Smau Milano 2011: La dematerializzazione dei documenti a scuola. Procedure, soluzioni e open point
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La dematerializzazione dei documenti a scuola
Procedure, soluzioni e open point
Mario Varini Direttore sga I.C. di Castellucchio (MN)
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C.A.D. Codice dell'amministrazione digitale
Le tecnologie informatiche si sono evolute con una tale rapidità da rendere necessaria l’approvazione di un nuovo testo normativo.
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C.A.D. Codice dell'amministrazione digitale
I cittadini e le imprese richiedono mezzi più snelli, rapidi e meno costosi per comunicare con le pubbliche amministrazioni.
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La dematerializzazione dei documenti a scuolaLa norma
C.A.D. Codice dell'amministrazione digitale
È necessario mettere a disposizione delle amministrazioni e dei pubblici dipendenti strumenti (soprattutto digitali) in grado di incrementare l’efficienza e l’efficacia dell’intero sistema pubblico
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C.A.D. Codice dell'amministrazione digitale
Il Codice dell’amministrazione digitale (CAD) stabilisce le regole per la digitalizzazione della pubblica amministrazione.
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C.A.D. Codice dell'amministrazione digitale
• Il vecchio Codice dell’amministrazione digitale è il decreto legislativo n. 82 del 2005.
• Il nuovo Codice dell'amministrazione digitale è il decreto legislativo n. 235 del 2010 in vigore dal 25 gennaio 2011.
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C.A.D. Codice dell'amministrazione digitale
Questo decreto legislativo segna il passaggio dall’amministrazione novecentesca fatta di carta e timbri all’amministrazione del XXI secolo digitalizzata e sburocratizzata
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C.A.D. Codice dell'amministrazione digitale
Rende possibile la modernizzazione della PA con la diffusione di soluzioni tecnologiche e organizzative che consentono un forte recupero di produttività.
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C.A.D. Codice dell'amministrazione digitale
In coerenza con il Piano e-Gov 2012 l’orizzonte temporale dell’intervento è il 2012, un processo che consentirà di avere un’amministrazione nuova, digitale e sburocratizzata.
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C.A.D. Codice dell'amministrazione digitale
Entro 3 mesi: Le pubbliche amministrazioni utilizzeranno la posta elettronica certificata o altre soluzioni tecnologiche per tutte le comunicazioni che richiedono una ricevuta di consegna ai soggetti che hanno preventivamente dichiarato il proprio indirizzo.
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Entro 6 mesi:
Le PA centrali pubblicheranno sui propri siti istituzionali i bandi di concorso
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Entro 15 mesi:
Le PA predisporranno appositi piani di emergenza idonei ad assicurare, in caso di eventi disastrosi, la continuità delle operazioni indispensabili a fornire i servizi e il ritorno alla normale operatività
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C.A.D. Codice dell'amministrazione digitale
Risparmio e accesso alle risorse risparmiate
Si prevede un risparmio dei costi di carta e del relativo impatto ecologico e dei tempi di lavoro per le pratiche amministrative. L'accesso a tali risorse è per ora solo previsto dalla norma :-)
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C.A.D. Codice dell'amministrazione digitale
Viene arricchito il contenuto dei siti istituzionali delle amministrazioni, prevedendo che sugli stessi siano pubblicati, in modo integrale, anche tutti i documenti pubblici riferiti alla attività amministrativa e didattica (scuole).
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C.A.D. Codice dell'amministrazione digitale
Le pubbliche amministrazioni dovranno rendere disponibili on-line i moduli e i formulari da utilizzare come unici strumenti per richiedere l’avvio dei procedimenti amministrativi.
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Firme digitali: Si introduce il concetto di firma elettronica avanzata conforme alla normativa comunitaria, con cui è possibile sottoscrivere un documento informatico con piena validità legale.
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PEC Posta elettronica certificata
Tutte le comunicazioni effettuate mediante la posta elettronica certificata (PEC) equivalgono alla notifica per mezzo della posta.
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PEC Posta elettronica certificata: Le Pubbliche Amministrazioni pubblicheranno sui propri siti istituzionali un indirizzo di posta elettronica certificata a cui il cittadino possa rivolgersi per qualsiasi richiesta. (vedi multa alla Regione Basilicata per non aver pubblicato l'indirizzo della PEC sul sito della Regione)
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Dematerializzazione dei documentiSi sviluppa il processo di dematerializzazione dei documenti prevedendo che le pubbliche amministrazioni debbano formare gli originali dei propri documenti utilizzando le tecnologie informatiche
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C.A.D. Codice dell'amministrazione digitale
Protocollo informatico e fascicolo elettronico
Sarà protocollata in via informatica ogni comunicazione in ingresso ed in uscita.
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Conservazione dei documentiGestione della conservazione dei documenti e del relativo processo da parte di un Responsabile della conservazione che si può avvalere di soggetti pubblici o privati che offrono idonee garanzie.
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Conservatori accreditatiIntroduzione della figura dei Conservatori accreditati, soggetti che ottengono da DigitPA il riconoscimento del possesso dei requisiti di sicurezza ed affidabilità per effettuare il processo e la conservazione dei documenti informatici
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Accesso ai servizi in reteper l’accesso ai servizi erogati in rete dalle pubbliche amministrazioni è consentito l’utilizzo anche di strumenti diversi dalla carta d’identità elettronica e dalla carta nazionale dei servizi, previa individuazione del soggetto che richiede il servizio.
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Continuità operativa e disaster recoveryLe PA dovranno predisporre appositi piani di emergenza idonei ad assicurare, in caso di eventi disastrosi, la continuità delle operazioni indispensabili a fornire i servizi e il ritorno alla normale operatività
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Predisporre un adeguato sito per la scuola
è tempo di realizzare nuovi siti web scolastici, non solo vetrine dove si presenta la scuola!
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Predisporre un adeguato sito per la scuola
Alcune scuole hanno attivi molti servizi utili sui propri siti web, ma spesso manca un contatto in tempo reale con l’informazione
La dematerializzazione dei documenti a scuolaLe soluzioni adottate dall'I.C. di Castellucchio
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Predisporre un adeguato sito per la scuola
spesso il sito scolastico è ritenuto un accessorio e le notizie vengono pubblicate in ritardo oppure devono passare da eccessivi filtri burocratici.
La dematerializzazione dei documenti a scuolaLe soluzioni adottate dall'I.C. di Castellucchio
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Predisporre un adeguato sito per la scuolaRealizziamo allora veri nodi informativi attraverso i quali acquisire, filtrare, produrre, aggregare, categorizzare, ma fondamentalmente siti dove far girare l'informazione e facilitare la comunicazione tra i vari "cittadini della scuola"
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Da che parte iniziare?
Individuazione dei primi interventi utili a eliminare l'utilizzo della carta in tutte le comunicazioni interne
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Trasferire sul sito della scuola tutte le comunicazioni e le disposizioni di servizio in uscita.
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Albo pretorio;
quali forme: pagine o documenti originali?
quali autenticazioni: firma o certificazione digitale?
Senza dimenticare che si dovranno anche definire codifiche, regole per il diritto all'oblio e consentire un facile accesso alle risorse da parte dei cittadini.
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Ma tutto questo non è sufficiente, è necessario adeguare i contenuti e le modalità di pubblicazione degli stessi alle indicazioni presenti nelle Linee guida per i siti web della Pubblica Amministrazione
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Database e tassonomie per creare elenchi
Creazione di archivi per le comunicazioni in entrata: istanze del personale, proposte di acquisto, progetti ecc.
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PEC
Utilizzo della posta elettronica normale o PEC per tutte le comunicazioni in entrata e uscita.
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e.. perchè no!
Interruzione di tutte le comunicazioni FAX in uscita sia dalla sede centrale che da succursali e plessi (salvo emergenze o impedimenti tecnologici).
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Comunicare !
Creare aree che consentano la comunicazione a 360° tra tutti i cittadini della scuola
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Comunicare !
Creare aree che consentano agli utenti del servizio scolastico di comunicare con gli uffici e con le figure di sistema
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Ma per fare questo è necessario che tutti gli operatori scolastici siano utenti registrati del sito della scuola … e quindi attribuzione di un account per l'accesso al sito ed alle procedure riservate a tutto il personale in servizio.
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Ma per fare questo è necessario che tutti gli operatori scolastici siano telematicamente raggiungibili … e quindi attribuzione di una casella email istituzionale a tutto il personale in servizio riservata alle comunicazioni di servizio.
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Formazione rivolta a tutto il personale e addestramento delle figure di sistema addette alla produzione alla lavorazione ed al veicolo dell'informazione.
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Open point (nulla di nuovo):
Certo non poche sono state e sono ad oggi le difficoltà che ho incontrato, ne cito solo alcune, le principali:
- il divario digitale tra docenti e studenti, amministratori e cittadini
- le dotazioni finanziarie delle scuole sempre più scarse.
- la burocrazia “delle forme”
… e tanti altri che incontrerò lungo questo difficile percorso
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La dematerializzazione dei documenti a scuolaLe soluzioni adottate dall'I.C. di Castellucchio
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Open point (nulla di nuovo):
Ma riusciremo certamente a superarle migliorando sempre di più il servizio offerto all'utenza.
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La dematerializzazione dei documenti a scuolaLe soluzioni adottate dall'I.C. di Castellucchio
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Ringraziamenti
Tutto questo è stato possibile grazie all'aiuto di molti operatori scolastici in servizio nella mia scuola che mi hanno supportato ma anche sopportato :-) in tutte le fasi della realizzazione: dal progetto al collaudo.
Grazie quindi a Rita, Giovanna, Mariangela, Giuliana, Lea, Sebastiana, Carla, Rossana, Anna, Paola e a tutti gli altri che senza distinzione di qualifica hanno creduto in questo progetto.
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Ringraziamenti
Un ringraziamento particolare ai Dirigenti che si sono succeduti in questi anni nella mia scuola, senza la loro fiducia e senza i loro consigli la procedura non avrebbe potuto prendere forma.
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La dematerializzazione dei documenti a scuola
Procedure, soluzioni e open point
Fine
grazie per l'attenzione
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Cos’è IWA?
IWA/HWG è un’Associazione professionale no profit
riconosciuta leader mondiale nella fornitura dei principi e
delle certificazioni di formazione per i professionisti della
Rete Internet; è presente in 100 paesi, con 130 sedi ufficiali
in rappresentanza di più di 165.000 associati.
La sua missione:
• Fornire programmi formativi di qualità;
• Fornire agli associati supporto e collaborazione a livello
regionale, nazionale e internazionale, nonché un marchio
di
affiliazione riconosciuto a livello mondiale;
• Promuovere i principi universali di etica e di pratica
professionale per tutti i professionisti della Rete Internet;
•Fornire supporto per la definizione e lo studio di normative
nei Paesi in cui è presente
Network: http://www.iwa.it http://www.itlists.org http://blog.iwa.it http://webaccessibile.org http://skillprofiles.eu
Partecipazioni internazionali
Partecipazioni nazionali
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Perché IWA?
• Fare rete tra professionisti– Scambiarsi informazioni / esperienze– Condividere buone pratiche di lavoro
• Apprendere– Consultare documentazione condivisa– Discutere con gli altri soci– Partecipare ad eventi formativi / informativi
• Divulgare– Effetto “ebola”: condividere la conoscenza – Proporsi come discenti per seminari e corsi
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