SISTEMI INFORMATICI Alessandro Capodaglio Bologna, 24 maggio 2007.

SISTEMI INFORMATICI

Alessandro Capodaglio

Bologna, 24 maggio 2007

Il sistema aziendaleIl sistema aziendale

AZIENDA

SistemaSistema di elementi socio economici (energie personali e mezzi

patrimoniali) fra loro coordinati ed interagenti verso un fine

assegnato.

SISTEMA

Insieme di elementi diversi, in relazione tra loro, in cui l’equilibrio di

ogni elemento e dell’intero sistema e’ condizionato in varia misura

dagli altri elementi e dai legami tra loro esistenti.

L’AZIENDA DI PRODUZIONE (IMPRESA)L’AZIENDA DI PRODUZIONE (IMPRESA)

MERCATO DEGLI

APPROVVIGIONAMENTI

(FATTORI)

MERCATO DI

SBOCCO

(PRODOTTI)

AZIENDAAZIENDA

IL SISTEMA OPERATIVO DELLE AZIENDE DI PRODUZIONEIL SISTEMA OPERATIVO DELLE AZIENDE DI PRODUZIONE

MEZZI MONETARI DISPONIBILI

FINANZIAMENTI A TITOLO DI

CAPITALE DI CREDITO

INVESTIMENTI PATRIMONIALI

ACCESSORI

FINANZIAMENTI A TITOLO DI

CAPITALE PROPRIO

DISTRIBUZIONIDI UTILI

INVESTIMENTI INFATTORI

PRODUTTIVI

TRASFORMAZIONIINTERNE

TECNICO-ECONOMICHE

REALIZZIPRODOTTI E RESIDUI

DI FATTORI PROD.

EN

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ENTRATA

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TR

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USCITE

ENTRATEUSCITA

LA GESTIONE AZIENDALELA GESTIONE AZIENDALE

Complesso di operazioni (decisioni e attuazioni) che gli organi dell’azienda pongono in essere per il raggiungimento dei propri fini.

Operazioni di gestione esterna

-Finanziamenti a titolo di credito

-Tutti gli investimenti

-Realizzi

Operazioni di gestione interna

-Trasformazioni tecnico-economiche

Operazioni fuori gestione

-Finanziamenti a titolo di capitale proprio

-Distribuzioni di utili

L’ORGANIZZAZIONE IMPRENDITORIALE NELLE PMIL’ORGANIZZAZIONE IMPRENDITORIALE NELLE PMI

CAPACITA’ – CREATIVITA’ – INTUITO

DELL’IMPRENDITORE

AUMENTO

COMPETITIVITA’

DEFINIZIONE DI UN MODELLO ORGANIZZATIVO

CONTENIMENTO DEI COSTI

E

MIGLIORAMENTO DELLA GESTIONE AZIENDALE

LE FUNZIONI SVOLTE IN AZIENDALE FUNZIONI SVOLTE IN AZIENDA

RAPPORTI CON I FORNITORI

PROCESSI INTERNIRAPPORTI CON RETE

VENDITA/CLIENTI

•GESTIONE ORDINI FORNITORI

•LOGISTICA IN ENTRATA

•AMMINISTRAZIONE

•CONTABILITA’ CLIENTI

•CONTABILITA’ FORNITORI

•CONTROLLO DI GESTIONE

•GESTIONE DEL PERSONALE

•PAGHE E CONTRIBUTI

•ACQUISTI

•MARKETING

•PIANIFICAZIONE PROD.

•PRODUZIONE

•CONTROLLO QUALITA’

•VENDITE

•PRE-VENDITA

•GESTIONE ORDINI CLIENTI

•GESTIONE ORDINE RETE DI VENDITA

•LOGISTICA IN USCITA

•ASSISTENZA POST-VENDITA

LE AREE AZIENDALILE AREE AZIENDALI

AREA AMMINISTRATIVA AREA COMMERCIALE

AREA PRODUZIONE/TECNICA

AREA LOGISTICA

AREA AMMINISTRATIVAAREA AMMINISTRATIVA

– Contabilita` Generale

– Controllo di Gestione

– Tesoreria / Gestione Finanziaria

– Questioned Economica

• Rapporti clienti/fornitori

• Recupero crediti

– Gestione Personale

IL PROCESSOIL PROCESSO

FATTURAZIONEATTIVA / PASSIVA

INCASSI &PAGAMENTI

FATTI PATRIM.E FINANZIARI

SCRITTURESCRITTURECONTABILICONTABILI

LIBRI FISCALI

BILANCIO

CONTROLLO DI GESTIONE

REPORTING

BUDGET &FORECAST

AREA COMMERCIALEAREA COMMERCIALE

– Gestione rapporti clienti

– Marketing

– Politiche commerciali (prezzi)

– Agenti / Venditori / Rappresentanti

– Web presence, e-commerce

– Acquisizione ordini, emissione offerte

– Gestione rapporti fornitori

– Controllo costi

IL PROCESSO – Ciclo attivoIL PROCESSO – Ciclo attivo

OFFERTAA CLIENTE

ORDINE DA CLIENTE

CONSEGNA (DDT)

EMISSIONEFATTURA

CALCOLOPROVVIGIONI

REGISTRAZIONECONTABILE

SCADENZARIOINCASSI

APPROVVIGION. /PRODUZIONE

ATTIVITA’ DIMARKETING

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ACCETTA-ZIONE

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IL PROCESSO – Ciclo passivoIL PROCESSO – Ciclo passivo

RICHIESTA D’OFFERTA

ORDINE A FORNITORE

ACCETTAZIONEMATERIALI

RICEVIMENTOFATTURA

REGISTRAZIONECONTABILE

SCADENZARIOPAGAMENTI

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NASCITAFABBISOGNO

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1

AREA LOGISTICAAREA LOGISTICA

– “punto di passaggio” per vari processi aziendali

– Organizzazione logica e fisica di prodotti e materie prime

– Gestione scorte

– Stoccaggio e distribuzione prodotti

– Classificazione materiali in ingresso

AREA PRODUZIONEAREA PRODUZIONE

– Definizione e gestione tecnica del prodotto

– Gestione Terzisti

– Pianificazione e controllo attività produttive

– Gestione Qualita` Prodotti

– Sistemi CAD / CAM

– Assistenza tecnica post-vendita

Il sistema informativo aziendaleIl sistema informativo aziendale

Struttura aziendale: suddivisione dell’organizzazione in differenti unità organizzative alle quali sono attribuiti compiti ed obiettivi specifici e che cooperano attraverso legami di tipo gerarchico e funzionale.

Risorse aziendali: tutto ciò con cui la azienda opera, sia materiale che immateriale, per perseguire i suoi obiettivi. Sono risorse i prodotti o i servizi offerti da un'azienda, i materiali utilizzati, gli immobili, ma sono risorse anche il denaro e le persone utilizzate per produrre.


Processo:

insieme delle attività (sequenze di decisioni e azioni) che l’organizzazione nel suo complesso svolge per gestire il ciclo di vita di una risorsa o di un gruppo omogeneo di risorse.

In altro modo:

insieme di attività tra loro interrelate, finalizzate alla realizzazione di un risultato definito e misurabile (il prodotto/servizio interno o esterno) che contribuisce al raggiungimento della missione dell’organizzazione e che trasferisce valore al fruitore del servizio (il cliente interno o esterno).

Coinvolgimento di più strutture organizzative

Omogeneizzazione dell’organizzazione


Un caso molto particolare di risorsa su cui operano tutte le aziende è

l'informazione.

L'informazione è infatti una risorsa che riguarda tutte le altre risorse.

I processi, per poter operare, hanno bisogno di conoscere la risorsa o

le risorse su cui agiscono, in altri termini hanno bisogno di

informazioni: l'insieme delle informazioni gestite (generate, utilizzate,

elaborate) dai processi costituisce il sistema informativo.


Prima dell'introduzione degli elaboratori elettronici, i flussi ed i

processi informativi all'interno delle organizzazioni venivano gestiti

con metodi manuali, che prevedevano l'uso di complesse e lunghe

procedure di registrazione dei dati su supporti cartacei, di

archiviazione di documenti, di ricerca su schedari, etc.

L'assenza di una tecnologia avanzata non consentiva di giungere ad

una razionalizzazione dei processi informativi; anzi, l'alto tasso

di errore dovuto al susseguirsi di fasi di trascrizione manuale

costringeva spesso ad introdurre cicli di controllo delle

informazioni, con ulteriori perdite di efficienza.


L’introduzione delle tecnologie informatiche e di comunicazione

ha invece permesso di accelerare l'esecuzione dei processi

informativi, mettendo a disposizione facili e rapide procedure di

registrazione, archiviazione, elaborazione, ricerca dei dati.

Ha inoltre condotto a:

• realizzazione di tecniche per la gestione automatizzata delle

informazioni;

•definizione di teorie e di metodologie per il loro utilizzo.

La classificazione dei processi/decisioni aziendaliLa classificazione dei processi/decisioni aziendali

• processi direzionali: concorrono alla definizione degli obiettivi

strategici

• processi gestionali: concorrono alla traduzione degli obiettivi in

criteri di gestione ed effettuano il controllo del raggiungimento di tali

obiettivi

• processi operativi: concorrono all'attuazione degli obiettivi.

La classificazione dei processi/decisioni aziendaliLa classificazione dei processi/decisioni aziendali

La suddivisione dei processi in direzionali, gestionali e operativi può essere ulteriormente caratterizzata dal tipo di decisioni che vengono prese all'interno di essi.

•decisioni strutturate: le regole per decidere sono completamente determinate, basta conoscere tutte le variabili di interesse ed applicare ad esse tali regole;

•decisioni semi-strutturate: alcune regole per decidere sono determinate, ma l'intervento umano creativo è necessario per stabilire l'esito finale;

•decisioni non-strutturate: non esistono criteri generali per decidere, ma l'intero processo è affidato all'esperienza ed alla creatività del decisore.

L’evoluzione dei sistemi informativiL’evoluzione dei sistemi informativi

La tecnologia informatica appare più adatta a fornire supporto a quei

processi maggiormente deterministici, ovvero che possano essere

eseguiti in maniera ripetitiva.

Tale caratteristica è dominante nei processi operativi, presente

nei processi gestionali, quasi assente in quelli direzionali.

I processi decisionali di livello gestionale hanno bisogno dei dati

provenienti da quelli di tipo operativo, così come i processi direzionali

ricevono le informazioni da quelli gestionali.


• Prima fase

automazione delle attività di raccolta, archiviazione e reperimento dei dati di

natura operativa.

ripetitività e precisa definizione delle operazioni da compiere

vantaggi legati alla quantità delle operazioni elementari eseguite con

efficienza, piuttosto che alla qualità e al valore delle singole operazioni.

ottica settoriale: i processi vengono automatizzati all'interno di un settore e

di un'attività aziendale, senza tener conto degli altri settori e attività

(contraddizione con la reale integrazione dei processi informativi aziendali)


• Seconda fase

integrazione fra applicazioni operative e loro coinvolgimento nell'automazione dei processi informativi di livello gestionale e direzionale.

Ottica di completa integrazione tra le procedure interne ai singoli settori in primo luogo e tra i settori successivamente.

I sistemi informatici integrati orientati ai dati:

archivi non ridondanti e coerenza di aggiornamento

gestione delle informazioni centralizzata

Integrazione come prerequisito necessario per il supporto alle attività di tipo gestionale e direzionale che necessitano di dati intersettoriali.

I sistemi ERPI sistemi ERP

Nucleo software con interfaccia indipendente dal sistema operativo sul quale

viene installato.

Scambia i dati con il database unico centrale dell’impresa.

Verso l’esterno dialoga con software indipendenti, garantendo

l’aggiornamento del database.

Sono sistemi caratterizzati da un’integrazione nativa su tutte le aree

aziendali.


Introduzione di un sistema ERP in azienda

Vengono coperti in senso orizzontale i fabbisogni di gestione e trattamento

delle informazioni di tutte le principali funzioni aziendali:

• elevata standardizzazione delle prassi e dei processi operativi;

• messa a sistema di modelli predefiniti di gestione dei processi.

Il sistema ERP impone la propria logica ed è richiesto in parte all’impresa di

adattarsi:

• repertorio di alternative maggiore rispetto a quelle di solito adottate o

considerate;

• modelli di eccellenza operativa che possono solo migliorare la prassi di

gestione operativa.


Diffusione dei sistemi ERP

Aumento delle quantità di informazioni disponibili con conseguente difficoltà

di distinguere i dati interessanti per il management per prendere la

decisione giusta al momento giusto.

Business intelligence

Raccogliere ordinatamente i dati, catalogare, ritrovare e rendere disponibili le

informazioni giuste al momento giusto, perché possano essere utilizzate in

modo efficace.

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