Sistema Megan

Sistema Integrado ‘MEGAN’

SISTEMA INTEGRADO ‘MEGAN’

El presente documento describe en forma resumida el Sistema Integrado “MEGAN”, el cual permite administrar la información de las diferentes transacciones y operaciones, mejorando el flujo de datos entre las distintas áreas de una organización y permitiendo una mejor interrelación entre las mismas.

Este sistema está orientado a automatizar los procesos internos de la organización, logrando por consiguiente mejorar el desempeño de los procesos y de la organización en general. Comprende los siguientes módulos:

I) PEDIDOSII) COMPRASIII) ALMACENESIV) VENTASV) FINANZASVI) CAJA CHICAVII) CONTABILIDADVIII) Configuración

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I) Módulo: PEDIDOS

Permite administrar los pedidos de productos que son generados por los Clientes Internos y Clientes Externos, los pedidos pueden ser atendidos de forma Parcial, Total o Anularse. Estos pedidos a su vez pueden generar una Orden de Compra o un Vale de Salida de Almacén en caso existiera stock del artículo. Contiene las siguientes opciones:

1.1) Registro de Pedidos.- Permite hacer el mantenimiento de los pedidos1.2) Seguimiento de Pedidos.- Permite llevar la traza del pedido desde su registro hasta sus diversos estados de atención1.3) Consulta de Pedidos.- Realiza la consulta de los pedidos por diversos criterios de selección 1.4)- Reportes Estadísticos.- Genera reportes estadísticos de pedidos, por periodo de tiempo, criterios y agrupados

Registro del Pedido

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Seguimiento de Pedidos

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II) Modulo: COMPRAS

Permite Administrar los procesos que intervienen en la compra de Productos y Servicios, desde la solicitud de Cotización, la Orden de Compra hasta el registro del comprobante del Proveedor y la recepción del Producto. Este módulo permite además generar automáticamente las Cuentas por Pagar y actualiza las Cuentas Corriente de Proveedores. Contiene las siguientes opciones:

2.1) Solicitud de Cotización.- Permite realizar mantenimiento a una Solicitud de Cotización

2.2) Orden de Compra.- Genera la Orden de Compra y el cronograma de entregas

2.3) Aprobación de Ordenes.- Permite aprobar una O/C para poder ser enviada al Proveedor

2.4) Envío Doc. a Proveedores.- Permite el envío simultaneo de una O/C a múltiples proveedores

2.5) Registro de Comprobantes.- Permite Registrar los Comprobantes del Proveedor (Facturas, Boletas, Recibo Honorarios, etc.)

2.6) Nota de Crédito y Nota de Débito.- Registra Notas de Crédito y Débito2.7) Maestros: Proveedores, Documentos.- Permite realizar el mantenimiento a

los maestros usados en compras2.8) Consultas.- Por Centro de Costo, por Proveedor, Por Sucursales, etc. 2.9) Reportes.- Registro de Compras, Recibos de Honorarios, Tipo de Doc.2.10) Estadísticas.- Genera reportes estadísticos de compras, por periodo de

tiempo, criterios y agrupados

Orden de Compra

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Envío de Orden Compra a Proveedores

Registro de Comprobantes

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Consultar Compras

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Maestro de Proveedores

Solicitud de Cotización

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Consultar Compras

III) MODULO: VENTAS

Permite Administrar los procesos que intervienen en la venta de Productos y Servicios, desde la Cotización, hasta la Facturación y salida del Producto de Almacén actualizando automáticamente los Stocks. Este módulo permite además generar automáticamente las Cuentas por Cobrar y actualiza las Cuentas Corriente de Clientes. Contiene las siguientes opciones:

3.1) Facturación.- Permite la emisión de Comprobantes (Factura, Boleta, etc)3.2) Guía de Remisión.- Genera la Guía de remisión 3.3) Comisiones por Vendedor.- Permite establecer los porcentajes de comisión

por vendedor de acuerdo a su volumen de ventas mensual3.4) Nota de Crédito y Nota de Débito.- Registra Notas de Crédito y Débito3.5) Maestros: Clientes, Cobradores, Vendedores, Transportistas.- Permite realizar

el mantenimiento de los maestros usados en Ventas3.6) Consultas.- Realiza consultas: Por Cliente, por Vendedor, Por Sucursales, etc. 3.7) Reportes.- Registro de Ventas, Ventas de Artículos3.8) Estadísticas.- Genera reportes estadísticos de ventas, por periodo de tiempo,

criterios y agrupados

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Consultar Ventas

Maestro de Clientes

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Registro de Comprobante de Venta (Facturación)

Guía de Remisión

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IV) MÓDULO: ALMACENES

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Este modulo automatiza las operaciones que se dan durante el manejo de almacenes como: Ingresos, Salidas y Transferencias de Productos. Además permite controlar los stocks y realizar diversos procesos como el costeo de productos. Genera una serie de reportes para llevar un control adecuado del kárdex y stock entre múltiples almacenes. Contiene las siguientes opciones:

4.1) Parte de Entrada.- Registra el Ingreso de productos al almacén4.2) Vale de Salida.- Registra la salida de productos del almacén4.3) Transferencias entre almacenes.- Permite realizar la transferencia de

productos entre diversos almacenes4.4) Maestros: Artículos, Servicios, Categorías, Sub-Categorías, Almacenes,

Unidades, Modelos, Marcas, etc.- Permite realizar el mantenimiento de los maestros usados en Almacenes

4.5) Equivalencias.- Permite registrar las equivalencias de un producto en otro4.6) Cálculo de Costos.- Realiza el costeo del stock4.7) Generar Etiquetas.- Permite generar las etiquetas con código de barras4.8) Consultas.- Por Centro de Costo, por Categorías de Productos, Ranking de

Productos, Stock mínimo4.9) Reportes.- Kardex, Valorizaciones, Existencias, Entradas, Salidas

Parte de Entrada

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Vale de Salida

Reportes de Kardex

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V) Módulo: FINANZAS

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Este módulo permite administrar la parte financiera, manejando los Ingresos, Egresos y Transferencias de dinero a través de sus cuentas registradas. Controla además el manejo de cheques y permite la emisión de Letras. Contiene las siguientes opciones:

5.1) Ingresos.- Registra los ingresos a las cuentas5.2) Egresos.- Registra los egresos de las cuentas5.3) Transferencias.- Realiza la Transferencia entre las cuentas Bancarias5.4) Maestros.- Permite realizar el mantenimiento a los maestros usados en

finanzas: Cuentas Bancarias, Formas de Pago, Monedas, Documentos. 5.5) Manejo de Cheques.- Permite la emisión de los cheque-voucher5.6) Cuenta Corriente Proveedores.- Maneja la Cta. Cte. por Proveedor5.7) Cuenta Corriente Clientes.- Maneja la Cta. Cte. por Cliente5.8) Manejo de Letras.- Permite la Emisión y control de Letras5.9) Conciliación Bancaria.- Realiza la conciliación Bancaria por periodo5.10) Consultas.- Operaciones de Ingresos, Egresos, Transferencias realizadas5.11) Reportes.- Movimientos Bancarios, Cuentas por Pagar, Cuentas por Cobrar

Ingresos

Egresos

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Transacciones Bancarias

Cuenta Corriente Proveedores

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Reporte Cuentas por Pagar

VI Módulo: Caja Chica

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Este módulo permite realizar la administración de la Caja Chica, controlando los Ingresos y Salidas, se puede a su vez manejar obras (proyectos) por Caja y controlar rendiciones por c/u Obras. Contiene las siguientes opciones:

6.1) Movimientos de Caja.- Registra movimientos de Ingresos, Salidas por Caja6.2) Maestros.- Cajas, Obras. Permite realizar el mantenimiento a los maestros

usados en Caja Chica6.3) Liquidaciones.- Permite realizar el arqueo por caja6.4) Cierres de Caja.- Realiza el cierre de una caja6.5) Reportes.- Movimientos, Saldos, Gastos

Movimientos de Caja

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Emisión de Reportes

Liquidación de Caja

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VII Módulo: CONTABILIDAD

Este módulo permite realizar el manejo de la Contabilidad de la empresa, la información es básicamente alimentada desde los módulos operativos (Compras, Ventas, Almacenes, Bancos). Permite parametrizar los asientos contables a generar y la apertura o cierre de periodos contables por Áreas. Los asientos pueden ser generados vía el procesamiento de las operaciones. Contiene las siguientes opciones:

6.1) Plan de Cuentas.- Maestro de las Cuentas Contables6.2) Contabilizar por Operación.- Proceso de contabilización6.3) Tipo Cambio.- Registro de Tipos de cambio, compra y venta6.4) Apertura / Cierre de Periodos.- Cierra y Abre Periodos Contables6.5) Periodo Activo.- Define el Periodo Contable Activo6.6) Centro de Costos.- Maestro de Centros de Costos6.7) Analíticas.- Maestro de Analíticas6.8) Partida Presupuestal.- Maestro de Partidas Presupuestales

6.9) Tipo de Compra.- Estructura Cuentas Contables de Compras6.10) Tipo de Venta.- Estructura Cuentas Contables de Ventas6.11) Tipos de Documentos.- Maestro de Tipos de Documentos6.12) Voucher Contable.- Registro de Vouchers Contables6.13) Asientos Tipo.- Define Asientos Contables Tipo6.14) Cuentas Corrientes Proveedores.- Administra Ctas. Ctes. de Proveedores6.15) Cuentas Corrientes Clientes.- Administra Ctas. Ctes. de Clientes

Reportes

6.16) Libro Diario – Detallado6.17) Libro Diario – Resumido6.18) Libro Mayor General6.19) Libro Mayor Analítico6.20) Bidimensional 6.21) Análisis de Cuentas 6.22) Posición Bancaria 6.23) Resumen Caja - Bancos 6.24) Balance General 6.25) Estados de Ganancias y Pérdidas.- Naturaleza6.26) Estados de Ganancias y Pérdidas.- Función.6.27) Registro de Compras6.28) Registro de Ventas6.29) Reportes por Centro de Costo

Registro de Voucher Contable

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Plan de Cuentas

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Emisión de Reportes

Reporte del Libro Diario

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