Sistemi di Gestione dei Dati e dei Processi...

Sistemi di Gestione dei Dati e dei Processi Aziendali

Processo vendite e incassi

• Introduzione

• Contabilità

• Revisione

• Il processo in dettaglio

Definizione

Il ciclo vendite comprende tutte le operazioni di cessione

di beni e servizi prodotti dall’impresa nonché i relativi

regolamenti monetari ad esse riconducibili. I principali

sotto-processi di base in cui esso si compone sono il

ricevimento dell’ordine, spedizione dei beni o erogazione

delle prestazioni, la contabilizzazione della fattura e la

gestione incassi.

Definizioni

Ricavo: contropartita dei beni e servizi vendutinell’esercizio dell’attività principale e delle attivitàaccessorie.

Crediti: diritto di esigere da clienti ed altri terzideterminati ammontari a determinate scadenze. Infunzione della destinazione strategica e funzionale, icrediti possono essere classificati nell’attivoimmobilizzato oppure nell’attivo circolante

CNDCeR - P.C. n.15

Ricavi delle vendite e delle prestazioni

• corrispettivi cessione dei beni

• corrispettivi prestazione di servizi

che costituiscono attività caratteristica azienda

In tale voce devono essere contabilizzate:

1. le cessioni e le prestazioni principali

2. le cessioni e le prestazioni accessorie

ART. 2425-BIS C.C.: i ricavi devono essere indicati al netto di:

• resi

• sconti

• abbuoni e premi

• imposte direttamente connesse alla vendita dei prodotti e allaprestazione dei servizi

Principi contabili di riferimento

• principio contabile n. 11 – Finalità e postulati del bilanciod’esercizio

• principio contabile n. 15 – I Crediti

• principio contabile n. 26 – Operazioni e partite in monetaestera

• PwC Audit Guide (4232, 4233, 4310, 4311, 4274…)

• Introduzione

• Contabilità

• Revisione


C) ATTIVO CIRCOLANTE

II. Crediti1) verso clienti2) verso imprese controllate3) verso imprese collegate4) verso controllanti5) verso altri

A) VALORE DELLE PRODUZIONERicavi delle vendite e delle prestazioni

S. P.S. P.

C.E.C.E.

Conti di Bilancio

Art. 2426 C.C.

I crediti devono essere iscritti secondo il valorepresumibile di realizzazione.

Il primo punto di riferimento e' il “valore nominale dei crediti”, chedeve essere rettificato in presenza di:

1. eventi che generano dubbi nell’esigibilità;2. resi e rettifiche di fatturazione;3. sconti ed abbuoni;4. interessi non maturati.

Criteri di iscrizione

Un credito è di dubbia riscossione quando: i clienti contestano la fornitura dalla quale è sorto il credito; le condizioni economiche dei clienti risultano essere precarie.

Non appena una perdita su crediti diventa probabile deve essereaccantonato un FONDO SVALUTAZIONE.

Il Fondo svalutazione crediti mira quindi a coprire:

perdite già manifestatesi; perdite non ancora manifestatesi ma temute o latenti; perdite che si potranno subire sui crediti ceduti a terzi per i quali

sussista ancora un’obbligazione di regresso.

Svalutazione

Il processo di definizione delle svalutazioni comporta: un’analisi dei singoli crediti; la stima, in base all'esperienza e ad ogni altro elemento utile, delle

perdite (manifeste e presunte) in essere alla data di bilancio; la valutazione dell'andamento degli indici di anzianità dei crediti

scaduti rispetto a quelli degli esercizi precedenti; la valutazione delle condizioni economiche generali, di settore e di

rischio paese.

Quando un credito è considerato “perso”, deve essere eliminato dalleattività. Se il fondo accantonato in precedenza è inferiore al totale deicrediti da stornare, l’ammontare mancante costituisce un costodell’esercizio.

Svalutazione (segue)

I crediti derivanti dalle vendite sorgono quando rischi, oneri ebenefici connessi alla proprietà vengono trasferiti.

I ricavi per la vendita di beni mobili normalmente si conseguono alladata di consegna o spedizione.

I ricavi per la vendita di beni immmobili ed aziende normalmente siconseguono al momento della sottoscrizione del contratto.

I ricavi per prestazioni di servizi si conseguono al momentodell’ultimazione dei servizi o in modo continuativo nel tempo (se visono i presupposti).

Competenza

Classificazione

• Introduzione

• Contabilità

• Revisione


Principali rischi di revisione

Inesistenza / inaccuratezza del saldo in bilancio

Mancata registrazione delle fatture da emettere

Non ragionevole stima del Fondo Svalutazione Crediti

Errato Cut-off delle vendite (Prefatturato / Postfatturato)

NB - Ci può essere un errore di cut-off dei ricavi senza che cisia un errore di cut-off delle rimanenze!

COMPLETENESS (C)VALUATION (V)

EXISTENCE / OCCURRENCE (E/O)RIGHTS AND OBLIGATIONS (RO)ACCURACY (A)

PRESENTATION & DISCLOSURE (P&D)

La registrazione deisingoli crediti è

accurata?(A)

I crediti sono stati propriamenteinclusi e classificati nel bilancio?

(P&D)

Sono state registratetutte le transazioni di

vendita?(C,A,E/O)

Le totalizzazione dicrediti e debiti sonostate correttamente

effettuate?(V)

Il clienteeffettivamente hadiritto ai crediti?

(RO)

CUT OFF(CO)

Le transazionieffettuate dopo la

chiusura delbilancio sono state

escluse?(CO)

Sono state incluse letransazioni precedenti

la chiusura delbilancio?(CO)

$$$

Le vendite sonoeffettivamente avvenute?

I clienti/debitoriesistono?(E/O

Gli sconti sono statiregistrati accuratamente

e correttamente?(C,A,E/O)

Le poste invaluta sono

corrette?(A)

I creditisono

solvibili?(V)

Le perdite sucrediti sono

valide?(E/O)

I rischi del ciclo attivo: Mind Map

• Introduzione

• Contabilità

• Revisione


Il processo vendite (ricavi)

Acquisti (P&P)

Ricavi (R&R)

MagazzinoPersonale e paghe

Immobilizzazionimateriali

Contabilità generale(GL)

Bilancio

Preparazione bilanciodi fine anno

Transazioni finanziariesignificative

Processi di business

Processo vendite e incassi - Ciclo attivoObiettivi della sessione

Nel corso della sessione esamineremo i seguenti aspetti:

•sottoprocessi chiave all’interno del ciclo

•ruoli chiave e responsabilità

•esempi di flowchart del processo

•rischi chiave e controlli

•impatto del ciclo a livello di bilancio


Fatturazione

Incasso

Rettifiche & Manutenzione piano dei conti

Manutenzione Dati Fissi

Distribuzione & Consegna

Gestione dell’ordine

Processo vendite e incassiRuoli e responsabilità

Fatturazione

Incasso

Rettifiche & Manutenzionepiano dei conti




Servizio clienti

Vendite

Magazzino

Fornitore di servizi

Crediti

Crediti

Senior Finance Staff

Crediti

Servizio clienti

Credit Control

Product Maintenance


Fatturazione

Incasso





Processo vendite e incassiGestione dell’ordine

Esigenze delcliente

Creazionedell’ordine

Monitoraggio


Esigenze del cliente

•Iniziative di marketing

•CRM (Customer relationship management)

•Contatto con il cliente

•Analisi dei bisogni

•Analisi di credito

•Proposta / offerta


Creazione dell’ordine

•Raccolta dei dettagli sul cliente

•Conferma dell’ordine

•Aspettative di consegna

•Cancellazione dell’ordine


Monitoraggio

•Ordini in sospeso

•Consegne da effettuare

•Ordini trattenuti – (automatizzato o manuale)

Processo vendite e incassiRischi tipici

Rischi finanziari e rischi operativi

• Ordini non accuratamente registrati possono condurre aun’errata revenue recognition.

•Gli ordini dei clienti sono persi a causa di uno scarso servizioclienti e inefficaci sistemi di vendita online.

•Scarso servizio di assistenza telefonica da parte deglioperatori del call centre.

•Incapacità di soddisfare tutti gli ordini a causa di carenze dimagazzino.

Processo vendite e incassiEsempi di Controlli

•Riconciliazione manuale tra la fonte documentale degli ordini divendita e l’ordine di vendita effettivo.

•Gli ordini di vendita sono sequenzialmente numerati econtabilizzati.

•Gli ordini di vendita richiedono determinati campi obbligatoricome cliente, descrizione dell’item, prezzo, quantità, tasse,modalità di consegna e termini di pagamento.


Fatturazione

Incasso





Processo vendite e incassiDistribuzione & Consegna

Esecuzioneordine

Processo vendite e incassiDistribuzione & Consegna

Esecuzione ordine

•Picking

•Packing

•Invio


Rischi finanziari

• L’inaccurata registrazione della quantità e/o del tipo di beniinviati può condurre ad una errata registrazione dei ricavi ecosti delle vendite.

• Spedizioni non fatturate possono non essere identificate.

• I ricavi e i relativi costi delle vendite possono esserecontabilizzati in periodi contabili errati.


Rischi operativi

•Incapacità di soddisfare tutti gli ordini a causa di mancanza diquantità a magazzino.

•L’outsourcing del processo di consegna ad un service providernon è efficace dal punto di vista economico.

•Sovradimensionamento dello staff del magazzino per ilpicking, il packing e l’invio dei prodotti.

Processi vendite e incassiEsempi di controlli

•Il sistema sulla base degli ordini precedentemente inseritigenera automaticamente le picking list. Ogni picking list èconfrontata con l’invio fisico da parte dello staff del magazzinoper confermare l’accuratezza e la validità della spedizione.

•Su base giornaliera il manager del magazzino rivede il reportdi tutte le consegne programmate per il giorno precedente econferma che tutte le spedizioni siano state effettuate. Isospesi sono analizzati e risolti.

•Il sistema permette solamente l’invio dei prodotti abbinabili adogni ordine, come selezionato nell’inserimento dell’ordine. Ilsistema non permette la selezione di prodotti alternativi.


Fatturazione

Incasso





Processo vendite e incassiFatturazione

Confermadella fattura

Generazionedella fattura

Monitoraggio


Conferma della fattura

•Politiche contabili locali per il riconoscimento deiricavi

•Fatturazione

Alla creazione dell’ordine

Alla consegna (esecuzione dell’ordine)


Generazione della fattura

•Processi automatici

•Fatturazione manuale

•Fattura inviata al cliente


Monitoraggio

•Ordini sospesi

•Ordini evasi ma non fatturati

•Fatture manuali

•Variazioni dei prezzi


Rischi finanziari

• Le fatture non sono emesse per tutti i clienti tempestivamenteportando alla sottostima di ricavi e crediti in periodi specifici(cut-off).

• Gli accantonamenti e gli aggiustamenti possono essereinappropriati, e quindi le registrazioni contabili errate.Conseguentemente i ricavi possono essere sovra osottostimati.

•Le fatture sono registrate in periodi contabili errati.


Rischi operativi

•Il cash flow non è massimizzato se i pagamenti dai clienti nonsono ricevuti tempestivamente.

•I ritardi di fatturazione portano a ritardi nei pagamenti.

•Ritardi nell’invio delle fatture soprattutto verso clienti esteri.

Processo vendite e incassiEsempi di controlli

•Dopo la spedizione dal magazzino il sistema produceautomaticamente le fatture che vengono inviate con la stessadata. Le date di spedizione non possono essere modificate.

•I crediti sono in quadratura con i totali delle fatture generatedal sistema per le spedizioni della giornata. Il managerresponsabile dei crediti firma il report di controllo a evidenzadella verifica effettuata.

•Le fatture manuali create dal sistema richiedonol’approvazione attraverso uno step specifico nel sistema conl’approvazione del Finance Manager e l’inclusione dei dettaglidella fattura.


Fatturazione

Incasso






Ricezionepagamento

Allocazionedei pagamenti

Creditiscaduti

Processo vendite e incassiIncasso

Ricezione pagamento

•Metodo di pagamento

•Procedure bancarie

•Incasso


Allocazione dei pagamenti

•Automatizzata

•Manuale

•Incassi non allocati ai relativi crediti


Crediti Scaduti

•Categorie o insiemi

•Monitoraggio

•Procedure di recupero crediti – incluse azioni legali

•Accantonamento a Fondo Svalutazione Crediti


Rischi finanziari

• Gli incassi possono subire:

Smarrimento

Appropriazione indebita

Allocazione errata: ha come conseguenza importi di bilancioerrati per crediti pendenti.

• Crediti scaduti possono non essere regolarmente rivisti,conducendo quindi ad un’errata esposizione dei crediti e delbilancio.

• L’accantonamento per crediti dubbi è inadeguato.


Rischi operativi

•I processi di recupero crediti non sono formalizzati, quindi icrediti scaduti non sono recuperati in maniera puntuale.

•I processi di allocazione manuale dei pagamenti sonodispendiosi e portano a errori.


•La banca invia giornalmente alla società report riassuntivi e fileelettronici degli incassi. L’ammontare totale degli incassi ricavatidal report riassuntivo sono registrati come “disponibilità liquide” ecome “crediti non abbinabili nel sistema di fatturazione”. Il reportè firmato dall’area Finance dopo l’allocazione dei pagamenti.

•Un ageing dettagliato dei crediti per cliente è revisionatomensilmente ed ogni saldo in sospeso o altri saldi inusuali (es.Saldi a debito) sono indagati e risolti.

•Pagamenti non allocati sono rivisti mensilmente dal FinanceManager. Saldi sospesi da tempo o altri saldi inusuali sonoindagati e risolti.


Fatturazione

Incasso


Standing Data Maintenance



Processo vendite e incassiAdjustments & Ledger Maintenance

Note didebito

Perdite sucrediti

Aggiornamentodei registricontabili


Note di rettifica

•Rimborso ai clienti o errori di fatturazione

•Esame e approvazione del processo

•Creazione di note di rettifica e imputazione aiclienti

•Spedizione delle note di rettifica al cliente

•Revisione delle note di rettifica


Perdite su crediti

•Procedure di recupero crediti – incluse azioni legali

•Debiti irrecuperabili

•Approvazione per la scrittura di stralcio (write off)

•Processo di write off nel sistema

•Eventuale disattivazione del cliente


Aggiornamento dei registri contabili

•Aggiornamento manuale o automatico dei conti di bilanciodel ciclo attivo

•Riconciliazione dei sotto conti

•Eliminazione delle vendite intra company


•Le poste del bilancio di verifica legate al ciclo attivo sonoriconciliate mensilmente con il sistema di sub ledger erevisionate dal Finance Manager.

•Il management di livello adeguato deve approvare tutte lerettifiche. La revisione da parte del management includel’esame delle fonti documentali. Le discrepanze sono risolte.

• Le note di credito e le rettifiche ai crediti sono approvatecoerentemente con le procedure organizzative relative allenote di credito.


Fatturazione

Incasso

Adjustments & Ledger Maintenance

Standing Data Maintenance

Distribuzione & consegna


Processo vendite e incassiStanding Data Maintenance

Controllo deicrediti

Customersetup

Prodotti ePrezzi

Processo vendite e incassiManutenzione dei dati fissi (“Standing DataMaintenance”)

Controllo dei crediti

•Valutazione dei clienti – Vogliamo servire questocliente?

•Agenzie di controllo del credito

•Limiti di credito per cliente o gruppi di clienti

•Clienti o ordini sospesi


Creazione del cliente a sistema

•Valutazione del cliente

•System setup

•Caratteristiche del cliente

•Clienti sospesi

•Disattivazione del cliente


Prodotti e prezzi

•Manutenzione dei prodotti

•Prezzi associati

•Schemi di sconto


Rischi finanziari

•Le vendite sono registrate utilizzando prezzi inappropriati.

•Variazioni non valide ai master file dei clienti sono imputate eprocessate, portando alla gestione di ordini errati verso clienti.


Rischi operativi

•Troppi clienti portano ad una inefficace gestione degli ordini ealla gestione di informazioni con un valore aggiunto limitato perl’organizzazione.

•Potenziali clienti non sono contattati regolarmente perassicurare la realizzazione di vendite potenziali.

•I termini di pagamento con i clienti non massimizzano il cashflow del business. Termini di pagamento standard sono ineccesso rispetto agli standard del settore.


•Un dipendente di livello adeguato approva i cambiamenti aidati fissi, prima dell’imputazione. Ogni variazione deve esseresupportata da sufficiente documentazione.

•Viene effettuato un controllo individuale delle variazioniimputate nel sistema attraverso il confronto tra i reportaggiornati e le fonti documentali degli aggiornamenti perverificare la completezza e l’accuratezza. Le discrepanze sonorisolte e i dati reimmessi sono soggetti allo stesso controllo.

•I prezzi sono stabiliti su base annuale per ogni cliente edapprovati da appropriati livelli all’interno dell’organizzazioneaziendale. Le deviazioni dallo schema dei prezzi devonoessere autorizzate.

Ciclo attivo –Diagramma di flusso: collegamento ai conti

FinancialStatements

ERP system

Cash

Receipting

ERP system

Invoicing

ERP system

Order Processing

ERP system

Master data

ERP system

Sales

(P&L)

Distribution &

Delivery

ERP system

InventoryTreasury

Accounts

Receivables

(BS)

Inventory

BS

Cash

(BS)

DRCR

Cost of

sales

(P&L)

DRCRDR

CR

Collegamento alle asserzioni di bilancio

Asserzionidi bilancio

Transazioni Saldi Finali

Vendite Incassi Rettifiche Crediti

Existence(E)

Le vendite diperiodocontabilizzate sonoa fronte di merceeffettivamentespedita oprestazionieffettuate a clientinon fittizi

Gli incassi di periodocontabilizzati sono afronte di risorsemonetarieeffettivamentericevute

Le rettifiche di periodocontabilizzate sono afronte di sconti, resi,premi, abbuoni,perdite su crediti,…,debitamenteautorizzati ed effettuati

I crediti esposti in bilancioderivano da spedizioni oprestazioni realmente effettuate.Tutti gli incassi e rettificheeffettivamente avvenute sonorilevate in diminuzione dei creditiesposti in bilancio

Cut off(CO)

Le vendite sonocontabilizzate nelperiodo dicompetenza

Gli incassi sonocontabilizzati nelperiodo dicompetenza

Le rettifiche sonocontabilizzate nelperiodo dicompetenza

I crediti esposti in bilancioderivano da operazioni rilevate,per competenza, entro la data diriferimento del bilancio

Tutte le mercispedite o leprestazionieffettuate sonofatturate econtabilizzate nelperiodo dicompetenza

Tutte le risorsemonetarieeffettivamentericevute sonocontabilizzate nelperiodo dicompetenza

Tutte le rettificheautorizzate edeffettuate sonocontabilizzate nelperiodo dicompetenza

Tutte le operazioni avvenute, percompetenza, entro la data diriferimento di bilancio, da cuiderivano variazioni dei creditiverso clienti, sono correttamenterilevate


Asserzioni dibilancio



Completness (C) Tutte le mercispedite o leprestazionieffettuate sonofatturate econtabilizzate

Tutte le risorsemonetarieeffettivamentericevute sonocontabilizzate

Tutte le rettificheautorizzate edeffettuate sonocontabilizzate

Tutte le spedizioni o leprestazioni che originano creditiverso clienti sono esposte inbilancio. I crediti esposti inbilancio sono diminuiti pereffetto di incassi e rettificheeffettivamente avvenute

Right andObligations (RO)

L'aziendapossiede dirittigiuridicamentevalidisull'ammontare deicrediti derivantidalle transazioni divendita

L'aziendapossiede dirittigiuridicamentevalidisull'ammontaredegli incassiderivanti dalletransazioni divendita

L'aziendapossiede obblighigiuridicamentevincolantisull'ammontaredelle rettifichecorrelate alletransazioni divendita

I crediti esposti in bilanciorappresentano diritti di incassogiuridicamente validi neiconfronti dei clienti. I crediti suiquali gravano eventuali vincoli afavore di terzi sonocorrettamente rappresentati


Asserzioni dibilancio



Accuracy (A) Gli ammontaridelle vendite odelle prestazionieffettuate sonoquantificati,valorizzati econtabilizzati,secondo processidi calcoloaritmetico corretti

Gli ammontaridelle risorsemonetarie ricevutesono quantificati,valorizzati econtabilizzati,secondo processidi calcoloaritmetico corretti

Gli ammontaridelle rettificheautorizzate edeffettuate sonoquantificati,valorizzati econtabilizzati,secondo processidi calcoloaritmetico corretti

Gli ammontari delle operazionida cui derivano i crediti espostiin bilancio sono valorizzati econtabilizzati, secondo processidi calcolo aritmetico corretti

Presentation andDisclosures (PD)

I ricavi esposti inbilancio derivanoda corretti processidi accumulazionee riepilogo dei datirelativi alle singoletransazioniregistrate

Gli incassi espostiin bilancioderivano dacorretti processi diaccumulazione eriepilogo dei datirelativi alle singoletransazioniregistrate

Le rettificheesposte in bilancioderivano dacorretti processi diaccumulazione eriepilogo dei datirelativi alle singoletransazioniregistrate

I crediti esposti in bilancioderivano da corretti processi diaccumulazione e riepilogo deidati relativi alle singoletransazioni registrate


Asserzionidi bilancio



PresentationandDisclosures(PD)

La rappresentazionein bilancio èadeguatamentesupportata dainformazioni didettaglio sulleoperazioni di vendita

La rappresentazione inbilancio èadeguatamentesupportata dainformazioni didettaglio sulleoperazioni di incasso

La rappresentazionein bilancio èadeguatamentesupportata dainformazioni didettaglio sullerettifiche alle vendite

La rappresentazione inbilancio è adeguatamentesupportata da informazioni didettaglio sui crediti versoclienti

I ricavi sonocorrettamenteclassificati secondoil piano dei contiaziendale e leesigenze dellarappresentazione inbilancio

Gli incassi sonocorrettamenteclassificati secondo ilpiano dei contiaziendale e leesigenze dellarappresentazione inbilancio

Le rettifiche sonocorrettamenteclassificate secondoil piano dei contiaziendale e leesigenze dellarappresentazione inbilancio

I crediti sono correttamenteclassificati secondo il pianodei conti aziendale e leesigenze dellarappresentazione in bilancio

ValuationandAllocation (V)

I crediti sono stati valutati inconformità ai principi contabilistatuiti, tenendo conto deifattori che possono influiresul loro valore. E' rispettato ilcriterio di uniformità deiprincipi contabili, salvoderoghe amissibili egiustificate

Processo di revisione – Esempi di Test sui controlliAccettazione degli ordini dei clienti

-

Le vendite potrebbero essere effettuate a clienti fittizi o non autorizzati

Punti di controllo necessari Test dei ControlliFinancial Statement Assertion IPO

E/O C A CO PD RO V C A V RGli ordini sono numeratiprogressivamente all'atto delricevimento

Revisione e verifica delle procedureper l'adozione della sequenzanumerica degli ordini

aa

Il nominativo del cliente vieneconfrontato con l'anagrafica dei clientiautorizzati. Possono esseremovimentati solo i codici clienti validi

Esame della documentazione adevidenza del match automatico e/omauale effettuato tra un nuovocodice cliente inserito a sistema e ela lista dei codici clienti autorizzati.

a a

Sono definiti listini prezzi aggiornati eautorizzati

Verifica delle'esistenza e effettivaapplicazione di policy diaggiornamento manuale oautomatico dei listini prezzi

a a a

Sono definite condizioni generali difornitura con riferimento ai termini diconsegna, resi ed eventuali altrepattuizioni

Verifica dell'esistenza di condizionigenerali di fornitura formalizzate

a a

L'ordine del cliente viene approvato conriferimento alla tipologia di beni,quantità, prezzi, termini di consegna eresi preventivamente autorizzati

Verifica dell'esistenza di un'iterapprovativo degli ordini formale edoperativo. a a a

Gli ordini approvati inseriti a sistemasono numerati progressivamente

Revisione e verifica dele procedureper l'adozione dela sequenzanumerica degli ordini a sistema

a a

Processo di revisione – Esempi di Test sui controlliApprovazione del credito-

Le vendite potrebbero essere effettuate a clienti fittizi o non autorizzati

Punti di controllo necessari Test dei Controlli

Financial Statement Assertion IPO

E/O C A CO PD RO V C A V R

Il responsabile crediti approvaogni nuovo cliente, ne definisceil fido e ne autorizzal'inserimento in anagrafica sullabase di apposita procedura

Esame della procedura in cui èformalizzato l'iter approvativo daseguire nell'inserimento di unnuovo cliente in anagrafica everifica, per un campione diclienti già presenti in anagrafica,della documentazione diautorizzazione da parte delresponsabile crediti sulla basedi quanto definito dallaprocedura interna

a a a a a

Sono definiti limiti di fidoaggiornati e autorizzati per tutti iclienti

Esame dei limiti di fido per uncampione di clienti

a a

L'ordine del cliente vienecontrollato con il fido disponibile

Esame della documentazioneche attesa il match automaticoe/o manuale

a a a a

Le vendite che eccedono il fidosono preventivamenteautorizzate

Esame, per un campione divendite eccedenti i limti di fido,della relativa autorizzazione

a a a a

Processo di revisione – Esempi di Test sui controlliEvasione degli ordini

RischioPunti di controllo

necessariTest dei Controlli



I beni posso esserefatti uscire dalmagazzino inassenza di ordiniautorizzati

La lista di prelievo dei beniper la spedizione concordacon l'ordine autorizzato

Esame della evidenze asupporto del controllo cheveine fatto tra i beniprelevati dal magazzino e irelativi ordini approvati

a a a a

La definizione di liste diprelievo discordantidall'ordine autorizzato deveessere preventivamenteapprovata

Verifica che siaformalizzato un iterapprovativo nel caso didiscordanze tra le liste diprelievo e gli ordiniautorizzati

a a a a

I beni sono prelevati per laspedizioni solo a fronte diordini autorizzati e relativeliste di prelievo

Esame delladocumentazione cheattesta il confrontoeseguito dallospedizioniere tra i benispediti e le liste di prelievoe di ordini autorizzati

a a

I beni spediti nonconcordano conquanto ordinato dalcliente

Preparazione di undocumento di trasporto perogni spedizione, numeratoprogressivamente

Revisione e verifica delleprocedure per l'adozionedella sequenza numericadei documenti di trasporto

a a a

Processo di revisione – Esempi di Test sui controlliFatturazione




E/O C A CO PD RO V C A V RLe fatture sonoemesse pertransazioni fittizie.La fatturazioneviene duplicata peruna medesimatransazione

Separazione dei compititra fatturazione espedizioni

Verifica dei blocchiautorizzativi

a a a a a a

Le fatture emesse sononumerateprogressivamente

Revisione e verifica delleprocedure per l'adozionedella sequenza numericadelle fatture

a a

Ad ogni fattura emessasono abbinati l'ordine divendita e i documenti diprelievo e spedizione

Revisione e verifica delmatch tra le fattureemesse, gli ordini divendita e i documenti diprelievo e spedizione

a a a

Le fatture di venditacontengono prezzied altre condizionierrate

Ad ogni documento dispedizione viene abbinatauna fattura di vendita

Revisione e verifica delmatch tra i documenti dispedizione e le fatture divendita

a a a a

I prezzi applicati in sede difatturazione sonocontrollati in modoindipendente perverificare l'accuratezza dilistini e delle scontistiche

Esanme delladocumentazione cheattesta la verificaindipendente effettuatadalla Società

a a

Processo di revisione – Esempi di Test sui controlli -Registrazione delle vendite

Rischio Punti di controllo necessari Test dei ControlliFSA IPO

E/O

C A CO PD RO V C A V R

Vengonoregistratevendite fittizie

Le registrazioni possono essereeffettuate solo a fronte difatture, documenti di spedizionee ordini concordanti

Esame della documentazioneattestante il confronto tra leregistrazioni effetuate e iseguenti documenti: fatture,documenti di spedizione eordini

a a a a

Le venditefatturate nonvengonoregistratenellacontabilitàgenerale

Separazione dei compiti trafatturazione e contabilitàgenerale

Verifica dei blocchi autorizzativi

a a a a a a

Periodicamente avviene uncontrollo indipendente diriconciliazione tra i totali delleregistrazioni sul giornale dellevendite, sul partitario clienti ed itotali di controllo dellafatturazione

Verifica e revisione dellericonciliazioni indipendenti

a a a a a a a a

Periodicamente vienecontrollata la numerazionesequenziale di tutte le fatture divendita emesse e se ne accertal'avvenuta registrazionecontabile

Esame della documentazioneche attesta il confronto tra lenumerazioni sequenziali dellefatture di vendita e le relativeregistrazioni

a a

Le fatturesonocontabilizzatenei confrontidi un codicecliente errato

Invio mensile di estratti conto aiclienti con un follow upindipendente sulle rispostepervenute

Esame della documentazioneche attesta il follow upindipendente degli estratticonto clienti a a a a a a

Processo di revisione – Esempi di Test sui controlliRicevimento degli incassi





Incassi avvenutipotrebbero nonessere registrati

Sono utilizzati registri dicassa (e dispositivi diregistrazione automaticapresso i punti vendita)

Verifica dell'effettivoutilizzo dei regsitri dicassa e dei dispositivi divendita nei punti vendita a a a a a

Sorveglianza periodicadelle procedure di venditacon incasso per contanti

Esame della revisioneperiodica delle proceduredi incasso per contanti

a a a a

Incassi pervenuti viaposta potrebberoessere perduti osottatti dopo ilricevimento

Restrizione immediatadegli assegni rivcevuti (es.timbro non trasferibile)

Verifica della procedura direstrizione degli assegniricevuti

a a

Aggiornamento immediatosul registro di cassa (ocompilazione di una listadegli incassi pervenuti viaposta)

Verifca delle procedure diaggiornamento

a a a

Gli incassipotrebbero nonessere depositatiintegralmente subase giornaliera

Controllo indipendente diconcordanza tra idocumenti di deposito deicontanti e assegni con iriepiloghi giornalieri delleregistrazioni di cassa

Esame delladocumentazione cheattesta il controlloindipendente effettuato a a a a

Processo di revisione – Esempi di Test sui controlliRegistrazione degli incassi





Gli incassi non sonoregistrati

Controlli indipendente diconcordanza tra gli incassiregistrati in contabilità coni riepiloghi giornalieri delleregistrazioni di cassa

Esame delladocumentazione cheattesta il controlloindipendente effettuato a a a a

Sono compiuti errorinella registrazionecontabile degliincassi

Preparazione periodica diriconciliazioni bancarieindipendenti

Esame delladocumentazione cheattesta le riconciliazinibancarie effettuateperiodicamente

a a a a a a a a

Gli incassi sonocontabilizzati su uncodice cliente errato

Invio mensile di estratticonto ai clienti con unfollow up indipendentesulle risposte pervenute

Esame delladocumentazione cheattesta il follow upindipendente degli estratticonto clienti

a a a a a

Esempi di Flow Chart: Ciclo Attivo

Flow chart livello 1:



Microsoft VisioDrawing



Business Performance Reviews

Indicatori chiave di performance per il monitoraggio dei ricavi:

• profitti lordi; trend sui ricavi

• volume di vendita per prodotto, location, staff

• contatti sul sito internet e tassi di conversione

Il management confronta le vendite con informazioniindipendenti:

• budget; previsioni

• indicatori di performance passata

Business Performance Reviews

Rischio di credito:

• numero e valore dei saldi oltre il limite di credito

• numero e valore degli ordini rifiutati

Il management revisiona anche altre informazioni, come:

• clienti nuovi/persi

• volume della clientela

• domande a supporto della clientela

• fatturazioni o altri reclami

• resi

Separazione dei compiti (“Segregation of Duties”)High level conflicts

Domande?

Sistemi di Gestione dei Dati e dei Processi...

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