Slide no 1 2105/2002 Assurances de transport AGENDA 1 - HISTORIQUE 2 - PROCEDURE EN COURS 3 –...

2105/2002 Assurances de transport Slide no 1

AGENDAAGENDA• 1 - HISTORIQUE

• 2 - PROCEDURE EN COURS

• 3 – PROCEDURE PROPOSEE : PRINCIPES

• 4 –PROCEDURE PROPOSEE : PARAMETRAGE

• 5 –PROCEDURE PROPOSEE : ETAPES

• 6 - FINALISATION DE LA PROPOSITION


1 - HISTORIQUE1 - HISTORIQUE• Module import/export intégré dans SIRIAC en 1994• Groupe de travail constitué pour assurances transport

– But : rationaliser la procédure en vigueur– Dernière réunion le 16/11/1994– Processus relancé le 28/11/2000

• Migration de SIRIAC sur le WEB (début 2002) -> opportunité pour automatiser ou revoir certaines procédures

• Situation aujourd’hui :– Plusieurs réunions organisées avec les services concernés et AXA– Paramétrage de l’application effectué selon spécifications du tarif– Développements nécessaires effectués

• Etape suivante (aujourd’hui)– soumisison d’une proposition d’implémentation – Approbation éventuelle de cette proposition– Date à convenir pour mise en production définitive


2 - PROCEDURE EN COURS2 - PROCEDURE EN COURSEtape 1 – Envoi des demandesEtape 1 – Envoi des demandes

Import/Export

1. Déterminer si assurance nécessaire2. Editer la demande d’assurance (4 ex.)3. Enregistrement manuel des demandes4. Envoi hebdomadaire au Sce juridique (3 ex.)

Service Juridique

1. Numérotation séquentielle des demandes2. Envoi en 2 exemplaires à Cie avec courrier3. Avis tél. Cie si montant important 4. Retour 1 exemplaire import/export

Import/Export1. Pointage des demandes en retour du service

juridique 2. Classement dans les dossiers respectifs


2 - PROCEDURE EN COURS2 - PROCEDURE EN COURS Etape 2 – Traitement demandesEtape 2 – Traitement demandes

Cie assurances1. Etablissement décompte de primes2. Envoi au service juridique avec 1 exemplaire de la

demande initiale valorisé (taux + montant)

Sce juridique1. Vérification montant calculé2. Envoi des demandes à la section débiteurs et teams

avec le décompte de primes

Section débiteurset teams

1. Etablissement récapitulatif manuel par code budget.2. Regroupement demandes < 30 CHF sur code 142103. Si team, photocopie demande (justificatif)4. Transmission des copies avec le décompte de prime

au bureau des factures


2 - PROCEDURE EN COURS2 - PROCEDURE EN COURS Etape 3 – Facturation et paiementEtape 3 – Facturation et paiement

Bureau factures

1. Saisie manuelle d’une en-tête de facture dans le système (GFAAGC)

2. Création des écritures comptables (GECR)3. Transmission du decompte de primes et des demandes

au bureau des paiements

Bureau paiements1. Ultime vérification des montants2. Préparation du paiement3. Envoi du décompte et des demandes au bureau archives

Bureau Archives1. Mise du décompte et des copies de demandes

dans le classement factures.


2 - PROCEDURE EN COURS2 - PROCEDURE EN COURS Schéma globalSchéma global

Import/Export

Compagnie d’assurances

Service juridique

Section débiteurset teams

Bureau des factures

Bureau paiements Bureau Archives

Envoi des demandes d’assurance ( 3 ex.)

Retour 1 exemplaire(délai 15 j)

Transmission des demandes (2 ex,)

Retour 1 ex. valorisé + décompte primes

Envoi demandes + décompte prim

es

Transmission demandes + décompte prime

Transmission décompte prim

es + demandes

Envoi décompte + demandes


2 - PROCEDURE EN COURS2 - PROCEDURE EN COURSBILANBILAN

• Nombreux services impliqués• Traitement largement manuel• Coût de traitement estimé à 5,10 jours/homme/mois• Manque de transparence des coûts• Délais de traitement


3 – PROCEDURE PROPOSEE : PRINCIPES3 – PROCEDURE PROPOSEE : PRINCIPESETAPESETAPES

• Etape 1 : Intégration EDH:– insertion automatique des données permettant la génération des

commandes d’assurance (Intervenant AS avec article ASS générique)

• Etape 2 : Traitement du mouvement par import/export:– Mise à jour des données assurance (article spécifique + valorisation)

• Etape 3 : Génération des commandes d’assurance et passage de ces commandes à la bonne étape par batch journalier

• Etape 4 : Génération de la liste récapitulative des assurances par batch 1 fois par semaine

• Etape 5 : Lancement du traitement de facturation par batch 1 fois par semaine


3 – PROCEDURE PROPOSEE3 – PROCEDURE PROPOSEEBENEFICESBENEFICES

• Processus entièrement automatique depuis EDH jusqu’à l’envoi de la demande à AXA.

• Aucune intervention ou contrôle manuel nécessaires• Toutefois, possibilité d’intervenir à tout moment

dans le processus :– Pour les expéditions ne venant pas de EDH– Pour modifier les données des demandes EDH

• Supprimer une demande d’assurance• Modifier certaines données (montant, etc….)

• Transparence complète des coûts


3 - PROCEDURE PROPOSEE3 - PROCEDURE PROPOSEESchéma globalSchéma global

Saisie demande exp/transportSaisie demande exp/transportWEB EDH

Intégration demandesIntégration demandes

Génération cdes assuranceGénération cdes assurance

Génération liste assurancesGénération liste assurances

Traitement de facturationTraitement de facturation

Commandessur Le Web

Consultation éventuelle cdes WebConsultation éventuelle cdes Web

Facturation sur la base de la liste hebdomadaire

Facturation sur la base de la liste hebdomadaire

Traitement de paiementTraitement de paiement


4 – PROCEDURE PROPOSEE : PARAMETRAGE4 – PROCEDURE PROPOSEE : PARAMETRAGESUR LA BASE DU TARIF AXA SUR LA BASE DU TARIF AXA

• 1 – Définition de groupes de pays correspondant aux zônes du tarif

• 2 - association de chaque pays au groupe correspondant (dans la table des paramètres)

• 3 – Définition d’un article générique assurance et des articles spécifiques correspondant aux lignes du tarif

• 4 – Définition des référencements articles/fournisseur


4 – PROCEDURE PROPOSEE : PARAMETRAGE4 – PROCEDURE PROPOSEE : PARAMETRAGEBASE =BASE = TARIF AXA TARIF AXA

Continent Suisse -> Mode transport Taux brut

EUROPE Intérieur de la Suisse et Liechtenstein 0.08%

Allemagne/Autriche/Belgique/Danemark/France/Gr.Bretagne/Hollande/Irlande/Luxembourg

Route/ferAvion

0.13%0.10%

Andorre/Espagne/Finlande/Hongrie/Italie/Norvege/Portugal/Slovaquie/Suède/Tchéquie

Route/ferAvion

0.15%01.0%

Grèce, Turquie d’Europe Route/ferAvion

0.25%0.15%

Albanie/Biélorussie/Bosnie/Bulgarie/Croatie/Estonie/Islande/Lettonie/Lituanie/Mac;edoine…….

Route/ferAvion

0.50%0/20%

ASIE Israel/Japon/Singapour/Taiwan/Hong-kong/Inde… Avion 0.25%

Indonésie/Philippines/Russie d’asie Avion 0.40%

Chine/Iran/Pakistan/Coree/Vietnam AvionBateau

0.40%0.65%

AFRIQUE Tous pays sauf Zaire Avion 0.30%

Zaire Avion 0.40%

AMERIQUE USA/Canada AvionBateau

0.20%0.25%

Amérique centrale/Antilles/Amérique du sud AvionBateau

0.35%0.45%

AUTRES Pays non répertoriés dans le présent tarif Avion 0.40%


4 – PROCEDURE PROPOSEE : PARAMETRAGE4 – PROCEDURE PROPOSEE : PARAMETRAGEDEFINITION DES CATEGORIES DE PAYS DEFINITION DES CATEGORIES DE PAYS

Continent Suisse -> Cat. pays Mode transport Taux brut

EUROPE Intérieur de la Suisse et Liechtenstein CH1 0.08%


EU1 Route/ferAvion

0.13%0.10%


EU2 Route/ferAvion

0.15%01.0%

Grèce, Turquie d’Europe EU3 Route/ferAvion

0.25%0.15%


EU4 Route/ferAvion

0.50%0/20%

ASIE Israel/Japon/Singapour/Taiwan/Hong-kong/Inde… AS1 Avion 0.25%

Indonésie/Philippines/Russie d’asie AS2 Avion 0.40%

Chine/Iran/Pakistan/Coree/Vietnam AS3 AvionBateau

0.40%0.65%

AFRIQUE Tous pays sauf Zaire AF1 Avion 0.30%

Zaire AF2 Avion 0.40%

AMERIQUE USA/Canada AM1 AvionBateau

0.20%0.25%

Amérique centrale/Antilles/Amérique du sud AM2 AvionBateau

0.35%0.45%

AUTRES Pays non répertoriés dans le présent tarif 0C1 Avion 0.40%


4 – PROCEDURE PROPOSEE : PARAMETRAGE4 – PROCEDURE PROPOSEE : PARAMETRAGEDEFINITION DES ARTICLES SPECIFIQUESDEFINITION DES ARTICLES SPECIFIQUES

Continent Suisse -> Cat. pays Articles spécifiques Mode transport Taux brut

EUROPE Intérieur de la Suisse et Liechtenstein CH1 ASS_CH1_R Route/fer 0.08%


EU1 ASS_EU1_RASS_EU1_A

Route/ferAvion

0.13%0.10%



Route/ferAvion

0.15%01.0%

Grèce, Turquie d’Europe EU3 ASS_EU3_RASS_EU3_A

Route/ferAvion

0.25%0.15%



Route/ferAvion

0.50%0/20%

ASIE Israel/Japon/Singapour/Taiwan/Hong-kong/Inde… AS1 ASS_AS1_A Avion 0.25%

Indonésie/Philippines/Russie d’asie AS2 ASS_AS2_A Avion 0.40%

Chine/Iran/Pakistan/Coree/Vietnam AS3 ASS_AS3_AASS_AS3_M

AvionBateau

0.40%0.65%

AFRIQUE Tous pays sauf Zaire AF1 ASS_AF1_A Avion 0.30%

Zaire AF2 ASS_AF2_A Avion 0.40%

AMERIQUE USA/Canada AM1 ASS_AM1_AASS_AM1_M

AvionBateau

0.20%0.25%

Amérique centrale/Antilles/Amérique du sud AM2 ASS_AM2_AASS_AM2_M

AvionBateau

0.35%0.45%

AUTRES Pays non répertoriés dans le présent tarif 0C1 ASS_OC1_A Avion 0.40%


4 – PROCEDURE PROPOSEE : PARAMETRAGE4 – PROCEDURE PROPOSEE : PARAMETRAGEArticles ‘Assurance de transport’Articles ‘Assurance de transport’


4 – PROCEDURE PROPOSEE : PARAMETRAGE4 – PROCEDURE PROPOSEE : PARAMETRAGERéférencement articles/fournisseursRéférencement articles/fournisseurs

En cas de changement de tarif ou de compagnie, un seul endroit à maintenir……


5 – PROCEDURE PROPOSEE : ETAPES5 – PROCEDURE PROPOSEE : ETAPESCréation de la demande dans EDHCréation de la demande dans EDH


5 – PROCEDURE PROPOSEE : ETAPES5 – PROCEDURE PROPOSEE : ETAPESEtape 1 : Intégration EDH (mouvement)Etape 1 : Intégration EDH (mouvement)


5 – PROCEDURE PROPOSEE : ETAPES5 – PROCEDURE PROPOSEE : ETAPESEtape 1 : Intégration EDH (intervenant AS)Etape 1 : Intégration EDH (intervenant AS)


5 – PROCEDURE PROPOSEE : ETAPES5 – PROCEDURE PROPOSEE : ETAPESEtape 2 : mise à jour des données assurance après Etape 2 : mise à jour des données assurance après

traitement du mouvement traitement du mouvement


5 – 5 – PROCEDURE PROPOSEE : ETAPESPROCEDURE PROPOSEE : ETAPESEtape 3 : Génération et traitement des Etape 3 : Génération et traitement des

commandes d’assurancecommandes d’assurance

• Génération des commandes d’assurance à partir des données intervenant AS (par batch tous les soirs)

• Mise en place d’un enchainement batch pour prendre ces commandes et leur faire franchir les différentes étapes jusqu’au transfert en comptabilité

(par batch tous les soirs)


• Principe :– Regroupement des commandes d’assurance par article, site de

départ, mode de transport– Envoi de l’information à Axe sous forme de fax 1 x par semaine

• Exemple :

Article : ASS_EU1_A Assurance de transport par avion - Europe -Categorie EU1Site de depart : Prevessin(FR). Taux : 0.10 % - Total prime : 23.27 CHF.

Ref. ass Mouvement Date depart Destination Valeur biens PrimeAS 13 1 EP 1065322 29/04/2002 BOEHMENKIRCH-DE 14275 14.27AS 14 1 EP 1066597 29/04/2002 AACHEN-DE 9000 9.00

55 – – PROCEDURE PROPOSEE : ETAPESPROCEDURE PROPOSEE : ETAPESEtape 4 : Génération de la liste récapitulative pour AXAEtape 4 : Génération de la liste récapitulative pour AXA


55 – – PROCEDURE PROPOSEE : ETAPESPROCEDURE PROPOSEE : ETAPESEtape 4 : Génération de la liste récapitulative pour AXA : FaxEtape 4 : Génération de la liste récapitulative pour AXA : Fax


55 – – PROCEDURE PROPOSEE : ETAPESPROCEDURE PROPOSEE : ETAPESEtape 5 : Traitement de facturationEtape 5 : Traitement de facturation

• Etablissement par AXA de la facture sur la base du fax récapitulatif 1 x par semaine

• Génération de l’échéancier et rattachement des commandes concernées– Traitement TGFAA par batch 1 x par semaine

• Traitement de l’échéancier par le bureau des factures– Traitement standard Qualiac


55 – – PROCEDURE PROPOSEE : ETAPESPROCEDURE PROPOSEE : ETAPESEtape 5 : Traitement de facturation (exemple)Etape 5 : Traitement de facturation (exemple)


6 – FINALISATION DE LA PROPOSITION6 – FINALISATION DE LA PROPOSITION

• Commentaires sur la proposition

• Décision sur son adoption

• Points à préciser :– Fréquence pour l’envoi des fax– Accord sur le mode de facturation

• Calendrier de mise en production

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