Soluções de Webconferencing - a experiência Finep na seleção, contratação e uso:

Vantagens, Benefícios e Lições Aprendidas.

Roberto Chiacchio Data: 15/08/2016

AGENDA

O Problema

Objetivo

O que é Web Conferencing?

Características e Benefícios de Soluções Web Conferencing

A Indústria de Web Conferencing: principais empresas e Soluções

Escopo, Prazo e Custos

Lições Aprendidas

Roberto Chiacchio

Engenheiro Eletricista, M.Sc. Engenharia Transportes (UFRJ); Pós-

Graduação em Engenharia Produção (UFRJ); Certificações PMP e CBPP

Delegado Regional RJ da ABPMP - Association of Business Process

Management Professionals

Analista na Finep desde 2001

Mais de 15 anos de vivência em projetos corporativos, envolvendo:

Modelagem e redesenho de processos de negócios

Reestruturação Organizacional

Seleção e implementação de Soluções de TI

Condução de licitações de médio e grande porte voltados à

Contratação de Consultorias e Soluções de TI

O Problema

Grande volume de interações presenciais entre Finep e seus Clientes, Parceiros e outros

entes, que poderiam ser parcialmente substituídas por interações on-line;

A necessidade de:

perseguir a redução de custos, o aumento de produtividade e otimização do

tempo e energia de Analistas e Executivos, minimizando deslocamentos e suas

preparações;

imprimir maior velocidade decisória, de comunicação e de elucidação de

questões, por meio de uso de tecnologias já maduras, capazes de agrupar

pessoas geograficamente dispersas, permitindo ampla colaboração em tempo real;

um sistema de apresentação corporativa em massa, para toda a Finep, e que

permita interação em tempo real.

Objetivo do Projeto

Introduzir soluções de colaboração em tempo real na Finep, permitindo reuniões on-line e webinars por meio de qualquer dispositivo conectado à Internet (PC, Smartphones, Tablets).

O que é Web Conferencing?

“Web Conferencing é uma solução de colaboração em tempo real baseada em internet que suporta interações entre participantes em múltiplos formatos de encontros. Os tipos de encontros incluem reuniões colaborativas, webinars e treinamentos.”

(Gartner, 2014)

Tipos

Comparação de diferentes tipos Soluções Web Conferencing

Principais Requisitos Funcionais

Meetings Webinars Trainings

50 10.000 200

Meetings Webinars Traininings

Meetings Webinars Traininings

Usabilidade!

A Indústria - Principais Players

Gartner's Magic Quadrant for Web Conferencing (2015)

A Indústria tem organizações de peso...

Players

...com novos entrantes com grande competência e rápido crescimento.

Principais Benefícios e Aplicações

• Apoio ao esforço de prospecção e fomento da Finep

• Discussão, construção e alteração de contratos e documentos técnicos e administrativos com Clientes, Fornecedores, Parceiros e Órgãos de Governo

• Possibilidade de visitas técnicas virtuais ao Cliente, via Smartphones/Tablets, onde o Cliente apresentaria instalações e protótipos

• Logística acelerada para Palestras de Especialistas de renome nacional e internacional

• Promoção de Webinars abertos à comunidade científica e empresarial e à sociedade (puramente virtuais ou híbridos)

• Apresentação e discussão em massa de editais (consultas públicas)

• Treinamento e Help-Desk para Clientes e Parceiros

• Embrião para a construção de um ambiente de colaboração on-line que favoreça a discussão do tele-trabalho e Commuter Hubs

• Reforço à marca de Agência de Inovação, trazendo um traço de modernidade

• Potencial de redução de custos de viagem (Finep 2015: R$ 3.9 milhões)

• Encontros a qualquer hora, em qualquer lugar, em qualquer dispositivo

• Reuniões de Trabalho e Treinamentos de pequena escala conduzidos em tempo real

e total interatividade

• Eliminação de barreiras geográficas para equipes que trabalham em projetos ou

processos de negócio específicos

• Otimização do uso de salas e auditórios para eventos presenciais - encontros

entre colegas no mesmo prédio

• Conceito diferenciado de licença: 1 apresentador -> n participantes (instalação

“Client”)

• Aumento de produtividade

• ROI ligeiro

• Comunicação Corporativa: pronunciamentos

• Eliminação de custos de contratação de serviços de streaming e gravação de vídeo

Principais Benefícios e Aplicações

Escopo (EAP - Estrutura Analítica de Projeto)

Implantação Web

Conferencing

Gerenciamento do Projeto

Seleção Ferramenta

Aquisição Acesso (Saas) e Configurações

Testes Finais Implantação Encerramento

• Termo de Abertura

• Plano de Projeto

• Monitoramento e Controle

• Coleta de Estudos Gartner e similares

• Testes versões demo das soluções pré-selecionadas

• Definição de requisitos

• Short list das Soluções elegíveis

• Definição do nº e tipo de licenças

• RFQ

• Seleção método de aquisição com Justificativa

• Aquisição e pagamento de licenças, conforme rito

• Aquisição de Webcams e cabos USB extensores por Dispensa

• Definição de nomes das contas

• Adaptação para identidade visual Finep

• Modelos de Alertas e Mensagens

• Testes pré-produção

• Piloto e Ajustes

• Manuais de Usuário e Administradores

• Definição de responsáveis pelas contas e agendamentos

• Atualização do Cadastro de Serviços e SLA´s

• Treinamento de Técnicos e de Analistas TI

• Treinamento de Usuários-Chave

• Campanha, Lançamento e Go Live!

• Operação Assistida - 30 dias

• Lições aprendidas

• Celebração

Prazo

Consolidação Preços (US$/licença/ano*)

MEETINGS

WEBINARS (1.000 participantes)

3.588,00

468,00

N/D

468,00

5.500,00

500,00

3.549,90

149,90

(Cotações obtidas nos sites das empresas)

Custos Globais (final)

6 licenças simples (PRO) para Reuniões on-Line (Presidência e Diretorias): (4 x 99,90) + (2 x free) = US$ 399,60/ano

1 licença add-on para Webinars 1.000 pessoas: 1 x US$ 2.550 = US$ 2.550,00/ano

TOTAL GERAL BRUTO, com impostos:

US$ 3.687,00 R$ 12.422,98

DISPENSA DE LICITAÇÃO

Desconto de 30% na cotação

original!

Lições aprendidas

O óbvio: Patrocínio (TI, Diretores)

Tratar como um Projeto (Designações, escopo, orçamento, prazos, etc)

Buscar avaliações em referências especializadas (Gartner, Forrester, Ovum, etc.)

Empreender POC´s intensas (Provas de Conceito)

Nada de Soluções mais ou menos - as melhores, SEMPRE!

Começar pequeno (poucas licenças) para implementar velozmente e criar ímpeto

Comunicar, comunicar, comunicar: matérias, treinamentos, apresentações “viscerais”, na ferramenta.

Comunicação intensa: “Como reservar um link”

Vamos brincar?

Obrigado!

Roberto Chiacchio rchiac@finep.gov.br 21 2555-0251

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