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Votre Entreprise

Frontière entre votre réseau et l’extérieur

• Toutes les informations circulant sont cruciales pour une Entreprise, une perte de document peut avoir des conséquences catastrophiques

• Chaque source d’information doit pouvoir être clairement identifiée et rapidement, mais aujourd’hui, les images et le son voyagent de façon quasi immédiate sur les infrastructures.

• Les appareils permettant d’accéder aux contenus en ligne sont pléthores : tablettes tactiles, Smartphones, etc…et les réseaux sont presque partout : Wi-Fi, 3 et 4 G…

• Les entreprises dépensent en moyenne 20 € pour classer un document, 120 € pour retrouver un document mal classé, 220 € pour reproduire un document définitivement perdu

• 7,5 % des documents sont définitivement perdus, 3 % sont mal classés, et rarement retrouvés

• Les utilisateurs passent 15% de leur temps de travail à lire les informations sur leur métier, mais consacrent 50% à les chercher.

• Un document est photocopié en moyenne 19 fois sur papier, et systématiquement enregistré en local pour un document électronique

• Le coût moyen pour envoyer un courrier postal oscille entre 8 € à 15 €

• Le volume de documents papier croît de 56% par an• Le coût des espaces de bureau a augmenté de 19%.• Il faut savoir qu’il y a environ 4 trillions de

documents existants aux USA et le taux de croissance est de 22% par an

• 31% des organisations ont plus de 20 référentiels distincts

• Chaque collaborateur d’une entreprise reçoit 18 Mb de courriels par jour. Ils envoient et reçoivent 133 mails par jour. Cela représente jusqu’à 1h30 par jour

• 50% des organisations scannent leur documents entrants de manière automatisée sans manipulation manuelle.

• 50% des organisations ne gèrent pas les enregistrements électroniques

• 71% des organisations ont mis en place des procédures de gestion du cycle de vie des documents papier, moins de la moitié l’ont fait pour les documents électroniques

• 35% des organisations utilisent des développements spécifiques pour connecter leurs référentiels

• Dans les organisations sans solution de gestion documentaire, 60% ne seraient pas capables de justifier les documents perdus, égarés, détruits

• Archiver ou stocker en un lieu unique n’apporte qu’une réponse partielle aux problématiques et les solutions en place nécessitent souvent un haut niveau d’expertise linguistique

• L’utilisateur conserve trop d’informations et ne trie pas, car cela est coûteux en temps et en énergie

• L’utilisateur accède rarement à la bonne information du premier coup, car elle est souvent introuvable, ou masquée par une masse d’autres informations dans des silos distincts

• L’utilisateur ne peut pas se fier à l’information trouvée, car souvent le cycle de vie de celle-ci n’est pas maîtrisé

En quoi Mase peut-il aider à gérer les informations

de tout type d’entreprise ?

Simple

Utile

Attractif

RigoureuxEfficace

Accessible

Réduction du temps

d’accès aux documents

Unicité , fluidité et meilleure cohérence

de l’informatio

n

Capitalisation autour

des logiques métier

Pas de prise en main

contraignante

Gestion simplifiée

et structurée de tous les types de

documents

Gains escomptés avec Mase

Mais quelle est la logique des informations dans Mase ?

Le Document• Son contenu• Son format• Ses paramètres

Le Créateur• Son rôle• Ses compétences

L’Environnement• Les métiers• La stratégie• Les partenaires• Les clients• La concurrence

Le Classement Les Thèmes

Les Familles Les Mots-clés

Le Document

Exemple de méthodologie analytique intégrée

dans Mase

Bon de comman

de

Bon de livraison Devis

Plaquette

produit

Conditions

générales de

vente

Factorisation de familles

Document Commercial

Devis

Plaquette produit

Bon de commande

Bon de livraisonConditions

générales de vente

• Possibilité de décrire l’organisation de votre structure de manière transversale, et sur plusieurs arborescences unifiées

• Possibilité de renseigner chaque niveau indépendamment pour garantir une meilleure compréhension

• Possibilité de définir plusieurs niveaux d’accès en fonction des profils et des informations à diffuser

• Possibilité de faire évoluer l’organisation interne, sans perdre les liens vers les documents

• Possibilité de relier un document à plusieurs niveaux thématiques, pour éviter doublons et redondance d’informations

• Construction « à la volée » des arbres thématiques personnalisés en fonctions des profils et des droits

• Possibilité de créer des matrices de familles de documents, associés à des champs invariants personnalisés

• Mise à disposition de nombreuses librairies Ajax pour personnaliser chacun des champs au mode de fonctionnement de votre structure

• Mise à disposition de masques de saisie prédéfinis • Double enregistrement des métadonnées (Xml et

Sgbd)• Possibilité de rendre les champs obligatoires ou pas

à la saisie• Normalisation des champs pour requêtes externes

• Gestion intégrale et simplifiée de tous les paramètres fonctionnels

• Outil puissant de Référencement et « tagging » métier

• Gestion pointue des stratégies d’accès aux informations (Internet, Extranet, Intranet)

• Evolutivité et flexibilité de la plateforme sans altération de l’accès aux documents

• Gestion des comptes et des groupes « utilisateurs » en respectant vos besoins

• Gestion de l’ouverture des services documentaires aux autres applications du SI (Webservices)

• Optimisation de la sauvegarde de l’ensemble du référentiel

• Ouverture de l’ensemble des informations stockées aux autres applications de votre système d’information

• Ergonomie personnalisable à votre charte graphique, • Accès multi-métiers aux informations (métadonnées

et structures de classement)• Sécurisation des accès (documents, fonctions) sur la

base du profil• Visualisation des documents depuis l’interface• Interfaces adaptatives en fonction des rôles• Moteurs et Assistants de Recherche personnalisables • Abonnements RSS & SMTP• Toutes les fonctions GED intégrées par défaut

(versions, sécurité, etc...)• Publication unifiée et standardisée des documents

• Jeune Startup créée en 2006• Membre du programme BizSpark depuis janvier 2009• Cœur d’activité : Gestion d’informations et de

référentiels documentaires• Principaux clients : ITNSA (Paris), ArtoisComm (Bruay-

en-Artois), IMNSSA (Toulon), Communauté de Communes Bapaume (62), Conseil Général 94, etc..

• Un site dédié à Mase : http://www.mase-solutions.com

en bref

Un cas concret