SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN SIC PRACTICA …
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SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN – SIC DE LA GOBERNACIÓN DEL META PRACTICA SOCIAL,EMPRESARIAL Y SOLIDARIA CHARLYHET MARCELA TELLEZ RIOS JUAN MIGUEL SARMIENTO ROJAS WILMAN YESID DIAZ SANCHEZ ASESOR UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS, ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS VILLAVICENCIO, META 2017
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SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN – SIC
DE LA GOBERNACIÓN DEL META
PRACTICA SOCIAL,EMPRESARIAL Y SOLIDARIA
CHARLYHET MARCELA TELLEZ RIOS
JUAN MIGUEL SARMIENTO ROJAS
WILMAN YESID DIAZ SANCHEZ
ASESOR
UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS, ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES
ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
VILLAVICENCIO, META
2017
SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACION – SIC
DE LA GOBERNACION DEL META
PRACTICA SOCIAL,EMPRESARIAL Y SOLIDARIA
Aprobado: Acta No. 03 de 2017 del Comité Interno de Archivo.
SECRETARIA ADMINSITRATIVA
OFICINA DE APROYO A LA GESTIÒN DOCUMENTAL
Villavicencio, 1 de Junio de 2017
Elaborado por: Charlyhet Marcela Téllez Ríos y Juan Miguel Sarmiento Rojas.
Tabla de Contenido
DICTAMEN DE APROBACION .................................................................................................. 3
AGRADECIMIENTOS .................................................................................................................. 4
INFORME FINAL .......................................................................................................................... 5
DESCRIPCIÓN ........................................................................................................................... 5
1.1 Resumen informativo ................................................................................................... 5
1.2 Cumplimiento de los objetivos ..................................................................................... 5
1.3 Metodología ....................................................................................................................... 6
1.4 Resultados .......................................................................................................................... 6
1.5 Aportes............................................................................................................................... 6
1.6 Divulgación de los resultados ............................................................................................ 7
1.7 Referencias bibliográficas ................................................................................................. 7
ANEXOS ........................................................................................................................................ 9
FORMATO DE PRESENTACIÓN DE PROPUESTA DE TRABAJO DE GRADO: .............. 9
PREGRADO OPCIÓN PRÁCTICA SOCIAL, EMPRESARIAL O SOLIDARIA ................... 9
INFORMACIÓN GENERAL ......................................................................................................... 9
DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO ............................................................................................. 10
Planteamiento del problema y Justificación en términos de necesidades y pertinencia. .......... 10
Marco teórico y estado del arte: ................................................................................................ 10
Objetivos Del Proyecto: General y Específicos. ....................................................................... 11
Metodología Propuesta:............................................................................................................. 11
La sede de archivo central de la gobernación del meta cuenta con 6 bodegas donde es
almacenada la información de todas las ochenta y nueve dependencias con las que cuenta la
organización. ............................................................................................................................. 11
Cronograma de Actividades: ..................................................................................................... 12
Presupuesto: (Justificar los rubros solicitados) ......................................................................... 14
SOLICITUD OPCION DE GRADO ............................................................................................ 15
SOLICITUD OPCION DE GRADO ............................................................................................ 17
Introducción .................................................................................................................................... 6
1. Objetivos .................................................................................................................................. 7
1.1. Objetivo General .............................................................................................................. 7
1.2. Objetivos específicos: ...................................................................................................... 7
2. Alcance .................................................................................................................................... 8
3. Marco institucional .................................................................................................................. 9
3.1. Misión ........................................................................................................................... 9
3.2. Visión ............................................................................................................................... 9
3.3. Objetivos .......................................................................................................................... 9
3.4. Principios y Valores ....................................................................................................... 10
3.5. Organigrama ................................................................................................................... 11
4. Marco conceptual .................................................................................................................. 12
5. Metodología ........................................................................................................................... 16
PLAN DE CONSERVACION DOCUMENTAL ................................................................. 17
6.1. CONSERVACION PREVENTIVA ........................................................................... 18
6.1.1. Capacitación y sensibilización ................................................................................ 18
6.1.2. Inspección y mantenimiento de instalaciones físicas ................................................. 19
6.1.3. Saneamiento ambiental: desinfección desratización y desinsectación. ...................... 21
6.1.3.1. Criterios generales de intervención: .................................................................... 21
6.1.3.2. Nivel de Intervención .......................................................................................... 22
6.1.3.3. Cronograma y periodicidad ................................................................................. 23
6.1.3.4. Dotación para funcionarios y rutinas de bioseguridad para trabajo documental 24
6.1.4. Monitoreo y control de condiciones ambientales ....................................................... 30
6.1.5. Almacenamiento y re-almacenamiento. ..................................................................... 32
6.1.6. Prevención de emergencias y atención de desastres ................................................... 33
6.2. CONSERVACION-RESTAURACION. ....................................................................... 35
PLAN DE PRESERVACION DIGITAL A LARGO PLAZO ............................................. 36
Normativa .............................................................................................................................. 37
Gestión del Riesgo ................................................................................................................. 37
Estrategias de preservación. .................................................................................................. 38
Bibliografía ................................................................................................................................... 41
PRESENTACIÓN ..................................................................................................................... 55
Tabla de Figuras
Figura 1 Composición del SIC ............................................................................................ 8
Figura 2 Organigrama - Gobernación del Meta ................................................................ 11
Introducción
La gobernación del meta es una entidad pública de orden departamental la cual se encarga de
planear, organizar, dirigir y controlar los recursos y atender de manera prioritaria las demandas
que efectué su población velando por el mejoramiento de la calidad de vida de sus habitantes; su
creación data mediante la ley 118 de1959. La entidad posee 89 dependencias dentro de las cuales
se encuentra una denominada Oficina de Apoyo a la Gestión Documental -archivo central, donde
se almacenan la mayoría de los documentos físicos o análogos y digitales.
Con el fin de garantizar la conservación de los documentos, archivo general de la nación expidió
La ley 594 del 2000 “ley general de Archivos” la cual tiene por objeto establecer las reglas y
principios generales que regulan la función archivística del estado que aplican a la Administración
Pública en sus diferentes niveles y da a conocer los diferentes conceptos en materia archivística.
en su Capitulo XI Artículo 46 establece que los archivos de la Administración Pública deberán
implementar un sistema integrado de conservación del que hacen parte el plan de conservación
documental el cual realizaremos y el plan de preservación digital a largo plazo el cual se hará un
primer avance.
El plan de conservación documental y el plan de preservación digital a largo plazo, como sus
nombres lo definen, tienen como objetivo garantizar la conservación y preservación de cualquier
tipo de información o documento manteniendo atributos como unidad, integridad, autenticidad,
inalterabilidad, originalidad, fiabilidad, accesibilidad, de toda la documentación de una entidad
desde el momento de su Producción, durante su periodo de vigencia, hasta su disposición final.
1. Objetivos
1.1. Objetivo General
Realizar para la GOBERNACION DEL META el Sistema integrado de Conservación – SIC, que
comprende: El plan de conservación documental y un primer avance del plan de preservación
digital a largo plazo, estableciendo procedimientos y lineamientos para la conservación de los
documentos en sus diferentes soportes conservando atributos tales como unidad, integridad,
autenticidad, inalterabilidad, originalidad, fiabilidad y accesibilidad, desde el momento de su
producción y/o recepción, durante su gestión, hasta su disposición final.
1.2. Objetivos específicos:
• Analizar el estado actual de la Entidad en materia archivística.
• Realizar el Sistema Integrado de conservación con énfasis a los programas de
conservación preventiva que componen el plan de conservación documental.
• Sugerir el periodo en el cual se van a ejecutar las actividades y programas del plan de
conservación documental.
• Desarrollar los elementos iniciales de la estructura del plan de preservación digital a largo
plazo aplicado a los documentos digitales o electrónicos de archivo.
2. Alcance
El plan de conservación documental y el plan de preservación digital a largo plazo los cuales hacen
parte del sistema integrado de conservación (SIC) se aplicarán en todas las dependencias y a todos
los funcionarios de la Gobernación del Meta que, en el cumplimiento de sus funciones y
responsabilidades, produzcan, tramitan o manejen algún tipo de información o documentación de
la entidad.
Figura 1. Composición del SIC
3. Marco institucional
3.1. Misión
El departamento del Meta a partir de su modernización institucional y en el marco de sus
competencias constitucionales y legales, atenderá de manera prioritaria las demandas que efectúe
su población, con el fin de eliminar diferencias y cerrar brechas a partir de acuerdos, alianzas y
convenios que permitan elevar la calidad de vida, dinamizar el desarrollo económico del
departamento con la participación de todos los actores, de acuerdo las políticas contenidas en el
plan de desarrollo económico y social.
3.2. Visión
El Meta alcanzará en 2019 mejores indicadores de desarrollo humano, tendrá nuevas perspectivas
económicas; será una potencia nacional en agroindustria y turismo; se convertirá en un territorio
de paz y reconciliación; mostrará mayores índices de inclusión social; valorará su potencial
pluriétnico y multicultural; y mejorará sus resultados en equidad y sostenibilidad.
3.3. Objetivos
• Privilegiar el acceso, aumentar la cobertura y prestar servicios de educación y salud con
enfoque humano.
• Fortalecer el potencial agrícola y pecuario del departamento con enfoque de desarrollo
sostenible y acceso a las tecnologías de información, proyectando el campo como una
oportunidad para la paz.
• Liderar acciones que brinden la garantía material de los derechos de la población víctima,
desde la perspectiva de la reconciliación, inclusión y la equidad social, tomando como base
la convivencia, la seguridad y el orden público.
• Satisfacer las necesidades y expectativas de la comunidad bajo los conceptos de eficacia,
eficiencia y efectividad.
• Generar acciones de mejoramiento que permitan aumentar la capacidad institucional para
cumplir los requisitos aplicables.
• Planificar y ejecutar acciones eficaces para controlar riesgos que amenacen la seguridad y
salud en el trabajo de los servidores públicos y visitantes de la administración central del
departamento.
• Planificar y ejecutar acciones eficaces para controlar los aspectos ambientales aplicables a
la administración central departamental que puedan generar impactos en el medio
ambiente.
3.4. Principios y Valores
• Inclusión
• Reconciliación
• Equidad
• Defensa de los derechos humanos
• Gobierno transparente
• Gestión pública con responsabilidad
• Eficiencia y eficacia administrativa
• Descentralización del gobierno
• Fortalecimiento de los valores sociales
• Promoción de la equidad
• Promoción y cuidado del medio ambiente
3.5. Organigrama
Figura 2 Organigrama - Gobernación del Meta
4. Marco conceptual
Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte material,
acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de
su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la
persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.
Archivo Central: Unidad Administrativa donde se agrupan documentos transferidos o trasladados
por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva una vez finalizado su trámite, que
siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las propias oficinas y los particulares, en general.
Archivo de Gestión: Aquel en el que se reúne la documentación en trámite en busca de solución
a los asuntos iniciados, sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas
dependencias u otras que las soliciten.
Archivo Histórico: Archivo conformado por los documentos que, por decisión del
correspondiente Comité Interno de Archivo, (Actualmente en el DAPRE, Comité Institucional de
Desarrollo Administrativo), deben conservarse permanentemente, dado su valor como fuente para
la investigación, la ciencia y la cultura.
Archivo Total: Concepto que integra en la gestión documental una administración a través del
ciclo de vital de los documentos.
Conservación Documental: Conjunto de medidas de conservación preventiva y conservación -
restauración adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos análogos
de archivo.
Conservación preventiva: Se refiere al conjunto de políticas como estrategias y medidas de orden
técnico y administrativo con un enfoque global e integral, dirigidas a reducir el nivel de riesgo,
evitar o minimizar el deterioro de los bienes y, en lo posible, las intervenciones de conservación –
restauración. Comprende actividades de gestión para fomentar una protección planificada del
patrimonio documental.
Conservación- restauración: Acciones que se realizan de manera directa sobre los bienes
documentales orientadas a asegurar su conservación a través de la estabilización de la materia.
Incluye acciones urgentes en bienes cuya integridad material física y/o química se encuentran en
riesgo inminente de deterioro y/o perdida, como resultado de los daños producidos por agentes
internos y externos, se dan estas acciones provisionales de protección para detener o prevenir daños
menores, así como acciones periódicas y planificadas dirigidas a mantener los bienes en
condiciones óptimas.
Documento electrónico: Es la información generada, enviada, recibida, almacenada y
comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares.
Documento electrónico de archivo: Registro de información generada, recibida, almacenada y
comunicada por medios electrónicos, que permanece almacenada electrónicamente durante todo
su ciclo de vida, producida por una persona o entidad en razón de sus actividades o funciones, que
tienen valor administrativo, fiscal, legal o valor científico, histórico, técnico o cultural y que debe
ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos
Documento digital: Información representada por medio de valores numéricos diferenciados-
discretos o discontinuos-, por lo general valores numéricos binarios (bits), de acuerdo con un
código o convención preestablecidos.
Luxómetro: Es un instrumento de medición que permite medir simple y rápidamente la
iluminancia real y no subjetiva de un ambiente. La unidad de medida es el Lux (lx). Contiene una
célula fotoeléctrica que capta luz y convierte en impulsos eléctricos, los cuales son interpretados
y representados en un display o aguja con la correspondiente escala de luxes.
Plan de conservación documental: Es el conjunto de acciones a corto, mediano y largo plazo que
tienen como fin implementar los programas, procesos y procedimientos, tendientes a mantener las
características físicas y funcionales de los documentos e archivo conservando sus características
de autenticidad, integridad, inalterabilidad, originalidad, fiabilidad y disponibilidad a través del
tiempo.
Plan de preservación digital a largo plazo: Es el conjunto de acciones a corto, mediano y largo
plazo que tienen como fin implementar los programas, estrategias, procesos y procedimientos,
tendientes a asegurar la preservación a largo plazo de los documentos electrónicos de archivo,
manteniendo sus características de autenticidad, integridad, confidencialidad, inalterabilidad,
fiabilidad, interpretación, comprensión y disponibilidad a través del tiempo.
Preservación digital: Es el conjunto de principios, políticas, estrategias y acciones específicas
que tienen como fin asegurar la estabilidad física y tecnológica de los datos, la permanencia del
acceso de la información de los documentos digitales y proteger el contenido intelectual de los
mismos por el tiempo que se considere necesario.
Preservación a largo plazo: Conjunto de acciones y estándares aplicados a los documentos
durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo, independientemente de su medio
y forma de registro o almacenamiento. La preservación a largo plazo aplica al documento
electrónico de archivo con su medio correspondiente en cualquier etapa de su ciclo vital.
Tabla de retención documental: Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales,
a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
Tabla de valoración documental: Listado de asuntos o series documentales a los cuales se asigna
un tiempo de permanencia en el archivo central, así como su disposición final.
Termo higrómetro: Es un instrumento electrónico que mide y muestra la temperatura y la
humedad relativa. Está compuesto por una carcasa, usualmente de plástico, en cuyo interior se
encuentra alojada una tarjeta electrónica que procesa las señales provenientes de los sensores y
nos permite la visualización de los valores de temperatura y humedad relativa en una pantalla de
cristal líquido.
5. Metodología
La siguiente metodología se encuentra integrada por el plan de conservación documental y el
plan de preservación digital.
De igual manera se utilizó la metodología establecida por el Archivo General de la Nación en el
Acuerdo No. 06 de 2014.
Como lo establece el Acuerdo, se requiere el diagnóstico previo a la formulación de los Planes,
por este motivo se trabajó con el diagnóstico integral que ha elaborado con anterioridad la Oficina
de Apoyo a la Gestión documental.
6. SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÒN
Es el conjunto de planes, programas, estrategias, procesos y procedimientos de conservación
documental y preservación digital, bajo el concepto de archivo total, acorde con la política de la
gestión documental y demás sistemas organizacionales, tendiente a asegurar el adecuado
mantenimiento de cualquier tipo de información, independiente del medio o tecnología con la cual
se haya elaborado, conservando atributos tales como unidad, integridad, autenticidad,
inalterabilidad, originalidad, fiabilidad y accesibilidad, desde el momento de su producción y/o
recepción, durante su gestión, hasta su disposición final, es decir en cualquier etapa de su ciclo
vital.
Componentes del Sistema Integrado de Conservación – SIC. En virtud de los diferentes tipos de
la información y/o documentos los componentes del SIC, son: Plan de Conservación Documental
y Plan de Preservación Digital a largo plazo.
PLAN DE CONSERVACION DOCUMENTAL
Por consiguiente, el plan de conservación documental se constituye por los niveles de intervención
en conservación:
❖ Conservación preventiva: se compone de los programas de conservación preventiva.
• Capacitación y sensibilización.
• Inspección y mantenimiento de sistemas de almacenamiento e instalaciones físicas.
• Saneamiento ambiental: desinfección, desratización y desinsectación.
• Monitoreo y control de condiciones ambientales.
• Almacenamiento y Re-almacenamiento.
• Prevención de emergencias y atención de desastres.
❖ Conservación – restauración: son los procesos y procedimientos que buscan corregir el
deterioro, potenciando y restituyendo los valores históricos y estéticos de la
documentación.
6.1. CONSERVACION PREVENTIVA
6.1.1. Capacitación y sensibilización
La Capacitación es un proceso educativo a corto plazo en el cual se usará un procedimiento
planeado, sistemático y organizado a través del cual el personal de la entidad se dispone a adquirir
conocimientos, aptitudes y habilidades técnicas necesarias para acrecentar su eficacia en el logro
de las metas propuestas dentro de la organización. En este proceso se debe involucrar a todo el
personal que labora en la entidad y se deben utilizar diferentes maneras de enseñanza, tales como:
presentaciones, talleres, correos informativos, carteleras informativas y videos en la intranet, entre
otros.
Es necesario contar con un cronograma de capacitaciones que se desarrolle durante todo el
año, sin embargo, las fechas pueden ser modificadas dependiendo de las necesidades de la
entidad(gobernación) ya que pueden ocurrir cambios en la legislación o de personal. Las
capacitaciones deben ser programadas por la dirección de cada grupo y cuando traten de temas de
conservación se hace necesario solicitar la colaboración al asesor de gestión documental, quien se
encargará de delegar a los profesionales con perfiles específicos para que realicen las
capacitaciones. Lo mismo ocurre si las capacitaciones incluyen temas como manejo de extintores
y atención de emergencias, para estos temas se debe pedir la colaboración al Grupo de Gestión
Humana de la entidad.
Se deben cubrir todos los temas relacionados con conservación preventiva de los soportes
documentales incluyendo lo relacionado con los documentos digitales. Así mismo, la capacitación
debe abarcar los documentos relacionados con el SIC sin dejar de lado cada uno de los anexos,
instructivos y la manera de diligenciar los formatos de las actividades que lo requieran. De la
misma forma, se debe capacitar a todo el personal en los siguientes temas:
• Socialización de la normatividad archivística teniendo como principio la Ley 594 de 2000
“ley general de archivo”. También se debe tener en cuenta los demás decretos, acuerdos,
circulares y actas administrativas expedidos por archivo general de la nación.
• Medidas preventivas y cuidado de la salud teniendo en base a los elementos de protección
personal que se requieran durante el trabajo en las bodegas de archivo. (Bioseguridad).
• Manipulación adecuada de la documentación y las unidades de conservación.
• Identificación, manipulación, separación y restauración de documentos afectados por los
agentes biológicos de origen animal, vegetal y humano, por agentes físicos como la luz, el
fuego, la humedad y el agua, y agentes químicos como la oxidación de la tinta y la
descomposición química de los ácidos que conforman el papel.
• Limpieza exhaustiva de las áreas de archivo, mobiliario y documentos en las diferentes
dependencias con las cuales cuenta la Gobernación del Meta.
• Atención de emergencias como incendios, inundaciones y demás desastres que puedan
ocurrir y que involucren material documental.
• Se tendrá en cuenta que se necesitara la intervención y asistencia de profesionales idóneos
(microbiólogos) con la experiencia para encargarse de las capacitaciones para el personal
de la entidad; y directores de grupos, profesionales, técnicos, tecnólogos y auxiliares y todo
el personal operativo, quienes recibirán las capacitaciones.
6.1.2. Inspección y mantenimiento de instalaciones físicas
Las acciones de inspección y mantenimiento de instalaciones físicas tienen como objetivo
establecer los mecanismos para reducir el riesgo y evitar el deterioro en los documentos por
motivos de infraestructura donde reposan debido a la existencia de espacios inadecuados para la
conservación de los mismos. Se debe tener en cuenta la previa capacitación y sensibilización de
todo el personal incluyendo el de limpieza o servicios generales teniendo en cuenta que este
programa va dirigido a este último y a todo el que tenga a cargo la custodia de los documentos.
Se deben tener en cuenta las siguientes actividades:
• Evaluar y determinar las necesidades y prioridades de mantenimiento, reparación o
renovación que se deban hacer en las instalaciones en cuanto a la ubicación, aspectos
estructurales, sistemas de suministro de servicios públicos, distribución de espacios.
• Identificar regularmente factores de alteración: redes de energía, conducción de agua,
materiales inflamables, focos de suciedad o materiales que acumulen polvo y mugre.
• En cuanto al mantenimiento, se debe tener en cuenta si es necesario el cambio o la
reparación en tomas eléctricas, cableado, desagües, tuberías, extractores o aires
acondicionados, y a su vez se debe realizar con ventanas, muros, pisos, puertas, y si es
necesario, con la estantería o archivadores.
• Se debe solicitar a servicios generales el mantenimiento de las instalaciones teniendo en
cuenta las medidas de seguridad y protección de los documentos, teniendo precaución a
usar diferentes productos y elementos de aseo.
• Aplicar el programa de limpieza en las diferentes áreas de la edificación y hacer
seguimiento continuo y detallado de este como lo determina la AGN.
• Vigilar el cumplimiento de la norma de almacenamiento de documentos NTC 5793 de
2005; y en efecto también el acuerdo 049 de 2000 y el acuerdo 08 de 2014 del AGN.
En caso de no contar con el personal disponible para realizar todas las actividades
mencionadas, se debe contratar el personal técnico o las empresas especializadas idóneas para la
inspección y mantenimiento de las instalaciones, alertando oportunamente sobre las medidas de
seguridad y protección sobre la documentación.
Durante el desarrollo del proceso de mantenimiento de las instalaciones, pueden surgir
inconvenientes como la generación de suciedad, polvo, entre otro, debido a esto se debe realizar
aislamiento de los documentos ya que se podrían ver alterados los atributos (unidad, integridad,
autenticidad, originalidad, fiabilidad) de los mismos.
Se debe tener en cuenta que, en el mantenimiento de los archivadores, no se pueden organizar
documentos en el suelo y se requiere del transporte de los documentos a una estantería segura
donde se puedan salvaguardar de cualquier daño o alteración.
De igual manera, el programa de limpieza hace aportes importantes al programa de inspección
y mantenimiento.
6.1.3. Saneamiento ambiental: desinfección desratización y desinsectación.
El programa de saneamiento ambiental tiene como objetivo mantener el área de archivo libre de
agentes biológicos contaminantes que en algún momento representen riesgo tanto para la
conservación de los documentos como para el personal encargado de ellos. El programa consiste
en velar por la implementación de las practicas adecuadas para la manipulación, limpieza y
desinfección de los documentos y su entorno.
De tal manera se desglosa el programa de limpieza y sus actividades respectivamente:
6.1.3.1. Criterios generales de intervención:
Es importante aclarar que no se deben adelantar procedimientos ni aplicar productos directamente
sobre el material documental, sin previo conocimiento de la metodología y de las reacciones
químicas que se puedan generar entre los productos utilizados y el soporte, la tinta y otros
materiales sustentados del documento.
Los aspectos que se deben tener en cuenta de forma rigurosa para emprender acciones, tanto
directas como indirectas para el control de plagas por parte de los responsables de los archivos son
los siguientes:
a. Todos los métodos y materiales usados durante los tratamientos deberán ser
cuidadosamente documentados (fichas técnicas, registro de procesos, registro fotográfico,
referencias de experiencias anteriores sobre papel, entre otros).
b. Cualquier intervención deberá ser la mínima necesaria y su acción incluso deberá
adelantarse al mismo deterioro, combatiéndolo desde sus posibles causas.
c. Toda intervención deberá estar regida por una firme actitud de respeto a la integridad
estética, histórica y física del documento y basarse en los siguientes principios:
• Reversibilidad, Compatibilidad, Durabilidad y Estabilidad.
• Dejar en lo posible la viabilidad para posteriores intervenciones si llegan a ser necesarias.
• Dejar siempre abierta la posibilidad de incorporar al documento, elementos desaparecidos
temporalmente.
• No tratar de realizar intervenciones de conservación o restauración si no se posee la
experiencia suficiente, o no se cuenta con la asesoría necesaria.
• Toda intervención, método y material utilizado deberá tener como base las condiciones
ambientales a las cuales estarán sometidos los documentos.
• Conocer los materiales constitutivos de los soportes y materiales sustentados.
6.1.3.2. Nivel de Intervención
De acuerdo con lo anterior, se hará énfasis en la Conservación-Preventiva, dirigida a controlar las
causas del deterioro y así detener los mecanismos químicos, físicos y biológicos de alteración que
están atentando o puedan atentar contra la integridad física y testimonial de los acervos
documentales.
Estas acciones deben verse desde una perspectiva integral que incluye no solamente la
limpieza documental sino también de los depósitos donde éstos se almacenan, las estanterías y
muebles, las oficinas donde se hace el trabajo archivístico y los espacios donde se hace la limpieza
de los documentos.
Entre los aspectos que cabe recalcar, están las medidas de protección personal que deben
seguir los funcionarios que trabajan en los archivos y más aún si emprenden acciones de limpieza.
Las personas deben llevar a cabo rutinas de trabajo que incluye el uso de una dotación concreta de
elementos de seguridad laboral como batas, guantes, gorros y máscaras desechables, entre otros y
el implementar acciones y prácticas cotidianas de aseo, como la utilización de jabón desinfectante
líquido en cara y manos o el quitarse las batas de trabajo cuando se va a cambiar de actividad o
consumir algún alimento en las horas de descanso.
Estas actividades se pueden adelantar en conjunto con las acciones que los Comités
Paritarios de Salud Ocupacional están actualmente en la obligación de desarrollar en las entidades.
De acuerdo con el levantamiento de los panoramas de riesgo que se hacen en las oficinas teniendo
en cuenta la situación y las necesidades de los archivos, se pueden establecer requerimientos de
dotación (Ley 100 de 1993, Decreto 1295 de 1994,
Decreto 3075 del Ministerio de Salud, 1997) y se pueden reglamentar prácticas de trabajo que
redundarán en el beneficio, no sólo de la conservación de los documentos, sino de la salud de los
funcionarios que trabajan en los archivos.
6.1.3.3. Cronograma y periodicidad
El programa de limpieza para documentos, áreas de trabajo y de depósito debe ser permanente y
periódico. Se debe procurar la realización de una limpieza en seco y en húmedo por lo menos una
vez al mes en las áreas de depósito y un control —por lo menos visual— de eficiencia en cada una.
Tanto la programación como los controles deben quedar consignados en formatos diseñados con
este propósito.
Para planear las actividades de limpieza se debe definir un cronograma que tenga en cuenta los
siguientes aspectos:
• El personal capacitado del que se dispone o la planeación de la capacitación necesaria.
• Reserva de recursos e insumos para cada vigencia.
• La cantidad de metros lineales de documentación.
• Inspección visual para determinar el estado de conservación y las prioridades. A partir del
resultado, iniciar la limpieza por los documentos más afectados.
• La carga de polvo o suciedad presente en el espacio, que dependerá de varios factores como
por ejemplo la ubicación del inmueble y su entorno.
• El área de los espacios en metros cuadrados y los materiales constructivos
6.1.3.4. Dotación para funcionarios y rutinas de bioseguridad para trabajo
documental
El empleador debe suministrar la dotación, herramientas y elementos de seguridad industrial de
ley, a los funcionarios que van a emprender cualquier tipo de trabajo con el material documental
y extremar las medidas si se trata de material con alta concentración de polvo o material
contaminado.
• Overoles o batas (preferiblemente con cierre de cremallera y puño ajustado)
• Tapabocas o respiradores desechables
• Gorros desechables
• Guantes desechables o de nitrilo
• Gafas plásticas transparentes protectoras
• Jabón antibacterial líquido
• Suero fisiológico
• Gel antibacterial
✓ Usar siempre overol o bata de trabajo debidamente cerrados, en buen estado (limpia) y
llevarla SOLO mientras ejecuta las labores. Lavar la bata o el overol, por separado con
hipoclorito o desinfectantes (Clorox, Clorox ropa color) siguiendo las indicaciones de las
etiquetas, cada tres u ocho días, dependiendo de la suciedad que presente.
✓ Utilizar guantes y tapabocas desechables. Luego de cada jornada de trabajo deberán
renovarse ya que no es material reutilizable cuando se trata de guantes de látex. En el caso
de guantes de nitrilo, se pueden reutilizar, siempre y cuando se laven, se sequen o sean
limpiados con alcohol antiséptico y estén en buen estado. Tapabocas de retención de
partículas puede ser reutilizado mientras se encuentre en buen estado y debe ser cambiado
mínimo una vez por semana.
✓ Si la documentación está muy contaminada o sucia, usar gorro desechable y gafas
transparentes protectoras. Se recomienda llevar el cabello largo recogido.
✓ Si la documentación presenta gran concentración de polvo o contaminantes biológicos se
debe limpiar y desinfectar antes de emprender trabajos de organización archivística.
✓ Tener en cuenta que mientras trabaja deberá evitar el contacto directo de los dedos o de las
manos con el resto del cuerpo.
✓ Lavarse cuidadosamente las manos con jabón líquido antibacterial después de la
manipulación y preferiblemente antes.
✓ Las actividades deberán hacerse intercalando periodos de trabajo de máximo hora y media
seguidos de quince minutos de descanso, para salir a tomar aire puro. En los períodos de
descanso, sobre todo si se va a consumir algún alimento o cuando se vayan a realizar otras
actividades, los funcionarios se deberán lavar las manos y si se pueden lavar la cara también
con jabón antibacterial. Además, se puede emplear el gel antibacterial que se encuentra en
el comercio.
✓ Luego de cada jornada, lavar las mucosas nasales con suero fisiológico.
✓ Mantener el orden y la limpieza del puesto de trabajo, el cual debe ser limpiado antes y
después de la jornada, por aspersión con alcohol antiséptico dejando actuar el producto
unos minutos y posteriormente retirar con bayetilla blanca, la cual debe ser bien lavada
después de su uso.
✓ No comer, beber, fumar o maquillarse en el área de archivo y de trabajo de limpieza y
desinfección documental.
✓ Evitar el uso de accesorios colgantes (collar, aretes, pulseras, bufanda) o no dejarlos fuera
de la bata u overol.
✓ Evitar el uso de maquillaje.
A. Limpieza documental.
La limpieza se deberá ejecutar en un sitio diferente al lugar de trabajo de oficina o del
depósito de archivo en una área aislada y ventilada, que, dependiendo de la cantidad de
trabajo y del grado de deterioro del material a tratar, deberá a su vez limpiarse y
desinfectarse periódicamente.
Materiales
• Aspiradora con cepillo redondo de cerda suave o boquilla recubierta en bayetilla o liencillo
blanco
• Brocha ancha comercial de cerda suave
• Alcohol antiséptico al 70%
• Clips plásticos
• Carpetas de cartulina de material neutro (cartulina desacidificada o cartulina blanca)
• Cinta de faya de poliéster-algodón
• Caja de archivo (comercialmente cajas para archivo central o histórico según el caso).
✓ Esta limpieza SIEMPRE se debe hacer en seco. NUNCA aplicar ningún tipo de producto
sobre los documentos.
✓ Tener cuidado al colocar la documentación que se va a trabajar en el mismo sitio donde se
vaya a hacer la limpieza. Se debe colocar en un sitio alejado de la caída del polvo. Sería
preferible dejarla fuera del área e ir ingresándola y retirándola a medida que hace el trabajo.
✓ Hacer la limpieza exterior de cada unidad con la aspiradora y luego manualmente con
bayetilla. Si se trata de un expediente que viene amarrado conservarlo así mientras procede
con la limpieza externa.
✓ Limpiar puntualmente cada folio o grupo de folios dependiendo del grado de suciedad,
deslizando la brocha del centro hacia los extremos arrastrando el polvo hacia el exterior de
la unidad.
✓ Eliminar material metálico como clips y grapas presentes en la unidad.
✓ De ser necesario, sustituir el material metálico por material plástico como clips.
✓ Una vez terminada esta labor de limpieza proceder al almacenamiento de la
documentación. Limpiar la mesa de trabajo con alcohol y agua (70:30). Colocar los folios
limpios entre una carpeta de cartulina y celuguía, si es el caso. Si se debe hacer amarre
sustituir la pita o la piola por cinta de faya.
✓ Colocar las carpetas dentro de las cajas de archivo conservando el orden estrictamente.
B. Limpieza y desinfección de las áreas de limpieza documental
Materiales:
• Aspiradora
• Aspiradora multiusos (o purificador de esporas)
• Alcohol antiséptico al 70%
• Elementos como bayetillas blancas, traperos y trapos
• Baldes
• Desinfectantes como hipoclorito (productos comerciales como Decol, etc.)
• Producto desinfectante
• Detergente
Esta limpieza y desinfección debe efectuarse como mínimo una vez al mes, dependiendo del
volumen de trabajo y del desprendimiento de polvo de la documentación sometida a limpieza.
Si el flujo de unidades a limpiar es bajo o está relativamente limpio, puede ser cada tres meses.
Para el caso de áreas de oficina puede ser trimestral o semestralmente.
✓ Aspirar toda el área de trabajo.
✓ Desinfectar los mesones y muebles con alcohol antiséptico
✓ Limpiar la infraestructura del espacio: paredes, pisos, zócalos, ventanas, filtros o rejillas
de ventilación y si se puede, techos por aspiración o bayetillas y con un producto líquido
desinfectante que se utiliza en restaurantes, clínicas y hospitales, de baja toxicidad
(categoría 2) para ser aplicados en la limpieza de 1m2 de superficie (mesón, pared, pisos,
etc.).
✓ Desinfectar la infraestructura después de realizada la primera aplicación (limpieza) y dejar
actuar el producto desinfectante de acuerdo en el espacio seleccionado para limpieza. Al
aplicarlo, tener en cuenta el uso de respiradores, overol y guantes. Es recomendable realizar
el procedimiento el día viernes por la tarde para lograr una ventilación de dos días.
✓ Limpiar siempre los implementos de trabajo cada vez que termine la jornada de limpieza.
Se recomienda que se utilice una aspiradora multiusos, que tiene posibilidades como aspiradora,
como ambientador y como purificador de esporas, de polvo y de contaminantes sólidos. Con este
uso se renueva el aire y se purifican de los posibles contaminantes atmosféricos. Se puede prender
una hora antes de dar inicio al trabajo, dos horas después de culminadas las labores y durante los
periodos de descanso.
NOTA: ¡No aplicar nunca este desinfectante sobre los documentos es sólo para la
infraestructura!
C. Limpieza y desinfección de áreas de trabajo
Materiales
• Aspiradora
• Alcohol antiséptico
• Elementos como bayetillas blancas, traperos y trapos
• Baldes
• Desinfectantes como hipocloritos
✓ Debe efectuarse antes o después de cada jornada laboral, de acuerdo con los programas de
mantenimiento y limpieza, establecidos con el equipo de servicios generales de las
entidades, a partir de los respectivos cronogramas de trabajo.
✓ Aspire minuciosamente el espacio cuidando en controlar todos los rincones
✓ Limpie los escritorios, mesones y las sillas de trabajo con una solución de alcohol
antiséptico y agua (70:30). Use bayetilla blanca que debe lavar y desinfectar con
hipoclorito después de cada jornada de trabajo dependiendo de los niveles de suciedad.
✓ Limpie el piso con un producto desinfectante dependiendo del tipo de piso. Lave y
desinfecte los traperos o trapos usados luego de cada jornada de trabajo.
✓ Deje ventilar controlando la entrada de polvo si la ventilación la da naturalmente por
ventanales.
✓ Si la ventilación debe darla artificialmente, especialmente en zonas de clima caliente,
coloque ventiladores de pie, dirigidos contra los rincones del área. Déjelos prendidos una
hora ANTES de iniciar las labores de limpieza y una o dos horas DESPUES de terminar la
jornada.
En muchas entidades se llevan a cabo “Programas Anuales de Saneamiento Ambiental de
Instalaciones”, en algunos casos se pueden coordinar con las Secretarías Distritales o Municipales
de Salud (Servicio de Atención al Medio Ambiente) que incluyen labores de desratización y
desinfección de espacios.
Estos procesos tienen como finalidad no sólo garantizar un ambiente de salubridad para las
personas que allí laboran, sino que, además, benefician el campo de la conservación preventiva
del patrimonio documental que se custodia en las oficinas y los archivos de las entidades.
Fumigación contra insectos: Este proceso se llevará a cabo en toda la infraestructura física del
depósito de material documental UNA VEZ RETIRADOS LOS DOCUMENTOS, siempre y
cuando haya un lugar disponible a donde trasladarlos temporalmente, si no, no se puede realizar.
El objetivo de la desinsectación es eliminar del ambiente y de las superficies (pisos, muros, techos,
mesones) la mayoría de las variedades de insectos que son comunes a los depósitos como son:
moscos, zancudos, ácaros, termitas, gorgojo, cucarachas, hormigas, chinches, entre otros, por
medio de la fumigación por aspersión.
Igualmente es importante llevar a cabo la fumigación contra insectos en toda la infraestructura de
la entidad como áreas diferentes a los depósitos de archivo y es necesario cuando se lleven a cabo
los procesos proceder a la evacuación del personal.
En caso de que a lo largo de la estructura física de la edificación existan terminados en madera y
que a su vez en ellos se detecte ataque de gorgojo o termitas, es recomendable planear acciones de
inmunización, empleando productos específicos para tal fin.
Fumigación contra hongos: Con este tratamiento se fumigarán completamente mediante
nebulización con alcohol al 70%, las áreas de depósito SIN RETIRAR LOS DOCUMENTOS.
El objeto de la desinfección es erradicar hongos y levaduras, incluidas sus respectivas esporas, así
como bacterias del ambiente y de las superficies incluyendo la estantería,
Proceso de desratización: Como su nombre lo indica, con este proceso se busca erradicar toda
clase de roedores, tales como ratas y ratones. Para este proceso se empleará un agente rodenticida
que sea eficaz, de aplicación tanto en interiores como en exteriores, que no emita olores ni genere
descomposición en los roedores que lo consumen.
6.1.4. Monitoreo y control de condiciones ambientales
El monitoreo y control de las condiciones ambientales es uno de los programas más importantes
en cuanto a la conservación de la documentación física. El monitoreo ambiental nos permite medir
las diferentes condiciones como humedad, temperatura, iluminación, ventilación, entre otras, a las
que se encuentran expuestos los documentos. Para lograr una buena conservación se debe
garantizar el control de las condiciones antes mencionadas y de antemano, se debe tener en cuenta
el entorno climático donde se encuentran ubicadas las instalaciones y cuál es su influencia en la
conservación de los documentos.
Las actividades que se deben realizar en este programa son:
• Mantener en monitoreo constante la temperatura y la humedad relativa en las instalaciones
donde se encuentran los documentos teniendo en cuenta las sugerencias de archivo general
de la nación en el acuerdo 49 de 2000 artículo 5o, donde se recomienda una temperatura
de 15° a 20° C, con una fluctuación diaria de 4° C y una humedad relativa entre 45% y
60% con una fluctuación diaria del 5%. En el desarrollo de esta actividad, se requiere la
instalación de un termo higrómetro cada 60 mts para medir las dos condiciones ambientales
antes mencionadas y que genere una alarma ya sea auditiva o visual en el momento que las
condiciones sobrepasen los estándares mencionados. Teniendo en cuenta la importancia de
la función que cumplen estos equipos, se debe realizar el mantenimiento recomendado y el
cronograma de calibración para garantizar la veracidad de los datos.
• Se requiere hacer la medición real y control de la luminosidad en las bodegas de archivo
donde esta incida en la conservación de los documentos, esta actividad se realiza por medio
de un luxómetro el cual se encarga de medir la iluminancia real de un ambiente. La unidad
de medida de este equipo es Lux (lx). Se debe tener en cuenta que, según las
especificaciones dadas por Archivo General de la Nación en el acuerdo 49 de 2000, la
radiación visible lumínica debe ser menor o igual a 100 lux, es indispensable evitar exponer
directamente los documentos a la luz.
• La ventilación es otro de los aspectos importantes a tener en cuenta. Dada la dificultad de
mantener las bodegas con aire acondicionado las veinticuatro horas del día, se debe buscar
algún método de ventilación, por lo cual se debe contar con ventilación natural o ya sea
mecánica como ventiladores o extractores.
• El monitoreo de gases tóxicos es fundamental en la conservación de los documentos y esto
debido a que se debe determinar la calidad del aire en las instalaciones donde se encuentran.
El medidor de gases nos arroja un balance de la calidad del aire arrojando resultados de
niveles de oxígeno, monóxido de carbono, óxido nítrico, dióxido de nitrógeno, derivados
de los óxidos de nitrógeno y dióxido de azufre, gases que deterioran notablemente los
documentos.
6.1.5. Almacenamiento y re-almacenamiento.
Su objeto principal se fundamenta en asegurar la permanencia y funcionalidad de los documentos
de la gobernación del meta durante el ciclo vital del documento.
Es indispensable aplicar los acuerdos relativos a las unidades de almacenamiento de
documentos en la NTC 5397:2005 “Materiales para documentos de Archivo con soporte papel” y
la NTC 4436: 1999 “Papel para documentos de archivo. Requisitos para la permanencia y
durabilidad” donde se hace alusión a materiales para documentos de archivo con soporte papel y
las "Especificaciones Técnicas para Cajas y Carpetas de Archivo" del Archivo General de la
Nación.
✓ No utilizar papel de fax.
✓ En caso de impresiones, utilizar tinta tipo láser.
✓ Para la foliación utilizar lápices negros de mina grafito, ya que son estables químicamente
frente a solventes como agua, etanol, isopropanol y acetona.
✓ Los ganchos para legajar deben ser de plástico.
✓ Aquellos documentos que son de valor histórico, cultural o valor administrativo, los cuales
deban preservarse por más de 20 años, deben ser almacenados en carpetas cuatro aletas
desacificadas que respondan a la NTC 5397 de 2005.
✓ En ningún caso se deben usar cinta en documentos o carpetas desacificadas.
Las actividades a realizar para el cumplimiento de este programa son las siguientes:
• Deberá contemplarse el uso de carpetas y cajas o archivadores según sea el caso. desde el
mismo momento de la producción del documento
• Organizar, inventariar y clasificar el archivo, ya que la organización no se compone
únicamente de almacenar en cajas y carpetas, sin control alguno, para ello es estrictamente
necesario la utilización de las Tablas de Retención Documental.
• Determinar preliminarmente el número total o aproximado de los documentos y de las
unidades de conservación necesarias para garantizar la conservación documental y
proyectar el crecimiento del volumen de documentación de acuerdo con las tablas de
retención documental y las transferencias programadas.
• Identificar las características físicas de los documentos, tipologías y formatos específicos,
para diseñar o adquirir unidades que respondan a las necesidades particulares.
• Establecer la amplitud y adaptabilidad del mobiliario. Adquirir mobiliario (archivadores,
estantería, planotecas) y unidades de conservación adecuadas (carpetas, cajas, sobres para
fotos), que cumplan con los estándares de calidad establecidos por el AGN.
6.1.6. Prevención de emergencias y atención de desastres
Existe muchos factores de riesgo tanto externos como internos en las instalaciones donde se
encuentran los archivos ya sea de cualquiera de las sedes. Según el acuerdo 050 de 2000, los
desastres se clasifican en fenómenos naturales como terremotos, ciclones y erupciones volcánicas
y por situaciones causadas por el hombre como incendios, explosiones, actos terroristas o
conflictos armados que pueden ser producidos intencionalmente o resultantes de fallas humanas.
El programa tiene como objetivo la implementación de medidas para prevenir y atender como su
nombre lo dice, posibles desastres naturales que puedan afectar el acervo documental. Se debe
tener en cuenta que, luego de la planeación de estas medidas, se debe hacer divulgación a todo el
personal para que tengan el conocimiento y la capacidad de actuar antes, durante y después de
algún desastre. Para la implementación de medidas se debe tener en cuenta el mapa de riesgo de
la organización para la identificación de los mismos. Las actividades a realizar de este programa
son:
• Cumplir con los programas anteriores (capacitación y sensibilización, inspección y
mantenimiento, saneamiento ambiental, monitoreo y control ambiental,) es una de las
actividades más importantes para la prevención de emergencias.
• Evaluación del panorama de riesgos y la valoración de las amenazas potenciales frente a
las que se encuentra el acervo documental. Se debe tener en cuenta los riesgos del exterior
como del interior de las bodegas. También, los peligros climáticos y aquellos que le puede
causar el entorno a las instalaciones. Hay que tener en cuenta la evaluación del riesgo que
se debe hacer sobre material que compone la documentación y la estantería sobre la que
reposa la misma.
• Teniendo en cuenta los riesgos detectados anteriormente, se toman las medidas necesarias
para evitar que estos riesgos puedan convertirse en un desastre.
• Con el fin de evitar un incendio deben ubicarse detectores de humo tanto en las bodegas
donde se encuentra el acervo documental como en las oficinas que se encuentren junto a
ellas.
• En caso de que ocurra algún desastre o emergencia se debe ante todo salvaguardar la
integridad de las personas e inmediatamente llamar a los servicios de emergencia (policía,
bomberos, defensa civil, entre otros). Se debe identificar el punto de partida del siniestro y
tratar de neutralizarlo, por ejemplo, en caso de ser un incendio, tomar los extintores y tratar
de neutralizar el fuego sin poner en riesgo la integridad física. En caso de cualquier otro
siniestro se debe suspender redes de electricidad, agua y gas.
• Ante cualquier siniestro, no se debe desechar ningún documento por mas deteriorado que
se encuentre y se debe tratar de salvaguardar sus atributos (unidad, integridad, autenticidad,
inalterabilidad, originalidad, fiabilidad, accesibilidad).
• Según el acuerdo 50 de 2000, se busca un lugar donde salvaguardar temporalmente los
documentos y se debe hacer inventario de los documentos afectados por el siniestro y
buscar métodos para su restauración. Por ejemplo, en caso de inundación, se debe realizar
un secado manual y en caso de que se encuentren pegadas, tratar de despegarlas. Los
documentos afectados por el agua se deben ubicar sobre un papel absorbente o intercalar
este último en cada una de las hojas y cambiarlo cada porción determinada de tiempo.
Debemos tener en cuenta que el programa de prevención de emergencias y atención de
desastres debe estar coordinado junto al sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo
(SG-SST) que posee la empresa.
La gobernación del Meta demuestra un especial interés por la seguridad de las personas y los
documentos por lo cual realiza la jornada de capacitación de primeros auxilios y conocimiento de
las herramientas en caso de incendios en el marco de la semana saludable. Se hizo la instalación
de extintores correspondientes en las bodegas e almacenamiento y las oficinas. De la misma
manera, las instalaciones cuentan con un extintor tipo satélite clase A ideal para combatir fuegos
producidos en material sólido común (Madera, papel, telas, cartón, plásticos entre otros) con una
capacidad de 150 libras.
6.2. CONSERVACION-RESTAURACION.
Son acciones directas sobre los bienes, orientadas a asegurar su preservación a través de la
estabilización de materia. Se realizan a partir de la formulación del proyecto de restauración.
Incluye acciones urgentes en bienes cuya integridad física y/o química se encuentra en peligro y/o
riesgo inminente, como resultado de los daños producidos por agentes naturales o la acción
humana, acciones provisionales de protección para detener o prevenir daños mayores, así como
acciones periódicas y planificadas dirigidas a mantener los bienes en condiciones óptimas.
(Decreto 763 de 2009; Artículo 42)
Teniendo en disposición el acuerdo 07 de 1994 “reglamento general de archivos” en su Capítulo
VII “conservación de documentos”, se destaca el art 59 y por ende sus parágrafos, resaltando
específicamente el 2do y 3ro, dando a conocer que:
PARAGRAFO SEGUNDO: Con la conservación se ejecutarán principalmente tareas
tendientes a detener y corregir los deterioros manifiestos que afecten la integridad de los
documentos.
PARAGRAFO TERCERO: En la restauración se restituyen los valores estéticos del
material documental, siendo por ello una acción optativa para el tratamiento de obras específicas
que requieran una intervención de este tipo.
Asimismo, optando por cumplir los requisitos específicos se plasman en este documento los todos
los programas de conservación preventiva en manifiesto de obtener un estándar estable de todos
los documentos durante cada etapa de su ciclo vital.
Recordando algunas de las actividades que se deben aplicar son:
Aplicación de los sistemas de control establecidos por el AGN, preparación e intervención física
de la documentación, limpieza superficial, limpieza profunda, desinfección, desinsectación,
desalinización, desacidificación, recuperación de plano, refuerzos estructurales, unión de
rasgaduras o de fragmentos, consolidación, fijado, injertos, restitución de partes y/o faltantes,
remoción de material biológico, remoción de intervenciones anteriores y/o de materiales
agregados, resanes y reintegración cromática, entre otros.
Los criterios de intervención se implementan de acuerdo con una serie de principios de actuaciones
que deben considerar los tratamientos que impliquen la mínima intervención. De igual modo, al
ejecutar cualquier proceso sobre el documento se deben usar materiales inocuos y compatibles con
aquellos que componen su tecnología de elaboración. Deben ser estables en el tiempo y a las
condiciones ambientales y en lo posible reversibles.
Por otro lado, no deben interferir con intervenciones futuras y ser legibles. De esta manera la
responsabilidad en la ejecución de los procesos impone una revisión crítica y constante, máxime
cuando se debe dar tratamiento a una gran cantidad de unidades con variedad de técnicas de
elaboración como manuscritos, impresos, fotográficos, micrográficos, imágenes análogas o
digitales. En general los tratamientos masivos de conservación deben adoptarse con precaución.
PLAN DE PRESERVACION DIGITAL A LARGO PLAZO
Es el conjunto de acciones dirigidas a garantizar la permanencia de información que se encuentra
en medios digitales. Por su valor se requiere que se permanezca accesible, integra, autentica.
Debe permanecer por intervalos de tiempo superiores a los previsibles normalmente por la
tecnología.
Normativa
Legislación
✓ Reglamento general de archivos – capitulo VII Conservación de documentos
✓ Ley 594 de 2000 – Título V Gestión de documentos – Titulo XI Conservación de
documentos.
✓ Decreto 2609 de 2012 Art. 29 Requisitos para la preservación y conservación – Acuerdo
Reglamentario 06 de 2014.
✓ Acuerdo 6 de 2014: Sistema Integrado de Conservación – Plan de preservación digital a
largo plazo.
Normas Técnicas
✓ GTC- ISO- TR 18492: Conservación a largo plazo de la información.
✓ GTC- ISO- TR 15801: Preservación a largo plazo de la información basada en
documentos electrónicos.
✓ ISO 23081: Metadatos para la gestión de documentos.
✓ ISO 19005: Formato de fichero de documento electrónico para la conservación a largo
plazo
✓ ISO 27001: Sistemas de Gestión de la Seguridad de la Información-SGSI
✓ ISO 14721: Sistemas de transferencia de información y datos espaciales. Sistema abierto
de información de archivo (OAIS)
Gestión del Riesgo
El proceso de gestión de riesgo, implica la aplicación sistemática de las políticas, procesos y las
prácticas de gestión a las actividades de comunicación, consulta, estabelecimiento del contexto y
de identificación, análisis, evaluación, tratamiento, monitoreo y revisión del riesgo.
Riesgos para la preservación digital
Obsolescencia
• Obsolescencia y degradación de soporte físico.
• Obsolescencia del formato del documento digital.
• Obsolescencia del software.
• Obsolescencia del hardware.
Múltiples factores
• Desastres naturales
• Ataques terroristas
• Virus informáticos
• Ataques deliberados a la información
• Nivel de competencias de los usuarios
• Condiciones ambientales
Estrategias de preservación.
• Migración
Acción de trasladar documentos de archivo de un sistema a otro, manteniendo la autenticidad,
integridad, fiabilidad y la disponibilidad de los mismos.
✓ Formatos digitales
✓ Medios tecnológicos
• Emulación
Estrategias basadas en el uso de los recursos computacionales para hacer que la tecnología de
hoy funcionen con características obsoletas permitiendo que las mismas entradas produzcan las
mismas salidas.
✓ Utilización del software actual.
✓ Recreación de un software obsoleto.
• Replicado
Copias de la información digital establecidas según la política de seguridad de la información de
la entidad.
✓ Copias de seguridad.
✓ Ubicación geográfica.
• Refreshing
Proceso de copiar cierto contenido digital desde un medio digital hacia otro (incluye copiado al
mismo tipo de medio).
✓ Cambio o actualización.
✓ Software.
✓ Medios tecnológicos.
Teniendo en cuenta los problemas y peligros que acarrea la digitalización de la información, la
TIC emite algunas recomendaciones que debemos tener en cuenta como:
✓ Evite abrir correos electrónicos con archivos adjuntos sospechosos que aparentemente
alerten sobre cobros jurídicos, demandas o similares.
✓ Si recibe un mensaje de alguna entidad bancaria o ente gubernamental, verifique que el
dominio o link de la página web que se encuentre en el mensaje realmente sea el que
represente oficialmente a la entidad o persona que se referencie.
✓ Nunca comparta información personal ni financiera solicitada a través de correos
electrónicos, llamadas telefónicas, mensajes de texto o redes sociales.
✓ No abra mensajes ni archivos adjuntos de remitentes desconocidos.
✓ Tenga cuidado con los sitios web que visite, desconfíe de los dominios que no conozca.
✓ No descargue software de sitios no confiables.
✓ No descargue contenido multimedia por redes de intercambio tales como Ares.
✓ Evite conectar dispositivos extraíbles que no sean confiables.
✓ Tenga una copia de respaldo de la información más importante.
Bibliografía
✓ Ley 594 del 14 de julio de 2000 “Ley General de Archivos”
TÍTULO IV: ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS
Art. 13. Instalaciones
TÍTULO XI: CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS
Art. 46. Conservación de documentos
Art. 47. Calidad de los soportes
Art. 48. Conservación en nuevos soportes
Art. 49. Reproducción de documentos
✓ Acuerdo 07/1994. Reglamento General de Archivos
CAPÍTULO VII “Conservación de los Documentos”
Art. 59. Conservación preventiva, conservación y restauración documental
Art. 60. Conservación integral de documentación de archivos
Art. 61. Condiciones de edificios y locales destinados a archivos
Art. 62. Responsabilidad de la información de archivos
Art. 63. Sistemas de almacenamiento y depósito de la documentación
Art. 64. Prevención de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo
Art. 65. Conservación de documentos originales
✓ Acuerdo07de1994.ReglamentoGeneraldeArchivos
✓ Acuerdo11de1996.Establececriteriosdeconservaciónyorganizacióndedocumentos
✓ Acuerdo 011/1996. Establece criterios de conservación y organización de documentos.
✓ Acuerdo 005/1997. Establece los requisitos mínimos para las personas naturales o jurídicas
de derecho privado, que presten los servicios de organización de archivos, elaboración de
tablas de retención y almacenaje o bodegaje de la documentación de las entidades públicas.
✓ Acuerdo 037/2002. Establece las especificaciones técnicas y los requisitos para la
contratación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y
conservación de documentos de archivo en desarrollo de los artículos 13 y 14 y sus
Parágrafos 1 y 3 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.
✓ Acuerdo 047/2000. Desarrolla el artículo 43 del Capítulo V “Acceso a los Documentos de
Archivo”, del Reglamento General de Archivos sobre “Restricciones por razones de
Conservación”.
✓ Acuerdo 048/2000. Desarrolla el artículo 59 del capítulo 7 “Conservación de
Documentos”, del Reglamento General de Archivos sobre “Conservación Preventiva,
Conservación y Restauración Documental”.
✓ Acuerdo 049/2000. Desarrolla el artículo 61 del capítulo 7 “Conservación de
Documentos”, del Reglamento General de Archivos sobre “Condiciones de Edificios y
Locales destinados a Archivos”.
✓ Acuerdo 050/2000. Desarrolla el artículo 64 del título VII “Conservación de Documentos”,
del Reglamento General de Archivos sobre “Prevención de Deterioro de los Documentos
de Archivo y Situaciones de Riesgo”.
✓ Circular No. 13 (octubre 12 de 1999). Producción documental: Uso de tintas de escritura.
Normas técnicas colombianas
✓ NTC452:1999. Cajas de cartón corrugado. Especificaciones.
✓ NTC 5397:2005. Materiales para documentos de Archivo con soporte en papel.
Características de Calidad.
✓ NTC5397:2005. Materiales para documentos de archivo con soportes en papel.
Características de calidad.
✓ NTC4436:1998. Información y Documentación. Papel para documentos de Archivo.
Requisitos para la permanencia y durabilidad.
✓ NTC2223:1986. Equipos y útiles de oficina. Tinta líquida para escribir.
