Anita Rubin:

Skenaariotyöskentelyn perusteet

eDelfoi-työpaja 23.-24.1.2009Otavan Opisto

12.04.23 2

Tarina koostuu

nykytilan analyysistä

loogisen tapahtumaketjun ja prosessien kuvauksesta kohta kohdalta nykyhetkestä tulevaisuudentilaan (ennakoivat skenaariot) tai vaihtoehtoisesti tulevaisuudentilasta nyky-hetkeen (normatiiviset skenaariot, backcasting).

Skenaarion luonne

Tulevaisuudenskenaario on vapaamuotoinen ja näkemyksellinen tarina jostain tulevaisuuden tilanteesta. Skenaario perustuu aina vahvasti nyt käytettävissä olevalle tiedolle.

12.04.23 3

Ennusteen suunta:

Päätös 1 * tulokset, seuraukset

Päätös 2 * tulokset, seuraukset

Päätös n-2 * tulokset, seuraukset

Jatkuvan kasvunskenaario

Katastrofi-skenaario

Paluu menneeseen-skenaario

Muutos-mahdollisuus-skenaario

Päätös n-1 * tulokset, seuraukset

Päätös n * tulokset, seuraukset

Back-casting

Fore-casting

Tulevaisuuspyramidi

NYT-hetki

12.04.23 4

Skenaario ei ole milloinkaan arvioitavissa hyväksi tai huonoksi sen perusteella, toteutuuko tulevaisuus sen mukaisesti. Skenaarion hyvyyden tai huonouden ainoa arviointikriteeri on se, kuinka hyvä työkalu se on päätöksenteossa.

Hyvä skenaario vaikuttaa tulevaisuuteen jo ilmaisemalla, millaisia vaihtoehtoja on olemassa. Näin se voi tehdä itsensä mahdottomaksi jo pelkästään sillä, että se on muodostettu.

Vrt. ”Kasvun rajat” –raportti v. 1972

Skenaarion luonne

12.04.23 5

Scenarios are attempts to set up a logical sequence of events in order to show how, starting from the present situation, they may evolve step by step.

(Eric Jantsch 1967)

A scenario is a hypothetical sequence of events constructed for the purpose of focusing attention on causal processes and decision points

(Herman Kahn 1967)

Scenarios can be described as instruments which aid decision-makers by providing a context for planning and programming, lowering the level of uncertainty and raising the level of knowledge. (Eleonora Masini 1993)

Skenaarion määritelmiä

12.04.23 6

A futures scenario as a sequence of processes or events whereby the present state of the world, or the nation, institution, or whatever is the focus of attention develops into some future state of affairs.

(Ian Miles 1986)

Skenaariomenetelmällä luodaan loogisesti etenevä tapahtumasarja, jonka tarkoituksena on näyttää, miten mahdollinen, joko todennäköinen, tavoiteltava tai uhkaava tulevaisuudentila, kehittyy askel askelelta nykytilasta.

(Mika Mannermaa 1991, 1999)

Skenaarion määritelmiä (jatk.)

A scenario is • a description of a future situation together

with the progression of events leading from the base situation to the future situation.

• series of plausible assumptions, which are based on explanatory variable

(Michel Godet 1994, 1995)

12.04.23 7

Ennustus (prediction) on sellainen tulevaisuuden tila, jota sen esittäjä pitää ainoana kaikista mahdollisista ja kuviteltavissa olevista vaihtoehdoista. Tutkimuskysymyksenä on, millainen tämä varmasti toteutuva tulevaisuus on.

Ennuste (forecast) on sellainen tulevaisuuden tila, jota sen esittäjä pitää todennäköisimpänä kaikista mahdollisista ja kuviteltavissa olevista vaihtoehdoista. Sillä tarkoitetaan sellaista tulevaisuuteen kohdistuvaa väitettä, joka perustuu nykyhetkestä ja menneestä saatavaan tietoon ja siitä vedettäviin johtopäätöksiin tulevaisuudesta. Tutkimuskysymyksenä on, millainen tämä luultavasti toteutuva tulevaisuus on.

Tulevaisuudenskenaario (ennakoitu tulevaisuus; mahdolliset maailmat) on yksi vaihtoehtoinen tulevaisuuden tila monien laadullisesti keskenään erilaisten mahdollisten tulevaisuuksien joukossa. Tutkimuskysymyksenä on, mitä mahdollisia tulevaisuuksia on odotettavissa ja haasteena on selvittää eri vaihtoehtojen toteutumisen todennäköisyyden taso erilaisten ehtojen tapahtuessa. Sitä varten tarvitaan sekä tietoa että mielikuvitusta (näkemyksellisyyttä).

Ennustus, ennuste ja skenaario

12.04.23 8

MAHDOLLISIA objektiivisesti siten, että asioiden kehitys ja

tapahtuma-järjestys ovat uskottavia ja perustuvat tällä hetkellä käytettävissä olevaan viimeisimpään tietoon;

psykologisesti siten, että toimijoiden valinnat ovat ymmärrettäviä ja selitettävissä sekä heidän henkilöhistoriansa että yleisten käyttäytymistä koskevien teorioiden avulla.

LOOGISIA

Tapahtumat voidaan selittää myös johdonmukaisesti syyn ja seurauksen lain avulla.

Hyvän skenaarion ominaisuudet

12.04.23 9

SOSIAALISESTI USKOTTAVIA

Jotta ne voisivat tapahtua, skenaariot sisältävät täsmälliset kuvaukset välttämättömistä toimista ja toimijoista, valinnoista, taustoista, asioiden välisistä suhteista ja käytettävissä olevista resursseista. Oletukset inhimillisestä käyttäytymisestä ja valinnoista voidaan selittää myös kulttuuristen tekijöiden kuten arvojen, asenteiden, traditioiden ja historian avulla.

MIELENKIINTOISIA

• Skenaariot sisältävät kaikki joitain täysin uusia näkökulmia;

• Ne toimivat hyvinä työkaluina päätöksenteossa.

Hyvän skenaarion ominaisuudet (jatk.)

12.04.23 10

OSALLISTAMINEN:

• Työmotivaatio lisääntyy.

• Sitoutuminen yhdessä valittuihin ja rakennettuihin päämääriin.

• Oppimisprosessi koko osallistujaryhmälle.

• Tulevaisuustietoisuuden ja –tietämyksen laajentuminen.

• Osallistujien koko osaamiskapasiteetin kartoitus, parempi hyödyntäminen ja kehittämistarpeiden selventäminen.

• Uusia ja tuoreita ideoita ja aloitteita (myös niiltä, jotka eivät muulloin ilmaise itseään). …/…

Onnistunut skenaarioprosessi

12.04.23 11

• Kyky nähdä asioita eteenpäin, pitkä- jänteisyys, asioiden syyn ja seurauksen taju sekä tulevaisuusorientaatio päätöksenteossa ja tavoitteenasettelussa kasvavat.

• Suunnittelu, vuorovaikutus, resurssien kohdentaminen ja uudet toiminnan muodot tehostuvat.

• Näkyviin nousee uusia toiminta-areenoita ja mahdollisesti löytyy myös aikaisemmin tuntemattomia resursseja.

• Yleinen luottamus yhteistyöhön kasvaa.

Onnistunut skenaarioprosessi (jatk.)

12.04.23 12

• Puutteellinen (johdon) tuki;

• Osallistumismotivaation puute;

• Organisaation/ryhmän sisäiset jännitteet ja epätasapaino;

• Epäselvät tai ristiriitaiset päämäärät ja odotukset;

• Hämmentävät tai epäselvät roolit;

• Kyvyttömyys rakentaa tai esittää skenaarioihin pohjautuva toimiva strategia ja/tai toimintasuunnitelma;

• Lopputuotoksena liian monta skenaariota;

• Ei tarpeeksi aikaa ja resursseja oppia prosessista tai skenaarioista;

• Ei kykyä sisällyttää skenaarioprosessia organisaation muuhun strategiatyöhön;

• Ei selkeitä välitavoitteita.

Skenaarioiden pullonkaulat

12.04.23 13

• Oikein harkittu aikaperspektiivi / sisältö / alkuperäisen ongelman määrittely;

• Varottava ettei vaikutuksia nähdä liian rajattuina;

• Varottava ettei painoteta joitakin määrättyjä trendejä muiden kustannuksella liikaa;

• Jos lähtöoletukset ovat liian samankaltaisia, skenaarioista ei tule toisistaan tarpeeksi poikkeavia.

• Skenaarioiden sisällöissä ei saa olla epäloogisuuksia tai epä-jatkuvuuksia;

• Todellisilla muutostarpeille ja/tai muutosvoimille on annettava tarpeeksi painoarvoa;

…/…

Valmiissa skenaarioissa muistettavaa

12.04.23 14

• Skenaarioiden arvioinnissa on uskallettava olla tarpeeksi syvälle;

• Skenaarioita laadittaessa on tärkeää uskaltaa rikkoa tavanomaiset ajattelun kaavay ja/tai jopa toimia niitä vastaan;

• Kertomuksen rakentamisen on oltava dynaamista;

Valmiissa skenaarioissa muistettavaa (jatk.)

Lisäksi vaaditaan

• halua ja kykyä (tahtotila) liittää työskentely ja/tai sen tuomat tulokset hallinnon ongelmiin;

• uskallusta ja kykyä tuottaa käyttökelpoisia ja aidosti uusia strategisia vaihtoehtoja skenaarioiden pohjalta.

12.04.23 15

Haasteena

• ajan puute ja/tai kyvyttömyys asettaa asioita tärkeysjärjestykseen;

• Tilanne / toimintaympäristö muuttuu prosessin kuluessa;

• Resurssien puute (vaikuttaa sekä skenaarioprosessin toteutumiseen että strategiatyöhän sen jälkeen);

• Skenaarioprosessiin osallistujilla ei ole todellista päätäntävaltaa;

• Byrokraattisuus;

• Kompetenssin taso; …/…

Skenaarioprosessin seuranta

12.04.23 16

• Minimaalinen sitoutuminen ja osallistuminen;

• Prosessiin osallistuu eri henkilöitä;

• Tärkeimmät ajatukset eivät avaudu kaikille tai niitä ei hyväksytä.

Varottava

• ettei jäädä kiinni epäoleellisuuksiin (usein syynä ongelmat organisaation sisällä, kipeitä asioita ei haluta nähdä ja käsitellä);

• ettei jäädä liian yleiselle tai abstraktille tasolle, ja

• että vastuut prosessin jatkosta eivät jää epäselviksi.

Skenaarioprosessin seuranta (jatk.)

12.04.23 17

.

Toiminta-ympäristön kartoitus:

Toiveet, odotukset, pelot

Muu tieteellinen taustatieto

Trendit ja heikot signaalit

Arvot ja hiljainen tieto

Ajan myötä muuttuvat olo-suhteet ja toimintaympäristö

Skenaario 1

Skenaario 2

Skenaario 3

Skenaario n

Mission luominen

Vision luominen

Vision ja mission vuoro-vaikutus

Paluu prosessin alkuun(skenaarioiden uudistaminen

ja muokkaaminen

Skenaarioiden luominen

Skenaarioprosessi Strategiaprosessi

Tausta-materiaaliin tutustuminen

Askel 1

Askel 3

Askel 2

…

nykytila

Visio

mis

sio