Interpretación del contexto en los procesos de vinculación ...
Sistemas y Procesos Académicos · Procesos Administrativos Servicios informáticos internos y...
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SistemasyProcesosAcadémicosJoséMiguelSalazar/IvánCubillos/MarcoAravena
DivisiónAcadémica/ProrrectoríaJunio2017
TIC’s enlaUV
• CómoapoyaDISICOlamisióndelaUV??
• Estructura orgánica dividida en 4 áreas de trabajo (enrevisión)
• Inversión (personal e infraestructura).
• Apoyo político.
• Prestación de Servicios a la comunidad universitaria(alumnos, académicos, funcionarios).
DISICO- UV
Serviciosalacomunidaduniversitaria
• Sistemas de Gestión Administrativa: ERP FIN700, herramientas de presupuesto,sistema arancelario, etc.
• Sistemas de Gestión Académica: SIRA, Portal Académico, Aula Virtual,Certificados con Firma Electrónica Avanzada, etc.
• Seguridad y Conectividad: Firewall institucional, Hosting para páginas WEB, WiFiInstitucional.
• Soporte a usuarios y Datacenter.
• Servicios Externos: Office 365, Google Apps (correos @uv.cl, @alumnos.uv.cl,@postgrado.uv.cl, Drive, Hangout, Classroom y otros) , E-SIGN, WEBPAY, TUI-UV
SoporteTICparaInformaciónInstitucionalysurelaciónconlaMisiónUV
Conectividad (Internet, Campus/Facultades)Seguridad, Monitoreo, Administración de ancho de banda, Tolerancia a Fallas, Servicios Cloud, WiFi, REUNA, Comunicaciones y Colaboración Electrónica (Google Apps, Office
365), Telefonía IP/Móvil Videoconferencia
Procesos Académicos Procesos Administrativos
Servicios informáticos internos y externos
Docencia, Investigación, Extensión, Vinculación Gestión Institucional
SOPO
RTE
TIC
MIS
ION
UV
ReporteseInformesdeGestión
SoporteTICparaInformaciónInstitucionalysurelaciónconlaMisiónUV
Conectividad (Internet, Campus/Facultades)Seguridad, Monitoreo, Administración de ancho de banda, Tolerancia a Fallas, Servicios Cloud, WiFi, REUNA, Comunicaciones y Colaboración Electrónica (Google Apps, Office
365), Telefonía IP/Móvil Videoconferencia
Procesos Académicos Procesos Administrativos
Servicios informáticos internos y externos
Docencia, Investigación, Extensión, Vinculación Gestión Institucional
SOPO
RTE
TIC
MIS
ION
UV
ReporteseInformesdeGestión
Sistemas:
• SIAPER: Contraloría General de la República• Apoyo Honorarios: Universidad de Valparaíso• SIRA / Portal Académico
Diagrama de Proceso:N
Perfil
• Actividades.
SistemasApoyoProcesoHonorariosUVyMatrículaAlumnosAntiguos
Sistema
¿ Quién ?
¿ Qué ?
¿ Dónde?
¿ Cuándo ?
10
1 2 3 4 5
6 7 8 9
Encargado RRHH
• Ingresa convenio SIAPER
Coordinador Administrativo
• Verifica Convenio en SIAPER.
Abogado
• Revisa Convenio en SIAPER.
Autoridad ( Decano)
• Firma Resolución en SIAPER con FEA
Encargado RRHH
• Registra número resolución y número SIAPERen Sistema Honorarios.
• Adjunta convenio firmado electrónicamente.
• Adjunta convenio firmando.
Digitador (Secretaría Escuela)
• Ingresa solicitud.
• Adjunta documentación.
Director Escuela
• Dar VB y enviar a encargado RRHH.
Encargado RRHH
• Revisar solicitud. • Revisar documentación adjuntada.
• Dar VB y enviar a Coordinador Administrativo
Coordinador Administrativo
• Revisar Solicitud.• Adjunta CDP.• Adjunta Compromiso
• Genera Convenio para firma
Encargado RRHH
• Solicita Firmas a ambas partes.
DiagramadePasosdelProcesoHonorariosUV
10
1 2 3 4 5
6 7 8 9
Encargado RRHH
• Ingresa convenio SIAPER
Coordinador Administrativo
• Verifica Convenio en SIAPER.
Abogado
• Revisa Convenio en SIAPER.
Autoridad ( Decano)
• Firma Resolución en SIAPER con FEA
Encargado RRHH
• Registra número resolución y número SIAPERen Sistema Honorarios.
• Adjunta convenio firmado electrónicamente.
• Adjunta convenio firmando.
Digitador (Secretaría Escuela)
• Ingresa solicitud.
• Adjunta documentación.
Director Escuela
• Dar VB y enviar a encargado RRHH.
Encargado RRHH
• Revisar solicitud. • Revisar documentación adjuntada.
• Dar VB y enviar a Coordinador Administrativo
Coordinador Administrativo
• Revisar Solicitud.• Adjunta CDP.• Adjunta Compromiso
• Genera Convenio para firma
Encargado RRHH
• Solicita Firmas a ambas partes.
Diagrama de Pasos del Proceso Honorarios UV
10
1 2 3 4 5
6 7 8 9
Encargado RRHH
• Ingresa convenio SIAPER
Coordinador Administrativo
• Verifica Convenio en SIAPER.
Abogado
• Revisa Convenio en SIAPER.
Autoridad ( Decano)
• Firma Resolución en SIAPER con FEA
Encargado RRHH
• Registra número resolución y número SIAPERen Sistema Honorarios.
• Adjunta convenio firmado electrónicamente.
• Adjunta convenio firmando.
Digitador (Secretaría Escuela)
• Ingresa solicitud.
• Adjunta documentación.
Director Escuela
• Dar VB y enviar a encargado RRHH.
Encargado RRHH
• Revisar solicitud. • Revisar documentación adjuntada.
• Dar VB y enviar a Coordinador Administrativo
Coordinador Administrativo
• Revisar Solicitud.• Adjunta CDP.• Adjunta Compromiso
• Genera Convenio para firma
Encargado RRHH
• Solicita Firmas a ambas partes.
Diagrama de Pasos del Proceso Honorarios UV
Escuela
• Ingresa PreofertaAcadémica
DIVACAD
•Aprueba Oferta Académica.
DIVACAD
•Apertura Período.
Alumnos
• Inscripción de Asignaturas.
Escuela
•Modifica Inscripción de alumnos.
Escuela/DIVACAD
•Ajuste final oferta académica.
Digitador (Secretaría Escuela)
• Ingresa solicitud.
• Adjunta documentación.
Director Escuela
• Dar VB y enviar a encargado RRHH.
Encargado RRHH
• Revisar solicitud. • Revisar documentación adjuntada.
• Dar VB y enviar a Coordinador Administrativo
Coordinador Administrativo
• Revisar Solicitud.• Adjunta CDP.• Adjunta Compromiso
• Genera Convenio para firma
Encargado RRHH
• Solicita Firmas a ambas partes.
Diagrama de Pasos del Proceso Honorarios UV (en sistema UV)Conexión con Proceso de Matrícula
Verifica académico en Período Abierto (actual funcionamiento)
No se puede iniciar convenio sin período abierto.
Proceso Honorarios
Proceso Matrícula
Escuela
• Ingresa PreofertaAcadémica
DIVACAD
•Aprueba Oferta Académica.
DIVACAD
•Apertura Período.
Alumnos
• Inscripción de Asignaturas.
Escuela
•Modifica Inscripción de alumnos.
Escuela/DIVACAD
•Ajuste final oferta académica.
Digitador (Secretaría Escuela)
• Ingresa solicitud.
• Adjunta documentación.
Director Escuela
• Dar VB y enviar a encargado RRHH.
Encargado RRHH
• Revisar solicitud. • Revisar documentación adjuntada.
• Dar VB y enviar a Coordinador Administrativo
Coordinador Administrativo
• Revisar Solicitud.• Adjunta CDP.• Adjunta Compromiso
• Genera Convenio para firma
Encargado RRHH
• Solicita Firmas a ambas partes.
Diagrama de Pasos del Proceso Honorarios UV (en sistema UV)Conexión con Proceso de Matrícula
Verifica académico en Período Abierto (actual funcionamiento)
No se puede iniciar convenio sin período abierto.
Proceso Honorarios
Proceso Matrícula
Escuela
• Ingresa PreofertaAcadémica
DIVACAD
•Aprueba Oferta Académica.
DIVACAD
•Apertura Período.
Alumnos
• Inscripción de Asignaturas.
Escuela
•Modifica Inscripción de alumnos.
Escuela/DIVACAD
•Ajuste final oferta académica.
Digitador (Secretaría Escuela)
• Ingresa solicitud.
• Adjunta documentación.
Director Escuela
• Dar VB y enviar a encargado RRHH.
Encargado RRHH
• Revisar solicitud. • Revisar documentación adjuntada.
• Dar VB y enviar a Coordinador Administrativo
Coordinador Administrativo
• Revisar Solicitud.• Adjunta CDP.• Adjunta Compromiso
• Genera Convenio para firma
Encargado RRHH
• Solicita Firmas a ambas partes.
Diagrama de Pasos del Proceso Honorarios UV (en sistema UV)Conexión con Proceso de Matrícula
Verifica académico en Período Abierto (actual funcionamiento)
No se puede iniciar convenio sin período abierto.
Proceso Honorarios
Proceso Matrícula
Escuela
• Ingresa PreofertaAcadémica
DIVACAD
•Aprueba Oferta Académica.
DIVACAD
•Apertura Período.
Alumnos
• Inscripción de Asignaturas.
Escuela
•Modifica Inscripción de alumnos.
Escuela/DIVACAD
•Ajuste final oferta académica.
Digitador (Secretaría Escuela)
• Ingresa solicitud.
• Adjunta documentación.
Director Escuela
• Dar VB y enviar a encargado RRHH.
Encargado RRHH
• Revisar solicitud. • Revisar documentación adjuntada.
• Dar VB y enviar a Coordinador Administrativo
Coordinador Administrativo
• Revisar Solicitud.• Adjunta CDP.• Adjunta Compromiso
• Genera Convenio para firma
Encargado RRHH
• Solicita Firmas a ambas partes.
Diagrama de Pasos del Proceso Honorarios UV (en sistema UV)Conexión con Proceso de Matrícula
Verifica 1er instanciaacadémico en Período Abierto.Si académico no tieneasignaturaen período abiertoNO busca en preoferta.
Verifica 2da instancia académico en Preoferta Académica Aprobada
No se puede iniciar convenio sinperíodo abierto o preofertaaprobada por División Académica.
Escuela
• Ingresa PreofertaAcadémica
DIVACAD
•Aprueba Oferta Académica.
DIVACAD
•Apertura Período.
Alumnos
• Inscripción de Asignaturas.
Escuela
•Modifica Inscripción de alumnos.
Escuela/DIVACAD
•Ajuste final oferta académica.
Digitador (Secretaría Escuela)
• Ingresa solicitud.
• Adjunta documentación.
Director Escuela
• Dar VB y enviar a encargado RRHH.
Encargado RRHH
• Revisar solicitud. • Revisar documentación adjuntada.
• Dar VB y enviar a Coordinador Administrativo
Coordinador Administrativo
• Revisar Solicitud.• Adjunta CDP.• Adjunta Compromiso
• Genera Convenio para firma
Encargado RRHH
• Solicita Firmas a ambas partes.
Diagrama de Pasos del Proceso Honorarios UV (en sistema UV)Conexión con Proceso de Matrícula y Registro Cátedra
Académicos
•Notas Parciales.
•Registro asistencia alumnos.
Académicos
•Nota Final.
Jefe Carrera
•Configura examen.
Académicos
•Nota examen.•Nota Final.•Cierre Asignatura.
Escuela
•Cierre Período (requiere TODAS asignaturas cerradas).
Proceso Honorarios
Proceso Matrícula
Registro de Cátedra
Sistema Alerta
Temprana
Escuela
• Ingresa PreofertaAcadémica
DIVACAD
•Aprueba Oferta Académica.
DIVACAD
•Apertura Período.
Alumnos
• Inscripción de Asignaturas.
Escuela
•Modifica Inscripción de alumnos.
Escuela/DIVACAD
•Ajuste final oferta académica.
Digitador (Secretaría Escuela)
• Ingresa solicitud.
• Adjunta documentación.
Director Escuela
• Dar VB y enviar a encargado RRHH.
Encargado RRHH
• Revisar solicitud. • Revisar documentación adjuntada.
• Dar VB y enviar a Coordinador Administrativo
Coordinador Administrativo
• Revisar Solicitud.• Adjunta CDP.• Adjunta Compromiso
• Genera Convenio para firma
Encargado RRHH
• Solicita Firmas a ambas partes.
Diagrama de Pasos del Proceso Honorarios UV (en sistema UV)Conexión con Proceso de Matrícula, Registro Cátedra y Sistema de Alerta Temprana (endefinición)
Académicos
•Notas Parciales.
•Registro asistencia alumnos.
Académicos
•Nota Final.
Jefe Carrera
•Configura examen.
Académicos
•Nota examen.•Nota Final.•Cierre Asignatura.
Escuela
•Cierre Período (requiere TODAS asignaturas cerradas).
DAI
•Cálculo de indicadores en base a notas y asistencia.
DAI
•Generación de Reportes.
Escuela/DiVACAD
•Medidas remediales
Proceso Honorarios
Proceso Matrícula
Registro de Cátedra
Avance Curricular
Proceso Admisión
Proceso Titulación
Avance Curricular
Proceso Admisión
Proceso Titulación
SIRA/FIN700
Sistema Alerta
Temprana
Escuela
• Ingresa PreofertaAcadémica
DIVACAD
•Aprueba Oferta Académica.
DIVACAD
•Apertura Período.
Alumnos
• Inscripción de Asignaturas.
Escuela
•Modifica Inscripción de alumnos.
Escuela/DIVACAD
•Ajuste final oferta académica.
Digitador (Secretaría Escuela)
• Ingresa solicitud.
• Adjunta documentación.
Director Escuela
• Dar VB y enviar a encargado RRHH.
Encargado RRHH
• Revisar solicitud. • Revisar documentación adjuntada.
• Dar VB y enviar a Coordinador Administrativo
Coordinador Administrativo
• Revisar Solicitud.• Adjunta CDP.• Adjunta Compromiso
• Genera Convenio para firma
Encargado RRHH
• Solicita Firmas a ambas partes.
Diagrama de Pasos del Proceso Honorarios UV (en sistema UV)Conexión con Proceso de Matrícula, Registro Cátedra y Sistema de Alerta Temprana (endefinición)
Académicos
•Notas Parciales.
•Registro asistencia alumnos.
Académicos
•Nota Final.
Jefe Carrera
•Configura examen.
Académicos
•Nota examen.•Nota Final.•Cierre Asignatura.
Escuela
•Cierre Período (requiere TODAS asignaturas cerradas).
DAI
•Cálculo de indicadores en base a notas y asistencia.
DAI
•Generación de Reportes.
Escuela/DiVACAD
•Medidas remediales
Proceso Honorarios
Proceso Matrícula
Registro de Cátedra
Sistema Alerta
Temprana
Escuela
• Ingresa PreofertaAcadémica
DIVACAD
•Aprueba Oferta Académica.
DIVACAD
•Apertura Período.
Alumnos
• Inscripción de Asignaturas.
Escuela
•Modifica Inscripción de alumnos.
Escuela/DIVACAD
•Ajuste final oferta académica.
Digitador (Secretaría Escuela)
• Ingresa solicitud.
• Adjunta documentación.
Director Escuela
• Dar VB y enviar a encargado RRHH.
Encargado RRHH
• Revisar solicitud. • Revisar documentación adjuntada.
• Dar VB y enviar a Coordinador Administrativo
Coordinador Administrativo
• Revisar Solicitud.• Adjunta CDP.• Adjunta Compromiso
• Genera Convenio para firma
Encargado RRHH
• Solicita Firmas a ambas partes.
Diagrama de Pasos del Proceso Honorarios UV (en sistema UV)Conexión con Proceso de Matrícula, Registro Cátedra y Sistema de Alerta Temprana (endefinición)
Académicos
•Notas Parciales.
•Registro asistencia alumnos.
Académicos
•Nota Final.
Jefe Carrera
•Configura examen.
Académicos
•Nota examen.•Nota Final.•Cierre Asignatura.
Escuela
•Cierre Período (requiere TODAS asignaturas cerradas).
DAI
•Cálculo de indicadores en base a notas y asistencia.
DAI
•Generación de Reportes.
Escuela/DiVACAD
•Medidas remediales
Proceso Honorarios
Proceso Matrícula
Registro de Cátedra
SistemasAcadémicos
AvanceenlosSistemasAcadémicos2008
SIRA
Usuarios
Sistemas
BasesdeDatos
AvanceenlosSistemasAcadémicosHOY
Usuarios
Sistemas
BasesdeDatos
SIRA
IncrementodeServiciosenlosSistemasAcadémicos
(algunosejemplos)
SIRA(pre)
Matrícula
Títulos
WEBPAY
2008SIRA(pre)
Matrícula
Títulos
WEBPAY
SIRA(post)
SimuladorResultadosPSUDescargaDocs
2009SIRA(pre)
Matrícula
Títulos
WEBPAY
SIRA(post)
SimuladorResultadosPSUDescargaDocs
GoogleApps(pre)
Certif.Alum.RegularFEA
SIRADIVACAD
2010
PortalAcadémico(pre)
2011SIRA(pre)
Matrícula
Títulos
WEBPAY
SIRA(post)
SimuladorResultadosPSUDescargaDocs
GoogleApps(pre)
Certif.Alum.RegularFEA
SIRADIVACAD
PSM
Sharepoint
FichaAcadémica
PortalAcadémico(pre)
2012SIRA(pre)
Matrícula
Títulos
WEBPAY
SIRA(post)
SimuladorResultadosPSUDescargaDocs
GoogleApps(pre)
Certif.Alum.RegularFEA
SIRADIVACAD
PSM
GoogleApps(pos)
Sharepoint
FichaAcadémica
FUAS
PortalAcadémico(pre)
AulaVirtual(pre)
PortalAcadémico(pos)
2013SIRA(pre)
Matrícula
Títulos
WEBPAY
SIRA(post)
SimuladorResultadosPSUDescargaDocs
GoogleApps(pre)
Certif.Alum.RegularFEA
SIRADIVACAD
PSM
Sharepoint
FichaAcadémica
PortalAcadémico(pre)
GoogleApps(pos)
FUAS
AulaVirtual(pre)
PortalAcadémico(pos)
PrecargaOfertaAcadémica
2014SIRA(pre)
Matrícula
Títulos
WEBPAY
SIRA(post)
SimuladorResultadosPSUDescargaDocs
GoogleApps(pre)
Certif.Alum.RegularFEA
SIRADIVACAD
PSM
Sharepoint
FichaAcadémica
PortalAcadémico(pre)
GoogleApps(pos)
FUAS
AulaVirtual(pre)
PortalAcadémico(pos)
PrecargaOfertaAcadémica
NotasParciales
2015SIRA(pre)
Matrícula
Títulos
WEBPAY
SIRA(post)
SimuladorResultadosPSUDescargaDocs
GoogleApps(pre)
Certif.Alum.RegularFEA
SIRADIVACAD
PSM
Sharepoint
FichaAcadémica
PortalAcadémico(pre)
GoogleApps(pos)
FUAS
AulaVirtual(pre)
PortalAcadémico(pos)
PrecargaOfertaAcadémica
NotasParciales
Cert NotasFEA
2016SIRA(pre)
Matrícula
Títulos
WEBPAY
SIRA(post)
SimuladorResultadosPSUDescargaDocs
GoogleApps(pre)
Certif.Alum.RegularFEA
SIRADIVACAD
PSM
Sharepoint
FichaAcadémica
PortalAcadémico(pre)
GoogleApps(pos)
FUAS
AulaVirtual(pre)
PortalAcadémico(pos)
PrecargaOfertaAcadémica
NotasParciales
Cert NotasFEA
PRIN
IngresoESP
IntegracióndeSistemas.
Comosedesarrollanlossistemasyservicios??
• Requerimientos de los clientes principales.– Funcionalidades.– Perfiles.– Seguridad.
• Análisis Desarrollo v/s adquisición.
• Implementación (capacitación, puesta en marcha).
Comosedesarrollanlossistemas??
DatacenterUV
.
.
.
.
• Nuevo Servicio -> Desarrollo (HH) + Plataforma
ModelodeProvisióndePlataforma
AmbienteDesarrollo
Puestaenproducción
Mejoracontinua….
Mejora
Puestaenproducción
SistemasAcadémicos• Rolesprincipalesenlossistemas:
– DivisiónAcadémica:• AdministraciónAcadémica.
– Facultad:• SecretariodeFacultad/SecretaríadeEstudios.
– Escuela:• DirectordeEscuela.• JefeCarrera/SecretarioAcadémico.• SecretariadeDocencia.• Académico.• Alumnos.
– RRHH• Apoyoaprocesosdecontrataciones.
– DISICO:• DesarrolloysoportedeserviciosTI.
SistemasAcadémicos
SistemadeMatrícula
(datosDEMRE)/PSM
BaseDatosMatrículaAdmisión
BaseDatosAcadémica
ProcesodeAdmisión
ProcesodeMatrícula
AlumnosNuevos
• IngresodealumnosalaUV
Proceso Admisión
Proceso Titulación
SistemasAcadémicos
BaseDatosAcadémica
SIRA • Roles principales:– División Académica:
• Administración Académica: gestión y registro de mallascurriculares, gestión de oferta académica, control deprocesos.
– Facultad:• Secretario de Facultad / Secretaría de Estudios:
administración de alumnos (cambio de estados, registroacadémico)
– Escuela:• Director de Escuela: visualización de registro académico.• Jefe Carrera / Secretario Académico: visualización de
registro académico.• Secretaria de Docencia: registro de oferta académica.
RegistroCurricular
SistemasAcadémicos
BaseDatosAcadémica
FichaAcadémica • Roles principales:
– DAF:• Consulta de situación de alumnos ygeneración de pagarés
– DAE:• Consulta de situación de alumnos, accesoSEMDA (asignación de horas médicas einventario de medicamentos paraalumnos),
ConsultayBienestarEstudiantil
SistemasAcadémicos
BaseDatosAcadémica
Sharepoint • Roles principales:– DAF:
• Listados de procesos relevantes (CAE,Matriculados, etc.)
– División Académica:• Reportes proceso admisión.• Reportes procesos regular
– DAE:• Listadosdeprocesosrelevantes(TNE,BEA,etc).
SistemasAcadémicos
BaseDatosAcadémica
PortalAcadémico
• Roles principales:– División Académica:
• Administración Académica: perfil similar a Director deEscuela para toda la UV.
– Facultad:• Secretario de Facultad / Secretaría de Estudios: Escuela:
perfil similar a Director de Escuela para toda la facultad.• Director de Escuela/ Jefe Carrera / Secretario Académico:
cambiar clave usuarios, reportes de gestión, gestión de lainscripción de asignaturas, análisis avance curricular, accesoa resultados de evaluación docente, gestión de cátedras dela carrera.
• Académico: gestión de cátedras, notas parciales, asistencia,servicios académicos (Aula Virtual, VLEX), registroactividades académica (ICA), PRIN
• Alumno: Ver registro académico, inscripción de asignaturas,encuesta docente, pago en línea (WEBPAY), certificados conFEA ( alumno regular y concentración de notas),actualización de datos personales, postulación a CAE,postulación rebajas arancelarias, servicios académicos (AulaVirtual, Vlex)
OperaciónyGestión
AcadémicaalumnosNuevosyAntiguos
Conclusiones
• Desarrollo sistemático e integrado de las Tecnologías deInformación y Comunicaciones (TIC’s):
– Infraestructura de Telecomunicaciones (mejora contínua) + Servicios TI(desarrollo permanente) apoyo a los procesos académicos yadministrativos de la Universidad de Valparaíso.
Diagnóstico TI
MejorasenInfraestructuradeTelecomunicaciones
DesarrollodeServiciosTI
2008
2017
Estándar de Servicios en
Instituciones de Educación Superior
Conclusiones
• Relevancia:– Definición de procesos interconectados.
– Responsabilidades de cada paso/procedimiento.
– Tiempo de ejecución de los procesos.
• Los procesos tiene soporte tecnológico (plataformade servicios TI) en mejora continua.
• Los procesos consumen y generan informaciónrelevante para los usuarios internos y externos.
Conclusiones
SistemasyProcesosAcadémicosJoséMiguelSalazar/IvánCubillos/MarcoAravena
Junio2017