Skript Eventmanagement - snowsports.ch · Sales/Marketing sowie Incentives und Corporate Events...
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Event Management, November 2018 1
Skript EventmanagementLuzi Heimgartner
Exec. MBA Tourism FHO / dipl. Tourismusfachmann HF
Leiter CAS Event Management FHO
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Luzi HeimgartnerAusbildung
• Koch und Kellner mit EFZ
• «dipl. Tourismusfachmann HF» (HFT GR)
• «Exec. MBA Tourism FHO» (HTW Chur)
• «Erwachsenenbilder SVEB I / HF-Dozent»
Tätigkeit an der HFT Graubünden
• Studienberatung
• Dozent für Eventmanagement und Tourismus
• Leiter Verkauf Academia Engiadina
• Leiter «CAS Event Management FHO»
Weitere Tätigkeiten
• Gastdozent Swiss Snowsports
• Mitglied der Tourismus-Kommission Silvaplana
Event Management, November 2018
Arbeitserfahrung im Eventbereich
93 - 97 Auslandeinsätze für CIS Club Intersport (Organisation von
Sport- und Showevents)
1995 1-jährige Welttournee mit Up with People, (internationale
Musicalshow, Kultur-Event)
97 - 2000 Tourismusfachschule in Samedan (Praktikum KV
Silvaplana, Langlauf-CH-Meisterschaft 99, Elvia Bike Cup 99/00,
engadinwind.com 99/00)
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Arbeitserfahrung im Eventbereich
2000 – 04 Vizedirektor im 4*-Hotel Chesa Guardalej, Champfèr-
St.Moritz (heute: Giardino Mountain), verantwortlich für
Sales/Marketing sowie Incentives und Corporate Events
Seit November 2004 an der Academia Engiadina als:
– Studienberater/Sales für die HFT Graubünden
– Leiter Verkauf Academia Engiadina
– Dozent für Eventmanagement und Tourismus
– Leiter „CAS Event Management FHO“
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Event Management, November 2018
Weitere ArbeitserfahrungSeit 1999 Speaker-Chef am Engadin Skimarathon
Div. Speakereinsätze an Sport- und Kulturevents: (u.a. FIS Alpine Skiweltmeisterschaften 2003 St. Moritz),
2004 bis 2012 Chef Social Events FIS Alpine Ski Weltcup
St.Moritz Engadin
Moderation von Abendveranstaltungen, Podiumsdiskussionen etc.
Mitarbeit/Voluntari: FIS Alpine Ski World Cup 2015 St.Moritz, FIS Alpine Ski Weltcup Finale 2016 St.Moritz, FIS Alpine Ski World Championship 2017 St.Moritz
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Agenda Donnerstag, 29. Nov. 2018(08.15 bis 12.00 Uhr, 4 Lektionen)
– Definition Event
– Der oder das Event? - „Eventitis“ – Event oder Veranstaltung?
– Erlebnisinzenierung
– Der Event im Kontext der Unternehmensführung
– Der Event im Kontext des Marketings
– Eventtypologien
– Klassifikation von Events
– Eventmarkt Schweiz, Trends
– Praxis-Übung und Praxis-Beispiele
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Definition Event
Massgebende Definition «CAS Event Management FHO»
– eine Veranstaltung die zum Erlebnis wird
– Einmaligkeit (USP), in der Wahrnehmung des
Besuchers
– positive Aktivierung der Besucher/Teilnehmer
– Organisation und geplante Inszenierung(vgl. Holzbaur, Jettinger, Knauss, Moser, Zeller, Seite 1)
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Definition Events
Ein Event kann auch als „Produkt“ (Public-Event,
z.B. ein Open-Air oder Sport-Event) betrachtet
werden, welches anhand eines
Projektmanagement-Modells zu managen und
mittels Marketing-Massnahmen zu vermarkten
ist.
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Weitere Begriffsdefinitionen
Begriff „Eventmarketing“
Systematische Planung, Organisation, Durchführung und Kontrolle von Eventsinnerhalb der Kommunikationsinstrumente Werbung, Verkaufsförderung undPublic Relations
(Nickel O., in „Eventmarketing“)
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Eigenheiten von Events
– kann nicht verschoben oder nachgebessert werden (Tag X)
– Ergebnis ist einmalig
– Erfolg ist abhängig von der subjektiven Wahrnehmung der Besucher und Akteure
– Die Vorbereitung ist viel umfangreicher als der Event selber
(vgl. Holzbaur, Jettinger, Knauss, Moser, Zeller, Seite 1)
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Veranstaltung versus Event
Event
Veranstaltungist ein organisiertes Ereignis mit einem
begrenzten Zeitumfang, an dem eine
Gruppe von Menschen teilnimmt.
Veranstaltung USP/Einmaligkeit
Emotionen+=
=
subjektive Wahrnehmung
Jeder Event ist eine Veranstaltung, aber
nicht jede Veranstaltung ist ein Event.
(vgl. Holzbaur, Jettinger, Knauss, Moser, Zeller, Seite 23)
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Ereignis versus Erlebnis
Erlebnis
EreignisEtwas was in einem bestimmten Moment
passiert ohne Zeitdauer
(Naturkatastrophe, Unfall, Markteintritt,
Transaktion, Ticken der Uhr
EreignisZeitfaktor, um das
Ereignis zu erleben+=
=
subjektive Wahrnehmung des Zeitfaktors(vgl. Holzbaur, Jettinger, Knauss, Moser, Zeller, Seite 7)
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Erlebnisinszenierung
Ereignis Erlebnis Erkenntnis Erfahrung
Erlebnisse setzen Ereignisse voraus, die aber erst durch persönliche
Erkenntnisse zur persönlichen Erfahrung werden.
Trend zu neuen Freizeitwerten:
Freude, Genuss, Lust, Hedonismus, Spass, Sozialkontakte,
Erlebnisse, Sein
(Quelle: Müller/Scheurer, Tourismus-Destination als Erlebniswelt)
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Das Erlebnis-Setting
(Quelle: Müller/Scheurer, Tourismus-Destination als Erlebniswelt)
Einige Umweltreize können mittels Angebotsgestaltung beeinflusst oder moduliert werden,
andere wie z.B. das Klima oder das Wetter nicht. Ziel der Angebotsgestaltung muss es aber
sein, in einem bestimmten Raum eine Atmosphäre zu schaffen, die dem Besucher positive
Erlebnisse ermöglicht. Dies können wir mittels Inszenierung erreichen. Inszenierung ist das
Instrumentarium des Erlebnis-Settings zur Schaffung einer zielgruppenorientierten Atmosphäre.
Einzelner Besucher Erlebnis Wahrnehmung Atmosphäre Inszenierung Umwelt
Nachfrage Angebot
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Quelle: Heitere Openair
Das Erlebnis mit allen Sinnen erleben……….
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Der Event und seine Umwelten
Die ökonomische Umwelt, positive Einflüsse
+ Zunahme des verfügbaren Realeinkommens
+ bessere Einkommensverteilung
+ stabile Währungslage
+ günstige Konjunktursituation
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Der Event und seine Umwelten
Die ökonomische Umwelt, negative Einflüsse
- Wirtschaftliche Krisenerscheinungen
- Rückgang der industriellen Produktion
(wachsende Arbeitslosigkeit, Personal- und
Lohnstopp, Kurzarbeit etc.)
- unstabile Währungslage
- ungünstige Konjunktursituation
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Aktuelle Wirtschaftskrise
Diskussion:
– Welches sind mögliche Auswirkungen der
momentan stagnierenden Wirtschaft auf die
Eventbranche in der Schweiz?
– Was wären mögliche Massnahmen um dieser
Entwicklung entgegen zu halten?
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Der Event und seine Umwelten
Die ökologische Umwelt, qualitative
Belastungen
- globale Klimaerwärmung (Permafrost,
Gletscherschwund etc.)
- Verunreinigung von Luft, Boden und Gewässer
- Zersiedelung => Zerschneidung der
Landschaft => Zerstörung des Landschaftsbilds
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Umweltschutz und Events
Diskussion:
– Welches sind mögliche Auswirkungen der
stetigen Sensibilisierung der Gesellschaft auf
den Umweltschutz auf die Eventbranche?
– Wo sehen Sie in dieser Entwicklung Chancen
für die Eventbranche?
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Der Event und seine UmweltenDie gesellschaftliche Umwelt (sozio-kulturell)
– Wohlstandsgesellschaft: Steigendes Bruttonational-einkommen (Bruttoinlandsprodukt (BIP) - an die übrige Welt gezahlte Einkommen + aus der übrigen Welt empfangene Einkommen = Bruttonationaleinkommen
– Konsumgesellschaft: Konsum zu Lasten des Sparens
– Leistungsgesellschaft: Wachstum trotz Wohlstand
– Mobile Gesellschaft: mehr Mobilität
– Bildungsgesellschaft: bessere Bildungs- und Weiterbildungsmöglichkeiten
– Ambivalente Gesellschaft: Heute hier, morgen dort
– Freizeitgesellschaft: Freizeit als Luxusgut
– Überalterung der Gesellschaft
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Der Event und seine Umwelten
Die technologische Umwelt
Positive Einflüsse:
– Technische Entwicklung in der Kommunikation
(Handy, E-Mail, Funkgeräte, Infrarot)
– Entwicklung in der Eventtechnik, z.B. Wireless-
Technik oder vom PAR-Scheinwerfer zum LED-
Scheinwerfer
Negative Einflüsse:
– Zur Diskussion
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Der Event und seine Umwelten
Die Politische Umwelt
– Der Event wird stark von der Politik beeinflusst und umgekehrt. Je nach Staatsform unterscheidet sich die Ausprägung. Beispiel: Einfluss des Staates bei der Euro 08 oder bei den Olympischen Spielen in Peking 2008
– Trend: Die Politik nimmt immer mehr Einfluss in die Tourismusstrukturen (z.B. Bewilligungen Vorschriften, Ruhestörungen oder Sicherheitsbestimmungen etc.)
– Politisches Lobbying ist gefragt auch punkto Finanzierung von Grossevents z.B. Olympische Spiele in der Schweiz
Das goldene Dreieck im Eventmanagement
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Kosten
Masterplan
Qualität
5-Phasenmodell
PSP (Organigramm)
Budget
Konzepte
Zeit
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Die Event-Organisation
(Audi FIS Skiweltcup St.Moritz)
Steuerungs-
ausschuss
ProjektleiterIn
Logistik
Technik/Bauten Verkehr
Marketing/Kom.
Hospitality Medien/Kom.
CateringSocial Events/Zeremonien
Rennorganisation
Piste
Administration/Finanzen
Staff/Volunteer
Stab-Linien-Organigramm
Beispiel Event-Budget
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BEISPIEL BUDGET
Evaluation Konzept
Position Grobbudget Ankerbudget Zwischen Budget End Budget Differenz aktuell
Begründung
Prioritäten
Flyer (10'000) 10'000.00 10'000.00 10'000.00 0.00
Radio 6'000.00 6'000.00 6'000.00 0.00
SF DRS 0.00 0.00 0.00 0.00
Printmedien 50'000.00 50'000.00 50'000.00 0.00
Internetseite 7'000.00 7'000.00 7'000.00 0.00
Graphiker/Logo 2'000.00 2'000.00 2'000.00 0.00
PR-Arbeit 6'000.00 6'000.00 6'000.00 0.00
Total PR 81'000.00 81'000.00 81'000.00 0.00 0.00
VIP Apero, Nachtessen 25'500.00 15'000.00 25'500.00 -10'500.00
Entlöhnung Prominente 0.00 12'000.00 0.00 12'000.00
Eintritt Abendveranstaltung 1'000.00 0.00 1'000.00 -1'000.00
Preisgelder 4'480.00 4'000.00 4'480.00 -480.00
Total Marketing 30'980.00 31'000.00 30'980.00 0.00 20.00
Startnummern 4'000.00 0.00 4'000.00 -4'000.00
Verpflegung 6'000.00 10'000.00 6'000.00 4'000.00
Verkehr / Transport 9'000.00 9'000.00 9'000.00 0.00
Infrastruktur / Anlagen 30'000.00 25'000.00 30'000.00 -5'000.00
Technik / Verbindung 48'000.00 48'000.00 48'000.00 0.00
Total Logistik 97'000.00 92'000.00 97'000.00 0.00 -5'000.00
Interne Mitarbeiter 0.00
Externe Mitarbeiter 50'000.00 50'000.00 50'000.00 0.00
Realisation bis Konsolidierung
Konsolidierung
5 Phasen-Modell und Teilaspekte für Events
Evaluation
Event-
Skizze
Konzeption Realisation Event
1 2 3 4 5
Event-
Konzept
Go/
No go
Prüfung
Themen/
Prozesse
Prüfung
Realisierung
Abschluss
Durchführung
Projekt-
Abschluss
(Event)
Ideen-Skizze
Trends
Verbündete
‘Reason-why’
Lösungsvarianten
Lösungsansätze
Grobkonzept
Grobbudget
Ausgangslage
Analyse
Zielsetzungen
Positionierung
Strategie
Zielgruppen
Massnahmen
Organisation
Finanzen
Infrastruktur
Vermarktung
Zeitplan
Produktgestaltung
> Kernveranstaltung
> Rahmenprogramm
Ressourcenplanung
> Staff/Personal
> Finanzplanung
> Infrastruktur/Logistik
> Umwelt/Nachhaltigkeit
Ablaufplanung
> Aufgabenteilung
> Prozesse
> Drehbücher/Timing
Kommunikation> Int. Kommunikation
> Marktkommunikation
> Anspruchsgruppen
Realisierung
> Infrastruktur
> Instruktion Personal
Durchführung
> Event startet/läuft
> Kunde nutzt Produkt
> Personal im Einsatz
> Infrastruktur genutzt
Medienarbeit
Inspektionen/
Feedbacks
Projektcontrolling
Schlussrechnung
Dokumentation
Abschluss-
Prozedere
Projekt-Management
Te
ilas
pe
kte
Logistik/Baut
en
Speaker/Mod
eration
Helferwesen
Recht/Ver-
sicherung
Sicherheit/
Sanität
Künstler-
wesen
Umwelt &
Events
Event-
Technik
Catering
SponsoringQuelle: FAF.ch /
Schmidt Consulting
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Teilaspekte von Events
Speakerwesen/
Moderation
Events +
Umwelt
Event
Sponsoring
Marketing/
Medien
Catering
Sicherheit
Recht/
Versicherung
Logistik
Event-Technik
Finanzierung/
BudgetProjekt-
Management
Helferwesen/
Voluntari
Rettungswesen/
Sanität
Künstlerwesen
Mobile Bauten
Zeitmessung
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Der Event im Kontext der Unternehmung
CEO / GL
Produktion (GL) Vertrieb (GL) F&E (GL)
Administration
Marketing (GL)
Produktion 1 Produktion 2 Markt A Markt B
HR
Finanzen (GL)
Event und
Sponsoring
Stab-Linien-Organigramm
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Marketinginstrumente
Price Produkt Place Promotion
V.System/Distribution
Verkaufsmanagement
Logistik
Preishöhe
Rabatte
Garantie
Zahlungsbedingung.
Lieferbedingungen
(vgl. Bruhn, 1997)
Gestaltung
Verpackung
Markierung
Sortiment
Kundendienst
Mediawerbung
Verkaufsförderung
Directmarketing
Public Relations
Sponsoring
Messen / Ausst.
Eventmarketing
Multimedia
Mitarbeiterkomm.
Event ist ein wichtiger Teil der
Unternehmenskommunikation
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Event
Sport-Events Kultur-Events
Musik-Events
Theater-Events
Religiöse Events
Kunst-Events
Wirtschaftliche
Events
Gesell.-pol. Events
Politische Events
Staatsbesuche
Naturschutzwoche
Negative Events Krieg
Parade-Umzüge
Gartenschau
Eröffnungen
Expo / Messen
Kongress
Road-Shows
Olympiaden
Meisterschaften
Wettkämpfe, Turniere
Freizeitsport
Wissenschft.-Events
(vgl. Bruhn, 1997)
Natürliche (Events)
Naturereignisse
Naturkatastrophen
Brauchtum
Traditions-Events
Media-Events
Kick-off-Meetings
Incentive-Reisen
Seminare
Pressekonferenz
Eine Typologisierung von Events
Public-Events
Coporate-Events
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Klassifikationen von Events
– Art/Typologie– Sport-, Kultur,- Wirtschaftliche-Events etc.
– Ziel– Gewinnorientiert, kommerzielle Ziele (Public Event)
– Nicht gewinnorientiert, unterstützend für andere Ziele (Incentive-Reise)
– Grösse– Akteure (Menge, Aufwand)
– Service (Umfang, Anzahl Personen, Kosten)
– Besucherzahl (Gesamt-, Spitze- und Durchschnitt)
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Grösse der Veranstaltung/Event
– ca. 230‘000 Sportanlässe pro Jahr in der Schweiz– Regelmässig bzw. unregelmässig wiederkehrend – einmalig Lokal –
Regional - National – International – Global - Monosportiv – Polysportiv
– ca. 75 Sportgrossveranstaltungen– Aufgrund von Grenzwerten für ausgewählte Indikatoren (Müller & Stettler 1999)
– nur wenige Sport-Mega-Events (z.B. Euro 08)– Übergreifende universelle Grossveranstaltung mit internationalem Charakter.
Zunehmende Unabhängigkeit von Veranstaltungsort, bzw. –land sowie dem gesellschaftlichem Umfeld. Erhebliche ökonomische Effekte.
(Quelle: Christian Mösch, Deutscher Sportökonomiekongress, 16.11.06 in Köln)
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Spektrum von Veranstaltungen
Indikatoren zur Abgrenzung
Grenzwert zu einer
Sport-Grossveranst.
Grenzwert zu
einem
Sport-Mega-Event
Aktive Sportler > 10’000 > 20’000
Anzahl Betreuer, Helfer, Funktionäre > 1’000 > 5’000
Anzal Zuschauer > 20’000 > 100’000
Event-Budget
> 1 Mio. CHF bzw.
0.64 Mio. EUR
> 50 Mio. CHF bzw.
32 Mio. EUR
Mediale Attraktivität und Verbreitung (TV)
Direktübertragung /
Teilaufzeichnung im
öffentlichen Fernsehen
ausserhalb der
Sportsendezeiten
Verkauf der
Übertragungsrechte
in mind. 30 Ländern
(Quelle: Eigene Darstellung in Anlehnung an Müller & Stettler 1999, S. 11)
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Trends in der Eventlandschaft CHÖkonomische Aspekte:
Abhängig von der Wirtschaftslage (Problem Sponsoring)
Prognose Seco: CH-BIP Verlangsamung 2011 auf 1.9%, 2012 von 1.0%, 2013: 1.8%, 2014: 2.4% . 2015: 1.2%, 2016: 1.4%, 2017: 0.9%, 2018: 2.9%, 2019: 2.0% (Stand: 06.11.18)
– Positivere Aussichten, Gesamtmarketingbudget werden jedoch nur langsam wieder erhöht
– Nur langsam besteht mehr Bedarf an Man/Woman-Power
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(Quelle: Seco, www.seco.admin.ch, abgerufen: 06.11.2018)
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Trends in der Eventlandschaft CH
Ökologische Aspekte:
– Trend zu Sensibilisierung bezüglich Umweltschutz und
ökologischer Nachhaltigkeit
Weitere Aspekte:
– Trend zur Digitalisierung (Hybride Events)
Digital Marketing vs. Live Communication
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Event-Konzeptraster
1. Ausgangslage (Briefing)
2. Zielsetzung
3. Zielgruppen
4. Strategie/Vorgehen/Methodik
5. Detailplanung/Massnahmen/Programmpunkte
6. Budget/Controlling
Gruppenarbeit
1. Organigramm «Crystal Night» (organisatorisch)
2. Ablaufplan «Crystal Night» (zeitlich)
3. Ablauf Rangverkündigung an der «Crystal
Night» (Grob-Konzept, Inszenierung)
4. «Kommunikations-Konzept» der «Crystal
Night» (Grob-Konzept)
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Gruppe 1: Organigramm «Crystal Night»
• Erstellen Sie ein Organigramm für die
«Crystal Night»
• Mittels Stablinien-Organigramm
• Def. der verschiedenen Linien/Org.-Bereiche
• Verantwortlichkeiten
• Etc.
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Gruppe 2: Ablaufplan «Crystal Night»
• Erstellen Sie einen zeitlichen Ablaufplan für
die «Crystal Night»
• Phase 1: Evaluierung
• Phase 2: Konzeption
• Phase 3: Realisation
• Phase 4: Event, Timeline des Events
• Phase 5: Konsolidierung
Event Management, November 2018 50
Gruppe 3: Ablaufplan «Crystal Night»
• Erstellen Sie ein Kurz-Konzept für die
Rangverkündigung der «Crystal Night»
• Ablauf
• Akteure
• Inszenierung (Visuell, Akustisch etc.)
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Gruppe 4: Kommunikation «Crystal Night»
• Erstellen Sie ein Kurz-Konzept für die
Kommunikation der «Crystal Night»
• An welche Zielgruppen?
• Mit welchen Kommunikations-Instrumenten?
• Über welche Kanäle?
• Mit welcher Botschaft
• und wann (zeitlich)?
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Literaturhinweise
- Stephan M. Hirt (2013): Event-Management – Mit Live-Kommunikation
begeistern. Versus Verlag. (relevant für die Vertiefung Eventmanagement)
- Ulrich Holzbaur, et al (2010): Eventmanagement – Veranstaltungen
professionell zum Erfolg bringen, Springer Verlag, 4. Auflage.
- Bruhn, Manfred, Kommunikationspolitik, München 1997
- Müller/Stettler (1999): Ökonomische Bedeutung sportlicher
Grossveranstaltungen. Forschungsinstitut für Freizeit und Tourismus (FIF)
Universität Bern. Bern 1999
- Bieger, Thomas (1989): Dienstleistungsmanagement, Haupt Verlag 1989
- Staatssekretariat für Wirtschaft seco, www.seco.admin.ch