 Bảng kiểm kê quỹ C35-HD IV Tài sản cố định 12 Biên bản giao nhận TSCĐ C50-HD 13 Biên bản thanh lý TSCĐ C51-HD 14 Biên bản đánh giá lại TSCĐ C52-HD 15 Biên bản kiểm kê TSCĐ C53-HD V Chứng từ kế toán ban hành ở các VBPQ khác 16 Hoá đơn (GTGT) 01/GTKT-3LL 17 Hoá đơn bán hàng (để tham khảo) 02/GTTT-3LL 18 Hoá đơn bán hàng (để tham khảo) 02/GTTT-2LN 19 Giấy rút vốn đầu tư 20 Giấy đề nghị tạm ứng/thanh toán vốn đầu tư 22 Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng vốn đầu tư



c. Hệ thống Tài khoản: Dự án dự kiến sử dụng các tài khoản dưới đây:

Số hiệu Tài khoản Tên tài khoản Ghi chú Cấp 1 Cấp 2 111 Tiền mặt Chi tiết theo yêu cầu quản lý 112 Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc Chi tiết theo yêu cầu quản lý 131 Phải thu của khách hàng 133 Thuế GTGT được khấu trừ Chi tiết theo yêu cầu quản lý 136 Phải thu nội bộ 138 Phải thu khác Chi tiết theo yêu cầu quản lý

1381 Tài sản thiếu chờ xử lý 1388 Phải thu khác

141 Tạm ứng 211 Tài sản cố định hữu hình 214 Hao mòn tài sản cố định 241 Chi phí đầu tư xây dựng 331 Phải trả cho người bán 333 Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước

3331 Thuế GTGT phải nộp 33311 - Thuế GTGT đầu ra 33312 - Thuế GTGT hàng nhập khẩu 3332 Thuế tiêu thụ đặc biệt 3333 Thuế nhập khẩu 3338 Các loại thuế khác 3339 Phí, lệ phí và các khoản phải nộp khác

334 Phải trả công nhân viên 336 Phải trả nội bộ 338 Phải trả, phải nộp khác

3381 Tài sản thừa chờ giải quyết 3382 Kinh phí công đoàn 3383 Bảo hiểm xã hội 3384 Bảo hiểm y tế 3388 Phải trả, phải nộp khác Loại 4 - Nguồn vốn chủ sở hữu

412 Chênh lệch đánh giá lại tài sản 421 Chênh lệch thu, chi chưa xử lý 462 Nguồn vốn dự án

4621 Nguồn vốn IDA 4622 Nguồn vốn đối cứng CP 4628 Nguồn vốn khác



Số hiệu Tài khoản Tên tài khoản Ghi chú Cấp 1 Cấp 2 466 Nguồn vốn đã hình thành tài sản cố

định

662 Chi phí Ban quản lý dự án 721 Thu nhập hoạt động khác 821 Chi phí hoạt động khác

Loại 0 - Tài khoản ngoài bảng 001 Tài sản thuê ngoài 002 Tài sản nhận giữ hộ

d. Phương thức thực hiện công tác kế toán: kế toán đơn e. Hình thức sổ kế toán:

Cơ cấu sổ sử dụng:

STT Tên sổ Mẫu số 1 Sổ quỹ tiền mặt S11-H 2 Sổ Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc S12-H, S13-H 3 Sổ Tài sản theo đơn vị sử dụng S31-H, S32H 4 Sổ chi phí. S62-H 5 Sổ chi phí khác 6 Sổ chi các khoản thuế 7 Sổ chi tiết các tài khoản

Chứng từ

Sổ Nhật ký chung

Báo cáo tài chính Bảng kê chi tiết

Các sổ chi tiết



PHỤ LỤC 2 : PHƯƠNG PHÁP GHI CHÉP TÀI KHOẢN KẾ TOÁN CỦA DỰ ÁN

1. Phương pháp kế toán của một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu của Ban ĐPDA: Nội dung Bút toán kế toán Hạch toán chi cho tư vấn

Có các trường hợp: - Tạm ứng trước khi thực hiện dịch vụ

Nợ TK 331/ Có TK 112

- Khi dịch vụ hoàn thành giai đoạn có nghiệm thu được duyệt

Nợ TK 241/ Có TK 331

- Thanh toán trên khối lượng thực hiện Nợ TK 331/ Có TK 112

Hạch toán chi hoạt động Dự án

Chi phí PMU bao gồm lương, tiền bảo hiểm xã hội, công tác phí, tiền điện thoại, văn phòng phẩm, mua sắm dụng cụ, phương tiện làm việc .. Về tiền lương Xác định tiền lương Thanh toán lương cho cán bộ dự án

Nợ TK662- Chi phí QL dự án Có TK334-Phải trả CNV Nợ TK 334- Phải trả CNV Có TK1111 - Tiền mặt

Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, Kinh phí công đoàn Khi trích phí bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và kinh phí công đoàn, những chi phí này sẽ được ghi nhận vào chi phí BQL dự án và khấu trừ vào tiền lương của nhân viên theo quy định của Nhà nước, kế toán hạch toán

Nợ TK662 - Chi phí QL dự án Nợ TK334 - Phải trả CNV (khoản khấu trừ vào lương) Có TK338 - Phải trả khác

Khi nộp tiền bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn cho cơ quan liên quan, kế toán hạch toán

Nợ TK338 - Phải trả khác Có TK111, 112

Chi phí hoạt động DA

Khi thanh toán công tác phí, điện nước, điện thoại, văn phòng phẩm, công cụ dụng cụ

Nợ TK 662 – Chi phí quản lý dự án Có TK 111, 112 Có TK 111, 112,...

Hạch toán thu và chi từ hoạt động tổ chức đấu

Trường hợp dự án tổ chức đấu thầu xây dựng hoặc thầu mua thiết bị: Khi nhận lệ phí đăng ký và hồ sơ dự thầu từ người dự thầu, kế toán hạch toán Ghi chú: Nghiệp vụ này hạch toán vào TK 511(8) thu khác và chi phí hoạt động khác.

Nợ 111,112 Có 4628



thầu thầu

Chi phí mở thầu, xét thầu liên quan đến việc đấu thầu, kế toán hạch toán

Nợ 4628 Có 111,112

2. Hướng dẫn hạch toán nguồn vốn:

Sau khi thực hiện đầy đủ các thủ tục rút vốn vay được chấp thuận và thực hiện chi trả cho nhà thầu về thiết bị đã lắp đặt (từng phần hoặc toàn bộ); hoặc chi trả cho nhà cung cấp dịch vụ, thiết bị hay vật tư và nhận tiền để chi trả cho hoạt động của Ban ĐPDA/Ban QLTDA . Kế toán hạch toán:

Nợ TK 111, 152, 211, 311, 662 Có TK 462

Khi nhận được vốn đối ứng để thanh toán trực tiếp cho bên nhận thầu hoặc thanh toán cho người bán; người cung cấp vật tư, thiết bị; các khoản chi khác, kế toán hạch toán:

Nợ TK 331/112 Có TK 462

Khi rút tiền mặt từ nguồn vốn đối ứng để ĐPDA/Ban QLTDA thanh toán cho các khoản chi tiêu thực hiện dự án được quy định trong Hiệp định Tài trợ, hoặc chi trả chi phí hoạt động của trên cơ sở dự toán chi phí đã được phê duyệt ..., kế toán hạch toán:

Nợ TK 111 - Tiền mặt Có TK 462

Khi được nhận nguồn vốn đối ứng từ Ngân sách Trung ương về tài khoản tiền gửi của dự án mở tại Kho bạc Nhà nước để chi cho hoạt động của ĐPDA/Ban QLTDA, kế toán hạch toán (nếu có):

Nợ TK 1121 - TGNH Có TK 462

Khi rút tiền mặt về quỹ, hoặc chi trả cho các chi phí của ĐPDA/Ban QLTDA phù hợp với dự toán chi phí đã được duyệt từ tài khoản tiền gửi tại Kho bạc Nhà nước, kế toán hạch toán:

Nợ TK 111, 211, 331, 6621 Có TK 1121 - TGNH

Phụ lục 3. Báo cáo tài chính Sổ tay Hướng dẫn - PPTAF


PHỤ LỤC 3: BÁO CÁO TÀI CHÍNH

1. Báo cáo nguồn và sử dụng nguồn vốn. (Mẫu IFR1)

2. Báo cáo chi tiêu (Mẫu IFR2)

3. Báo cáo tài khoản chỉ định (Mẫu IRF3)

4. Báo cáo tình hình sử dụng nguồn vốn ODA (Mầu số 4, QĐ 803)

5. Báo cáo tình hình sử dụng nguồn vốn đối ứng (Mẫu số 6)

6. Báo cáo thực hiện mua sắm, đấu thầu (Mẫu số 7, số 12)



Form IFR1: Project Sources & Uses of Funds for the Q. In USD

Actual Planned Variance in %

Current Quarter

Year - To Date

Cummulative - To Date /year

Current year Year - To Date Cummulative - To

Date /year Current year

Year - To Date

Cummulative - To Date year

1 2 3 4 5 6 7 = 1 / 4 8 = 2 / 5 9 = 3 / 6 Opening balance IDA account Counterpart account Other bank account(s) Cash Total Sources Of Funds 1. GOV 3. IDA Credit 4. Other Total Sources of Funds Foreign exchange

difference Less: Uses of Funds Total Uses of Funds Closing balance IDA account Counterpart account Other bank account(s) Cash Total Set up by Chief Accountant Director



NOTE : 1. Sources of Fund: Actual: Total realisation from all sources of funds Planned: Total Budget for the reporting period: current quarter, year to date,

cummulative to date 2. Uses of Fund Actual: Expenditures realization per disbursement category Planned: Total Budget for the reporting period: current quarter, year to date,

cummulative to date per dsibursement category 3. Current Quarter: expenditures/budget for the quarter 4. Year to Date: cummulative expenditures/ budget for the year 5. Cummulative to Date: cummulative expenditures/budget from the beginning

(project effective) until the report period 6. Variance: difference between budget and realization



IFR2: Uses of Funds by Activities for the Q

In USD Project

Activities (Eligible

Expenditure Categories)

Accumulated actual

disbursement at 31/12/last year

Disbursement in year Accumulated from the start of the project Quarter I Quarter II Quarter III Quarter IV Accumulated during the year

IDA Counterpart IDA Counterpart IDA Counterpart IDA Counterpart Planned Annual Disbursement

Cumulative to date

% yearly

implemetation

Net amount

Cumulative to date

Achievement rate (%)

TOTAL

Set up by

Chief Accountant Director TMU



IFR3: IDA Account Statement at end of q./year

Amount USD PART A- Account transaction Opening Balance i Add

Total amount deposited by PCU/PMU for the period ii Bank interests iii Amount refunded to cover ineligible disbursements iv

Deduct Amount withdrawn for the period v Bank charges vi Amount refunded to PCU/PMU vii

Closing Balance viii - PART B- Account reconciliation

Amount advanced by PCU/PMU ix Less

Total amount recovered by PCU/PMU x Outstanding amount advanced to IDA Account at the peiord end xi -

Ending balance of IDA Account at the period end xii -

Add Amount claimed but not yet credited xiii Amount withdrawn but not yet claimed xiv Ineligible expenditure to be refunded xv

Less Bank interests xvi

Total advances to IDA Account as at period end xvii -

Set up by

Chief Accountant

Director TMU



BÁO CÁO TỔNG HỢP QUYẾT TOÁN DỰ ÁN HOÀN THÀNH

Tên dự án: Tên công trình, hạng mục công trình: Chủ đầu tư : Cấp quyết định đầu tư: Địa điểm dự án: Quy mô công trình:

- Được duyệt: ...... …….. - Thực hiện:…..................

Tổng mức đầu tư được duyệt:.................… Thời gian khởi công - hoàn thành:

- Được duyệt: ...... …….. - Thực hiện:…..................

I. Nguồn vốn:

Được duyệt (1) Thực hiện (2) Chênh lệch (2-1) VND Nguyên tệ VND Nguyên tệ VND Nguyên tệ

Tổng vốn Vốn ODA Trong đó: (Chi tiết) Vốn đối ứng: Trong đó: (Chi tiết)

II. Tổng hợp chi phí đầu tư đề nghị quyết toán:

Đơn vị: đồng STT Nội dung chi phí Tổng mức

đầu tư được duyệt

Tổng dự toán được duyệt

Chi phí đầu tư đề nghị quyết

toán

Chênh lệch so với dự toán được duyệt

Xây dựng Thiết bị Chi phí khác Dự phòng Tổng số

III. Chi phí đầu tư đề nghị duyệt bỏ không tính vào giá trị tài sản hình thành qua đầu

tư: (Chi tiết)



IV. Giá trị tài sản hình thành qua đầu tư:

Giá trị tài sản

TT Nhóm Thực tế

(Nguyên tệ) Quy đổi (đồng) Tổng số 1. Tài sản cố định (Chi tiết) 2. Tài sản ngắn hạn (Chi tiết)

V. Thuyết minh báo cáo quyết toán

1- Tình hình thực hiện dự án: Những thay đổi nội dung của dự án so với quyết định đầu tư được duyệt:

- Quy mô, kết cấu công trình, hình thức quản lý dự án, thay đổi Chủ đầu tư, hình thức lựa chọn nhà thầu, nguồn vốn đầu tư, tổng mức vốn đầu tư.

- Những thay đổi về thiết kế kỹ thuật, tổng dự toán được duyệt. 2- Nhận xét, đánh giá quá trình thực hiện dự án:

- Chấp hành trình tự thủ tục quản lý đầu tư và xây dựng của Nhà nước. - Công tác quản lý vốn, tài sản trong quá trình đầu tư.

3- Kiến nghị:

............, ngày... tháng... năm...

Người lập biểu (Ký, ghi rõ họ tên)

Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ tên)

Chủ đầu tư (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ

tên)

Phụ lục 4. Danh sách các tài liệu pháp lý có liên quan Sổ tay Hướng dẫn - PPTAF


PHỤ LỤC 4: DANH SÁCH CÁC NGHỊ ĐỊNH, QUYẾT ĐỊNH VÀ THÔNG TƯ CHỦ YẾU LIÊN QUAN ĐẾN QUẢN LÝ TÀI CHÍNH VÀ CÁC DỰ ÁN ODA

* TT số 78/2004/TT-BTC ngày 10/8/2004 của Bộ Tài chính về hướng dẫn quản lý việc rút vốn đối với nguồn vốn ODA. * QĐ số 214/2000/QĐ-BTC ngày 28/12/2000 của Bộ Tài chính ban hành chế độ kế toán áp dụng cho đơn vị chủ đầu tư. * QĐ số 19/2006/ QĐ-BTC ngày 30/3/2006 của Bộ Tài chính về chế độ kế toán áp dụng cho các BQLDA. * Nghị định số 112/2009/NĐ-CP ngày 14/12/2009 của Chính phủ qui định về quản lý phí đầu tư công trình.

* TT số 219/2009/TT-BTC ngày 19/11/2009 của Bộ Tài chính Quy định một số định mức chi tiêu áp dụng cho các dự án, chương trình sử dụng nguồn vốn ODA. * TT số 27/2007/TT-BTC của Bộ Tài chính ban hành hướng dẫn quản lý, thanh toán vốn đầu tư và vốn sự nghiệp có tính chất đầu tư thuộc ngân sách Nhà nước. * TT số 130/2007/TT-BTC ngày 2/11/2007 của Bộ Tài chính ban hành về sửa đổi bổ sung một số điều của thông tư 27/2007 * TT số 108/2007/TT-BTC của Bộ Tài chính ban hành về thực hiện quản lý tài chính đối với các chương trình, dự án ODA. * QĐ số 803/2007/QĐ-BKH ngày 30/7/2007 của Bộ KHĐT ban hành về chế độ báo cáo tình hình thực hiện các chương trình, dự án ODA. * TT số 123/2007/TT-BTC ngày 23/10/2007 của Bộ Tài chính ban hành về hướng dẫn thực hiện chính sách thuế và ưu đãi thuế đối với dự án ODA. * TT số 117/2008/TT-BTC ngày 5/12/2008 của Bộ Tài chính ban hành hướng dẫn quản lý sử dụng chi phí quản lý dự án đầu tư sử dụng vốn ngân sách. Quy định pháp lý về quyết toán vốn: * TT số 33/2007/TT-BTC ngày 9/4/2007 của Bộ Tài chính ban hành hướng dẫn quyết toán dự án hoàn thành thuộc vốn nhà nước. * TT số 98/2007/TT-BTC ngày 9/8/2007 của Bộ Tài chính ban hành sửa đổi một số điều của TT số 33/2007/TT-BTC ngày 9/4/2007…

Phụ lục 5. Mẫu hướng dẫn về an toàn cho TDA trong giai đoạn đầu tư Sổ tay Hướng dẫn - PPTAF


PHỤ LỤC 5: MẪU HƯỚNG DẪN VỀ AN TOÀN ÁP DỤNG CHO TIỂU DỰ ÁN TRONG GIAI ĐOẠN ĐẦU TƯ

TỔNG QUAN QUY TRÌNH QUẢN LÝ AN TOÀN

Bước thực hiện Mục tiêu

Sàng lọc Xác định xem dự án có phù hợp với yêu cầu của WB hay không, khả năng gây ra các tác động môi trường và xã hội, các khả năng xung phát tiềm tàng đối với Chính sách hoạt động của WB và nhóm dự án.

Việc sàng lọc cũng là để xác định xem cần lập Kế hoạch tái định cư hoàn chỉnh hay tóm tắt.

Tham vấn cộng động

Mục tiêu của việc tham vấn cộng đồng là để đảm bảo có xem xét đến ý kiến của những đối tượng bị ảnh hưởng, kiến thức của họ về môi trường/xã hội trong khu vực, sự chấp nhận của họ với những tác động trong quá trình nghiên cứu đánh giá và ra quyết định về dự án.

Với các dự án Nhóm A, việc tham vấn cộng đồng sẽ được thực hiện hai lần: sau sàng lọc và trước khi xác định phạm vi ảnh hưởng; sau khi lập xong dự thảo báo cáo đánh giá môi trường. Đối với các vấn đề xã hội, cần tiến hành việc tham vấn đối với những người bị ảnh hưởng bởi dự án và các bên có liên quan trong quá trình chuẩn bị, triển khai và giám sát.

Xác định phạm vi tác động

Quyết định phạm vi của các tác động tiềm tàng và các vấn đề cần rà soát chi tiết hơn - đây chính là cơ sở để lập Điều khoản tham chiếu cho công tác Đánh giá môi trường.

An toàn xã hội và Đánh giá môi trường

Mục tiêu của nghiên cứu gồm:

• Nhận diện các tác động tiềm tàng • Xác định cường độ/phạm vi/khả năng, vv của các tác động

• Xác định mức độ nghiêm trọng hay khả năng chấp nhận được của các tác động (bằng cách đối chiếu với các tiêu chuẩn hay tiêu chí về khả năng chấp nhận) • Đề xuất phương án phòng ngừa, giảm thiểu, giảm nhẹ, đền bù, quản lý và giám sát các tác động tiêu cực ngoài mức chấp nhận được. Nghiên cứu được dựa trên thông tin về dự án, các đặc điểm môi trường và xã hội, các tài sản hay tài nguyên có thể bị ảnh hưởng và chính sách bồi thường, hỗ trợ để đảm bảo những đối tượng bị tác động có thể phục hồi hoàn toàn tài sản hay công việc đã bị mất.

Kế hoạch quản lý môi trường

Thường thì kế hoạch quản lý môi trường sẽ được lập và là một phần của Nghiên cứu đánh giá tác động để trình bày cách thức thực hiện và đảm bảo các biện pháp giảm thiểu, quản lý và giám sát.

Đối với các tiểu dự án mà các cơ quan chức năng đã phê duyệt báo cáo Đánh giá môi trường và Kế hoạch quản lý môi trường, sẽ tiến hành đánh giá Kế hoạch quản lý môi trường và xây dựng Kế hoạch quản lý rủi ro (nếu cần).



Bước thực hiện Mục tiêu

Thông báo về dự án

Cung cấp thông tin cho các bên bị ảnh hưởng và phương tiện thông tin đại chúng để hỗ trợ cho quá trình tham vấn và thu thập thêm quan điểm và ý kiến về dự án trước khi ra quyết định. Tất cả các hồ sơ an toàn sẽ được thông báo trong khu vực vào thời điểm phù hợp, tại các địa điểm dễ tiếp cận và theo hình thức và bằng ngôn ngữ mà bên có liên quan cũng như Trung Tâm thông tin phát triển Việt Nam (VDIC) tại Hà Nội đều hiểu được.

Giám sát Đánh giá thực tế những thay đổi về môi trường và thực hiện Kế hoạch tái định cư trong quá trình triển khai dự án để đảm bảo tránh, giảm thiểu hay giảm nhẹ các tác động như đã đề xuất.

Báo cáo Cung cấp thông tin về quá trình triển khai các biện pháp giảm nhẹ, gồm cả kế hoạch tái định cư và tổng thể hoạt động môi trường cho các bên có liên quan.



MẪU HƯỚNG DẪN AN TOÀN XÃ HỘI - TỔNG HỢP CÁC BƯỚC VÀ HOẠT ĐỘNG

Gia

i đo

ạn

Bước thực hiện Hoạt động N

hận

diện

dự

án

Sàng lọc Cung cấp những thông tin ban đầu về dự án và kết quả sàng lọc khả năng xảy ra yêu cầu tái định của dự án. Xác định yêu cầu lập Kế hoạch tái định cư đầy đủ hay sơ lược.

Thiế

t kế

chi

tiết

Đánh giá tác động môi trường và Kế hoạch tái định cư.

Lập và trình Kế hoạch tái định cư để các cơ quan chức năng có liên quan và WB phê duyệt

Triể

n kh

ai th

ực h

iện

Thực hiện và giám sát

Triển khai Kế hoạch tái định cư đã được phê duyệt Giám sát nội bộ theo Kế hoạch tái định cư đã được phê duyệt

Trình nộp báo cáo quý và báo cáo năm theo yêu cầu

Báo cáo quá trình triển khai kế hoạch an toàn xã hội

Báo cáo về chương trình, tiến độ và kết quả triển khai công tác đền bù, hỗ trợ và tái định cư của dự án và về mức độ hài lòng/thỏa mãn của các đối tượng bị ảnh hưởng.

Trình nộp báo cáo thường kỳ đến Bộ Tài chính để phê duyệt sơ bộ và sau đó là trình lên WB theo chính sách an toàn xã hội của các dự án được WB tài trợ.



MẪU HƯỚNG DẪN VỀ AN TOÀN MÔI TRƯỜNG - TỔNG HỢP CÁC BƯỚC VÀ HOẠT ĐỘNG

G

iai

đoạn

Bước thực hiện Hoạt động

Nhậ

n di

ện d

ự án

Sàng lọc Chuẩn bị thông tin cơ sở về dự án. Trình thông tin dự án và kết quả sàng lọc lên Bộ TC/Bộ KHĐT và WB để xác định nhóm dự án. Cung cấp đánh giá về năng lực thể chế cho các dự án Nhóm I hay A Lập Đánh giá Tác động Môi trường (ĐTM) cho các dự án Nhóm I hay A Đối với các dự án Nhóm B hay C, lập Kế hoạch quản lý môi trường (hay Nhóm II theo Đảm bảo an toàn môi trường). (Nếu đã có Đánh giá tác động môi trường hay Hệ thống quản lý tài nguyên & môi trường mới được phê duyệt, cần lập Kế hoạch quản lý rủi ro nếu thấy cần thiết).

Ngh

iên

cứu

khả

thi Xác định phạm

vi cho các dự án Nhóm I hay A

Lập Đề cương tham chiếu cho Đánh giá môi trường của dự án đề xuất.

Tiến hành tham vấn cộng đồng dựa trên Đề cương tham chiếu hay Đánh giá môi trường

Trình Ban quản lý dự án để đánh giá kết quả xác định phạm vi và báo cáo Đánh giá môi trường, Đề cương công việc cho dự án đề xuất.

Thiế

t kế

chi t

iết

Lập Đánh giá môi trường cho các dự án Nhóm I hay A

Lập dự thảo báo cáo Đánh giá môi trường trong đó trình bày các phương án thay thế, biện pháp giảm thiểu và Kế hoạch quản lý môi trường.

Tham vấn cộng đồng và Thông báo

Trình bày dự thảo tổng hợp Đánh giá tác động môi trường, Hệ thống quản lý tài nguyên & môi trường hay Kế hoạch quản lý rủi ro với các cộng đồng bị ảnh hưởng.

Mời các đại diện của chính quyền xã/phường hay đại diện từ các cộng đồng bị ảnh hưởng phát biểu ý kiến theo Nghị định 21/2008/ND-CP. Tổng hợp các kết luận của Đánh giá tác động môi trường. Đánh giá tác động môi trường của các dự án Nhóm I phải được thông báo tại các khu vực công cộng nằm gần khu vực dự án.

Lưu trữ thông tin và đính kèm các thông tin từ cuộc tham vấn cộng đồng vào Đánh giá tác động môi trường và sau đó trình lên Ban quản lý dự án và Ngân hàng thế giới.



Gia

i đo

ạn

Bước thực hiện Hoạt động

Hoàn thiện Báo cáo Đánh giá môi trường và trình báo cáo

Kết hợp ý kiến của các bên có liên quan bằng cách đưa các kết quả từ công tác tham vấn cộng đồng vào báo cáo đánh giá tác động môi trường,

Trình báo cáo lên Bộ Tài nguyên & Môi trường/Sở Tài nguyên & Môi trường xin phê duyệt. Nếu dự án có khả năng xảy ra nhiều rủi ro về môi trường, trước khi ký hiệp định vay vốn, Đánh giá tác động môi trường phải được Ngân hàng thế giới xem xét và phê duyệt trước khi trình Bộ Tài nguyên & Môi trường/Sở Tài nguyên Môi trường phê duyệt.

Triể

n kh

ai th

ực h

iện

Triển khai Kế hoạch quản lý môi trường

Trình kết quả phê duyệt Đánh giá tác động môi trường lên Ban QLDA.

Thực hiện các biện pháp giảm thiểu thông qua nhà thầu. Phối hợp với Ban QLDA trong việc lập Đề cương tham chiếu để giám sát độc lập.

Phối hợp với các tổ chức/tư vấn giám sát độc lập do Ban QLDA chỉ định, đánh giá và cho ý kiến về báo cáo giám sát độc lập và trình lên Ban QLDA.

Giám sát nội bộ công tác triển khai các biện pháp an toàn môi trường của nhà thầu và gửi báo cáo giám sát nội bộ theo định kỳ được thể hiện trong Kế hoạch quản lý môi trường, Hệ thống quản lý tài nguyên & môi trường hay Kế hoạch quản lý rủi ro.

Báo cáo Ban QLDA về hiện trạng triển khai các biện pháp giảm thiểu và kết quả của chương trình giám sát.

Giám sát và báo cáo

Độc lập giám sát Kế hoạch môi trường đối với các dự án có rủi ro môi trường cao, hay của các dự án Nhóm I hay A.

Đánh giá báo cáo giám sát độc lập và báo cáo giám sát nội bộ về việc triển khai các Kế hoạch quản lý môi trường, Hệ thống quản lý tài nguyên & môi trường hay Kế hoạch quản lý rủi ro. Tổng hợp báo cáo giám sát độc lập và nội bộ và trình Ban QLDA

Ban QLDA đánh giá các báo cáo và trình báo cáo được phê duyệt lên Ngân hàng thế giới.

Ban QLDA hỗ trợ giám sát từ bên ngoài và hỗ trợ kỹ thuật theo các yêu cầu an toàn.

Ban QLDA tổng hợp báo cáo năm tháng một lần và trình Ngân hàng thế giới.

sổ tay hướng dẫn thực hiện dự án (bao gồm hướng dẫn quản lý tài ...

Documents

Transcript of sổ tay hướng dẫn thực hiện dự án (bao gồm hướng dẫn quản lý tài ...