Skype Entreprise Réunion en ligne avec participant(s) externe(s)

Table des matières Important avant de commencer ..................................................................................................... 1

Présentation .................................................................................................................................... 2

Création de la réunion ..................................................................................................................... 2

Accès à la réunion ............................................................................................................................ 3

Avant la réunion .......................................................................................................................... 3

Au moment de la réunion ........................................................................................................... 3

Plus d’informations ......................................................................................................................... 4

Création d’une réunion depuis Office 365 -- http://courriel.hec.ca ........................................... 4

Participer à une réunion depuis l’interface web ......................................................................... 5

Dépannage....................................................................................................................................... 6

Nous contacter ................................................................................................................................ 6

Important avant de commencer Cette documentation est conçue en présumant que la personne hôte de la réunion (celle qui la

crée) utilise un ordinateur fourni par HEC Montréal ou un ordinateur personnel sur lequel la

suite Microsoft Office et Skype Entreprise ont été installés.

Présentation Il est possible d’organiser une réunion en ligne Skype Entreprise avec des participants qui ne

sont pas de HEC Montréal (non-membres du domaine @hec.ca).

Ce document présente les grandes lignes des étapes pour y arriver.

Notez que Skype Entreprise permet de démarrer une réunion en ligne à tout moment (notion de

conférence maintenant) mais cette fonction ne permet pas d’inviter des participants externes.

Une réunion incluant les invités externes (via adresse courriel) doit être créée pour générer la

salle de réunion virtuelle qui accueillera ces collaborateurs.

Création de la réunion L’approche la plus simple est de créer la réunion depuis le logiciel de courriel/calendrier

Microsoft Outlook.

Si vous n’avez pas accès à votre ordinateur ou à Microsoft Outlook, il est aussi possible de créer

une réunion Skype Entreprise depuis l’interface web de Office 365

Depuis la fonction calendrier de Outlook, il suffit de créer une réunion comme pour une réunion

dans un bureau physique :

- Cliquer Nouvelle réunion

- Inscrire les participants à la réunion dans la section À… :

Utiliser les entrées de votre carnet d’adresse ou leur adresse courriel afin que la

proposition de réunion se rende correctement.

- Remplir toutes les informations pertinentes pour votre réunion : objet, début, fin,

emplacement pour les participants ‘en personne’ et autres notes.

- Dans le ruban d’options dans le haut de la fenêtre de cette nouvelle réunion, vous

trouverez, dans la section Réunion, un bouton Réunion Skype : cliquer ce bouton

o Outlook ajoutera un bloc de texte contenant un lien permettant d’accéder à la

salle de réunion virtuelle.

Problème : Si vous ne trouvez pas ce bouton, il se peut que Skype Entreprise ne

soit pas correctement installé ou activé : consulter la section dépannage de ce

document.

- Il suffit maintenant d’envoyer la réunion comme pour toute autre réunion Outlook.

Dans les minutes qui suivent, vos invités recevront l’invitation contenant le lien d’accès vers la

salle de réunion virtuelle Skype Entreprise.

Accès à la réunion

Avant la réunion Pour les participants externes à votre réunion virtuelle Skype Entreprise, nous recommandons

qu’ils tentent de se connecter quelques minutes d’avance si ce sera leur première réunion :

l’installation d’un module logiciel d’accès à la réunion est requis.

Au moment de la réunion - À la date et heure convenues, les participants pourront consulter le courriel d’invitation

reçu et cliquer sur le lien Participer à une Réunion Skype

Si les participants externes ont accepté votre invitation, la plupart des outils de

calendrier auront aussi attaché ce lien à l’événement dans leur calendrier.

- Le lien ouvre une page web de connexion à la salle de réunion virtuelle

o Si ce n’est pas la première participation à une réunion Skype Entreprise ou si

l’utilisateur a déjà Skype Entreprise installé, une fenêtre lui proposera de

démarrer l’application associée aux réunions en ligne.

o Autrement, l’utilisateur devra cliquer sur le lien Rejoindre en utilisant Skype

Entreprise Web App

o Un téléchargement du plug-in sera proposé : l’accepter et l’installer.

o Un assistant d’installation s’affichera : suivre les étapes et accepter l’installation.

Microsoft offre une page de dépannage si l’installation du module fait défaut.

- Une fois le module installé, la page web proposera la prochaine étape

- Depuis cette page, l’utilisateur pourra cliquer Joindre la réunion

- Une nouvelle fenêtre ouvrira et demandera à l’utilisateur d’inscrire son nom pour la

réunion.

- Il sera ensuite joint automatiquement à la salle de réunion virtuelle ou la file d’attente

virtuelle si vous avez choisi cette option pour votre réunion.

Plus d’informations

Création d’une réunion depuis Office 365 -- http://courriel.hec.ca Vous pouvez créer une réunion Skype Entreprise depuis l’interface courriel web de HEC

Montréal à l’adresse http://courriel.hec.ca.

- Accéder ensuite la section calendrier depuis l’icône des applications en haut à gauche

- Créer une nouvelle réunion

- Inscrire les informations et les invités

- Un bouton Réunion Skype apparaîtra au-dessus des informations de la réunion

- Cliquer puis choisir Ajouter une réunion Skype

- Un lien vers la réunion sera ajouté aux détails de la réunion.

- Vous pouvez alors enregistrer la réunion

- Les informations nécessaires seront alors envoyées aux participants invités.

Participer à une réunion depuis l’interface web Sur le même principe que la création depuis le web, vous pouvez joindre votre propre réunion

virtuelle Skype Entreprise depuis http://courriel.hec.ca

- Accéder au calendrier depuis l’interface http://courriel.hec.ca

- Cliquer sur l’événement voulu

- Le bouton Réunion Skype offrira maintenant de participer à la réunion

- Comme pour les participants externes, une page web vous invitera à installer le module

Skype Entreprise Web App ou directement joindre la réunion si Skype Entreprise est

déjà installé.

Dépannage Tous les ordinateurs HEC Montréal sont maintenant livrés avec l’outil Skype Entreprise installé

et prêt à fonctionner. Vous pouvez le trouver dans le menu Démarrer Tous les programmes

Microsoft Office Skype Entreprise 201x.

Si vous n’arrivez pas à l’utiliser ou qu’il ne semble pas présent, vous pouvez tout d’abord

consulter nos capsules en ligne :

http://www.hec.ca/dti/assistance/ordinateurs_logiciels/skype/

Ces capsules présentent du dépannage de base ainsi que l’installation de Skype Entreprise sur

un poste personnel (nécessite un compte courriel HEC Montréal actif).

Si vous ne trouvez pas réponse, n’hésitez pas à contacter le Centre d’Assistance Technique

(CAT). Notre objectif principal est de rendre l’outil fonctionnel sur votre ordinateur HEC

Montréal.

L’installation et l’assistance sur un poste personnel ou d’une autre entreprise se feront à notre

meilleur effort car de nombreuses configurations ou sécurité d’appareil peuvent empêcher le

bon fonctionnement de ces outils.

Nous contacter Par téléphone : 514 340-6063

Par courriel : soutien.ti@hec.ca

Notre site web : http://www.hec.ca/cat