Skypeを利用した電子会議 · Skypeを利用した電子会議....
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Skypeを利用した電子会議 ー建築会館会議室側用ー
一般社団法人 日本建築学会 会員・情報 G
2018 年 8 月
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Skype の利用手順 -全体の流れ-
1.事前準備 説明
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1)電子会議開催機材の確保 P.4 □済み
2)参加委員の SkypeID の把握
P.4 □済み SkypeID は、参加委員ご自身で取得してもらう。
3)コンタクト(連絡先リスト)への追加依頼
P.5 □済み 参加委員に「コンタクトの追加」への「承認」の依頼を行う。
参加委員が「コンタクトの追加」への「承認」を行ったことを Skype 上で確認する。
委員が「承認」を行わないと、本会と通話できない。
2.会場のセッティング 説明
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1)Skype 電子会議セットを会議室に設置
P.7 □済み 大型セット(52 型液晶 TV)と中型セット(40 型液晶 TV)があるので、予約した機材をセットす
る。
2)Skype のテスト機能を用いた動作確認
P.7 □済み
パソコンとテレビの電源を入れます。
自動的にパソコンにログオンされ、Skype が起動する。
Skype 自体に簡易テスト機能でテストする。
音声テストサービスにコールしてテストする。
3.会議開始 説明
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1)参加委員の SkypeID をグループ化
P.9 □済み 複数の委員を選択して、グループ化して、一斉発話する準備をする。
2)一斉発話
P.9 □済み 委員会開始5分前に一斉発話する。受話した委員間で、グループビデオ通話が開始され
る。
3)遅れて参加してくる委員の追加
P.10 □済み
遅れて参加する委員は、準備が整った合図として、建築学会アカウントに、10 秒程度、鳴ら
し切りしてくる。
掛ってきた通話に応答すると、現在のグループ通話は保留され、1 対 1 の通話が 開始されてしまうので、応答しないで、切れるのを待ってください。
鳴らし切りを合図に、委員をグループビデオ通話に追加するために発話する。
委員が受話すると、その委員もグループビデオ通話に追加される。
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■Skypeグループビデオ通話の概念
建築学会 (会議通話のホスト)
委員
委員
委員
委員
①一斉発話
②受話
②受話
②受話
×受話せず
③一斉通話に受話した委員間でグループ通話が開始
委員
④追加で発話
⑤受話 ⑥グループ通話に追加参加
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1.事前準備 1) 電子会議開催機材の確保
機材は2セットがあるので、下記の何れかを選び、会員・情報 G の窓側デスクに配置されている「開催予定管理一
覧表」に予約する。
1.大型セット(52 型液晶テレビ)
>>SkypeID: aij001
2.中型セット(40 型液晶テレビ)
>>SkypeID: aij002
開催予定管理一覧表を確認し、他の委員会と利用予定に重複しないように記入して予約する。
なお、会場の準備/撤去のため委員会の前後 30 分程度を確保して、機材と会議室を予約する。
2) 参加委員の SkypeID の把握
電子会議参加希望の委員に、SkypeID の取得と、Skype のセットアップを依頼する。
(詳細は、別紙「Skypeを利用した電子会議 -参加委員用-」をご参照のこと。
http://www.aij.or.jp/jpn/databox/skype/201206skype.pdf Skype の利用経験が無い参加者の場合には、下記から、送信用メール文面のサンプルを取得して、 適宜編集して案内する。 http://www.aij.or.jp/jpn/databox/skype/sample.txt
パソコン
Web カメラ
内蔵スピーカ
液晶テレビ
制御機器
集音マイク 集音マイク 集音マイク
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3) コンタクト(連絡先リスト)への追加依頼 参加委員の SkypeID を把握したら、会員・情報 G の窓側デスクのパソコンで、Skype を起動して、
該当委員に「コンタクトの追加」依頼を行う。
大型セットを予約した場合には、SkypeID「aij001」を、中型セットの場合には、「aij002」を利用する。
aij001 と aij002 の連絡先リストは連動していないので、必ず当日使う SkypeID(aij001 もしくは aij002)より、
「コンタクトの追加」の依頼を行う必要がある。 1.追加したい委員の SkypeID を入力して、[このユーザを検索]ボタンをクリックする。
(インターネット上の Skype サーバから、該当ユーザが検索される)
・目的の委員が見つかったら、[コンタクトの追加]ボタンをクリックして、続いて、[リクエストの送信]を行う。
2.委員が[コンタクトの追加]を「承認」するまでは、下記の凡例の③の「 」 アイコンで表示される。
委員に「コンタクトの追加」の「承認」の操作を終えないと、本会と通話できないので、次ページの3.のような
メールで案内を行う。
状態アイコンの凡例
① オンライン
② オフライン
③ 「コンタクトの追加」の「承認」を行っていない
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3.Skype 上から、参加委員に、「コンタクトの追加」の依頼を送出したら、下記のような主旨のメールで、
参加予定の委員に、「承認」するように依頼する。
▲▲大学 ▲▲先生
お世話になっております。
SkypeID のご連絡をありがとうございます。
先程、日本建築学会の ID(aij00▲)から、
▲▲先生の ID(▲▲▲▲▲)へ、「コンタクトへの追加のお願い」を送出しました。
Skype を起動して、「承認」の操作をよろしくお願いします。
(「承認」の操作によって、▲▲▲▲▲と、aij00▲が通話できるようになります。)
当日は、委員会開始の5分くらい前になりましたら、コールしますので、
Skype を起動しておいて、受話をお願いします。
また、下記は簡単なマニュアルになりますので、お目通しください。
http://www.aij.or.jp/jpn/databox/skype/201206skype.pdf
よろしくお願いいたします。
-----------------------------
一般社団法人 日本建築学会 ▲▲グループ
108-8414 東京都港区芝 5-26-20
▲▲▲▲
Tel (03)-3456-20▲▲
Fax(03)-3456-2058
-----------------------------
【参加人数が複数名の場合には、下記のような文を付加する】
※今回は参加者が複数名のため、建築学会 ID を中心にして、複数拠点で通信しますので、
必ず、aij00●からのコールに受話してください。
※遅れてご参加になる場合には、aij00●に、10 秒程度鳴らし切りをしてください。
それを合図にこちらからコールします。
4.参加委員から、「コンタクトへの追加依頼」に「承認」したことの返答があったら、再度、会員・情報 G の窓側デス
クに配置された PC で、Skype を起動して、該当の委員のアイコンが、「 」 もしくは、「 」 に変化した
ことを確認する。
アイコンが、「 」 の状態の場合は、「承認」が行われていないので、「承認」するようにメールなどで依頼する。
アイコンが「 」のままだと、発話しても呼び出しが行われず、通話できないので、必ず確認する。
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2.会場のセッティング
1) Skype 電子会議セットを会議室に設置 大型セット(52 型液晶 TV)と中型セット(40 型液晶 TV)のうち、予約したものを設置する。
2) Skype のテスト機能を用いた動作確認
パソコンとテレビの電源をいれると、自動的にパソコンにログオンされ、Skype が起動するので、Skype の動作確認
を行う。
【Skype 自体が備えている開始ウィザードで動作確認を行う。】
・[ヘルプ]メニューから、[通話音質ガイド]を選択する。
・[通話品質ガイド]画面が表示されたら、[サウンドチェックウィザード]を起動する。
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・[Skype のセットアップ-サウンドとビデオの確認-]画面が表示されたら、下記を確認する。
【音声テストサービスにコールしてテストする。】
・[連絡先]欄から、[Echo / Sound Test Service]を選択して、[通話]をクリックする。
・機械が応答し、「こちらは Skype 音声テストサービスです。ピープ音の後にメッセージをお話しください。10 秒後あ
なたの声が再生されます。」とアナウンスが流れるので、指示の通りにテストをする。
・自分の録音した音声が再生されれば、テストは正常に完了。
なお、音声テストサービスで、テストできるのは、音声のみで、Web カメラの映像はテストできない。
①ヘッドホンから音が出るか
②Web カメラは正常か
③マイクが音を拾っているか
マイクでしゃべるとインジケータが振れるか?
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3.会議開始
1) 参加委員の SkypeID のグループ化 ・連絡先リストの中から、参加委員を選ぶ。 複数のユーザを選択する場合には、[CTRL]キーを押しながら選択する。
2) 一斉発話 ・参加委員を選択したら、「ビデオ通話」ボタンをクリックする。
・選択したユーザに呼び出しが実施されます。相手が受話操作すると、通話が開始される。 ※相手が応答しない場合にはそのユーザへの呼び出しは自動的に終了する。
Ctrlキーを押しながら、クリックすると
複数のユーザを選択できる。
相手側の画像
自分のビデオ
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3) 遅れて参加する委員の追加
・遅れて参加する委員は、準備が整うと、10 秒程度、建築学会の SkypeID に鳴らし切りしてくる。 ・途中からユーザを追加する場合は、「参加者を追加」ボタンを押して、追加するユーザを呼び出す。 【注意!】掛ってきた通話に応答すると、現在のグループ通話は保留され、1 対 1 の通話が開始される。
自分の映像が OFF になっている場合には、「マイビデオ」ボタンをクリックして、映像を ON にする。
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3.会議開始(バージョン 8.0 以降)
1) 参加委員の SkypeID のグループ化 ・[Alt]キーを押して、メニューバーを表示させる。
・メニューバーから、[ファイル] > [新しいグループ] を選択する。
・ 「新しいグループ」ウィンドウが表示する。
[グループ名]を入力する。(例:180816_○○委員会等)
(丸囲右矢印)ボタンを押す。
入力
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・ユーザーリストの中から、参加委員を選ぶ。 複数のユーザーを選択する場合には、全メンバーが選択されているか確認する。
・ユーザーリストにいないメンバーは、検索して追加する。
選択したメンバーに、
チェックマークが付いているか確認。
選択したメンバーは、
上段へ表示されるので確認。
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・ (完了)ボタンを押す。
・グループの作成完了。
左ペインに作成したグループが
表示される。
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2) 一斉発話 ・次のいずれかの方法を用いて、グループメンバーに一斉に発信する。 【方法 A】
① (チャット)タブ> ②作成したグループ名のチャットを選択 > ③ (ビデオ通話)ボタン
を押す。
【方法 B】
① (通話)タブ > ②作成したグループ名の[最近の通話]にマウスオーバー(※) > ③ (ビ
デオ通話を開始)ボタンを押す。
①
②
③
①
② ③
※マウスカーソル(マウスポインタ)を
対象グループの上に重ねるとボタンが
表示される。